Transformación de la empresa mediante la optimización del uso del software

[0:00] Lynn: Todos los asistentes están en modo «solo escucha». Bienvenidos a todos al seminario web de ITAM de Open iT : «Transformar el negocio mediante la optimización del uso del software». Mi nombre, como ya sabéis, es Lynn Weiss y yovoy a ser vuestra anfitriona y me encargaré de gestionar las preguntas y respuestas al final de la sesión, así que seré vuestra moderadora. Antes de empezar, recordad que todas vuestras líneas están silenciadas, así que si tenéis alguna pregunta a lo largo de la sesión, por favor, escribidla en la ventana de preguntas o en el chat. Intentaremos responder a todas las preguntas, ya sea en el momento en que lleguen, si son oportunas y hay que abordarlas así, olas abordaremos todas al final. En cuanto a las preguntas que no podamos tratar, nos aseguraremos de que Linda o alguien de Open iT o de ITAM las responda por correo electrónico posteriormente. Así que, gracias a todos y bienvenidos. Además, habrá una grabación de este evento, por lo que los miembros de ITAM podrán acceder a ella en la página web de ITAM, esperemos que ya la semana que viene, aunquetenemos la conferencia a la vuelta de la esquina, así que puede que se retrase un poco, pero esperamos tenerla disponible la semana que viene. Además, Open iT nos ha facilitado un enlace donde publicarán un PDF descargable de su página web con la presentación de diapositivas, así que lo pondremos en la web y estoy seguro de que también se pondrán en contacto con todos vosotros después del seminario web para indicaros dónde podéis descargar el PDF si así lo deseáis. Así que, para ponernos en marcha,me gustaría presentaros a Linda Cole, directora de ventas para Norteamérica de Open iT . Lleva más de 20 años en el sector de las tecnologías de la información, donde ha desempeñado diversas funciones y cargos. Su experiencia en el sector abarca la virtualización, la adopción de la nube y la gestión de infraestructuras de TI. Aprovecha su experiencia en gestión empresarial, adquirida en diversas organizaciones, para asesorar a los clientes sobre cómo utilizar tecnologías como la medición de software para resolver problemas empresariales de formaeficaz en términos de costes y, de hecho, este año ha dado una charla en la conferencia ITAM de primavera que celebramos en Henderson, Nevada, y también estará presente en el Foro de Gestión de Activos de Software en Manila, Filipinas, lo queserá un viaje en el que también dará una charla. Para todos aquellos que vayan a asistir a la conferencia de la semana que viene, estará en el ITAM Fall ACE el 4 de noviembre en el Kalahari Resort de Sandusky, donde hablará sobre las ventajas de la medición del uso en soluciones en la nube. Así que, para dar paso a esta presentación, voy a cederle la palabra a Linda.

[2:53] Linda: Bueno, muchas gracias, Lynn. Buenos días a todos. Muchísimas gracias por acompañarnos hoy en este evento sobre cómo transformar los negocios mediante el uso de la optimización de software.

[3:10] Hoy vamos a repasar rápidamente el orden del día; dedicaremos un poco de tiempo a algunas tendencias del sector y al contexto económico que nos afecta en nuestros puestos dentro de nuestras empresas en el ámbito de la gestión de activos de software, así como a algunas fuerzas que están impulsando diversos cambios en nuestra gestión de activos de software. Hablaremos de algunos de los sectores más afectados, pero también de cómo esoafecta a los demás sectores y qué está sucediendo. Dedicaremos un tiempo a ver dónde encaja todo esto en el ciclo de vida de la gestión de activos de software y, a continuación, voy a repasar algunos informes de ejemplo para mostraros y comentar diferentes escenarios sobre cómo la medición del uso y los datos de uso pueden aplicarse en cada una de vuestras organizaciones. Todos procedemos de entornos muy diversos, pero esono pasa nada; hablaremos de las ventajas que esto conlleva y, a continuación, concluiremos con un breve caso práctico y pasaremos a una ronda de preguntas y respuestas, así que vamos a ponernos manos a la obra.

[4:11] Como todos sabemos, las licencias de software se vuelven cada vez más complicadas mes a mes y año tras año; a medida que avanza el tiempo, los fabricantes de software siguen modificando sus acuerdos de licencia y aumentando la complejidad de los mismos, algo de lo que estoy seguro de que la mayoría de los que estáis hoy en la llamada sois muy conscientes. Así pues, según un informe de IDC, el 43 % de las organizaciones han visto aumentar el riesgo de incumplir la normativa porqueno cuentan con los procesos y la automatización suficientes. Hablaremos de ello a lo largo de la llamada; no se trata solo de una herramienta, aunque creemos que esta es bastante importante yhoy abordaremos todos estos aspectos; pero, además de una herramienta, es realmente fundamental que contemos con un proceso que podamos integrar en nuestra gestión de activos de software o en la gestión de activos de TI en general y, por supuesto, si sois miembros de ITAM, sabéis que esto forma parte de sus cuatro requisitos básicos para un programa de gestión de activos de software: el componente de medición, así como el proceso. Gartner publicó un estudio según el cual el gasto mundial en software el año pasado fue de 400 000 millones de dólares; es una cifra enorme y, dado que el porcentaje del gasto en software dentro de nuestros presupuestos va en aumento, cada vez prestamos más atención a cómo vamos a analizar nuestros activos de software y cómo vamos a, ya sabéis, informar sobre ellos, gestionarlos, etc.

[5:48] Parte de lo interesante de esta estadística es que entre el 5 % y el 6 % de esos ingresos se generaron a raíz de auditorías, por lo que el 46 % de las empresas incluidas en un informe de IDC habían declarado haber sido auditadas al menos dos veces en los últimos 18 a 24 meses. Ahora bien, normalmente pensamos —supongo que hoy contamos con un público variado en esta conferencia— que las auditorías se centran en las empresas de la lista Fortune 100 o Fortune 500, pero, en realidad, también se están extendiendo a organizaciones más pequeñas y medianas; especialmente si nos fijamos en empresas como Microsoft o Adobe. Por lo tanto, ni siquiera si formamos parte de una cuenta de empresa mediana estamos a salvo, por así decirlo, desde el punto de vista de las auditorías; por esoes por lo que mencionamos algunas de estas estadísticas en ese mismo informe: el 24 % de esas empresas declaró haber pagado más de un millón de dólares en costes de ajuste tras las auditorías; el 5 %, entre 5 y 10 millones; y el 4 %, más de 10 millones. Así que muchas empresas cuentan con lo que denominan un «fondo de riesgo» para financiar estos, pero incluso si tu empresa tiene un presupuesto para ello, ya sabes que surge un gasto inesperado; está claro que ninguno de nosotros quiere que nuestras organizaciones tengan que hacer frente a ese tipo de gasto, un gasto inesperado. Entonces, ¿cómo podemos utilizar nuestros recursos —nuestro programa de gestión de activos totales y, más concretamente hoy, la medición del uso— para ayudar a mitigar esto? No podemos evitar las auditorías,detenerlas, pero hay medidas que podemos tomar para ayudar a minimizar los costes que conllevan. Así que, si aún no has asistido a una conferencia de Ace, te la recomiendo encarecidamente: hay muchas sesiones paralelas que tratan este tema en concreto y cómo puedes preparar a tu empresa; y, por supuesto, algunas de sus certificaciones también abordan este tema. Una vez más, gran parte de ello no se reduce solo a una herramienta, sino que la herramienta es un componente y el proceso es el otro.

[7:56] Según Forrester, el 60 % de las empresas que han implementado algunas funciones de medición de uso en su gestión de activos de software han considerado que les ha resultado beneficioso, así que vamos a hablar de ello. En mi opinión, la medición de uso es un nicho dentro de otro nicho, por lo que a veces mucha gente sigue gestionándolo con una hoja de cálculo; otros han adquirido una herramienta de gestión de activos para hardware y software, peroestán en pleno proceso de implantación, lo que podría llevar uno o dos años hasta que esté totalmente operativo. Una de las ventajas de la medición de uso y de las funciones relacionadas con el uso es que el tiempo de implementación es muy corto y se obtienen datos útiles; literalmente, en 30 días puedes tener esa herramienta implantada y disponer de datos útiles que te permitirán actuar en tu organización en los siguientes 30, 60 o 90 días.

[9:02] Bueno, ¿por qué estamos aquí hoy? ¿Por qué estamos en esta llamada? Vamos a hablar de algunas de las razones por las que las empresas están invirtiendo en la gestión de activos de software y, concretamente, en la medición del uso. Una de ellas es conseguir control financiero: ¿cómo podemos planificar de forma eficaz nuestros presupuestos futuros y evitar costes inesperados? En cuanto al cumplimiento normativo, cuando nos enfrentamos a auditorías, ¿cómo nos aseguramos de quedispongamos de todas las licencias y cumplamos con la normativa en todo momento? Mencionaré otra cosa: cuando revisemos estos informes que veréis al someteros a una auditoría —lo peor, y esto se ha comentado en las distintas conferencias de ACE—, la peor situación en la que se puede estar es no tener ningún dato, limitarse solo a la compra («he comprado x licencias»); cuando se dispone de estos datos de uso, incluso si no se cumple con la normativa, eso os coloca en una posición de ventaja, así quehablaremos de ello cuando lleguemos a algunos de esos ejemplos: conseguir mejores posiciones negociadoras; de nuevo, ¿cómo optimizamos eso? ¿Cómo os colocamos en una posición ventajosa en lugar de que sean los editores de software quienes optimicen los recursos? Una vez más, no queremos que se trate simplemente de una reducción de costes o de evitar costes; queremos asegurarnos de que, si alguien necesita una herramienta, se la proporcionemos, pero asegurándonos de queestamos obteniendo el retorno de la inversión (ROI) de esa herramienta, que realmente la estén utilizando y que no se quede ahí sin más; y, por supuesto, mejorar la productividad: ¿cómo podemos analizar diferentes habilidades y patrones de trabajo? ¿Cómo podemos examinar las tasas de adopción, etc.? Así que hoy, en nuestra charla, vamos a repasar estos cinco componentes diferentes.

[10:42] Como he mencionado, vamos a hablar de algunos de los sectores con mayor impacto; en la diapositiva aparecen los seis principales sectores con mayor impacto y os explicaré por qué se encuentran en una fase más madura: diría que son pioneros en la medición del consumo, y la razón es que, por ejemplo, en el sector del petróleo y el gas hay aplicaciones que pueden llegar a los 150.000 por usuario; lo mismo ocurre en la electrónica de automoción, donde pueden llegar a los 100 000. En mi opinión y según mi experiencia, el sector del petróleo y el gas sería el número uno, pero en estos sectores concretos, aquí tenéis algunos ejemplos de software: estas aplicaciones oscilan entre los 4 y los 150 000 dólares, así que podéis ver por qué podrían ser pioneros en la adopción de esta tecnología, peroestoy aquí para decirles que la buena noticia es que estamos empezando a ver cómo esto se extiende; por ejemplo, la ingeniería acaba de entrar en el mercado como un gran adoptante de la medición de uso porque, de nuevo, a medida que esas herramientas se vuelven más sofisticadas y el coste por usuario aumenta, la gente empieza a plantearse cómo optimizarlo. La buena noticia para todos y cada uno de los queestamos aquí hoy, la medición del uso puede beneficiarnos independientemente del sector en el que trabajemos. Así que aquí tenéis algunas aplicaciones de uso común que casi todas las organizaciones utilizan: Microsoft Office, Adobe… Puede que vuestra organización utilice o no Project o Visio, pero apuesto a que utilizáis, ya sabéis, Microsoft Office. Así que, incluso en las aplicaciones de software de uso común que se implementan en nuestras organizaciones,vamos a mostrar y explicar paso a paso algunas de las ventajas de utilizar una herramienta de medición de uso y qué aspectos debéis tener en cuenta a la hora de evaluar las opciones disponibles en el mercado.

[12:34] Si este es un ejemplo muy general del ciclo de vida de la gestión de activos de software, lo normal es que tu organización defina los requisitos, pase por un periodo de evaluación, lo compre,se implementará y, a continuación, donde entramos nosotros es una vez que la herramienta está operativa: ¿cómo la optimizamos y cómo nos aseguramos de que la mantenemos para hacer un trabajo realmente bueno? La mayoría de las empresas hacemos un trabajo realmente bueno en la fase inicial, analizando todo a fondo y asegurándonos de que conseguimos la herramienta adecuada, el conjunto de funciones adecuado, el tipo de contrato de licencia adecuado y la plantilla adecuada; pero, ¿qué ocurre después? ¿Cómo lo gestionamos? ¿Tenemos visibilidad de lo quesucede a partir de ese momento? ¿Cómo podemos abordar algunos de estos aspectos? Ya sabes, ¿cómo puede ayudarnos la medición del uso a obtener control financiero cuando intentamos analizar nuestras organizaciones y cuáles son algunas de las ventajas? Y déjame decirte que probablemente repetiré esto muchas veces: la herramienta de medición del uso ofrece diferentes ventajas para distintas personas dentro de tu organización; así, las ventajas para un director financiero son diferentes de las que tiene para el departamento de TI, y estas, a su vez, son diferentes de las que tiene sieres el gestor de activos de software; en algunas organizaciones, los gestores de activos de software participan en las negociaciones y en otras no, así que, independientemente de quién negocie tus acuerdos frente a los departamentos donde se utilizan estas aplicaciones, de nuevo, las diferentes personas de tu organización tienen distintos usos y beneficios, por lo que debes asegurarte de contar con una herramienta lo suficientemente sólida como para que no solo aborde una necesidad concreta dentro de la organización, sino que pueda satisfacer las necesidades de todas las partes interesadas de tu organización.

[14:30] El primer ejemplo que vamos a ver es lo que llamamos un «mapa de calor»; así, en el cuarto inferior izquierdo tenemos el día de la semana y, en la parte superior, las horas del día. Se trata, pues, de un tipo de representación de los datos; y los datos que estamos analizando son el uso simultáneo máximo de una aplicación concreta durante un intervalo de tiempo determinado. En esta prueba o en estos datos de demostración queestamos analizando, podemos ver que, a medida que avanzamos, el uso empieza a aumentar y alcanza su máximo porque, en este ejemplo, solo disponemos de un total de 14 licencias disponibles; por eso empieza a alcanzar el límite. Esta empresa tenía oficinas tanto en el Reino Unido como en EE. UU., así que se puede observar que, a medida que empieza la jornada laboral en el Reino Unido y luego en EE. UU., el uso comienza a aumentar porquevuelven a tener una licencia global —en este ejemplo concreto—, por lo que empiezan a alcanzar el límite máximo. Así pues, si nos fijáramos únicamente en este conjunto de datos, podríamos pensar que necesitamos aumentar nuestro número de licencias, pero si desglosamos los datos de otra forma —este es un ejemplo de un gráfico de eficiencia de licencias—, se trata de los mismos datos que estamos viendo: 14 disponibles y 14 en uso, peroen realidad estamos analizando la duración y el tiempo de uso real de esas licencias; así, por ejemplo, en el caso de la decimocuarta licencia, podemos consultar aquí abajo, en los detalles, qué porcentaje del tiempo estuvo esa licencia en uso, ya sea en horas totales o en duración; este informe, de hecho, hace los cálculos por ti, de modo que, si quisieras un índice de confianza del 99 % o del 95 %, podrías tomar algunas decisiones de gestión.

[16:33] Así que ahora que disponemos de datos adicionales —y en eso consiste precisamente la medición del uso—: se trata de contar con toda la información para poder analizarla, profundizar en ella y examinarla desde múltiples perspectivas, con el fin de tomar decisiones empresariales más inteligentes para nuestras empresas; así,todos tengamos culturas empresariales y necesidades diferentes, por lo que nuestros resultados pueden variar, pero los beneficios reales que se derivan de disponer de este tipo de métricas y de este tipo de datos serán los mismos; así, podemos ver, por ejemplo, que la decimocuarta licencia solo se utilizó el 0,5 % del tiempo, la decimotercera, el 1 % , etc. Así que, si solo nos fijáramos en el uso máximo, podríamos decir: «Oye, quizá tengamos que añadir más licencias», pero cuando observamos este intervalo de confianza, podemos decir: «No, creo que estamos bien». Es decir, técnicamente, dependiendo de vuestras culturas empresariales individuales, incluso podríais reducir aún más el número de licencias.

[17:30] Voy a mostraros otro ejemplo con cifras diferentes y, de nuevo, lo que intento dejar claro es que no importa si son 14 licencias, 140 o 1.400; ya sabéis que las cifras concretas no importan, lo quelo que realmente intentamos analizar aquí es la relación y los datos; pero aquí hay una diferencia aún mayor, por así decirlo. En este mismo gráfico, el máximo disponible es de 513 licencias y el máximo en uso es de 434. De nuevo, si solo nos fijáramos en estos dos datos —es decir, sabemos lo que compramos y sabemos lo que usamos—, podríamos decir: «Oye, podemos plantearnos una posible reducción de costes en la diferencia entre ambos»; sin embargo, estaes aún más asombrosa. Así que, si… No tengo todos los detalles, pero quiero decir que, si partimos de la licencia número 434, el uso es tan bajo que el 0 % de las veces se utiliza; así que, de nuevo, si nos fijamos en los intervalos de confianza que estamosestamos analizando, veríamos que, potencialmente, podríamos reducir nuestro número de licencias de 500 a 391; así que, tanto si las licencias cuestan 500 dólares cada una, 1.000 dólares cada una, 10.000 dólares o 100.000 dólares, podemos hacer los cálculos, pero creo que todos vemos la ventaja de analizar esto. Se trata de una aplicación de ingeniería, por lo que es mucho más cara; así que estamos hablando de una cantidad significativa de dinero que está ahí sin utilizarse.

[19:04] Esta es una de mis diapositivas favoritas de cuando asistí a la conferencia Ace en Henderson o Las Vegas allá por abril. Escuché repetidamente a la mayoría de los asistentes decir que les costaba conseguir el apoyo de la dirección para la gestión de activos; ya sabes, puede que algunos tuvieran la suerte de que ese fuera su trabajo a tiempo completo —la gestión de activos de software—, pero muchos de ellos compaginaban esa tarea con otras funciones, así que desempeñaban múltiples roles, pero realmente querían conseguir el apoyode todas las áreas. Así que esto es solo una rápida representación visual que, en mi opinión, ilustra bastante bien la situación, por así decirlo. Un ejemplo sería: si la línea verde representa lo que se ha adquirido —lo que ha comprado tu organización—, la línea azul, en este ejemplo concreto,muestra que, si tienes un servidor de licencias —y, por si no estás familiarizado con ello, hay algunas aplicaciones en las que, en lugar de tenerlas instaladas en tu ordenador o de que la licencia sea por usuario en tu ordenador, existe en realidad un gestor de licencias en el que se registran y se retiran las licencias—, las aplicaciones de tu ordenador funcionan, pero en realidad el sistema registra y retira la licencia de forma transparente para el usuario; esoes lo que está ocurriendo y eso es lo que representa esta línea azul; y luego la línea roja representa cuál es el uso real. Así que, en este ejemplo o escenario que voy a plantearos, los usuarios seguían trabajando y empezaron a recibir mensajes de denegación, lo que significa que no podían trabajar, no podían retirar la licencia; así que la empresa compró más licencias; siguieron adelante y, de repente, el teléfono del servicio de asistencia volvió a sonar; compraron más licencias… Bueno, si hubieran tenidono disponían necesariamente de datos de uso; si los hubieran tenido —aunque solo fuera para ver las registraciones y liberaciones de licencias—, habrían podido darse cuenta de que, bueno, quizá hubiéramos tenido que comprar ese primer lote de licencias adicionales, pero sin duda podríamos haber evitado el coste de la segunda compra. Si lo analizamos más a fondo, todo se reduce a la cantidad de datos que podemos obtener y a cómo podemos procesarlos.

[21:20] La línea roja representa el uso real, así que, aunque tenían esa aplicación instalada en su ordenador, ¿cuánto la estaban utilizando realmente? Bueno, podemos ver aquí la diferencia: es una diferencia significativa entre ambas cifras, así que, en lugar de tener 290 licencias, en realidad solo estaban utilizando 140; así que, de nuevo, si nos fijamos solo en una cifra —podemos poner cualquier número aquí—, pero para este caso voy a utilizar 10 000 dólares en lugar de 100 000,000, pero incluso con una aplicación de 10 000 dólares, la diferencia es de 1,5 millones de dólares, así que creo que se puede ver rápidamente que el retorno de la inversión en la medición del uso suele ser inferior a 12 meses; por lo tanto, creo que podemos entender por qué es así. Hay un par de cosas: si te encontraras en esta situación, tendrías la posibilidad de reducir los costes de mantenimiento y soporte, y observamos que la mayoría de los clientes tienenlicencias de más de las necesarias; si no se cuenta con un buen proceso establecido y, sobre todo, si no se dispone de un componente de «recuperación» dentro de dicho proceso, observamos que la mayoría de nuestros clientes potenciales y actuales tienen un exceso de licencias, por lo que, cuando empiezan a medir o a analizar el uso, pueden conseguir un ahorro significativo en los costes.

[22:49] Si nos fijamos en… ya sabes, ¿cómo abordamos el cumplimiento normativo y qué es lo que estamos analizando? Ya he mencionado que, a veces, es más importante disponer de algunos datos para afrontar esas negociaciones, porque los editores de software se presentarán y empezarán a hacer todo tipo de suposiciones; así que, en este informe en concreto, obviamentenos centramos en lo básico, en la información mínima imprescindible: qué aplicaciones tengo, qué versiones tengo, qué tipo de acuerdo de licencia tengo (¿es una licencia por usuario, una licencia de red, una licencia global o una de WAN?), cuáles son mis derechos de uso, qué es lo que se ha adquirido realmente… La mayoría de nosotros disponemos de esos datos, pero lo que falta es saber qué estamos utilizando realmente, en qué aspectos nos estamos desviando y cómo se traduce todo eso en la práctica.

[23:36] Otro aspecto importante desde el punto de vista del cumplimiento normativo es la caducidad de las licencias, por lo que debes asegurarte de que tu herramienta sea lo suficientemente flexible y robusta como para mostrarte cuándo caducan. En este ejemplo concreto, el verde indica que todo está en orden; el amarillo, que caducará en 60 días; y el rojo, que ya ha caducado, pero no creemos quesea suficiente; creemos que debe ser un componente más proactivo. Muchas de las herramientas de medición de uso del mercado se limitan a generar informes históricos, pero creemos que debes buscar una herramienta que realmente te ayude a gestionar de forma proactiva y a gestionar por excepción. Así que, si tienes que entrar en una herramienta y consultar estos datos cada día o cada semana, esono es muy eficiente en cuanto a tu tiempo, así que te interesaría buscar una herramienta que pueda configurar alertas para que puedas tenerlo todo en un panel de control; podrías configurarlo como una alerta para que te envíe un correo electrónico 60 días antes avisándote de que «oye, se acerca algo», así que, de nuevo, eso te ayudará tanto desde el punto de vista del cumplimiento normativo como del uso.

[24:48] El otro componente tiene que ver, de nuevo, con añadir estos diferentes puntos de datos a medida que analizamos la información, para saber qué tenemos, qué está instalado y qué se utiliza. Así pues, volvamos a ese ejemplo en el que teníamos un exceso de suscripciones —por así decirlo—, en el que no habíamos adquirido suficientes licencias: si tuvieras que entablar una negociación, podrías comprobar cuánto tiempo lleva alguien utilizando el software. Lo siento, estoestá en otra diapositiva, pero este ejemplo concreto se refiere a cuando tienes acuerdos de usuario designado en tu software y quieres poder comprobar si esos usuarios realmente lo están utilizando; así que, en este ejemplo, tenemos algunos usuarios que no lo han utilizado recientemente y cuyo uso es muy escaso, por lo que cabe preguntarse: ¿ya no están en la empresa?, ¿no están utilizando realmente la herramienta?, ¿necesitan seguir siendo usuarios designados en tu acuerdo de licencia específico?, o ¿podemos recuperar esas licencias y utilizarlas en otro lugar?

[25:48] Aquíestá la fecha del último uso a la que me refería hace un minuto; así que tenemos la aplicación instalada, sabemos cuándo se instaló, pero superamos el número de licencias contratadas. Sin embargo, sería estupendo imaginar la posición en la que te encontrarías: estarías al mando en una situación de auditoría si pudieras decir: «Sí, teníamos más licencias; es decir, teníamos más instalaciones, pero puedo mostrároslo y demostraros que, en realidad, no las estábamos utilizando».sigues sin cumplir con la normativa, pero la dinámica es completamente diferente cuando negocias con el equipo de auditoría, en comparación con decir: «No sé, sé que tengo tantas instalaciones» o «Sé que he comprado tantas y tengo tantos empleados». Quiero decir que así es, literalmente, como transcurren algunas de esas conversaciones; así que, de nuevo, cuantos más datos tengamos, mejor será la información y mejores serán las decisiones de gestión que podamos tomar.

[26:38] ¿Cómo podemos utilizar la medición del uso para negociar mejor? Hace un minuto hemos hablado de algunos de estos aspectos desde el punto de vista de la auditoría, pero quiero mostraros algunos ejemplos más. Necesitáis una herramienta que pueda simular diferentes tipos de acuerdos. Tradicionalmente, cuando nos reuníamos con los fabricantes de software y les decíamos: «Vale, queremos analizar… tenemos usuarios locales, usuarios designados, una LAN y una WAN», lo primero que solían decir era: «Vale, ¿cuál es vuestro uso?», yes esta cifra de aquí la que estamos analizando; este ejemplo de informe os muestra tres regiones diferentes y la barra apilada representa el total combinado, peropor región; así que este es el uso por región y, en este caso concreto, llega hasta 15. Pero, ¿y si estuviéramos analizando un acuerdo de LAN? ¿O si quisiéramos ver un acuerdo global? Bueno, de nuevo, ellos simplemente sumarían esta cifra y nosotros haríamos los cálculos para determinar cuáles serían las ventajas de analizarlo. Pero, en realidad, si observamos el verdadero uso simultáneo global —esta línea azul representa el verdadero uso simultáneo global—, en lugar de 15 solo necesitamos 11, o podría ser que, en lugar de 150, necesitáramos 110. No se trata de las cifras concretas, sino del proceso, los datos y cómo se aplican a tu organización en particular, así que te recomendaría que buscaras una herramienta robusta que pueda emular realmente estos diferentes tipos de acuerdos sin que tengas que hacer nada; en otras palabras, sin que tengas que realizar ningún cambio en tu infraestructura.

[28:25] Este es otro ejemplo y lo vamos a analizar comparando el uso por usuario único o designado frente al de una LAN: cuántos usuarios simultáneos de LAN tenemos y cuántos usuarios simultáneos de WAN o globales, para que podáis ver que hay una diferencia enorme. En este lado mostramos los distintos porcentajes: las licencias globales o de WAN son más caras que las de LAN, pero sisimular esto, si solo tienes en cuenta el uso acumulado, en realidad no estás tomando la decisión más informada sobre qué tipo de acuerdo de licencia te conviene más; por lo tanto, la diferencia es tal que podrías permitirte pagar ocho veces más por una licencia global simultánea que por una licencia individual de usuario designado.

[29:16] Optimizar nuestros recursos: ¿cómo podemos abordar esto? Ya hemos comentado que no nos importa gastar dinero si necesitamos la herramienta o si nuestros empleados la necesitan; adelante, pero asegurémonos de queestamos obteniendo un retorno de esa inversión. Así que he puesto este «chargeback» solo a modo de ejemplo, para recordarnos que muchas organizaciones no están preparadas para el «chargeback», pero que, en realidad, se puede seguir el proceso y hacer lo que llamamos «showback», es decir, seguir el mismo tipo de proceso, pero sin llegar a realizar un «chargeback» financiero, sino asignando cifras a cada partida. De hecho, Halliburton realizó un par de presentaciones en la primavera en ACE y les llevó varios años implementarlo, pero tienen un chargeback del 100 % para cada uno de los activos e, incluso si alguien abandona un departamento, si no sigue el proceso para devolver ese equipo, rescindir una licencia, etc., se le sigue cobrando, por lo que ayuda a impulsar la cultura y el comportamiento en vuestras organizaciones; de nuevo, incluso sisolo lo hagas desde una perspectiva de rendición de cuentas para asegurarte de que la gente realmente está utilizando lo que necesita.

[30:26] Un ejemplo —y es uno sencillo que probablemente se da en la mayoría de nuestras organizaciones— es cuando alguien dice: «Os daré dos». Muchas organizaciones responderán: «Necesito Microsoft Project, lo necesito, tengo que comprarlo», y asílo compran, y puede que en realidad solo lo necesitaran para un proyecto específico que duró 30 días, o quizá 60 o 90 días, o incluso un año; la cuestión es que, tras ese único uso, ya no seguían utilizando el software y no existe ningún proceso para recuperarlo nino hay ningún reembolso, lo que significa que los jefes de departamento no se preguntan: «¿Por qué estoy pagando por esto si no lo estamos utilizando?», ya sabes, para que te plantees cómo recuperar esa inversión. Otro ejemplo que creo que nos afecta a todos es Adobe: los usuarios finales de nuestra organización dirán «necesito Adobe para hacer mi trabajo», pero, en el caso de Acrobat, ¿realmente lo necesito o me basta con un lector? Así que, si utilizamos una herramienta de medición de uso, podremos analizarlo.

[31:30] Quieres contar con una herramienta lo suficientemente sólida. Ya hemos hablado de que las distintas personas de la empresa tienen diferentes propuestas de valor y obtienen diferentes beneficios al utilizar una herramienta de medición del uso, así que debes asegurarte de tener una herramienta muy sólida y que te permita, con facilidad… No quieres perder tiempo; conozco algunas organizaciones en las que…tienen a gente que se pasa una semana intentando recopilar datos de todas las fuentes posibles para elaborar unos informes de gestión mensuales. Quieres poder hacerlo de forma rápida y, mejor aún, suscribirte a los informes para poder disponer de diferentes… Este ejemplo son los paneles de control; podrían ser informes en forma de paneles. Quieres poder dirigirte a esos diferentes usuarios y a esas diferentes partes interesadas de tu organización, y quieres poder presentarles los informes tal y como ellos quieren verlos: ¿prefieren verlo en un gráfico? ¿ en un gráfico circular, en un histograma o en un gráfico de barras? ¿Cómo podemos abordar eso y ofrecer algo que se pueda personalizar fácilmente para cada persona en concreto, sin tener que volver a generar nada, sino que se pueda configurar y suscribirse a ello?

[32:34] Este es solo un ejemplo de un panel de control dinámico. Entender los rechazos es otro aspecto importante, ya que hay todo tipo de razones por las que se deniega una licencia cuando analizamos el recuento de servidores con licencia; por eso, es importante asegurarse de contar con una herramienta quesea dinámica y que no solo informe de las denegaciones, sino también de por qué se producen: ¿alguien ha intentado iniciar sesión? Si tienes servidores con licencia en tu organización, es posible que hayas observado casos en los que se intenta iniciar sesión en el servidor equivocado; por lo tanto, no se trata realmente del recuento de licencias en sí mismo, sino de otros eventos distintos que están ocurriendo, así que debes asegurarte de contar con una herramienta que te proporcione esos informes detallados.

[33:15] Otro aspecto desde el punto de vista de la optimización es lo que llamamos «acaparamiento de licencias»: quién está utilizando varias licencias a la vez. Cada organización tiene sus propios umbrales; en este ejemplo son más de dos, pero podrían ser cinco, lo cual es probablemente más habitual. De nuevo, puede haber una razón para ello, pero, dependiendo de la aplicación y del usuario, es posible que estén utilizando dos licencias simultáneamente si, por ejemplo,un proceso en segundo plano, por ejemplo; pero, sobre todo, si hablamos de más de cinco licencias… Te sorprendería saber que, cuando nos reunimos con un nuevo cliente potencial o en el marco de una prueba piloto, suelen decir: «Tengo la sensación de que sé quién está abusando de las licencias». Ya sabes, la gente llega por la mañana y se lleva una licencia, o incluso varias, sin que necesariamente las esté utilizando; laslas acaparan por si las necesitan, y se me ocurrió una analogía divertida: es como tener varios coches en el aparcamiento, ya sabes, no estoy seguro de si voy a necesitar ese coche, pero lo voy a dejar ahí por si acaso lo necesito o por si le pasa algo al otro; simplemente noquiero tener que coger el teléfono y llamar a un taxi o lo que sea. Es una analogía un poco tonta, pero normalmente solo podemos usar una licencia a la vez, así que sería estupendo disponer de una herramienta de uso que pudiera generar informes al respecto. Y, volviendo al enfoque proactivo y a la gestión por excepciones, queremos algo que nos muestre esos datos en un panel de control, que envíe alertas al administrador, al usuario final o a quien sea, para ayudar a gestionar eso.

[35:00] Y, por último, vamos a analizar la mejora de la productividad. Voy a repasar rápidamente algunos ejemplos: la adopción de un nuevo software concreto, ya sea una nueva versión de Microsoft Office o la decisión de cambiar de una herramienta a otra —lo que significa que ofrece la misma funcionalidad, pero se ha pasado de una a otra—. Creo que ya sabéis quees muy caro mantener varias herramientas, así como el mantenimiento y el soporte técnico; por eso, es importante poder demostrar que, efectivamente, se está adoptando la nueva versión y que, si por alguna razón necesitamos mantener la antigua, reduzcamos el mantenimiento y el soporte técnico quees una medida que se puede llevar a cabo, o si se trata de una necesidad de formación; hay todo tipo de situaciones que podrían darse cuando analizamos los distintos tipos de información: uso real o activo frente a uso inactivo. Esto solo sirve, una vez más, para mostrar un ejemplo de que se puede medir y cuantificar esto no solo en servidores con licencia, sino también a nivel individual; ya sabes, puede ser a nivel del navegador. Así que, de nuevo, cada persona utiliza los datos de forma diferente. En este caso concreto, OpenWorks, parece que es una de esas aplicaciones del sector del petróleo y el gas, una de las caras; parece queestá inactivo el 50 % del tiempo, así que sin duda tenemos la capacidad de optimizarlo y mejorar la productividad; esto podría requerir algo de formación sobre cuáles son las mejores prácticas: cuándo hay que registrar una licencia, cuáles son los tiempos razonables para dejarla abierta, etc. Por otro lado, se podría analizar esto y decir: «Bueno, ya sabes, Internet Explorer está en nuestra lista de estándares, así queestá en nuestra imagen de escritorio estándar que distribuimos, pero ahora, ¡vaya!, la gente está empezando a usar Firefox, y nos preguntamos si tenemos que revisar nuestro estándar y quizá modificarlo o actualizarlo, o si tenemos que restringir el acceso a nuestros escritorios. Así pues, el mismo cuadro, el mismo gráfico, pero cada persona le da un uso diferente a esos datos.

[37:05] Así que voy a pasar al caso práctico y, a grandes rasgos, nuestro caso práctico es el de Murphy Oil; cuando se lanzaron al mercado, estos eran sus objetivos a la hora de buscar una herramienta —como ya hemos mencionado, buscaban una solución: en el nivel más alto, buscaban un impulsor, un ejecutivo que lo respaldara; en este sentido, buscaban un único punto de contacto para gestionar su cartera de software; desde el punto de vista de la rendición de cuentas, querían saber de qué disponían —ya sabes, qué software tenemos en todo el entorno—, y esto era a nivel de una región concreta, así que no abarcaba toda la empresa, sino a una región concreta; era un ámbito muy reducido, y querían saber quién lo utilizaba y cómo lo hacían; y, por supuesto, al fin y al cabo, todo gira en torno a la comunicación y la rendición de cuentas: querían algo lo suficientemente sólido como para generar informes mensuales de uso, etc. Así que me complace decir que, en este caso concreto, eligieron Open iT.

[38:06] Menciono estos detalles solo para que tengáis claro, una vez más, que se trata del sector del petróleo y el gas, pero que esto ocurrió a nivel regional —a un nivel muy reducido—, y que, aunque se trataba de aplicaciones relacionadas con el petróleo y el gas, solo afectó a 35 usuarios, así que no es como si hubierase trata de petróleo y gas, sino que en este caso concreto había miles de usuarios; su inversión fue de 43 000 dólares, lo que puede parecer poco —ya sabéis, una cantidad pequeña para algunos y grande para otros—, pero os lo mostraré muy rápidamente: de nuevo, no se trata de las cifras, sino de la proporción entre ellas y de cómo podemos optimizar y conseguir ahorros dentro de vuestra organización. Así pues, 35 usuarios, una pequeña inversión, un total de 43 000 dólares,000, y lo que consiguieron hacer fue volver a revisar sus aplicaciones; identificaron varias que no se utilizaban en absoluto, así que pensaron de forma innovadora y dijeron: «Bueno, en lugar de limitarnos a reducir el mantenimiento y el soporte de esas aplicaciones concretas, voy a acudir a otras áreas de la empresa para ver sialguna necesidad al respecto. Así que, desde una perspectiva de reducción de costes, pudieron transferir algunas de esas licencias a otras regiones de la empresa, con lo que lograron un ahorro por reducción de costes. Se trata de ahorros documentados con gran detalle que analizaron de forma exhaustiva, de modo que pudieron transferir algunas licencias —aprovecharlas y trasladarlas— a otra región o división; también pudieron reducir los costes de mantenimiento y soporte, aunque solo en una pequeña parte. Tras llevar a cabo todo este proceso, han documentado un ahorro en el primer año de 1,3 millones de dólares, lo cual es enorme; así pues, con una inversión de 43 000 dólares en el primer año, han conseguido un ahorro documentado de 1,3 millones de dólares. Vemos este tipo de situaciones en todos nuestros clientes; el retorno de la inversión depende de en qué punto te encuentres en la negociación de las licencias.

[40:02] Por ejemplo, este caso práctico concreto tiene, en cierto modo, dos éxitos: uno es este, pero el otro es que el gestor de activos de software que llevó a cabo inicialmente este proyecto fue reconocido y ascendido porque, una vez más, pensó de forma innovadora y con una perspectiva global de la empresa, y de hecho fue ascendido para asumir esta misma responsabilidad, solo que no para su región concreta, sino a un nivel superior; así que, en ese sentido, es una especie de doble éxito.

[40:33] Bueno, esto es lo que tenía que contaros hoy sobre cómo podemos utilizar la medición de uso para llevar a vuestra empresa a un nivel superior. Quiero asegurarme de reiterar que es un tema muy amplio quehay que ir paso a paso, pero la medición del uso es ese nicho dentro del nicho; así que, aunque os esté costando implementar un paquete completo de gestión de activos en vuestra organización, la medición del uso es una solución que da resultados muy, muy rápidos: una implementación breve y resultados inmediatos. Y, de nuevo, hoy hemos hablado de algunas de estas ventajas: productividad de los empleados, recursos, mejores negociaciones, cumplimiento normativo y mayor control. Con esto terminamos. Creo que, Lynn, podemos pasar a la ronda de preguntas y respuestas. Espero queos hayamos mostrado algunas de las ventajas en los ejemplos; sé que hemos ido rápido, pero hay muchos datos que cubrir y mucho más que contar. Espero que hayamos puesto de manifiesto algunas de las ventajas y que algunas de ellas hayan calado en vosotros y en vuestras organizaciones.

[41:28] Lynn: Genial, gracias, Linda. Veamos, tenemos un par de preguntas aquí. La primera... Oh, esta es buena: has mencionado que la implementación es rápida y que se puede obtener el retorno de la inversión muy pronto, pero la primera pregunta, en realidad, es: ¿cuánto tiempo suele tardar en implementarse una solución de medición?

[41:51] Linda: Vale, pues puedo hablar en nombre de mis herramientas, si te parece bien, Lynn. Yo diría que, de nuevo, en el caso de una herramienta de medición de uso, la implementación es mucho más breve; cualquier herramienta de medición de uso tiene una implementación mucho más corta que una herramienta completa de gestión de activos de TI o de software. En nuestro ejemplo concreto, solemos hacer una prueba piloto de 30 días antes de llevar a cabo una instalación a gran escala, ya que cada organización es diferente y lo que buscamos y lo que queremos medir también lo es; así que podemos hacer una prueba piloto, podemos tener la instalación lista en dos semanas y podemos realizar la medición durante 30 días a lo largo de la evaluación; si se quisiera empezar desde cero, incluso nos saltaríamos la prueba piloto. De nuevo, nuestro plazo de ejecución habitual es de dos semanas; se necesitan entre tres y cinco días-hombre, por así decirlo, para implementar una herramienta como esta, pero normalmente se distribuye a lo largo de un periodo de dos a tres semanas, y esosuele depender de su organización y de su disponibilidad; pero, de nuevo, en menos de 30 días —digamos 30 días o menos— ya estará empezando a recopilar datos dentro de su organización y, por lo tanto, incluso con tan solo 30 días de datos, aunque sean de un periodo de evaluación, dispondrá de datos útiles; es decir, podrá tomar decisiones mucho más fundamentadas sobre toda su organización. De nuevo, cada persona utiliza la herramienta de forma diferente, así que es una buena pregunta: la implementación es muy rápida.

[43:28] Lynn: Vale, genial, una pregunta a colación de eso, porque has mostrado varios informes que hay por ahí; ¿cuánto tiempo hay que esperar después de eso para obtener ese tipo de informes estadísticos de calidad?

[43:43] Linda: Vaya, otra pregunta estupenda. Cuando hablo con posibles nuevos clientes, su mayor frustración es lo engorroso que resulta y lo mucho que lleva elaborar informes, así que, de nuevo, una de las cosas de las que hablé es que lo que se necesita es una herramienta robusta que realmente funcione en su organización; por eso, en nuestra herramienta en concreto, contamos con muchos informes predefinidos o basados en plantillas que están disponibles desde el primer momento, de modo que, literalmente, en una semana se puede consultar una semana, así que el tiempo dedicado a la gestión de la herramienta es mínimo; y en cuanto a la generación de informes, puedes entrar y generar uno en menos de cinco minutos. La mayoría de los informes que te he mostrado —prácticamente todos— se basan en plantillas, por lo que puedes acceder a ellos y tener los datos listos para enviar por correo electrónico o lo que sea en menos de cinco minutos. Es muy robusta; también puedes configurar un panel de control. Te he mostrado un par de ejemplos de paneles de control; quiero decir que, de nuevo, es muy, muy sencillo; la herramienta es muy dinámica: puedes utilizarla en Excel o vincularla a la base de datos para generar informes de diversas formas; no tiene por qué ser en nuestra herramienta; si utilizas una herramienta de inteligencia empresarial en tu organización, como Spotfire o Tableau, puedes generar informes allí, así que la gestión es mínima y la generación de informes es muy dinámica, sencilla y rápida.

[45:18] Lynn: Vale, supongo que algunos de esos informes eran informes predefinidos. ¿Qué grado de personalización hay? ¿Pueden los usuarios finales personalizar los informes hasta cierto punto?

[45:37] Linda: Por supuesto. Todo ese conjunto de datos del que hemos hablado… Por eso hablamos de ellose trata de recopilar esos datos y de cómo los desglosamos y analizamos, de modo que todo queda almacenado en una base de datos SQL; así que, como sabes, tenemos el cubo que nos permite personalizar los informes de forma muy sencilla y, de nuevo, puedes hacerlo en nuestra herramienta, en Excel o en cualquier herramienta de inteligencia empresarial que se conecte a una base de datos SQL, por lo que la personalización es muy sencilla. Sé que no hay mucha gente que utilice SQL, ya que tienen que aprender a usar Crystal Reports y esoresulta engorroso. La otra ventaja es que, una vez que hayas definido un panel de control concreto o un informe específico que te interese, puedes guardarlo; así, solo tienes que crearlo una vez y no tienes que volver a hacerlo cada mes. Puedes suscribirte a los informes; puedes tener un panel de control dirigido a departamentos concretos —ya sabes, diferentes paneles para diferentes personas— y ellos solo tienen que hacer clic en el enlace para actualizar los datos. Puedes enviarles sus informes en formato Excel con filtros, si tu organización utiliza filtros en Excel, así quees Office 2010 o superior, que tiene la función de segmentadores, de modo que pueden, por ejemplo, cambiar: supongamos que les envías los datos de todo un año; podrían cambiarlo a un trimestre; podrían pasar de ver esta aplicación a otra; así que pueden hacerlo de forma dinámica, de modo que los propios usuarios finales acaban personalizando en cierta medida lo que están viendo.

[47:03] Lynn: Vale, muy bien, genial. Otra pregunta que me han planteado es si el producto se puede ejecutar en diferentes servidores al mismo tiempo —como ocurre con otros productos— y, al mismo tiempo, en un mainframe, con el fin de obtener un informe combinado. ¿Es eso posible?

[47:22] Linda: Sí, sí, gran pregunta. Bueno, esa es precisamente una de las ventajas de nuestra herramienta: te ofrecemos una visión global única; contamos con una vista de monitorización en tiempo realque te muestra todos los diferentes servidores de licencias de tu organización; y, aunque puedan estar basados en Windows o en Linux —ya sabes, da igual—, te ofrecemos una vista global de todo ello y, además, dispones de filtros para que puedas segmentar los datos y analizarlos por zona geográfica, por servidor de licencias o por función; hay muchas formas diferentes de hacerlo, pero sí, una vista única para toda tu organización a nivel global.

[48:11] Lynn: Muy bien, genial. Creo que tenemos tiempo para una pregunta más. Alguien ha preguntado: «¿Cómo puedo utilizar una solución de medición del consumo para negociar?». Se trata de algo muy específico: los contratos de pago por uso. ¿Es algo que se hace habitualmente?

[48:26] Linda: Sí, de hecho colaboramos con varios editores de software que han adoptado nuestra herramienta como estándar para sus acuerdos de pago por uso; lo que quiero decir con esto es que, si firmas un acuerdo de pago por uso con ellos, te exigen que utilices nuestra herramienta para generar los informes correspondientes. Pero también tengo muchos ejemplos de clientes que tienen acuerdos de pagoy hay una diferencia, porque nuestra forma de medir el uso no se limita a analizar, ya sabes, un registro de desconexión de un servidor FlexNet —si tomamos el ejemplo de la otra pregunta—, ni nos limitamos a examinar archivos de registro; por lo tanto, nuestra herramienta es mucho más compleja que eso. Sin embargo, muchos de los editores de software se limitan a analizar un único punto de datos; de nuevo,es la misma ventaja de la que hablamos sobre la medición de uso: cuantos más puntos de datos tengas, mejores serán los datos; así que pueden sentarse con los editores de software y decir: «Este es mi uso real y verdadero», y así pueden negociar acuerdos de pago por uso, que varían mucho según los distintos fabricantes; así que podría ser que tenga un paquete y lo sobrepasara, o que simplemente sea el uso real, pero tengo muchos ejemplos, y uno precisamente esta misma semana en el que hubo una discrepancia en un pagopor uso que, de hecho, ascendía a 100 000 dólares, y pudieron utilizar nuestra herramienta para demostrar que se trataba de un error por parte del editor de software; y eso, repito, solo esta semana: una diferencia de 100 000 dólares.

[50:05] Lynn: Muy bien, genial, gracias. Buena pregunta, estupendo. Creo que eso es todo lo que nos da tiempo por ahora, así que quiero dar las gracias a todos por participar en el seminario web de hoy, especialmente a Linda Cole. Aquí tenéis su información de contacto y la página web Open iT . Si tenéis alguna pregunta adicional, no dudéis en dirigíros directamente a ella o, si lo preferís, siempre podéis enviarla a info@ITAM.org y nos encargaremos de transmitirlas. Recordad que, con suerte, la semana que viene esta grabación estará disponible en la página web, así como el enlace para descargar una copia de las diapositivas de la presentación, que os redirigirá a la página web de Open iT. Así que, a todos, gracias por participar hoy. Con esto concluye la presentación de hoy. Hasta pronto.

[50:47] Linda: Gracias, Lynn. Que tengáis todos un buen día.

[50:51] Lynn: Adiós a ti también.