Transformar o negócio através da optimização da utilização do software

[0:00] Lynn: Todos os participantes estão no modo «apenas ouvir». Sejam todos bem-vindos ao webinar da Open iT sobre ITAM: «Transformar os negócios através da otimização da utilização de software». O meu nome, como sabem, é Lynn Weiss e euvou ser a vossa anfitriã e gerir as perguntas e respostas no final da sessão; por isso, serei a vossa moderadora. Antes de começarmos, lembrem-se, claro, de que todas as vossas linhas estão silenciadas; por isso, se tiverem alguma pergunta à medida que a sessão avança, por favor, registem-na na secção de perguntas ou na janela de chat. Tentaremos responder a todas as perguntas, quer à medida que forem surgindo — se for oportuno e for necessário abordá-las dessa forma —, querabordá-las-emos todas no final. Quanto às perguntas a que não conseguirmos responder, garantimos que a Linda ou alguém da Open iT ou da ITAM lhes responderá por e-mail posteriormente. A todos, obrigada e sejam bem-vindos. Haverá também uma gravação deste evento; assim, os membros da ITAM poderão aceder ao site da ITAM, esperamos que já na próxima semana, mastemos a conferência a aproximar-se, pelo que as coisas podem demorar um pouco, mas esperamos disponibilizá-la na próxima semana. A Open iT forneceu-nos um link onde irão disponibilizar um PDF para download a partir do seu site com o conjunto de slides; por isso, iremos colocá-lo no site e tenho a certeza de que entrarão em contacto com todos após o webinar para vos informar onde podem descarregar o PDF, caso o desejem. Assim, para darmos início,gostaria de vos apresentar a Linda Cole. Ela é diretora de vendas para a América do Norte da Open iT e está no setor das TI há mais de 20 anos, tendo desempenhado várias funções e cargos. A sua experiência no setor inclui virtualização, adoção da nuvem e gestão de infraestruturas de TI. Ela recorre à sua experiência em gestão empresarial, adquirida em várias organizações, para aconselhar os clientes sobre como utilizar tecnologias, como a medição de software, para resolver problemas empresariais de formae, de facto, este ano foi oradora na conferência ITAM que realizámos na primavera, em Henderson, Nevada, e estará também no Fórum de Gestão de Ativos de Software, em Manila, nas Filipinas, o queé uma viagem que ela também irá realizar. Para quem vier à conferência daqui a duas semanas, ela estará presente no ITAM Fall Ace, no dia 4 de novembro, no Kalahari Resort, em Sandusky, e irá falar sobre os benefícios da medição de utilização em soluções na nuvem. Assim, para dar continuidade a esta apresentação, vou passar o microfone à Linda.

[2:53] Linda: Muito obrigada, Lynn. Bom dia a todos. Muito obrigada por se juntarem a nós hoje para falarmos sobre a transformação dos negócios através da otimização da utilização de software.

[3:10] Hoje vamos rever rapidamente a ordem de trabalhos; vamos dedicar um pouco de tempo a algumas tendências do setor e ao contexto económico que nos afeta nas nossas funções nas respetivas empresas, no âmbito da gestão de ativos de software — algumas forças que estão a impulsionar diversas mudanças na nossa gestão de ativos de software. Vamos falar sobre alguns setores que estão a sofrer o maior impacto, mas também sobre como issoisso está a afetar os outros setores e o que se passa. Vamos dedicar algum tempo a explicar onde é que isto se enquadra no ciclo de vida da gestão de ativos de software e, depois, vou apresentar alguns exemplos de relatórios para vos mostrar e discutir alguns cenários diferentes sobre como a medição de utilização e os dados de utilização podem ser aplicáveis em cada uma das vossas organizações. Todos nós viemos de contextos muito diversos, mas issonão faz mal. Vamos falar sobre os benefícios que isso traz e, em seguida, concluiremos com um breve estudo de caso, para depois passarmos à sessão de perguntas e respostas. Vamos então começar.

[4:11] Como todos sabemos, o licenciamento de software está a tornar-se cada vez mais complicado a cada mês e a cada ano que passa; à medida que avançamos, os fabricantes de software continuam a alterar os seus acordos de licenciamento e a complexidade desses acordos, algo de que, tenho a certeza, a maioria de vós presente nesta chamada hoje está bem ciente. Assim, de acordo com um relatório da IDC, 43% das organizações aumentaram o risco de ficarem em situação de incumprimento porquenão dispõem de processos e automatização suficientes. Por isso, iremos abordar este tema ao longo da teleconferência; não se trata apenas de uma ferramenta, embora consideremos que uma ferramenta é bastante importante evamos abordar todos esses aspetos hoje; mas, para além de uma ferramenta, é realmente fundamental que tenhamos um processo que possamos integrar na nossa gestão de ativos de software ou na gestão de ativos de TI em geral. E, claro, se for membro da ITAM, sabe que isto faz parte dos quatro requisitos básicos para um programa de gestão de ativos de software: o componente de medição, bem como o processo. A Gartner publicou um estudo que revela que, no ano passado, a despesa mundial com software foi de 400 mil milhões de dólares — um número enorme — e, como a percentagem da despesa com software nos nossos orçamentos está a aumentar, estamos a dar cada vez mais atenção à forma como vamos analisar os nossos ativos de software e como vamos, como sabem, reportá-los, geri-los, etc.

[5:48] Parte dessa estatística interessante é que entre 5 % e 6 % dessa receita foi gerada por auditorias; assim, 46 % das empresas num relatório da IDC referiram ter sido auditadas pelo menos duas vezes nos últimos 18 a 24 meses. Normalmente, pensamos — e estou a partir do princípio de que temos um público diversificado nesta teleconferência hoje — que as auditorias visam as empresas da Fortune 100 e da Fortune 500, mas, na verdade, estão a alargar-se a organizações de menor e média dimensão; especialmente se considerarmos empresas como a Microsoft e a Adobe. Por isso, mesmo que estejamos numa conta de média dimensão, não estamos a salvo, por assim dizer, do ponto de vista das auditorias; é por issoé por isso que apresentamos algumas destas estatísticas nesse mesmo relatório: 24% dessas empresas relataram ter pago mais de um milhão de dólares em custos de regularização após as auditorias; 5% relataram ter pago entre 5 e 10 milhões; e 4% relataram ter pago mais de 10 milhões de dólares em regularizações. Assim, muitas empresas têm o que chamam de «fundo de risco» para cobrir essescustos de regularização; mas mesmo que a sua empresa tenha um orçamento para tal, sabe que, quando surge um custo inesperado, claramente nenhum de nós quer que as nossas organizações tenham de arcar com esse tipo de despesa — um custo inesperado. Então, como podemos usar as nossas posições, o nosso programa de gestão de ativos de software e, mais especificamente hoje, a medição de utilização, para ajudar a mitigar isto? Não podemos evitar as auditorias, não podemosimpedi-las, mas há medidas que podemos tomar para ajudar a minimizar os custos envolvidos. Por isso, se ainda não participou numa conferência da ACE, recomendo vivamente que o faça. Há muitas sessões paralelas que abordam especificamente este tema e explicam como pode preparar a sua empresa e, claro, algumas das certificações da ACE também abordam esta questão. Mais uma vez, grande parte disso não se resume apenas a uma ferramenta, mas a ferramenta é um componente e o processo é o outro.

[7:56] A Forrester afirmou que 60% das empresas que implementaram algumas funcionalidades de medição de utilização no âmbito da gestão de ativos de software consideraram isso benéfico; por isso, vamos falar sobre o que, na minha opinião, a medição de utilização é um nicho dentro de um nicho. Por isso, por vezes, muitas pessoas ainda gerem tudo numa folha de cálculo; outras adquiriram uma ferramenta de gestão de ativos para hardware e software, masestão no processo de implementação, o que pode demorar um ou dois anos até estar totalmente operacional. Uma das vantagens da medição de utilização e das funcionalidades de utilização é que o tempo de implementação é muito curto e há dados úteis disponíveis; literalmente, em 30 dias, pode ter essa ferramenta implementada e dispor de dados úteis que pode aplicar na sua organização nos próximos 30, 60 ou 90 dias.

[9:02] Então, hoje, porque é que estamos aqui, porque é que estamos nesta chamada? Vamos falar sobre algumas das razões pelas quais as empresas estão a investir na gestão de ativos de software e, especificamente, na medição de utilização. Uma delas é obter controlo financeiro: como é que podemos, de forma eficaz, planear os nossos orçamentos futuros e evitar custos inesperados? E, no que diz respeito à conformidade, quando analisamos as auditorias, como é que garantimos queestamos totalmente licenciados e em conformidade a qualquer momento? Vou mencionar outra coisa: quando analisamos estes relatórios — que verão quando forem submetidos a uma auditoria —, a pior situação, mais uma vez, isto tudo é discutido nas várias conferências da ACE, mas a pior posição em que se pode estar é não ter quaisquer dados, apenas ter o registo da compra — «Comprei x licenças» —. Quando se tem estes dados de utilização, mesmo que estejam em situação de não conformidade, isso coloca-vos no comando; por isso,vamos falar sobre isso quando chegarmos a alguns desses exemplos: como alcançar melhores posições de negociação. Mais uma vez, como é que otimizamos isso? Como é que vos colocamos no comando, em vez de serem os editores de software a fazê-lo? Otimizar recursos: mais uma vez, não queremos apenas uma redução de custos ou uma prevenção de custos; queremos garantir que, se alguém precisar de uma ferramenta, lhe forneçamos essa ferramenta, mas garantindo queestamos a obter o retorno do investimento nessa ferramenta, que a estão realmente a utilizar e que não fica simplesmente lá parada; e, claro, melhorar a produtividade: como podemos analisar diferentes competências e padrões de trabalho? Como podemos avaliar as taxas de adoção, etc.? Por isso, vamos percorrer estes cinco componentes diferentes hoje, na nossa palestra.

[10:42] Como mencionei, vamos falar sobre alguns dos setores com maior impacto; no slide, temos os seis principais setores com maior impacto e vou explicar-vos a razão pela qual são, de certa forma, mais maduros: diria que são pioneiros na adoção da medição de consumo, e a razão é que, por exemplo, no setor do petróleo e gás, têm aplicações que podem chegar aos 150 000 dólares,000 por utilizador. O mesmo se passa na eletrónica automóvel, onde os custos podem chegar aos 100 000. O setor do petróleo e gás seria, na minha opinião e com base na minha experiência, o número um, mas, nestes setores específicos, eis alguns exemplos de software: estas aplicações variam entre 4 e 150 000 dólares, pelo que podem perceber porque é que podem ser pioneiros na adoção desta tecnologia, mas euestou aqui para vos dizer que a boa notícia é que estamos a começar a ver esta tendência a estender-se; por exemplo, a engenharia acaba de entrar no mercado como uma forte adotante da medição de utilização, porque, mais uma vez, à medida que essas ferramentas se tornam mais sofisticadas e o custo por utilizador aumenta, as pessoas começam a pensar em como otimizar isso. A boa notícia é que, para cada um de nós queestá aqui hoje, a medição de utilização pode trazer-nos benefícios, independentemente do setor em que atuamos. Por isso, eis algumas aplicações comumente utilizadas por quase todas as organizações: o Microsoft Office, o Adobe… A vossa organização pode ou não utilizar o Project ou o Visio, mas aposto que utilizam o Microsoft Office. Assim, mesmo nas aplicações de software mais comuns que são implementadas nas nossas organizações, nósvamos demonstrar, passo a passo, alguns dos benefícios de utilizar uma ferramenta de medição de utilização e que tipo de características devem procurar numa ferramenta quando forem ao mercado para a avaliar.

[12:34] Se este for um exemplo a um nível muito geral do ciclo de vida da gestão de ativos de software, então, claro, a vossa organização irá definir os requisitos, passará por um período de avaliação, irão comprá-lo,será implementado e, depois, a nossa intervenção surge assim que a ferramenta estiver operacional: como é que a otimizamos e como é que garantimos a sua manutenção, para que façamos um excelente trabalho? Na maioria das empresas, fazemos um trabalho realmente muito bom na fase inicial, ao analisar minuciosamente tudo isso e garantir que obtemos a ferramenta certa, o conjunto de funcionalidades certo, o tipo certo de contrato de licença e o número certo de utilizadores; mas, depois disso, o que acontece? Como é que gerimos isso? Temos alguma visibilidade do queacontece a partir desse ponto? Como podemos analisar alguns destes aspetos? Sabem, como é que a medição de utilização nos pode ajudar a ganhar controlo financeiro quando tentamos analisar as nossas organizações e quais são alguns dos benefícios? E deixem-me dizer — provavelmente vou repetir isto muitas vezes — que a ferramenta de medição de utilização traz benefícios diferentes para pessoas diferentes dentro da vossa organização. Assim, os benefícios para um diretor financeiro (CFO) são diferentes dos benefícios para a equipa de TI, e estes, por sua vez, são diferentes dos vossos, sefor o gestor de ativos de software. Em algumas organizações, os gestores de ativos de software participam nas negociações e, noutras, não; por isso, quem quer que esteja a negociar os vossos acordos, em comparação com os departamentos onde estas aplicações estão a ser utilizadas... Mais uma vez, diferentes pessoas na vossa organização têm diferentes utilizações e benefícios; por isso, devem certificar-se de que têm uma ferramenta suficientemente robusta para não só dar resposta a uma necessidade específica dentro da organização, mas também para dar resposta às necessidades de todas as diferentes partes interessadas dentro da vossa organização.

[14:30] Então, o primeiro exemplo que vamos analisar é o que chamamos de mapa de calor; assim, neste quarto do lado esquerdo temos o dia da semana e, na parte superior, temos as horas do dia. Esta é apenas uma forma de representar os dados, e os dados que estamos a analisar referem-se ao uso simultâneo máximo numa determinada aplicação durante um determinado período de tempo. Assim, neste teste ou nestes dados de demonstração queestamos a analisar, podemos ver que, à medida que avançamos, a utilização começa efetivamente a aumentar e atinge o limite máximo, porque, neste exemplo, só temos um total de 14 licenças disponíveis; por isso, começa a atingir o limite máximo. Esta utilização refere-se a uma empresa que tinha um escritório no Reino Unido e também nos EUA; assim, podem ver que, à medida que o horário de trabalho no Reino Unido começa e, depois, à medida que o dos EUA entra em vigor, a utilização começa a aumentar, porquetêm uma licença global — mais uma vez, neste exemplo específico —, pelo que começam a atingir o limite máximo. Assim, se estivéssemos a analisar apenas este conjunto de dados, poderíamos pensar que precisamos de aumentar o nosso número de licenças, mas se dividirmos os dados de forma diferente, este é um exemplo de um gráfico de eficiência de licenças; trata-se, portanto, dos mesmos dados que estamos a analisar — 14 disponíveis, 14 em uso —, mas estamosestamos, na verdade, a analisar a duração e o tempo de utilização efetiva dessas licenças. Assim, por exemplo, no que diz respeito à 14.ª licença, podemos consultar aqui em baixo os detalhes e determinar que percentagem do tempo essa licença esteve efetivamente em uso, seja em horas totais ou em duração. Este relatório faz, de facto, os cálculos por si; assim, se pretender uma taxa de confiança de 99% ou 95%, poderá tomar algumas decisões de gestão.

[16:33] Então, agora que dispomos de pontos de dados adicionais — e é precisamente nisso que consiste a medição de utilização —, trata-se de ter todos os diferentes dados para que possamos analisá-los, aprofundá-los e observá-los sob múltiplas perspetivas, de modo a tomar decisões empresariais mais inteligentes para as nossas empresas; assim,vamos todos ter culturas empresariais e necessidades diferentes, pelo que os nossos resultados podem variar, mas os benefícios reais decorrentes da existência deste tipo de métricas e destes dados serão os mesmos. Assim, podemos ver, por exemplo, que a 14.ª licença foi utilizada apenas em 0,5% do tempo, a 13.ª em 1% etc. Portanto, se estivéssemos apenas a analisar a utilização máxima, poderíamos dizer: «Talvez precisemos de adicionar mais licenças», mas quando analisamos este intervalo de confiança, podemos dizer: «Não, acho que estamos bem.» Quer dizer, tecnicamente, dependendo das vossas culturas empresariais individuais, poderiam até reduzir o número de licenças.

[17:30] Vou mostrar-vos outro exemplo com números diferentes e, mais uma vez, o que pretendo realçar é que não importa se são 14 licenças, 140 licenças ou 1 400 licenças; sabem que os números em si não importam, o queo que realmente nos interessa aqui é a relação e os dados que estamos a tentar analisar em profundidade; mas esta é uma diferença ainda maior, se assim se pode dizer. Neste mesmo gráfico, o máximo disponível é de 513 licenças e o máximo em uso é de 434. Mais uma vez, se nos limitássemos a analisar apenas estes dois pontos de dados — ou seja, sabemos o que comprámos e sabemos o que utilizámos —, poderíamos dizer: «Olha, podemos considerar uma potencial redução de custos na diferença entre estes dois valores»; no entanto, estaé ainda mais impressionante. Portanto, se nós… não tenho todos os detalhes, mas quero dizer, se partirmos da 434.ª licença, quer dizer, há 0% das vezes em que a utilização é tão baixa. Por isso, mais uma vez, se analisarmos os intervalos de confiança que estamosestamos a analisar, veremos que, potencialmente, poderíamos reduzir o nosso número de licenças de 500 para 391. Portanto, quer as vossas licenças custem 500 dólares cada, 1 000 dólares cada, 10 000 dólares ou 100 000 dólares, podemos fazer as contas, mas penso que todos conseguimos ver a vantagem de analisar isto. Trata-se, por acaso, de uma aplicação de engenharia, pelo que é muito mais cara; por isso, estamos a falar de montantes significativos que estão aqui parados.

[19:04] Este é um dos meus slides favoritos. Quando participei na conferência Ace em Henderson ou Las Vegas, em abril, ouvi repetidamente da maioria das pessoas presentes que tinham dificuldade em obter o apoio da direção para a gestão de ativos. Sabem, alguns tiveram a sorte de ter a gestão de ativos de software como função a tempo inteiro, mas muitos deles tinham essa função a par de outras, pelo que desempenhavam várias funções, mas queriam mesmo obter apoiode todas as diferentes áreas. Portanto, isto é apenas um rápido resumo visual que, na minha opinião, ilustra bem a situação, por assim dizer. Um exemplo seria: se a linha verde representa o que foi adquirido — o que a vossa organização adquiriu —, a linha azul, neste exemplo específico,mostra que, se tiverem um servidor de licenças — e, caso não estejam familiarizados com isso, há algumas aplicações em que, em vez de terem a licença instalada no vosso computador ou de ser uma licença por utilizador no vosso computador, existe, na verdade, um gestor de licenças onde se faz o check-in e o check-out da licença para as aplicações no vosso computador; o processo é transparente para o utilizador, mas éé o que está a acontecer e, portanto, é isso que esta linha azul representa; já a linha vermelha representa o uso efetivo. Assim, neste exemplo ou cenário que vou apresentar-vos, os utilizadores estavam a trabalhar normalmente e começaram a receber recusas, o que significa que não conseguiam trabalhar, não conseguiam retirar a licença; por isso, a empresa adquiriu mais licenças. Continuaram assim e, de repente, o telefone do serviço de assistência começou a tocar novamente; adquiriram mais licenças. Bem, se tivessemnão tinham necessariamente quaisquer dados de utilização; se tivessem tido isto, mesmo que estivessem apenas a analisar o registo de entrada e saída das licenças, teriam sido capazes de perceber que, como sabem, teríamos precisado, potencialmente, de adquirir este primeiro conjunto de licenças adicionais, mas poderíamos, sem dúvida, ter evitado o custo da segunda aquisição. Se analisarmos isso novamente, tudo se resume à quantidade de dados que conseguimos obter e à forma como podemos filtrar esses dados.

[21:20] A linha vermelha representa a utilização real; por isso, enquanto tinham essa aplicação instalada nos seus computadores, quanto é que a estavam realmente a utilizar? Bem, podemos ver aqui a diferença — trata-se de uma diferença significativa entre os dois valores. Assim, em vez de terem 290 licenças, na realidade estavam apenas a utilizar 140 licenças. Por isso, mesmo se olharmos apenas para um valor — podemos colocar qualquer número aqui, mas, neste caso, vou usar 10 000 dólares em vez de 100 000 —000, mas mesmo considerando apenas uma aplicação de 10 000 dólares, isso representa um diferencial de 1,5 milhões de dólares. Por isso, penso que se consegue perceber rapidamente que o retorno do investimento (ROI) na medição de utilização é normalmente inferior a 12 meses e, assim, acho que conseguimos perceber porquê. Há alguns aspetos a considerar: se se encontrasse neste cenário, teria a possibilidade de reduzir os custos de manutenção e suporte, e constatamos que a maioria dos clientes temlicenciados em excesso. Se não tiver um bom processo implementado e, especialmente, se não tiver uma componente de otimização no seu processo, verificamos que a maioria dos nossos potenciais clientes e clientes está com licenças em excesso; por isso, quando começam a medir ou a analisar a medição de utilização, conseguem obter poupanças de custos significativas.

[22:49] Se analisarmos, já sabem, como é que abordamos a conformidade e o que é que estamos a analisar… Como já referi, por vezes é mais importante dispormos de alguns dados para entrarmos nessas negociações, porque os editores de software vão entrar em cena e começar a fazer todo o tipo de suposições; por isso, neste relatório em particular, obviamente queestamos a analisar o padrão, o mínimo indispensável de informação padrão: que aplicações tenho, que versões tenho, que tipo de contrato de licenciamento tenho — se é por utilizador nomeado, se é uma licença de rede, se é uma licença global ou de WAN —, quais são os meus direitos de utilização, o que foi obviamente adquirido e a maioria de nós tem esses dados; mas esta é a parte que falta: o que estamos realmente a utilizar, em que áreas estamos em incumprimento e como é que isso se traduz.

[23:36] Outro aspeto a ter em conta do ponto de vista da conformidade é o vencimento das licenças; por isso, deve certificar-se de que a sua ferramenta é suficientemente flexível e robusta para lhe indicar o vencimento das licenças. Neste exemplo específico, o verde indica que está tudo em ordem, o amarelo significa que a licença vai expirar dentro de 60 dias e o vermelho indica que já expirou, mas não achamos queisso seja suficiente; achamos que tem de ser um componente mais proativo. Muitas das ferramentas de medição de utilização no mercado limitam-se a relatórios históricos, mas achamos que deve procurar uma ferramenta que o ajude efetivamente a gerir de forma proativa e a gerir por exceção. Portanto, se tiver de aceder a uma ferramenta e consultar estes dados todos os dias ou todas as semanas, issonão é muito eficiente em termos de tempo; por isso, convém procurar uma ferramenta que permita configurar alertas para que possa ter esta informação num painel de controlo. Pode configurá-la como um alerta para que lhe envie um e-mail 60 dias antes, avisando: «Atenção, há algo a aproximar-se.» Mais uma vez, isso irá ajudá-lo tanto do ponto de vista da conformidade como da utilização.

[24:48] A outra componente diz respeito, mais uma vez, à adição destes diferentes pontos de dados à medida que analisamos os dados, para sabermos o que temos, o que está instalado e o que é utilizado. Assim, voltando ao exemplo em que estávamos com excesso de subscrições — se assim se pode dizer —, em que não tínhamos adquirido licenças suficientes, se estivesse a entrar numa negociação, poderia verificar há quanto tempo alguém está a utilizar o software. Desculpe, istoestá noutro slide, mas este exemplo específico é o seguinte: se tiver contratos de utilizador nomeado no seu software, vai querer verificar se esses utilizadores o estão realmente a utilizar. Assim, neste exemplo, temos alguns utilizadores que não o utilizaram recentemente e que não apresentam um volume de utilização muito elevado. Será que já não estão na empresa? Será que não estão realmente a utilizar a ferramenta? Será que precisam de continuar a ser utilizadores nomeados no seu contrato de licenciamento específico? Ou será que podemos recuperar essas licenças e utilizá-las noutro local?

[25:48] Aquiestá a data da última utilização a que me referia há um minuto; por isso, temos a aplicação instalada, sabemos quando foi instalada, mas estou com um número de licenças a mais. No entanto, seria bom imaginar a posição em que estaria: estaria no comando numa situação de auditoria se pudesse dizer: «Sim, tínhamos mais licenças, ou seja, tínhamos mais instalações, mas posso mostrar-lhe e provar-lhe que, na verdade, não as estávamos a utilizar.»continua em situação de incumprimento, mas a dinâmica é completamente diferente quando se negoceia com a equipa de auditoria, em vez de dizer: «Não sei, sei que tenho isto instalado» ou «Sei que comprei isto e tenho tantos funcionários». Quero dizer, é literalmente assim que algumas dessas conversas decorrem; por isso, mais uma vez, quanto mais pontos de dados obtivermos, melhor será a informação e melhores serão as decisões de gestão que poderemos tomar.

[26:38] Como podemos utilizar a medição de utilização para negociar melhor? Falámos sobre alguns desses aspetos há pouco, numa perspetiva de auditoria, mas quero mostrar-vos alguns outros exemplos. É necessária uma ferramenta que consiga simular diferentes tipos de acordos. Tradicionalmente, quando nos reuníamos com os fabricantes de software e dizíamos: «Queremos analisar as opções: temos a licença por utilizador nomeado, a LAN e a WAN», a primeira coisa que eles costumavam dizer era: «Qual é a vossa utilização?», e éé este número aqui que estamos a analisar. Este exemplo de relatório mostra-vos três regiões diferentes e a barra empilhada representa o total combinado, mas estáé por região; isto é, a utilização por região, e, neste caso específico, vai até 15. Mas e se estivéssemos a analisar… isto é, se fosse um contrato de LAN, e se quiséssemos analisar um contrato global? Bem, mais uma vez, eles simplesmente somariam este número e nós faríamos as contas para calcular quais seriam as vantagens de analisar isso. Mas, na verdade, se olharmos para a verdadeira utilização simultânea global, esta linha azul representa a verdadeira utilização simultânea global; assim, em vez de 15, só precisamos de 11, ou poderia ser, em vez de 150, precisamos de 110. Não se trata dos números individuais, mas sim do processo, dos dados e de como isso se aplica à sua organização específica. Por isso, recomendo que procure uma ferramenta robusta, capaz de simular estes diferentes tipos de acordos sem que tenha de fazer nada — por outras palavras, sem que tenha de efetuar quaisquer alterações na sua infraestrutura.

[28:25] Este é outro exemplo e vamos analisar isto: comparamos a utilização por utilizador distinto ou nomeado com a utilização numa LAN — quantos utilizadores simultâneos na LAN temos e quantos utilizadores simultâneos na WAN ou globais temos — para que possam ver que existe uma enorme diferença. Neste lado, estamos a mostrar as diferentes percentagens: as licenças globais ou WAN são mais caras do que as licenças LAN, mas se nãonão simular isto — se estiver apenas a analisar a utilização acumulada — não está realmente a tomar a decisão mais informada sobre o tipo de contrato de licenciamento que deve considerar. Por isso, esta situação é tão diferente que poderia dar-se ao luxo de pagar oito vezes mais por uma licença simultânea global do que pagou por uma licença individual de utilizador nomeado.

[29:16] Otimizar os nossos recursos: como podemos abordar isso? E, como já referimos, não nos importamos de gastar dinheiro se for necessária a ferramenta, se os nossos colaboradores precisarem dela, vamos em frente, mas temos de garantir queestejamos a obter um retorno desse investimento. Por isso, apresentei este «chargeback» apenas como exemplo, para nos lembrar que muitas organizações ainda não estão preparadas para o «chargeback», mas é possível passar pelo processo e fazer o que chamamos de «showback» — ou seja, seguir o mesmo tipo de processo, mas sem efetuar um «chargeback» financeiro, apenas atribuindo valores a cada item. A Halliburton fez, de facto, algumas apresentações na Ace, na primavera, e demorou vários anos a implementar isto, mas tem um chargeback de 100% para cada ativo e, mesmo que alguém saia de um departamento, se não passar pelo processo de devolver esse equipamento, cancelar uma licença, etc., continua a ser cobrado; por isso, ajuda a impulsionar a cultura e o comportamento nas vossas organizações — mais uma vez, mesmo queo estejam a fazer apenas numa perspetiva de «showback», para garantir que as pessoas estão realmente a utilizar o que precisam.

[30:26] Um exemplo — e este é simples, que provavelmente acontece na maioria das nossas organizações — é quando alguém diz: «Vou dar-vos dois.» Muitas organizações respondem: «Preciso do Microsoft Project, preciso mesmo, tenho de o comprar.» E assim,compram-no, mas talvez só o precisassem mesmo para um projeto específico que durou 30 dias — ou poderia ter durado 60 ou 90 dias, ou até um ano. A questão é que, após essa única utilização, deixaram de utilizar o software e não existe nenhum processo para o recuperar, nem hánão há qualquer cobrança retroativa, o que significa que os chefes de departamento não questionam: «Porque é que estou a pagar por isto se não o estamos a utilizar?», o que seria o gatilho para que pudessem recuperar esse investimento. Outro exemplo que acho que nos diz respeito a todos é a Adobe; assim, os nossos utilizadores finais na nossa organização dirão: «Tenho de ter o Adobe para fazer o meu trabalho», mas, no caso do Acrobat, será que preciso mesmo disso ou basta-me o Reader? Portanto, se utilizarmos uma ferramenta de medição de utilização, poderemos analisar essa situação.

[31:30] É importante procurar uma ferramenta que seja suficientemente robusta. Já falámos sobre o facto de diferentes pessoas na empresa terem diferentes propostas de valor e obterem diferentes benefícios da utilização de uma ferramenta de medição de utilização; por isso, é preciso garantir que se tem uma ferramenta que seja muito robusta e que permita, com facilidade… Não se quer perder tempo. Conheço algumas organizações em que as pessoastêm pessoas que passam uma semana a tentar reunir dados de todas as fontes diferentes para produzir alguns relatórios de gestão mensais. Quer ser capaz de o fazer rapidamente e, melhor ainda, subscrever relatórios para que possa ter diferentes… Este exemplo são os painéis de controlo; podem ser relatórios em painéis de controlo. Quer ser capaz de direcionar esses diferentes utilizadores e essas diferentes partes interessadas na sua organização e quer ser capaz de apresentar os relatórios da forma como eles querem vê-los. Então, se querem vê-los num gráfico, querem vê-lo num gráfico circular, querem ver um histograma, um gráfico de barras? Como podemos abordar isso de forma a que seja algo que se possa personalizar facilmente para cada pessoa em particular, sem ter de regenerar nada, algo que se possa configurar e a que se possa subscrever?

[32:34] Este é apenas um exemplo de um painel dinâmico. Compreender as recusas é outro aspeto importante, porque existem diversos motivos pelos quais as pessoas têm a licença recusada quando analisamos o número de servidores licenciados; por isso, é importante garantir que se dispõe de uma ferramenta queseja dinâmica, capaz não só de relatar as recusas, mas também de explicar por que razão estou a receber essas recusas — por exemplo, se alguém tentou iniciar sessão. Se tiver servidores licenciados na sua organização, talvez já tenha observado situações em que tentam iniciar sessão no servidor errado; por isso, não se trata propriamente da contagem de licenças em si, mas sim de outros eventos diferentes que estão a ocorrer. Por isso, deve certificar-se de que dispõe de uma ferramenta capaz de lhe fornecer esses relatórios detalhados.

[33:15] Outro aspeto do ponto de vista da otimização é o que chamamos de «acumulação de licenças»; mas quem é que verifica se há várias licenças a serem utilizadas em simultâneo? Diferentes organizações têm limites diferentes; neste exemplo, o limite é superior a duas, mas poderia ser cinco — o que provavelmente é mais comum —, mas, mais uma vez, pode haver uma razão para isso. Dependendo da aplicação e do utilizador, podem estar a utilizar duas licenças em simultâneo se houverhaja, por exemplo, uma tarefa em segundo plano a ser processada; mas, especialmente, se estivermos a falar de mais de cinco licenças… Ficariam surpreendidos quando abordamos um novo potencial cliente e, numa perspetiva piloto, eles dizem: «Tenho a sensação de que sei quem está a abusar das licenças.» Sabem, as pessoas chegam de manhã e retiram uma licença — ou várias —, mas não as estão necessariamente a utilizar; estãoestão a monopolizá-las para o caso de precisarem delas. E lembrei-me de uma analogia engraçada: é como ter vários carros no parque de estacionamento — tipo, não tenho a certeza se vou precisar daquele carro, mas vou deixá-lo lá parado, para o caso de precisar ou de algo acontecer ao outro; simplesmente nãonão quero ter de pegar no telefone e chamar um táxi ou algo do género. É uma analogia um pouco tola, mas normalmente só podemos usar uma licença de cada vez, por isso seria ótimo se tivéssemos uma ferramenta de utilização que pudesse gerar relatórios sobre isso. E, voltando à abordagem proativa e à gestão por exceção, queremos algo que nos mostre esses dados num painel de controlo, envie alertas a um administrador, envie alertas ao utilizador final ou o que for necessário para ajudar a gerir isso.

[35:00] E, por último, vamos analisar o aumento da produtividade e vou apenas apresentar rapidamente alguns exemplos: a adoção de um novo software específico, quer se trate de uma nova versão do Microsoft Office, quer se tenha tomado a decisão de mudar de uma ferramenta para outra — o que significa que esta oferece a mesma funcionalidade, mas que se passou de uma para outra. Acho que sabem queé muito dispendioso manter várias ferramentas, bem como a respetiva manutenção e suporte; por isso, é importante poder demonstrar que, sim, a nova versão está a ser adotada. Se, por alguma razão, for necessário manter a versão antiga, vamos reduzir a manutenção e o suporte queé uma ação a tomar ou se se trata de uma necessidade de formação; há todo o tipo de situações que podem ocorrer quando analisamos os diferentes tipos de informação — utilização real ou ativa versus inativa. Isto serve apenas, mais uma vez, para mostrar um exemplo de que é possível medir e monitorizar isto não só em servidores licenciados, mas também a nível individual; sabe que pode ser ao nível do navegador. Assim, mais uma vez, pessoas diferentes utilizam os dados de forma diferente. Neste caso específico do OpenWorks, parece que se trata de uma daquelas aplicações do setor do petróleo e gás — uma aplicação dispendiosa — que pareceesteja inativo 50% do tempo; por isso, temos certamente a capacidade de otimizar isto e melhorar a produtividade. Isso poderia passar por alguma formação sobre quais são as melhores práticas: quando se deve ativar uma licença, quais são os intervalos razoáveis para a deixar aberta, etc. Por outro lado, pode-se olhar para isto e dizer: «Bem, o Internet Explorer está na nossa lista de padrões, por issoestá na nossa imagem de ambiente de trabalho padrão que distribuímos, mas agora, uau, as pessoas estão a começar a usar o Firefox e será que precisamos de rever o nosso padrão e talvez modificá-lo ou atualizá-lo, ou será que precisamos de restringir os nossos ambientes de trabalho? Portanto, o mesmo gráfico, o mesmo diagrama, mas pessoas diferentes têm utilizações diferentes para esses dados.

[37:05] Vou passar diretamente ao estudo de caso e, a um nível geral, o nosso estudo de caso é sobre a Murphy Oil. Quando entraram no mercado, estes eram os seus objetivos ao procurarem uma ferramenta — como já referimos, procuravam uma solução— ao mais alto nível, procuravam um «campeão», um executivo que apoiasse a iniciativa; neste contexto, procuravam um único ponto de contacto para gerir o seu portfólio de software; do ponto de vista da responsabilização, queriam saber o que tinham — ou seja, que software existe em todo o ambiente — e isto a nível de uma região específica, não a nível, era muito restrito, e queriam saber quem o estava a utilizar e como o estavam a utilizar. E, claro, no fim de contas, tudo se resume à comunicação e à responsabilização; queriam algo que fosse suficientemente robusto para produzir relatórios mensais de utilização, etc. Por isso, tenho o prazer de dizer que, neste caso específico, escolheram o Open iT.

[38:06] Menciono estes pormenores apenas para vos lembrar, mais uma vez, que se trata do setor do petróleo e do gás, mas isto ocorreu a nível regional — numa região muito pequena — e dizia respeito a aplicações relacionadas com o petróleo e o gás; no entanto, apenas 35 utilizadores foram afetados, por isso não é como se… «oh, háse trata de petróleo e gás, com milhares de utilizadores neste estudo de caso específico. O investimento foi de 43 000 dólares, o que pode parecer pouco — ou seja, pequeno para alguns e grande para outros —, mas vou mostrar-vos rapidamente, mais uma vez, que não se trata dos números, mas sim da proporção desses números e de como podemos otimizar e obter poupanças na vossa organização. Portanto, 35 utilizadores, um pequeno investimento, num total de 43 000000, e o que conseguiram fazer foi rever as suas aplicações; identificaram várias que não estavam a ser utilizadas de todo. Por isso, pensaram fora da caixa e disseram: «Bem, em vez de apenas reduzir a manutenção e o suporte dessas aplicações específicas, vou verificar nas outras regiões da empresa se háalguma necessidade disso. Assim, numa perspetiva de redução de custos, conseguiram transferir algumas dessas licenças para outras regiões da empresa, o que lhes proporcionou uma poupança por redução de custos. Trata-se de poupanças documentadas de forma muito, muito detalhada, que analisaram de forma abrangente. Conseguiram, assim, transferir algumas licenças — aproveitá-las e transferi-las para outra região ou divisão —, reduzindo os custos de manutenção e suporte, ainda que numa pequena parte. Ao implementarem isso, obtiveram uma poupança documentada no primeiro ano de 1,3 milhões de dólares, o que é enorme. Assim, com um investimento de 43 000 dólares no primeiro ano, têm uma poupança documentada de 1,3 milhões de dólares. Vemos este tipo de situação em todos os nossos clientes; o retorno do investimento depende da fase em que se encontram na negociação das licenças.

[40:02] Por exemplo, este estudo de caso em particular apresenta, de certa forma, dois sucessos: um é este, mas o outro é o facto de o gestor de ativos de software que inicialmente conduziu este projeto ter sido, de facto, reconhecido e promovido porque, mais uma vez, pensou fora da caixa e teve uma visão abrangente da empresa; na verdade, foi promovido para assumir esta mesma responsabilidade, só que não apenas na sua região específica, mas a um nível superior, pelo que, nesse sentido, trata-se de uma espécie de história de duplo sucesso.

[40:33] Então, é isto que tenho para vos apresentar hoje sobre como podemos utilizar a medição de utilização para levar a vossa empresa a um nível superior. Mais uma vez, quero reiterar que se trata de um grande desafio,deve ser abordado passo a passo, mas a medição de utilização é aquele nicho dentro do nicho; por isso, mesmo que estejam com dificuldades em implementar um pacote completo de gestão de ativos na vossa organização, a medição de utilização é uma solução que traz resultados muito, muito rápidos: implementação curta e resultados imediatos. E, mais uma vez, falámos hoje sobre alguns destes benefícios: produtividade dos colaboradores, recursos, melhores negociações, conformidade e maior controlo. Com isto, acho que podemos passar à sessão de perguntas e respostas, Lynn. Espero quetenhamos conseguido mostrar-vos, através de alguns exemplos. Sei que fomos rápidos, mas há muitos dados para abordar e há muito mais para dizer. Espero que tenhamos demonstrado alguns dos benefícios e que alguns deles tenham encontrado eco junto de vocês e das vossas organizações.

[41:28] Lynn: Ótimo, obrigada, Linda. Vamos ver, temos aqui algumas perguntas. A primeira... ah, esta é boa: referiste que a implementação foi rápida e que é possível obter o retorno do investimento muito rapidamente, mas a primeira pergunta, na verdade, é: quanto tempo demora, normalmente, a implementar uma solução de medição?

[41:51] Linda: Muito bem, então posso falar pelas minhas ferramentas, se não te importares, Lynn. Diria que, mais uma vez, no caso de uma ferramenta de medição de utilização, a implementação é muito mais rápida; qualquer ferramenta de medição de utilização tem uma implementação muito mais rápida do que uma ferramenta completa de gestão de ativos de TI ou de software. No nosso exemplo específico, normalmente fazemos um projeto-piloto de 30 dias antes de procedermos a uma instalação completainstalação completa, porque cada organização é diferente e o que estamos a analisar e o que queremos medir também é diferente; por isso, podemos fazer um projeto-piloto, podemos ter a instalação concluída em duas semanas e podemos medir a utilização durante 30 dias, no âmbito de uma avaliação. Se quisesse começar do zero, até podíamos saltar a fase do projeto-piloto. Mais uma vez, o nosso prazo de execução típico é de duas semanas; são necessários entre três a cinco dias-homem, por assim dizer, para implementar uma ferramenta como esta, mas esse tempo é normalmente distribuído por um período de duas a três semanas, e issodepende normalmente da vossa organização e da vossa disponibilidade, mas, mais uma vez, em menos de 30 dias — digamos, 30 dias ou menos — já começam a recolher dados na vossa organização e, assim, mesmo com apenas 30 dias de dados, mesmo que sejam de um período de avaliação, já dispõem de dados úteis; ou seja, podem tomar decisões muito mais informadas sobre toda a vossa organização. Mais uma vez, pessoas diferentes utilizam a ferramenta de formas diferentes, por isso, boa pergunta: implementação muito rápida.

[43:28] Lynn: Muito bem, ótimo. Gostaria de dar seguimento a isso, porque mostraste vários relatórios que existem por aí e gostaria de saber quanto tempo demora, depois disso, a obter esse tipo de relatório estatístico de qualidade.

[43:43] Linda: Mais uma excelente pergunta. Quando falo com potenciais novos clientes, a maior frustração deles é o quão complicado e demorado é produzir relatórios; por isso, mais uma vez, uma das coisas de que falei é que é preciso uma ferramenta robusta que funcione realmente na vossa organização. Assim, na nossa ferramenta em particular, temos muitos relatórios pré-definidos ou baseados em modelos que vêm já prontos a usar, de modo que, literalmente, numa semana, podem analisar uma semana, pode consultar relatórios; assim, o tempo de gestão da ferramenta é mínimo e, em termos de execução de relatórios, pode aceder e gerar um relatório em menos de cinco minutos. A maioria dos relatórios que mostrei — ou praticamente todos — baseiam-se em modelos e pode aceder a eles e ter esses dados prontos a enviar por e-mail ou o que quiser em menos de cinco minutos; é, portanto, muito robusta. Também pode configurar um painel de controlo; mostrei-lhe alguns exemplos de painéis de controlo; quero dizer, mais uma vez, é muito, muito simples; a ferramenta é muito dinâmica; pode utilizá-la no Excel, pode ligá-la à base de dados para gerar relatórios de várias formas diferentes; não tem de ser necessariamente na nossa ferramenta; se estiver a utilizar uma ferramenta de business intelligence na sua organização, como o Spotfire ou o Tableau, pode gerar relatórios nessas plataformas; portanto, a gestão é mínima e a geração de relatórios é muito dinâmica, simples e rápida.

[45:18] Lynn: Muito bem, então presumo que alguns desses relatórios sejam relatórios pré-definidos. Qual é o grau de personalização disponível? Os utilizadores finais podem personalizar os relatórios até certo ponto?

[45:37] Linda: Sem dúvida. Todo o conjunto de dados de que falámos — é por isso que falamos sobre eletrata-se de recolher esses dados e de como os dividimos e segmentamos, para que fiquem todos armazenados numa base de dados SQL; assim, temos, como sabem, o cubo que nos permite personalizar relatórios de forma muito simples e, mais uma vez, podem fazê-lo na nossa ferramenta, no Excel ou em qualquer ferramenta de business intelligence que se ligue a uma base de dados SQL; por isso, a personalização é muito simples. Sei que não há muitas pessoas que usem SQL; têm de aprender a usar o Crystal Reports e issoé complicado. A outra vantagem é que, assim que definir um painel ou um relatório específico que deseja, pode guardá-lo; assim, basta criá-lo uma vez, não precisa de o recriar todos os meses. Pode subscrever relatórios, pode ter um painel destinado a departamentos específicos — como sabe, painéis diferentes para pessoas diferentes — e basta clicar no link para atualizar os dados. Pode enviar-lhes os relatórios em formato Excel com filtros, se a sua organização utilizar filtros no Excel; por isso,o Office 2010 ou superior que tem a funcionalidade de filtros, para que possam, de facto, alterar; por exemplo, digamos que lhes envias os dados de um ano, eles podem alterá-los para um trimestre, podem mudar de visualização desta aplicação para outra, de modo que podem realmente fazer isso de forma dinâmica, pelo que os próprios utilizadores finais acabam por personalizar, de certa forma, o que estão a ver.

[47:03] Lynn: Muito bem, ótimo. Outra pergunta que tenho é: será que o produto pode ser executado em diferentes servidores ao mesmo tempo — tal como acontece com alguns outros produtos — e, ao mesmo tempo, num mainframe, de modo a obter um relatório combinado? Isso é possível?

[47:22] Linda: Sim, sim, ótima pergunta. Pois bem, essa é, de certa forma, a beleza de uma das vantagens da nossa ferramenta: oferecemos-lhe uma visão global única. Temos umaque mostra, de facto, todos os diferentes servidores de licenças em toda a sua organização. Podem ser baseados no Windows ou no Linux — não importa —, mostramos-lhe uma visão global disso e, além disso, dispõe de filtros para que possa filtrar os dados e analisá-los por região geográfica, por servidor de licenças ou por funcionalidade. Há várias formas de o fazer, mas sim, é uma visão única para toda a sua organização global.

[48:11] Lynn: Muito bem, acho que ainda temos tempo para mais uma pergunta. Uma pessoa perguntou: «Como posso utilizar uma solução de medição de utilização para negociar?» Ora, isto é muito específico: contratos de pagamento por utilização. É algo que se faz regularmente?

[48:26] Linda: Sim, na verdade, temos parcerias com vários editores de software que adotaram a nossa ferramenta como padrão para os seus acordos de pagamento por utilização; o que quero dizer com isto é que, se celebrar um acordo de pagamento por utilização com eles, exigem que utilize a nossa ferramenta para efetivamente apresentar relatórios sobre isso, mas também tenho muitos exemplos de clientes que têm acordos de pagamentoe há uma diferença, porque a forma como medimos a utilização não se resume apenas a analisar, por exemplo, um registo de desligamento do servidor FlexNet — se usarmos o exemplo da outra pergunta — nem se limita a analisar ficheiros de registo; por isso, a nossa ferramenta é muito mais complexa do que isso. No entanto, muitos dos editores de software limitam-se a analisar apenas um ponto de dados; mais uma vez,é a mesma vantagem de que falámos sobre a medição de utilização: quanto mais pontos de dados tivermos, melhores serão os dados; assim, conseguem sentar-se com os editores de software e dizer «eis a minha utilização real e verdadeira», para que possam negociar. Os acordos de pagamento por utilização variam muito consoante os fabricantes; por isso, pode ser que eu tenha um pacote e o ultrapasse, ou que seja apenas a utilização real. Tenho muitos exemplos e, mais uma vez, este mesmo semana, houve uma discrepância num acordo de pagamentopor utilização que, na verdade, ascendeu a 100 000 dólares, e eles conseguiram usar a nossa ferramenta para provar que se tratava de um erro por parte do editor de software — e isto, repito, só esta semana: uma diferença de 100 000 dólares.

[50:05] Lynn: Muito bem, ótimo, obrigada. Boa pergunta, excelente. Acho que é tudo o que temos tempo para abordar neste momento, por isso quero agradecer a todos pela participação no webinar de hoje, especialmente à Linda Cole. Aqui estão os seus contactos e o site da Open iT. Se tiverem mais alguma dúvida, não hesitem em dirigi-la diretamente a ela ou podem sempre enviá-la para info@ITAM.org e nós encaminhá-las-emos. Lembrem-se de que, esperamos que na próxima semana, esta gravação esteja disponível no site, bem como o link para descarregar uma cópia dos slides da apresentação, que vos redirecionará para o site da Open iT. A todos, obrigada pela participação de hoje e com isto conclui-se a apresentação de hoje. Até à próxima.

[50:47] Linda: Obrigada, Lynn. Tenham todos um excelente dia.

[50:51] Lynn: Tu também, até logo.