¿Ha llegado el momento de cambiar a las licencias basadas en el usuario?

[0:00] Sagi: Hola y bienvenidos a este seminario web de Open iT , en el que analizaremos la cuestión de si es el momento de pasar a un modelo de licencias por usuario.

[0:14] Me llamo Sagi y seré quien os guíe a lo largo del seminario web de hoy. Soy arquitecto de soluciones en Open iT y tengo una misión: ofrecer resultados que aporten valor a nuestros clientes. He trabajado con clientes de gran prestigio en diversos sectores para garantizar que se maximicen sus objetivos a la hora de optimizar sus inversiones en software.

[0:49] Como probablemente ya sabrás, existen diversas formas de conceder licencias de software. Los distintos proveedores utilizan diferentes métodos para que sus clientes paguen por el uso de las aplicaciones, con opciones que van desde las licencias concurrentes, las basadas en el número de usuarios, el coste por unidad, el coste por token, los usuarios únicos, y muchas otras formas en las que se te puede cobrar por el uso de las aplicaciones.

[1:20] « Open iT » está aquí para poner orden en todo este lío y ayudarte a averiguar en qué medida se utilizan los distintos modelos, e incluso mostrarte cuáles podrían ser los más adecuados para tus ingenieros en función de sus patrones de uso.

[1:39] Últimamente, algunos proveedores han introducido cambios en sus modelos de licencia que permiten disponer de varios conjuntos de licencias, añadiendo licencias nominativas y licencias flotantes simultáneas, o incluso pasando por completo a modelos nominativos.

[1:58] Ahora bien, como sabéis, una licencia flotante concurrente es una forma de que los usuarios compartan una licencia entre ellos, en la que un servidor alberga un conjunto de licencias y cada usuario que necesite utilizar una aplicación concreta simplemente se conecta al servidor, toma la licencia y la devuelve una vez que ha terminado.

[2:20] Sin embargo, cada vez son más los proveedores que están pasando a utilizar, en mayor o menor medida, licencias nominativas, lo que permite que cada usuario disponga de su propia licencia asignada, que no puede compartirse con nadie más.

[2:36] Así podrás saber si a tu organización le conviene más una licencia por usuario con Open iT o si quizá sea mejor una licencia compartida. Bueno, todo depende de los patrones de uso, es decir, de cómo utilizan los usuarios las aplicaciones. Esto se puede identificar fácilmente gracias a las funciones de generación de informes y análisis de Open iT.

[3:03] Entonces, ¿cómo sabes qué acuerdo de licencia es el más adecuado para ti? Echemos un vistazo a algunos indicadores que pueden mostrarnos la mejor manera de encontrar un inventario de licencias bien equilibrado. Analizaremos un caso de éxito de un cliente y todos los indicadores que utilizaron.

[3:27] En primer lugar, Open iT ofrece diversos informes y paneles de control que reflejan la necesidad de un modelo u otro, ya sea con nombre, flotante, local o global, lo que significa que puedes comparar fácilmente diferentes simulaciones de modelos de licencia para decidir cuál es el más adecuado.

[3:50] Así pues, para responder a estas preguntas, primero necesitarás tener una visión general de los patrones de uso de tus usuarios, ya que no siempre podrás determinar la necesidad basándote únicamente en el consumo. A veces es necesario analizar la situación más detenidamente. Es posible que los distintos usuarios hagan un uso diferente. Tendremos que saber cómo interactúan con el inventario de licencias.

[4:15] Bien, veamos ahora algunos indicadores clave que pueden ayudarte a determinar si lo más adecuado es una licencia nominativa, un fondo flotante o quizá una combinación de ambas.

[4:29] Así pues, en primer lugar, un indicador de que podrías estar optimizando tu inventario al cambiar a un modelo de licencias diferente es el tiempo que tus usuarios mantienen activas las licencias y su nivel de actividad real una vez que las han activado.

[4:50] Hoy os vamos a explicar el caso de uno de nuestros clientes y los principales indicadores que utilizó el administrador de licencias para reducir el coste de las licencias en 300.000 dólares en menos de tres meses.

[5:09] Open iT ofrece diversos informes basados en los usuarios que te muestran precisamente eso. Empecemos por el nivel uno, que muestra el tiempo transcurrido entre el momento en que se retira una licencia y el momento en que se devuelve. Básicamente, cuánto tiempo lleva un usuario con una licencia retirada. Es posible que observes que muchos de tus usuarios tienen un tiempo transcurrido muy largo, al igual que nuestro cliente, lo que los asocia a patrones de uso elevados, es decir, a los usuarios más activos.

[5:43] Es posible que estén utilizando una licencia durante todo el día, quizá 8, 9 o 10 horas al día. Y aquí tenemos un informe que nos muestra tres meses de uso. El cliente ha identificado a varios usuarios que han estado utilizando la aplicación cada día durante toda la jornada laboral. Así que, si lo piensas bien, básicamente están tratando la licencia flotante como si fuera una licencia asignada a un usuario concreto, ya que la necesitan en todo momento.

[6:10] Este es un indicador que sugiere que a estos usuarios les convendría más utilizar una licencia nominativa.

[6:20] Y puedes obtener una visión completa de tus usuarios únicos durante un periodo de tiempo concreto. ¿Es algo que ocurre con regularidad o ese tiempo de uso prolongado es solo ocasional? Quizás tuvieron que utilizar una determinada aplicación durante unos meses, pero más allá de eso no necesitaron realmente sacarle todo el partido. Así pues, Open iT mostró esto al cliente y este observó que el número de usuarios únicos no seguía ningún patrón estacional ni un ritmo ligado a proyectos, sino que se mantenía estable a lo largo de todo el año, lo que les llevó a comprender que el tiempo de uso prolongado es sostenible y que quizá se requiera un modelo de licencia más sostenible.

[7:10] Pero, un momento: ¿están todos estos usuarios utilizando realmente la licencia que han obtenido? Quizá hayan obtenido una licencia, pero en realidad no la estén utilizando. Ya sabes, quizá la dejen en la estación de trabajo por si acaso. Por si la necesitan, pero en realidad no hacen nada con ella. Esto sesga enormemente el análisis, ya que podría mostrar un tiempo de uso elevado, mientras que los tiempos de uso reales son mucho menores.

[7:41] Por eso, el cliente incorporóel LicenseAnalyzer™de nivel dos de Open iTal sistema, lo que les permitía ver exactamente cuánto tiempo utilizaban realmente los usuarios las licencias que habían obtenido.

[7:56] Así pues, descubrieron que los usuarios mantenían las licencias en su poder durante mucho tiempo. Y aquí vemos que la proporción entre usuarios activos e inactivos es elevada. Esto significa que, una vez que los ingenieros obtenían la licencia, la utilizaban al máximo, manteniendo el periodo de inactividad en un tiempo muy breve, lo que les llevó a darse cuenta de que estos usuarios podrían ser, de hecho, usuarios intensivos que se beneficiarían de un modelo de licencia basado en el número de usuarios en lugar del modelo flotante.

[8:27] Ahora bien, no hace falta decir que, en caso de que analices la actividad de las licencias y descubras lo contrario —es decir, que la proporción indique que hay más usuarios inactivos que activos, o incluso que están repartidos a partes iguales—, quizá no sea necesario cambiar a un modelo de licencias por usuario, sino buscar otras formas de optimizar el uso de las licencias, como utilizar el nivel tres, que recupera automáticamente esas licencias inactivas y las devuelve al fondo común de licencias flotantes, lo que te permite optimizar de ese modo tus licencias existentes.

[9:08] Otro indicador que han tenido en cuenta es cuántos de tus usuarios están utilizando más de una licencia al mismo tiempo. Es decir, que un mismo usuario utiliza dos, tres o cuatro licencias a la vez del fondo común de licencias.

[9:26] A menudo, los usuarios tienen motivos de peso para solicitar varias licencias a la vez. Una de ellas puede destinarse a tareas operativas, de diseño, desarrollo, etc. Y las demás licencias pueden servir para ejecutar simulaciones ya preparadas, cálculos o cualquier otro trabajo por lotes que necesiten para que su trabajo sea más eficiente.

[9:53] Pero a veces puede que estén comprobando las licencias por si acaso, o que lo hagan en varios equipos y se olviden de que algunos siguen abiertos; en ese caso, también puedes utilizar el nivel dos para analizarlo.

[10:09] Pero supongamos que los usuarios son, efectivamente, honestos y que han utilizado licencias duplicadas únicamente para optimizar su trabajo y entregarlo más rápido. Por lo tanto, el hecho de que haya un gran número de usuarios que utilicen con frecuencia licencias duplicadas podría indicar que sería más conveniente para el fondo de licencias asignarles licencias nominativas, en lugar de que acaparen licencias del fondo flotante. Tal y como descubrió nuestro cliente, aquí tenemos un grupo de usuarios con un uso máximo de dos, lo que significa que, efectivamente, utilizan las licencias de forma duplicada. Y, dado que su tiempo transcurrido es elevado, sería mejor asignarles una licencia en lugar de que utilicen el fondo flotante, ya que se trata de grandes consumidores de licencias.

[11:04] Ahora bien, en cuanto a la frecuencia de uso de las licencias, este es también un factor importante para determinar la combinación óptima de modelos de licencia para el cliente. El conjunto de datos de informes de Open iT permite ver cuándo utilizó el usuario la aplicación por última vez. ¿La ha estado utilizando con frecuencia? Es decir, si el número de días desde el último uso es bajo, lo que significa que la licencia se utilizó ayer o hace dos días; o quizá no haya utilizado la aplicación en semanas o incluso meses.

[11:45] Nuestro cliente también ha generado ese informe y podemos ver un grupo de usuarios que utilizan la aplicación con frecuencia. Algunos la utilizaron ayer, mientras que otros lo hicieron hace aproximadamente una o dos semanas. Esto indica que estos usuarios, que la utilizan con frecuencia y durante mucho tiempo, se mantienen activos en la aplicación y son usuarios muy habituales de la misma, ya que la utilizan para sus operaciones diarias, por lo que podrían beneficiarse de la licencia nominativa.

[12:20] Pero, ¿qué ocurre con los usuarios que no utilizan la aplicación con tanta frecuencia? Esto también se observó en el sistema del cliente. Pues bien, para ellos, el modelo de licencia flotante es perfecto. Garantiza que dispongan de una licencia cuando la necesiten, sin tener que reservar ninguna licencia específicamente para ellos.

[12:43] Así que revisaron los informes y encontraron usuarios con licencias nominativas que, como se puede ver aquí, no habían utilizado la aplicación en casi medio año y presentaban un tiempo de uso bastante reducido, lo que significa que identificaron a sus usuarios ocasionales. Estos usuarios no necesitan realmente una licencia nominativa y les irá mucho mejor en el fondo común de licencias flotantes.

[13:09] Así pues, o bien no necesitan su licencia nominativa porque apenas la utilizan, o —lo que es peor— puede que ya no trabajen en la empresa y sigan teniendo una licencia asignada a su nombre, lo que contribuye a optimizar aún más el inventario de licencias al eliminar cualquier asignación de licencia no deseada.

[13:28] En resumen, « Open iT » te ayuda a obtener una visión general de tus patrones de uso de licencias, lo que te permite optimizar en gran medida el inventario de licencias, al tiempo que mejora la disponibilidad y la experiencia de tus usuarios finales; y contamos con muchos clientes que han hecho precisamente eso.

[13:53] Analicemos más detenidamente al cliente al que nos referimos, perteneciente al sector de la defensa y la aviación. Vemos aquí que, al principio, contaban con una combinación de licencias flotantes y nominativas para MATLAB. En este caso, a la izquierda, el uso de sus licencias flotantes de MATLAB casi siempre alcanzaba el límite máximo, lo que ofrecía una disponibilidad muy baja de licencias. Generaban muchos rechazos cada hora de cada día, como podemos ver en el centro. Y a la derecha vemos su parque de licencias nominativas, que contaba con unas 310 licencias asignadas, pero que apenas se utilizaban.

[14:39] Así pues, por un lado tenían usuarios finales a los que con frecuencia se les denegaba el acceso y no podían trabajar y, por otro lado, muchas licencias nominativas que, básicamente, estaban ahí sin que ningún usuario asignado las utilizara realmente.

[14:54] Así pues, el análisis de los datos con Open iT les permitió, en primer lugar, identificar a sus usuarios intensivos, como se ve a la izquierda: usuarios con un tiempo medio de uso muy elevado y a los que se les deniega el acceso con frecuencia, como se ve en el centro, frente a sus usuarios ocasionales o moderados, que apenas utilizan la aplicación y, cuando lo hacen, es durante un tiempo muy breve. Esto les permitió combinar y adaptar el tipo de licencia al usuario adecuado, asignando licencias nominativas a los usuarios intensivos y licencias flotantes a los usuarios ocasionales.

[15:35] Esto optimizó enormemente su inventario de licencias y les permitió, en primer lugar, asegurarse de que no se generaran más denegaciones. Sus usuarios disfrutan de una alta disponibilidad. Cada vez que necesitan una licencia, la obtienen. Y, en segundo lugar, les permitió reducir el número de licencias que tienen, renovando un conjunto más reducido de licencias, tanto en el caso de las licencias nominativas como de las flotantes, simplemente porque se aseguraron de que el usuario adecuado obtuviera la licencia adecuada. Consiguieron ahorrar 300 000 dólares simplemente con esta combinación. Y lo hicieron en menos de tres meses.

[16:16] Y eso es todo. Open iT te ofrece una visión general completa del uso de las licencias, los patrones de uso de los usuarios y la eficiencia general, lo que te permite utilizar diversos cuadros, gráficos y paneles de control para identificar opciones de optimización en tu sistema. Ya se trate de licencias nominativas, licencias flotantes, licencias basadas en tokens o cualquier otro modelo que ofrezca el proveedor, no solo sabrás cuál es el rendimiento de tu inventario, sino que también podrás simular qué combinación de licencias y acuerdos de pago será la ideal para tu organización.

[17:03] Y así es como se hace. Instalamos el componente de cliente en el servidor de licencias para realizar un seguimiento de los proveedores, los registros de entrada y los de salida. Esto es el nivel uno. Para el nivel dos, instalamos el mismo componente de cliente en las estaciones de trabajo de los usuarios finales para obtener una visión más detallada de su actividad con esas licencias. Toda la información fluye desde todos los clientes de la red hacia un único componente centralizado, desde donde se pueden obtener todos los análisis, los informes y los paneles de control necesarios para analizar la información recopilada en toda la red.

[17:48] Y ahora me gustaría dedicar un rato a responder a cualquier pregunta que podáis tener para mí. Así que adelante.

[17:57] Muy bien, tengo una pregunta. ¿Cuántos datos se necesitan para poder determinar quiénes son los usuarios intensivos y quiénes los ocasionales? ¿Tres meses, un año, o se puede hacer con menos? Bueno, claro que cuantos más, mejor. Yo diría que tres meses, o dos meses, es lo mínimo. Tres meses está bastante bien. Un año completo es la mejor opción, porque así puedes detectar la estacionalidad del uso. Quizás encuentres usuarios que solo lo utilizan para proyectos concretos, y analizar solo dos o tres meses podría no ser suficiente. Al analizar un año completo, verás que ha habido picos a lo largo del año en función de la estacionalidad y los patrones de ese año. Pero, por supuesto, puedes hacerlo incluso con solo un mes, dependiendo de lo grave o lo buena que sea la situación.

[18:57] ¿Hay alguna opción para reasignar esas licencias nominativas? Esa es otra pregunta que me están haciendo aquí. Bueno, disponemos del componente clims , que permite acceder de forma remota al archivo de opciones y modificarlo para asignar licencias a diferentes usuarios. Así, te evita tener que ir al propio servidor, abrir el archivo de opciones y olvidarte de lo que has cambiado. Puedes hacerlo utilizando el módulo clims , que no solo te permite modificarlo de forma remota, sino que también guarda todo el historial. De este modo, si quieres revertir los cambios, puedes hacerlo fácilmente.

[19:43] Otra pregunta que me hacen a menudo es: ¿hay algún componente de IA disponible para obtener información sobre el uso? Sí, también contamos con el «license predictor», que utiliza IA para analizar los patrones y ofrecerte una previsión de lo que ocurrirá en el futuro basándose, por ejemplo, en datos de uno o dos años. Tiene en cuenta la estacionalidad e incluso puedes introducir el aumento previsto de usuarios, y te mostrará el uso simultáneo basándose en patrones anteriores.

[20:25] ¿Cómo se puede saber si un usuario está activo o inactivo con una licencia determinada? Pues bien, para eso contamos con el componente de cliente, que realiza un seguimiento de varios indicadores clave. Controla el uso de la CPU, el uso de la memoria y las operaciones de lectura y escritura en el disco relacionadas con la propia aplicación. Ahora bien, si la aplicación está realizando alguna acción, el proceso consumirá recursos de CPU y memoria, y leerá y escribirá en el disco. Por lo tanto, sabremos que está activa solo cuando todo este actividad cese. En ese momento, el sistema sabrá que ya no está activa.

[21:16] No dudéis en preguntar lo que queráis. Podéis publicar vuestras preguntas en la sección de preguntas y respuestas. Deberíais tenerla en vuestra interfaz de Teams. Estaremos encantados de responder a cualquier pregunta que queráis plantearnos.

[21:32] Como quizá ya sepas, tenemos un blog en el que publicamos artículos casi todas las semanas. Te invitamos a que escanees ahora el código QR. Tenemos dos entradas recientes en el blog. Acaba con el gasto que supone la auditoría de 500.000 licencias de software con « Open iT », que te ayudará con la temida auditoría de licencias de software de ingeniería. Puedes optimizar las licencias de e-plan para mejorar la eficiencia en ingeniería.

[22:10] También puedes ponerte en contacto con Open iT y conectar con nosotros. Un asesor de soluciones empresariales te ofrecerá una consulta gratuita de 30 minutos. Ya tienes el código QR delante. No dudes en escanearlo y concertar una llamada con nosotros. Podemos resolver cualquier problema que tengas.

[22:36] Si te interesa saber qué informes he estado utilizando, los encontrarás en el informe de denegaciones, en el informe de días desde el último uso y también en este informe resumen, todos ellos incluidos en el informe de SSRS.

[22:58] Y eso es todo. Muchas gracias por vuestro tiempo. Gracias por acompañarnos y que tengáis un día estupendo.