Est-il temps de passer à des licences basées sur l'utilisateur ?

[0:00] Sagi : Bonjour et bienvenue à ce webinaire organisé par Open iT, au cours duquel nous allons analyser la question suivante : est-il temps de passer à un modèle de licence par utilisateur ?

[0:14] Je m’appelle Sagi et je serai votre animateur tout au long du webinaire d’aujourd’hui. Je suis architecte de solutions chez Open iT et j’ai pour mission d’apporter des résultats qui apportent de la valeur ajoutée à nos clients. Je travaille avec des clients de premier plan issus de nombreux secteurs d’activité afin de m’assurer que leurs objectifs soient pleinement atteints grâce à l’optimisation de leurs investissements logiciels.

[0:49] Comme vous le savez peut-être, il existe différents modes de licence pour les logiciels. Les éditeurs ont recours à diverses méthodes pour permettre à leurs clients de payer l’utilisation de leurs applications : licences simultanées, licences par utilisateur, coût unitaire, coût par jeton, utilisateurs distincts… Il existe bien d’autres façons de facturer l’utilisation d’une application.

[1:20] Open iT est là pour mettre de l'ordre dans tout cela et vous aider à évaluer dans quelle mesure les différents modèles sont utilisés, voire à vous indiquer ceux qui pourraient être les mieux adaptés à vos ingénieurs en fonction de leurs habitudes d'utilisation.

[1:39] Ces derniers temps, certains fournisseurs ont modifié leurs modèles de licence, permettant désormais de disposer de plusieurs pools de licences : ils proposent désormais des licences nominatives ainsi que des licences flottantes simultanées, voire adoptent entièrement des modèles nominatifs.

[1:58] Comme vous le savez, une licence flottante simultanée permet aux utilisateurs de partager une licence entre eux : un serveur gère un parc de licences, et chaque utilisateur qui a besoin d’utiliser une application spécifique se connecte simplement au serveur, récupère la licence, puis la restitue une fois qu’il a terminé.

[2:20] Mais aujourd'hui, on constate que de plus en plus de fournisseurs adoptent, d'une manière ou d'une autre, le système des licences nominatives, ce qui permet à chaque utilisateur de disposer d'une licence qui lui est propre et qui ne peut être partagée avec personne d'autre.

[2:36] Vous pouvez ainsi déterminer si votre entreprise a intérêt à opter pour une licence par utilisateur avec Open iT ou s’il vaut mieux choisir une licence partagée. Tout dépend en fait des habitudes d’utilisation, c’est-à-dire de la manière dont les utilisateurs se servent des applications. Ces informations peuvent être facilement identifiées grâce aux fonctionnalités de reporting et d’analyse d’Open iT.

[3:03] Alors, comment savoir quel contrat de licence vous convient le mieux ? Examinons quelques indicateurs qui peuvent nous aider à déterminer la meilleure façon de constituer un parc de licences équilibré. Nous allons passer en revue un cas de réussite client et tous les indicateurs qu’il a utilisés.

[3:27] Tout d’abord, Open iT propose divers rapports et tableaux de bord qui tiennent compte des besoins liés à tel ou tel modèle de licence (qu’il soit nommé, flottant, local ou global), ce qui vous permet de comparer facilement différentes simulations de modèles de licence afin de déterminer celui qui vous convient le mieux.

[3:50] Pour répondre à ces questions, vous devrez donc commencer par avoir une vue d'ensemble des habitudes d'utilisation de vos utilisateurs, car la consommation seule ne vous permettra pas toujours de cerner leurs besoins. Il est parfois nécessaire d'y regarder de plus près. Les utilisateurs peuvent en effet utiliser le service de différentes manières. Nous devrons savoir comment ils interagissent avec le parc de licences.

[4:15] Passons donc en revue quelques indicateurs clés qui pourraient vous aider à déterminer s’il vaut mieux opter pour une licence nominative, un parc de licences flottantes, ou peut-être une combinaison des deux.

[4:29] Donc, tout d’abord, l’un des éléments qui peut indiquer que vous pourriez optimiser votre parc en adoptant un autre modèle de licence est la durée pendant laquelle vos utilisateurs empruntent des licences, ainsi que leur niveau d’activité réel une fois ces licences empruntées.

[4:50] Aujourd’hui, nous allons donc vous présenter le cas d’un de nos clients et les principaux indicateurs sur lesquels s’est appuyé l’administrateur des licences pour réduire les coûts de licence de 300 000 dollars en moins de trois mois.

[5:09] Open iT propose divers rapports basés sur les utilisateurs qui vous permettent justement de visualiser ces informations. Commençons par le niveau 1, qui indique la durée écoulée entre l’extraction et la restitution d’une licence. En gros, cela correspond à la durée pendant laquelle un utilisateur a conservé une licence. Vous constaterez peut-être que bon nombre de vos utilisateurs affichent des durées très longues, à l’instar de notre client, ce qui les associe à des profils d’utilisation intensive, c’est-à-dire aux gros utilisateurs.

[5:43] Il se peut qu’ils utilisent une licence pendant toute la journée, peut-être 8, 9 ou 10 heures par jour. Nous disposons ici d’un rapport qui nous présente trois mois d’utilisation. Le client a identifié plusieurs utilisateurs qui ont utilisé l’application chaque jour pendant toute la journée de travail. Si l’on y réfléchit bien, ils traitent en fait la licence flottante comme s’il s’agissait d’une licence nominative, car ils en ont besoin en permanence.

[6:10] C'est un indicateur qui montre que ces utilisateurs auraient peut-être intérêt à opter plutôt pour une licence nominative.

[6:20] Vous pouvez ainsi obtenir une vue d'ensemble de vos utilisateurs distincts sur une période donnée. S'agit-il d'un phénomène régulier ou cette longue durée d'utilisation n'est-elle qu'occasionnelle ? Peut-être ont-ils dû utiliser une certaine application pendant quelques mois, mais au-delà de cette période, ils n'ont pas vraiment eu besoin d'en exploiter pleinement les fonctionnalités. Open iT a donc présenté ces données au client, qui a constaté que le nombre d’utilisateurs uniques ne suivait aucune saisonnalité ni aucun rythme lié à des projets, mais restait stable tout au long de l’année. Cela lui a permis de comprendre que cette durée d’utilisation prolongée était durable et qu’un modèle de licence plus adapté à cette situation était peut-être nécessaire.

[7:10] Mais attendez : tous ces utilisateurs utilisent-ils réellement la licence qu’ils ont empruntée ? Peut-être ont-ils emprunté une licence, mais ne l’utilisent-ils pas réellement. Vous savez, peut-être la laissent-ils sur le poste de travail « au cas où ». Au cas où ils en auraient besoin, mais sans vraiment s’en servir. Cela fausse donc considérablement l’analyse, car celle-ci pourrait afficher un temps d’utilisation élevé alors que les temps d’utilisation réels sont bien inférieurs.

[7:41] C'est pourquoi le client a intégré la solutionLicenseAnalyzer™de niveau deux d'Open iT à son système, ce qui lui a permis de savoir précisément pendant combien de temps les utilisateurs utilisaient réellement les licences qu'ils avaient empruntées.

[7:56] Ils ont donc constaté que les utilisateurs conservaient les licences pendant longtemps. Et on observe ici que le rapport entre les utilisateurs actifs et inactifs est élevé. Cela signifie qu’une fois que les ingénieurs ont obtenu la licence, ils l’utilisent pleinement, limitant la période d’inactivité à une durée très courte, ce qui les a amenés à se rendre compte que ces utilisateurs étaient peut-être en réalité des gros utilisateurs qui tireraient davantage profit d’un modèle de licence par utilisateur plutôt que d’un modèle flottant.

[8:27] Cela dit, il va sans dire que si vous analysez l’activité des licences et constatez le contraire, c’est-à-dire que le ratio indique que les utilisateurs sont plus inactifs qu’actifs, voire simplement à parts égales, il n’est peut-être pas nécessaire de passer à un modèle de licence par utilisateur. Il pourrait être préférable de trouver d’autres moyens d’optimiser l’utilisation des licences, par exemple en utilisant le niveau trois, qui réintègre automatiquement ces licences inactives dans le pool de licences flottantes, ce qui vous permet ainsi d’optimiser vos licences existantes.

[9 h 08] Un autre indicateur qu’ils ont pris en compte est le nombre de vos utilisateurs qui accèdent à plusieurs licences en même temps. Cela signifie qu’un même utilisateur utilise deux, trois ou quatre licences simultanément à partir du parc de licences.

[9 h 26] Or, il arrive souvent que les utilisateurs aient de bonnes raisons de retirer plusieurs licences à la fois. L'une d'entre elles peut être destinée à des tâches opérationnelles, à la conception, au développement, etc. Les autres licences peuvent servir à exécuter des simulations prédéfinies, des calculs ou tout autre traitement par lots dont ils ont besoin pour optimiser leur travail.

[9 h 53] Mais il arrive parfois qu'ils vérifient les licences par mesure de précaution ou qu'ils le fassent sur plusieurs machines et qu'ils oublient que certaines sont encore ouvertes ; dans ce cas, vous pouvez également utiliser le niveau deux pour analyser cela.

[10:09] Mais supposons que les utilisateurs soient effectivement honnêtes et qu’ils aient emprunté des licences en double uniquement pour optimiser leur travail et le livrer plus rapidement. Ainsi, le fait qu’un grand nombre d’utilisateurs recourent fréquemment à des licences en double pourrait indiquer qu’il serait préférable, pour le parc de licences, de leur attribuer des licences nominatives plutôt que de les laisser monopoliser les licences du parc flottant. Tout comme notre client l’a constaté, nous avons ici un groupe d’utilisateurs dont l’utilisation maximale est de deux, ce qui signifie qu’ils utilisent effectivement les licences de manière redondante. Et comme leur temps d’utilisation est élevé, il serait peut-être préférable de leur attribuer une licence nominative plutôt que de les laisser utiliser le pool flottant, car ce sont de gros consommateurs de licences.

[11:04] En ce qui concerne la fréquence d’utilisation des licences, il s’agit là aussi d’un facteur important pour déterminer la combinaison optimale de modèles de licence pour le parc du client. L’ensemble de données de reporting Open iT permet de voir quand l’utilisateur a utilisé l’application pour la dernière fois. L’a-t-il utilisée fréquemment ? Cela signifie que le nombre de jours écoulés depuis la dernière utilisation est faible, la licence ayant peut-être été utilisée hier ou il y a deux jours, ou bien que l’utilisateur n’a peut-être pas vraiment utilisé l’application depuis des semaines, voire des mois.

[11 h 45] Notre client a donc également généré ce rapport, et nous pouvons constater qu’un groupe d’utilisateurs utilise fréquemment l’application. Certains l’ont utilisée hier, tandis que d’autres l’ont fait il y a environ une semaine ou deux. Cela indique que ces utilisateurs, qui l’utilisent fréquemment depuis longtemps, restent actifs sur l’application et en sont de très grands utilisateurs : ils s’en servent dans le cadre de leurs activités quotidiennes et pourraient tirer profit d’une licence nominative.

[12:20] Mais qu’en est-il des utilisateurs qui n’utilisent pas l’application aussi fréquemment ? Ce cas de figure a également été observé sur le système client. Eh bien, pour ces utilisateurs, le modèle de licence flottante est idéal. Il leur garantit de disposer d’une licence lorsqu’ils en ont besoin, sans qu’il soit nécessaire de leur réserver une licence spécifique.

[12:43] Ils ont donc consulté les rapports et ont identifié des utilisateurs disposant de licences nominatives mais qui, comme vous pouvez le voir ici, n’avaient pas utilisé l’application depuis près de six mois et présentaient une durée d’utilisation très faible, ce qui signifie qu’ils ont identifié leurs utilisateurs occasionnels. Ceux-ci n’ont pas vraiment besoin d’une licence nominative et seront bien mieux lotis dans le pool de licences flottantes.

[13 h 09] Ainsi, soit ils n'ont pas besoin de leur licence nominative parce qu'ils ne l'utilisent pratiquement jamais, soit, pire encore, ils ne font peut-être plus partie de l'entreprise mais disposent toujours d'une licence qui leur est attribuée, ce qui permet d'optimiser davantage le parc de licences en supprimant même toute attribution de licence indésirable.

[13:28] En résumé, Open iT vous aide à avoir une vue d'ensemble de vos habitudes d'utilisation des licences, ce qui vous permet d'optimiser considérablement votre parc de licences, tout en améliorant la disponibilité et l'expérience de vos utilisateurs finaux. Nous comptons d'ailleurs de nombreux clients qui ont justement suivi cette démarche.

[13 h 53] Examinons de plus près ce client issu du secteur de la défense et de l’aéronautique. Nous constatons ici qu’au départ, ce client disposait à la fois de licences flottantes et de licences nominatives pour MATLAB. Dans ce cas précis, à gauche, l’utilisation de ses licences flottantes MATLAB atteignait presque toujours son plafond, ce qui se traduisait par une très faible disponibilité des licences. Cela générait de nombreux refus toutes les heures, tous les jours, comme on peut le voir au milieu. Et à droite, nous voyons son parc de licences nominatives, qui comptait environ 310 licences attribuées, mais qui était très peu utilisé.

[14 h 39] D'un côté, il y avait donc des utilisateurs finaux qui se voyaient souvent refuser l'accès et ne pouvaient pas travailler, et de l'autre, de nombreuses licences nominatives qui restaient pratiquement inutilisées, sans utilisateur auquel elles étaient attribuées.

[14 h 54] L’analyse des données avec Open iT leur a donc permis d’identifier en premier lieu leurs gros utilisateurs, comme vous pouvez le voir à gauche : des utilisateurs dont le temps d’utilisation moyen est très élevé et qui se heurtent souvent à un refus d’accès, comme vous pouvez le voir au milieu, par opposition à leurs utilisateurs occasionnels ou modérés, qui utilisent très peu l’application et, lorsqu’ils le font, pour une durée très courte. Cela leur a permis d’adapter le type de licence à chaque utilisateur, en attribuant des licences nominatives aux gros utilisateurs et des licences flottantes aux utilisateurs occasionnels.

[15 h 35] Cela a permis d’optimiser considérablement leur parc de licences et, tout d’abord, de s’assurer qu’aucun refus ne soit plus généré. Leurs utilisateurs bénéficient d’une haute disponibilité. Chaque fois qu’ils ont besoin d’une licence, ils l’obtiennent. Ensuite, cela leur a permis de réduire le nombre de licences dont ils disposent, en renouvelant un parc de licences plus restreint, tant pour les licences nominatives que pour les licences flottantes, simplement parce qu’ils se sont assurés que chaque utilisateur disposait de la licence qui lui correspondait. Ils ont ainsi pu économiser 300 000 dollars grâce à cette réorganisation. Et ils y sont parvenus en moins de trois mois.

[16:16] Et voilà. Open iT vous offre une vue d’ensemble complète de l’utilisation des licences, des habitudes d’utilisation des utilisateurs et de l’efficacité globale, vous permettant d’utiliser divers tableaux, graphiques et tableaux de bord pour identifier les possibilités d’optimisation de votre système. Qu’il s’agisse de licences nominatives, de licences flottantes, de licences basées sur des jetons ou de tout autre modèle proposé par le fournisseur, vous saurez non seulement comment votre parc de licences fonctionne, mais vous pourrez également simuler quelle combinaison de licences et de contrats de paiement conviendra le mieux à votre organisation.

[17:03] Et voici comment cela fonctionne. Nous installons le composant client sur le serveur de licences afin d’y suivre les fournisseurs, les enregistrements et les retraits. Voilà pour le niveau un. Pour le niveau deux, nous installons le même composant client sur les postes de travail des utilisateurs finaux afin d’obtenir une vue plus précise de leur activité avec ces licences. Toutes les informations provenant de l’ensemble des clients du réseau sont acheminées vers un composant centralisé unique, où vous pouvez accéder à toutes les analyses, tous les rapports et tous les tableaux de bord dont vous avez besoin pour analyser les informations recueillies sur l’ensemble du réseau.

[17 h 48] Je voudrais maintenant vous laisser un peu de temps pour poser les questions que vous pourriez avoir à mon sujet. Je vous en prie, n'hésitez pas.

[17 h 57] Bon, j’ai une question à ce sujet. De quelle quantité de données avez-vous besoin avant de pouvoir déterminer qui sont les gros utilisateurs et qui sont les petits utilisateurs ? Trois mois, un an, ou peut-on s’en sortir avec moins ? Évidemment, plus on en a, mieux c’est. Je dirais que trois mois, voire deux, constituent le minimum. Trois mois, c’est déjà très bien. Une année complète est la meilleure option, car cela permet de mettre en évidence la saisonnalité de l’utilisation. Vous pouvez ainsi identifier des utilisateurs qui n’utilisent le service que pour des projets ponctuels, et se limiter à deux ou trois mois pourrait ne pas suffire. En examinant une année complète, vous constaterez qu’il y a eu des pics tout au long de l’année, en fonction de la saisonnalité et des tendances propres à cette année-là. Mais vous pouvez bien sûr le faire même avec un seul mois, selon la gravité ou l’ampleur de la situation.

[18:57] Existe-t-il une option permettant de réattribuer ces licences nominatives ? C'est une autre question qui m'est posée ici. Eh bien, nous disposons du composant clims qui vous permet d’accéder à distance au fichier d’options et de le modifier afin de réserver des licences à différents utilisateurs. Cela vous évite ainsi d’avoir à vous rendre sur le serveur lui-même, à ouvrir le fichier d’options, sans vous souvenir de ce que vous avez modifié. Vous pouvez donc le faire à l’aide du module clims , qui vous permet non seulement de le modifier à distance, mais aussi de conserver l’historique complet. Ainsi, si vous souhaitez revenir en arrière, vous pouvez le faire facilement.

[19:43] Une autre question qui m’est souvent posée ici est la suivante : existe-t-il un module d’IA permettant d’obtenir des informations sur l’utilisation ? Oui, nous disposons également d’un outil de prévision des licences qui utilise l’IA pour analyser les tendances et vous indiquer ce qui va se passer à l’avenir, en se basant par exemple sur des données couvrant un ou deux ans. Il tient compte de la saisonnalité et vous pouvez même lui indiquer l’augmentation prévue du nombre d’utilisateurs ; il vous indiquera alors l’utilisation simultanée prévue en fonction des tendances passées.

[20:25] Comment savoir si un utilisateur est actif ou inactif avec une licence donnée ? Eh bien, pour cela, nous disposons du composant client, qui suit plusieurs indicateurs clés. Il surveille l’utilisation du processeur, l’utilisation de la mémoire, ainsi que les opérations de lecture et d’écriture sur le disque liées à l’application elle-même. Nous pouvons ainsi déterminer si l’application est en cours d’exécution : dans ce cas, le processus mobilise des ressources CPU et de la mémoire, et effectue des opérations de lecture et d’écriture sur le disque. Nous savons donc qu’elle est active uniquement tant que ces activités se poursuivent. Dès qu’elles cessent, le système détecte qu’elle n’est plus active.

[21 h 16] N'hésitez pas à poser toutes vos questions. Vous pouvez les poster dans la section « Questions-réponses ». Celle-ci devrait être accessible depuis votre interface Teams. Quelle que soit la question que vous souhaitiez poser, nous nous ferons un plaisir d'y répondre.

[21:32] Comme vous le savez peut-être, nous tenons un blog sur lequel nous publions des articles presque chaque semaine. N’hésitez pas à scanner le code QR dès maintenant. Nous avons publié deux articles récemment. Mettez fin au fardeau que représentent les audits de licences logicielles (500 000) grâce à Open iT, qui vous aide à faire face à ces redoutables audits de licences de logiciels d’ingénierie. Vous pouvez optimiser vos licences E-Plan pour améliorer l’efficacité de vos processus d’ingénierie.

[22:10] Vous pouvez également contacter Open iT et prendre contact avec nous. Un conseiller en solutions d'entreprise vous accordera une consultation gratuite de 30 minutes. Vous avez le code QR sous les yeux. N'hésitez pas à le scanner et à prendre rendez-vous pour un entretien téléphonique avec nous. Nous pouvons résoudre tous les problèmes que vous pourriez rencontrer.

[22:36] Si vous souhaitez savoir quels rapports j'ai utilisés, vous les trouverez dans le rapport sur les refus, le rapport sur le nombre de jours écoulés depuis la dernière utilisation, ainsi que dans ce rapport récapitulatif, tous disponibles dans le rapport SSRS.

[22 h 58] Et c'est tout. Merci beaucoup de votre attention. Merci d'avoir été des nôtres et passez une excellente journée.