Ist es an der Zeit, zur benutzerbasierten Lizenzierung zu wechseln?

[0:00] Sagi: Hallo und herzlich willkommen zu einem Webinar von Open iT, in dem wir der Frage auf den Grund gehen werden: Ist es an der Zeit, auf ein nutzerbasiertes Lizenzmodell umzusteigen?

[0:14] Mein Name ist Sagi und ich werde Sie durch das heutige Webinar führen. Ich bin Lösungsarchitekt bei Open iT und habe eine Mission: Ergebnisse zu liefern, die unseren Kunden einen Mehrwert bieten. Ich arbeite mit namhaften Kunden aus verschiedenen Branchen zusammen, um sicherzustellen, dass ihre Ziele bei der Optimierung ihrer Software-Investitionen bestmöglich umgesetzt werden.

[0:49] Wie Sie vielleicht wissen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Software zu lizenzieren. Verschiedene Anbieter nutzen unterschiedliche Modelle, um ihren Kunden die Abrechnung der Anwendungsnutzung zu ermöglichen. Die Optionen reichen von gleichzeitigen Lizenzen über benutzerbasierte Lizenzen, Kosten pro Einheit, Kosten pro Token bis hin zu einzelnen Benutzern – es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, wie Ihnen die Anwendungsnutzung in Rechnung gestellt werden kann.

[1:20] Open iT hilft Ihnen dabei, Ordnung in das Chaos zu bringen, herauszufinden, wie gut verschiedene Modelle genutzt werden, und zeigt Ihnen sogar, welche Modelle aufgrund der Nutzungsmuster Ihrer Ingenieure am besten für diese geeignet sein könnten.

[1:39] In letzter Zeit hat sich bei einigen Anbietern ein Wandel bei den Lizenzmodellen vollzogen, der mehrere Lizenzpools ermöglicht, wobei sowohl benannte Lizenzen als auch gleichzeitig nutzbare Floating-Lizenzen hinzugefügt werden oder sogar eine vollständige Umstellung auf benannte Modelle erfolgt.

[1:58] Wie Sie wissen, handelt es sich bei einer simultanen Floating-Lizenz um eine Möglichkeit für Benutzer, eine Lizenz gemeinsam zu nutzen, wobei ein Server einen Lizenzpool verwaltet und jeder Benutzer, der eine bestimmte Anwendung nutzen möchte, sich einfach mit dem Server verbindet, die Lizenz abruft und sie nach Beendigung der Nutzung wieder zurückgibt.

[2:20] Doch mittlerweile beobachten wir, dass immer mehr Anbieter in gewisser Weise auf namentliche Lizenzen umsteigen, wodurch ein Nutzer eine eigene, ihm zugewiesene Lizenz erhält, die nicht mit anderen geteilt werden kann.

[2:36] So können Sie feststellen, ob Ihr Unternehmen von einer benutzerbasierten Lizenz mit Open iT profitieren kann oder ob vielleicht eine gemeinsam genutzte Lizenz besser geeignet ist. Nun, es kommt letztlich auf die Nutzungsmuster an, also darauf, wie die Benutzer die Anwendungen nutzen. Mit den Berichts- und Analysefunktionen von Open iT lässt sich dies ganz einfach ermitteln.

[3:03] Woher wissen Sie also, welche Lizenzvereinbarung für Sie am besten geeignet ist? Werfen wir einen Blick auf einige Indikatoren, die uns zeigen können, wie wir am besten zu einem ausgewogenen Lizenzportfolio gelangen. Wir werden eine Erfolgsgeschichte eines Kunden und alle Indikatoren, die dort zum Einsatz kamen, näher betrachten.

[3:27] Zunächst einmal bietet Open iT verschiedene Berichte und Dashboards, die den Bedarf an dem einen oder anderen Modell widerspiegeln – sei es „named“, „floating“, „local“ oder „global“ –, sodass Sie verschiedene Simulationen von Lizenzmodellen leicht miteinander vergleichen können, um zu entscheiden, welches das beste ist.

[3:50] Um diese Fragen zu beantworten, benötigen Sie zunächst einen Überblick über die Nutzungsmuster Ihrer Nutzer, da Sie den Bedarf nicht immer allein anhand der Nutzung ermitteln können. Manchmal ist ein genauerer Blick erforderlich. Verschiedene Nutzer nutzen die Lizenz möglicherweise auf unterschiedliche Weise. Wir müssen wissen, wie sie mit dem Lizenzbestand interagieren.

[4:15] Schauen wir uns also einige wichtige Kennzahlen an, anhand derer Sie erkennen können, ob eine namentlich gebundene Lizenz oder ein Floating-Pool die richtige Wahl ist – oder vielleicht eine Kombination aus beidem.

[4:29] Ein erster Anhaltspunkt dafür, dass Sie Ihren Bestand durch den Wechsel zu einem anderen Lizenzmodell optimieren könnten, ist also, wie lange Ihre Nutzer Lizenzen ausleihen und wie aktiv sie tatsächlich sind, sobald sie diese Lizenzen ausgeliehen haben.

[4:50] Heute stellen wir Ihnen die Geschichte eines unserer Kunden vor und erläutern die wichtigsten Kennzahlen, anhand derer der Lizenzadministrator die Lizenzkosten in weniger als drei Monaten um 300.000 Dollar senken konnte.

[5:09] Open iT verfügt über verschiedene benutzerbasierte Berichte, die Ihnen genau das aufzeigen. Beginnen wir mit Stufe eins, die Ihnen die Zeitspanne zwischen dem Auschecken und dem Einchecken einer Lizenz anzeigt. Im Grunde genommen geht es darum, wie lange ein Benutzer eine Lizenz bereits ausgeliehen hat. Möglicherweise stellen Sie fest, dass viele Ihrer Benutzer – genau wie bei unserem Kunden – sehr lange Ausleihzeiten aufweisen, was auf ein hohes Nutzungsmuster hindeutet, d. h. auf Vielnutzer.

[5:43] Möglicherweise nutzen sie eine Lizenz den ganzen Tag über, vielleicht acht, neun oder zehn Stunden am Tag. Und wir haben hier einen Bericht, der uns die Nutzung über drei Monate hinweg zeigt. Der Kunde hat verschiedene Nutzer identifiziert, die die Anwendung jeden Tag während der gesamten Arbeitszeit genutzt haben. Wenn man darüber nachdenkt, behandeln sie die Floating-Lizenz im Grunde genommen wie eine benannte Lizenz, da sie sie ständig benötigen.

[6:10] Dies ist ein Anhaltspunkt dafür, dass diese Nutzer möglicherweise besser beraten wären, stattdessen eine namentliche Lizenz zu verwenden.

[6:20] Und Sie erhalten einen umfassenden Überblick über Ihre eindeutigen Nutzer für einen bestimmten Zeitraum. Handelt es sich um ein regelmäßiges Phänomen oder ist die lange Nutzungsdauer nur gelegentlich? Vielleicht mussten sie eine bestimmte Anwendung einige Monate lang nutzen, hatten danach aber keinen wirklichen Bedarf mehr, sie in vollem Umfang zu nutzen. Open iT hat dem Kunden dies also aufgezeigt, und er stellte fest, dass die Anzahl der einzelnen Nutzer weder saisonalen Schwankungen noch einem projektbezogenen Rhythmus folgte, sondern über das gesamte Jahr hinweg konstant hoch war. Dies führte zu der Erkenntnis, dass die lange Nutzungsdauer nachhaltig ist und möglicherweise ein nachhaltigeres Lizenzmodell erforderlich ist.

[7:10] Aber Moment mal: Nutzen all diese Benutzer tatsächlich die Lizenz, die sie ausgeliehen haben? Vielleicht haben sie eine Lizenz ausgeliehen, nutzen sie aber gar nicht. Vielleicht lassen sie sie einfach nur auf der Workstation, für alle Fälle. Für den Fall, dass sie sie brauchen, tun sie aber eigentlich nichts damit. Das verzerrt die Analyse erheblich, da sie möglicherweise eine hohe Nutzungszeit anzeigt, während die tatsächlichen Nutzungszeiten viel geringer sind.

[7:41] Zu diesem Zweck hat der Kundeden LicenseAnalyzer™der Stufe 2 von Open iT in sein System integriert, wodurch genau ersichtlich wurde, wie lange die Nutzer die von ihnen ausgecheckten Lizenzen tatsächlich genutzt haben.

[7:56] Sie stellten also fest, dass Nutzer Lizenzen über einen langen Zeitraum auschecken. Und hier sehen wir, dass das Verhältnis von aktiven zu inaktiven Lizenzen hoch ist. Das bedeutet: Sobald die Entwickler die Lizenz ausgecheckt haben, nutzen sie diese in vollem Umfang und halten die Inaktivitätszeit sehr kurz. Dies führte zu der Erkenntnis, dass es sich bei diesen Nutzern möglicherweise um Intensivnutzer handelt, die tatsächlich von einem nutzerbasierten Lizenzmodell anstelle eines Floating-Modells profitieren würden.

[8:27] Nun ist es selbstverständlich, dass, falls Sie die Lizenzaktivität analysieren und das Gegenteil feststellen – also dass der Anteil der inaktiven Nutzer höher ist als der der aktiven oder dass es sogar ein etwaiges Gleichgewicht zwischen beiden gibt –, möglicherweise kein Bedarf besteht, auf ein nutzerbasiertes Lizenzmodell umzustellen. Stattdessen könnten Sie andere Wege finden, die Lizenznutzung zu optimieren, beispielsweise durch den Einsatz von „Level 3“, das inaktive Lizenzen automatisch wieder in den Pool der Floating-Lizenzen zurückführt und Ihnen auf diese Weise eine Optimierung Ihrer bestehenden Lizenzen ermöglicht.

[9:08] Ein weiterer Indikator, den sie herangezogen haben, ist die Anzahl der Nutzer, die gleichzeitig mehr als eine Lizenz in Anspruch nehmen. Das bedeutet, dass ein einzelner Nutzer zwei, drei oder vier Lizenzen gleichzeitig aus dem Lizenzpool bezieht.

[9:26] Oftmals haben Nutzer einen guten Grund, mehrere Lizenzen gleichzeitig auszuleihen. Eine davon könnte für operative Aufgaben, die Konzeption, die Entwicklung und so weiter bestimmt sein. Die anderen Lizenzen könnten hingegen für die Ausführung vorgefertigter Simulationen, Berechnungen oder anderer Batch-Jobs benötigt werden, die sie benötigen, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten.

[9:53] Manchmal kann es aber vorkommen, dass sie Lizenzen vorsichtshalber auschecken oder dies auf verschiedenen Rechnern tun und dabei vergessen, dass einige davon noch geöffnet sind. In diesem Fall können Sie ebenfalls die zweite Ebene nutzen und dies analysieren.

[10:09] Nehmen wir jedoch einmal an, dass die Nutzer tatsächlich ehrlich sind und doppelte Lizenzen nur deshalb auschecken, um ihre Arbeit zu optimieren und schneller abzuliefern. Eine große Anzahl von Nutzern, die häufig doppelte Lizenzen nutzen, könnte also darauf hindeuten, dass es für den Lizenzpool besser wäre, ihnen benannte Lizenzen zuzuweisen, anstatt dass sie Lizenzen aus dem Floating-Pool beanspruchen. Genau wie unser Kunde festgestellt hat, haben wir es hier mit einer Gruppe von Nutzern zu tun, deren maximale Nutzung bei zwei liegt, was bedeutet, dass sie Lizenzen tatsächlich doppelt nutzen. Und da ihre Nutzungsdauer hoch ist, wäre es für sie möglicherweise besser, eine eigene Lizenz zugewiesen zu bekommen und den Floating-Pool nicht zu nutzen, da es sich um intensive Lizenznutzer handelt.

[11:04] Was nun die Häufigkeit der Lizenznutzung angeht, so ist dies ebenfalls ein wichtiger Faktor für die Ermittlung der optimalen Kombination von Lizenzmodellen im Bestand des Kunden. Der Open iT-Berichtsdatensatz ermöglicht es, zu erkennen, wann der Nutzer die Anwendung zuletzt verwendet hat. Hat er sie häufig genutzt? Das bedeutet, dass die Anzahl der Tage seit der letzten Nutzung gering ist – die Lizenz wurde vielleicht gestern oder vor zwei Tagen genutzt – oder dass er die Anwendung seit Wochen oder sogar Monaten nicht mehr wirklich in Anspruch genommen hat.

[11:45] Unser Kunde hat diesen Bericht ebenfalls erstellt, und wir können eine Gruppe von Nutzern erkennen, die die Anwendung häufig nutzen. Einige haben sie gestern genutzt, andere vor etwa einer oder zwei Wochen. Dies deutet darauf hin, dass diese Nutzer, die die Anwendung seit langer Zeit regelmäßig nutzen, weiterhin aktiv sind und die Anwendung sehr intensiv nutzen – sie setzen sie für ihre täglichen Arbeitsabläufe ein und könnten daher von der namentlichen Lizenz profitieren.

[12:20] Aber was ist mit Nutzern, die die Anwendung nicht so häufig nutzen? Auch das wurde auf dem Client-System festgestellt. Nun, für diese Nutzer ist das Modell der Floating-Lizenzen ideal. Es stellt sicher, dass ihnen bei Bedarf eine Lizenz zur Verfügung steht, ohne dass eine Lizenz speziell für sie reserviert werden muss.

[12:43] Also haben sie die Berichte aufgerufen und Nutzer mit namentlich gebundenen Lizenzen gefunden, die jedoch, wie Sie hier sehen, die Anwendung seit fast einem halben Jahr nicht mehr genutzt haben und eine recht geringe Nutzungsdauer aufweisen – das heißt, sie haben ihre „Light-Nutzer“ ausgemacht. Diese benötigen eigentlich keine namentlich gebundene Lizenz und sind im Pool für frei zuweisbare Lizenzen deutlich besser aufgehoben.

[13:09] Entweder benötigen sie ihre namentlich zugewiesene Lizenz nicht, weil sie sie kaum nutzen, oder – was noch schlimmer ist – sie sind möglicherweise gar nicht mehr im Unternehmen tätig, haben aber immer noch eine Lizenz zugewiesen, was dazu beiträgt, den Lizenzbestand weiter zu optimieren, indem auch unerwünschte Lizenzzuweisungen entfernt werden.

[13:28] Kurz gesagt: Open iT verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Lizenznutzungsmuster, sodass Sie Ihren Lizenzbestand erheblich optimieren und gleichzeitig die Verfügbarkeit sowie die Benutzererfahrung Ihrer Endnutzer verbessern können – und wir haben viele Kunden, die genau das getan haben.

[13:53] Schauen wir uns den Kunden aus der Verteidigungs- und Luftfahrtindustrie, auf den wir uns beziehen, einmal genauer an. Wir sehen hier, dass der Kunde zunächst sowohl Floating- als auch benannte Lizenzen für MATLAB nutzte. In diesem Fall war die Auslastung der MATLAB-Floating-Lizenzen (links) fast immer vollständig ausgelastet, was zu einer sehr geringen Verfügbarkeit von Lizenzen führte. Wie wir in der Mitte sehen können, kam es täglich zu zahlreichen Zugriffsverweigerungen. Rechts sehen wir den Pool der benannten Lizenzen, dem zwar rund 310 Lizenzen zugewiesen waren, die jedoch kaum genutzt wurden.

[14:39] Einerseits gab es also Endnutzer, denen der Zugriff häufig verweigert wurde und die nicht arbeiten konnten, und andererseits viele namentlich zugewiesene Lizenzen, die im Grunde nur herumlagen, ohne dass ihnen tatsächlich Nutzer zugewiesen waren, die sie nutzten.

[14:54] Durch die Analyse der Daten mit Open iT konnten sie also zunächst ihre Intensivnutzer identifizieren, wie Sie links sehen – Nutzer mit einer sehr hohen durchschnittlichen Nutzungsdauer, denen der Zugriff häufig verweigert wird, wie Sie in der Mitte sehen –, im Gegensatz zu ihren Gelegenheits- oder Durchschnittsnutzern, die die Anwendung kaum nutzen und wenn, dann nur für eine sehr kurze Zeit. So konnten sie die Lizenztypen den jeweiligen Nutzern zuordnen und den Intensivnutzern benannte Lizenzen zuweisen, während die Gelegenheitsnutzer eine Floating-Lizenz erhielten.

[15:35] Dadurch wurde ihr Lizenzbestand erheblich optimiert, und sie konnten vor allem sicherstellen, dass keine Ablehnungen mehr auftreten. Ihre Nutzer profitieren von hoher Verfügbarkeit. Wann immer sie eine Lizenz benötigen, steht diese ihnen zur Verfügung. Zweitens konnten sie dadurch die Anzahl ihrer Lizenzen reduzieren und sowohl den Pool der benannten als auch den der Floating-Lizenzen auf einem geringeren Stand halten – einfach weil sie sicherstellten, dass der richtige Nutzer die richtige Lizenz erhielt. Allein durch diese gezielte Zuordnung konnten sie 300.000 Dollar einsparen. Und das gelang ihnen in weniger als drei Monaten.

[16:16] Und das ist es schon. Open iT bietet Ihnen einen vollständigen Überblick über die Lizenznutzung, die Nutzungsmuster der Benutzer und die Gesamteffizienz, sodass Sie mithilfe verschiedener Diagramme, Grafiken und Dashboards Optimierungsmöglichkeiten in Ihrem System identifizieren können. Ob es sich nun um benannte Lizenzen, Floating-Lizenzen, tokenbasierte Lizenzen oder ein anderes vom Anbieter angebotenes Modell handelt – Sie erfahren nicht nur, wie gut Ihr Bestand funktioniert, sondern können auch simulieren, welche Kombination aus Lizenzen und Zahlungsvereinbarungen für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

[17:03] Und so funktioniert es: Wir installieren die Client-Komponente auf dem Lizenzserver, um dort die Anbieter sowie die Ein- und Auscheckvorgänge zu erfassen. Das ist also Stufe eins. Für Stufe zwei installieren wir dieselbe Client-Komponente auf den Endbenutzer-Arbeitsplätzen, um einen detaillierteren Einblick in deren Aktivitäten mit diesen Lizenzen zu erhalten. Alle Informationen fließen von allen Clients im Netzwerk zu einer einzigen zentralen Kernkomponente, wo Sie alle Analysen, Berichte und Dashboards abrufen können, die Sie benötigen, um die im gesamten Netzwerk gesammelten Informationen auszuwerten.

[17:48] Und nun möchte ich etwas Zeit für Ihre Fragen einräumen. Also, los geht’s.

[17:57] Okay, ich habe hier eine Frage. Wie viele Daten benötigt man, bevor man entscheiden kann, wer die intensiven und wer die gelegentlichen Nutzer sind? Drei Monate, ein Jahr – oder reicht auch weniger? Nun, natürlich gilt: Je mehr, desto besser. Ich würde sagen, drei Monate oder zwei Monate sind das Minimum. Drei Monate sind ziemlich gut. Ein ganzes Jahr ist die beste Option, denn dann kann man die saisonalen Schwankungen der Nutzung erkennen. Man kann vielleicht Nutzer ausmachen, die die Anwendung nur projektbezogen nutzen, und wenn man nur zwei oder drei Monate betrachtet, reicht das möglicherweise nicht aus. Betrachtet man hingegen ein ganzes Jahr, sieht man, dass es je nach Saisonalität und den Mustern des jeweiligen Jahres im Laufe des Jahres Spitzenwerte gab. Aber man kann das natürlich auch schon mit nur einem Monat tun, je nachdem, wie schlimm oder wie gut die Situation ist.

[18:57] Gibt es eine Möglichkeit, diese benannten Lizenzen neu zuzuweisen? Das ist eine weitere Frage, die mir hier gestellt wird. Nun, wir haben die Komponente „ clims “, mit der Sie per Fernzugriff auf die Optionsdatei zugreifen und diese bearbeiten können, um Lizenzen für verschiedene Benutzer zu reservieren. Das ist hilfreich, da Sie nicht zum Server selbst gehen und die Optionsdatei öffnen müssen – und sich dann nicht mehr daran erinnern können, was Sie geändert haben. Mit dem Modul „ clims “ können Sie dies also erledigen, und es hilft Ihnen nicht nur dabei, die Datei per Fernzugriff zu bearbeiten, sondern speichert auch den gesamten Verlauf. Wenn Sie also eine Änderung rückgängig machen möchten, können Sie das ganz einfach tun.

[19:43] Eine weitere Frage, die mir hier gestellt wird, lautet: Gibt es eine KI-Komponente, mit der man Einblicke in die Nutzung gewinnen kann? Ja, wir haben auch den „License Predictor“, der KI nutzt, um die Muster zu analysieren und Ihnen auf der Grundlage von beispielsweise ein- oder zweijährigen Daten zu zeigen, was in Zukunft passieren wird. Er berücksichtigt saisonale Schwankungen, und Sie können ihm sogar mitteilen, um wie viele Nutzer Sie voraussichtlich wachsen werden – daraufhin zeigt er Ihnen die gleichzeitige Nutzung auf der Grundlage früherer Muster an.

[20:25] Wie lässt sich feststellen, ob ein Benutzer mit einer bestimmten Lizenz aktiv oder inaktiv ist? Nun, dafür haben wir die Client-Komponente, die verschiedene Schlüsselindikatoren erfasst. Sie erfasst die CPU-Auslastung, die Speicherauslastung sowie Lese- und Schreibvorgänge auf der Festplatte, die mit der Anwendung selbst in Zusammenhang stehen. Wenn die Anwendung aktiv ist, beansprucht der Prozess CPU-Leistung und Arbeitsspeicher. Es finden Lese- und Schreibvorgänge auf der Festplatte statt. Wir wissen also erst dann, dass sie aktiv ist, wenn diese Aktivitäten vollständig zum Erliegen kommen. Dann erkennt das System, dass sie nicht mehr aktiv ist.

[21:16] Ihr könnt gerne alles fragen, was ihr wollt. Ihr könnt eure Fragen im Bereich „Fragen und Antworten“ stellen. Dieser sollte in eurer Teams-Oberfläche zu finden sein. Welche Frage ihr auch immer habt, wir beantworten sie gerne.

[21:32] Wie Sie vielleicht wissen, betreiben wir einen Blog, auf dem wir fast jede Woche Artikel veröffentlichen. Sie können gerne gleich den QR-Code einscannen. Wir haben zwei aktuelle Blogbeiträge: „Beenden Sie den Aufwand von 500.000 für Softwarelizenz-Audits mit Open iT“ – wir helfen Ihnen bei den gefürchteten Audits zur Lizenzierung von Engineering-Software. Sie können Ihre E-Plan-Lizenzen optimieren, um die Effizienz im Engineering zu steigern.

[22:10] Sie können sich auch an Open iT wenden und mit uns in Kontakt treten. Ein Berater für Unternehmenslösungen steht Ihnen für eine kostenlose 30-minütige Beratung zur Verfügung. Sie haben den QR-Code ja gerade vor sich. Scannen Sie ihn einfach und vereinbaren Sie einen Termin für ein Gespräch mit uns. Wir können jedes Problem lösen, das Sie möglicherweise haben.

[22:36] Falls Sie wissen möchten, welche Berichte ich verwendet habe: Sie finden diese im Ablehnungsbericht, im Bericht „Tage seit der letzten Nutzung“ sowie in diesem zusammenfassenden Bericht – allesamt im SSRS-Bericht.

[22:58] Das war’s auch schon. Vielen Dank für Ihre Zeit. Vielen Dank für Ihre Teilnahme und ich wünsche Ihnen noch einen schönen Tag.