Está na altura de mudar para o licenciamento baseado no utilizador?

[0:00] Sagi: Olá e bem-vindos a este webinar da Open iT, onde iremos analisar a questão: será que está na hora de mudar para um modelo de licenciamento baseado no utilizador?

[0:14] Chamo-me Sagi e serei o vosso guia neste webinar de hoje. Sou arquiteto de soluções na Open iT e tenho uma missão: proporcionar resultados que acrescentem valor aos nossos clientes. Tenho vindo a trabalhar com clientes de renome em diversos setores, com o objetivo de garantir que os seus objetivos sejam maximizados através dos esforços de otimização dos seus investimentos em software.

[0:49] Como provavelmente já sabem, existem várias formas de licenciamento de software. Vários fornecedores recorrem a métodos diferentes para permitir que os seus clientes paguem pela utilização das aplicações, com opções que vão desde o licenciamento simultâneo, o licenciamento por utilizador, o custo por unidade, o custo por token, o número de utilizadores distintos, entre muitas outras formas pelas quais se pode ser cobrado pela utilização das aplicações.

[1:20] O Open iT está aqui para pôr ordem nesta confusão e ajudá-lo a perceber até que ponto os diferentes modelos são utilizados e até mesmo a indicar-lhe quais poderão ser os mais adequados para os seus engenheiros, com base nos seus padrões de utilização.

[1:39] Ultimamente, alguns fornecedores têm vindo a introduzir mudanças nos modelos de licenciamento, permitindo a existência de vários conjuntos de licenças, incluindo licenças nomeadas e licenças flutuantes simultâneas, ou mesmo a transição total para modelos nomeados.

[1:58] Ora, como sabem, uma licença flutuante simultânea é uma forma de os utilizadores partilharem uma licença entre si, em que um servidor mantém um conjunto de licenças e cada utilizador que precise de utilizar uma aplicação específica simplesmente se liga ao servidor, obtém a licença e, depois de terminar, devolve-a.

[2:20] Mas, atualmente, estamos a assistir a um número cada vez maior de fornecedores que estão a passar a utilizar licenças nominativas de alguma forma, permitindo que cada utilizador tenha a sua própria licença atribuída, que não pode ser partilhada com mais ninguém.

[2:36] Assim, poderá determinar se a sua organização pode beneficiar de uma licença baseada no utilizador com o Open iT ou se talvez seja mais adequada uma licença partilhada. Bem, tudo se resume aos padrões de utilização, à forma como os utilizadores utilizam as aplicações. Isso pode ser facilmente identificado através das funcionalidades de relatórios e análise do Open iT.

[3:03] Então, como saber qual é o contrato de licença mais adequado para si? Vamos analisar alguns indicadores que nos podem ajudar a encontrar o conjunto de licenças mais equilibrado. Iremos analisar um caso de sucesso de um cliente e todos os indicadores que este utilizou.

[3:27] Ora, em primeiro lugar, o Open iT disponibiliza vários relatórios e painéis que refletem a necessidade de um modelo ou de outro — seja ele nomeado, flutuante, local ou global —, o que significa que é possível comparar facilmente diferentes simulações de modelos de licença para decidir qual é o mais adequado.

[3:50] Assim, para responder a estas questões, será necessário, em primeiro lugar, ter uma visão global dos padrões de utilização dos seus utilizadores, uma vez que nem sempre será possível identificar a necessidade apenas com base no consumo. Por vezes, é necessário um olhar mais atento. É possível que diferentes utilizadores estejam a utilizar o sistema de forma diferente. Teremos de saber como interagem com o inventário de licenças.

[4:15] Vamos, então, analisar alguns indicadores essenciais que podem ajudar a determinar se uma licença nominativa ou um conjunto de licenças flutuantes é a melhor opção, ou talvez uma combinação de ambas.

[4:29] Portanto, em primeiro lugar, um indicador de que poderá estar a otimizar o seu inventário ao mudar para um modelo de licenciamento diferente é o período de tempo durante o qual os seus utilizadores obtêm licenças e o nível de atividade que demonstram depois de as terem obtido.

[4:50] Hoje vamos apresentar-vos a história de um dos nossos clientes e os principais indicadores que o administrador de licenças utilizou para reduzir os custos com licenças em 300 000 dólares em menos de 3 meses.

[5:09] O Open iT dispõe de vários relatórios baseados nos utilizadores que mostram exatamente isso. Comecemos pelo nível um, que mostra o intervalo de tempo entre o check-out e o check-in de uma licença. Basicamente, há quanto tempo um utilizador tem uma licença em check-out. Poderá verificar que muitos dos seus utilizadores apresentam um tempo decorrido muito longo, tal como o nosso cliente, o que os associa a padrões de utilização elevados, ou seja, são utilizadores intensivos.

[5:43] Podem estar a utilizar uma licença durante todo o dia, talvez 8, 9 ou 10 horas por dia. E temos aqui um relatório que nos mostra três meses de utilização. O cliente identificou vários utilizadores que têm utilizado a aplicação diariamente durante todo o dia de trabalho. Portanto, se pensarmos bem, estão basicamente a tratar a licença flutuante como se fosse uma licença nominal, uma vez que precisam dela constantemente.

[6:10] Este é um indicador que sugere que talvez seja melhor que estes utilizadores optem por uma licença nominativa.

[6:20] E é possível obter uma visão completa dos seus utilizadores distintos num período de tempo específico. Será algo que acontece regularmente ou será que esse tempo de utilização prolongado é apenas ocasional? Talvez tenham tido de utilizar uma determinada aplicação durante alguns meses, mas, para além disso, não precisaram realmente de a utilizar em toda a sua extensão. Assim, a Open iT mostrou isto ao cliente e este constatou que o número de utilizadores distintos não seguia qualquer sazonalidade nem um ritmo baseado em projetos, mas mantinha-se estável ao longo de todo o ano, o que os levou a compreender que o tempo de utilização prolongado é sustentável e que talvez seja necessário um modelo de licenciamento mais sustentável.

[7:10] Mas espere lá, será que todos estes utilizadores estão realmente a utilizar a licença que requisitaram? Talvez tenham requisitado uma licença, mas não a estejam realmente a utilizar. Sabes, talvez a estejam a deixar na estação de trabalho por precaução. Para o caso de precisarem dela, mas na verdade não a utilizam para nada. Assim, isto distorce bastante a análise, uma vez que pode estar a mostrar um tempo de utilização elevado, quando os tempos de utilização reais são muito mais baixos.

[7:41] Por isso, o cliente integrouo LicenseAnalyzer™de nível dois da Open iT na solução, o que lhes permitiu ver exatamente durante quanto tempo os utilizadores estavam, de facto, a utilizar as licenças que tinham obtido.

[7:56] Descobriram, assim, que os utilizadores mantêm as licenças em uso durante muito tempo. E aqui vemos que a proporção entre utilizadores ativos e inativos é elevada. Ou seja, assim que os engenheiros obtêm a licença, utilizam-na na sua totalidade, mantendo o período de inatividade num intervalo de tempo muito curto, o que os levou a perceber que estes utilizadores poderiam ser, de facto, utilizadores intensivos que beneficiariam de um modelo de licenciamento baseado no número de utilizadores, em vez do modelo flutuante.

[8:27] Ora, escusado será dizer que, caso analise a atividade das licenças e constate o contrário — ou seja, que a proporção indique que as pessoas estão mais inativas do que ativas, ou mesmo que estejam divididas em partes iguais —, talvez não seja necessário mudar para um modelo de licenciamento baseado no utilizador, mas sim encontrar outras formas de otimizar a utilização das licenças, como, por exemplo, utilizar o nível três, que recolhe automaticamente essas licenças inativas de volta para o conjunto de licenças flutuantes, permitindo-lhe assim otimizar as licenças existentes.

[9:08] Outro indicador que eles analisaram é o número de utilizadores que adquirem mais do que uma licença ao mesmo tempo. Ou seja, um único utilizador retira duas, três ou quatro licenças ao mesmo tempo do conjunto de licenças disponível.

[9:26] Ora, muitas vezes os utilizadores têm um bom motivo para solicitar várias licenças ao mesmo tempo. Uma delas pode ser destinada a tarefas operacionais, como conceção, desenvolvimento, etc. E as outras licenças podem ser para executar simulações pré-definidas, cálculos ou quaisquer outros trabalhos em lote de que necessitem para tornar o seu trabalho mais eficiente.

[9:53] Mas, por vezes, podem estar a verificar as licenças por precaução ou a fazê-lo em vários computadores e a esquecer-se de que algumas ainda estão abertas; para isso, também pode utilizar o nível dois e analisar essa situação.

[10:09] Mas vamos supor que os utilizadores sejam, de facto, honestos e que tenham obtido licenças duplicadas apenas para otimizar o seu trabalho e entregá-lo mais rapidamente. Assim, o facto de haver um grande número de utilizadores que recorrem frequentemente a licenças duplicadas pode indicar que seria mais vantajoso para o conjunto de licenças atribuir-lhes licenças nominativas, em vez de ficarem a ocupar licenças do conjunto flutuante. Tal como o nosso cliente descobriu, temos aqui um grupo de utilizadores com uma utilização máxima de duas licenças, o que significa que, de facto, utilizam as licenças de forma duplicada. E, tendo em conta que o seu tempo decorrido é elevado, talvez fosse mais vantajoso atribuir-lhes uma licença em vez de utilizarem o conjunto flutuante, uma vez que se trata de grandes utilizadores de licenças.

[11:04] Agora, falando sobre a frequência de utilização da licença, este é também um fator importante para determinar a melhor combinação de modelos de licenciamento para os inventários do cliente. O conjunto de dados de relatórios do Open iT permite ver quando é que o utilizador utilizou a aplicação pela última vez. Terá estado a utilizá-la com frequência? Ou seja, o número de dias desde a última utilização é baixo, tendo utilizado a licença talvez ontem ou há dois dias, ou talvez não tenha realmente utilizado a aplicação há semanas ou mesmo meses.

[11:45] Assim, o nosso cliente também executou esse relatório e podemos ver um grupo de utilizadores que utilizam frequentemente a aplicação. Alguns utilizaram-na ontem, enquanto outros o fizeram há cerca de uma ou duas semanas. Isto indica que estes utilizadores, que a utilizam frequentemente há muito tempo, se mantêm ativos na aplicação e são utilizadores muito assíduos da mesma, recorrendo a ela nas suas atividades diárias, pelo que poderão beneficiar da licença nominal.

[12:20] Mas e os utilizadores que não utilizam a aplicação com tanta frequência? Esta situação também foi identificada no sistema do cliente. Bem, para estes utilizadores, o modelo de licença flutuante é perfeito. Garante que tenham uma licença disponível quando precisarem, sem que seja necessário reservar nenhuma licença especificamente para eles.

[12:43] Assim, analisaram os relatórios e identificaram utilizadores com licenças nominativas que, como se pode ver aqui, não utilizaram a aplicação durante quase meio ano e apresentavam um tempo de utilização bastante reduzido, o que significa que identificaram os seus utilizadores ocasionais. Estes não necessitam realmente de uma licença nominativa e ficarão muito melhor servidos no conjunto de licenças flutuantes.

[13:09] Assim, ou não precisam da sua licença nominal porque quase não a utilizam, ou, pior ainda, podem já não fazer parte da empresa e continuar a ter uma licença que lhes está atribuída, o que ajuda a otimizar ainda mais o inventário de licenças, removendo até mesmo quaisquer atribuições de licenças indesejadas.

[13:28] Resumindo, o Open iT ajuda-o a obter uma visão abrangente dos seus padrões de utilização de licenças, permitindo-lhe otimizar significativamente o inventário de licenças, ao mesmo tempo que melhora a disponibilidade e a experiência dos seus utilizadores finais; e temos muitos clientes que fizeram exatamente isso.

[13:53] Vamos analisar mais detalhadamente o cliente a que nos referimos, do setor da defesa e da aviação. Vemos aqui que, inicialmente, tinham uma combinação de licenças flutuantes e nominativas para o MATLAB. Neste caso, à esquerda, a utilização da licença flutuante do MATLAB atingia quase sempre o limite máximo, oferecendo uma disponibilidade muito baixa de licenças. Estavam a gerar muitas recusas a cada hora, todos os dias, como podemos ver no meio. E, à direita, vemos o seu conjunto de licenças nominativas, que tinha cerca de 310 licenças atribuídas, mas que mal eram utilizadas.

[14:39] Assim, por um lado, tinham utilizadores finais cujos pedidos eram frequentemente recusados e que não conseguiam trabalhar e, por outro lado, muitas licenças nominativas que, basicamente, ficavam por utilizar, sem utilizadores atribuídos que as utilizassem efetivamente.

[14:54] Assim, a análise dos dados com o Open iT permitiu-lhes, em primeiro lugar, identificar os seus utilizadores intensivos, como se pode ver à esquerda — utilizadores com um tempo médio de utilização muito elevado e cujo acesso é frequentemente recusado, como se pode ver no meio —, em comparação com os seus utilizadores ocasionais ou médios, que quase não utilizam a aplicação e, quando o fazem, é por um período de tempo muito curto. Isto permitiu-lhes combinar o tipo de licença adequado a cada utilizador, atribuindo licenças nominativas aos utilizadores intensivos e licenças flutuantes aos utilizadores ocasionais.

[15:35] Isto otimizou significativamente o seu inventário de licenças e permitiu-lhes, em primeiro lugar, garantir que não fossem geradas mais recusas. Os seus utilizadores beneficiam de elevada disponibilidade. Sempre que precisam de uma licença, conseguem obtê-la. Em segundo lugar, permitiu-lhes reduzir o número de licenças que possuem, renovando um conjunto mais reduzido de licenças, tanto para as licenças nomeadas como para as flutuantes, simplesmente porque garantiram que o utilizador certo obtivesse a licença certa. Conseguiram poupar 300 000 dólares apenas com esta combinação e adaptação. E fizeram isso em menos de três meses.

[16:16] E é isso mesmo. O Open iT oferece-lhe uma visão geral completa da utilização das licenças, dos padrões de utilização dos utilizadores e da eficiência global, permitindo-lhe utilizar vários gráficos, tabelas e painéis de controlo para identificar opções de otimização no seu sistema. Quer se trate de licenças nominativas, licenças flutuantes, licenças baseadas em tokens ou qualquer outro modelo oferecido pelo fornecedor, não só saberá qual é o desempenho do seu inventário, como também poderá simular qual a combinação de licenças e acordos de pagamento que será ideal para a sua organização.

[17:03] E é assim que se faz. Instalamos o componente cliente no servidor de licenças para monitorizar os fornecedores, os registos de entrada e de saída. Ora, esse é o nível um. Para o nível dois, instalamos o mesmo componente cliente nas estações de trabalho dos utilizadores finais para nos proporcionar uma visão mais detalhada da sua atividade com essas licenças. Toda a informação flui de todos os clientes na rede para um único componente central, onde é possível obter todas as análises, relatórios e painéis de controlo necessários para analisar a informação recolhida em toda a rede.

[17:48] E agora gostaria de reservar algum tempo para responder a quaisquer perguntas que possam ter para mim. Portanto, podem começar.

[17:57] Muito bem, tenho aqui uma pergunta. De quantos dados é preciso para se conseguir determinar quem são os utilizadores intensivos e quem são os utilizadores ocasionais? Três meses, um ano, ou é possível fazê-lo com menos tempo? Bem, é claro que quanto mais, melhor. Diria que três meses, ou dois meses, é o mínimo. Três meses é bastante bom. Um ano inteiro é a melhor opção, porque assim é possível identificar a sazonalidade da utilização. Pode descobrir que há utilizadores que só o utilizam para projetos específicos e, por isso, analisar apenas dois ou três meses pode não ser suficiente. Ao analisar um ano inteiro, vai perceber que houve picos ao longo do ano, dependendo da sazonalidade e dos padrões desse ano. Mas, claro, pode fazer isso mesmo com apenas um mês, dependendo de quão grave ou favorável for a situação.

[18:57] Existe alguma opção para reatribuir essas licenças nominativas? Essa é outra pergunta que me estão a fazer aqui. Bem, temos o componente clims , que permite aceder remotamente ao ficheiro de opções e modificá-lo para reservar licenças a diferentes utilizadores. Assim, evita-se ter de ir ao próprio servidor, abrir o ficheiro de opções e não se lembrar do que alterou. Pode fazê-lo utilizando o módulo clims , que não só permite modificá-lo remotamente, como também guarda todo o histórico. Assim, se quiser reverter as alterações, pode fazê-lo facilmente.

[19:43] Outra pergunta que me fazem aqui é: existe algum componente de IA disponível para obter informações sobre a utilização? Sim, também dispomos do «License Predictor», que utiliza IA para analisar os padrões e indicar o que irá acontecer no futuro com base, por exemplo, em informações de um ou dois anos. Ele tem em conta a sazonalidade e pode até introduzir o número de utilizadores que se prevê que aumentem; assim, irá mostrar-lhe a utilização simultânea com base nos padrões anteriores.

[20:25] Como é que se pode saber se um utilizador está ativo ou inativo com uma determinada licença? Bem, para isso temos o componente cliente, que monitoriza vários indicadores-chave. Monitoriza a utilização da CPU, a utilização da memória e as operações de leitura e escrita no disco relacionadas com a própria aplicação. Assim, podemos verificar se a aplicação está a realizar alguma atividade: o processo irá consumir CPU e memória e irá ler e gravar no disco. Por isso, só saberemos que está ativa quando toda essa atividade cessar. Nessa altura, o sistema saberá que já não está ativa.

[21:16] Podem perguntar o que quiserem. Podem colocar as vossas perguntas na secção de perguntas e respostas. Devem encontrá-la na vossa interface do Teams. Qualquer pergunta que queiram fazer, teremos todo o gosto em responder.

[21:32] Como talvez saibam, temos um blogue onde publicamos artigos quase todas as semanas. Podem ler o código QR agora. Temos duas publicações recentes no blogue. Acabem com o fardo das auditorias às 500 mil licenças de software com o Open iT, que vos ajuda a lidar com a temida auditoria ao licenciamento de software de engenharia. Podem otimizar as licenças do e-plan para aumentar a eficiência da engenharia.

[22:10] Também pode contactar a Open iT e entrar em contacto connosco. Terá à sua disposição um consultor de soluções empresariais para uma consulta gratuita de 30 minutos. Tem o código QR à sua frente neste momento. Não hesite em digitalizá-lo e marcar uma chamada connosco. Podemos resolver qualquer problema que possa ter.

[22:36] Ora, se estiver interessado em saber quais são os relatórios que tenho vindo a utilizar, pode encontrá-los no relatório de recusas, no relatório de dias desde a última utilização e também neste relatório de resumo, todos no relatório SSRS.

[22:58] E é tudo. Muito obrigado pelo vosso tempo. Obrigado por terem participado e tenham um dia maravilhoso.