Un audit logiciel est un processus fastidieux et coûteux. Il peut perturber le développement d'une entreprise et exercer une pression financière en raison de coûts non budgétisés. L'organisation doit également consulter les auditeurs pour s'assurer que le processus est complet et précis.
Dans le pire des cas, par exemple, les entreprises n'ont que peu d'options lorsqu'elles sont confrontées à des plaintes pour violation de droits d'auteur autour d'un audit pour résoudre l'affaire à l'amiable.
Ces procédures judiciaires peuvent être éprouvantes, coûteuses et stressantes, mais il n'est pas trop tard pour faire en sorte qu'elles ne vous arrivent jamais.
Vous pouvez prendre des mesures préventives pour éviter tout faux pas dans votre processus. Garantir la conformité des licences logicielles vous permettra non seulement d'éviter des audits douloureux ou des amendes élevées, mais aussi de repérer les domaines dans lesquels vous avez gaspillé des dépenses logicielles.
Un plan et quelques outils essentiels peuvent vous aider à réaliser ce processus sans heurts.
CONNECTEZ-VOUS : Besoin d'un partenaire de conformité ?
Voici les meilleures pratiques à connaître pour garantir la conformité des licences logicielles.
Conformité des licences de logiciels : Quoi et pourquoi ?
La conformité des logiciels consiste à s'assurer que les licences logicielles d'une organisation sont utilisées conformément aux conditions générales du fournisseur.
Si un vendeur devait effectuer un audit, il devrait constater que le nombre de licences que vous avez achetées est égal au nombre de licences installées sur votre ordinateur.
Les entreprises doivent rester en conformité avec la législation afin de se prémunir contre les conséquences négatives de toute divergence dans leurs chiffres. Tout décalage ou signe de fraude peut avoir un effet préjudiciable.
6 façons d'assurer la conformité des licences de logiciels
Comprendre les termes du contrat et les pénalités
Les contrats entre les fournisseurs de logiciels et les organisations établissent les termes et conditions du service. Les accords de licence de logiciels sont complexes, et les organisations doivent donc connaître les conditions spécifiées dans leurs accords.
Toute violation peut conduire directement à un audit, à des coûts non planifiés ou à une action en justice.
Vous devez examiner attentivement chaque terme et comprendre ce qu'il contient : définition des termes, actifs facturables, etc.
En connaissant le contrat par cœur, vous serez en mesure de vous équiper des informations correctes pour comprendre ce qui constitue l'accord de licence afin d'éviter les problèmes futurs.
Mettre en œuvre des applications de gestion des actifs logiciels pour contrôler la conformité
La gestion des logiciels est vitale pour les consommateurs de logiciels. Cependant, tout le monde ne s'y connaît pas.
La conformité des licences logicielles est l'objectif, mais la gestion des actifs logiciels (SAM) est le processus continu qui permet de l'atteindre.
La gestion des actifs logiciels consiste à gérer et à optimiser les processus d'un logiciel, y compris le déploiement, la maintenance et l'utilisation.
Le SAM est essentiel à la réussite de toute organisation. Disposer d'un outil ou d'un programme efficace de gestion des licences permet de garantir la conformité et de réduire les coûts.
Open iT propose LicenseAnalyzer, un programme de gestion des actifs logiciels qui prend en charge plus de 6 000 applications et compteurs et fournit une vue d'ensemble de l'utilisation des logiciels de votre organisation, garantissant une utilisation correcte et maximale.
Tenir des registres précis et détaillés
Il est essentiel de tenir des registres exhaustifs et exacts pour démontrer la conformité des logiciels. Sans cela, vous risquez un audit logiciel.
Par conséquent, ne perdez pas de vue vos obligations et veillez à ce que tous les dossiers soient en sécurité et organisés.
Il n'y a rien de mieux que d'être en mesure de défendre votre statut de conformité avec des informations exactes à l'appui.
Open iT dispose d'excellents outils de gestion des licences logicielles qui peuvent vous aider à organiser et à suivre les enregistrements dans un espace unique, en fournissant aux administrateurs un portail centralisé pour les fichiers de licences, les fichiers d'options et les serveurs de licences.
Optimisez vos licences logicielles
Tirez le meilleur parti de vos licences en les optimisant. Au lieu d'acheter des licences supplémentaires, essayez d'utiliser des processus qui réutilisent les logiciels.
Par exemple, la fonction d'optimisation de l'utilisation des licences d'Open iT suit l'utilisation des licences inutilisées et les libère automatiquement afin de réduire vos coûts et de maximiser la valeur de vos licences actuelles.
Connaissance des audits de logiciels
L'un des meilleurs moyens de se préparer aux audits ou de les éviter complètement est probablement de comprendre ce qu'ils sont et pourquoi ils ont lieu.
Un audit a pour but d'examiner un logiciel et de vérifier si les licences achetées sont conformes aux conditions du fournisseur. Le fait que votre organisation soit appelée à subir un audit logiciel ne signifie pas nécessairement que vous n'êtes pas en conformité.
Certaines entreprises effectuent des audits réguliers dans le cadre de leurs contrôles de conformité.
Effectuer des audits internes de conformité des licences de logiciels
Le meilleur moyen de savoir si votre organisation est conforme ou non est de procéder régulièrement à des audits internes de conformité. Ces auto-évaluations peuvent être réalisées avec l'aide de sociétés de gestion de licences logicielles.
L'objectif est de voir où se situent les problèmes de conformité. En outre, des audits cohérents et réguliers facilitent le traitement des demandes d'audit externe.
En effet, vous avez déjà eu un aperçu de ce qui pourrait être considéré comme un comportement non conforme.
Mettez régulièrement à jour vos licences logicielles
Connaissant le coût et le stress d'un audit de logiciel, pourquoi attendre que cela vous arrive pour agir ? Mettez en œuvre les meilleures pratiques susmentionnées, connaissez les meilleurs moyens d'éviter les audits et restez au fait de vos exigences en matière de conformité.
Open iT dispose d'une suite complète d'outils de gestion des licences logicielles pour aider votre entreprise à prendre des décisions plus judicieuses. Planifiez une démonstration avec nous dès aujourd'hui !
Besoin d'un partenaire en matière de conformité ?
