Transformer les données d'utilisation brutes de l'Open iT en informations exploitables

[2:50] Mae : Bonjour, bon après-midi et bonsoir à tous. Voici le webinaire d’Open iT intitulé « Transformer les données brutes d’utilisation d’Open iT en informations exploitables ». Je m’appelle Mae et je serai votre animatrice aujourd’hui. Ensemble, nous allons apprendre à créer des rapports et des tableaux de bord pour suivre et analyser l’utilisation de vos licences logicielles, notamment des rapports administratifs sur la consommation globale des licences, la conformité et les coûts ; des rapports de gestion sur les performances des équipes et la comparaison des budgets ; ainsi que des rapports de gestion des produits sur la consommation du portefeuille et les tendances d’utilisation. Avant de commencer, je vous encourage tous à poser des questions : il vous suffit de les saisir dans la fenêtre de discussion et notre intervenant y répondra lors de la session de questions-réponses. Si nous n’avons pas l’occasion de répondre à toutes les questions ou si certaines nécessitent un examen plus approfondi, soyez assurés que nous les transmettrons à Sagi et que nous vous contacterons par e-mail ou via LinkedIn pour y répondre.

[3:52] En tant qu'architecte de solutions, notre intervenant n'a qu'une seule mission : obtenir des résultats qui apportent une valeur ajoutée à ses clients. Fort d'une grande expérience dans la gestion de la relation client, il a travaillé avec des clients de renom issus de nombreux secteurs d'activité, qu'il a aidés à atteindre leurs objectifs en optimisant leurs investissements logiciels. Accueillons Sagi Reuven.

[4:18] Sagi : Merci beaucoup, Mae. Je vais maintenant vous présenter un rapport exploitable qui vous aidera à mieux comprendre l’utilisation de vos licences d’ingénierie. Je vais vous montrer ici quelques rapports consacrés à diverses questions que l’on se pose généralement dans le cadre des opérations quotidiennes, lors de l’acquisition de nouvelles licences, etc. Comme vous le savez, Open iT collecte des informations provenant de tous les serveurs de licences de votre organisation et les intègre dans différentes interfaces. Celle sur laquelle je vais m’attarder aujourd’hui est Power BI. Vous pouvez utiliser n’importe quel outil de BI, même Excel, car Open iT utilise une technologie appelée « cube OLAP », qui est en fait la norme du secteur en matière d’analyse de données.

[5:10] Qu’obtenons-nous donc ? Tout d’abord, ce qui se passe dans le système : combien de licences je possède, combien sont utilisées simultanément, quel est mon taux d’utilisation global. Vous pouvez créer différents tableaux de bord adaptés à vos besoins, ainsi que différents indicateurs clés de performance (KPI) répondant aux exigences de votre organisation ou de vos responsables. Nous utilisons désormais des outils de business intelligence pour présenter ces données, car cela nous permet d’avoir une meilleure visibilité sur les données brutes d’utilisation existantes. Nous pouvons ainsi agréger ces données brutes comme bon nous semble, par site, par service ou par entreprise, et obtenir ces indicateurs de performance clés (KPI) qui sont très difficiles à établir en fonction des types de licences. Dans le cas d’une licence réseau simultanée, le calcul peut s’avérer complexe, alors qu’Open iT y parvient facilement.

[6:25] Ainsi, outre l'analyse des données et l'examen de l'utilisation maximale des licences (ai-je suffisamment de licences, en ai-je besoin de plus ?), nous pouvons aller plus loin et réaliser différentes simulations, différents scénarios hypothétiques qui vous aideront vraiment à mieux comprendre ce qui convient le mieux à votre entreprise en fonction de vos habitudes d'utilisation des licences.

[6:55] Je vais donc vous présenter ce premier rapport. Il s’agit d’une simulation comparant un réseau local (LAN) à un réseau étendu (WAN). Nous avions un client qui possédait 11 serveurs de licences différents, chacun contenant des licences locales, ce qui signifie qu’un serveur de licences français ne peut desservir que des utilisateurs français, chacun étant affecté à une zone spécifique. Le client s’est donc posé la question suivante : serait-il préférable d’opter pour un seul serveur doté de licences globales ? Nous avons donc effectué des calculs. En gros, ce que vous voyez ici dans les barres empilées les unes sur les autres, ce sont les différents serveurs de licences, c’est-à-dire l’ensemble des serveurs locaux, et vous pouvez constater leur niveau d’utilisation. Mais si nous disposions à la place d’une licence globale, en l’appliquant aux données historiques, si tout le monde partageait le même pool de licences, alors combien de licences seraient utilisées, quel serait le pic d’utilisation dans ce cas ? Eh bien, vous pouvez le voir sur la ligne rouge ici, qui nous indique une réduction de l’utilisation d’environ 15 à 20 %. Certes, une licence globale est un peu plus chère que les licences locales, mais dans ce cas précis, ils ont constaté qu’il serait plus rentable d’opter pour un seul serveur de licences globales plutôt que de gérer 11 serveurs.

[8:52] J’ai évoqué les licences simultanées et les licences réseau, mais il se peut que votre entreprise utilise un mélange de licences logicielles ou de versions différentes, et que vous souhaitiez en garder une vue d’ensemble. Ce rapport peut donc répondre à ces questions cruciales : de combien de licences de chaque type ai-je besoin ? Quel sera le rapport entre les licences réseau et les licences nominatives ? Imaginons que vous utilisiez MathWorks, qui propose parfois un pool de licences nominatives en plus des licences réseau. Quelle est la répartition dont vous avez besoin entre les deux ? Vous pouvez analyser les données et constater que certains utilisateurs n’utilisent pas réellement leur licence nominative, peut-être ne s’en servent-ils qu’un jour par an. Ces utilisateurs pourraient alors être transférés vers le pool de licences flottantes, libérant ainsi la licence nominative pour quelqu’un qui l’utilise réellement ; vous pouvez alors retirer cet utilisateur du pool de licences flottantes et lui attribuer une licence nominative, car il utilise le logiciel toute la journée, tous les jours.

[9 h 59] Vous souhaitez également rester à jour concernant les différentes versions. Comme vous le savez, tous les fournisseurs publient de nouvelles versions chaque année, voire tous les six mois selon les cas. Vous pouvez ainsi identifier les noms d’hôtes qui utilisent encore ces anciennes versions, afin de les désinstaller et d’installer les nouvelles. En effet, il se peut que vous souhaitiez mettre ce serveur hors service, mais que des utilisateurs continuent d’utiliser cette ancienne version, ce qui vous mettrait légèrement en situation de non-conformité.

[10 h 40] Mais allons un peu plus loin. Une fois que nous avons intégré les coûts dans le système, c'est-à-dire que nous avons ajouté le contrat, les quotas et les prix des différentes licences, nous pouvons obtenir des rapports basés non seulement sur l'utilisation, mais aussi sur les coûts, c'est-à-dire le montant que vous avez payé pour les licences, et pas seulement la quantité que vous avez utilisée. En poussant la réflexion plus loin, nous pouvons créer différents scénarios hypothétiques et des prévisions qui vous aideront à répondre à des questions plus pressantes concernant les achats.

[11 h 35] À titre d’exemple, un client nous a soumis un cas particulier. Bentley, le fournisseur Bentley, lui a proposé un nouveau type de filtre appelé « filtre de 15 minutes », qui correspond à un nouveau modèle de licence. On a donc l’ancien modèle et le nouveau proposé par Bentley : cela signifie que si un utilisateur ouvre Bentley et ferme l’application dans les 15 minutes, cela ne compte pas comme une licence utilisée. En appliquant cela aux données historiques, combien aurions-nous réellement économisé si nous avions opté pour le nouveau modèle de licence ? Ici, nous pouvons voir en noir le nouveau modèle de licence et l’ancien en vert ; on constate clairement que cela réduit leur utilisation de licences d’environ 10 %, ce qui rend l’opération plus rentable et permet ainsi d’économiser environ un quart de million de dollars.

[12:38] Désormais, nous suivons les sessions, les utilisateurs uniques, les licences simultanées, mais aussi les différents jetons et leur coût. Cela signifie que vous pouvez utiliser Open iT pour collecter des informations et les centraliser en un seul endroit pour toutes les licences d'ingénierie dont vous disposez, qu'elles soient flottantes ou nominatives : toutes sans exception. À tel point que nous pouvons même gérer et surveiller les licences sur clé matérielle. Ainsi, si vous ne disposez pas d’un gestionnaire de licences dédié, il s’agit simplement d’une clé que vous branchez sur votre PC en tant qu’utilisateur final, et le tour est joué : vous disposez de la licence. Comment pouvez-vous suivre cela ? Eh bien, Open iT peut également en assurer le suivi. Au lieu de suivre les serveurs de licences, nous effectuons le suivi directement sur le poste de travail lui-même et fournissons différents rapports indiquant qui dispose de l’application, qui l’utilise, depuis combien de temps, tout ce qu’il faut savoir, s’ils l’utilisent avec ou sans numéro de série, etc.

[14:05] Enfin, vous savez peut-être qu’Open iT comporte trois niveaux distincts. Le niveau 1 assure le suivi des emprunts et des restitutions de licences auprès du serveur de licences. Le niveau 2 vérifie si les utilisateurs ont effectivement utilisé la licence qu’ils ont empruntée. Et le niveau 3 en est la suite logique : il consiste essentiellement à suspendre l’application et à renvoyer la licence dans le pool afin que d’autres personnes puissent l’utiliser. Qu’est-ce que cela nous apporte ? Nous pouvons générer des rapports présentant l’activité par rapport à l’inactivité au fil du temps, mais pas seulement la durée pendant laquelle elles ont été actives ou inactives : nous pouvons également indiquer si elles ont été suspendues et combien de temps elles sont restées suspendues.

[15:17] Voilà ce qu’Open iT permet de faire en s’appuyant sur ces données : en effet, dans tous les rapports que vous avez vus, les données sont présentées sous forme d’historique d’utilisation, mais nous disposons également de simulations et de calculs qui s’appuient sur celles-ci. En nous appuyant sur le niveau deux, nous pouvons donc générer des rapports d’efficacité qui vous indiquent essentiellement le temps passé à chaque niveau. Cela signifie que si deux personnes travaillent en même temps, ce qui arrive souvent, le fait que 56 personnes travaillent simultanément est extrêmement rare – cela ne représente que 0,6 % du temps, ce qui est très négligeable –, ce qui nous permet de déterminer le nombre réel de licences dont nous avons besoin. Mais où est le hic ? Ces chiffres reposent sur les données du niveau deux ; en d’autres termes, si aucune licence n’était inutilisée, c’est-à-dire si vous passiez au niveau trois et récupériez ces licences, de combien de licences auriez-vous réellement besoin ? Vous pourriez ainsi vérifier l’efficacité et constater que vous pouvez réduire de 10 à 20 % votre parc de licences, simplement parce que certaines d’entre elles sont redondantes et ne sont pratiquement jamais utilisées. Ainsi, si nous souhaitons atteindre, disons, une efficacité de 99 %, nous pouvons nous contenter de 54 ou 52 licences : nous n’en avons pas besoin de plus. Si nous en détenons 95, alors nous n’avons besoin que d’environ 44 licences. Or, ce que nous constatons généralement dans les rapports d’efficacité, c’est une réduction des coûts comprise entre 10 et 20 %.

[17:17] Vous pouvez désormais présenter ces données de différentes manières. Comme vous l’avez vu, vous disposez de graphiques à barres, de graphiques linéaires et de cartes thermiques, comme celle-ci qui nous montre les jours de la semaine et les heures de la journée, ainsi que la répartition des habitudes d’utilisation au cours de la semaine. Si nous prenons cet exemple, je constate une certaine utilisation pendant les week-ends, ce qui mérite d’être examiné. J’observe également une certaine utilisation en dehors des heures de travail, ce qui signifie que les utilisateurs lancent des applications et les laissent ouvertes jusqu’au lendemain – un comportement que vous pourriez vouloir modifier – ou même les laissent ouvertes pendant tout le week-end afin de pouvoir y accéder dès leur retour le lundi, là encore un comportement que vous pourriez vouloir modifier. Vous pouvez obtenir des informations exploitables à partir des données brutes d’utilisation d’Open iT, que nous présentons via différentes interfaces. Notre préférée est Power BI, mais vous pouvez utiliser Tableau, ClickSense, Excel, les rapports SSRS, ou tout autre outil de votre choix.

[18 h 41] Bon, je vous laisse maintenant la parole. Si vous avez des questions à me poser sur ce que vous venez de voir, sur Open iT ou sur la collecte de données, n’hésitez pas.

[18 h 57] Mae : Merci beaucoup, Sagi, pour cette présentation très instructive. Nous avons reçu plusieurs questions de la part de nos participants et, si Sagi est prêt pour la session de questions-réponses, nous pouvons commencer dès maintenant. Bon, Sagi, voici ta première question : vais-je devoir établir manuellement la connexion entre les tables du cube OLAP ?

[19:31] Sagi : Non, la particularité du cube OLAP réside dans le fait que tout est regroupé au sein d’un seul et même cube. Un cube OLAP contient essentiellement différentes dimensions et mesures. Celles-ci sont atomiques ; en principe, elles sont reliées entre elles par défaut. Ainsi, lorsque vous utilisez Power BI, Tableau ou tout autre outil de BI capable de se connecter à SQL Server Analysis Services, toutes les connexions sont établies automatiquement. Vous n’avez donc pas besoin de définir tous les différents types de données et points de données : Power BI s’en charge automatiquement.

[20:16] Mae : Merci. Voici une autre question : quelles autres sources de données puis-je intégrer à Open iT à l'aide de Power BI ?

[20:35] Sagi : L’un des atouts des outils de Business Intelligence réside donc dans la possibilité d’intégrer de nombreuses sources de données. Vous disposez ainsi des données brutes d’utilisation provenant d’Open iT, que vous pouvez transformer en rapports, mais vous pouvez y ajouter d’autres sources de données telles que des systèmes ERP ou des systèmes de gestion des tickets, ou encore des bases de données comme Active Directory si vous souhaitez approfondir votre connaissance de l’utilisateur. Power BI et d’autres outils de BI vous offrent de nombreuses options d’intégration. Ainsi, avec Active Directory, par exemple, vous établirez un lien avec le nom d’utilisateur ; avec le système ERP, vous pourrez établir un lien avec le nom de la fonctionnalité ; et avec le système de tickets, vous pourrez à nouveau établir un lien avec les utilisateurs. Toutes ces informations vous aideront à obtenir une bien meilleure compréhension et une excellente visibilité sur votre environnement de licences.

[21 h 44] Mae : Merci, Sagi. Et une troisième question : Open iT permet-il de gérer les licences par clé électronique ?

[21:59] Sagi : Oui, nous pouvons en assurer le suivi, comme je l’ai déjà montré. Le suivi ne se fait pas uniquement via un serveur de licences, car nous n’aurons pas forcément de gestionnaire de licences ici. Donc, s’il s’agit d’un gestionnaire de licences, nous surveillons simplement les fichiers journaux, le lmgrd, et nous exécutons plusieurs commandes pour extraire les informations des journaux du serveur de licences. Mais pour les licences sur clé matérielle, nous installons le composant client sur le poste de travail de l’utilisateur final. Vous pouvez alors déployer ce client poste par poste, « Suivant, Suivant, Suivant, Suivant », en les installant tous manuellement, ou bien utiliser SCCM pour les installer en mode silencieux via les stratégies de groupe de vos utilisateurs. Ainsi, lorsqu’ils démarrent leur système, le client est déjà installé, sans même qu’ils s’en rendent compte. Le client s’exécutera en arrière-plan et collectera des informations sur les processus qui démarrent et s’arrêtent, en vous fournissant les heures de début et de fin ainsi que tous les calculs associés à cette licence sur clé matérielle. Cette fonctionnalité est disponible avec CodeMeter, certaines licences HASP, et de très nombreux fournisseurs qui la proposent. Nous définissons donc les processus à suivre : dans le composant central, l’information est transmise à tous les clients pour leur indiquer quelle fonctionnalité ou quel processus est suivi, et ces données sont intégrées au même ensemble de données que celui utilisé pour les licences réseau ou nominatives. Elles figurent dans le même ensemble de données, mais ne correspondent pas à une fonctionnalité ou à un package, mais à un identifiant. C’est ainsi que vous faites la distinction entre ces différentes types de licences.

[23 h 56] Mae : Parfait. Et voici la quatrième question : faut-il s'en tenir à Power BI ou puis-je l'utiliser avec d'autres outils de BI ?

[24:10] Sagi : Vous n’êtes donc pas obligé de vous limiter à Power BI, vous pouvez utiliser n’importe quel outil de BI. Comme je l’ai mentionné, nous transférons les données dans un cube OLAP et tout outil capable d’accéder à un cube OLAP peut être utilisé ici. La plupart des outils de business intelligence, Excel ou tout autre outil d’analyse de données, se connectent automatiquement au cube OLAP et vous permettent de commencer à générer des rapports. Certaines applications fonctionnent peut-être un peu différemment, d’autres peuvent nécessiter un peu plus de configuration manuelle en arrière-plan, mais notre outil préféré reste Power BI et nous disposons de plusieurs modèles que vous pouvez utiliser dès le départ. Vous n’avez pas besoin de créer le rapport vous-même : vous pouvez soit nous confier sa création, soit utiliser les tableaux de bord que nous mettons à votre disposition, soit encore le créer vous-même tout en bénéficiant d’une aide et d’un accompagnement pour la génération des rapports (par exemple : « De quelles données ai-je besoin pour créer ce rapport ? », « Comment le filtrer ? », etc.). Dans ce cas, nous pouvons également vous aider à comprendre l’ensemble de données Open iT.

[25:34] Mae : Merci, Sagi. Nous avons ici une autre question : quels sont les avantages de Power BI par rapport aux autres outils d'analyse de données ?

[25:51] Sagi : Je dirais donc que c’est la cohésion avec les autres outils Microsoft. Power BI s’intègre très bien dans la suite Microsoft 365 ; il s’intègre donc parfaitement à Teams, à Outlook, à tout. C’est l’un des avantages qu’il présente par rapport aux autres, selon moi. Au-delà de cela, il y a la facilité d’utilisation : Power BI est bien plus simple à utiliser. La facilité de configuration : comme je l’ai dit, certains outils nécessitent une intervention manuelle pour l’OLAP, alors que Power BI ne nécessite aucune configuration particulière ; il suffit de cliquer sur « Suivant » : tout est déjà là, et vous pouvez commencer à travailler. Et puis il y a le nombre de sources pouvant être intégrées. Tableau est peut-être capable de s’intégrer à Active Directory, à certains systèmes ERP, peut-être à Google ou à d’autres solutions, mais Power BI s’intègre facilement à de nombreux éléments : Azure, SQL Server Analysis Services, tous les différents services de bases de données proposés par Microsoft. En résumé, il s’intègre facilement à la suite et, d’après ce que nous avons constaté, offre davantage d’intégrations que les autres outils.

[27:31] Mae : Parfait, merci beaucoup, Sagi. Nous attendons en fait encore une question, mais au cas où elle ne viendrait pas, j'aimerais te demander de dire quelques mots d'adieu à nos spectateurs avant de clore ce webinaire.

[27:50] Sagi : Oui, en gros, il faut savoir de quoi on dispose et dans quelle mesure ces licences sont utilisées ; on peut alors optimiser leur utilisation, car ça ne sert à rien de payer pour des licences qu’on n’utilise pas vraiment.

[28:06] Mae : Parfait, merci beaucoup Sagi. Et à tous nos participants qui ont rejoint le webinaire d’aujourd’hui, un petit rappel : ce webinaire est enregistré et pourra être visionné immédiatement après cette diffusion en direct, mais nous le mettrons également en ligne sur notre site web. Nous vous remercions d’avoir participé à ce webinaire. Pour toute question ou demande, vous pouvez nous envoyer un e-mail à l’adresse webinars@openit.com. N’hésitez pas à visiter notre site web openit.com et à suivre Open iT, Inc. sur les réseaux sociaux. Vous pouvez également consulter nos deux derniers articles de blog : « Créer des rapports personnalisables avecLicenseAnalyzer™et Power BI, Tableau » et « Des données à la décision : exploiter l’historique d’utilisation grâce à l’intégration de Power BI et Tableau ». Contactez l’un de nos conseillers en solutions et lancez-vous dans votre parcours d’optimisation logicielle. Encore une fois, c’est Mae qui vous parle, votre animatrice du jour. Merci et prenez soin de vous.