La plupart de nos clients appartiennent à des secteurs qui font un usage intensif de logiciels d'ingénierie et de logiciels spécialisés, où la gestion des licences et des droits d'utilisation des logiciels ne peut être laissée au hasard et doit faire l'objet d'une surveillance étroite. Par conséquent, la plupart de leurs politiques de gestion des actifs logiciels (SAM), de leurs processus et de leur support sont bien gérés et matures.
C'est pourquoi, lorsque l'on examine les six principes qui définissent une pratique FinOps selon la Fondation, ils trouveront un écho auprès du propriétaire du produit SAM ; ils ont beaucoup en commun avec les étapes suivies pour atteindre la maturité SAM.
Examinons les six principes définis par la FinOps Foundation et les points communs entre FinOps et SAM. Nous avons classé les principes en fonction de notre point de vue sur la façon dont ils s'alignent sur SAM.
Une équipe centralisée au service du FinOps
Ce qui s'est passé dans de nombreuses organisations, c'est que chaque unité opérationnelle est devenue une loi en soi et a établi sa propre relation avec le nuage. Cela a entraîné des coûts inutiles, car l'entreprise payait plusieurs fois le fournisseur sans bénéficier d'une réduction disponible dans le cadre d'un accord unique pour l'ensemble de l'organisation. Cette situation a également entraîné la conclusion de plusieurs contrats avec le fournisseur.
Lors de la mise en place d'un environnement SAM mature, l'une des premières actions consiste à identifier chaque licence et contrat logiciel au sein de l'organisation (en cours d'utilisation ou sur l'étagère) et à en centraliser la propriété dans le domaine informatique sous l'égide de l'équipe SAM. Cependant, les perturbations dues à la pandémie, au travail à distance et à la croissance des solutions en nuage ont eu pour effet de faire planer des nuages sur les environnements SAM les plus disciplinés et les mieux organisés, en particulier lorsque les hyperscalers (AWS, Google et Microsoft) sont impliqués.
Les modèles de calcul des coûts sont également différents de la tarification sur site et de la tarification SaaS traditionnelle, et c'est là que l'équipe FinOps peut partager son expertise avec les équipes SAM et ITAM. Il existe plusieurs catégories de remises proposées aux utilisateurs du cloud, avec des nuances et des avantages (ou inconvénients) différents, à la fois par les "Big 3" et par d'autres fournisseurs de cloud.
Une fois que toutes les occurrences d'utilisation du cloud ont été identifiées (IaaS, PaaS et SaaS, bien que nous limitions cette discussion au SaaS), il sera possible de négocier l'accord d'actualisation le plus judicieux et le plus approprié pour l'entreprise, en gardant à l'esprit les dates de renouvellement des contrats existants. Nous n'allons pas explorer ici les avantages et les inconvénients des différents types de licences, mais nous aimerions mentionner deux domaines dans lesquels l'équipe SAM peut apporter son expérience : le premier est de savoir si une solution SaaS pour un actif logiciel est la meilleure option pour l'organisation, plutôt que des licences sur site. Cette décision est étayée par le BYOL ("bring your own license"), où il peut être très rentable de placer des licences sur site dans un conteneur dans le nuage, pour lequel il n'y a pas de coût supplémentaire.
Comme pour le SAM, si les coûts du cloud ne sont pas centralisés, ils ne peuvent pas être gérés et imputés aux unités commerciales et aux employés qui utilisent réellement le logiciel, ce qui est le prochain principe FinOps dont nous discutons.
Chacun est responsable de l'utilisation qu'il fait de l'informatique en nuage
C'est là que SAM aura ouvert la voie. L'ironie des licences de logiciels, en particulier pour les logiciels spécialisés, est que la négociation des contrats repose normalement sur les épaules des spécialistes de l'informatique et de la SAM, dont la plupart n'utilisent jamais le logiciel ou ne savent pas comment il fonctionne ou ce qu'il est censé accomplir. Traditionnellement, les coûts de licence faisaient également partie du budget d'investissement informatique.
Dans les organisations dotées d'un environnement SAM mature, la pratique consistant à refacturer ces coûts sur la base de l'utilisation a été mise en œuvre. Naturellement, les consommateurs de ces licences, en particulier les gestionnaires, qui voient de nouveaux coûts s'ajouter à leur budget, s'opposent à cette pratique. Toutefois, cette pratique sensibilise les gestionnaires aux coûts d'utilisation de leurs outils logiciels et crée très rapidement une nouvelle discipline de gestion de l'utilisation inutile.
Bien sûr, il faut éduquer les utilisateurs pour qu'ils comprennent comment le fait d'être connecté à un logiciel qu'ils n'utilisent pas réellement, par exemple lorsqu'ils assistent à une réunion, fait augmenter les coûts du département, et que ces licences peuvent être "récoltées" par les administrateurs SAM. Il devrait également y avoir des politiques et des procédures documentées concernant les droits et l'utilisation des logiciels. Naturellement, la migration vers un modèle de facturation doit être gérée avec tact et patience.
Il ne sera pas difficile d'attribuer la responsabilité de l'utilisation de l'informatique dématérialisée dans un tel environnement. Une fois encore, il convient d'expliquer comment et quand les coûts apparaissent afin que l'utilisateur puisse optimiser son utilisation, étant donné qu'ils diffèrent des coûts SAM traditionnels. Cela ne peut se faire qu'avec des rapports détaillés, précis et opportuns au niveau du département et de l'utilisateur. C'est là que le logiciel de gestion des coûts dans le nuage est essentiel ; il est impossible d'y parvenir par des processus manuels et des feuilles de calcul.
Les rapports doivent être accessibles et présentés en temps utile
Comme nous l'avons mentionné plus haut, les modèles de coûts de l'informatique dématérialisée diffèrent des coûts SAM traditionnels, car ils incluent à la fois les coûts du matériel et des microprogrammes. Notre logiciel LicenseAnalyzer a été conçu pour faire face à la complexité et à tous les modèles de licence différents que les fournisseurs de logiciels d'ingénierie et scientifiques peuvent proposer. Nous avons tenu compte de l'appel de nos clients qui avaient besoin d'une fonctionnalité supplémentaire pour identifier les coûts de l'informatique en nuage que nous n'avions pas encore inclus. En conséquence, nous améliorons continuellement LicenseAnalyzer pour les aider dans leur parcours de maturité SAM. La possibilité d'identifier l'utilisation au niveau départemental en fonction de l'utilisateur, de l'heure de la journée, du logiciel et des fonctionnalités utilisées à partir d'un rapport est inestimable pour tout le monde dans l'entreprise, du directeur financier à chaque utilisateur et, bien sûr, aux responsables départementaux et aux administrateurs SAM.
Les équipes doivent collaborer
Avec des rapports précis et exacts, une éducation raisonnable dans toute l'entreprise et le fait que chacun accepte d'être responsable de ses coûts, la collaboration peut être facilement gérée. L'utilisation efficace et optimisée des logiciels devrait faire partie de la culture de l'entreprise, ce qui est un avantage apporté par FinOps.
Même les meilleures unités SAM et ITAM dans les secteurs de l'ingénierie, de la construction et des sciences ont souvent du mal à faire passer le message aux services financiers et à la direction, qui n'ont pas une relation étroite avec le logiciel spécialisé, même si le directeur financier est parfaitement conscient du coût de SAP et peut très bien utiliser notre solution ponctuelle SAP. Un nouvel état d'esprit devrait bientôt s'installer, lorsque les économies attendues de la migration vers le "cloud" s'avéreront être tout sauf un avantage. La compréhension à l'échelle de l'entreprise s'accompagne d'une collaboration.
Les décisions sont motivées par la valeur commerciale de l'informatique dématérialisée
Si l'un des principes de FinOps est que la valeur commerciale du cloud est un facteur déterminant dans la mise sur le marché d'un nouveau produit ou service, d'autres facteurs, tels que la concurrence et la demande du marché, sont les principaux moteurs de toute décision d'innover. Cependant, la capacité à prévoir les coûts des logiciels, ainsi que la capacité à suivre ces coûts et à les garder sous contrôle, est une nouvelle dimension qui ne peut qu'améliorer la planification et la gestion des projets.
Traditionnellement, les chefs de projet calculaient les licences logicielles nécessaires pour un projet et les incluaient dans le coût d'un nouveau projet d'investissement, puis se procuraient de nouvelles licences, qui finissaient souvent sur l'étagère à l'achèvement du projet. L'informatique dématérialisée permet d'ajouter de nouvelles licences (si elles dépassent la capacité du portefeuille actuel de l'entreprise) et de s'en passer à la fin du projet. Il s'agit également de coûts Opex qui devraient se traduire par un coût de projet plus précis pour le client et une meilleure concurrence dans les appels d'offres.
Tirer parti du modèle de coûts variables de l'informatique dématérialisée
Il existe des modèles de coûts et de dimensionnement précis pour lesquels l'utilisation de services en nuage est avantageuse pour l'entreprise, et pas seulement pour des projets ponctuels. Il existe de nombreux modèles de tarification différents qui s'adaptent à toutes les circonstances, depuis la signature d'un contrat de trois ans assorti d'une forte réduction jusqu'aux contrats à court terme, qui conviennent mieux à une augmentation rapide de l'utilisation (par exemple, le développement d'un nouveau produit).
C'est là que les équipes SAM et FinOps peuvent mettre leurs idées en commun et déterminer les meilleures options en ce qui concerne les licences et les droits. L'équipe SAM dispose d'une mine de connaissances sur l'optimisation des logiciels, tandis que l'équipe FinOps est consciente des domaines dans lesquels les coûts du cloud peuvent augmenter de manière inattendue, comme l'utilisation de conteneurs et les différences d'approche entre les différents fournisseurs de cloud.
La Fondation dispose d'un modèle de maturité très simple en trois étapes : "Ramper, marcher, courir". Nous sommes convaincus que la plupart ou la totalité de nos clients sont au moins en mode "Walk" parce que leurs équipes SAM ont atteint la centralisation et l'appropriation. Pour les 2 premiers principes que nous avons discutés, ils peuvent encore avoir besoin d'intégrer les FinOps. Le reporting est essentiel (principe 3) et peut nécessiter de repenser si votre gestionnaire de licences actuel couvre toutes les bases.
Les trois derniers principes sont un voyage, pas une destination. Mais une fois qu'une organisation a atteint une maîtrise raisonnable de ces principes, on peut dire qu'elle a atteint la maturité "Run" et qu'elle aura complètement aligné les équipes SAM et FinOps.
Cet article est assez long, mais il s'agit d'un sujet très vaste et il y a beaucoup plus à discuter dans l'alignement de SAM et FinOps (sans oublier ITAM et ITSM). N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions sur votre feuille de route et votre parcours FinOps, à l'adresse sales@openit.com.
