ITチャージバックは、管理者にとって、増大するITコストをコントロールするための非常に強力なツールとなります。しかし、ITチャージバックの仕組みを適切に導入しないと、組織内で議論の的になったり、時には不愉快な思いをすることもあります。ITチャージバックがうまく機能しないと、IT部門と社内の顧客との間に誤解が生じたり、各部門の予算に直接責任を持つマネージャーと、ITリソースを使用・消費する直属の部下との間に誤解が生じたりして、ITコストの増加を招くことになります。
下の図は、ある組織におけるITチャージバックの効果的な導入プロセスを示しています。
効果的なITチャージバックメカニズムの構築を計画する前に、組織はまず、それを導入する理由を確立する必要があります。目的が違えば、当然、モデルも異なります。しかし、重要なことは、そのモデルがコミュニケーションしやすく、社内の誰もが容易に理解できるものでなければならないということです。IT部門による管理、制御、検証が容易であるべきであり、そのためには完全に自動化されたシステムが望ましい。ほとんどのビジネスユーザーが公正であると考えるべきです。そして、ITリソースの最適な利用を促すものでなければならない。
公平性と善行
平日は常に完全にチェックアウトされているアプリケーションを使用するために、週末に出勤しなければならなかった従業員を考えてみましょう。彼は週末に8時間働いたのに、ピーク時に1時間だけ8つのライセンスを独占した別の社員と同じ料金を請求されてしまいます。もちろん、週末を犠牲にして仕事をこなした従業員にとっては公平ではありません。
このシナリオでは、使用されていたITチャージバックモデルは誰にとっても公平ではなく、ユーザーの不満の原因となります。さらに、ライセンスを奪っても何の影響もないため、ユーザーのIT利用における良い行動を助長することにもなります。
効果的なITチャージバック・メカニズムは、公平性を育み、ユーザー間の反生産的な行動を避けるために、これらのことを考慮に入れます。組織にとって最適な配分モデルを決定することは、ITチャージバックの導入を成功させる鍵となります。
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