ライセンス・モデルを最適化するための課題と最善の方法ソフトウェア

[0:02] アンドレ・アブレウ：皆さん、おはようございます。

[0:43].com.br までお送りください。ウェビナーの質疑応答セッションで、喜んでお答えいたします。すべての質問にお答えできない場合は、メールまたはLinkedInを通じてご連絡させていただきます。

[1:00]さて、今回の司会者は、WGT社でアプリケーションマネージャーとして、ソフトウェア やハードウェアの研究開発分野におけるプロジェクト管理、およびAmazon AWSのクラウドアーキテクチャにおいて、25年以上の実務経験を持っています。 2020年に当ソリューションの業務に携わり始め、アジャイルプロジェクトマネジメントおよびPMPの認定資格を保有しており、ペルナンブーコ連邦大学でコンピュータサイエンスの学士号を取得しています。また、経営大学院でビジネスに特化したMBAを取得しており、経営管理の分野でも高いスキルを有しています。それでは、本日のゲスト、アンドレ・アブレウさんをご紹介します。

[1:46] アンドレ・アブレウ：おはようございます、ウォルター。ご紹介いただきありがとうございます。本日は、Open iT のソリューションである「ソフトウェア 」の最適化プロセスについてご紹介します。このソフトウェアの最適化、具体的にはAutoCAD向けの最適化が成功した事例についてお話しします。AutoCADは現在、新しいライセンスモデルを採用しています。その後、質疑応答の時間を設ける予定です。

[2:17]それでは始めましょう。さて、ソフトウェア のライセンスに関する意思決定は、非常に複雑であることはすでにご存じの通りです。その理由の一つとして、企業が利用状況レポートを通じて詳細な情報を把握できる点が挙げられます。 従業員は最新のツールや推奨されたソフトウェアを使用しているのでしょうか？ ライセンスが失効した古いバージョンを使用している可能性はないでしょうか？ また、企業が他社を買収したり、合併したりする場合、これらのソフトウェアをどのように管理すればよいのでしょうか？ ベンダーとの交渉はどのように行われており、実際のデータを活用して交渉を行っているのでしょうか？ 企業はどのような手段でこれらのデータを取得しているのでしょうか？また、ますます増え続けているライセンスモデルに対して、企業はどのように対応しているのでしょうか？場合によっては、部門別やプロジェクト別のコスト配分が重要になります。企業はそれを実行する能力を持っているのでしょうか？予算計画はどのように立てられているのでしょうか？そして、どのような最適化を実施しているのでしょうか？

[3:54]さて、先ほど見てきたこうした複雑さに加え、ライセンスモデルも絶えず変化し続けています。まず同時利用ライセンスがあり、次にシングルユーザーライセンス、クラウドライセンス、そしてクレジットベースのトークンライセンスがあります。では、ソフトウェア のこれらのライセンスモデルのうち、御社に最も適しているのはどれでしょうか？

[4:18]それでは、始めましょう。最適化のプロセスとはどのようなものでしょうか？それは、ユーザーが必要な時にソフトウェア を利用できるようにし、ソフトウェア を常に利用可能に保ち、生産性が低下しないようにすることです。 また、最適化におけるもう一つのポイントは、企業が実際に利用しているソフトウェア に対してのみ料金を支払うようにすることです。さて、この最適化プロセスでは、人員削減、コスト削減、事業拡大、新規買収など、ビジネスの目標が考慮されます。したがって、最適化はこうしたビジネス目標と整合していなければなりません。 ライセンス契約を詳細に理解することは極めて重要です。そうすることで、ライセンスを管理する担当者は、拡張が可能か、縮小が可能かを判断できるようになります。また、利用状況を把握し、誰が、いつ、どのくらいの期間利用しているかを把握することも不可欠です。こうしたデータを収集したら、同時に収集される様々な情報をどのように統合し、報告のために整理するかという点が重要です。 こうして情報を統合できれば、保有するライセンス契約の内容と照らし合わせて分析を行うことができます。分析結果に基づき、コスト削減や、特定のユーザーグループがツールに優先的にアクセスできるようにすることなど、具体的なアクションポイントを定義できます。 このように、策定できるアクション項目は多岐にわたります。そして、「測定、分析、最適化、測定、分析、最適化」というサイクルが常に存在します。このサイクルは継続的に実行されなければなりません。状況によってはコストを削減できる場合もあれば、生産性を向上させる新しいツールの導入を検討する場合もあります。

[6:37]それでは始めましょう。Open iT には、ソフトウェア のこの複雑さを管理するためのソリューションが用意されています。ご覧の通り、このソリューションは膨大な数のエンジニアリングソフトウェアを網羅することができ、画面に表示されているものだけに限定されません。つまり、LicenseAnalyzer™は、こうした技術系アプリケーションの複雑さをすべて管理し、ソフトウェア など、ほとんどのベンダーに対応した状態で提供されており、実際のアクティブ利用状況を測定することができます。 これにより、実際にアクティブに使用されているか、あるいは非アクティブであるかを把握することで、大幅なコスト削減が実現します。 さらに、非アクティブなライセンスの回収も自動化されています。つまり、ユーザーがアプリケーションを開いていても使用していない場合、システムが自動的にそのライセンスを一時停止し、サーバーに返却します。また、LicenseAnalyzer™は常に進化を続けており、ソフトウェア のベンダーが導入する新しいライセンスモデルにも対応しています。

[7:45]これを3つのレベルに分けて説明すると、第1レベルはデータ収集を行うもので、ソフトウェア を誰が、どのくらいの時間、どこで使用しているかを測定します。そして、LicenseAnalyzer™の最初の表示インターフェースとなるセキュアなWebポータルがあり、そこではどのサーバーが稼働中か、オンラインかオフラインかを確認できます。 各サーバー内では、利用可能なアプリケーションを確認できます。アプリケーション内をさらに展開すると、そのアプリケーションを開いているユーザーを確認できるほか、利用可能なライセンス数、使用中のライセンス数も把握でき、有効期限が近づいているライセンスがある場合は通知を受け取ることも可能です。

[8:41]さて、ここにはライセンスの利用状況を示すヒートマップという、もう1つの興味深いレポートがあります。これを見ると、ソフトウェア のVulcanが利用されていたことがわかります。利用可能なライセンスは154件ありましたが、分析対象期間中に実際に利用されたのは116件のみでした。また、土曜日や日曜日に利用が集中していることも確認できます。 なぜ日曜日や土曜日、そして営業時間外の時間帯にこれらのライセンスが利用されているのでしょうか？

[9:11]それでは、ここでこれらのライセンスの効率性を見ていきましょう。このケースでは、Vulcanというツールが利用可能な最大数である154で運用されていましたが、実際に使用されていたのは116でした。したがって、この点だけでも、ライセンス数を154から実際の使用数である116（同時使用数）に削減することで、かなりの数のライセンスを節約できることになります。 さらに、99％の需要を満たすためにライセンス数をさらに削減したい場合、下の表を見ると、時間を分単位に換算した際、4分強の間に101ライセンスが同時に使用されていたことが分かります。したがって、大幅なコスト削減が可能となります。 この問題を101ライセンスで解決するという提案だけで、レベル1の分析を行うだけで10万6千ドルの節約が可能になります。

[10:17]LicenseAnalyzer™ツールは Power BI や Tableau との連携が可能であり、企業が自社にとって最も有益な形でデータや可視化情報を取得できるよう、非常に高い柔軟性を提供します。

[10:33]レベル2に移行する段階で、ライセンスの効率性が明らかになります。このソフトウェア はアクティブで、実際に使用されているのでしょうか？それとも、このソフトウェア は開かれたまま最小化されており、使用されていないのでしょうか？ そこで、レベル2内でのソフトウェア の利用効率を測定してみると、年間グラフによると、48ライセンスが同時に使用されたことが分かります。これが同時接続数の最大値である48で、そのうち実際に使用されていたのは21ライセンスのみでした。つまり、それらは開かれており、CPU処理リソースを消費していた状態でした。 そこで、この21という値を48で割ると、効率はわずか44％となります。

[11:21]では、レベル2では、具体的にどのように機能するのでしょうか？実際のアクティビティの分析において、「ソフトウェア 」は、ソフトウェア を活用し、CPUの使用状況やマウス・キーボードの操作状況を監視します。そうすることで、長時間の非アクティブ状態が続くソフトウェアが多数あることがわかります。さらに先を見ると、ユーザーの一覧が表示されていますが、これは企業によっては、LGPD（ブラジル個人情報保護法）の観点からも、非表示にされる場合もあります。 ユーザー名を表示したい場合は、ユーザー名を表示することも可能です。これは、部門別、企業別、地域別、プロジェクト別に設定できます。このグラフを見ると、最後のユーザーは、実際にツールとやり取りしていた「実稼働時間」が約1万時間ある一方で、起動はしていたものの使用していなかった時間が2,000時間あることがわかります。 一方、最初のユーザーを見ると、1万2千時間の利用に対し、1万5千時間は非アクティブ状態でした。したがって、上段のユーザーのツール利用効率は、下段のユーザーに比べてはるかに低いと言えます。

[12:45]レベル3に進むと、ライセンスの利用ポリシーや、返却期限、チェックアウト、非アクティブ状態に関するポリシーを定義する自動化レベルになります。 それでは、このライセンスの自動化をどのように行うのか見ていきましょう。Open iT のソフトウェア は、ユーザーがソフトウェア を実際に使用していない場合や非アクティブ状態にある場合に通知を行うことができます。また、ソフトウェア を一時停止したり、ソフトウェア を終了させたりすることも可能です。つまり、システムは利用状況を検知・測定し、ユーザーが非アクティブであるかどうかにかかわらず、常にユーザーに報告し続けます。

[13:36]それでは、これがどのように機能するのか見てみましょう。ユーザーがインターフェースを使用している場合は「アクティブ」状態となり、その場でプログラムを利用していることになります。一方、操作を行わない場合、つまり操作を停止した時点で、CPUやキーボードなどの使用が一切なくなると、そのユーザーは「非アクティブ」とみなされます。 そして、ユーザーが一定時間の非アクティブ状態（例えば、会社が5分と設定した場合）の間、何も操作を行わなかった場合、ポップアップが表示されます。ユーザーにはそのポップアップに応答する時間が与えられ、サスペンドを許可するか、あるいは「ここにいるので、作業を続けるからサスペンドしないで」と伝えることができます。 ユーザーが何も操作しない場合、ツールは自動的に一時停止します。一時停止後、ユーザーは元の作業箇所から再開でき、情報の損失は一切ありません。あるいは、この機能を通じてアプリケーションを再開または終了させることも可能です。

[14:41]では、レベル1と2のライセンスはどうなるのでしょうか？ ある企業では、ライセンス数が200近くあったのが250に増え、その後300近くまで達しました。これはある特定の期間に起きたことですが、当初はライセンスのチェックアウト需要が急増していたことがわかります。つまり、ユーザーがツールを起動したのです。この青い線がチェックアウトを示しており、ツールを起動したユーザーの数です。 そこで、利用希望者が増えていることが判明し、当初は250ライセンスに増やしましたが、その後また偶然にも300近くまで増加しました。しかし、これほど多くのライセンスを利用することさえ、その後誰一人としてありませんでした。この点だけでも、250から300の範囲でコスト削減の余地があることがわかります。 さらに、レベル2、つまり実際にユーザーがツールとやり取りしている「アクティブユーザー」を含めると、150から300近くまでの範囲で莫大な節約の余地があることがわかります。つまり、会社が節約できるライセンス数は150近くになるのです。

[15:46]レベル3ではどうなるのでしょうか？ライセンスの終了プロセスを自動化し、ユーザーに通知することで、使用していない場合は他の人と共有すべきであるという、このIT資産の重要性をユーザーに認識させることができます。そうすることで、青い線を赤い線に近づけることができ、ソフトウェア の利用効率を最大限に高めることができるのです。

[16:16]それでは、Autodeskの最適化について、何が重要になるでしょうか？ご存知の通り、AutodeskにはAutoCADやRevit、数多くのソフトウェア があり、ライセンスモデルはバリエーションが豊富で、最も複雑なもののひとつとなっています。 そこで、ライセンスの種類を見てみると、個人用、スタンドアロン、コンカレント、Flex、ユーザー単位のライセンス、そして最新の「Autodesk Flex」があります。企業がすべてをAutodesk Flexに移行するのは有益でしょうか？このツールを活用するためのベストプラクティスをいくつか見ていきましょう。まず、Autodeskのすべてのポータルを1か所に集約し、管理者を1人にまとめることです。 次に、必ずしも可能とは限りませんが、支払いの契約日をすべて揃えるよう努め、その日に契約件数を集中させることで、より大きな割引を申請できるようにすることです。もう1つ重要な点は、利用可能なライセンスに応じてユーザーを常にバランスよく配分することです。つまり、ユーザー単位ライセンス、Autodesk Flex、競合他社のライセンスなどを組み合わせて、どのようにバランスを取るかを検討することです。 ユーザーの利用状況、つまりそのツールを長時間使用するユーザーか、あるいは短時間しか使用しないユーザーかを把握し、需要は変動する可能性があるため、常に見直して調整を行う必要があります。そして、企業は実際にその需要に合わせて調整を行わなければなりません。

[18:00]それでは始めましょう。ある企業では、647人のユーザーのうち、40人が指名ライセンス、156人が同時接続ライセンス、22人が独立ライセンスを利用していました。この647人のユーザーを抱える企業が、全員をAutodesk Flexに移行した場合、どうなるでしょうか？ その企業の費用は70万ドルでした。もし、一部を指名ライセンス、一部をAutodesk Flexに切り替えるというバランスを取った場合、支払う必要のある金額はわずか16万1千ドルになります。このバランス調整により、どのユーザーがどれだけの利用量を持ち、どのような利用行動をとっているかを特定できるため、約60万ドルのコスト削減が可能になります。

[18:48]では、それをどうやって把握すればいいのでしょうか？LicenseAnalyzer™が、各ユーザーの利用時間をまとめたレポートを作成してくれます。そこで、ヘビーユーザー、つまりライセンスを最も多く利用し、ライセンスを開いている時間が長いユーザーを、個人用ライセンスに割り当てます。 一方、右側に示されているような、15時間、32時間、1時間といった利用時間のユーザー、つまり時折利用するユーザーについては、Flexに移行します。このようにバランスを調整することで、約60万ドルのコスト削減が可能になります。しかし、各ユーザーの利用時間に関する可視性がなければ、企業は自社のニーズに合わせた適切な最適化を行うことは不可能です。

[19:38] Open iT は、この特定のセグメント、つまりこのニッチ市場で20年以上の実績があり、これまでにさまざまなユーザーの行動パターンを特定してきました。例えば「コレクター」と呼ばれるユーザーは、同じアプリケーションのライセンスを何枚も入手し、自宅のパソコンで起動したり、職場のパソコンで起動したり、他人のパソコンで起動したりします。 これが「コレクター」です。彼はうっかり屋で、ライセンスを受け取ると、1ヶ月経ってからようやく返却します。「釣り師」とは、オフィスに一番乗りして、その日に使う可能性のあるあらゆるソフトウェアのライセンスをすべて確保してしまうタイプです。入手困難なライセンスがあることを知っているので、使うかどうかはどうでもよくて、とにかく先にすべて確保しておこうとするのです。 その反対が、会社が推奨する新しいバージョンやソフトウェア を使いたがらないユーザーだ。彼らは、本来使うべきではないソフトウェア を使い続けている。そして「侵入者」とは、アクセス権限を持たないべきユーザーのことで、例えば元社員などがこれに該当する。

[20:48]さて、ある上級幹部の発言によると、Open iT は、当社のITリソースに対するユーザーの行動を変えたとのことです。つまり、ユーザーの行動や、こうしたIT資産に対する認識というのは重要なのです。

[21:05]さて、ここではグローバルな鉱業会社の成功事例をご紹介します。この企業は巨大な規模を誇り、ソフトウェア に関する支出も莫大です。同社は、1,000人を超えるユーザーがソフトウェアをどのように利用しているかについて、全く把握していませんでした。そこで採用された解決策は、まず「レベル1」として、社内で何が使用されているか、ユーザーが何を利用しているか、具体的にどのソフトウェアが稼働しているかを把握することでした。 その結果、最初のソフトウェア について、32ライセンス保有していたものの、実際に使用されていたのは40ライセンスだけであることが判明しました。さらに調査を進めていくと、下位レベルにも同様の事例があり、利用可能なライセンスでありながら使用回数がゼロ、つまり誰も使っていないものまで見つかりました。そこで、契約データやライセンスの金額を分析したところ、46万ドルのコスト削減の可能性が見出されました。 つまり、レベル1だけですでに46万ドルの節約に成功したのです。このように、誰が、どのくらいの期間、どこでツールを使用しているかという情報を把握することがいかに重要かがわかります。この節約の結果、ソフトウェア では55％、その他のアプリケーションでは62％、そして潜在的な節約率は58％となりました。

[22:25]つまり、このシステムはビジネスを監視し、ソフトウェア のリソース状況を可視化します。また、チャージバック機能を提供し、どの部門がそのコストの責任を負っているかを特定できるほか、ライセンスの利用を最適化します。さらには、実際に使用されていないリソースを回収し、サーバーに戻して他のユーザーが利用できるようにすることも可能です。 また、新しいテクノロジーやソフトウェア、企業から示された指針が適切に導入されているかを確認します。自社のレポートに基づく情報（メーカー側のレポートとは異なります）により、何が必要で何が未使用なのかを正確に把握できるため、交渉の際にも非常に役立ちます。さらに、合併や買収の際にも大いに役立ちます。

[23:15]つまり、Open iT のこのソリューションは、企業が自社のITリソース内で何が利用されているかをすべて把握できるようにし、これらのツールを最適化することで、企業が本当に必要とするもの、つまり本質的なものだけに費用を支払うようにします。また、Open iT には、この導入とフォローアップのプロセスをサポートするための大規模なチームが揃っています。

[23:40] ウォルター：それでは本題に戻りましょう。いくつか質問が寄せられています。アンドレさん、プレゼンテーションありがとうございました。視聴者の皆様からたくさんの質問をいただきましたので、これからお答えしていきます。最初の質問です。「アプリケーションの利用統計はどのように取得するのですか？ 各コンピュータにエージェントをインストールする必要があるのでしょうか？」

[24:07] アンドレ・アブレウ：いいえ、そうではありません。ほとんどの場合、ライセンスサーバーにクライアントを1つインストールするだけで十分であり、企業が各コンピュータにインストールする必要はありません。ただし、レベル2の監視を行いたい場合など、一部のケースでは、ユーザーのコンピュータにインストールする必要があります。 あるいは、クラウドベースのアプリケーションや、ライセンスサーバーを使用しないスタンドアロン型のアプリケーションがある場合など、ごく一部のケースではインストールが必要になることもあります。しかし、一般的にはライセンスサーバーへのインストールだけで十分です。

[24:52] ウォルター：ありがとうございます。2つ目の質問ですが、レベル2において、ユーザーが技術系アプリを最小化して、PC上で別のツールを使い続けて作業を続けた場合、どうなるのでしょうか？

[25:02] アンドレ・アブレウ：それはとてもいいですね、それでは説明しましょう。とてもわかりやすい例を挙げてみます。ある人が3台のモニターを持っているとしましょう。3台のモニターを使うユーザーは、1台目でAutoCADを起動し、2台目でSolidWorksを起動し、3台目でもう1つ別のソフトを起動します。 もしその人がSolidWorksで、例えば2時間かかるような処理やシミュレーションを実行するとします。処理中はCPUやメモリなどを消費し、2時間アクティブな状態が続きます。その後、別のモニターに切り替えて別のアプリケーションを起動し、2時間処理を続けると、そのアプリケーションも2時間アクティブな状態になります。 その後、AutoCADに切り替えます。AutoCADを終了すると、マウス操作やCPU、キーボード入力がなくなっているため、AutoCADのアイドル時間が計測され始めます。一方、SolidWorksやその他のアプリケーションは、処理を消費し続けているため「アクティブ」な状態が維持され、アイドル状態とは見なされません。したがって、ウィンドウを最小化して開いたままにしておいても、計測されるのはキーボードとCPUの使用状況のみとなります。

[26:17] ウォルター：他にも何かありますか？ もう一つありますね。あなたが提示してくれたレポートはどれも良さそうですが、もし私の会社のために、もっと異なるもの、もっとカスタマイズされたものが必要になった場合は、どうすればいいのでしょうか？

[26:34] アンドレ・アブレウ：そうですね、それでは始めましょう。LicenseAnalyzer™には、この分野で20年以上にわたる経験に基づいて作成された、企業にとって非常に役立つさまざまなテンプレートが標準で搭載されています。必要に応じて、これらをカスタマイズしたり、ダッシュボードを作成したり、ウェブパネルを利用したりすることも可能です。つまり、ウェブインターフェース自体にすでに非常に高い柔軟性が備わっているのです。 さらに高度なカスタマイズが必要な場合でも、Power BIやExcelなどのBIツールを活用できます。つまり、収集されたデータの可視化方法に関しては、非常に柔軟に対応できるのです。

[27:21] ウォルター：ひとまず以上です。皆様から寄せられたたくさんのご質問、誠にありがとうございました。これでウェビナーを終了いたします。 アンドレさん、そして参加者の皆様、ありがとうございました。プレゼンターのアンドレさんへのご質問がございましたら、お気軽に André.abreu@wgt.com.br まで直接メールをお送りください。デモのご予約や当社のソリューションに関する詳細については、当社のウェブサイト wgt.com.br をご覧ください。 本ウェビナーに関して、さらにご質問やご相談、ご意見がございましたら、perguntas@openit.com.br までメールにてご連絡ください。ソフトウェア の最適化に向けた皆様の取り組みを、喜んでサポートさせていただきます。常に最新情報を入手できるよう、ぜひソーシャルメディアをフォローしてください。それでは、本日の司会を務めたウォルターがお伝えします。皆様、本当にありがとうございました。