Open iT 利用データを応用可能なアイデアに変換するウェビナー

[1:58] ノエミ：皆さん、おはようございます。本日のウェビナー「Open iT の利用データを実用的なアイデアに変える」へようこそ。私はOpen iT ラテンアメリカ担当ディレクターのノエミ・モラレスと申します。本日は司会を務めさせていただきます。本日は、実用的なポイントについていくつかご紹介していきます。本題に入る前に、ぜひご質問をお寄せください。 本ウェビナーはライブ配信ですので、ご質問は webinars@openit.com までお送りください。質疑応答のセッションで喜んでお答えいたします。もしすべての質問にお答えできない場合は、メールまたはLinkedInを通じて、後ほどすべてのご質問にお答えいたします。

[2:56]このプレゼンテーションの重要なポイント、すなわち、全体的な利用状況、コンプライアンスとコスト、チームのパフォーマンスと予算比較、ポートフォリオの利用状況、および投資の合理化について分析していきましょう。今回のプレゼンターはプリセールスエンジニアであり、コラボレーション型ソフトウェア の導入に関する確かな知識に加え、ソフトウェア のライセンス管理、システム管理、Web開発において豊富な経験を有しています。 モンテレイ高等技術研究所（Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey）で電子システム工学の学位を取得し、1998年よりITコンサルティングのキャリアを築いてきました。 現在は、営業チームに技術専門家として協力し、お客様に最適なソリューションを提供しています。ITソリューションにおけるソフトウェア の管理者業務以外の時間には、モノクロ写真撮影や家族との旅行といった趣味を楽しんでいます。Open iT ラテンアメリカ支社のプリセールスエンジニア、アルフォンソ・ビジャヌエバが皆様にご紹介いたします。

[4:08] アルフォンソ：こんにちは、おはようございます。ノエミさん、ご紹介ありがとうございます。皆様とお会いできて光栄です。お時間をいただきありがとうございます。本日は、組織が保有するソフトウェア のライセンス利用データをどのように活用するかについてお話しします。データを持つことが重要であることは誰もが知っていますが、それ以上に重要なのは、私たちにとって有用な情報をそこから引き出せるかどうかです。 そこで、Open iT を活用して、クラウドやライセンスサーバー、ユーザーの端末などから情報を収集し、意思決定のプロセスを支援する情報を得ることにしています。それでは、早速ライブデモに移りましょう。

[5:03]わかりました。ライセンスの利用状況に関する大規模なデータベースが整えば、ビジネスインテリジェンスツールを活用して、さまざまなレポートや、ここでは「ダッシュボード」と呼んでいるものを作成できます。今お見せしているのは、Open iT 社も当社の顧客も最もよく利用しているダッシュボードの一つで、ライセンスの状態に関する情報を一目で全体像として把握することができます。 最も利用されているアプリケーションを確認したり、日ごとの傾向やライセンスの利用率を把握したりできます。フィルタリングも可能です。例えば「Autodesk」に絞り込むと、ユーザーの利用状況、月曜日から日曜日までの1日あたりの利用時間、および時間帯ごとの利用状況がわかります。 この特定のアプリケーションについては、500ライセンスが利用可能ですが、実際の使用数はそれよりはるかに少なく、最多でも193ライセンスしか使用されていません。別の日には215ライセンス使用されていますが、500ライセンスの上限には達していません。これは、最適化を図るために検討すべき点です。

[6:23]次の図を見ると、ユーザーは通常、午前7時から午後6時まで作業を行っており、これが典型的な勤務時間です。しかし、夜7時、8時、9時のデータを見ると、依然として数百ものライセンスが使用されていることがわかります。この点について、実際にその時間に人が作業しているのか確認する必要があります。土曜日や日曜日についても同様ですが、正直なところ、その可能性は極めて低いと思います。 ここで検討すべきは、彼らが実際に自分のパソコンの前にいるのか、それとも在宅勤務をしているのかという点です。もしそうではない場合は、アプリケーションを終了するよう促す必要があります。この機会を利用して研修を実施したり、Open iT を通じて「アプリケーションを終了してください」というアラートを送信したりするのも一案でしょう。

[7:28]下部には、ユーザーが特定のアプリケーションの使用を拒否されたタイミングを示す別のグラフがあります。通常は、すべてゼロで、たまに1件か2件の拒否がある程度です。それ以上見られる場合は、何か問題が発生していることを意味します。たとえば、ライセンスサーバーが正常に動作していない、あるいは設定に問題があるなど、さまざまな原因が考えられます。これらについては、このウェビナーの中で詳しく見ていくことになります。

[8:01]ユーザーごとの詳細を表示すると、ライセンスサーバーに登録されている全ユーザーのリスト、最大使用数（つまり取得しているライセンス数）、および累積作業時間を確認できます。Autodesk製品で作業しているユーザーを表示するようにフィルタリングしてみましょう。自分のライセンスサーバーを検索して選択すると、リストが切り替わります。 すると、中央の列に表示されているユーザーがすべて、Autodesk製品で作業中のユーザーとなります。その中から任意のユーザーを選択して、使用状況を確認することができます。青いマップの部分では、先ほど見たのと同様に、作業時間は午前7時から午後6時、あるいは7時頃までとなっています。しかし、ソフトウェア が実際に効率的に使用されているかどうかを確認する必要があります。

[9:04]そのうちの1つを選択すると、その特定のユーザーがソフトウェア をどのように利用しているかという情報が表示されます。こちらが画面ですが、特定の時間帯に常に作業を行っていることがわかります。2月はほぼ毎日、3月も同様ですが、3月のある時期には、ライセンスが常に使用中の状態でした。 これは正常な状態なのか、ソフトウェア で何らかのシミュレーションを行っているのか、あるいはAutoCADのようなアプリケーションを使用しているのか、あるいは単にユーザーがこれらの期間中ずっとマシンの電源を入れたままにしていたのか、検討する必要があります。

[9:52]他のユーザーの利用状況を確認してみましょう。すると、この特定のユーザーは常に1つ、2つ、3つのライセンスを保有していることがわかります。そこで、この点を改善する必要があります。ユーザーと話し合ったり、あるいはどのようなアプリケーションを使用しているのか調査したりして、なぜ常にライセンスを有効にしておく必要があるのかを確認する必要があります。というのも、月曜日に出勤してマシンを起動すると、その後ずっと電源を切らないユーザーがいるからです。 なぜでしょうか？　おそらく、電源を切ったりアプリケーションを終了したりすると、翌日にはライセンスがなくなってしまうことを知っており、システム担当者に相談しなければならないと分かっているからでしょう。まあ、この流れは皆さんご存知の通りです。

[10:41]他に何が確認できるでしょうか？拒否の詳細を確認したい場合は、こちらの別のダッシュボードがあります。ここにはユーザーの一覧が表示されており、それらのライセンスで過去に問題が発生したことがあるかどうかを確認し、何が起きているのかを分析できます。ここでは4月のデータを見ていますが、ある期間に1回や2回以上の拒否があったことがわかります。 この日、この時刻を選択すると、問題が発生したユーザーと、ライセンスを取得しようとした際にアプリケーションから表示されたエラーを確認できます。さらに詳細を見ると、「サーバーのエラー行」と表示されています。何が起きているのでしょうか？ ライセンスサーバーの設定に何らかの問題があり、それが原因で多くの拒否が発生したのです。 おそらくサーバーのメンテナンスが行われていたか、ライセンスファイルやオプションファイルが変更されたのでしょう。もう少し詳細に確認する必要がありますが、拒否が多数発生したのはこの時点だけでした。さらに下を見るとゼロが続いているため、おそらくここでも何らかのメンテナンスが行われていたのでしょう。

[12:02]なるほど。このデータを使って、他にどのような分析ができるでしょうか？ 他のダッシュボードを見てみると、ライセンスサーバーを持つアプリケーションの効率性や使用状況、測定値だけでなく、ユーザーマシンにのみインストールされ、マシン上のファイルとして、あるいはソフトウェア 内に組み込まれた形で独自のライセンスを持つアプリケーションを測定するダッシュボードもあることがわかります。また、USBキーや、いわゆるドングルを使用するアプリケーションも確認できます。 このダッシュボードからは何が確認できるでしょうか？ まず、シリアル番号を持つアプリケーションと持たないアプリケーションの割合がわかります。また、利用状況のグラフからは、どの程度の利用率であるか、ドングルを使用しているアプリケーションや単にシリアル番号のみを持つアプリケーションの分布がわかります。日ごとの利用状況を見ると、利用中のライセンス数は24、92、33程度であり、ハードウェアキーを使用しているものはわずか4つであることが確認できます。

[13:23]下部には一種のインベントリが表示されており、ユーザーごとの端末が日付順に一覧表示され、その端末にログインしたユーザー名やシリアル番号も確認できます。これにより、アプリケーションのインストール状況、ハードウェアキーを所有している端末の数、所有していない端末の数、そして右側に表示されているようにどのアプリケーションが使用されているかを確認し、利用時間を把握することができます。 ライセンスサーバーを利用するアプリケーションだけでなく、スタンドアロン型のアプリケーションも測定可能です。同様のダッシュボードを作成することで、クラウド上のどのアプリケーションが使用されているか、使用時間、ユーザー、アプリケーション名などを確認することができます。

[14:14]さて、もっと興味深い話題に移りましょう。2つの異なる組織の事例を分析してみます。最初の組織では、オートデスクが主要なエンジニアリング用ソフトウェア でした。この組織は11カ国にまたがっており、各国が地域ごとの契約を結んでいました。 彼らが抱えていた疑問は、「地域ごとの契約（つまり各国が独自の契約を持つ形態）から、世界中のどこでもライセンスが利用できるグローバル契約に変更したらどうなるのか？」というものでした。そこでどのような対応が取られたのでしょうか？ まず、ユーザーレポートなどを分析し、どのアプリケーションが最も頻繁に使用されているか、月ごとにどのサーバーに最も負荷がかかっているかなどを調査しました。 例えば、2月のデータを見ると、米国のサーバーの1つはわずか659時間しか稼働していなかったのに対し、別の米国のサーバーは47,000時間、英国は8,900時間といった具合です。要するに、このリストを見れば、ライセンスの利用状況がどうなっているか把握できます。日別や週別など、さまざまな条件でフィルタリングすることも可能です。

[15:41]ここで特に注目すべき点は、米国が最も多くのライセンスを消費している国だということです。特定の時点を選択すると、そのサーバーで112ライセンスが使用されていたことがわかります。別のグラフを見ると、このケースでは英国が12、米国が88を使用しています。常に米国が最も多く使用しています。このグラフはどのような役に立つでしょうか？ まず第一に、社内でコストをどのように配分すべきか、その指針を与えてくれます。 メーカーから請求書が届くと、多くの場合、対象となる国が10カ国あるため、その10で割って各々がその分担分を支払うという方法をとっています。しかし、ここでは米国が最も多く利用しており、他の国々は最も少ないことがわかります。このケースでは、フランスは1ライセンスしか利用していません。利用量に応じて、より公平に費用を割り振ることが可能です。つまり、利用量が多い国ほど多く支払うという仕組みにできるのです。

[16:47]なるほど。では、他にどのような分析が行われたか見てみましょう。「分析」と名付けたこの別のダッシュボードが作成されました。最も注目すべきは右側のグラフで、これによると、年間を通じて全国で86ライセンスが消費されたのに対し、購入したライセンスは112ライセンスでした。 ここから、最適化の余地があることがすぐにわかります。1年間でライセンスの76％しか使用されていなかったことから、ライセンス数を削減できるかもしれません。また、サーバーごとの残ライセンス数も確認できます。米国では51ライセンス、ドイツでは48ライセンスなど、各国ごとにサーバーごとの利用状況が示されています。

[17:45]それでは、グループ別の別の分析を見てみましょう。これは経営陣が依頼したレポートで、彼らは基本的に、どの国が最も多くのリソースを消費しているか、つまり組織にとってコストが最もかかっている国はどこか、またどのアプリケーションが最も多く利用されているのかを知りたがっていました。 しかし、中央のグラフを見ると、米国が最も支出が多く、その後にベルギー、オーストリア、その他の国々が続いていることが、非常に分かりやすく視覚的に改めて確認できます。ここにはライセンスの利用ピークを示すグラフもあります。日ごとの推移を見ていくと、すでに分かっている通り、米国が最も多く利用していることが分かります。

[18:36]ここまでの情報をすべて頭に入れておきましょう。次に、ライセンスの種類について分析を行います。私は国ごとの契約を持っていますが、各国で異なる種類のライセンスがあります。ネットワークライセンス、1台のコンピュータで複数ユーザーが利用できるライセンス、あるいはシングルユーザーライセンスなどです。そして、これらは各種類や地域ごとのライセンス数を示すグラフです。 スタンドアロン（単体）ユーザー向けライセンスは69件、マルチユーザー向けは44件、ネットワークライセンスは63件です。右側には、アプリケーションがインストールされている端末が表示されています。すぐに「AutoCAD 2008」というバージョンが目に留まりますが、これはメーカーによるサポートが終了しているため、どの端末をアップデートする必要があるか、あるいはAutoCADをもう使用していない端末があるかを確認できます。 そこで、これらのコンピュータから該当するアプリケーションをアンインストールし、すべてのコンピュータをAutoCAD 2023や2024といった単一のバージョンに統一する時期が来ています。

[19:51]他に何が確認できるでしょうか？ソフトウェア で最もよく使われているパッケージを確認できます。この場合はAutoCAD 2014と表示されています。また、これらのマシンをすべて更新する必要があり、こうして1台ずつ進めていきます。

[20:07]なるほど。これで必要な情報はすべて揃いましたので、次に最も重要な質問に移りましょう。つまり、「もし～だったらどうなるか？」というシナリオです。もし、ローカルライセンス契約からグローバルライセンス契約に変更したらどうなるでしょうか？ このグラフでは、ライセンスの使用総量を合計して112とし、それをこちらのグラフに転記しました。ここでは、保有するライセンス総数112と、国ごとの使用総量を確認できます。少し見づらいですが、各色が国を表しており、上部が米国で、これが最も多く使用していることはすでに分かっています。 しかし、赤い線こそが「もしローカル契約からグローバル契約に変更したらどうなるか？」という問いへの答えです。グローバル契約に切り替えると、ライセンス料金は少し高くなりますが、先ほど確認した利用状況や期間などのデータから、結果として赤い線のような傾向が示されています。 ご覧の通り、この数値は常にライセンスの最大使用数を下回っています。つまり、答えは明らかです。契約を変更すれば、年間15～17％のコスト削減が可能であり、これは組織として検討すべき事項です。しかし、この意思決定を裏付けるデータはすでに手元にあるのです。

[21:46]わかりました。それでは、2つ目のケースに移りましょう。こちらは、ソフトウェア の消費ベースのライセンス（ここでは「トークン」と呼んでいます）を採用している別の組織です。大きなメリットは、ライセンスに価格やコストのデータを組み込めることです。各トークンには、アプリケーションの種類に応じて一定のコストが設定されており、1つのトークンで済むアプリケーションもあれば、用途に応じて3つや4つを消費するアプリケーションもあります。 すぐに、このダッシュボード画面を確認できます。ここには、契約額が500万で、それが一定量のトークンに相当し、今日現在で100万が消費されていることが示されています。右側には月ごとの消費状況、11月、12月などが表示されており、緑色のバーには利用可能な残高が表示されています。当然、月を追うごとにこの残高は減少していくはずです。 赤い線はユーザーによる消費量を示しており、どんどん、どんどん、ますます増加しています。また、これらのトークンの日次使用量や消費量の分析を見ると、全体的に減少傾向にあることがわかります。つまり、日が経つにつれて、ユーザーは毎日消費するトークンの量を減らしているということです。

[23:15]しかし、そこで止まってはいけません。例えば、利用率が非常に低かったこの期間に何が起きたのかを分析する必要があります。日付を見てみると、12月から1月にかけてでした。おそらく、家族を訪ねたりする休暇期間だったため、アプリの利用率が低下したのでしょう。 帰宅すると利用率は再び上昇し、その後徐々に低下し続けています。この利用率の低下について言えば、この会社はプロジェクト単位で業務を行っているため、あるプロジェクトが終了すると利用率が低下し、別のプロジェクトが始まると再び上昇するという傾向があります。したがって、これらのアプリの利用傾向を継続的に注視していく必要があります。

[24:03]なるほど。 結局のところ、これで「別の契約に切り替えたらどうなるか」という問いを立てることができます。メーカーによると、現在、1日あたり190万ドルを費やしているこの契約がありますが、もし、アプリの利用開始から最初の15分間は課金しないというオプションを提供する契約に切り替えた場合、12.5％という大幅なコスト削減が実現できるとのことです。 さて、これまで見てきたすべての情報から、確かに量は多いですが、こうしたデータを収集し、ビジネスインテリジェンスツールを使って分析することの威力をよく理解できたと思います。さて、それでは質問の時間としましょう。

[25:03] ノエミ：アルフォンソさん、この洞察に富んだプレゼンテーション、本当にありがとうございました。きっといくつか質問があると思いますし、聴衆の皆さんからも webinars@openit.com 宛てにいくつか質問が寄せられています。最初の質問は、「Power BIのライセンスを購入する必要はありますか？」というものです。

[25:23] アルフォンソ：実のところ、そうではありません。これらのダッシュボードを開発または設計したいのであれば、デスクトップ版だけで十分です。ただし、組織内で共有できないというデメリットがあります。ご存知のように、Power BIにはこれらのダッシュボードを公開して他の人が閲覧できるWebポータルがありますが、そこを利用するにはエンタープライズライセンスの購入が必要になります。

[25:46] ノエミ：わかりました。Open iT のサーバーに接続したら、SQLのようにデータやテーブル間のリレーションシップを作成する必要があるのでしょうか？

[25:53] アルフォンソ：いや、違いますよ。それが、Open iT に標準搭載されているAnalysis Serverを使うメリットなんです。関係やテーブル、データ、カテゴリなど、すべてがすでに定義済みなので、あなたはレポートのデザインに集中するだけで、すぐに完成させることができます。

[26:19] ノエミ：わかりました。あ、うちにはPower BIがないんです。うちの会社ではSpotfireを使っています。データへの接続はPower BIと同じですか？

[26:27] アルフォンソ：基本的にはそうですね。Spotfireに、Analysis Serverと接続するためのプラグインをインストールするだけで済みます。それが完了すれば、あとは同じようにデータやカテゴリが表示されるので、あとはレポート作成に集中するだけです。

[26:43] ノエミ：わかりました。Open iT のこのレポート作成機能を利用するのに、何か費用はかかりますか？

[26:52] アルフォンソ：いいえ。LicenseAnalyzer™のレベル1からすでに含まれています。必要なのは、Power BIやTableauのクライアントを設定するだけです。Excelでもこれらのデータにアクセスできます。費用は一切かかりません。

[27:07] ノエミ：それでは、皆様から寄せられたたくさんのご質問、誠にありがとうございました。これで本ウェビナーを終了させていただきます。アルフォンソ・ビジャヌエバ氏、そしてご参加いただいた皆様、ありがとうございました。講演者へのご質問がございましたら、avillanueva@openit.com までお気軽にメールをお送りください。 当社のソリューションに関する詳細情報やデモのご予約は、ウェブサイト openit.com をご覧ください。また、「LicenseAnalyzer™と Power BI を使ったカスタムレポートの作成方法」や、「Power BI と Tableau の統合実績を活用して、データから意思決定へ」といった最新のブログ記事もご覧いただけます。 このウェビナーに関するご質問、お問い合わせ、ご意見がございましたら、webinars@openit.com までメールにてご連絡ください。皆様のソフトウェア の最適化に向けた取り組みを、喜んでサポートさせていただきます。常に最新情報を発信していますので、ぜひソーシャルメディアでもフォローしてください。ありがとうございました。それではまた。