Transformar os dados brutos de utilização do Open iT em informações acionáveis

[2:50] Mae: Bom dia, boa tarde e boa noite a todos. Este é o webinar da Open iT intitulado «Transformar os dados brutos de utilização da Open iT em informações úteis». Chamo-me Mae e serei a vossa anfitriã hoje. Juntos, vamos aprender a criar relatórios e painéis para monitorizar e analisar a utilização das vossas licenças de software, tais como relatórios administrativos sobre o consumo global de licenças de software, conformidade e custos; relatórios de gestão sobre o desempenho da equipa e comparação orçamental; e relatórios de gestão de produtos sobre o consumo do portfólio e padrões de utilização. Antes de começarmos, gostaria de encorajar todos a fazerem perguntas; basta colocá-las na caixa de chat e o nosso orador irá abordá-las durante a sessão de perguntas e respostas. Se não tivermos oportunidade de responder a todas as perguntas ou se houver alguma que necessite de uma análise mais aprofundada, fiquem descansados, pois iremos encaminhá-las para o Sagi e entraremos em contacto por e-mail ou através do LinkedIn para responder a essas questões.

[3:52] Na qualidade de arquiteto de soluções, o nosso orador tem uma missão: apresentar resultados que acrescentem valor aos seus clientes. Com vasta experiência em gestão de relações com clientes, tem trabalhado com clientes de renome de diversos setores, ajudando-os a atingir os seus objetivos através da maximização dos seus investimentos em software. Demos as boas-vindas a Sagi Reuven.

[4:18] Sagi: Muito obrigado, Mae. Deixem-me apresentar-vos um relatório prático que vos ajuda a obter uma visão sobre a utilização das vossas licenças de engenharia. Vou mostrar-vos aqui alguns relatórios dedicados a várias questões que normalmente surgem no dia-a-dia das operações, na aquisição de novas licenças e assim por diante. Como sabem, o Open iT recolhe informações de todos os diferentes servidores de licenças da vossa organização e apresenta-as em várias interfaces. Uma das que vou destacar hoje é o Power BI. Podem utilizar qualquer ferramenta de BI, até mesmo o Excel, porque o Open iT utiliza uma tecnologia chamada «cubo OLAP», que é basicamente o padrão da indústria para a análise de dados.

[5:10] Então, o que obtemos? Em primeiro lugar, o que se passa no sistema: quantas licenças tenho, quantas estão a ser utilizadas em simultâneo e qual é a minha utilização global. É possível criar diferentes painéis de controlo para se adequarem às suas necessidades, bem como diferentes KPIs para responder às exigências da sua organização ou dos gestores. Agora, utilizamos ferramentas de business intelligence para apresentar os dados, porque isso permite-nos obter maior visibilidade sobre a utilização bruta existente. Assim, podemos pegar nessa utilização bruta e agregá-la da forma que quisermos — por localização, por departamento, por empresa — e obter esses KPIs que são realmente difíceis de criar com base nos tipos de licença. Se for uma licença simultânea de rede, pode ser difícil de calcular, mas o Open iT consegue fazê-lo facilmente.

[6:25] Portanto, para além de analisar os dados e verificar a utilização máxima das licenças — se tenho licenças suficientes ou se preciso de mais —, podemos ir um pouco mais além e realizar diferentes simulações e cenários hipotéticos que o ajudam realmente a compreender melhor o que é melhor para a sua empresa, com base nos seus padrões de utilização de licenças.

[6:55] Deixem-me, então, apresentar-vos este primeiro relatório. Trata-se de uma simulação que compara LAN com WAN. Tivemos um cliente que possuía 11 servidores de licenças diferentes, cada um com licenças locais, o que significa que um servidor de licenças em França só pode servir utilizadores franceses, cada um deles definido para uma zona específica. Por isso, colocaram a seguinte questão: será melhor optar por um único servidor com licenças globais? Então, fizemos as contas. Basicamente, o que vêem aqui nas barras empilhadas umas sobre as outras são os diferentes servidores de licenças — os servidores locais combinados —, e podem ver qual foi o nível de utilização. Mas se, em vez disso, tivéssemos uma licença global, aplicando-a aos dados históricos, e se todos partilhassem o mesmo conjunto de licenças, quantas licenças seriam utilizadas e qual seria o máximo de utilização nesse caso? Bem, isto pode ver-se na linha vermelha aqui, que nos mostra uma redução de utilização de cerca de 15 a 20%. Ora, uma licença global é um pouco mais cara do que as licenças locais, mas, neste caso, perceberam que seria mais rentável optar por um único servidor de licenças globais em vez de manter 11.

[8:52] Falei sobre licenças simultâneas e licenças de rede, mas é possível que a vossa organização tenha uma combinação de licenças de software ou versões e que queiram manter-se a par da situação. Assim, este relatório pode responder a estas questões prementes: de quantas licenças de cada tipo preciso? Quantas licenças de rede, em comparação com licenças nominativas, vou precisar? Suponhamos que têm o MathWorks e que, por vezes, a MathWorks fornece um conjunto de licenças nominativas juntamente com licenças de rede. Qual é a combinação entre elas de que necessita? Bem, pode analisar os dados e verificar que os utilizadores não estão, na verdade, a utilizar a sua licença nominal, talvez a utilizem apenas um dia por ano. Esses utilizadores podem passar para o conjunto de licenças flutuantes, libertando essa licença nominal para alguém que a utilize efetivamente, e pode retirar esse utilizador do conjunto de licenças flutuantes e atribuir-lhe uma licença nominal, uma vez que ele a utiliza o dia inteiro, todos os dias.

[9:59] Também é importante manter-se a par das diferentes versões. Como sabe, todos os fornecedores lançam novas versões todos os anos ou de seis em seis meses, dependendo do fornecedor. Assim, pode acompanhar quais os nomes de host que estão efetivamente a utilizar essas versões antigas, para que possa desinstalar essas versões antigas e instalar as novas, pois talvez pretenda desativar esse servidor, mas as pessoas ainda estejam a utilizar essa versão antiga, o que o coloca ligeiramente em situação de incumprimento.

[10:40] Mas vamos dar mais um passo. Assim que introduzirmos os custos no sistema — ou seja, adicionarmos o contrato, as quotas e os preços das diferentes licenças —, podemos obter relatórios baseados não só na utilização, mas também nos custos, ou seja, quanto pagou pelas licenças, e não apenas quanto utilizou. A partir daí, podemos criar diferentes cenários hipotéticos e previsões que o ajudam a responder a questões mais prementes relacionadas com as aquisições.

[11:35] A título de exemplo, temos um cliente que nos apresentou um caso curioso. A Bentley, o fornecedor Bentley, ofereceu-lhes um novo tipo de filtro denominado «filtro de 15 minutos», que constitui um novo modelo de licenciamento. Assim, temos o modelo antigo e o novo que nos foi proposto, o que significa que, se alguém abrir o Bentley e fechar a aplicação no prazo de 15 minutos, isso não conta como uma licença utilizada. Então, aplicando isso aos dados históricos, quanto é que iríamos realmente poupar se tivéssemos optado pelo novo modelo de licenciamento? Aqui mesmo podemos ver, a preto, o novo modelo de licenciamento e, a verde, o antigo, onde se vê claramente que reduz a utilização das licenças em cerca de 10%, tornando-o mais rentável e, consequentemente, poupando cerca de um quarto de milhão de dólares.

[12:38] Atualmente, monitorizamos as sessões, os utilizadores distintos, as licenças simultâneas, mas também os diferentes tokens e o custo desses tokens, o que significa que pode utilizar o Open iT para recolher informações e centralizá-las num único local para todas as diferentes licenças de engenharia que possui, não só as flutuantes, não só as nominativas, mas todas elas. A tal ponto que podemos até gerir e monitorizar licenças baseadas em dongle. Portanto, se não tiver um gestor de licenças para isso, basta ligar o dongle ao seu PC enquanto utilizador final e pronto, já tem a licença. Como é que se pode acompanhar isso? Bem, o Open iT também consegue acompanhar isso. Em vez de monitorizar os servidores de licenças, monitorizamos diretamente na própria estação de trabalho e fornecemos vários relatórios que indicam quem tem a aplicação, quem a está a utilizar, há quanto tempo, tudo — se a estão a utilizar com ou sem número de série, etc.

[14:05] Por último, talvez saibam que o Open iT tem três níveis diferentes. O nível um monitoriza os check-ins e check-outs das licenças a partir do servidor de licenças. O nível dois verifica se os utilizadores utilizaram efetivamente a licença que retiraram. E o nível três é a conclusão lógica seguinte, consistindo basicamente em suspender a aplicação e devolver a licença ao conjunto de licenças disponíveis para que outras pessoas a possam utilizar. Então, o que é que isto nos proporciona? Podemos gerar relatórios que mostram a atividade em comparação com a inatividade ao longo do tempo, mas não apenas durante quanto tempo estiveram ativos ou inativos, mas também se foram suspensos e durante quanto tempo permaneceram suspensos.

[15:17] Então, o que o Open iT consegue fazer, com base nos dados, é que, em todos os relatórios que viram, os dados são apresentados como utilização histórica, mas também dispomos de simulações e cálculos que se baseiam nesses dados. Assim, com base no nível dois, podemos gerar relatórios de eficiência, que basicamente indicam o tempo gasto em cada nível, o que significa que ter duas pessoas a trabalhar ao mesmo tempo — o que acontece com frequência —, mas ter 56 pessoas a trabalhar ao mesmo tempo, isso quase nunca acontece, representa cerca de 0,6% do tempo, o que é muito insignificante, mostrando-nos a quantidade real de licenças de que precisamos. Agora, qual é o ponto-chave? Isto baseia-se nos dados do nível dois, o que significa que, se ninguém estivesse a deixar as suas licenças ociosas — ou seja, se iniciasse o nível três e aproveitasse essas licenças —, quantas licenças iria realmente precisar? Assim, pode verificar a eficiência e perceber que consegue reduzir entre 10 a 20% do seu portfólio de licenças, simplesmente porque pode ter algumas licenças que são redundantes e quase nunca são utilizadas. Portanto, se quisermos atingir, digamos, uma eficiência de 99%, podemos ficar com apenas 54 ou 52 licenças; não precisamos de tantas assim. Se tivermos 95, então precisamos apenas de cerca de 44 licenças. O que normalmente observamos nos relatórios de eficiência é uma redução de custos que varia entre 10% e 20%.

[17:17] Agora, é possível apresentar estes dados de várias formas diferentes. Como viram, há gráficos de barras, gráficos de linhas e mapas de calor, como se pode ver aqui, que nos mostram os dias da semana e as horas do dia, bem como a forma como os padrões de utilização se distribuem ao longo da semana. Assim, se tomarmos isto como exemplo, vejo que há alguma utilização durante os fins de semana, o que é algo a verificar. Também tenho alguma utilização fora do horário de trabalho, o que significa que os utilizadores estão ou a abrir aplicações e a deixá-las abertas até amanhã — um comportamento que talvez queira alterar —, ou mesmo a deixá-las abertas durante todo o fim de semana para que as tenham à disposição quando regressarem na segunda-feira, mais uma vez um comportamento que talvez queira alterar. E pode obter insights úteis com base nos dados brutos de utilização do Open iT, que apresentamos em várias interfaces; a nossa preferida é o Power BI, mas pode utilizar o Tableau, o ClickSense, o Excel, os relatórios do SSRS, o que quiser.

[18:41] Muito bem, então deixo agora a palavra a vocês. Se tiverem alguma pergunta para me fazer sobre o que viram, sobre o Open iT ou sobre a recolha de dados, não hesitem em perguntar.

[18:57] Mae: Muito obrigada, Sagi, por essa apresentação tão esclarecedora. Temos aqui várias perguntas dos nossos participantes e, se o Sagi estiver pronto para a sessão de perguntas e respostas, podemos começar agora. Muito bem, Sagi, eis a tua primeira pergunta: terei de estabelecer manualmente a ligação entre as tabelas do cubo OLAP?

[19:31] Sagi: Portanto, não, a particularidade do cubo OLAP reside no facto de tudo vir agrupado num único cubo. Ora, um cubo OLAP contém, basicamente, diferentes dimensões e medidas. Estas são atómicas, ou seja, estão ligadas entre si por predefinição. Assim, quando utiliza o Power BI, o Tableau ou qualquer outra ferramenta de BI, se esta se puder ligar ao SQL Server Analysis Services, irá estabelecer todas as ligações automaticamente. Por isso, não terá de definir todos os diferentes tipos de dados e pontos de dados; o Power BI fará isso automaticamente.

[20:16] Mae: Obrigada. Eis outra pergunta: que outras fontes de dados posso integrar no Open iT utilizando o Power BI?

[20:35] Sagi: Um dos pontos fortes das ferramentas de business intelligence é a possibilidade de integrar várias fontes de dados. Assim, terá dados brutos de utilização do Open iT, que pode transformar em relatórios, mas pode adicionar-lhes outras fontes de dados, como o ERP ou sistemas de emissão de bilhetes, e pode incluir bases de dados como o Active Directory, se quiser obter um conhecimento mais aprofundado sobre o utilizador. Existem muitas opções diferentes que o Power BI e outras ferramentas de BI permitem integrar. Assim, com o Active Directory, por exemplo, poderá estabelecer uma ligação com o nome de utilizador; com o sistema ERP, poderá estabelecer uma ligação com o nome da funcionalidade; e com o sistema de emissão de bilhetes, poderá estabelecer novamente uma ligação com os utilizadores. Tudo isto pode ajudá-lo a obter uma visão muito mais clara e uma excelente visibilidade do seu ambiente de licenciamento.

[21:44] Mae: Obrigada, Sagi. E uma terceira pergunta: o Open iT consegue monitorizar licenças baseadas em dongle?

[21:59] Sagi: Sim, podemos monitorizar isso, tal como já mostrei anteriormente. A monitorização não se faz apenas num servidor de licenças, porque nem sempre dispomos de um gestor de licenças aqui. Assim, se for um gestor de licenças, limitamo-nos a monitorizar os ficheiros de registo, o lmgrd, e executamos vários comandos para extrair as informações dos registos do servidor de licenças. Mas, no caso das licenças baseadas em dongle, instalamos o componente cliente na estação de trabalho do utilizador final. Agora, pode implementar este cliente estação de trabalho a estação de trabalho, «seguinte, seguinte, seguinte, seguinte», instalando-os todos manualmente, ou pode utilizar o SCCM e instalá-los de forma silenciosa no âmbito das políticas de grupo dos seus utilizadores, para que, quando estes iniciem o sistema, o cliente já esteja instalado, sem que sequer se apercebam disso. O cliente funcionará em segundo plano e recolherá informações sobre os processos que estão a iniciar e a terminar, fornecendo-lhe as horas de início e de fim, bem como todos os cálculos associados a essa licença baseada em dongle. Temos esta funcionalidade com o CodeMeter, com algumas licenças HASP e com muitos, muitos outros fornecedores que a disponibilizam. Assim, definimos qual o processo que será monitorizado; basicamente, no componente principal, é transmitido a todos os clientes qual a funcionalidade e qual o processo que estamos a monitorizar, e isto irá integrar-se no mesmo conjunto de dados que tem para licenças de rede ou nominativas. Está no mesmo conjunto de dados, só que não será uma funcionalidade ou um pacote, mas sim um identificador. É assim que se faz a distinção entre elas.

[23:56] Mae: Ótimo. E temos a pergunta número quatro: temos de nos limitar ao Power BI ou posso utilizá-lo com outras ferramentas de BI?

[24:10] Sagi: Portanto, não é necessário limitar-se ao Power BI; pode optar por qualquer ferramenta de BI. Como referi, transferimos os dados para um cubo OLAP e pode utilizar aqui qualquer ferramenta que consiga aceder a um cubo OLAP. Atualmente, a maioria das ferramentas de business intelligence, o Excel e qualquer ferramenta de análise de dados ligam-se automaticamente ao cubo OLAP e permitem-lhe começar a gerar relatórios. Algumas aplicações podem funcionar de forma ligeiramente diferente; outras podem exigir um pouco mais de configuração manual no back-end, mas a nossa preferida é o Power BI e temos vários modelos com os quais pode começar a trabalhar. Não precisa de criar o relatório sozinho; pode pedir-nos para o criarmos, utilizar os nossos próprios painéis de controlo que disponibilizamos ou, se preferir criá-lo por conta própria e apenas precisar de ajuda e apoio na geração dos relatórios — por exemplo, o que preciso de incluir para elaborar este relatório, como o filtrar, tudo isso —, também podemos ajudá-lo a compreender o conjunto de dados do Open iT.

[25:34] Mae: Obrigada, Sagi. E temos aqui outra pergunta: quais são as vantagens do Power BI em relação a outras ferramentas de análise de dados?

[25:51] Sagi: Eu diria que é a coesão com outras ferramentas da Microsoft. O Power BI integra-se muito bem no pacote do Microsoft 365, pelo que funciona bem com o Teams, com o Outlook e com tudo o resto. Essa é uma das vantagens que, na minha opinião, tem em relação a outras ferramentas. Para além disso, há a facilidade de utilização: é muito mais fácil usar o Power BI. Facilidade de configuração: como disse, algumas ferramentas exigem algum trabalho manual para o OLAP, mas o Power BI não requer nada disso; basta clicar em «Seguinte» e já tem tudo pronto para começar a trabalhar. E a quantidade de fontes que se podem integrar. O Tableau pode ser capaz de se integrar com o Active Directory, alguns sistemas ERP, talvez o Google ou o que for, mas o Power BI integra-se facilmente com muitas coisas: o Azure, o SQL Server Analysis Services, todos os diferentes serviços de bases de dados que a Microsoft tem. Basicamente, integra-se facilmente na suite e, pelo que constatámos, integra-se melhor do que outras ferramentas.

[27:31] Mae: Ótimo, muito obrigada, Sagi. Na verdade, estamos à espera de mais uma pergunta, mas caso não chegue a ser feita, gostaria de te pedir que deixasses algumas palavras de despedida para os nossos espectadores antes de terminarmos este webinar.

[27:50] Sagi: Sim, basicamente, deves saber o que tens e como é que isso está a ser utilizado; só assim poderás otimizar a utilização das tuas licenças, porque não faz sentido pagar por licenças que não estás realmente a utilizar.

[28:06] Mae: Ótimo, muito obrigada, Sagi. E a todos os participantes que se juntaram ao webinar de hoje, um breve lembrete de que este webinar está a ser gravado e poderá ser revisto imediatamente após esta transmissão em direto, mas também o iremos disponibilizar no nosso site. Agradecemos a vossa participação neste webinar. Para quaisquer perguntas ou dúvidas, podem enviar-nos um e-mail para webinars@openit.com. Visitem o nosso site em openit.com e sigam a Open iT, Inc. nas redes sociais. Podem também ler os nossos dois artigos mais recentes no blogue: «Criação de relatórios personalizáveis como LicenseAnalyzer™e o Power BI, Tableau» e «Dos dados à decisão: tirar partido do histórico de utilização com a integração do Power BI e do Tableau». Entrem em contacto com um dos nossos consultores de soluções e comecem a vossa jornada de otimização de software. Mais uma vez, sou a Mae, a vossa anfitriã de hoje. Obrigada e fiquem bem.