Otimização de licenças simultâneas: reduzir o desperdício com base nos dados

A maioria das organizações não gasta mais do que o previsto em software devido a uma má gestão orçamental. Gastam mais do que o previsto porque lhes falta visibilidade sobre a utilização do software, a utilização das licenças e os dados reais de utilização. 

Nos nossos artigos anteriores, explicámoscomo funciona o licenciamento simultâneoeo que os dados de utilização revelam sobre a procura real. 

Agora, o foco passa a ser a ação, através da otimização simultânea das licenças. 

É aqui que as ferramentas de relatório de utilização de licenças de software ajudam a reduzir o desperdício de licenças, a otimizar a sua atribuição e a apoiar melhores decisões empresariais. 

Neste artigo, vamos abordar: 

• Por que razão se verifica o desperdício de licenças em ambientes de utilização simultânea 

• Como os relatórios de utilização identificam as licenças subutilizadas 

• Como os dados de utilização otimizam a atribuição de licenças 

• Como reduzir as recusas de licenças sem adquirir licenças em excesso 

• Como a elaboração de relatórios apoia as decisões empresariais 

• Como as ferramentas de relatórios automatizados contribuem para a otimização das licenças 

Iremos também analisar como a Avio Aero utilizou os dados de utilização para otimizar a atribuição de licenças e alcançar uma redução significativa dos custos. 

Por que razão se verifica o desperdício de licenças em ambientes de utilização simultânea? 

O desperdício de licenças em ambientes de utilização simultânea não é determinado pelo número de licenças disponíveis, mas sim pela forma como estas são utilizadas e geridas. Muitas vezes, resulta do facto de as organizações se basearem em suposições, em vez de dados reais de utilização. 

Mesmo quando a utilização das licenças parece elevada, podem continuar a existir ineficiências ocultas sem relatórios adequados sobre a utilização e as licenças. 

Entre as causas mais comuns de desperdício de licenças contam-se: 

• Sessões inativas que mantêm licenças – As licençaspermanecem em uso mesmo quando as aplicações não estão a ser utilizadas ativamente, o que distorce as métricas de utilização do software 

• Sobrestimação do pico de procura –Os conjuntos de licençassão dimensionados com base em picos esporádicos, em vez de dados de utilização típicos 

• Distribuição desigual de licenças entre as equipas – Algumasequipas enfrentam situações de escassez, enquanto outras têm capacidade excedentária devido a uma má atribuição de licenças 

• Duração prolongada das sessões – As licençassão mantidas por mais tempo do que o necessário, reduzindo a disponibilidade e aumentando a procura percebida 

• Comportamento de utilização «por precaução» – Os utilizadoresmantêm as aplicações abertas para evitar perder o acesso, o que inflaciona a utilização das licenças 

• Falta de segmentação dos utilizadores –A incapacidade de distinguir entre utilizadores avançados e utilizadores ocasionais conduz a uma atribuição ineficiente de licenças 

• Formação insuficiente dos utilizadores– Os utilizadores podem manter as sessões abertas por mais tempo do que o necessário devido à falta de familiaridade com fluxos de trabalho eficientes 

Estas ineficiências levam a pressupostos incorretos sobre a procura e contribuem diretamente para o desperdício de licenças. 

É aqui que os relatórios sobre a utilização de licenças de software proporcionam a visibilidade necessária para substituir suposições por dados reais.  

DEMONSTRAÇÃO: Reduza o desperdício de licenças com a otimização de licenças simultâneas em tempo real

Como é que os relatórios de utilização identificam as licenças subutilizadas? 

As ferramentas de relatório de utilização de licenças de software identificam as licenças subutilizadas através da análise dos dados de utilização das licenças e da utilização efetiva do software ao longo do tempo. 

Em vez de se basear em suposições ou em acontecimentos isolados, os relatórios de utilização proporcionam uma visão completa e contínua da atividade das licenças entre utilizadores, equipas e períodos de tempo. 

Isto permite detetar ineficiências que não são visíveis nos dados brutos do servidor de licenças: 

• Baixa utilização média face a um elevado número de licenças –Indica um excesso de capacidade que pode ser reduzido 

• Sessões inativas – As licençaspermanecem em uso sem interação ativa 

• Picos de consumo de curta duração –Picos temporáriosque não refletem uma procura sustentada 

• Aplicações pouco utilizadas –Software licenciadocom pouca ou nenhuma utilização efetiva 

• Padrões ao nível do utilizador – Identificautilizadores ou grupos com uma utilização mínima ou inconsistente 

Estes indicadores tornam-se mais claros quando os dados relativos às licenças e à utilização são organizados e analisados: 

Indicador de utilização	O que isso revela	Oportunidade de otimização
Baixa utilização média face a um elevado número de licenças	Excesso de capacidade no conjunto de licenças	Reduzir ou reatribuir licenças
Tempo de inatividade elevado	Licenças atribuídas, mas não utilizadas ativamente	Recuperar licenças e reduzir o desperdício de licenças
Picos de consumo de curta duração	Procura temporária, não uma necessidade sustentada	Evite o provisionamento excessivo
Utilização pouco frequente da aplicação	Software licenciado raramente utilizado	Eliminar ou rebaixar licenças
Atividade irregular dos utilizadores	Alguns utilizadores raramente utilizam as licenças que lhes foram atribuídas	Melhorar a atribuição de licenças

Análise: Uma elevada utilização NÃO significa sempre um elevado valor 

Uma elevada utilização das licenças pode criar uma falsa sensação de eficiência. 

As licenças podem parecer estar totalmente utilizadas, mas grande parte dessa utilização deve-se a sessões inativas ou com pouca atividade. 

Sem uma visãoclaradautilização efetiva,as organizações podem partir do princípio de que precisam de mais licenças, em vez de corrigirem a utilização ineficiente. 

Ao combinar dados sobre a utilização de licenças, análises sobre a utilização de software e relatórios estruturados, as organizações obtêm uma visão mais clara da procura real. 

Esta visibilidade ajuda as equipas a melhorar a atribuição de licenças, a reduzir o desperdício de licenças e a promover a otimização das licenças de software sem afetar a produtividade. 

Assim que as licenças subutilizadas forem identificadas, as organizações podem começar a otimizar a atribuição de licenças.  

De que forma os dados de utilização podem otimizar a atribuição de licenças? 

Assim que forem identificadas as licenças subutilizadas, os dados de utilização podem ser utilizados para otimizar a forma como as licenças são distribuídas pela organização. 

Em vez de aumentar o número de licenças, as organizações podem adequar a oferta à utilização e à procura reais de software. 

Os dados de utilização permitem uma otimização mais eficaz da atribuição de licenças ao: 

• Reatribuição de licenças entre equipas– Transferir capacidade de grupos com baixa utilização para utilizadores com elevada procura, com base em dados de utilização reais 

• Alinhar as licenças com as necessidades do projeto– Adequar a atribuição às fases do projeto e à intensidade da carga de trabalho 

• Ajustar os tipos de licença– Atribuir licenças nominativas a utilizadores intensivos e licenças partilhadas a utilizadores ocasionais 

• Eliminar licenças redundantes– Remover direitos duplicados ou desnecessários para reduzir o desperdício de licenças 

• Equilíbrio da utilização global– Otimizar a atribuição de licenças em diferentes fusos horários e localizações 

Esta abordagem permite que as organizações consigam reduzir custos sem comprometer o acesso. 

A otimização não consiste em limitar a utilização. Consiste em garantir que as licenças estejam disponíveis onde e quando forem necessárias, com base nos padrões reais de utilização do software. 

Como a Avio Aero reduziu os custos com software em 40% 

A Avio Aeroutilizou relatórios de utilização de licenças de software para analisar os dados de utilização e otimizar a atribuição de licenças,o que resultou numaredução de 40 % nos custoscom software. 

Este exemplo mostra como a otimização de licenças simultâneas transforma a gestão de licenças, passando de uma abordagem baseada em estimativas para uma abordagem de precisão. 

Com a atribuição otimizada de licenças já implementada, o próximo desafio consiste em reduzir as recusas de licenças sem recorrer a um aprovisionamento excessivo.  

Como é possível reduzir o número de recusas de licenças sem adquirir licenças em excesso? 

É frequentemente possível reduzir o número de recusas de licenças sem aumentar o número de licenças. Estas são muitas vezes consideradas um problema de capacidade, embora, na maioria dos casos, sejam, na realidade, um problema de visibilidade e de utilização. 

Quando é negado o acesso aos utilizadores, a reação imediata é adquirir mais licenças. No entanto, os dados de utilização revelam frequentemente que as recusas se devem a ineficiências e não a uma verdadeira escassez. 

Entre as causas mais comuns de recusa de licenças contam-se: 

• Licenças retidas por muito tempo– Os utilizadores mantêm as licenças retidas por mais tempo do que o necessário, limitando a disponibilidade 

• Sessões inativas ou sem atividade– As licenças permanecem ocupadas sem que o software esteja a ser utilizado 

• Picos de utilização durante as horas de ponta– Pequenos períodos de elevada procura esgotam o conjunto de licenças 

• Acesso desigual entre as equipas– uma má distribuição de licenças leva à escassez em alguns grupos 

• Ausência de políticas de utilização– Não existem controlos para a recuperação ou redistribuição de licenças 

Sem uma visibilidade adequada, estas questões dão a impressão de que a capacidade é insuficiente. 

Análise: A falta de licenças é, muitas vezes, um problema de utilização 

A recusa frequente de licenças nem sempre significa que sejam necessárias mais licenças. Em muitos casos, as licenças estão disponíveis, mas são utilizadas de forma ineficiente, criando uma escassez artificial. 

Ao analisar os eventos de recusa em conjunto com os padrões de utilização, as organizações podem identificar a causa principal dos problemas de acesso. 

Isto permite que as equipas: 

• Recuperar licenças inativas 

• Ajustar o comportamento de utilização ou as políticas 

• Redistribuir as licenças de forma mais eficaz 

Consequentemente, as organizações podem reduzir a recusa de licenças, evitando simultaneamente compras desnecessárias e um maior desperdício de licenças. 

Uma vez resolvidas as recusas, os dados de utilização podem contribuir para melhores decisões empresariais em toda a organização  

De que forma a elaboração de relatórios apoia as decisões empresariais? 

A elaboração de relatórios sobre a utilização das licenças de software permite tomar melhores decisões em toda a organização, transformando os dados de utilização em informações úteis para a tomada de decisões. 

Em vez de se basearem em suposições, as equipas podem recorrer a relatórios de utilização e de licenças para alinhar os investimentos em software com a utilização efetiva do software e as necessidades da empresa. 

Parte interessada	Desafio principal	Como os relatórios de utilização ajudam
C-Suite	Alinhar as despesas com as TI com o valor para o negócio	Utiliza dados de utilização para apoiar estratégias de otimização de licenças e de redução de custos
TI / Engenharia	Garantir a disponibilidade sem um aprovisionamento excessivo	Melhora a atribuição de licenças e reduz o número de recusas de licenças graças a uma maior visibilidade
Finanças	Controlar os custos e fazer previsões precisas	Acompanha os dados de utilização das licenças para identificar poupanças e reduzir o desperdício de licenças
Contratação pública	Negociar e renovar licenças de forma eficaz	Recorre aos relatórios de licenças para validar a procura e apoiar decisões baseadas em dados

Para os quadros de direção: Promover a eficiência de custos e a estratégia 

Os executivos precisam de ter uma visão clara de como a utilização do software afeta os resultados empresariais. 

• Alinhar os investimentos em software com as prioridades empresariais, recorrendo a dados de utilização 

• Apoiar iniciativas de otimização de licenças que promovam a redução de custos 

• Promover decisões baseadas em dados para o planeamento a longo prazo  

Para equipas de TI e de engenharia: Melhorar a disponibilidade e a eficiência 

As equipas de TI têm de encontrar um equilíbrio entre o acesso e a eficiência, tanto para os utilizadores como para os sistemas. 

• Utilize os relatórios de utilização para identificar ineficiências na utilização do software 

• Reduzir o número de recusas de licenças sem aumentar o número de licenças concedidas 

• Melhorar a atribuição de licenças entre equipas, projetos e locais  

Para as Finanças: Controlo de custos e elaboração precisa do orçamento 

As equipas financeiras dependem de dados precisos para gerir as despesas e fazer previsões orçamentais. 

• Acompanhar os dados de utilização das licenças em relação aos custos reais 

• Identificar oportunidades para reduzir o desperdício de licenças 

• Melhorar as previsões com base nas tendências dos dados históricos de utilização  

Para a área de compras: Reforçar as negociações com os fornecedores 

As equipas de aquisições precisam de dados fiáveis para gerir contratos e renovações. 

• Utilize os relatórios de licenças para verificar os requisitos reais de licença 

• Evite comprar em excesso com base em suposições ou recomendações dos fornecedores 

• Apoiar a otimização das licenças através de negociações baseadas em dados 

Sem relatórios de utilização, estas decisões baseiam-se em estimativas. 

Com os relatórios de utilização e de licenças, as organizações podem alinhar a utilização do software com os objetivos empresariais e melhorar a otimização global das licenças. 

Com as decisões empresariais alinhadas com base nos dados, as ferramentas de relatórios automatizados podem expandir e sustentar os esforços de otimização de licenças. 

De que forma as ferramentas de relatórios automatizados contribuem para a otimização das licenças? 

A otimização de licenças não é uma atividade pontual. Exige uma visibilidade contínua da utilização do software e uma análise constante dos dados de utilização. 

A análise manual permite identificar ineficiências, mas é difícil de manter em grande escala. É aqui que as ferramentas de relatórios de utilização e de otimização de licenças desempenham um papel fundamental. 

As ferramentas de geração automática de relatórios contribuem para a otimização contínua das licenças ao: 

• Automatização da recolha de dados– Recolha de dados sobre a utilização de licenças e de software em todas as aplicações, utilizadores e ambientes 

• Padronização dos relatórios de licenças– Consolidar dados de todos os fornecedores e tipos de licença para uma análise coerente 

• Proporcionar visibilidade contínua– Monitorizar a utilização das licenças, as tendências e as ineficiências ao longo do tempo 

• Ativar alertas proativos– Detetar sessões inativas, processos de checkout demorados e possíveis recusas de licença 

• Integração com ferramentas de BI– Alargar os relatórios de utilização a painéis de controlo e análises avançadas 

• Relatórios personalizáveis –Gere relatórios personalizados que forneçam dados exatos sobre a utilização das licenças, necessários para a tomada de decisões em todas as equipas 

Em vez de reagirem aos problemas depois de estes ocorrerem, as organizações podem gerir de forma proativa a utilização das licenças e reduzir o desperdício de licenças. 

A geração automatizada de relatórios garante que os dados de utilização, os relatórios de licenças e as análises estejam sempre disponíveis para todas as partes interessadas. 

Isto permite que as organizações: 

• Melhorar continuamente a atribuição de licenças 

• Reduzir as recusas de licenças e as ineficiências 

• Assegurar a redução de custos a longo prazo através de uma otimização contínua 

Com a automatização implementada, a otimização das licenças simultâneas torna-se um processo contínuo e baseado em dados, em vez de um esforço pontual.

WEBINAR: A gestão de licenças em vários servidores torna-se mais fácil com uma visibilidade centralizada. Assista ao webinar « CLIMS » para saber como as organizações simplificam os fluxos de trabalho de administração de licenças e de elaboração de relatórios. Aqui está o seu convite para assistir à gravação. 

Pontos-chave: Da visibilidade à otimização de custos 

A elaboração de relatórios sobre a utilização das licenças de software é essencial para a otimização das licenças simultâneas, ajudando as organizações a passar da visibilidade para uma redução mensurável dos custos. 

Ao analisar os dados de utilização e os padrões de utilização do software, as equipas podem reduzir o desperdício de licenças, melhorar a atribuição de licenças e tomar melhores decisões em matéria de licenciamento. 

Com as ferramentas adequadas de análise de utilização, as organizações podem: 

• Eliminar licenças subutilizadas e reduzir o desperdício de licenças 

• Melhorar a atribuição de licenças e contribuir para a redução da recusa de licenças 

• Utilizar os dados relativos à utilização das licenças para orientar as decisões de renovação e aquisição 

O OpeniTLicenseAnalyzer™apoia a otimização das licenças de software, fornecendo relatórios precisos sobre as licenças, análises da utilização do software e visibilidade contínua da utilização das licenças. 

Marque uma demonstração para dar início à otimização das suas licenças simultâneas e reduzir o desperdício de licenças ainda hoje. 

Reduza o desperdício de licenças com informações em tempo real sobre a otimização das licenças simultâneas.