Ter a ferramenta de medição correcta é o primeiro passo para uma gestão eficaz e optimização das suas aplicações de software técnico. Agora que dispõe de uma poderosa ferramenta de medição de utilização que lhe dá visibilidade sobre a utilização do seu software, que mais pode ela fazer? Como é que maximiza as características e funcionalidades incluídas na ferramenta? Como a utiliza correcta e eficazmente para atingir o objectivo final de optimizar o custo e o valor dos seus activos de software?
Configurar de acordo com os requisitos
A implementação de um programa eficaz de gestão e optimização de software técnico exigiria não só a ferramenta certa, mas também a informação certa agregada a partir da recolha de dados correcta e precisa da ferramenta. É imperativo ter a sua ferramenta de medição da utilização do software instalada e configurada com base nos requisitos e objectivos específicos da sua iniciativa. Não só deve funcionar sem problemas e recolher os dados de utilização correctos e precisos do seu ambiente, como também deve ser configurado de forma a fornecer as informações necessárias quando estas forem necessárias. Isto significaria que os painéis e relatórios devem ser personalizados de modo a que cada utilizador ou administrador receba imediatamente a informação de que necessita no formato ou apresentação que prefere.
Formação prática
Os utilizadores e administradores podem necessitar de formação prática por parte de peritos na matéria, a fim de compreenderem plenamente como utilizar e gerir eficazmente a ferramenta de forma proficiente. A formação personalizada deve incluir discussões aprofundadas sobre administração e relatórios, bem como configurações, com foco nas suas iniciativas específicas.
Esta formação deverá ajudá-lo a aprender como maximizar o ROI com orientação especializada, utilizar dados em tempo real para ganhar experiência prática em relatórios e análises, e produzir resultados práticos que podem ser utilizados pela sua organização para as suas iniciativas de optimização de licenças de software.
Analisar dados de utilização
A análise dos dados de utilização é crucial para optimizar a utilização de aplicações técnicas de software dispendiosas. A informação correcta apresentada em relatórios facilmente compreensíveis deve ser suficiente para uma análise exaustiva do software e da utilização de licenças. Estas análises de utilização devem ser capazes de dizer quantas licenças de cada recurso de que aplicação estão a ser utilizadas em cada hora de cada dia de cada semana ou mês. Devem também ser capazes de lhe dizer quais os utilizadores que estão a utilizar que licença de cada vez, e se estão a utilizar mais do que uma licença de cada vez ou se estão a manter as licenças ociosas durante longos períodos.
Com as análises de relatório certas, deverá ser capaz de dizer quais as características ou aplicações que necessitam de mais licenças, e quais as que podem resistir a alguma redução. Deverá ser capaz de simular a combinação perfeita de métodos de licenciamento que se adaptariam às suas necessidades actuais e maximizar a utilização das suas licenças, reduzindo ao mesmo tempo os seus custos globais de licenciamento. Mas para além disso, deverá ser capaz de prever as necessidades futuras de licenciamento com base nas suas actuais tendências de utilização e projecções de crescimento, permitindo-lhe assim planear adequadamente os orçamentos futuros.
Uma análise eficaz dos dados de utilização forneceria a documentação de que necessita para apresentar medidas que permitam alcançar os seus objectivos de optimização de licenças.
Implementar Iniciativas de Optimização de Valor
O objectivo final é, evidentemente, optimizar o valor dos seus activos de software. Com uma análise eficaz dos dados de utilização, poderá alcançar uma melhor posição negocial com os fornecedores de software porque sabe exactamente o que precisa, quanto, e quando. Poderá reequilibrar a sua carteira e libertar custos de M&S desnecessários, dependendo das suas necessidades reais. Poderia também implementar um sistema de chargeback justo e preciso que lhe permitiria uma melhor gestão dos seus activos de software disponíveis.
A optimização de valor significa que deverá ser capaz de maximizar a utilização de cada activo de software e melhorar a produtividade do utilizador ao custo óptimo para a empresa. Significa que deverá ser capaz de atribuir mais orçamento para novas tecnologias, actualizações, melhoramento do pessoal, expansão do negócio, etc., mantendo ao mesmo tempo a produtividade nos níveis óptimos.
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