Aumentando a eficiência da licença com o ServiceNow® SAM Pro e o Open iT

[0:01] Nix: Bom dia, boa tarde ou boa noite a todos. Obrigado por estarem aqui na sessão de hoje sobre como otimizar a gestão de licenças com o ServiceNow SAM Pro e o Open iT. Chamo-me Nix e sou o anfitrião deste webinar. Nos próximos 20 minutos, irão ver como a combinação do ServiceNow SAM Pro (gestão profissional de ativos de software) e do Open iT proporciona uma visibilidade completa do vosso ambiente de licenças, transformando dados brutos de utilização em decisões mais inteligentes, reduzindo o desperdício e gerando um ROI mensurável. Não hesitem em enviar as vossas perguntas através do painel de perguntas e respostas na parte superior do ecrã.

[0:35] Responderemos ao maior número possível de perguntas durante a sessão ao vivo e entraremos em contacto convosco posteriormente, se necessário. Agora, deixem-me apresentar a oradora de hoje. A Malou é arquiteta de soluções no escritório da Open iT na Noruega, com mais de uma década de experiência em desenvolvimento de software, inteligência empresarial e gestão de ativos de software. Trabalhou em vários setores para ajudar as organizações a otimizar ambientes de software complexos e a transformar dados de utilização em resultados empresariais concretos. Vamos dar as boas-vindas à Malou.

[1:09] Malou: Obrigada, Nix. E sejam todos bem-vindos. Hoje, gostaria de falar convosco sobre estes assuntos. O primeiro é a importância da integração entre o ServiceNow, o SAM Pro e o Open iT — ou seja, que tipo de desafios empresariais resolve e que oportunidades abre. O segundo ponto diz respeito à abordagem de três visualizações: diferentes formas de visualizar e utilizar os dados do Open iT no ServiceNow para a tomada de decisões. Depois, farei uma demonstração ao vivo para que possam ver a integração em ação. Também falarei sobre a normalização e o diretório partilhado de ativos de software. Faremos uma breve recapitulação e, no final, teremos uma sessão de perguntas e respostas. Muito bem, vamos então começar.

[2:05] Muito bem, gostaria de começar com um cenário que penso que muitos de vós irão reconhecer. Na vossa organização, provavelmente utilizam uma combinação de aplicações. Por um lado, têm as aplicações empresariais universais, como o Microsoft Office, o SAP e o Oracle, que praticamente toda a gente na empresa utiliza. Por outro lado, têm as ferramentas de engenharia mais especializadas, como a MathWorks, a Autodesk, a ANSYS e outras aplicações essenciais para o desenvolvimento de projetos, etc., certo? E, para gerir estas aplicações, também precisam de utilizar dois sistemas. Têm o ServiceNow para obter visibilidade sobre as aplicações empresariais e utilizamoOpen iTLicenseAnalyzer™para obter visibilidade sobre as aplicações de engenharia, e ambas as ferramentas são poderosas. Ambas proporcionam visibilidade, mas há também um desafio, porque ambas existem em mundos separados, certo?

[3:10] Por isso, normalmente, os utilizadores com conhecimentos técnicos sentem-se à vontade com o Open iT, enquanto os utilizadores sem conhecimentos técnicos — os gestores, os executivos, o pessoal das finanças — passam o seu tempo no ServiceNow e, como sabem, a trabalhar com outros clientes. Sabemos que muitas pessoas em toda a empresa poderiam beneficiar das informações do Open iT. Mas, se não houver integração, terá de enfrentar duas opções, certo? A primeira é formar toda a gente para utilizar o Open iT, o que implica um investimento adicional em formação, gestão de acesso e suporte; e a segunda é, como sabe, limitar as informações do Open iT a um pequeno grupo de utilizadores técnicos. Nenhuma destas opções lhe proporcionará o valor total do seu investimento.

[4:02] Por isso, faz todo o sentido proceder à integração.

[4:08] Agora, com a integração, o que pretendemos é importar os dados do Open iT para o ServiceNow, o que significa que, em primeiro lugar, é possível visualizar tanto as aplicações empresariais como as técnicas numa única plataforma. Os dados podem ser combinados com outros dados empresariais ou informações que já se encontram no ServiceNow, e as diferentes partes interessadas — TI, engenharia, finanças, direção — verão todas a mesma visão num único sistema que já utilizam, sem que seja necessário ministrar-lhes formação adicional.

[4:43] Vamos então concretizar isto, certo? Hoje, eis o que vão ter: diferentes formas de visualizar dados do Open iT no ServiceNow. A primeira é através dos painéis do SAM Pro, que estão incluídos no SAM Pro; por isso, se tiverem o SAM Pro, já os têm à disposição, sem necessidade de configuração ou instalação adicional para aceder ao painel. É claro que teremos de instalar a aplicação integradora que irá receber os dados e acionar a transformação, mas o próprio painel de controlo já está disponível e, mais tarde, vou mostrar-vos como funciona ou como se apresenta. A segunda opção é utilizar o painel de controlo fornecido pelo Open iT. A vantagem da primeira opção é que vos proporciona informações ao nível do produto, certo? No entanto, sabemos que também é importante analisar as informações ao nível das funcionalidades. Se tiver apenas a primeira opção, pode sempre voltar à nossa ferramenta de relatórios no Open iT e fazer a análise e os relatórios a partir daí. Mas, mais uma vez, se quisermos realmente partilhar as informações e os relatórios com mais pessoas, então também gostaríamos de lhes mostrar as informações ao nível das funcionalidades nestes casos. Portanto, sim, temos isso. Está especificamente adaptado aos dados do Open iT.

[6:09] Temos relatórios ao nível do produto e ao nível das funcionalidades, e estes estão disponíveis no portal Open iT, certo? E, claro, a terceira opção é mais totalmente personalizável pela vossa equipa. Podem criar o vosso próprio painel de controlo, sabem, concebê-lo como quiserem, e nós ajudamos-vos a criá-lo. Falem com um membro da nossa equipa e ele irá ajudar-vos. Já temos um cliente que fez tudo isto sozinho, ou talvez também tenha contado com a ajuda da equipa do Open iT.

[6:39] Pois é, têm várias opções, certo? Talvez queiram começar pelo painel do SAM Pro e, depois, ampliá-lo com um painel do Open iT mais personalizado; e, claro, a forma mais flexível é criarem o vosso próprio painel. Mas o que quero dizer é que falem connosco e vamos descobrir qual é a melhor forma de importar os dados para o ServiceNow. Muito bem. Então, vamos à demonstração.

[7:07] Só um segundo. Vou mostrar-vos como está no ServiceNow neste momento.

[7:20] Então, a primeira opção, como mencionei, quando instalar o SAM Pro, terá um espaço de trabalho. É este aqui, o espaço de trabalho de ativos de software. E, claro, verá todas as outras visualizações aí, não se limitando apenas à engenharia, mas também todas as outras relativas às suas soluções SaaS ou outras aplicações, incluindo aplicações empresariais. Mas se for a… deixe-me mostrar-lhe esta aqui, a análise de ativos de software, verá a página relativa à licença de engenharia. Tem aí o gasto total, especialmente se tiver configurado as informações de custos no ServiceNow. Uma vez que essa informação está disponível, o sistema consegue reconciliar esses dados — os dados de utilização que enviamos para o ServiceNow —, recolhê-los e reconciliá-los com outras informações. Assim, terá informações sobre o gasto total e também sobre as poupanças potenciais. As poupanças potenciais aqui baseiam-se no limite máximo, e depois tem a taxa de utilização e a relação utilizador/licença. Pode ver aqui o editor, o produto, a percentagem de licenças utilizadas e também a relação entre licenças e utilizadores. Aqui, pode ver a utilização das licenças ao longo do tempo. Verá como ela evolui, certo? A quantidade de licenças que possui em comparação com a utilização. Claro que, em todos estes dados, pode clicar num deles e será direcionado para os detalhes, certo? Mas aqui está a visão geral.

[8:58] Também estão a ser enviadas informações sobre recusas. Assim, é possível ver, como sabem, qual a aplicação e quais os produtos que registam o maior número de recusas ou de eventos de recusa. E, além disso, têm o resumo da sessão do utilizador e também os utilizadores com mais recusas.

[9:15] Ora, para além deste painel, também poderá ver os dados noutras páginas, como aquela que mostrei. Aqui, na secção «Descoberta», tem também a lista dos servidores de licenças de engenharia. Assim, pode ver o estado, por exemplo, se estão ativos ou não. Trata-se de dados de demonstração. Por isso, claro, está definido como «false».

[9:36] Pois é, isto é o que vem incluído de série no SAM Pro, mais no que diz respeito à utilização ao nível do produto. E se for só isto que instalar, certo, então terá de aceder ao Open iT para realizar análises mais aprofundadas. Mas, como mencionei há pouco, se pretender uma análise mais detalhada ao nível das funcionalidades, também pode instalar este painel adicional que disponibilizamos.

[10:07] Portanto, o primeiro é o produto. Mantemos também o total de despesas com as poupanças potenciais. Mas adicionámos algumas visualizações adicionais, como a utilização de licenças, e gostaríamos de listar as diferentes métricas de licença e, em seguida, compará-las. Muito bem, pode ter licenças simultâneas, mas também pode ter um contrato de licença por utilizador nomeado, um token ou talvez um modelo mais baseado no consumo por utilizador. Assim, todos esses tipos de licenças ou contratos de licença que tiver serão listados aqui.

[10:40] E depois há ainda outra coisa, e isto é algo que muitos dos nossos clientes também gostariam de ver, que é, tipo, saber qual dos meus produtos contribui mais para o custo total, certo? Por exemplo, aqui vejo que o Power Factory Base é o que mais contribui; esse é o produto mais caro que tenho no meu portfólio.

[11:04] E depois convém também analisar a economia unitária desta aplicação. Assim, neste caso, qual é o custo médio por utilizador? E é muito interessante, porque pode acontecer que, no portfólio global, não seja a mais cara, mas, se analisarmos por produtor, pode revelar-se realmente cara dessa perspetiva. Exato, por exemplo, o ANSYS aqui: é apenas o terceiro no total, mas, por utilizador, custa, na verdade, mais do que o segundo da minha lista.

[11:46] Portanto, se começarmos a receber mais pedidos da comunidade de utilizadores a esse respeito, é de esperar que isso venha a contribuir significativamente para os custos totais. É claro que mantivemos a tendência de utilização aqui. Como sabem, é possível ver a utilização máxima em comparação com a capacidade máxima disponível. Isto faz ainda mais sentido se filtrarem por editor e por produto e, claro, a data está aqui. É muito importante indicar o período de tempo.

[12:16] E, em seguida, selecionámos os utilizadores com melhor desempenho com base no tempo decorrido. E também a utilização ativa versus inativa por editor.

[12:28] Este é o nível do produto. Se quiser aprofundar a análise ao nível das funcionalidades, temos um painel adicional para isso. Pode ver as principais funcionalidades com base na utilização máxima. Portanto, esta é a lista das mais utilizadas com base no valor máximo. Mas isso também pode significar que, por exemplo, o ANSYS Pack, como se vê aqui, esteve no limite máximo durante apenas 5 minutos. Não temos essa informação.

[12:54] Portanto, tem a opção de, como sabe, alterar a agregação de «máximo» para «média». E agora vê que, na verdade, com base na média, a utilização é de apenas 78 % a partir deste momento.

[13:10] Exato. Também incluímos um mapa de calor no painel. É muito útil para analisar padrões de utilização. Por exemplo, se a sua organização tiver um servidor local e se previr que o horário de trabalho seja das 8h às 16h, e depois verificar que, nesta aplicação — que é uma aplicação de design —, há uma transação fora do horário de funcionamento, por exemplo, à meia-noite, por exemplo, então algo está errado, talvez lá, pelo que talvez queira investigar isso. Também é muito útil, pois dá-lhe uma visão geral se estiver a gerir uma configuração global e quiser simular ou ver como fica, sabe, porque no Open iT temos uma forma de simular um contrato de licença global sem o alterar.

[14:08] Portanto, se trouxermos esses dados também para aqui, podem ver como ficam representados no mapa de calor.

[14:14] Claro, os principais utilizadores com base no tempo decorrido e, depois, também os principais utilizadores cujos pedidos foram recusados. Agora, em todos estes dados, é possível aprofundar os detalhes, certo? Por exemplo, neste caso, se quiser ver os detalhes, basta clicar num dos gráficos e verá a utilização máxima. Vimos que está na utilização máxima, mas, como sabe, a utilização máxima por vezes desce para 40 ou 20, em datas diferentes.

[14:47] Além disso, como mencionei há pouco, ia importar os dados de que precisavam, só para mostrar como fica. Este é um exemplo. É um monitor de licenças. Mostra dados quase em tempo real, certo? Lá podem ver todas as licenças dos fornecedores que têm, a editora, claro, as funcionalidades, o nome do servidor, o daemon, sabem, e também o estado, a licença, a data de validade, etc., que estão disponíveis nesta vista. Sim, essas são apenas algumas das opções para visualizar os dados neste momento.

[15:27] Mas gostaria de voltar ao meu slide para falar sobre algo que considero realmente importante neste contexto, nomeadamente a normalização.

[15:43] Muito bem, penso que a normalização é um conceito fundamental na aplicação da engenharia, e creio que muitos de vós aqui presentes têm experiência com aplicações como o ANSYS.

[16:05] Então, vamos tomar este aqui, o Electronics Desktop, como exemplo, certo? Esse pode pertencer ao Prepost, ao HFSS, ao SIwave, sabem, e imaginem que têm licenças para todos estes três produtos, certo? E se utilizarem o Electronics Desktop, sabem, então a questão é: que produto utilizaram realmente? Foi este, este ou este, certo? Como a funcionalidade pode ser mapeada para mais do que uma aplicação, não podemos simplesmente renomeá-la. É por isso que, no Open iT, temos esta solução de longa data, a que chamamos «mapeamento de conjuntos de funcionalidades». Ela lida com a relação «muitos para muitos» de forma clara e precisa. Neste momento, para garantir que a utilização é calculada corretamente, a normalização tem de ocorrer numa fase inicial do processamento de dados, e não mais tarde. E isso é, naturalmente, algo que tivemos em mente quando criámos a integração, certo? Resolve o mapeamento de funcionalidades para produtos logo no início, para que os relatórios de utilização a jusante sejam claros, consistentes e fiáveis.

[17:27] Agora, para ilustrar melhor a importância do mapeamento de conjuntos de funcionalidades, gostaria de citar este caso de utilização real. Temos, então, um cliente que utiliza o ANSYS, mais concretamente o HFSS. E a ANSYS — na verdade, o fornecedor — estava a calcular a utilização com base em médias e, com base nesse cálculo, concluíram que eram necessários mais 17. Mas, tal como mencionei no slide anterior, não se pode basear apenas nas médias, porque estas podem referir-se a produtos diferentes. Por isso, há aspetos que é preciso ter em conta, algo que o mapeamento de conjuntos de funcionalidades resolve. Assim, quando o fizemos, aplicámos o nosso mapeamento de conjuntos de funcionalidades, o nosso próprio algoritmo, e calculámos a eficiência da licença de execução simultânea. Constatámos que, na realidade, bastariam apenas sete para cobrir 99% do tempo, com base na utilização, o que lhes proporciona esta poupança de custos. Por isso, gostaria mesmo de salientar a importância de efetuar o cálculo correto da simultaneidade, de fazer o mapeamento adequado e também de saber quando o fazer.

[18:57] Pois é, já expliquei aqui porque é que devemos fazer a normalização logo no início e que o Open iT lida muito bem com isso. Quero mostrar-vos muito rapidamente como os dados circulam. Está bem.

[19:14] Portanto, é aqui que ocorre a normalização. Penso que alguns de vocês já devem estar cientes de que recolhemos dados de diferentes fontes. Processamos os dados, fazemos a normalização e, em seguida, enviamos os dados para a nossa aplicação de integração; assim que são recebidos, é desencadeada a transformação e a reconciliação com outras fontes de dados. A partir daí, os dados ficarão disponíveis no painel de controlo e também serão integrados com as diferentes ações já disponíveis no ServiceNow. Este é, portanto, o fluxo dos dados.

[19:53] Há ainda outra questão que gostaria de mencionar. Outro ponto-chave que quero salientar diz respeito ao diretório partilhado de ativos de software. Então, o que é isso e por que é necessário? Tenho vindo a falar sobre normalização e, para a realizar corretamente, precisamos de algum tipo de catálogo central que defina quais são os produtos, o que contêm, quais as funcionalidades incluídas no produto, quais os executáveis, qual o fornecedor — este tipo de informação. Por outras palavras, uma espécie de registo de produtos. No mundo da engenharia, há muito que procuramos um catálogo deste tipo, mas ainda não encontrámos nenhum que satisfaça as nossas necessidades específicas no âmbito da engenharia. Existem muitos catálogos disponíveis para aplicações empresariais, mas, para a engenharia, é difícil encontrar um. Por isso, decidimos criar o nosso próprio, que é este diretório partilhado de ativos de software.

[20:50] Armazena informações essenciais, como, por exemplo, o nome do produto que se encontra na tabela de preços. Isso inclui também o nome da editora. Inclui ainda outras informações, como a área de especialização e o fluxo de trabalho. Fornece-lhe as informações necessárias para a execução. Também incluímos aí algum conhecimento que adquirimos, por exemplo, como identificar se a aplicação está ativa ou não, que tipo de métricas precisamos de analisar para identificar esse nível de atividade. E depois também há algumas informações de classificação, como o UNSPSC. Exato. Pois é, e este diretório, claro, está a ser expandido continuamente. Criámos uma equipa que se encarrega da sua manutenção e, como sabem, de descobrir mais.

[21:56] Então, sim, está bem, para recapitular, eis os pontos que gostaria de destacar. Em primeiro lugar, o SAM Pro é excelente para aplicações empresariais, e o Open iT é excelente para aplicações de engenharia. Esta é a nossa especialidade. Precisamos de os integrar para proporcionar uma visibilidade mais ampla a todas as partes interessadas, e, neste momento, temos três formas de o fazer. Só para recapitular, já temos este painel do SAM Pro disponível. Temos um painel que podemos disponibilizar, que está disponível no nosso portal do cliente e, claro, podem criar o vosso próprio. Podemos dar-vos apoio nesse processo. Muito bem. E, na verdade, acho que me saí muito bem em termos de tempo e estamos abertos a perguntas.

[22:52] Nix: Obrigado, Malou, por esta análise aprofundada, clara e perspicaz. Recebemos algumas perguntas excelentes. Vamos, então, passar à sessão de perguntas e respostas.

[23:00] Em primeiro lugar, temos esta questão. Esses relatórios eram os relatórios padrão do ServiceNow, como o mapa de calor, ou um complemento do Open iT implementado no ServiceNow?

[23:12] Malou: Sim. É um complemento. Está bem, deixem-me explicar de novo. Então, a configuração predefinida do SAM Pro centra-se mais nas informações ao nível do produto.

[23:32] Então, isto é o que vem de fábrica, certo? É mais ao nível do produto. A ideia é, na verdade, conciliar isso com a informação sobre os custos. E o mapa de calor é uma funcionalidade que disponibilizamos adicionalmente. Ok, na verdade, estamos a tentar publicar isto neste momento. Mas já está disponível no portal de clientes que temos. Esperamos, no entanto, poder publicá-lo em breve também na aplicação, na loja. Ah, esqueci-me de mencionar que a aplicação da loja está aqui.

[24:10] Portanto, basta, sabem, pesquisarem por «Open iT» ou«LicenseAnalyzer™»para verem a aplicação de integração. Obrigado. Espero ter respondido à pergunta. A resposta era «não». É um recurso adicional. O mapa de calor é um recurso adicional.

[24:23] Nix: Ótimo. Obrigado, Malou. Passemos à próxima pergunta. Existem requisitos adicionais em termos de licenciamento ou custos para utilizar a aplicação Open iT Integrator?

[24:33] Malou: Sim. Ótima pergunta. Do lado do Open iT, não há custos adicionais. Como pode ver aqui, é gratuito e o preço indicado é «grátis». Do lado do ServiceNow, penso que, se tiver o SAM Pro, normalmente está tudo resolvido. Mas acho que ainda assim é melhor confirmar com o seu gestor de conta do ServiceNow se é necessário algum licenciamento adicional.

[25:02] Nix: Ótimo. Temos aqui mais uma pergunta. Estão a agradecer pela excelente apresentação. A pergunta é: como estabelecer uma proporção como 1:7 ou 1:5? Qual é a proporção adequada para a utilização de licenças?

[25:27] Malou: Ah, a utilização da licença por utilizador. Então, depende, certo? Se, por exemplo, estiver a partilhar licenças simultâneas, acho que depende. Pelo que temos observado, a proporção é de uma a quatro licenças por utilizador, mas é por isso que o custo também é importante, certo? E isto é algo que também fazemos. Espero que o nosso especialista o tenha ajudado a fazer isso, porque temos estes relatórios que, com base no custo, nos permitem dizer — como é que se chama a isto? — que faz sentido para si, por exemplo, ter licenças simultâneas, porque tem quatro utilizadores a partilhá-las, em vez de apenas um utilizador nomeado. Por isso, acho que depende, mas é realmente bom se puder ter o custo e depois simular isso com base na utilização, porque temos relatórios que mostram quantas licenças teria se optasse por utilizadores nomeados, quantas licenças teria se optasse por licenças distintas ou por licenças por anfitrião, e quantas licenças precisaria se tivesse utilizadores simultâneos. Exato, por isso, se conseguir obter todos estes tipos de relatórios e depois comparar os custos, poderá saber qual é a melhor proporção com base no custo.

[27:00] Nix: Obrigado, Malou. E, por último, com que frequência é que os dados são sincronizados e podemos ajustar essa frequência?

[27:10] Malou: Sim. Está bem. Então, depois de configurado, os dados são transferidos automaticamente uma vez por dia, ou seja, diariamente. E sim, é possível alterar a frequência, mas, na maioria dos casos, uma vez por dia é suficiente.

[27:29] Nix: Obrigado, Malou. E creio que isto encerra a nossa sessão de perguntas e respostas. Mais uma vez, obrigado, Malou, pelas respostas tão esclarecedoras.

[27:39] Antes de terminarmos, um breve lembrete. Esta sessão foi gravada e receberão em breve a gravação por e-mail. Também podem encontrá-la na nossa página de webinars a pedido em openit.com.

[27:51] Juntamente com as gravações dos webinars, encontra-se um link para o nosso inquérito. Envie-nos os seus comentários e sugira qualquer tema que gostaria que abordássemos. Temos também outro webinar agendado com a Optimal, um dos nossos parceiros, sobre como revelar valor oculto através da gestão de ativos de software. Basta digitalizar o código QR no seu ecrã ou visitar a secção de recursos e webinars no nosso site. Se quiser saber como o Open iT e o ServiceNow SAM Pro podem ajudar a otimizar a gestão de licenças na sua organização, estamos a oferecer uma consulta gratuita de 30 minutos com um dos nossos consultores de soluções empresariais.

[28:24] Se já é cliente da Open iT, contacte o seu gestor de conta para obter apoio personalizado ou saber quais os próximos passos a seguir.

[28:32] Mais uma vez, obrigado por se juntarem a nós hoje. Sou o Nix e vemo-nos no próximo webinar.

[28:39] Malou: Obrigada.