Optimierung von Concurrent-Lizenzen: Verschwendung durch Daten reduzieren

Die meisten Unternehmen geben nicht aufgrund einer mangelhaften Budgetplanung zu viel für Software aus. Sie geben zu viel aus, weil ihnen der Überblick über die Softwarenutzung, die Lizenznutzung und die tatsächlichen Nutzungsdaten fehlt. 

In unseren vorherigen Artikeln haben wir erläutert,wie die concurrent Lizenzierung funktioniertundwelche Erkenntnisse die Nutzungsdaten über die tatsächliche Nachfrage liefern. 

Nun liegt der Schwerpunkt auf der Umsetzung durch eine gleichzeitige Lizenzoptimierung. 

Hier helfen Tools zur Erfassung der Softwarelizenznutzung dabei, Lizenzverschwendung zu reduzieren, die Zuweisung zu optimieren und fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen. 

In diesem Artikel werden wir uns mit folgenden Themen befassen: 

• Warum es in Parallelumgebungen zu Lizenzverschwendung kommt 

• Wie sich anhand von Nutzungsberichten nicht voll ausgelastete Lizenzen identifizieren lassen 

• Wie Nutzungsdaten die Lizenzzuweisung optimieren 

• Wie man Lizenzablehnungen reduziert, ohne zu viele Lizenzen zu erwerben 

• Wie das Berichtswesen geschäftliche Entscheidungen unterstützt 

• Wie automatisierte Berichtstools die Lizenzoptimierung unterstützen 

Wir werden uns außerdem damit befassen, wie Avio Aero Nutzungsdaten genutzt hat, um die Lizenzvergabe zu optimieren und erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen. 

Warum kommt es in Umgebungen mit paralleler Nutzung zu Lizenzverschwendung? 

Lizenzverschwendung in Umgebungen mit paralleler Nutzung hängt nicht von der Anzahl der verfügbaren Lizenzen ab, sondern davon, wie Lizenzen genutzt und verwaltet werden. Sie ist oft darauf zurückzuführen, dass sich Unternehmen auf Annahmen statt auf tatsächliche Nutzungsdaten stützen. 

Selbst wenn die Lizenzauslastung hoch erscheint, können Ineffizienzen ohne eine ordnungsgemäße Nutzungs- und Lizenzberichterstattung verborgen bleiben. 

Zu den häufigsten Ursachen für Lizenzverschwendung zählen: 

• Inaktive Sitzungen mit Lizenzen – Lizenzenbleiben auch dann ausgeliehen, wenn Anwendungen nicht aktiv genutzt werden, was die Kennzahlen zur Softwarenutzung verfälscht 

• Überschätzung des Spitzenbedarfs –Die Größe von Lizenzpoolsrichtet sich nach seltenen Spitzenwerten statt nach typischen Nutzungsdaten 

• Ungleichmäßige Verteilung der Lizenzen auf die Teams –Bei einigenTeams kommt es zu Engpässen, während andere aufgrund einer unzureichenden Lizenzzuweisung über freie Kapazitäten verfügen 

• Verlängerte Sitzungsdauer – Lizenzenwerden länger als nötig gehalten, was die Verfügbarkeit verringert und die wahrgenommene Nachfrage erhöht 

• „Nur-für-den-Fall“-Nutzungsverhalten – Nutzerlassen Anwendungen geöffnet, um den Zugriff nicht zu verlieren, was zu einer überhöhten Lizenznutzung führt 

• Fehlende Nutzersegmentierung –Wenn nicht zwischen Power-Usern und Gelegenheitsnutzern unterschieden wird, führt dies zu einer ineffizienten Lizenzvergabe 

• Unzureichende Benutzerschulung– Benutzer lassen Sitzungen möglicherweise länger als nötig offen, da sie mit effizienten Arbeitsabläufen nicht vertraut sind 

Diese Ineffizienzen führen zu unzutreffenden Annahmen hinsichtlich der Nachfrage und tragen unmittelbar zur Verschwendung von Lizenzen bei. 

Hier bietet die Berichterstattung zur Softwarenutzungslizenzierung die nötige Transparenz, um Annahmen durch tatsächliche Daten zu ersetzen.  

DEMO: Reduzieren Sie Lizenzverschwendung durch die Optimierung gleichzeitiger Lizenzen in Echtzeit

Wie lassen sich durch Nutzungsberichte nicht voll ausgeschöpfte Lizenzen identifizieren? 

Tools zur Erfassung der Softwarelizenznutzung identifizieren nicht voll ausgelastete Lizenzen, indem sie die Lizenznutzungsdaten und die tatsächliche Softwarenutzung im Zeitverlauf analysieren. 

Anstatt sich auf Annahmen oder vereinzelte Ereignisse zu stützen, bieten Nutzungsberichte einen umfassenden und kontinuierlichen Überblick über die Lizenzaktivitäten aller Benutzer, Teams und Zeiträume. 

Dadurch lassen sich Ineffizienzen aufdecken, die in den Rohdaten des Lizenzservers nicht erkennbar sind: 

• Geringe durchschnittliche Auslastung bei hoher Lizenzanzahl –deutet auf Überkapazitäten hin, die abgebaut werden können 

• Inaktive Sitzungen – Lizenzenbleiben auch ohne aktive Interaktion ausgeliehen 

• Kurze Spitzenauslastungen – vorübergehendeSpitzen, die keine anhaltende Nachfrage widerspiegeln 

• Selten genutzte Anwendungen – LizenzierteSoftware, die kaum oder gar nicht genutzt wird 

• Muster auf Benutzerebene – IdentifiziertBenutzer oder Gruppen mit minimaler oder unregelmäßiger Nutzung 

Diese Indikatoren werden deutlicher, wenn Lizenzberichte und Nutzungsdaten strukturiert und analysiert werden: 

Verbrauchsanzeige	Was es zeigt	Optimierungspotenzial
Geringe durchschnittliche Nutzung bei hoher Lizenzanzahl	Überkapazität im Lizenzpool	Lizenzen reduzieren oder neu zuweisen
Hohe Leerlaufzeit	Lizenzen, die ausgeliehen, aber nicht aktiv genutzt werden	Lizenzen zurückgewinnen und Lizenzverschwendung reduzieren
Kurze Spitzen in der Nutzung	Vorübergehende Nachfrage, kein dauerhafter Bedarf	Überdimensionierung vermeiden
Seltene Nutzung der Anwendung	Lizenzierte Software, die nur selten genutzt wird	Lizenzen löschen oder herabstufen
Uneinheitliche Nutzeraktivität	Einige Benutzer nutzen die ihnen zugewiesenen Lizenzen nur selten	Verbesserung der Lizenzzuweisung

Einblick: Eine hohe Auslastung bedeutet NICHT immer einen hohen Wert 

Eine hohe Lizenzauslastung kann ein trügerisches Gefühl von Effizienz vermitteln. 

Lizenzen mögen zwar als vollständig ausgelastet erscheinen, doch ein Großteil dieser Auslastung entfällt auf inaktive oder wenig aktive Sitzungen. 

Ohne Einblick indie tatsächliche aktive Nutzungkönnten Unternehmen davon ausgehen,dass sie mehr Lizenzen benötigen, anstatt die ineffiziente Nutzung zu beheben. 

Durch die Kombination von Lizenznutzungsdaten, Software-Nutzungsanalysen und strukturierten Berichten erhalten Unternehmen ein klareres Bild des tatsächlichen Bedarfs. 

Diese Transparenz hilft Teams dabei, die Lizenzvergabe zu verbessern, Lizenzverschwendung zu reduzieren und die Optimierung von Softwarelizenzen zu unterstützen, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. 

Sobald nicht ausreichend genutzte Lizenzen identifiziert wurden, können Unternehmen damit beginnen, die Lizenzvergabe zu optimieren.  

Wie können Nutzungsdaten die Lizenzzuweisung optimieren? 

Sobald nicht ausreichend genutzte Lizenzen identifiziert wurden, können die Nutzungsdaten dazu genutzt werden, die Verteilung der Lizenzen innerhalb des Unternehmens zu optimieren. 

Anstatt die Anzahl der Lizenzen zu erhöhen, können Unternehmen das Angebot an die tatsächliche Softwarenutzung und den Bedarf anpassen. 

Nutzungsdaten tragen zu einer effektiveren Optimierung der Lizenzzuweisung bei, indem sie: 

• Neuzuweisung von Lizenzen zwischen Teams– Verlagerung von Kapazitäten von Gruppen mit geringer Nutzung hin zu Nutzern mit hohem Bedarf auf der Grundlage tatsächlicher Nutzungsdaten 

• Anpassung der Lizenzen an die Projektanforderungen– Abstimmung der Zuweisung auf die Projektphasen und die Arbeitsintensität 

• Anpassung der Lizenztypen– Weisen Sie Vielnutzern namentlich zugewiesene Lizenzen und Gelegenheitsnutzern gemeinsam genutzte Lizenzen zu 

• Beseitigung redundanter Lizenzen– Entfernen Sie doppelte oder unnötige Berechtigungen, um Lizenzverschwendung zu reduzieren 

• Globale Nutzung ausgleichen– Lizenzvergabe über Zeitzonen und Standorte hinweg optimieren 

Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Kosteneinsparungen zu erzielen, ohne dabei den Zugriff einzuschränken. 

Bei der Optimierung geht es nicht darum, die Nutzung einzuschränken. Es geht vielmehr darum, sicherzustellen, dass Lizenzen dort und dann verfügbar sind, wo und wann sie benötigt werden – basierend auf den tatsächlichen Nutzungsmustern der Software. 

Wie Avio Aero die Softwarekosten um 40 % gesenkt hat 

Avio Aeronutzte Berichte zur Softwarelizenznutzung, um Nutzungsdaten zu analysieren und die Lizenzzuweisung zu optimieren,was zu einerKostensenkung von 40 %bei den Softwareausgaben führte. 

Dieses Beispiel zeigt, wie die Optimierung von Concurrent-Lizenzen die Lizenzverwaltung von einer groben Schätzung zu einer präzisen Verwaltung wandelt. 

Nachdem die Lizenzzuweisung nun optimiert ist, besteht die nächste Herausforderung darin, die Anzahl der abgelehnten Lizenzanfragen zu reduzieren, ohne dabei zu viele Lizenzen bereitzustellen.  

Wie können Sie die Anzahl der abgelehnten Lizenzen reduzieren, ohne zu viele Lizenzen zu erwerben? 

Die Zahl der abgelehnten Lizenzanträge lässt sich oft reduzieren, ohne die Anzahl der Lizenzen zu erhöhen. Sie werden häufig als Kapazitätsproblem betrachtet, obwohl es sich in den meisten Fällen tatsächlich um ein Problem der Transparenz und der Nutzung handelt. 

Wenn Nutzern der Zugriff verweigert wird, ist die unmittelbare Reaktion, weitere Lizenzen zu erwerben. Nutzungsdaten zeigen jedoch oft, dass die Zugriffsverweigerungen auf Ineffizienzen zurückzuführen sind und nicht auf einen tatsächlichen Mangel. 

Zu den häufigsten Gründen für die Ablehnung eines Führerscheinantrags zählen: 

• Lange gehaltene Lizenzen– Benutzer behalten Lizenzen länger als nötig im Ausleihbestand, wodurch die Verfügbarkeit eingeschränkt wird 

• Inaktive Sitzungen– Lizenzen bleiben belegt, ohne dass die Software aktiv genutzt wird 

• Nutzungsspitzen zu Stoßzeiten– Kurze Phasen hoher Nachfrage erschöpfen den Lizenzpool 

• Ungleicher Zugang in den verschiedenen Teams– eine unzureichende Lizenzvergabe führt in einigen Gruppen zu Engpässen 

• Fehlende Nutzungsrichtlinien– Keine Kontrollen für die Rückforderung oder Neuvergabe von Lizenzen 

Ohne ausreichende Transparenz erscheinen diese Probleme als Kapazitätsengpässe. 

Einblick: Lizenzengpässe sind oft auf Nutzungsprobleme zurückzuführen 

Häufige Ablehnungen von Genehmigungen bedeuten nicht immer, dass mehr Genehmigungen benötigt werden. In vielen Fällen sind Genehmigungen zwar vorhanden, werden jedoch ineffizient genutzt, was zu künstlichen Engpässen führt. 

Durch die Analyse von Zugriffsverweigerungen in Verbindung mit Nutzungsmustern können Unternehmen die eigentliche Ursache von Zugriffsproblemen ermitteln. 

Dadurch können Teams: 

• Nicht genutzte Lizenzen zurückfordern 

• Nutzungsverhalten oder Richtlinien anpassen 

• Lizenzen effektiver neu zuweisen 

Dadurch können Unternehmen die Anzahl der abgelehnten Lizenzanträge reduzieren und gleichzeitig unnötige Anschaffungen sowie weitere Lizenzverschwendung vermeiden. 

Nachdem die Ablehnungen geklärt sind, können Nutzungsdaten zu besseren Geschäftsentscheidungen im gesamten Unternehmen beitragen  

Inwiefern unterstützt das Berichtswesen unternehmerische Entscheidungen? 

Die Berichterstattung zur Softwarenutzungserfassung ermöglicht unternehmensweit fundiertere Entscheidungen, indem sie Nutzungsdaten in umsetzbare Erkenntnisse umwandelt. 

Anstatt sich auf Annahmen zu verlassen, können Teams anhand von Nutzungs- und Lizenzberichten ihre Softwareinvestitionen an der tatsächlichen Softwarenutzung und den geschäftlichen Anforderungen ausrichten. 

Interessengruppe	Zentrale Herausforderung	Wie Nutzungsberichte helfen
C-Suite	IT-Ausgaben an den geschäftlichen Nutzen anpassen	Nutzt Nutzungsdaten zur Unterstützung von Strategien zur Lizenzoptimierung und Kostensenkung
IT / Ingenieurwesen	Verfügbarkeit gewährleisten, ohne übermäßig viele Ressourcen bereitzustellen	Verbessert die Lizenzzuweisung und reduziert die Anzahl der abgelehnten Lizenzanfragen durch mehr Transparenz
Finanzen	Kostenkontrolle und präzise Prognosen	Erfasst Daten zur Lizenznutzung, um Einsparpotenziale zu identifizieren und die Verschwendung von Lizenzen zu reduzieren
Beschaffung	Lizenzen effektiv aushandeln und verlängern	Nutzt Lizenzberichte, um den Bedarf zu validieren und datengestützte Entscheidungen zu unterstützen

Für die Führungsetage: Kosteneffizienz und Strategie vorantreiben 

Führungskräfte benötigen einen Überblick darüber, wie sich die Softwarenutzung auf die Geschäftsergebnisse auswirkt. 

• Software-Investitionen anhand von Nutzungsdaten an den geschäftlichen Prioritäten ausrichten 

• Unterstützen Sie Initiativen zur Lizenzoptimierung, die zu Kosteneinsparungen führen 

• Datengestützte Entscheidungen für die langfristige Planung ermöglichen  

Für IT- und Technikteams: Verbesserung der Verfügbarkeit und Effizienz 

IT-Teams müssen ein Gleichgewicht zwischen Zugriffsmöglichkeiten und Effizienz für alle Benutzer und Systeme herstellen. 

• Nutzen Sie Nutzungsberichte, um Ineffizienzen bei der Softwarenutzung aufzudecken 

• Die Zahl der abgelehnten Anträge auf Erteilung einer Lizenz reduzieren, ohne die Gesamtzahl der Lizenzen zu erhöhen 

• Die Lizenzvergabe über Teams, Projekte und Standorte hinweg verbessern  

Für den Finanzbereich: Kostenkontrolle und präzise Budgetierung 

Finanzteams sind auf genaue Daten angewiesen, um Ausgaben zu verwalten und Budgets zu prognostizieren. 

• Nutzungsdaten für Lizenzen mit den tatsächlichen Kosten abgleichen 

• Möglichkeiten zur Reduzierung von Lizenzverschwendung ermitteln 

• Verbesserung der Prognosen anhand historischer Nutzungsdaten-Trends  

Für den Einkauf: Stärkung der Verhandlungen mit Lieferanten 

Beschaffungsteams benötigen zuverlässige Daten, um Verträge und Vertragsverlängerungen zu verwalten. 

• Nutzen Sie die Lizenzberichterstattung, um den tatsächlichen Lizenzbedarf zu überprüfen 

• Vermeiden Sie es, aufgrund von Annahmen oder Empfehlungen von Anbietern zu viel zu kaufen 

• Optimierung der Lizenzverträge durch datengestützte Verhandlungen 

Ohne Nutzungsberichte basieren diese Entscheidungen auf Schätzungen. 

Mithilfe von Nutzungs- und Lizenzberichten können Unternehmen die Softwarenutzung an ihre Geschäftsziele ausrichten und die Lizenzoptimierung insgesamt verbessern. 

Da geschäftliche Entscheidungen auf der Grundlage von Daten getroffen werden, können automatisierte Berichtstools die Maßnahmen zur Lizenzoptimierung skalieren und nachhaltig sichern. 

Wie unterstützen automatisierte Berichtstools die Lizenzoptimierung? 

Die Lizenzoptimierung ist keine einmalige Maßnahme. Sie erfordert einen kontinuierlichen Überblick über die Softwarenutzung sowie eine fortlaufende Analyse der Nutzungsdaten. 

Durch manuelle Analysen lassen sich zwar Ineffizienzen aufdecken, doch ist es schwierig, diese in großem Maßstab aufrechtzuerhalten. Hier spielen Tools zur Nutzungsauswertung und zur Lizenzoptimierung eine entscheidende Rolle. 

Automatisierte Berichtstools unterstützen die kontinuierliche Lizenzoptimierung durch: 

• Automatisierung der Datenerfassung– Erfassung von Lizenznutzungsdaten und Softwarenutzungsdaten über Anwendungen, Benutzer und Umgebungen hinweg 

• Standardisierung der Lizenzberichterstattung– Konsolidierung der Daten über Anbieter und Lizenztypen hinweg für eine einheitliche Analyse 

• Kontinuierliche Transparenz gewährleisten– Überwachen Sie die Lizenzauslastung, Trends und Ineffizienzen im Zeitverlauf 

• Proaktive Warnmeldungen aktivieren– Inaktive Sitzungen, langwierige Bezahlvorgänge und potenzielle Lizenzverweigerungen erkennen 

• Integration mit BI-Tools– Erweiterung der Nutzungsberichte um Dashboards und erweiterte Analysen 

• Anpassbare Berichterstellung –Erstellen Sie maßgeschneiderte Berichte, die genau die Daten zur Lizenznutzung liefern, die für die Entscheidungsfindung in allen Teams benötigt werden 

Anstatt erst auf Probleme zu reagieren, wenn sie bereits aufgetreten sind, können Unternehmen die Lizenznutzung proaktiv verwalten und Lizenzverschwendung reduzieren. 

Durch die automatisierte Berichterstellung wird sichergestellt, dass Nutzungsdaten, Lizenzberichte und Erkenntnisse allen Beteiligten stets zur Verfügung stehen. 

Dadurch können Unternehmen: 

• Die Lizenzzuweisung kontinuierlich verbessern 

• Lizenzablehnungen und Ineffizienzen reduzieren 

• Durch kontinuierliche Optimierung eine langfristige Kostensenkung sicherstellen 

Durch die Automatisierung wird die Optimierung von Concurrent-Lizenzen zu einem kontinuierlichen, datengestützten Prozess und nicht mehr zu einer einmaligen Maßnahme.

WEBINAR: Die Verwaltung von Lizenzen auf mehreren Servern wird durch eine zentralisierte Übersicht vereinfacht. Sehen Sie sich das Webinar „ CLIMS “ an, um zu erfahren, wie Unternehmen ihre Arbeitsabläufe bei der Lizenzverwaltung und Berichterstellung optimieren. Hier finden Sie Ihre Einladung zur Aufzeichnung. 

Das Wichtigste auf einen Blick: Vom Transparenzgewinn zur Kostenoptimierung 

Die Berichterstattung zur Softwarenutzungslizenzierung ist für die Optimierung von Concurrent-Lizenzen unerlässlich und hilft Unternehmen dabei, den Schritt von der Transparenz hin zu messbaren Kosteneinsparungen zu vollziehen. 

Durch die Analyse von Nutzungsdaten und Software-Nutzungsmustern können Teams Lizenzverschwendung reduzieren, die Lizenzvergabe optimieren und fundiertere Lizenzierungsentscheidungen treffen. 

Mit den richtigen Tools zur Nutzungsauswertung können Unternehmen: 

• Nicht ausreichend genutzte Lizenzen beseitigen und Lizenzverschwendung reduzieren 

• Verbesserung der Lizenzzuweisung und Unterstützung bei der Reduzierung von Lizenzverweigerungen 

• Nutzen Sie Daten zur Lizenznutzung als Grundlage für Entscheidungen zur Verlängerung und Beschaffung 

Open iTLicenseAnalyzer ™unterstützt die Optimierung von Softwarelizenzen durch präzise Lizenzberichte, Analysen zur Softwarenutzung und einen kontinuierlichen Überblick über die Lizenzauslastung. 

Vereinbaren Sie eine Demo, um noch heute mit der Optimierung Ihrer Concurrent-Lizenzen zu beginnen und Lizenzverschwendung zu reduzieren. 

Reduzieren Sie Lizenzverschwendung durch Einblicke in die Optimierung gleichzeitiger Lizenzen in Echtzeit.