Optimierung von Concurrent-Lizenzen: Verschwendung durch Daten reduzieren

Most organizations do not overspend on software because of poor budgeting. They overspend because they lack visibility into software usage, license usage, and actual usage data.

In our previous articles, we explained how concurrent licensing works and what usage data reveals about real demand.

Nun liegt der Schwerpunkt auf der Umsetzung durch eine gleichzeitige Lizenzoptimierung.

This is where software license usage reporting tools help reduce license waste, optimize allocation, and support better business decisions.

In diesem Artikel werden wir uns mit folgenden Themen befassen:

• Why license waste occurs in concurrent environments
• How usage reporting identifies underutilized licenses
• How usage data optimizes license allocation
• Wie man Lizenzablehnungen reduziert, ohne zu viele Lizenzen zu erwerben
• How reporting supports business decisions
• How automated reporting tools support license optimization

We will also look at how Avio Aero used usage data to optimize license allocation and achieve significant cost reduction.

Why Does License Waste Occur in Concurrent Environments?

License waste in concurrent environments is not driven by the number of licenses available, but by how licenses are used and managed. It is often the result of organizations relying on assumptions instead of actual usage data.

Even when license utilization appears high, inefficiencies can remain hidden without proper usage reporting and license reporting.

Zu den häufigsten Ursachen für Lizenzverschwendung zählen:

• Idle sessions holding licenses – Licenses remain checked out even when applications are not actively used, distorting software usage metrics
• Overestimation of peak demand – License pools are sized based on rare spikes instead of typical usage data
• Uneven license distribution across teams – Some teams experience shortages, while others have excess capacity due to poor license allocation
• Extended session duration – Licenses are held longer than necessary, reducing availability and increasing perceived demand
• “Just-in-case” usage behavior – Users keep applications open to avoid losing access, inflating license usage
• Lack of user segmentation – Failure to distinguish between power users and casual users leads to inefficient license allocation
• Insufficient user training – Users may keep sessions open longer than necessary due to unfamiliarity with efficient workflows

Diese Ineffizienzen führen zu unzutreffenden Annahmen hinsichtlich der Nachfrage und tragen unmittelbar zur Verschwendung von Lizenzen bei.

Hier bietet die Berichterstattung zur Softwarenutzungslizenzierung die nötige Transparenz, um Annahmen durch tatsächliche Daten zu ersetzen.

DEMO: Reduzieren Sie Lizenzverschwendung durch die Optimierung gleichzeitiger Lizenzen in Echtzeit

Wie lassen sich durch Nutzungsberichte nicht voll ausgeschöpfte Lizenzen identifizieren?

Software license usage reporting tools identify underutilized licenses by analyzing license usage data and actual software usage over time.

Instead of relying on assumptions or isolated events, usage reporting provides a complete and continuous view of license activity across users, teams, and time periods.

Dadurch lassen sich Ineffizienzen aufdecken, die in den Rohdaten des Lizenzservers nicht erkennbar sind:

• Low average usage vs. high license count – Indicates excess capacity that can be reduced
• Idle sessions – Licenses remain checked out without active interaction
• Short bursts of peak usage – Temporary spikes that do not reflect sustained demand
• Infrequently used applications – Licensed software with little to no actual usage
• User-level patterns – Identifies users or groups with minimal or inconsistent usage

These indicators become clearer when license reporting and usage data are structured and analyzed:

Verbrauchsanzeige	Was es zeigt	Optimierungspotenzial
Geringe durchschnittliche Nutzung bei hoher Lizenzanzahl	Überkapazität im Lizenzpool	Lizenzen reduzieren oder neu zuweisen
Hohe Leerlaufzeit	Lizenzen, die ausgeliehen, aber nicht aktiv genutzt werden	Lizenzen zurückgewinnen und Lizenzverschwendung reduzieren
Kurze Spitzen in der Nutzung	Vorübergehende Nachfrage, kein dauerhafter Bedarf	Überdimensionierung vermeiden
Seltene Nutzung der Anwendung	Lizenzierte Software, die nur selten genutzt wird	Lizenzen löschen oder herabstufen
Uneinheitliche Nutzeraktivität	Einige Benutzer nutzen die ihnen zugewiesenen Lizenzen nur selten	Verbesserung der Lizenzzuweisung

Insight: High Utilization Does NOT Always Mean High Value

High license utilization can create a false sense of efficiency.

Lizenzen mögen zwar als vollständig ausgelastet erscheinen, doch ein Großteil dieser Auslastung entfällt auf inaktive oder wenig aktive Sitzungen.

Without visibility into true active usage, organizations may assume they need more licenses instead of fixing inefficient usage.

Durch die Kombination von Lizenznutzungsdaten, Software-Nutzungsanalysen und strukturierten Berichten erhalten Unternehmen ein klareres Bild des tatsächlichen Bedarfs.

This visibility helps teams improve license allocation, reduce license waste, and support software license optimization without impacting productivity.

Once underutilized licenses are identified, organizations can begin optimizing license allocation.

Wie können Nutzungsdaten die Lizenzzuweisung optimieren?

Once underutilized licenses are identified, usage data can be used to optimize how licenses are allocated across the organization.

Instead of increasing license counts, organizations can align supply with actual software usage and demand.

Usage data supports more effective license allocation optimization by:

• Reassigning licenses across teams – Shift capacity from low-usage groups to high-demand users based on actual usage data
• Aligning licenses with project needs – Match allocation to project phases and workload intensity
• Adjusting license types – Assign named licenses to heavy users and shared licenses to occasional users
• Eliminating redundant licenses – Remove duplicate or unnecessary entitlements to reduce license waste
• Balancing global usage – Optimize license allocation across time zones and locations

Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Kosteneinsparungen zu erzielen, ohne dabei den Zugriff einzuschränken.

Bei der Optimierung geht es nicht darum, die Nutzung einzuschränken. Es geht vielmehr darum, sicherzustellen, dass Lizenzen dort und dann verfügbar sind, wo und wann sie benötigt werden – basierend auf den tatsächlichen Nutzungsmustern der Software.

How Avio Aero Reduced Software Costs by 40%

Avio Aero used software license usage reporting to analyze usage data and optimize license allocation, resulting in a 40% cost reduction in software spend.

Dieses Beispiel zeigt, wie die Optimierung von Concurrent-Lizenzen die Lizenzverwaltung von einer groben Schätzung zu einer präzisen Verwaltung wandelt.

Nachdem die Lizenzzuweisung nun optimiert ist, besteht die nächste Herausforderung darin, die Anzahl der abgelehnten Lizenzanfragen zu reduzieren, ohne dabei zu viele Lizenzen bereitzustellen.

Wie können Sie die Anzahl der abgelehnten Lizenzen reduzieren, ohne zu viele Lizenzen zu erwerben?

License denials can often be reduced without increasing the number of licenses. They are often treated as a capacity problem, though in most cases, they are actually a visibility and usage problem.

When users are denied access, the immediate reaction is to purchase more licenses. However, usage data often reveals that denials are caused by inefficiencies, not true shortages.

Zu den häufigsten Gründen für die Ablehnung eines Führerscheinantrags zählen:

• Long-held licenses – Users keep licenses checked out longer than necessary, limiting availability
• Idle or inactive sessions – Licenses remain occupied without active software usage
• Usage spikes during peak hours – Short periods of high demand exhaust the license pool
• Uneven access across teams – poor license allocation leads to shortages in some groups
• Lack of usage policies – No controls for reclaiming or redistributing licenses

Without proper visibility, these issues appear as insufficient capacity.

Insight: License Shortages Are Often Usage Problems

Häufige Ablehnungen von Genehmigungen bedeuten nicht immer, dass mehr Genehmigungen benötigt werden. In vielen Fällen sind Genehmigungen zwar vorhanden, werden jedoch ineffizient genutzt, was zu künstlichen Engpässen führt.

By analyzing denial events alongside usage patterns, organizations can identify the root cause of access issues.

Dadurch können Teams:

• Nicht genutzte Lizenzen zurückfordern
• Nutzungsverhalten oder Richtlinien anpassen
• Lizenzen effektiver neu zuweisen

Dadurch können Unternehmen die Anzahl der abgelehnten Lizenzanträge reduzieren und gleichzeitig unnötige Anschaffungen sowie weitere Lizenzverschwendung vermeiden.

Nachdem die Ablehnungen geklärt sind, können Nutzungsdaten zu besseren Geschäftsentscheidungen im gesamten Unternehmen beitragen

How Does Reporting Support Business Decisions?

Die Berichterstattung zur Softwarenutzungserfassung ermöglicht unternehmensweit fundiertere Entscheidungen, indem sie Nutzungsdaten in umsetzbare Erkenntnisse umwandelt.

Anstatt sich auf Annahmen zu verlassen, können Teams anhand von Nutzungs- und Lizenzberichten ihre Softwareinvestitionen an der tatsächlichen Softwarenutzung und den geschäftlichen Anforderungen ausrichten.

Interessengruppe	Zentrale Herausforderung	Wie Nutzungsberichte helfen
C-Suite	IT-Ausgaben an den geschäftlichen Nutzen anpassen	Nutzt Nutzungsdaten zur Unterstützung von Strategien zur Lizenzoptimierung und Kostensenkung
IT / Ingenieurwesen	Verfügbarkeit gewährleisten, ohne übermäßig viele Ressourcen bereitzustellen	Verbessert die Lizenzzuweisung und reduziert die Anzahl der abgelehnten Lizenzanfragen durch mehr Transparenz
Finanzen	Kostenkontrolle und präzise Prognosen	Tracks license usage data to identify savings and reduce license waste
Beschaffung	Lizenzen effektiv aushandeln und verlängern	Uses license reporting to validate demand and support data-driven decisions

• For C-Suite: Driving Cost Efficiency and Strategy: Führungskräfte benötigen einen Überblick darüber, wie sich die Softwarenutzung auf die Geschäftsergebnisse auswirkt.
  • Software-Investitionen anhand von Nutzungsdaten an den geschäftlichen Prioritäten ausrichten
  • Unterstützen Sie Initiativen zur Lizenzoptimierung, die zu Kosteneinsparungen führen
  • Datengestützte Entscheidungen für die langfristige Planung ermöglichen
• For IT and Engineering Teams: Improving Availability and Efficiency: IT teams must balance access and efficiency across users and systems.
  • Use usage reporting to identify inefficiencies in software usage
  • Die Zahl der abgelehnten Anträge auf Erteilung einer Lizenz reduzieren, ohne die Gesamtzahl der Lizenzen zu erhöhen
  • Die Lizenzvergabe über Teams, Projekte und Standorte hinweg verbessern
• For Finance: Controlling Costs and Budgeting Accurately: Finance teams rely on accurate data to manage spending and forecast budgets.
  • Nutzungsdaten für Lizenzen mit den tatsächlichen Kosten abgleichen
  • Identify opportunities to reduce license waste
  • Verbesserung der Prognosen anhand historischer Nutzungsdaten-Trends
• For Procurement: Strengthening Vendor Negotiations: Beschaffungsteams benötigen zuverlässige Daten, um Verträge und Vertragsverlängerungen zu verwalten.
  • Use license reporting to validate actual license requirements
  • Vermeiden Sie es, aufgrund von Annahmen oder Empfehlungen von Anbietern zu viel zu kaufen
  • Optimierung der Lizenzverträge durch datengestützte Verhandlungen

Ohne Nutzungsberichte basieren diese Entscheidungen auf Schätzungen.

With usage reporting and license reporting, organizations can align software usage with business goals and improve overall license optimization.

Da geschäftliche Entscheidungen auf der Grundlage von Daten getroffen werden, können automatisierte Berichtstools die Maßnahmen zur Lizenzoptimierung skalieren und nachhaltig sichern.

Wie unterstützen automatisierte Berichtstools die Lizenzoptimierung?

License optimization is not a one-time activity. It requires continuous visibility into software usage and ongoing analysis of usage data.

Manual analysis can identify inefficiencies, but it is difficult to sustain at scale. This is where usage reporting tools and license optimization tools play a critical role.

Automatisierte Berichtstools unterstützen die kontinuierliche Lizenzoptimierung durch:

• Automating data collection – Capture license usage data and software usage across applications, users, and environments
• Standardizing license reporting – Consolidate data across vendors and license types for consistent analysis
• Providing continuous visibility – Monitor license utilization, trends, and inefficiencies over time
• Enabling proactive alerts – Detect idle sessions, long checkouts, and potential license denials
• Integrating with BI tools – Extend usage reporting into dashboards and advanced analytics
• Customizable reporting – Generate tailored reports that deliver exact license usage data needed for decision-making across teams

Anstatt erst auf Probleme zu reagieren, wenn sie bereits aufgetreten sind, können Unternehmen die Lizenznutzung proaktiv verwalten und Lizenzverschwendung reduzieren.

Durch die automatisierte Berichterstellung wird sichergestellt, dass Nutzungsdaten, Lizenzberichte und Erkenntnisse allen Beteiligten stets zur Verfügung stehen.

Dadurch können Unternehmen:

• Die Lizenzzuweisung kontinuierlich verbessern
• Lizenzablehnungen und Ineffizienzen reduzieren
• Durch kontinuierliche Optimierung eine langfristige Kostensenkung sicherstellen

With automation in place, concurrent license optimization becomes a continuous, data-driven process rather than a one-time effort.

WEBINAR: Managing licenses across multiple servers becomes easier with centralized visibility. Watch the CLIMS webinar to learn how organizations streamline license administration and reporting workflows. Here’s your invitation to watch the recording.

Key Takeaways: Moving from Visibility to Cost-Optimization

Software license usage reporting is essential for concurrent license optimization, helping organizations move from visibility to measurable cost reduction.

Durch die Analyse von Nutzungsdaten und Software-Nutzungsmustern können Teams Lizenzverschwendung reduzieren, die Lizenzvergabe optimieren und fundiertere Lizenzierungsentscheidungen treffen.

Mit den richtigen Tools zur Nutzungsauswertung können Unternehmen:

• Eliminate underutilized licenses and reduce license waste
• Verbesserung der Lizenzzuweisung und Unterstützung bei der Reduzierung von Lizenzverweigerungen
• Nutzen Sie Daten zur Lizenznutzung als Grundlage für Entscheidungen zur Verlängerung und Beschaffung

Open iT LicenseAnalyzer™ supports software license optimization by providing accurate license reporting, software usage analytics, and continuous visibility into license utilization.

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