同時利用ライセンスの最適化：データを活用して無駄を削減

Most organizations do not overspend on software because of poor budgeting. They overspend because they lack visibility into software usage, license usage, and actual usage data.

In our previous articles, we explained how concurrent licensing works and what usage data reveals about real demand.

さて、焦点は並行して行われるライセンスの最適化を通じた具体的な取り組みへと移ります。

This is where software license usage reporting tools help reduce license waste, optimize allocation, and support better business decisions.

この記事では、以下の点について解説します：

• Why license waste occurs in concurrent environments
• How usage reporting identifies underutilized licenses
• How usage data optimizes license allocation
• 過剰なライセンス購入を避けつつ、ライセンス拒否を減らす方法
• How reporting supports business decisions
• How automated reporting tools support license optimization

We will also look at how Avio Aero used usage data to optimize license allocation and achieve significant cost reduction.

Why Does License Waste Occur in Concurrent Environments?

License waste in concurrent environments is not driven by the number of licenses available, but by how licenses are used and managed. It is often the result of organizations relying on assumptions instead of actual usage data.

Even when license utilization appears high, inefficiencies can remain hidden without proper usage reporting and license reporting.

ライセンスの無駄が生じる一般的な原因には、次のようなものがあります：

• Idle sessions holding licenses – Licenses remain checked out even when applications are not actively used, distorting software usage metrics
• Overestimation of peak demand – License pools are sized based on rare spikes instead of typical usage data
• Uneven license distribution across teams – Some teams experience shortages, while others have excess capacity due to poor license allocation
• Extended session duration – Licenses are held longer than necessary, reducing availability and increasing perceived demand
• “Just-in-case” usage behavior – Users keep applications open to avoid losing access, inflating license usage
• Lack of user segmentation – Failure to distinguish between power users and casual users leads to inefficient license allocation
• Insufficient user training – Users may keep sessions open longer than necessary due to unfamiliarity with efficient workflows

こうした非効率性は、需要に関する不正確な予測につながり、ライセンスの無駄遣いに直接つながります。

ここで、「ソフトウェア 」のライセンス使用状況レポートが、推測を実際のデータに置き換えるために必要な可視性を提供します。

デモ： リアルタイムの同時利用ライセンス最適化により、ライセンスの無駄を削減

利用状況レポートは、どのようにして十分に活用されていないライセンスを特定するのでしょうか？

Software license usage reporting tools identify underutilized licenses by analyzing license usage data and actual software usage over time.

Instead of relying on assumptions or isolated events, usage reporting provides a complete and continuous view of license activity across users, teams, and time periods.

これにより、ライセンスサーバーの生データからは把握できない非効率性を検出することが可能になります：

• Low average usage vs. high license count – Indicates excess capacity that can be reduced
• Idle sessions – Licenses remain checked out without active interaction
• Short bursts of peak usage – Temporary spikes that do not reflect sustained demand
• Infrequently used applications – Licensed software with little to no actual usage
• User-level patterns – Identifies users or groups with minimal or inconsistent usage

These indicators become clearer when license reporting and usage data are structured and analyzed:

使用状況インジケーター	そこから読み取れること	最適化の余地
平均利用率が低い一方で、ライセンス数が多い	ライセンスプールにおける余剰容量	ライセンスの削減または再割り当て
アイドリング時間が長い	チェックアウトされているが、現在使用されていないライセンス	ライセンスを回収し、ライセンスの無駄を削減する
短時間の使用量の急増	一時的な需要であり、持続的なニーズではない	過剰なプロビジョニングを避ける
アプリの利用頻度が低い	ソフトウェア のライセンスあり、ほとんど使用されていません	ライセンスの削除またはダウングレード
ユーザー活動のばらつき	割り当てられたライセンスをほとんど使用しないユーザーもいます	ライセンスの割り当てを改善する

Insight: High Utilization Does NOT Always Mean High Value

High license utilization can create a false sense of efficiency.

ライセンスは完全に使用されているように見えるかもしれませんが、その使用量の多くは、アイドル状態またはアクティビティの少ないセッションによるものです。

Without visibility into true active usage, organizations may assume they need more licenses instead of fixing inefficient usage.

ライセンスの利用状況データ、ソフトウェア の利用分析、および構造化されたレポートを組み合わせることで、組織は実際の需要をより明確に把握できるようになります。

This visibility helps teams improve license allocation, reduce license waste, and support software license optimization without impacting productivity.

Once underutilized licenses are identified, organizations can begin optimizing license allocation.

利用データはライセンスの割り当てをどのように最適化できるか？

Once underutilized licenses are identified, usage data can be used to optimize how licenses are allocated across the organization.

Instead of increasing license counts, organizations can align supply with actual software usage and demand.

Usage data supports more effective license allocation optimization by:

• Reassigning licenses across teams – Shift capacity from low-usage groups to high-demand users based on actual usage data
• Aligning licenses with project needs – Match allocation to project phases and workload intensity
• Adjusting license types – Assign named licenses to heavy users and shared licenses to occasional users
• Eliminating redundant licenses – Remove duplicate or unnecessary entitlements to reduce license waste
• Balancing global usage – Optimize license allocation across time zones and locations

このアプローチにより、組織はアクセスを損なうことなくコスト削減を実現することができます。

最適化とは、利用を制限することではありません。ソフトウェア の実際の利用パターンに基づき、必要な場所と必要な時にライセンスが確実に利用できるようにすることです。

How Avio Aero Reduced Software Costs by 40%

Avio Aero used software license usage reporting to analyze usage data and optimize license allocation, resulting in a 40% cost reduction in software spend.

この例では、同時利用ライセンスの最適化によって、ライセンス管理が「概算」から「正確な管理」へとどのように変化するかを示しています。

ライセンスの割り当てが最適化された今、次の課題は、過剰な割り当てを避ける一方で、ライセンス拒否の件数を減らすことです。

過剰なライセンス購入を避けつつ、ライセンスの拒否件数を減らすにはどうすればよいでしょうか？

License denials can often be reduced without increasing the number of licenses. They are often treated as a capacity problem, though in most cases, they are actually a visibility and usage problem.

When users are denied access, the immediate reaction is to purchase more licenses. However, usage data often reveals that denials are caused by inefficiencies, not true shortages.

ライセンス申請が却下される一般的な原因には、次のようなものがあります：

• Long-held licenses – Users keep licenses checked out longer than necessary, limiting availability
• Idle or inactive sessions – Licenses remain occupied without active software usage
• Usage spikes during peak hours – Short periods of high demand exhaust the license pool
• Uneven access across teams – poor license allocation leads to shortages in some groups
• Lack of usage policies – No controls for reclaiming or redistributing licenses

Without proper visibility, these issues appear as insufficient capacity.

Insight: License Shortages Are Often Usage Problems

ライセンスの申請が頻繁に却下されるからといって、必ずしも追加のライセンスが必要であるとは限りません。多くの場合、ライセンスは利用可能であるにもかかわらず、非効率的に使用されているため、人為的な不足が生じているのです。

By analyzing denial events alongside usage patterns, organizations can identify the root cause of access issues.

これにより、チームは以下のことが可能になります：

• 未使用のライセンスを回収する
• 利用行動やポリシーを調整する
• ライセンスをより効果的に再配分する

その結果、組織はライセンスの拒否件数を減らすと同時に、不要な購入やさらなるライセンスの無駄を回避することができます。

拒否事由への対応が完了すれば、利用データは組織全体において、より適切な経営判断を下すための支えとなります

How Does Reporting Support Business Decisions?

ソフトウェア ライセンス利用状況のレポート機能により、利用データを実践的な知見に変換することで、組織全体での意思決定の質を向上させることができます。

チームは、推測に頼るのではなく、使用状況レポートやライセンスレポートを活用することで、ソフトウェア への投資を、ソフトウェア の実際の使用状況やビジネスニーズに合わせて調整することができます。

ステークホルダー	主な課題	利用状況レポートの活用方法
Cスイート	IT支出とビジネス価値の整合を図る	利用データを活用し、ライセンスの最適化およびコスト削減戦略を支援する
IT／エンジニアリング	過剰なリソース割り当てを避けつつ可用性を確保する	可視性を高めることで、ライセンスの割り当てを最適化し、ライセンス拒否を減らします
予算管理部門	コスト管理と正確な予測	Tracks license usage data to identify savings and reduce license waste
調達	ライセンスの交渉と更新を効果的に行う	Uses license reporting to validate demand and support data-driven decisions

• For C-Suite: Driving Cost Efficiency and Strategy: 経営陣は、ソフトウェア の利用がビジネス成果にどのような影響を与えるかを把握する必要があります。
  • 利用データを活用して、ソフトウェア への投資をビジネスの優先事項と整合させる
  • コスト削減につながるライセンス最適化の取り組みを支援する
  • 長期計画において、データに基づいた意思決定を可能にする
• For IT and Engineering Teams: Improving Availability and Efficiency: IT teams must balance access and efficiency across users and systems.
  • Use usage reporting to identify inefficiencies in software usage
  • 免許発行数を増やすことなく、免許不許可件数を減らす
  • チーム、プロジェクト、拠点間のライセンス割り当てを改善する
• For Finance: Controlling Costs and Budgeting Accurately: Finance teams rely on accurate data to manage spending and forecast budgets.
  • ライセンスの利用データを実際のコストと照合する
  • Identify opportunities to reduce license waste
  • 過去の利用データの傾向を活用して、需要予測の精度を向上させる
• For Procurement: Strengthening Vendor Negotiations: 調達チームは、契約や更新を管理するために、信頼性の高いデータを必要としています。
  • Use license reporting to validate actual license requirements
  • 推測やベンダーの推奨に基づいて、必要以上に購入しないようにしましょう
  • データに基づいた交渉を通じて、ライセンスの最適化を支援する

利用状況の報告がなければ、こうした決定は推定値に基づいて行われることになる。

With usage reporting and license reporting, organizations can align software usage with business goals and improve overall license optimization.

データに基づいて経営判断を統一することで、自動化されたレポート作成ツールは、ライセンス最適化の取り組みを拡大・維持することが可能になります。

自動化されたレポート作成ツールは、ライセンスの最適化をどのように支援するのでしょうか？

License optimization is not a one-time activity. It requires continuous visibility into software usage and ongoing analysis of usage data.

Manual analysis can identify inefficiencies, but it is difficult to sustain at scale. This is where usage reporting tools and license optimization tools play a critical role.

自動化されたレポート作成ツールは、以下の点を通じて、ライセンスの継続的な最適化を支援します：

• Automating data collection – Capture license usage data and software usage across applications, users, and environments
• Standardizing license reporting – Consolidate data across vendors and license types for consistent analysis
• Providing continuous visibility – Monitor license utilization, trends, and inefficiencies over time
• Enabling proactive alerts – Detect idle sessions, long checkouts, and potential license denials
• Integrating with BI tools – Extend usage reporting into dashboards and advanced analytics
• Customizable reporting – Generate tailored reports that deliver exact license usage data needed for decision-making across teams

組織は、問題が発生してから対応するのではなく、ライセンスの使用状況を積極的に管理し、ライセンスの無駄を削減することができます。

レポートの自動化により、利用状況データ、ライセンスに関するレポート、および分析結果が、すべての関係者に対して常に利用可能になります。

これにより、組織は以下のことが可能になります：

• ライセンスの割り当てを継続的に改善する
• ライセンスの不承認や非効率性を削減する
• 継続的な最適化を通じて、長期的なコスト削減を実現する

With automation in place, concurrent license optimization becomes a continuous, data-driven process rather than a one-time effort.

WEBINAR: Managing licenses across multiple servers becomes easier with centralized visibility. Watch the CLIMS webinar to learn how organizations streamline license administration and reporting workflows. Here’s your invitation to watch the recording.

Key Takeaways: Moving from Visibility to Cost-Optimization

Software license usage reporting is essential for concurrent license optimization, helping organizations move from visibility to measurable cost reduction.

利用データやソフトウェア の利用パターンを分析することで、チームはライセンスの無駄を削減し、ライセンスの割り当てを改善し、より適切なライセンスに関する意思決定を行うことができます。

適切な利用状況レポートツールを導入することで、組織は以下のことが可能になります：

• Eliminate underutilized licenses and reduce license waste
• ライセンスの割り当てを改善し、ライセンス拒否の削減を支援する
• ライセンスの利用状況データを活用して、更新や調達に関する意思決定を行う

Open iT LicenseAnalyzer™ supports software license optimization by providing accurate license reporting, software usage analytics, and continuous visibility into license utilization.

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リアルタイムの同時利用ライセンス最適化に関する分析情報を活用し、ライセンスの無駄を削減します。