- Eine fragmentierte Lizenzverwaltung stellt ein Problem für das SAM-System auf Bundesebene dar, da den Behörden häufig ein einheitlicher Überblick über die Software fehlt.
- Eine Fragmentierung kann zu doppelten Käufen, mangelnder Nachvollziehbarkeit und verpassten Optimierungsmöglichkeiten führen.
- Eine bessere Lizenzverwaltung hilft Bundesbehörden dabei, einen umfassenden Überblick zu gewinnen und die Softwareverwaltung zu verbessern.
Die fragmentierte Lizenzvergabe in den Bundesbehörden ist eines der schwerwiegendsten strukturellen Probleme in der IT des Bundes – die Ineffizienz, die doppelten Anschaffungen, das Compliance-Risiko und die betrieblichen Reibungsverluste, die diese Fragmentierung in der gesamten SAM-Landschaft des Bundes verursacht. Die Lösung des Problems erfordert Transparenz, Managementdisziplin und die SAM-Rahmenwerke, an denen sich die Behörden orientieren müssen. Open iT positioniert LicenseAnalyzer und CLIMS als Plattformen, die Bundesbehörden dabei unterstützen, das Problem der fragmentierten Lizenzierung zu bewältigen – auf der operativen Grundlage, von der die SAM-Rahmenwerke des Bundes ausgehen.
Die fragmentierte Softwarelizenzierung beeinträchtigt weiterhin das Software-Asset-Management (SAM) in den US-Bundesbehörden, schränkt die Transparenz ein, erhöht das Compliance-Risiko und verursacht vermeidbare Ausgaben. Trotz politischer Rahmenbedingungen und kontinuierlicher Bemühungen im Bereich des IT-Managements auf Bundesebene fehlen vielen Organisationen nach wie vor die Daten, die für eine effektive Optimierung der Softwarelizenzen in Bundesumgebungen erforderlich sind.
Die Stärkung der IT-Beschaffungsstrategie der Bundesregierung und die Nutzung der GSA-Softwarelösungen, die über das GSA Multiple Award Schedule (MAS) verfügbar sind, können den Behörden dabei helfen, die Kontrolle zu verbessern, Verschwendung zu reduzieren und eine Kostenoptimierung in der Bundesregierung zu erreichen.
Die anhaltenden Herausforderungen beim Software-Asset-Management auf Bundesebene
Bundesbehörden arbeiten in äußerst komplexen IT-Umgebungen. Das Government Accountability Office (GAO) berichtet, dass jährlich über 100 Milliarden Dollar für IT und Cybersicherheit ausgegeben werden. Entsprechend hoch sind natürlich die Erwartungen hinsichtlich Effizienz und Rechenschaftspflicht. Dennoch sind fragmentierte und doppelte Softwarelizenzen nach wie vor ein weit verbreitetes Problem.
In vielen Fällen fehlt den Behörden ein vollständiger Überblick darüber, über welche Software sie verfügen, wie diese genutzt wird und wo Überschneidungen bestehen. Dies erschwert die Kostenkontrolle, die Abstimmung von Beschaffungsentscheidungen sowie die optimale Nutzung der GSA-Softwarelösungen. Zudem schwächt dies die übergeordnete IT-Beschaffungsstrategie der Bundesregierung und behindert Fortschritte bei der Einführung einheitlicher Verfahren für das Software-Asset-Management auf Bundesebene.
Unabhängige Untersuchungen bestätigen, wie kostspielig diese Lücke sein kann. Gartner betont, wie wichtig es ist, unzureichend genutzte oder doppelte Technologien zu identifizieren – ein zentraler Bestandteil der IT-Kostenoptimierung –, und weist darauf hin, dass Unternehmen ihre Ausgaben für Software mit geringem Nutzen oder ungenutzte Software kontinuierlich überprüfen und abbauen müssen.
Insbesondere belegen Daten auf Bundesebene die Auswirkungen einer besseren Verwaltung. Das GAO stellte zudem fest, dass die Behörden durch ein verbessertes Lizenzmanagement Einsparungen in Höhe von rund 2,1 Milliarden US-Dollar erzielt haben. Diese Zahl unterstreicht die greifbare Rendite, die sich ergibt, wenn Behörden auf ein strukturiertes Lizenzmanagement setzen, und deutet darauf hin, dass Behörden, die dies noch nicht tun, erhebliche Einsparpotenziale ungenutzt lassen.
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Das Problem: Uneinheitliche Softwarelizenzierung in den Bundesbehörden
Die Fragmentierung ist weitgehend darauf zurückzuführen, wie Software beschafft und verwaltet wird. Das Ergebnis ist eine Beschaffungslandschaft, in der dieselbe Software möglicherweise mehrfach unter unterschiedlichen Bedingungen und zu höheren Stückkosten erworben wird.
Die Beschaffung erfolgt häufig dezentral. Einzelne Teams oder Abteilungen treffen Kaufentscheidungen auf der Grundlage des unmittelbaren Bedarfs, ohne einen vollständigen Überblick über die bestehenden Lizenzen in anderen Bereichen der Organisation zu haben. Im Laufe der Zeit führt dies zu mehreren Verträgen für dieselbe Software, uneinheitlichen Vertragsbedingungen und verpassten Möglichkeiten, sich an das Kategoriemanagement in der IT der Bundesbehörden anzupassen.
Angesichts der Vielfalt der in der gesamten Verwaltung eingesetzten Software ist diese Herausforderung noch größer. Die Behörden sind auf Folgendes angewiesen:
- Konstruktions- und Simulationssoftware (CAD, CAE, EDA)
- Anwendungen in Wissenschaft und Forschung
- Geodaten- und GIS-Plattformen
- Datenanalyse- und KI-/ML-Tools
- IT-Systeme für Unternehmen und Cloud-Plattformen
Jede Kategorie unterliegt unterschiedlichen Lizenzierungsmodellen, Verlängerungszyklen und Compliance-Anforderungen, was die Herausforderung einer einheitlichen Aufsicht noch verstärkt.
Gleichzeitig zeigen branchenweite Daten, wie weit verbreitet Ineffizienz sein kann. Gartner schätzt, dass 30 % bis 50 % der Software ungenutzt oder nicht ausreichend genutzt wird – eine Zahl, die bei IT-Ausgaben des Bundes in Höhe von über 100 Milliarden Dollar pro Jahr eine potenzielle Verschwendung in Höhe von mehreren zehn Milliarden Dollar bedeutet.
Wie sich Fragmentierung in der Praxis äußert
Die uneinheitliche Software-Lizenzierung in den Bundesbehörden wurde in Kontrollberichten wiederholt dokumentiert.
So stellte das GAO beispielsweise fest, dass Behörden manchmal mehrere Aufträge für dieselben IT-Dienstleistungen an denselben Anbieter vergeben – Beschaffungen, die durch eine gebündelte Beschaffung hätten vermieden werden können.
In einem kürzlich veröffentlichten Bericht stellte das GAO fest, dass viele Bundesbehörden nicht über ausreichende Daten verfügen, um festzustellen, ob sie zu viele oder zu wenige Softwarelizenzen erwerben, was ihre Möglichkeiten einschränkt, Doppelkäufe zu erkennen und Kosten zu senken.
Die Auswirkungen: Kosten, Risiken und betriebliche Ineffizienz
Die Auswirkungen einer zersplitterten Lizenzvergabe treffen die Behörden an zwei Stellen: bei ihren Budgets und bei ihrer Fähigkeit, effizient zu arbeiten.
Agenturen, die mit eingeschränkter Sicht zu tun haben, sehen sich häufig mit folgenden Problemen konfrontiert:
- Doppelte Käufe über Teams oder Programme hinweg
- Höhere Kosten pro Lizenz aufgrund fehlender Rahmenvereinbarungen
- Entgangene Mengenrabatte aus nicht konsolidierten Einkaufsvereinbarungen
- Erhöhtes Prüfungsrisiko, das sich auf die Einhaltung der Software-Lizenzbestimmungen auf Bundesebene auswirkt
- Zusätzlicher Verwaltungsaufwand durch die Verwaltung separater Verträge
Gleichzeitig liegen die potenziellen Vorteile auf der Hand. Branchenvergleiche zeigen, dass Unternehmen ihre softwarebezogenen Kosten durch bessere Verwaltungspraktiken erheblich senken können. Wie die nachgewiesenen Einsparungen in Höhe von 2,1 Milliarden US-Dollar belegen, sind die Erträge aus einem disziplinierten Lizenzmanagement beträchtlich und durchaus realisierbar.
Warum die Fragmentierung bei Softwarelizenzen weiterhin besteht
Das Problem ist nicht neu und wird nicht durch einen einzigen Faktor verursacht.
Dazu tragen mehrere Faktoren bei:
- Dezentrale Beschaffungsmodelle, die die Koordination einschränken
- Unvollständige oder veraltete Softwarebestandslisten
- Unterschiede im Reifegrad von SAM zwischen den Behörden
- Unverbundene Systeme in den Bereichen IT, Beschaffung und Finanzen
- Kurzfristige Kaufentscheidungen, die durch unmittelbare Bedürfnisse motiviert sind
Richtlinien wie der MEGABYTE Act, der Behörden dazu verpflichtet, umfassende Richtlinien und Bestandsaufnahmen zur Softwarelizenzierung zu erstellen, sowie Initiativen zur Unterstützung des Kategoriemanagements in der IT des Bundes bilden eine solide Grundlage. Allerdings fehlen die erforderlichen Systeme, um genaue Echtzeitdaten zu generieren.
Die Lücke: Von der Politik zur Umsetzung
Viele Behörden haben Maßnahmen zur Verbesserung des Software-Asset-Managements auf Bundesebene ergriffen, doch die Umsetzung stützt sich oft auf veraltete Methoden.
Zu den gängigen Ansätzen gehören nach wie vor:
- Regelmäßige manuelle Bestandsaufnahmen
- Verfolgung mithilfe von Tabellenkalkulationen
- Reaktive, prüfungsgesteuerte Überprüfungen
Diese Methoden lassen sich in folgenden Umgebungen nur schwer aufrechterhalten:
- Hochleistungsrechnen (HPC)
- Modelle für die gleichzeitige Lizenzierung
- Hybrid- und Multi-Cloud-Systeme
- Benutzer an verschiedenen Standorten
Ohne einen kontinuierlichen Überblick über die Nutzung und die Nutzungsrechte wird es schwierig, die Optimierung von Softwarelizenzen in Bundesbehörden zu unterstützen oder eine einheitliche Einhaltung der Softwarelizenzbestimmungen auf Bundesebene sicherzustellen.
Die Lösung: Datengestütztes Software-Asset-Management (SAM) auf Bundesebene
Das Gegenmittel gegen Fragmentierung sind nicht mehr politische Maßnahmen, sondern bessere Daten.
In der Praxis bedeutet das:
- Die Lizenzzuteilungen werden kontinuierlich an den Bedarf angepasst
- Zentralisierte Übersicht über alle Software-Assets
- Erfassung der tatsächlichen Nutzung in Echtzeit
- Abstimmung der Beschaffung mit dem Kategorie-Management in der IT des Bundes
- Abbau von Silos zwischen IT-, Beschaffungs- und Finanzteams
Unternehmen, die das Softwaremanagement als kontinuierlichen Prozess und nicht als gelegentliche Aufräumaktion betrachten, schneiden sowohl hinsichtlich der Kosteneffizienz als auch der Compliance-Situation durchweg besser ab als solche, bei denen dies nicht der Fall ist.
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Umsetzung von SAM mithilfe von GSA-Softwarelösungen
Um diesen Ansatz in die Praxis umzusetzen, braucht man die richtigen Werkzeuge.
Die über die GSA verfügbaren Lösungen bieten Behörden Zugang zu Plattformen, die darauf ausgelegt sind, das Software-Asset-Management auf Bundesebene in großem Maßstab zu unterstützen.
Diese Tools bieten in der Regel:
- Nutzungsanalyse
- Anspruchsverfolgung
- Beschaffungsinformationen
GSA-Vertragspartner, darunter auch Open iT, bieten Lösungen an, mit denen Behörden Spekulationen durch ein klares, datengestütztes Bild der Software-Nutzung im gesamten Unternehmen ersetzen können.
Open iT: Für ein umfassendes Software-Asset-Management auf Bundesebene
Open iT hat sich darauf spezialisiert, Nutzungsdaten und Lizenzinformationen für komplexe Softwareumgebungen bereitzustellen.
Seine Funktionen werden häufig in folgenden Bereichen eingesetzt:
- Engineering- und Simulationssoftware
- Anwendungen in Wissenschaft und Forschung
- Geodaten- und GIS-Plattformen
- Hochleistungsrechnerumgebungen (HPC)
- Cloud- und Hybridsysteme
Open iT wurde speziell für genau jene komplexen Umgebungen entwickelt, in denen die Fragmentierung am stärksten ausgeprägt ist.
Durch detaillierte Einblicke in die Nutzung von Software unterstützt Open iT Behörden dabei:
- Nicht genutzte oder sich überschneidende Lizenzen identifizieren
- Verbesserung der Transparenz in verteilten Umgebungen
- Unterstützung bei der Einhaltung der Software-Lizenzbestimmungen auf Bundesebene
- Senkung der Gesamtbetriebskosten für das gesamte Software-Portfolio
„Als GSA-zertifizierter Anbieter ist Open iT über etablierte Beschaffungskanäle der Bundesregierung verfügbar und lässt sich direkt in bestehende Rahmenwerke für die Beschaffung und das Kategoriemanagement der Bundesregierung integrieren.“ Das klingt selbstbewusster und operativ glaubwürdiger.
Die Verbesserung des Software-Asset-Managements auf Bundesebene beginnt mit Transparenz
Die fragmentierte Lizenzvergabe schränkt die Wirksamkeit des Software-Asset-Managements auf Bundesebene weiterhin ein. Die Ursachen – eingeschränkte Transparenz, dezentrale Beschaffung und uneinheitliche Vorgehensweisen – sind hinlänglich bekannt. Nun kommt es auf die Umsetzung an.
Die Verbesserung der Software-Lizenzoptimierung in Bundesbehörden beginnt mit besseren Daten. Behörden, die einen klaren Überblick über die Softwarenutzung schaffen, sind besser in der Lage, Verschwendung zu reduzieren, die Einhaltung der Software-Lizenzbestimmungen auf Bundesebene zu stärken und fundiertere Beschaffungsentscheidungen zu treffen, die mit der IT-Beschaffungsstrategie des Bundes im Einklang stehen.
Unternehmen, die jetzt handeln und Echtzeit-Transparenz sowie eine konsequente Lizenzverwaltung einführen, sind besser aufgestellt, um den steigenden Erwartungen an die Rechenschaftspflicht im IT-Bereich gerecht zu werden, Verschwendung zu reduzieren und die eingesparten Mittel dort wieder zu investieren, wo sie am dringendsten benötigt werden.
Nehmen Sie noch heute Kontakt mit Open iT auf, um zu erfahren, wie Unternehmen wie das Ihre Software-Verschwendung reduziert, die Compliance verbessert und die Grundlage für eine intelligentere IT-Beschaffung geschaffen haben.
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