- La fragmentación de las licencias constituye un problema a nivel federal en el marco del SAM, ya que las agencias suelen carecer de una visión global del software.
- La fragmentación puede dar lugar a compras duplicadas, una rendición de cuentas deficiente y la pérdida de oportunidades de optimización.
- Una mejor gestión de las licencias ayuda a los organismos federales a centralizar la información y a mejorar la gestión del software.
La fragmentación de las licencias entre los organismos federales es uno de los problemas estructurales más graves de las tecnologías de la información a nivel federal: la ineficiencia, las compras duplicadas, los riesgos de incumplimiento normativo y las fricciones operativas que dicha fragmentación genera en el panorama federal de la gestión de activos de software (SAM). Resolver este problema requiere visibilidad, disciplina de gestión y los marcos de SAM con los que deben trabajar los organismos. Open iT presenta LicenseAnalyzer y CLIMS como las plataformas que ayudan a los organismos federales a abordar el problema de la fragmentación de las licencias, partiendo de la base operativa que los marcos federales de SAM dan por sentada.
La fragmentación de las licencias de software sigue socavando la gestión de activos de software (SAM) a nivel federal en todas las agencias de EE. UU., lo que limita la visibilidad, aumenta el riesgo de incumplimiento normativo y genera gastos evitables. A pesar de los marcos normativos y los esfuerzos continuos en la gestión de las tecnologías de la información a nivel federal, muchas organizaciones siguen careciendo de los datos necesarios para llevar a cabo una optimización eficaz de las licencias de software en entornos federales.
El refuerzo de la estrategia federal de contratación pública en materia de tecnologías de la información y el aprovechamiento de las soluciones de software de la GSA disponibles a través del Programa de Adjudicación Múltiple (MAS) de la GSA pueden ayudar a los organismos a mejorar el control, reducir el despilfarro y lograr la optimización de costes en la Administración federal.
Los retos actuales en la gestión de activos de software a nivel federal
Las agencias federales operan en entornos informáticos muy complejos. La Oficina de Responsabilidad Gubernamental (GAO) señala quecada año se destinan más de 100 000 millones de dólares a las tecnologías de la información y la ciberseguridad. Como es lógico, las expectativas en materia de eficiencia y rendición de cuentas son elevadas. Sin embargo, la fragmentación y la duplicación en la gestión de las licencias de software siguen siendo un problema habitual.
En muchos casos, los organismos carecen de una visión completa del software que poseen, de cómo se utiliza y de dónde existen solapamientos. Esto dificulta la gestión de los costes, la coordinación de las decisiones de adquisición y el aprovechamiento pleno de las soluciones de software de la GSA. Además, debilita la estrategia federal general de adquisición de TI y limita el avance hacia unas prácticas coherentes de gestión de activos de software a nivel federal.
Un estudio independiente confirma lo costosa que puede resultar esta brecha.Gartnerdestaca la importancia de identificar las tecnologías infrautilizadas o redundantes como parte fundamental de la optimización de los costes de TI, y señala que las organizaciones deben revisar y eliminar continuamente los gastos en software de escaso valor o que no se utiliza.
Cabe destacar que los datos federales ponen de manifiesto el impacto de una mejor gestión. La GAO también ha señalado que los organismos han conseguidoun ahorro aproximado de 2.1 mil millones de dólaresgracias a una mejor gestión de las licencias de software. Esta cifra subraya el retorno tangible de la inversión cuando los organismos apuestan por una gestión estructurada de las licencias y sugiere que aquellos que aún no lo hacen están dejando de aprovechar un ahorro significativo.
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El problema: la fragmentación de las licencias de software en los organismos federales
La fragmentación se debe, en gran medida, a la forma en que se adquiere y se gestiona el software. El resultado es un panorama de compras en el que un mismo software puede adquirirse varias veces, en condiciones diferentes y a un coste unitario más elevado.
La contratación suele estar descentralizada. Los equipos o departamentos toman decisiones de compra en función de las necesidades inmediatas, sin tener una visión completa de las licencias existentes en otras partes de la organización. Con el tiempo, esto da lugar a la existencia de múltiples contratos para el mismo software, condiciones incoherentes y la pérdida de oportunidades para alinearse con la gestión por categorías en el ámbito de las tecnologías de la información federales.
El reto es aún mayor, dada la variedad de programas informáticos que se utilizan en la Administración. Las agencias dependen de:
- Software de ingeniería y simulación (CAD, CAE, EDA)
- Aplicaciones científicas y de investigación
- Plataformas geoespaciales y SIG
- Herramientas de análisis de datos e inteligencia artificial/aprendizaje automático
- Sistemas informáticos empresariales y plataformas en la nube
Cada categoría presenta modelos de concesión de licencias, ciclos de renovación y requisitos de cumplimiento distintos, lo que complica aún más el reto de llevar a cabo una supervisión unificada.
Al mismo tiempo, los datos generales del sector ponen de manifiesto hasta qué punto puede estar extendida la ineficiencia. Gartner estima queentre el 30 % y el 50 % del software no se utiliza o se infrautiliza, una cifra que, aplicada al gasto federal en tecnologías de la información —que supera los 100 000 millones de dólares al año—, supone un despilfarro potencial de decenas de miles de millones.
Cómo se manifiesta la fragmentación en la práctica
La fragmentación de las licencias de software en los organismos federales se ha documentado en repetidas ocasiones en los informes de supervisión.
Por ejemplo, la GAO constató que, en ocasiones, los organismos adjudican varios contratos por los mismos servicios informáticos al mismo proveedor,unas compras que se habrían evitado mediante una contratación consolidada.
En un informe más reciente, la GAO señaló que muchas agencias federalesno disponen de datos suficientes para determinar si están adquiriendo un número excesivo o insuficiente de licencias de software, lo que limita su capacidad para detectar duplicidades y reducir costes.
El impacto: costes, riesgos e ineficiencias operativas
Los efectos de la fragmentación de las licencias afectan a las agencias en dos aspectos: sus presupuestos y su capacidad para funcionar de manera eficiente.
Las agencias que se enfrentan a una visibilidad limitada suelen encontrarse con:
- Compras duplicadas entre equipos o programas
- Costes por licencia más elevados debido a la falta de acuerdos consolidados
- Descuentos por volumen no aprovechados debido a acuerdos de compra no consolidados
- Mayor riesgo de auditoría, que afecta al cumplimiento de las normas federales sobre licencias de software
- Carga administrativa adicional derivada de la gestión de contratos independientes
Al mismo tiempo, las ventajas potenciales son evidentes. Los datos de referencia del sector muestran que las organizaciones pueden reducir considerablemente los costes relacionados con el software mediante mejores prácticas de gestión. Tal y como demuestran los 2.100 millones de dólares en ahorros documentados, los beneficios derivados de una gestión rigurosa de las licencias son sustanciales y están al alcance de la mano.
Por qué persiste la fragmentación de las licencias de software
El problema no es nuevo y no se debe a un único factor.
Hay varios factores que contribuyen a ello:
- Modelos de contratación descentralizados que limitan la coordinación
- Inventarios de software incompletos u obsoletos
- Variabilidad en el grado de madurez del SAM entre los distintos organismos
- Sistemas inconexos en los ámbitos de las tecnologías de la información, las compras y las finanzas
- Decisiones de compra a corto plazo motivadas por necesidades inmediatas
Políticas como laLey MEGABYTE, que exige a los organismos elaborar políticas e inventarios exhaustivos sobre licencias de software, así como iniciativas que apoyen la gestión por categorías en el ámbito de las tecnologías de la información federales, proporcionan una base sólida. Sin embargo, sin los sistemas necesarios para generar datos precisos y en tiempo real...
La brecha: de la política a la ejecución
Muchas agencias han tomado medidas para mejorar la gestión de los activos de software a nivel federal, pero su aplicación suele basarse en métodos obsoletos.
Entre los enfoques habituales siguen figurando:
- Inventarios manuales periódicos
- Seguimiento mediante hojas de cálculo
- Revisiones reactivas, impulsadas por auditorías
Estos métodos resultan difíciles de mantener en entornos que incluyen:
- Cálculo de alto rendimiento (HPC)
- Modelos de licencias concurrentes
- Sistemas híbridos y multinube
- Usuarios repartidos por distintas ubicaciones
Sin una visibilidad continua del uso y los derechos de licencia, resulta difícil optimizar las licencias de software en entornos federales o garantizar un cumplimiento coherente de la normativa federal en materia de licencias de software.
La solución: gestión de activos de software (SAM) a nivel federal basada en datos
El antídoto contra la fragmentación no son más políticas, sino mejores datos.
En la práctica, esto significa:
- Ajustar continuamente la asignación de licencias en función de la demanda
- Visibilidad centralizada de todos los activos de software
- Seguimiento del uso real en tiempo real
- Armonización de la contratación pública con la gestión de categorías en el ámbito de las tecnologías de la información a nivel federal
- Romper las barreras entre los equipos de TI, compras y finanzas
Las empresas que consideran la gestión de software como una disciplina continua, y no como una limpieza periódica, obtienen sistemáticamente mejores resultados que aquellas que no lo hacen, tanto en términos de eficiencia de costes como de cumplimiento normativo.
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Puesta en marcha de SAM mediante las soluciones de software de la GSA
Para poner en práctica este enfoque se necesitan las herramientas adecuadas.
Las soluciones disponibles a través de la GSA permiten a los organismos acceder a plataformas diseñadas para facilitar la gestión de los activos de software federales a gran escala.
Estas herramientas suelen ofrecer:
- Análisis de uso
- Seguimiento de derechos
- Información sobre compras
Los titulares de contratos de la GSA, entre los que se incluyeOpen iT, ofrecen soluciones que ayudan a las agencias a sustituir las conjeturas por una visión clara y respaldada por datos sobre el uso del software en toda la empresa.
Open iT: Habilitación de una gestión integral de los activos de software a nivel federal
Open iT se centra en proporcionar datos de uso e información sobre licencias para entornos de software complejos.
Sus capacidades suelen aplicarse a:
- Software de ingeniería y simulación
- Aplicaciones científicas y de investigación
- Plataformas geoespaciales y SIG
- Entornos de computación de alto rendimiento (HPC)
- Sistemas en la nube e híbridos
Open iT está diseñado específicamente para aquellos entornos complejos en los que la fragmentación es más acusada.
Al ofrecer información detallada sobre cómo se utiliza el software, Open iT ayuda a las agencias a:
- Identificar las licencias que no se utilizan o que se solapan
- Mejorar la visibilidad en entornos distribuidos
- Apoyar el cumplimiento de las normas federales en materia de licencias de software
- Reducir el coste total de propiedad en toda la cartera de software
«Comoproveedor certificado por la GSA, Open iT está disponible a través de los canales de adquisición federales establecidos y se integra directamente en los marcos federales existentes de adquisición y gestión por categorías». Esto suena más seguro y creíble desde el punto de vista operativo.
Para mejorar la gestión de activos de software a nivel federal, lo primero es la visibilidad
La fragmentación de las licencias sigue limitando la eficacia de la gestión federal de activos de software. Los factores que la provocan —visibilidad limitada, contratación descentralizada y prácticas inconsistentes— se conocen bien. Lo que queda por hacer es ponerlo en práctica.
La mejora de la optimización de las licencias de software en entornos federales comienza por disponer de datos de mayor calidad. Las agencias que logran una visibilidad clara del uso del software se encuentran en una posición más sólida para reducir el despilfarro, reforzar el cumplimiento de las normas federales en materia de licencias de software y tomar decisiones de adquisición más fundamentadas, en consonancia con la estrategia federal de adquisición de tecnologías de la información.
Las agencias que actúen ahora, estableciendo una visibilidad en tiempo real y una gestión rigurosa de las licencias, estarán mejor preparadas para satisfacer las crecientes expectativas en materia de responsabilidad en el ámbito de las tecnologías de la información, reducir el despilfarro y reinvertir el ahorro en aquellos ámbitos donde más se necesita.
Ponte en contacto hoy mismo con Open iT para descubrir cómo agencias como la tuya han reducido el desperdicio de software, han reforzado el cumplimiento normativo y han sentado las bases para una gestión de compras de TI más inteligente.
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