Un problème lié à la gestion des actifs logiciels au niveau fédéral : la fragmentation des licences au sein des agences fédérales américaines

La fragmentation des licences logicielles continue de nuire à la gestion des actifs logiciels (SAM) au sein des agences fédérales américaines, ce qui limite la visibilité, accroît les risques liés à la conformité et engendre des dépenses qui pourraient être évitées. Malgré l’existence de cadres stratégiques et les efforts continus déployés en matière de gestion informatique au niveau fédéral, de nombreuses organisations ne disposent toujours pas des données nécessaires pour optimiser efficacement les licences logicielles dans les environnements fédéraux. 

Le renforcement de la stratégie fédérale en matière d'achats informatiques et l'exploitation des solutions logicielles de la GSA disponibles via le programme « Multiple Award Schedule » (MAS) de la GSA peuvent aider les agences à améliorer le contrôle, à réduire le gaspillage et à optimiser les coûts au sein du gouvernement fédéral. 

Les défis persistants liés à la gestion des actifs logiciels au niveau fédéral 

Les agences fédérales opèrent dans des environnements informatiques extrêmement complexes. Le Government Accountability Office (GAO) indique queplus de 100 milliards de dollars sont dépensés chaque année en informatique et en cybersécurité. Naturellement, les attentes en matière d’efficacité et de responsabilité sont élevées. Pourtant, la fragmentation et les doublons dans la gestion des licences logicielles restent un problème courant.  

Dans de nombreux cas, les agences ne disposent pas d'une vue d'ensemble complète des logiciels dont elles disposent, de la manière dont ceux-ci sont utilisés et des chevauchements existants. Il est donc difficile de gérer les coûts, d'harmoniser les décisions d'achat ou de tirer pleinement parti des solutions logicielles proposées par la GSA. Cela affaiblit également la stratégie fédérale globale en matière d'achats informatiques et freine les progrès vers la mise en place de pratiques fédérales cohérentes en matière de gestion des actifs logiciels. 

Des études indépendantes confirment à quel point cet écart peut s'avérer coûteux.Gartnersouligne l'importance d'identifier les technologies sous-utilisées ou redondantes comme un élément essentiel de l'optimisation des coûts informatiques, en précisant que les entreprises doivent régulièrement passer en revue et supprimer les dépenses liées aux logiciels à faible valeur ajoutée ou inutilisés.  

Il convient notamment de noter que les données fédérales mettent en évidence l’impact d’une meilleure gestion. Le GAO a également indiqué que les agences avaient réaliséenviron 2,1 milliards de dollars d’économiesgrâce à une meilleure gestion des licences logicielles. Ce chiffre souligne le retour sur investissement concret obtenu lorsque les agences s’engagent dans une gestion structurée des licences et suggère que celles qui ne le font pas encore passent à côté d’économies substantielles.  

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Le problème : la fragmentation des licences logicielles au sein des agences fédérales 

La fragmentation est en grande partie due à la manière dont les logiciels sont acquis et gérés. Il en résulte un environnement d'approvisionnement dans lequel un même logiciel peut être acheté à plusieurs reprises, selon des conditions différentes, à un coût unitaire plus élevé. 

Les achats sont souvent décentralisés. Chaque équipe ou service prend ses décisions d'achat en fonction de ses besoins immédiats, sans avoir une visibilité complète sur les licences déjà en place ailleurs dans l'organisation. À long terme, cela se traduit par la multiplication des contrats pour un même logiciel, des conditions incohérentes et des occasions manquées de s'aligner sur la gestion par catégorie au sein des services informatiques fédéraux. 

Ce défi est d'autant plus important que les logiciels utilisés au sein de l'administration sont très variés. Les administrations s'appuient sur : 

• Logiciels d'ingénierie et de simulation (CAO, IAO, EDA)  

• Applications scientifiques et de recherche  

• Plateformes géospatiales et SIG  

• Outils d'analyse de données et d'IA/apprentissage automatique  

• Systèmes informatiques d'entreprise et plateformes cloud  

Chaque catégorie est soumise à des modèles d'autorisation, des cycles de renouvellement et des exigences de conformité qui lui sont propres, ce qui complique encore davantage la mise en place d'une supervision unifiée. 

Parallèlement, des données sectorielles plus générales montrent à quel point l'inefficacité peut être généralisée. Gartner estime que30 % à 50 % des logiciels sont inutilisés ou sous-utilisés, un chiffre qui, appliqué aux dépenses informatiques fédérales s'élevant à plus de 100 milliards de dollars par an, laisse entrevoir un gaspillage potentiel de plusieurs dizaines de milliards. 

Comment la fragmentation se manifeste-t-elle dans la pratique ? 

La fragmentation des licences logicielles au sein des agences fédérales a été maintes fois mise en évidence dans des rapports de contrôle. 

Par exemple, le GAO a constaté que les agences attribuaient parfois plusieurs marchés portant sur les mêmes services informatiques au même prestataire,ce que la centralisation des achats aurait permis d'éviter. 

Dans une étude plus récente, le GAO a indiqué que de nombreuses agences fédéralesne disposaient pas de données suffisantes pour déterminer si elles achetaient trop ou pas assez de licences logicielles, ce qui limitait leur capacité à identifier les doublons et à réduire les coûts.  

Les conséquences : coûts, risques et inefficacité opérationnelle 

Les conséquences d'un système d'octroi de licences fragmenté se répercutent sur les agences à deux niveaux : leurs budgets et leur capacité à fonctionner efficacement. 

Les agences confrontées à une visibilité limitée sont souvent confrontées à : 

• Achats en double entre les équipes ou les programmes  

• Coûts par licence plus élevés en raison de l'absence d'accords groupés  

• Remises sur volume non perçues en raison de contrats d'achat non regroupés 

• Risque accru de contrôle, ayant des répercussions sur la conformité aux licences logicielles fédérales  

• Charge administrative supplémentaire liée à la gestion de contrats distincts  

Dans le même temps, le potentiel de gains est évident. Les références du secteur montrent que les entreprises peuvent réduire considérablement leurs coûts liés aux logiciels grâce à de meilleures pratiques de gestion. Comme le démontrent les 2,1 milliards de dollars d’économies avérées, les retombées d’une gestion rigoureuse des licences sont substantielles et tout à fait à portée de main.  

Pourquoi la fragmentation des licences logicielles persiste-t-elle ? 

Ce problème n'est pas nouveau et ne résulte pas d'un seul facteur. 

Plusieurs facteurs y contribuent : 

• Modèles d'approvisionnement décentralisés qui limitent la coordination  

• Inventaires de logiciels incomplets ou obsolètes  

• Variabilité du niveau de maturité du SAM selon les organismes  

• Des systèmes cloisonnés entre les services informatiques, les achats et la direction financière  

• Décisions d'achat à court terme motivées par des besoins immédiats  

Des mesures telles que laloi MEGABYTE, qui impose aux agences d'élaborer des politiques et des inventaires complets en matière de licences logicielles, ainsi que des initiatives visant à soutenir la gestion par catégorie dans le secteur informatique fédéral, constituent une base solide. Toutefois, sans les systèmes nécessaires pour générer des données précises et en temps réel, 

Le fossé : de la politique à la mise en œuvre 

De nombreux organismes ont pris des mesures pour améliorer la gestion des actifs logiciels au niveau fédéral, mais la mise en œuvre repose souvent sur des méthodes obsolètes. 

Parmi les approches courantes, on trouve encore : 

• Inventaires manuels périodiques  

• Suivi à l'aide d'un tableur  

• Examens réactifs, axés sur l'audit  

Ces méthodes sont difficiles à mettre en œuvre dans des environnements qui présentent les caractéristiques suivantes : 

• Calcul haute performance (HPC)  

• Modèles de licences simultanées  

• Systèmes hybrides et multicloud  

• Utilisateurs répartis sur plusieurs sites  

Sans une visibilité permanente sur l'utilisation et les droits d'accès, il devient difficile de favoriser l'optimisation des licences logicielles dans les environnements fédéraux ou de garantir une conformité constante en matière de licences logicielles au niveau fédéral. 

La solution : une gestion fédérale des actifs logiciels (SAM) fondée sur les données 

Le remède à la fragmentation, ce n'est pas davantage de mesures politiques, mais des données de meilleure qualité. 

Concrètement, cela signifie : 

• Ajuster en permanence l'attribution des licences en fonction de la demande 

• Une visibilité centralisée sur l'ensemble des actifs logiciels 

• Suivi de l'utilisation réelle en temps réel 

• Aligner les achats sur la gestion par catégorie dans le secteur informatique fédéral 

• Éliminer les cloisonnements entre les équipes informatiques, des achats et financières 

Les entreprises qui considèrent la gestion des logiciels comme une discipline permanente, et non comme un simple nettoyage périodique, obtiennent systématiquement de meilleurs résultats que celles qui ne le font pas, tant en termes de rentabilité que de conformité. 

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Mise en œuvre du programme SAM grâce aux solutions logicielles de la GSA 

Pour mettre cette approche en pratique, il faut disposer des outils adaptés. 

Les solutions proposées par la GSA permettent aux agences d'accéder à des plateformes conçues pour faciliter la gestion des actifs logiciels fédéraux à grande échelle. 

Ces outils offrent généralement : 

• Analyse de l'utilisation 

• Suivi des droits 

• Informations sur les marchés publics 

Les titulaires de contrats GSA, dont Open iT, proposent des solutions permettant aux administrations de remplacer les approximations par une vision claire et étayée par des données de l'utilisation des logiciels à l'échelle de l'entreprise. 

Open iT : vers une gestion fédérale complète des actifs logiciels 

Open iT a pour objectif de fournir des données d'utilisation et des informations sur les licences pour les environnements logiciels complexes. 

Ses fonctionnalités sont souvent utilisées dans les domaines suivants : 

• Logiciels d'ingénierie et de simulation  

• Applications scientifiques et de recherche  

• Plateformes géospatiales et SIG  

• Environnements de calcul haute performance (HPC)  

• Systèmes cloud et hybrides 

Open iT est spécialement conçu pour les environnements complexes où la fragmentation est la plus marquée. 

En fournissant des informations détaillées sur l'utilisation des logiciels, Open iT aide les administrations à : 

• Identifier les licences inutilisées ou qui se chevauchent  

• Améliorer la visibilité dans les environnements distribués  

• Assurer la conformité aux licences logicielles fédérales  

• Réduire le coût total de possession de l'ensemble du portefeuille de logiciels  

« En tant quefournisseur certifié GSA, Open iT est accessible via les canaux d’approvisionnement fédéraux établis et s’intègre directement dans les cadres fédéraux existants en matière d’approvisionnement et de gestion par catégorie. » Cette formulation semble plus assurée et plus crédible sur le plan opérationnel. 

Pour améliorer la gestion des actifs logiciels au niveau fédéral, il faut commencer par assurer la visibilité 

La fragmentation des licences continue de limiter l’efficacité de la gestion des actifs logiciels au niveau fédéral. Les facteurs à l’origine de cette situation — visibilité limitée, achats décentralisés et pratiques incohérentes — sont bien connus. Il ne reste plus qu’à passer à l’action. 

Pour améliorer l'optimisation des licences logicielles dans les environnements fédéraux, il faut avant tout disposer de données de meilleure qualité. Les agences qui parviennent à obtenir une visibilité claire sur l'utilisation des logiciels sont mieux à même de réduire le gaspillage, de renforcer la conformité en matière de licences logicielles au niveau fédéral et de prendre des décisions d'achat plus éclairées, en accord avec la stratégie fédérale d'approvisionnement informatique. 

Les organismes qui agissent dès maintenant, en mettant en place une visibilité en temps réel et une gestion rigoureuse des licences, seront mieux à même de répondre aux attentes croissantes en matière de responsabilité informatique, de réduire le gaspillage et de réinvestir les économies réalisées là où elles sont le plus nécessaires. 

Contactez Open iT dès aujourd’hui pour découvrir comment des agences comme la vôtre ont réduit le gaspillage lié aux logiciels, renforcé leur conformité et jeté les bases d’un approvisionnement informatique plus judicieux. 

Remédiez à la fragmentation des licences et prenez le contrôle de votre système fédéral de gestion des actifs logiciels (SAM)