- O licenciamento fragmentado constitui um problema no âmbito do SAM federal, uma vez que as agências carecem frequentemente de uma visão unificada do software.
- A fragmentação pode levar a compras duplicadas, a uma fraca prestação de contas e à perda de oportunidades de otimização.
- Uma melhor gestão das licenças ajuda as agências federais a consolidar a informação e a melhorar a gestão do software.
A fragmentação do licenciamento entre as agências federais é um dos problemas estruturais mais graves nas TI federais — a ineficiência, as aquisições duplicadas, os riscos de incumprimento e os atritos operacionais que a fragmentação gera em todo o panorama federal de SAM. Resolver o problema requer a visibilidade, a disciplina de gestão e os quadros de SAM que as agências têm de seguir no seu funcionamento. A Open iT apresenta o LicenseAnalyzer e o CLIMS como as plataformas que ajudam as agências federais a resolver o problema do licenciamento fragmentado, com a base operacional que os quadros federais de SAM pressupõem estar em vigor.
Fragmented software licensing continues to undermine federal software asset management (SAM) across U.S. agencies, limiting visibility, increasing compliance risk, and generating avoidable spending. Despite policy frameworks and ongoing efforts in federal IT management, many organizations still lack the data needed to support effective software license optimization in federal environments.
Strengthening federal IT procurement strategy and leveraging GSA software solutions available through the GSA Multiple Award Schedule (MAS) can help agencies improve control, reduce waste, and achieve cost optimization in the federal government.
The Ongoing Challenges in Federal Software Asset Management
Federal agencies operate in highly complex IT environments. The Government Accountability Office (GAO) reports that over $100 billion is spent annually on IT and cybersecurity. Naturally, expectations around efficiency and accountability are high. Yet fragmented and duplicative software licensing remains a common issue.
Em muitos casos, as agências não têm uma visão completa do software que possuem, da forma como este está a ser utilizado e de onde existem sobreposições. Isto dificulta a gestão dos custos, o alinhamento das decisões de aquisição ou o aproveitamento pleno das soluções de software da GSA. Além disso, enfraquece a estratégia federal mais ampla de aquisição de TI e limita o progresso no sentido de práticas consistentes de gestão de ativos de software a nível federal.
Independent research confirms how costly this gap can be. Gartner highlights the importance of identifying underused or duplicative technologies as a core part of IT cost optimization, noting that organizations must continuously review and eliminate low-value or unused software spend.
Notably, federal evidence shows the impact of better management. GAO also stated that agencies have achieved approximately $2.1 billion in savings through improved software license management. This figure underscores the tangible return on investment when agencies commit to structured license management and suggests that agencies not yet doing so are leaving significant savings on the table.
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The Problem: Fragmented Software Licensing Across Federal Agencies
Fragmentation is largely driven by how software is acquired and managed. The result is a procurement landscape where the same software may be purchased multiple times, under different terms, at higher per-unit cost.
A aquisição de bens e serviços é frequentemente descentralizada. Equipas ou departamentos individuais tomam decisões de compra com base em necessidades imediatas, sem terem uma visibilidade completa das licenças existentes noutras partes da organização. Com o tempo, isto leva à existência de vários contratos para o mesmo software, a condições inconsistentes e à perda de oportunidades de alinhamento com a gestão de categorias nas TI federais.
O desafio é ainda mais acentuado, dada a variedade de software utilizado em toda a administração pública. As agências dependem de:
- Software de engenharia e simulação (CAD, CAE, EDA)
- Aplicações científicas e de investigação
- Plataformas geoespaciais e SIG
- Análise de dados e ferramentas de IA/ML
- Sistemas de TI empresariais e plataformas na nuvem
Cada categoria apresenta modelos de licenciamento, ciclos de renovação e requisitos de conformidade distintos, o que agrava o desafio de uma supervisão unificada.
At the same time, broader industry data shows how widespread inefficiency can be. Gartner estimates that 30% to 50% of software is unused or underutilized, a figure that, applied to federal IT spending of over $100 billion annually, implies tens of billions in potential waste.
How Fragmentation Shows Up in Practice
A fragmentação do licenciamento de software nas agências federais tem sido repetidamente documentada em relatórios de fiscalização.
For example, GAO found that agencies sometimes award multiple contracts for the same IT services to the same vendor, purchases that consolidated procurement would have prevented.
In a more recent review, GAO reported that many federal agencies do not have sufficient data to determine whether they are over- or under-purchasing software licenses, limiting their ability to identify duplication and reduce costs.
The Impact: Cost, Risk, and Operational Inefficiency
The effects of fragmented licensing hit agencies in two places: their budgets and their capacity to operate efficiently.
Agencies dealing with limited visibility often encounter:
- Compras duplicadas entre equipas ou programas
- Higher costs per license due to lack of consolidated agreements
- Descontos por volume não obtidos decorrentes de acordos de compra não consolidados
- Maior exposição a auditorias, com impacto na conformidade com as normas federais de licenciamento de software
- Additional administrative burden managing separate contracts
At the same time, the potential upside is clear. Industry benchmarks show that organizations can reduce software-related costs significantly through better management practices. As demonstrated by the $2.1 billion in documented savings, the returns from disciplined license management are substantial and well within reach.
Why Software License Fragmentation Persists
A questão não é nova e não é causada por um único fator.
Várias condições contribuem para isso:
- Modelos de aquisição descentralizados que limitam a coordenação
- Incomplete or outdated software inventories
- Variabilidade no grau de maturidade do SAM entre as agências
- Sistemas desarticulados nas áreas de TI, compras e finanças
- Decisões de compra a curto prazo motivadas por necessidades imediatas
Policies such as the MEGABYTE Act, which requires agencies to develop comprehensive software licensing policies and inventories and initiatives supporting category management in federal IT provide a strong foundation. However, without the systems needed to generate accurate, real-time data.
The Gap: From Policy to Execution
Muitas agências tomaram medidas no sentido de melhorar a gestão dos ativos de software a nível federal, mas a execução depende frequentemente de métodos desatualizados.
As abordagens mais comuns continuam a incluir:
- Inventários manuais periódicos
- Acompanhamento com base em folhas de cálculo
- Revisões reativas, orientadas por auditorias
These methods are difficult to maintain in environments that include:
- Computação de alto desempenho (HPC)
- Modelos de licenciamento simultâneo
- Sistemas híbridos e multicloud
- Utilizadores distribuídos por vários locais
Without continuous visibility into usage and entitlements, it becomes difficult to support software license optimization in federal environments or maintain consistent federal software licensing compliance.
The Solution: Data-Driven Federal Software Asset Management (SAM)
The antidote to fragmentation is not more policy, it is better data.
Na prática, isto significa:
- Ajustar continuamente as atribuições de licenças com base na procura
- Visibilidade centralizada dos ativos de software
- Acompanhamento da utilização efetiva em tempo real
- Alinhar as aquisições com a gestão de categorias nas TI federais
- Eliminar as barreiras entre as equipas de TI, compras e finanças
Agencies that treat software management as an ongoing discipline, not a periodic cleanup, consistently outperform those that don’t, both in cost efficiency and compliance posture.
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Aumentando a eficiência da licença com o ServiceNow® SAM Pro e o Open iT
Operationalizing SAM Through GSA Software Solutions
Para pôr esta abordagem em prática, são necessárias as ferramentas adequadas.
As soluções disponibilizadas pela GSA proporcionam às agências acesso a plataformas concebidas para apoiar a gestão de ativos de software a nível federal em grande escala.
Estas ferramentas oferecem normalmente:
- Usage analytics
- Acompanhamento de direitos
- Informação sobre aquisições
GSA contract holders, including Open iT, offer capabilities helping agencies replace guesswork with a clear, data-backed picture of software utilization across the enterprise.
Open iT: Enabling Comprehensive Federal Software Asset Management
Open iT focuses on providing usage data and license intelligence for complex software environments.
As suas capacidades são frequentemente aplicadas a:
- Software de engenharia e simulação
- Aplicações científicas e de investigação
- Plataformas geoespaciais e SIG
- Ambientes de computação de alto desempenho (HPC)
- Sistemas na nuvem e híbridos
Open iT is purpose-built for the same complex environments where fragmentation is most acute.
By providing detailed insight into how software is used, Open iT helps agencies:
- Identify unused or overlapping licenses
- Melhorar a visibilidade em ambientes distribuídos
- Apoiar a conformidade com as normas federais de licenciamento de software
- Reduzir o custo total de propriedade em todo o portfólio de software
As a GSA-certified vendor, Open iT is available through established federal acquisition pathways and integrates directly into existing federal acquisition and category management frameworks.” This sounds more confident and operationally credible.
Fixing Federal Software Asset Management Starts with Visibility
Fragmented licensing continues to limit the effectiveness of federal software asset management. The drivers—limited visibility, decentralized procurement, and inconsistent practices—are well understood. What remains is execution.
Improving software license optimization in federal environments starts with better data. Agencies that establish clear visibility into software usage are in a stronger position to reduce waste, strengthen federal software licensing compliance, and make more informed procurement decisions aligned with federal IT procurement strategy.
Agencies that act now, establishing real-time visibility and disciplined license governance, will be better positioned to meet rising expectations for IT accountability, reduce waste, and reinvest savings where they matter most.
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