Um problema na gestão de ativos de software a nível federal: a fragmentação do licenciamento nas agências federais dos EUA

A fragmentação do licenciamento de software continua a comprometer a gestão de ativos de software (SAM) a nível federal em todas as agências dos EUA, limitando a visibilidade, aumentando o risco de incumprimento e gerando despesas evitáveis. Apesar dos quadros normativos e dos esforços contínuos na gestão das TI a nível federal, muitas organizações continuam a carecer dos dados necessários para apoiar uma otimização eficaz das licenças de software em ambientes federais. 

O reforço da estratégia federal de aquisição de TI e o aproveitamento das soluções de software da GSA disponíveis através do Programa de Contratos Múltiplos (MAS) da GSA podem ajudar as agências a melhorar o controlo, reduzir o desperdício e alcançar a otimização de custos no governo federal. 

Os desafios contínuos na gestão de ativos de software a nível federal 

As agências federais operam em ambientes de TI altamente complexos. O Gabinete de Responsabilidade Governamental (GAO) indica quesão gastos anualmente mais de 100 mil milhões de dólares em TI e cibersegurança. Naturalmente, as expectativas em termos de eficiência e responsabilização são elevadas. No entanto, o licenciamento de software fragmentado e com duplicações continua a ser um problema comum.  

Em muitos casos, as agências não têm uma visão completa do software que possuem, da forma como este está a ser utilizado e de onde existem sobreposições. Isto dificulta a gestão dos custos, o alinhamento das decisões de aquisição ou o aproveitamento pleno das soluções de software da GSA. Além disso, enfraquece a estratégia federal mais ampla de aquisição de TI e limita o progresso no sentido de práticas consistentes de gestão de ativos de software a nível federal. 

Estudos independentes confirmam o quão dispendiosa esta lacuna pode ser.A Gartnerdestaca a importância de identificar tecnologias subutilizadas ou redundantes como parte essencial da otimização dos custos de TI, salientando que as organizações devem rever e eliminar continuamente as despesas com software de baixo valor ou não utilizado.  

É de salientar que os dados federais demonstram o impacto de uma melhor gestão. O GAO afirmou ainda que as agências conseguirampoupanças de aproximadamente 2,1 mil milhões de dólaresgraças a uma melhor gestão das licenças de software. Este valor sublinha o retorno tangível do investimento quando as agências se comprometem com uma gestão estruturada das licenças e sugere que as agências que ainda não o fazem estão a deixar escapar poupanças significativas.  

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O problema: a fragmentação do licenciamento de software nas agências federais 

A fragmentação deve-se, em grande parte, à forma como o software é adquirido e gerido. O resultado é um panorama de aquisições em que o mesmo software pode ser adquirido várias vezes, em condições diferentes e a um custo unitário mais elevado. 

A aquisição de bens e serviços é frequentemente descentralizada. Equipas ou departamentos individuais tomam decisões de compra com base em necessidades imediatas, sem terem uma visibilidade completa das licenças existentes noutras partes da organização. Com o tempo, isto leva à existência de vários contratos para o mesmo software, a condições inconsistentes e à perda de oportunidades de alinhamento com a gestão de categorias nas TI federais. 

O desafio é ainda mais acentuado, dada a variedade de software utilizado em toda a administração pública. As agências dependem de: 

• Software de engenharia e simulação (CAD, CAE, EDA)  

• Aplicações científicas e de investigação  

• Plataformas geoespaciais e SIG  

• Análise de dados e ferramentas de IA/ML  

• Sistemas de TI empresariais e plataformas na nuvem  

Cada categoria apresenta modelos de licenciamento, ciclos de renovação e requisitos de conformidade distintos, o que agrava o desafio de uma supervisão unificada. 

Ao mesmo tempo, dados mais abrangentes do setor revelam até que ponto a ineficiência pode ser generalizada. A Gartner estima que30% a 50% do software não é utilizado ou está subutilizado, um valor que, aplicado às despesas federais com TI — que ultrapassam os 100 mil milhões de dólares por ano —, implica um desperdício potencial de dezenas de mil milhões. 

Como a fragmentação se manifesta na prática 

A fragmentação do licenciamento de software nas agências federais tem sido repetidamente documentada em relatórios de fiscalização. 

Por exemplo, o GAO constatou que as agências, por vezes, adjudicam vários contratos para os mesmos serviços de TI ao mesmo fornecedor,aquisições que a contratação consolidada teria evitado. 

Numa análise mais recente, o GAO referiu que muitas agências federaisnão dispõem de dados suficientes para determinar se estão a adquirir licenças de software em excesso ou em falta, o que limita a sua capacidade de identificar duplicações e reduzir custos.  

O impacto: custos, riscos e ineficiência operacional 

Os efeitos da fragmentação do licenciamento afetam as agências em dois aspetos: os seus orçamentos e a sua capacidade de funcionar de forma eficiente. 

As agências que lidam com visibilidade limitada deparam-se frequentemente com: 

• Compras duplicadas entre equipas ou programas  

• Custos mais elevados por licença devido à ausência de acordos consolidados  

• Descontos por volume não obtidos decorrentes de acordos de compra não consolidados 

• Maior exposição a auditorias, com impacto na conformidade com as normas federais de licenciamento de software  

• Carga administrativa adicional decorrente da gestão de contratos separados  

Ao mesmo tempo, o potencial de ganhos é evidente. Os indicadores de referência do setor mostram que as organizações podem reduzir significativamente os custos relacionados com o software através de melhores práticas de gestão. Tal como demonstrado pelas poupanças documentadas no valor de 2,1 mil milhões de dólares, os retornos decorrentes de uma gestão disciplinada das licenças são substanciais e perfeitamente alcançáveis.  

Por que razão a fragmentação das licenças de software persiste 

A questão não é nova e não é causada por um único fator. 

Várias condições contribuem para isso: 

• Modelos de aquisição descentralizados que limitam a coordenação  

• Inventários de software incompletos ou desatualizados  

• Variabilidade no grau de maturidade do SAM entre as agências  

• Sistemas desarticulados nas áreas de TI, compras e finanças  

• Decisões de compra a curto prazo motivadas por necessidades imediatas  

Políticas como aLei MEGABYTE, que exige que as agências elaborem políticas e inventários abrangentes de licenciamento de software, bem como iniciativas que apoiem a gestão por categorias nas TI federais, proporcionam uma base sólida. No entanto, sem os sistemas necessários para gerar dados precisos e em tempo real. 

A lacuna: da política à execução 

Muitas agências tomaram medidas no sentido de melhorar a gestão dos ativos de software a nível federal, mas a execução depende frequentemente de métodos desatualizados. 

As abordagens mais comuns continuam a incluir: 

• Inventários manuais periódicos  

• Acompanhamento com base em folhas de cálculo  

• Revisões reativas, orientadas por auditorias  

Estes métodos são difíceis de manter em ambientes que incluem: 

• Computação de alto desempenho (HPC)  

• Modelos de licenciamento simultâneo  

• Sistemas híbridos e multicloud  

• Utilizadores distribuídos por vários locais  

Sem uma visibilidade contínua da utilização e dos direitos de utilização, torna-se difícil apoiar a otimização das licenças de software em ambientes federais ou manter uma conformidade consistente com as regras federais de licenciamento de software. 

A solução: Gestão de ativos de software (SAM) a nível federal baseada em dados 

O antídoto para a fragmentação não é mais política, mas sim melhores dados. 

Na prática, isto significa: 

• Ajustar continuamente as atribuições de licenças com base na procura 

• Visibilidade centralizada dos ativos de software 

• Acompanhamento da utilização efetiva em tempo real 

• Alinhar as aquisições com a gestão de categorias nas TI federais 

• Eliminar as barreiras entre as equipas de TI, compras e finanças 

As agências que encaram a gestão de software como uma disciplina contínua, e não como uma limpeza periódica, apresentam consistentemente melhores resultados do que aquelas que não o fazem, tanto em termos de eficiência de custos como de conformidade. 

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Implementação do SAM através das soluções de software da GSA 

Para pôr esta abordagem em prática, são necessárias as ferramentas adequadas. 

As soluções disponibilizadas pela GSA proporcionam às agências acesso a plataformas concebidas para apoiar a gestão de ativos de software a nível federal em grande escala. 

Estas ferramentas oferecem normalmente: 

• Análise de utilização 

• Acompanhamento de direitos 

• Informação sobre aquisições 

Os titulares de contratos da GSA, incluindo a Open iT, oferecem funcionalidades que ajudam as agências a substituir as suposições por uma visão clara e baseada em dados da utilização de software em toda a organização. 

Open iT: Promovendo uma gestão abrangente dos ativos de software a nível federal 

A Open iT dedica-se a fornecer dados de utilização e informações sobre licenças para ambientes de software complexos. 

As suas capacidades são frequentemente aplicadas a: 

• Software de engenharia e simulação  

• Aplicações científicas e de investigação  

• Plataformas geoespaciais e SIG  

• Ambientes de computação de alto desempenho (HPC)  

• Sistemas na nuvem e híbridos 

O Open iT foi concebido especificamente para os mesmos ambientes complexos em que a fragmentação é mais acentuada. 

Ao fornecer informações detalhadas sobre a forma como o software é utilizado, o Open iT ajuda as agências a: 

• Identificar licenças não utilizadas ou que se sobrepõem  

• Melhorar a visibilidade em ambientes distribuídos  

• Apoiar a conformidade com as normas federais de licenciamento de software  

• Reduzir o custo total de propriedade em todo o portfólio de software  

«Enquantofornecedor certificado pela GSA, a Open iT está disponível através dos canais de aquisição federais estabelecidos e integra-se diretamente nas estruturas federais existentes de aquisição e gestão de categorias.» Esta formulação soa mais segura e credível do ponto de vista operacional. 

A resolução dos problemas na gestão de ativos de software a nível federal começa pela visibilidade 

A fragmentação do licenciamento continua a limitar a eficácia da gestão federal de ativos de software. Os fatores determinantes — visibilidade limitada, aquisições descentralizadas e práticas inconsistentes — são bem conhecidos. O que falta agora é a execução. 

A melhoria da otimização das licenças de software em ambientes federais começa com dados de melhor qualidade. As agências que garantem uma visibilidade clara da utilização do software encontram-se numa posição mais forte para reduzir o desperdício, reforçar a conformidade com as regras federais de licenciamento de software e tomar decisões de aquisição mais informadas, alinhadas com a estratégia federal de aquisição de TI. 

As agências que agirem agora, estabelecendo visibilidade em tempo real e uma gestão rigorosa das licenças, estarão melhor posicionadas para responder às crescentes expectativas em matéria de responsabilização no domínio das TI, reduzir o desperdício e reinvestir as poupanças onde estas são mais importantes. 

Entre em contacto com a Open iT ainda hoje para saber como agências como a sua reduziram o desperdício de software, reforçaram a conformidade e criaram uma base para aquisições de TI mais inteligentes. 

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