- Bei der Erfassung von Softwarelizenzen werden die tatsächlichen Kosten verschleiert: Etwa 51 Prozent der Lizenzen werden nicht voll ausgeschöpft, obwohl sie als aktiv erscheinen.
- AI-Zusatzlizenzen werden bereits am ersten Tag für die gesamte Nutzerbasis in Rechnung gestellt, während die Nutzungsrate im ersten Jahr oft nur 15 bis 35 Prozent erreicht.
- Die Preise für Software-Verlängerungen richten sich nach Ihrer bestehenden Basis und nicht nach dem tatsächlichen Bedarf. Wenn Sie daher bei der Vertragsverlängerung keine Nutzungsdaten angeben, führt dies jedes Jahr zu überhöhten Ausgaben.
Wenn ein Ingenieur eines Morgens um 8:30 Uhr eine CAD- oder CAE-Lizenz öffnet, markiert der Lizenzmanager diese als „ausgeliehen“ – und das bleibt so während des Stand-up-Meetings, der Mittagspause, einer zweistündigen Entwurfsbesprechung und eines Nachmittags, der größtenteils mit E-Mails verbracht wird, bis die Lizenz kurz nach 17:30 Uhr geschlossen wird. Neun Stunden stehen in den Büchern, drei davon sind echte Arbeit. Dieses Muster wiederholt sich in allen gleichzeitigen Lizenzpools von Ingenieurbüros überall, und es ist der Grund, warum IT-Budgets selten an einer einzigen Fehlinvestition scheitern – sie schrumpfen still und leise durch Ausgaben, die vollständig genehmigt, dokumentiert und für die Verantwortlichen unsichtbar sind.
Die Posten, die man sieht, sind selten diejenigen, die den Schaden verursachen.
Jeder erinnert sich an den Eisberg. Fast niemand erinnert sich an die Botschaften.
Am Nachmittag des 14. April 1912 ging im Funkraum der Titanic eine Reihe von Eiswarnungen von anderen Schiffen ein, die den Nordatlantik durchquerten. Einige davon gelangten nie bis zur Kommandobrücke. Die Ausgucke im Krähennest arbeiteten in jener Nacht ohne Ferngläser – ein Detail, das Historiker auf einen kurzfristigen Besatzungswechsel vor dem Auslaufen des Schiffes aus Southampton zurückführen. Der Eisberg war das Ereignis. Die fehlenden Informationen waren die Ursache.
IT-Budgets in Unternehmen scheitern auf ähnliche Weise. Sie brechen selten aufgrund einer einzigen Fehlanschaffung zusammen, auf die jeder mit dem Finger zeigen kann. Sie schwinden still und leise dahin – durch Ausgaben, die vollständig genehmigt, ordnungsgemäß dokumentiert und für die Verantwortlichen fast völlig unsichtbar sind.
Der Druck war noch nie so hoch wie heute. Gartner prognostiziert, dass die weltweiten Softwareausgaben im Jahr 2026 1,44 Billionen US-Dollar erreichen werden, was einem Anstieg von 15,1 Prozent gegenüber dem Vorjahr entspricht. Der SaaS-Management-Index 2026 von Zylo ergab hingegen, dass die Anzahl der Anwendungen stagniert, während die Ausgaben dennoch um 8 Prozent gestiegen sind. Unternehmen kaufen keine neuen Tools mehr. Sie zahlen vielmehr mehr für die, die sie bereits besitzen.
Hier sind drei Kostenposten, die fast nie als separate Position aufgeführt werden, und wie man sie erkennen kann.
1. Die Diskrepanz zwischen einer ausgeliehenen und einer tatsächlich genutzten Lizenz
Die meisten Unternehmen wissen bereits, was unter „Shelfware“ zu verstehen ist: das Tool, das niemand jemals geöffnet hat, oder das Pilotprojekt, das nach der Pilotphase ins Stocken geraten ist. Die Benchmark-Daten von Vertice für das erste Quartal 2026, die auf verarbeiteten Softwareausgaben in Höhe von mehr als 30 Milliarden US-Dollar basieren, zeigen, dass 15 Prozent der Lizenzen als reine „Shelfware“ gelten und weitere 51 Prozent nicht ausreichend genutzt werden.
Die 15 Prozent werden aussortiert. Bei den 51 Prozent steckt das echte Geld, und diese Lizenzen sind weitaus schwerer zu finden, da sie auf den ersten Blick stark ausgelastet wirken.
Am schnellsten wird es teuer in technischen Umgebungen, wo eine einzelne Lizenz für High-End-CAD-, CAE- oder Untergrundsoftware jährlich leicht einen fünfstelligen Betrag erreichen kann. Wenn ein Ingenieur diese Anwendung morgens um 8:30 Uhr öffnet, wird die Lizenz ausgecheckt. Sie bleibt ausgecheckt – während des Stand-up-Meetings, während der Mittagspause, während einer zweistündigen Entwurfsbesprechung und während des Nachmittags, der größtenteils mit E-Mails verbracht wird. Ihr Lizenzmanager verzeichnet eine durchgehende Ausleihe von etwas mehr als neun Stunden. Die tatsächliche Arbeitszeit betrug etwa drei Stunden.
Multipliziert man dies mit einem gemeinsamen Pool an gleichzeitigen Lizenzen, wird dieses Muster auf ganz bestimmte Weise kostspielig. Jemand, der das Tool tatsächlich benötigt, wird abgewiesen, sodass das Team weitere Lizenzen anfordert. Der Pool wächst. Die Auslastung sinkt weiter. Das Budget wird aufgestockt, um einen Mangel zu beheben, der eigentlich gar kein Mangel war.
Aus den Checkout-Daten lässt sich nichts davon ableiten. Das ist nur durch eine Messung auf Aktivitätsebene möglich, denn die eigentliche Frage ist nicht, ob die Anwendung geöffnet ist, sondern ob jemand sie nutzt.
2. Die KI-Premium-Funktion, für die Sie den vollen Preis bezahlen
Diese Kosten sind neu, und sie entwickeln sich schneller, als die meisten Haushaltszyklen nachkommen können.
Jeder große Anbieter hat mittlerweile KI in seine Preisliste integriert. Microsoft hat Copilot in Microsoft 365 eingebunden. Salesforce hat Einstein und Agentforce in seine höheren CRM-Stufen integriert. SAP bindet Joule in sein gesamtes Cloud-Portfolio ein. Teilweise erfolgt dies als Add-on mit einer eigenen Gebühr pro Nutzer. Teilweise handelt es sich um eine erzwungene Stufenumstellung, bei der die SKU, die man jahrelang verlängert hat, stillschweigend ausläuft und der einzige Ersatz teurer ist.
Das Problem ist nicht, dass KI-Funktionen Geld kosten. Es ist vielmehr, dass sie fast immer vom ersten Tag an für die gesamte Nutzerbasis erworben werden, während die Akzeptanz derselben langsamen Kurve folgt, die jede Unternehmensimplementierung jemals genommen hat. Die Analyse von VendorBenchmark vom März 2026 beziffert die Akzeptanz von KI-Zusatzmodulen im ersten Jahr auf etwa 15 bis 35 Prozent. Die Studie „State of Generative AI in the Enterprise“ von Deloitte aus dem Jahr 2026 ergab, dass 72 Prozent der KI-Projekte in Unternehmen ihr ursprüngliches Budget um mindestens 30 Prozent überschreiten.
Dann ist da noch der Zähler. Die Abrechnung nach Verbrauch – sei es in Form von Tokens, Credits, Gesprächen oder Lösungen – lässt sich nicht einfach in ein Jahresbudget einordnen. Die Zahlen ändern sich täglich. Die meisten Finanzteams erfahren erst, wie stark sich die Zahlen verändert haben, wenn die Rechnung eintrifft.
Vor Ihrer nächsten Vertragsverlängerung sollten Sie in der Lage sein, drei Fragen nicht nur anhand von Eindrücken, sondern anhand von Belegen zu beantworten:
- Für welche KI-Funktionen Sie eine Lizenz besitzen
- Welche sind tatsächlich eingeschaltet?
- Wer nutzt sie so häufig, dass sich der Aufpreis lohnt?
Wenn eine Antwort nur eine Vermutung ist, finanzieren Sie damit die Roadmap eines anderen.
3. Die Kosten, wenn man ohne eigene Daten in eine Vertragsverlängerung geht
Bei den ersten beiden Kostenposten fließt Geld aus dem Unternehmen ab. Dieser hier ist teurer, da er bestimmt, wie viel im nächsten Jahr abfließt.
Jede Vertragsverlängerung ist eine Verhandlung zwischen zwei Parteien. Die eine verfügt über präzise, mit Zeitstempel versehene und detaillierte Daten darüber, wie Ihr Unternehmen das Produkt nutzt. Die andere verfügt in der Regel über einen Auftrag, eine Tabelle und eine vage Vorstellung. Wenn Sie Ihren eigenen Verbrauch nicht beschreiben können, wird die Darstellung des Anbieters zur maßgeblichen Wahrheit, und jedes Gespräch beginnt mit dessen Zahlenangaben.
Diese Zahl summiert sich dann. Wenn Sie 25 Prozent mehr Ansprüche als nötig in einen Vertrag mit einer standardmäßigen jährlichen Anpassung einbringen, zahlen Sie nicht nur einmal zu viel. Sie zahlen jedes Jahr etwas mehr, und im dritten Jahr ist der Mehrbetrag einfach ein Teil des Budgets, den niemand in Frage stellt.
Derselbe blinde Fleck wirkt sich auch in die andere Richtung aus. Das Risiko von Prüfungen, Nachzahlungen und Strafen wegen Nichteinhaltung von Vorschriften hat denselben Grund: Niemand innerhalb des Unternehmens kann nachweisen, was tatsächlich genutzt wurde. Für beide Risiken gibt es dieselbe Lösung: Bringen Sie Ihre eigenen Nachweise mit.
Was sich durch Sichtbarkeit tatsächlich ändert
All dies erfordert kein Transformationsprogramm. Es erfordert Messungen, die die Realität widerspiegeln.
Genau das ist die Arbeit, die Open iT seit mehr als zwanzig Jahren leistet. LicenseAnalyzer Es misst die tatsächliche Nutzung in mehr als 6.000 Anwendungen – von Engineering-Plattformen wie Autodesk, Ansys, Dassault Systèmes und Siemens bis hin zu SaaS-Abonnements – und wandelt diese Daten in Nutzungstrends, Cost-Recouping-Möglichkeiten und Belege um, die Sie in Verhandlungen vorbringen können. LicenseOptimizer erfasst ungenutzte Lizenzen automatisch und führt sie dem Pool wieder zu, noch bevor jemand eine Anfrage nach weiteren Lizenzen stellt.
Die Ergebnisse sind nicht rein theoretischer Natur:
- Tata Consultancy Services passte die Berechtigungen anhand konsolidierter globaler Nutzungsdaten an den tatsächlichen Bedarf an und verzeichnete Einsparungen in Millionenhöhe.
- bp hat die tatsächlich genutzten Petrel-Lizenzen von den ungenutzten Lizenzen in einem komplexen Anwendungsbestand abgegrenzt
- NASA hat bereits im ersten Jahr die Lizenzserver konsolidiert und die Verhandlungen mit den Anbietern gestärkt
Die Eiswarnungen für die Titanic gingen nie verloren. Sie wurden empfangen, niedergeschrieben und beiseitegelegt. Die Informationen waren die ganze Zeit über vorhanden. Sie gelangten lediglich nie zu der Person, die das Schiff steuerte.
Auch Ihre Nutzungsdaten sind vorhanden. Sie werden gerade in diesem Moment in den Protokollen des Lizenzservers, in den Verwaltungskonsolen und in den Verbrauchszählern gespeichert, die in diesem Quartal noch niemand geöffnet hat. Die nächste Verlängerung steht bereits im Kalender.
Die Frage war nie, ob Ihr IT-Budget versickert. Die Frage ist vielmehr, ob jemand die Warnung liest, bevor sich der Vertrag automatisch verlängert.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Software-Shelfware?
„Shelfware“ bezeichnet Software, die zwar gekauft, aber nie in Betrieb genommen wurde, sodass die Lizenzen völlig ungenutzt bleiben. Dies ist die am leichtesten zu erkennende Form von Softwareverschwendung und wird bei einer Kostenüberprüfung in der Regel als Erstes bereinigt. Ein schwierigeres Problem sind ungenutzte Lizenzen: Lizenzen, die zwar aktiviert wurden und daher als aktiv erscheinen, aber weit weniger tatsächlich genutzt werden, als ihre Kosten vermuten lassen.
Wie lässt sich feststellen, ob eine ausgecheckte Lizenz tatsächlich genutzt wird?
Die Ausleihdaten allein können diese Frage nicht beantworten. Eine Lizenz wird vom Öffnen bis zum Schließen einer Anwendung als „in Gebrauch“ angezeigt, unabhängig davon, wie viel Zeit in diesem Zeitraum tatsächlich für die eigentliche Arbeit aufgewendet wurde. Nur eine Erfassung auf Aktivitätsebene, die die tatsächliche Interaktion mit der Anwendung erfasst, kann zwischen einer neunstündigen Ausleihe mit drei Stunden tatsächlicher Nutzung und einer Lizenz unterscheiden, die den ganzen Tag über tatsächlich ausgelastet ist.
Warum überschreiten KI-Erweiterungen im ersten Jahr oft das Budget?
Die meisten Unternehmen erwerben im Voraus KI-Lizenzen für ihre gesamte Nutzerbasis, während die tatsächliche Nutzung nur schrittweise zunimmt und im ersten Jahr oft nur 15 bis 35 Prozent erreicht. In Verbindung mit einer nutzungsbasierten Preisgestaltung, bei der die Abrechnung pro Token oder Credit erfolgt und täglich aktualisiert wird, entsteht aus der Diskrepanz zwischen lizenzierten und tatsächlich genutzten Ressourcen sowie zwischen veranschlagten und tatsächlich in Rechnung gestellten Beträgen die Ursache für Kostenüberschreitungen im KI-Bereich.
Inwiefern beeinflussen Nutzungsdaten die Verhandlungen über eine Software-Verlängerung?
Ohne eigene Verbrauchsdaten wird eine Vertragsverlängerung zu den Bedingungen des Anbieters ausgehandelt, da dieser als Einziger über detaillierte Aufzeichnungen darüber verfügt, wie das Produkt tatsächlich genutzt wurde. Anhand von Nutzungsdaten können Sie eigene Belege für den tatsächlichen Verbrauch vorlegen und so die Lizenzanzahl genau anpassen, anstatt die bisherige Basisanzahl zuzüglich eines Standardaufschlags zu verlängern, was die Überschreitung jedes Jahr weiter verschärft.
Erfahren Sie, was Ihre Nutzungsdaten Ihnen schon lange sagen wollen
Open iT misst die tatsächliche Softwarenutzung in Engineering- und SaaS-Umgebungen, sodass Sie Lizenzen bedarfsgerecht anpassen, Vertragsverlängerungen anhand von Daten begründen und nicht genutzte Ressourcen zurückfordern können.
