- Las estadísticas sobre el uso de las licencias de software ocultan el coste real: alrededor del 51 % de las licencias están infrautilizadas, aunque parezcan activas.
- Los complementos de AI se facturan para toda la base de usuarios desde el primer día, mientras que la adopción durante el primer año suele situarse solo entre el 15 % y el 35 %.
- El precio de las renovaciones de software se calcula en función de tu referencia actual, no de la demanda real, por lo que realizar una renovación sin datos de uso agrava el gasto excesivo cada año.
Cuando un ingeniero activa una licencia de CAD o CAE a las 8:30 de la mañana, el gestor de licencias la marca como «en uso», y así permanece durante la reunión matutina, la hora de comer, una revisión de diseño de dos horas y una tarde dedicada principalmente al correo electrónico, hasta que se cierra pasada las 5:30. Nueve horas registradas, tres de ellas de trabajo real. Es un patrón que se repite en los grupos de licencias simultáneas de las organizaciones de ingeniería de todo el mundo, y es la razón por la que los presupuestos de TI rara vez se desbordan por una sola compra errónea: se van agotando silenciosamente, a través de un gasto que está totalmente aprobado, documentado e invisible para las personas responsables del mismo.
Las partidas que se ven rara vez son las que causan el problema.
Todo el mundo recuerda el iceberg. Casi nadie recuerda los mensajes.
La tarde del 14 de abril de 1912, la sala de radiocomunicaciones del Titanic recibió una serie de avisos sobre la presencia de hielo procedentes de otros barcos que cruzaban el Atlántico Norte. Varios de ellos nunca llegaron al puente de mando. Los vigías que se encontraban en la cofa aquella noche trabajaban sin prismáticos, un detalle que los historiadores han atribuido a un cambio de tripulación de última hora antes de que el barco zarpara de Southampton. El iceberg fue el suceso. La información que faltó fue la causa.
Los presupuestos de TI de las empresas fracasan de forma muy similar. Rara vez se hunden a causa de una mala compra que todo el mundo pueda señalar. Se van agotando silenciosamente, a través de gastos que están plenamente aprobados, debidamente documentados y que resultan casi totalmente invisibles para quienes deben rendir cuentas por ellos.
La presión nunca ha sido tan alta. Gartner prevé que el gasto mundial en software alcance los 1,44 billones de dólares en 2026, lo que supone un aumento interanual del 15,1 %. Por su parte, el Índice de Gestión de SaaS de Zylo para 2026 reveló que el número de aplicaciones se ha estabilizado, mientras que el gasto siguió aumentando un 8 %. Las organizaciones no están comprando más herramientas, sino que están pagando más por las que ya tienen.
A continuación se enumeran tres gastos que casi nunca aparecen como partida contable, y lo que hay que hacer para detectarlos.
1. La diferencia entre una licencia solicitada y una licencia realmente utilizada
La mayoría de las organizaciones ya saben lo que es el «shelfware»: esa herramienta que nadie ha abierto, ese proyecto piloto que se estancó tras la fase piloto. Los datos comparativos de Vertice correspondientes al primer trimestre de 2026, extraídos de más de 30 000 millones de dólares en gasto en software procesado, sitúan el «shelfware» puro en un 15 % de las licencias y otro 51 % en las que están infrautilizadas.
El 15 % se elimina fácilmente. El 51 % es donde está el dinero de verdad, y es mucho más difícil de encontrar, porque esas licencias parecen estar ocupadas.
Esto se encarece con mayor rapidez en entornos de ingeniería, donde una sola licencia de software de CAD, CAE o de subsuelo de gama alta puede superar con creces las cinco cifras al año. Cuando un ingeniero abre esa aplicación a las 8:30 de la mañana, la licencia queda asignada. Permanece asignada durante la reunión matutina, durante la hora de comer, durante una revisión de diseño de dos horas y durante la tarde, dedicada principalmente al correo electrónico. Tu gestor de licencias registra una sesión continua de algo más de nueve horas. El trabajo real duró unas tres.
Si multiplicamos eso por un conjunto compartido de licencias simultáneas, el patrón resulta costoso de una forma muy concreta. A alguien que realmente necesita la herramienta se le deniega el acceso, por lo que el equipo solicita más licencias. El conjunto crece. La utilización desciende aún más. El presupuesto se amplía para resolver una escasez que, en realidad, nunca existió.
Los datos de salida no pueden revelar nada de esto. Solo la medición a nivel de actividad puede hacerlo, porque la verdadera cuestión no es si la aplicación está abierta, sino si alguien la está utilizando.
2. La suscripción premium a la IA por la que estás pagando el precio completo
Este gasto es nuevo y está evolucionando a un ritmo más rápido del que la mayoría de los ciclos presupuestarios pueden seguir.
Todos los principales proveedores han incorporado ya la IA a su lista de precios. Microsoft ha integrado Copilot en Microsoft 365. Salesforce ha incorporado Einstein y Agentforce a sus niveles superiores de CRM. SAP está incorporando Joule a toda su cartera de productos en la nube. En algunos casos, se presenta como un complemento con su propia cuota por usuario. En otros, se trata de una migración obligatoria a un nivel superior, en la que la referencia que llevabas años renovando se retira discretamente y el único sustituto cuesta más.
El problema no es que las funciones de IA cuesten dinero. Es que casi siempre se adquieren para toda la base de usuarios desde el primer día, mientras que la adopción sigue la misma curva lenta que ha seguido siempre cualquier implantación empresarial. El análisis de VendorBenchmark de marzo de 2026 sitúa la adopción durante el primer año de los complementos de IA para cada usuario entre el 15 y el 35 por ciento. El estudio de Deloitte de 2026 titulado «El estado de la IA generativa en la empresa» reveló que el 72 % de los proyectos de IA empresariales superan su presupuesto original en al menos un 30 %.
Luego está el contador. El precio del consumo, que se factura en fichas, créditos, conversaciones o resoluciones, no encaja perfectamente en un presupuesto anual. Varía a diario. La mayoría de los equipos financieros descubren cuánto ha variado cuando llega la factura.
Antes de tu próxima renovación, deberías poder responder a tres preguntas basándote en datos concretos y no en meras impresiones:
- Para qué funciones de IA tienes licencia
- ¿Cuáles están realmente encendidos?
- ¿Quién las utiliza lo suficiente como para justificar el sobreprecio?
Si alguna respuesta es una suposición, estás financiando el plan de desarrollo de otra persona.
3. El coste de iniciar una renovación sin disponer de datos propios
Los dos primeros gastos suponen una salida de dinero de la empresa. Este es más caro, porque determina cuánto dinero saldrá el año que viene.
Cada renovación es una negociación entre dos partes. Una de ellas dispone de datos precisos, con fecha y hora, y detallados sobre cómo utiliza tu organización el producto. La otra suele tener una orden de compra, una hoja de cálculo y una impresión general. Cuando no puedes describir tu propio consumo, la versión del proveedor se convierte en la verdad de facto, y todas las conversaciones parten de sus cifras.
Esa cifra se va acumulando. Si incluyes en un contrato un 25 % más de prestaciones de las que necesitas, con un incremento anual estándar, no estás pagando de más una sola vez. Estás pagando un poco más de lo debido cada año y, al llegar al tercer año, ese exceso ya forma parte del presupuesto y nadie lo cuestiona.
Ese mismo punto ciego tiene consecuencias en sentido contrario. La exposición a auditorías, los ajustes y las sanciones por incumplimiento se derivan todos del mismo problema de fondo, que es que nadie dentro de la organización puede demostrar qué se utilizó realmente. Ambos riesgos tienen la misma solución: aportar tus propias pruebas.
Lo que realmente cambia la visibilidad
Nada de esto requiere un programa de transformación. Lo que se necesita es una evaluación que refleje la realidad.
Esa es la labor que lleva más de veinte años realizando Open iT . LicenseAnalyzer Mide el uso real en más de 6.000 aplicaciones, desde plataformas de ingeniería como Autodesk, Ansys, Dassault Systèmes y Siemens hasta suscripciones SaaS, y lo convierte en tendencias de uso, reembolsos y datos que puedes utilizar en una negociación. LicenseOptimizer recoge automáticamente las licencias inactivas y las devuelve al fondo común antes de que nadie solicite más.
Los resultados no son teóricos:
- Tata Consultancy Services ajustó los derechos de acceso a la demanda real utilizando datos consolidados sobre el uso a nivel mundial y anunció un ahorro de varios millones de dólares.
- bp distinguió las licencias de Petrel que se utilizaban realmente de aquellas que permanecían inactivas en un complejo entorno de aplicaciones
- La NASA consolidó los servidores de licencias y reforzó las negociaciones con los proveedores durante el primer año
Las alertas sobre el hielo del Titanic nunca se perdieron. Se recibieron, se transcribieron y se dejaron de lado. La información estuvo disponible en todo momento. Simplemente nunca llegó a la persona que llevaba el timón.
Tus datos de uso también están ahí. Se están registrando en este mismo momento en los registros del servidor de licencias, en las consolas de administración y en los contadores de consumo que nadie ha consultado este trimestre. La próxima renovación ya está apuntada en el calendario.
La cuestión nunca ha sido si tu presupuesto de TI se está escapando. La cuestión es si alguien lee la advertencia antes de que el contrato se renueve automáticamente.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el «shelfware»?
El «shelfware» es aquel software que se ha adquirido pero que nunca se ha utilizado, por lo que las licencias permanecen completamente inactivas. Es la forma más fácil de detectar el desperdicio de software y, por lo general, lo primero que se elimina en una revisión de costes. El problema más complejo son las licencias infrautilizadas: licencias que sí se activan y, por lo tanto, parecen activas, pero que se utilizan mucho menos de lo que su coste sugiere.
¿Cómo se puede saber si una licencia que se ha retirado se está utilizando realmente?
Los datos de conexión por sí solos no pueden responder a esta pregunta. Una licencia aparece como «en uso» desde el momento en que se abre una aplicación hasta que se cierra, independientemente del tiempo de ese intervalo que se haya dedicado realmente al trabajo. Solo la medición a nivel de actividad, que registra la interacción real con la aplicación, puede distinguir entre una conexión de nueve horas con tres horas de uso real y una licencia que está realmente ocupada durante todo el día.
¿Por qué los complementos de IA suelen sobrepasar el presupuesto durante el primer año?
La mayoría de las organizaciones adquieren por adelantado licencias de IA para toda su base de usuarios, mientras que la adopción real aumenta de forma gradual, llegando a menudo solo a entre el 15 y el 35 por ciento durante el primer año. Si a esto se le suma un modelo de precios basado en el consumo —que se factura por token o crédito y se actualiza a diario—, la diferencia entre lo que está licenciado y lo que se utiliza, y entre lo presupuestado y lo facturado, es la causa de los sobrecostes en el gasto en IA.
¿Cómo influyen los datos de uso en la negociación de la renovación de una licencia de software?
Sin tus propios datos de consumo, la renovación se negocia según las condiciones del proveedor, ya que es él quien dispone del único registro detallado sobre cómo se ha utilizado realmente el producto. Los datos de uso te permiten acudir a la negociación con tus propias pruebas de lo que se ha consumido realmente, de modo que puedas ajustar los derechos de uso a la medida, en lugar de renovar la base de referencia anterior más un incremento estándar, lo que agrava el exceso de consumo cada año.
Descubre lo que tus datos de uso llevan tiempo intentando decirte
Open iT mide el uso real del software en entornos de ingeniería y SaaS para que puedas ajustar adecuadamente las licencias, justificar las renovaciones con datos y recuperar lo que no estás utilizando.
