- As verificações de licenças de software ocultam o custo real: cerca de 51 por cento das licenças estão subutilizadas, apesar de parecerem ativas.
- Os complementos de licenças de IA são faturados para toda a base de utilizadores logo no primeiro dia, embora a taxa de adoção no primeiro ano atinja, frequentemente, apenas 15 a 35 por cento.
- Os preços das renovações de software são calculados com base na sua linha de referência atual, e não na procura real; por isso, celebrar um contrato sem dados de utilização agrava o excesso de gastos todos os anos.
Quando um engenheiro ativa uma licença de CAD ou CAE às 8h30 de uma manhã, o gestor de licenças marca-a como «retirada» — e assim permanece durante a reunião matinal, o almoço, uma revisão de projeto de duas horas e uma tarde passada principalmente a responder a e-mails, até ser encerrada pouco depois das 17h30. Nove horas registadas, três delas de trabalho efetivo. É um padrão que se repete em todos os conjuntos de licenças simultâneas nas organizações de engenharia em todo o lado, e é por isso que os orçamentos de TI raramente falham devido a uma única aquisição errada — eles esgotam-se silenciosamente, através de despesas que são totalmente aprovadas, documentadas e invisíveis para as pessoas responsáveis por elas.
Os itens que se conseguem ver raramente são os que causam o problema.
Todos se lembram do iceberg. Quase ninguém se lembra das mensagens.
Na tarde de 14 de abril de 1912, a sala de radiotelefonia do Titanic recebeu uma série de avisos sobre icebergues provenientes de outros navios que atravessavam o Atlântico Norte. Vários desses avisos nunca chegaram à ponte de comando. Naquela noite, os vigias no ninho do corvo estavam a trabalhar sem binóculos, um pormenor que os historiadores atribuíram a uma mudança de tripulação de última hora, antes de o navio partir de Southampton. O icebergue foi o acontecimento. A falta de informação foi a causa.
Os orçamentos de TI das empresas falham de forma muito semelhante. Raramente entram em colapso devido a uma única aquisição errada que todos possam apontar. Esgotam-se silenciosamente, através de despesas que são totalmente aprovadas, devidamente documentadas e quase completamente invisíveis para as pessoas responsáveis por elas.
A pressão nunca foi tão grande. A Gartner prevê que as despesas globais com software atinjam 1,44 biliões de dólares em 2026, um aumento de 15,1% em relação ao ano anterior. Entretanto, o Índice de Gestão de SaaS de 2026 da Zylo revelou que o número de aplicações se estabilizou, enquanto as despesas continuaram a subir 8%. As organizações não estão a adquirir mais ferramentas. Estão a pagar mais pelas que já possuem.
Eis três custos que quase nunca aparecem como uma rubrica orçamental e o que é necessário fazer para os identificar.
1. A diferença entre uma licença emitida e uma licença efetivamente utilizada
A maioria das organizações já sabe o que é o «shelfware»: a ferramenta que ninguém abriu, o projeto-piloto que ficou parado após a fase piloto. Os dados de referência da Vertice relativos ao primeiro trimestre de 2026, baseados em mais de 30 mil milhões de dólares em despesas com software processadas, indicam que o «shelfware» propriamente dito representa 15 por cento das licenças e que outros 51 por cento estão subutilizados.
Os 15 por cento são facilmente identificados. É nos 51 por cento que está o verdadeiro dinheiro, e é muito mais difícil de encontrar, porque essas licenças parecem estar ocupadas.
Isto torna-se dispendioso muito rapidamente em ambientes de engenharia, onde uma única licença de software de ponta de CAD, CAE ou de subsolo pode custar bem mais de cinco dígitos por ano. Quando um engenheiro abre essa aplicação às 8h30 da manhã, a licença é ativada. Permanece ativada durante a reunião matinal, durante o almoço, durante uma revisão de projeto de duas horas e durante a tarde, passada principalmente a responder a e-mails. O seu gestor de licenças regista uma utilização contínua de pouco mais de nove horas. O trabalho efetivo demorou cerca de três.
Multiplique isso por um conjunto partilhado de licenças simultâneas e o padrão torna-se dispendioso de uma forma muito específica. Alguém que precisa genuinamente da ferramenta vê o seu acesso recusado, pelo que a equipa solicita mais licenças. O conjunto cresce. A utilização diminui ainda mais. O orçamento aumenta para resolver uma escassez que, na verdade, nunca foi uma escassez.
Os dados de checkout não revelam nada disso. Só a medição ao nível da atividade o consegue fazer, porque a verdadeira questão não é se a aplicação está aberta, mas sim se alguém a está a utilizar.
2. O serviço de IA Premium pelo qual está a pagar o preço total
Este custo é novo e está a evoluir a um ritmo mais rápido do que a maioria dos ciclos orçamentais consegue acompanhar.
Todos os principais fornecedores já integraram a IA nos seus catálogos de preços. A Microsoft incorporou o Copilot no Microsoft 365. A Salesforce integrou o Einstein e o Agentforce nos seus planos de CRM de gama superior. A SAP está a implementar o Joule em todo o seu portfólio de serviços na nuvem. Em alguns casos, trata-se de um complemento com uma tarifa própria por utilizador. Noutros, trata-se de uma migração forçada de plano, em que o SKU que renovou durante anos é discretamente descontinuado e o único substituto tem um custo mais elevado.
O problema não é que as funcionalidades de IA custem dinheiro. É que são quase sempre adquiridas para toda a base de utilizadores logo no primeiro dia, enquanto a adoção segue a mesma curva lenta que todas as implementações empresariais sempre seguiram. A análise da VendorBenchmark de março de 2026 situa a adoção no primeiro ano dos complementos de licenças de IA algures entre 15 e 35 por cento. O estudo da Deloitte de 2026, intitulado «State of Generative AI in the Enterprise» (O estado da IA generativa nas empresas), revelou que 72 por cento dos projetos de IA nas empresas excedem o seu orçamento inicial em, pelo menos, 30 por cento.
Depois, há a questão da medição. Os custos de consumo, faturados em fichas, créditos, conversas ou resoluções, não se enquadram perfeitamente num orçamento anual. Variam diariamente. A maioria das equipas financeiras só descobre quanto variaram quando a fatura chega.
Antes da sua próxima renovação, deverá ser capaz de responder a três perguntas com base em dados concretos, em vez de meras impressões:
- Quais são as funcionalidades de IA para as quais tem licença
- Quais é que estão, de facto, ligados
- Quem as utiliza com a frequência suficiente para justificar o preço mais elevado?
Se alguma resposta for um palpite, estás a financiar o plano de ação de outra pessoa.
3. O custo de iniciar um processo de renovação sem dados próprios
Os dois primeiros custos representam dinheiro que sai da empresa. Este é mais dispendioso, porque determina quanto dinheiro sairá no próximo ano.
Cada renovação é uma negociação entre duas partes. Uma delas dispõe de dados precisos, com data e hora registadas e detalhados sobre a forma como a sua organização utiliza o produto. A outra, normalmente, dispõe de uma ordem de compra, uma folha de cálculo e uma impressão pessoal. Quando não consegue descrever o seu próprio consumo, a versão do fornecedor passa a ser a verdade de referência, e todas as conversas partem dos números apresentados por ele.
Esse valor acaba por se acumular. Se incluir 25 por cento a mais do que o necessário num contrato com um aumento anual padrão, não estará a pagar a mais apenas uma vez. Estará a pagar um pouco mais a cada ano e, ao terceiro ano, esse excedente passa simplesmente a fazer parte do orçamento, sem que ninguém o questione.
Esse mesmo ponto cego tem consequências na direção oposta. A exposição a auditorias, os ajustes de contas e as sanções por incumprimento têm todos origem no mesmo problema de fundo: o facto de ninguém dentro da organização conseguir provar o que foi realmente utilizado. Ambos os riscos têm a mesma solução: apresentar as próprias provas.
O que a visibilidade realmente altera
Nada disto exige um programa de transformação. O que é necessário é uma avaliação que reflita a realidade.
É esse o trabalho que a Open iT tem vindo a realizar há mais de vinte anos. LicenseAnalyzer Mede o que é efetivamente utilizado em mais de 6 000 aplicações, desde plataformas de engenharia como a Autodesk, a Ansys, a Dassault Systèmes e a Siemens até às subscrições SaaS, e transforma esses dados em tendências de utilização, reembolsos e provas que pode utilizar numa negociação. O LicenseOptimizer recupera automaticamente as licenças inativas, devolvendo-as ao conjunto de licenças antes que alguém solicite mais.
Os resultados não são meramente teóricos:
- A Tata Consultancy Services alinhou os direitos com a procura real, recorrendo a dados consolidados de utilização a nível global, e registou poupanças na ordem dos vários milhões de dólares
- A bp separou as licenças Petrel que estavam efetivamente a ser utilizadas das que se encontravam inativas num conjunto complexo de aplicações
- NASA consolidou os servidores de licenças e reforçou as negociações com os fornecedores ainda no primeiro ano
Os avisos sobre o gelo relativos ao Titanic nunca se perderam. Foram recebidos, transcritos e postos de lado. A informação esteve sempre disponível. Simplesmente nunca chegou à pessoa que estava ao leme.
Os seus dados de utilização também existem. Estão a ser registados neste preciso momento, nos registos do servidor de licenças, nas consolas de administração e nos contadores de consumo que ninguém consultou neste trimestre. A próxima renovação já está marcada no calendário.
A questão nunca foi saber se o seu orçamento de TI está a ser mal gasto. A questão é saber se alguém lê o aviso antes de o contrato se renovar automaticamente.
Perguntas mais frequentes
O que é o «shelfware» de software?
O «shelfware» é software que foi adquirido, mas que nunca chegou a ser utilizado, ficando as licenças completamente inativas. É a forma mais fácil de identificar o desperdício de software e, normalmente, a primeira coisa a ser eliminada numa revisão de custos. O problema mais complexo são as licenças subutilizadas: licenças que são ativadas e, por isso, parecem ativas, mas que são utilizadas para muito menos trabalho real do que o seu custo sugere.
Como é que se pode saber se uma licença retirada está realmente a ser utilizada?
Os dados de utilização, por si só, não permitem responder a esta questão. Uma licença aparece como «em utilização» desde o momento em que uma aplicação é aberta até ao momento em que é fechada, independentemente do tempo desse período que tenha correspondido a trabalho efetivo. Apenas a medição ao nível da atividade, que acompanha a interação efetiva com a aplicação, consegue distinguir uma utilização de nove horas, com três horas de utilização efetiva, de uma licença que esteja efetivamente ocupada durante todo o dia.
Por que é que os complementos de IA costumam ultrapassar o orçamento no primeiro ano?
A maioria das organizações adquire antecipadamente licenças de IA para toda a sua base de utilizadores, enquanto a adoção efetiva aumenta gradualmente, atingindo frequentemente apenas 15 a 35 por cento no primeiro ano. Em combinação com um modelo de preços baseado no consumo, que é faturado por token ou crédito e é atualizado diariamente, a discrepância entre o que está licenciado e o que é utilizado, e entre o que está orçamentado e o que é faturado, é a origem dos excedentes nas despesas com IA.
De que forma os dados de utilização influenciam uma negociação de renovação de software?
Sem os seus próprios dados de consumo, a renovação é negociada nos termos do fornecedor, uma vez que este detém o único registo detalhado da forma como o produto foi efetivamente utilizado. Os dados de utilização permitem-lhe apresentar as suas próprias provas do que foi realmente consumido, para que possa ajustar a licença à medida das suas necessidades, em vez de renovar a base de referência anterior acrescida de um aumento padrão, o que agrava o excedente todos os anos.
Descubra o que os seus dados de utilização têm vindo a tentar dizer-lhe
O Open iT mede a utilização real do software em ambientes de engenharia e SaaS, para que possa ajustar as licenças de forma adequada, justificar as renovações com base em dados e recuperar o que não está a utilizar.
