- Les relevés de licences logicielles masquent le coût réel : environ 51 % des licences sont sous-utilisées, même si elles apparaissent comme actives.
- Les modules complémentaires d'IA sont facturés pour l'ensemble des utilisateurs dès le premier jour, alors que le taux d'adoption au cours de la première année n'atteint souvent que 15 à 35 %.
- Le prix des renouvellements de logiciels est fixé en fonction de votre base de référence actuelle, et non de la demande réelle ; par conséquent, souscrire un contrat sans disposer de données d’utilisation ne fait qu’aggraver le surcoût chaque année.
Lorsqu’un ingénieur active une licence de CAO ou de CAE à 8 h 30 un matin, le gestionnaire de licences la marque comme « empruntée » — et elle reste dans cet état pendant la réunion debout, le déjeuner, une revue de conception de deux heures et un après-midi consacré principalement aux e-mails, jusqu’à ce qu’elle soit désactivée après 17 h 30. Neuf heures comptabilisées, dont trois de travail effectif. C’est un schéma qui se répète dans tous les parcs de licences partagées des services d’ingénierie, partout dans le monde, et c’est la raison pour laquelle les budgets informatiques ne sont que rarement mis à mal par un seul mauvais achat : ils se vident discrètement, par le biais de dépenses entièrement approuvées, documentées et invisibles aux yeux des personnes qui en sont responsables.
Les postes que vous voyez sont rarement ceux qui causent des problèmes.
Tout le monde se souvient de l'iceberg. Presque personne ne se souvient des messages.
Dans l’après-midi du 14 avril 1912, la salle des radiotélégraphistes du Titanic a reçu une série d’alertes concernant la présence de glaces provenant d’autres navires traversant l’Atlantique Nord. Plusieurs d’entre elles ne sont jamais parvenues jusqu’à la passerelle. Cette nuit-là, les vigies postées dans le nid-de-pie travaillaient sans jumelles, un détail que les historiens ont attribué à un changement d’équipage de dernière minute avant le départ du navire de Southampton. L’iceberg était l’événement. L’information manquante en était la cause.
Les budgets informatiques des entreprises connaissent le même sort. Ils s'effondrent rarement à cause d'un seul achat malavisé que tout le monde peut pointer du doigt. Ils se vident discrètement, à travers des dépenses dûment approuvées, correctement documentées et presque totalement invisibles aux yeux de ceux qui en sont responsables.
La pression n’a jamais été aussi forte. Gartner prévoit que les dépenses mondiales en logiciels atteindront 1 440 milliards de dollars en 2026, soit une hausse de 15,1 % par rapport à l’année précédente. Parallèlement, l’indice de gestion du SaaS 2026 de Zylo a révélé que le nombre d’applications s’est stabilisé, tandis que les dépenses ont tout de même augmenté de 8 %. Les entreprises n’achètent pas davantage d’outils. Elles dépensent simplement plus pour ceux qu’elles possèdent déjà.
Voici trois types de coûts qui n'apparaissent presque jamais dans les postes comptables, et ce qu'il faut faire pour les identifier.
1. L'écart entre une licence empruntée et une licence effectivement utilisée
La plupart des entreprises savent déjà ce qu'est un « shelfware »: cet outil que personne n'a jamais ouvert, ce projet pilote qui s'est enlisé après la phase pilote. Les données de référence de Vertice pour le premier trimestre 2026, issues de plus de 30 milliards de dollars de dépenses logicielles traitées, indiquent que les « shelfwares » purs et simples représentent 15 % des licences, tandis que 51 % supplémentaires sont sous-utilisées.
Les 15 % sont déjà pris en charge. C’est dans les 51 % que se trouve le véritable potentiel financier, et c’est bien plus difficile à trouver, car ces licences semblent déjà bien occupées.
C’est dans les environnements d’ingénierie que les coûts grimpent le plus vite : une seule licence d’un logiciel haut de gamme de CAO, d’IAO ou d’exploration souterraine peut facilement coûter plusieurs dizaines de milliers par an. Lorsqu’un ingénieur ouvre cette application à 8 h 30 du matin, la licence est activée. Elle reste activée pendant la réunion quotidienne, pendant le déjeuner, pendant une revue de conception de deux heures et pendant l’après-midi, consacré principalement à la gestion des e-mails. Votre gestionnaire de licences enregistre alors une session d’utilisation continue d’un peu plus de neuf heures. Le travail effectif n’a duré qu’environ trois heures.
Multipliez cela par un parc commun de licences simultanées, et ce phénomène devient coûteux d’une manière très particulière. Une personne qui a réellement besoin de l’outil se voit refuser l’accès, ce qui pousse l’équipe à demander davantage de licences. Le parc s’agrandit. Le taux d’utilisation baisse encore davantage. Le budget augmente pour pallier une pénurie qui n’en était pas vraiment une.
Les données de connexion ne permettent pas de déterminer tout cela. Seule une mesure au niveau de l'activité le permet, car la vraie question n'est pas de savoir si l'application est ouverte, mais si quelqu'un l'utilise.
2. L'abonnement AI Premium que vous payez au prix fort
Ce poste de dépenses est récent, et son évolution est plus rapide que ne le permettent la plupart des cycles budgétaires.
Tous les grands fournisseurs ont désormais intégré l’IA dans leur grille tarifaire. Microsoft a intégré Copilot à Microsoft 365. Salesforce a intégré Einstein et Agentforce à ses offres CRM haut de gamme. SAP intègre progressivement Joule à l’ensemble de son portefeuille de solutions cloud. Certaines de ces fonctionnalités sont proposées sous forme de module complémentaire, avec un tarif spécifique par utilisateur. D’autres s’accompagnent d’une migration obligatoire vers une offre supérieure : la référence que vous renouveliez depuis des années est discrètement retirée, et la seule alternative disponible est plus coûteuse.
Le problème n’est pas que les fonctionnalités d’IA coûtent de l’argent. C’est qu’elles sont presque toujours achetées pour l’ensemble de la base d’utilisateurs dès le premier jour, alors que leur adoption suit la même courbe lente que celle de tout déploiement d’entreprise. L’analyse de VendorBenchmark de mars 2026 estime que le taux d’adoption des modules complémentaires d’IA au cours de la première année se situe entre 15 et 35%. L’étude de Deloitte intitulée « État des lieux de l’IA générative en entreprise en 2026 » a révélé que 72 % des projets d’IA en entreprise dépassent leur budget initial d’au moins 30 %.
Et puis, il y a le compteur. La tarification à la consommation, facturée en jetons, en crédits, en conversations ou en résolutions, ne s’inscrit pas clairement dans un budget annuel. Elle varie au quotidien. La plupart des équipes financières ne découvrent l’ampleur de cette variation qu’à la réception de la facture.
Avant votre prochain renouvellement, vous devriez être en mesure de répondre à trois questions en vous appuyant sur des faits concrets plutôt que sur des impressions :
- Quelles sont les fonctionnalités d'IA pour lesquelles vous disposez d'une licence ?
- Qui sont effectivement allumés
- Qui les utilise suffisamment pour justifier ce surcoût ?
Si une réponse n'est qu'une supposition, vous financez la feuille de route de quelqu'un d'autre.
3. Le coût d’une reconduction sans disposer de données propres
Les deux premiers postes de dépenses correspondent à de l'argent qui sort de l'entreprise. Celui-ci est plus coûteux, car il détermine le montant qui sortira l'année prochaine.
Chaque renouvellement est une négociation entre deux parties. L’une d’elles dispose de données précises, horodatées et détaillées sur la manière dont votre organisation utilise le produit. L’autre dispose généralement d’un bon de commande, d’un tableur et d’une impression. Lorsque vous n’êtes pas en mesure de décrire votre propre consommation, c’est la version du fournisseur qui fait office de vérité de référence, et chaque discussion part des chiffres qu’il avance.
Ce chiffre s'accumule ensuite. Si vous intégrez dans un contrat 25 % de prestations en plus de ce dont vous avez besoin, avec une revalorisation annuelle standard, vous ne payez pas trop une seule fois. Vous payez un peu plus chaque année, et dès la troisième année, ce surplus fait tout simplement partie du budget, sans que personne ne le remette en question.
Ce même angle mort s'applique également dans l'autre sens. Les risques liés aux audits, les ajustements et les sanctions pour non-conformité découlent tous d'un même problème fondamental : personne au sein de l'organisation n'est en mesure de prouver ce qui a réellement été utilisé. La solution à ces deux risques est la même : apportez vos propres preuves.
Ce que la visibilité change réellement
Tout cela ne nécessite pas un programme de transformation. Il faut simplement des indicateurs qui reflètent la réalité.
C'est le travail qu'Open iT accomplit depuis plus de vingt ans. LicenseAnalyzer Il mesure ce qui est réellement utilisé parmi plus de 6 000 applications, des plateformes d’ingénierie telles qu’Autodesk, Ansys, Dassault Systèmes et Siemens jusqu’aux abonnements SaaS, et transforme ces données en tendances d’utilisation, en refacturation et en éléments probants que vous pouvez utiliser lors d’une négociation. LicenseOptimizer retrieve automatiquement les licences inutilisées et les remet dans le pool avant même que quiconque ne dépose une demande pour en obtenir davantage.
Ces résultats ne sont pas purement théoriques :
- Tata Consultancy Services a aligné les droits d'accès sur la demande réelle à l'aide de données d'utilisation mondiales consolidées et a fait état d'économies de plusieurs millions de dollars.
- bp a distingué les licences Petrel effectivement utilisées de celles qui restaient inutilisées au sein d'un parc applicatif complexe
- NASA a regroupé ses serveurs de licences et renforcé ses négociations avec les fournisseurs dès la première année
Les avertissements concernant les glaces n'ont jamais été perdus. Ils ont été reçus, transcrits, puis mis de côté. Ces informations ont toujours existé. Elles ne sont simplement jamais parvenues à la personne qui tenait la barre.
Vos données d'utilisation existent elles aussi. Elles sont en train d'être enregistrées en ce moment même, dans les journaux du serveur de licences, les consoles d'administration et les compteurs de consommation que personne n'a consultés ce trimestre. Le prochain renouvellement est déjà prévu dans le calendrier.
La question n'a jamais été de savoir si votre budget informatique faisait l'objet de fuites. La question est de savoir si quelqu'un lit l'avertissement avant que le contrat ne soit renouvelé automatiquement.
Questions fréquemment posées
Qu'est-ce qu'un « logiciel de stock » ?
Le « shelfware » désigne les logiciels qui ont été achetés mais qui n'ont jamais été ouverts, leurs licences restant ainsi totalement inutilisées. Il s'agit de la forme de gaspillage logiciel la plus facile à repérer et c'est généralement la première chose à supprimer lors d'un audit des coûts. Le problème le plus épineux concerne les licences sous-utilisées : des licences qui sont bien activées et semblent donc actives, mais qui sont en réalité beaucoup moins utilisées que ne le laisse supposer leur coût.
Comment savoir si une licence extraite est réellement utilisée ?
Les données de connexion ne suffisent pas à elles seules à répondre à cette question. Une licence apparaît comme « en cours d’utilisation » dès l’ouverture d’une application jusqu’à sa fermeture, quelle que soit la part de cette période consacrée à un travail effectif. Seul un comptage au niveau de l’activité, qui suit les interactions réelles avec l’application, permet de distinguer une connexion de neuf heures, dont trois heures d’utilisation effective, d’une licence réellement sollicitée toute la journée.
Pourquoi les modules complémentaires d'IA dépassent-ils souvent le budget prévu dès la première année ?
La plupart des entreprises achètent d'emblée des licences d'IA pour l'ensemble de leurs utilisateurs, alors que l'adoption effective ne progresse que progressivement, n'atteignant souvent que 15 à 35 % la première année. Combiné à une tarification à la consommation, facturée par jeton ou par crédit et actualisée quotidiennement, l'écart entre les licences acquises et l'utilisation réelle, ainsi qu'entre le budget prévu et le montant facturé, est à l'origine des dépassements de budget en matière d'IA.
En quoi les données d'utilisation influencent-elles les négociations relatives au renouvellement d'un contrat de logiciel ?
Sans vos propres données de consommation, le renouvellement est négocié selon les conditions du fournisseur, car c’est lui qui dispose des seules informations détaillées sur l’utilisation réelle du produit. Les données d’utilisation vous permettent d’apporter vos propres preuves de ce qui a réellement été consommé, ce qui vous permet d’ajuster vos droits en fonction de vos besoins réels, au lieu de renouveler le forfait de base précédent majoré d’une augmentation forfaitaire, ce qui aggrave le dépassement chaque année.
Découvrez ce que vos données d'utilisation ont tenté de vous dire
Open iT mesure l'utilisation réelle des logiciels dans les environnements d'ingénierie et SaaS, ce qui vous permet d'ajuster vos droits d'utilisation, de justifier les renouvellements à l'aide de données et de récupérer ce que vous n'utilisez pas.
