ソフトウェアの「シェルフウェア」とは何ですか？

「シェルフウェア」とは、購入されたものの一度も開封されることなく、ライセンスが完全に遊休状態にあるソフトウェアを指します。これは、ソフトウェアの無駄の中でも最も見つけやすい形態であり、通常、コスト見直しにおいて真っ先に整理される対象となります。より深刻な問題は「利用率の低いライセンス」です。これらは開封されており、一見アクティブに見えますが、そのコストに見合うほどの実際の業務にはほとんど活用されていないライセンスのことです。

チェックアウトされたライセンスが実際に使用されているかどうか、どのように確認できますか？

チェックアウトデータだけでは、この疑問には答えられません。ライセンスは、アプリケーションが開かれた瞬間から閉じられるまで「使用中」と表示されますが、その間に実際に作業が行われた時間がどれだけあったかは関係ありません。アプリケーションとの実際のやり取りを追跡する「アクティビティレベルの計測」によってのみ、9時間のチェックアウトのうち3時間しか実際に使用されていないケースと、1日中実際に使用されていたライセンスとを区別することができます。

なぜAIアドオンは、導入初年度に予算超過になりがちなのでしょうか？

多くの組織では、全ユーザーを対象としたAIのライセンスを前払いで一括購入していますが、実際の導入率は徐々に上昇するに留まり、初年度には多くの場合15～35％にとどまります。これに加え、トークンやクレジット単位で課金され、日単位で変動する従量課金制が組み合わさることで、ライセンス取得数と実際の利用量の差、および予算額と請求額の間に生じるギャップが、AI関連費用の予算超過の原因となっています。

利用データは、ソフトウェアの更新交渉にどのような影響を与えるのでしょうか？

自社の利用データがなければ、製品の実際の使用状況に関する詳細な記録を唯一保有しているのはベンダー側であるため、更新交渉はベンダーの条件に基づいて行われることになります。利用データがあれば、実際にどれだけの量が消費されたかという独自の証拠を提示できるため、以前の基準値に標準的な増量を上乗せして更新するのではなく、利用権限を適正な規模に調整することが可能になります。そうすることで、毎年超過分が積み重なる事態を回避できるのです。

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Q: ソフトウェア の「シェルフウェア」とは何ですか？

「シェルフウェア」とは、購入されたものの一度も開封されることなく、ライセンスが完全に遊休状態にあるソフトウェア を指します。これは、ソフトウェア の無駄の中でも最も見つけやすい形態であり、通常、コスト見直しにおいて真っ先に整理される対象となります。より深刻な問題は「利用率の低いライセンス」です。これらは開封されており、一見アクティブに見えますが、そのコストに見合うほどの実際の業務にはほとんど活用されていないライセンスのことです。