26. Februar 2025 (Mi) - 9AM UTC-6

Offboarding von Behörden und ungenutzte Lizenzen: Risikominimierung durch Software-Lizenzmanagement

Das Offboarding von Mitarbeitern in US-Behörden wurde lange Zeit durch Ineffizienz, fragmentierte Protokolle und das Fehlen standardisierter Verfahren behindert. Diese Herausforderungen gehen über administrative Verzögerungen hinaus und führen häufig dazu, dass Lizenzen ungenutzt bleiben - was für die Behörden Risiken in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften, überhöhte Betriebskosten und eine ineffektive Lizenzverwaltung bedeutet. Für technische und spezialisierte Anwendungen, die für die Arbeit der Behörden von entscheidender Bedeutung sind, haben solche Unterbrechungen weitreichende Folgen. 

Warum gibt es ungenutzte Lizenzen, wenn Ingenieure aus dem Staatsdienst ausscheiden? 

Die überwiegende Mehrheit(77 % ) der CIOs staatlicher und lokaler Behörden gibt an, dass das Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem öffentlichen Dienst, insbesondere von IT- und Technikern, problematisch ist, da ihre Behörde ihre digitalen Spuren beseitigen muss. Wenn Bundesingenieure, IT-Mitarbeiter oder Auftragnehmer aus dem öffentlichen Dienst ausscheiden - sei es durch geplante Pensionierungen, freiwillige Kündigungen oder abrupte Beendigungen - hinterlassen sie oft ein ungeordnetes Netz aktiver Anmeldedaten und Softwarelizenzen. 

Bei unsachgemäßem Ausscheiden von Mitarbeitern werden Softwarelizenzen häufig ehemaligen Benutzern zugewiesen, was zu einer erheblichen Verschwendung führt. Behörden können jährlich Millionen verlieren. Studien zeigen, dass branchenübergreifend bis zu 30 % der Lizenzen aufgrund unzureichender Verfolgung und Verwaltung ungenutzt bleiben. 

Diese ungenutzten Lizenzen verursachen weiterhin Kosten, ohne dem Unternehmen einen Nutzen zu bringen, während aktive Mitarbeiter nicht auf wichtige Tools zugreifen können, die mit diesen nicht überwachten Ressourcen verbunden sind. Die daraus resultierenden Ineffizienzen gefährden unternehmenskritische Ziele wie die Entwicklung der Infrastruktur, nationale Verteidigungsinitiativen oder die wissenschaftliche Spitzenforschung. 

Leerlauflizenzen mit Open iT verhindern 

Da Gartner berichtet, dass die Ausgaben für Software bis 2025 erheblich steigen werden, müssen die Bundesbehörden den Wert ihrer Softwareinvestitionen maximieren. Dazu müssen Maßnahmen ergriffen werden, die sicherstellen, dass die Lizenzen optimal genutzt werden und zugänglich bleiben, insbesondere wenn die früheren Nutzer nicht mehr Teil der Organisation sind. 

Open iT bietet Behörden, die in hohem Maße auf technische und spezielle Anwendungen angewiesen sind, bewährte Lösungen zur Verfolgung und Überwachung der Lizenznutzung, um sicherzustellen, dass sie den größtmöglichen Nutzen aus diesen Ressourcen ziehen. Darüber hinaus können die Lösungen von Open iT Organisationen dabei helfen, die Risiken ungenutzter Lizenzen aufgrund schlechter Personalabgänge zu minimieren. 

Tracking auf Benutzerebene: Verbesserung der Zugänglichkeit von Lizenzen 

Open iT ermöglicht es Behörden, die Nutzung von Softwarelizenzen auf individueller Benutzerebene zu überwachen. So erhalten sie einen detaillierten Einblick, wer bestimmte Anwendungen nutzt, wie oft auf sie zugegriffen wird und ob die Nutzung mit den Unternehmenszielen übereinstimmt. 

Die Nachverfolgung auf Benutzerebene ist beim Ausscheiden von Mitarbeitern von entscheidender Bedeutung. Durch die Identifizierung von Lizenzen, die ausscheidenden Mitarbeitern zugewiesen wurden, können die Behörden diese Ressourcen umgehend zurückfordern. Dieser Prozess verhindert, dass Lizenzen ungenutzt bleiben, und gewährleistet ihre effiziente Neuzuweisung an aktive Benutzer, wodurch die Verschwendung verringert und die Produktivität erhöht wird. 

Sammeln von Lizenzen: Automatisierte Rückforderung von Lizenzen 

License Harvesting nutzt fortschrittliche Software-Tools zur automatischen Erkennung und Rückforderung inaktiver Lizenzen. Bleibt eine Lizenz für einen bestimmten Zeitraum ungenutzt, kennzeichnet das System sie als inaktiv und fordert sie zurück, so dass sie für eine Neuzuweisung zur Verfügung steht. Dieser proaktive Ansatz gewährleistet eine optimale Nutzung der begrenzten Lizenzressourcen und minimiert gleichzeitig das Risiko einer übermäßigen Lizenzbereitstellung oder unnötiger Ausgaben. 

Wenn ein Mitarbeiter aus dem öffentlichen Dienst ausscheidet, ohne sich einem ordnungsgemäßen Offboarding zu unterziehen, geht Open iT proaktiv gegen das Risiko von ungenutzten Lizenzen vor. Das System überwacht kontinuierlich die Lizenzaktivität und kennzeichnet automatisch Lizenzen, die über einen vordefinierten Zeitraum inaktiv waren. Wenn Open iT eine Inaktivität feststellt, sendet es eine Benachrichtigung an den Arbeitsplatz des Benutzers und fordert ihn auf, seinen Bedarf an der Lizenz zu bestätigen. Erfolgt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens keine Antwort, setzt das System die Anwendung aus und fordert die Lizenz zur Neuzuweisung zurück. 

Erfahrung und Fachwissen in der Industrie 

Als GSA-zertifizierter Softwareanbieter von Lizenzmanagementlösungen verfügt Open iT über jahrzehntelange Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Regierungsorganisationen, die große technische Lizenzportfolios verwalten, darunter die NASA und das Jet Propulsion Laboratory. Durch die Bewältigung komplexer Lizenzierungsherausforderungen hat die Open iT diesen Organisationen geholfen, ihre Softwarebestände zu optimieren und zu ihren wichtigen Missionszielen beizutragen. 

Ungenutzte Lizenzen, die durch unsachgemäßes Offboarding verursacht werden, belasten nicht nur die Budgets, sondern stören auch die Produktivität und verzögern wichtige Projekte und Initiativen der Regierung. Die robusten Funktionen von Open iT, wie z. B. die Nachverfolgung auf Benutzerebene und das automatische Sammeln von Lizenzen, stellen sicher, dass jedes Software-Asset vollständig genutzt wird, und tragen so direkt zum Erfolg der Behördenarbeit bei. 

Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie Open iT das Lizenzmanagement Ihrer Agentur rationalisieren und Ihnen helfen kann, sofort zu sparen. 

Lassen Sie uns reden

Wir zeigen Ihnen, wie Ihr Unternehmen von Open iT-Lösungen profitieren kann.
Bitte beachten Sie:
Mit dem Absenden dieses Formulars erklären Sie sich damit einverstanden, weitere Mitteilungen von Open iT zu erhalten. Ihre Daten werden in Übereinstimmung mit unseren Datenschutzbestimmungen verarbeitet .