要点
- 政府機関における離職手続きにおいて、退職する職員や契約社員のアクセス権限が完全に解除されない場合、未使用のライセンスが残ってしまうことがあります。
- 未使用のライセンスは、公共部門の組織にとって、コスト、コンプライアンス、およびセキュリティ上のリスクをもたらします。
- ソフトウェア ライセンス管理は、使用状況の追跡、ライセンスの回収、ガバナンスの強化を通じて、こうしたリスクの軽減に役立ちます。
連邦政府の職員や契約業者が退職する際、離職手続きのワークフローではIDとアクセス権限の処理が行われますが、彼らが利用していたソフトウェア のライセンスは、多くの場合、機関が引き続き料金を支払っている「未使用のライセンス」として残ってしまいます。こうした未使用のライセンスは、コスト、コンプライアンス、セキュリティ上のリスクを生み出し、公共部門で毎年繰り返される人材の入れ替わりを経て、そのリスクはさらに増大していきます。ソフトウェア のライセンス管理機能は、利用状況の追跡、退職したユーザーに紐付いたライセンスの回収、および離職手続きの基盤となるガバナンスの改善を通じて、機関がこうしたリスクを軽減できるよう支援し、ポリシーと実務の間のギャップを埋めます。
米国の政府機関では、非効率、断片化されたプロトコル、標準化された手順の不在によって、従業員のオフボーディングが長い間妨げられてきました。このような課題は、管理上の遅れにとどまらず、多くの場合、ライセンスが使用されないまま放置され、政府機関にコンプライアンス リスク、運用コストの増大、非効率なライセンス管理などの問題を引き起こしています。エンジニアリングや特殊なアプリケーションは、政府の業務に不可欠なツールであるため、このような混乱は広範囲に影響を及ぼします。
30%ソフトウェア 、各業界のライセンスのうち30%は、オフボーディングが不十分なために遊休状態となっている。
- エンジニアが公務員を辞めると、なぜアイドルライセンスが生まれるのか？ A vast majority (77% )of state and local government CIOs say that workers exiting government service, particularly those from IT and engineering roles, are problematic as their office is required to clean their digital trail. When federal engineers, IT personnel, or contractors leave government service—whether through planned retirements, voluntary resignations, or abrupt terminations—they often leave behind an unmanaged web of active credentials and software licenses.
- 不適切な従業員の離職により、元ユーザーにソフトウェア ライセンスが割り当てられたままになっていることが多く、大きな無駄が発生しています。政府機関では年間数百万ドルの損失が発生する可能性があり、不適切な追跡と管理のために、業界全体で最大30%のライセンスが使用されないままになっているという調査結果もあります。
- これらの遊休ライセンスは、組織に価値をもたらすことなくコストを発生させ続け、一方、現役の職員は、これらの監視されていない資産に結びついた重要なツールにアクセスすることができません。この問題に起因する非効率性は、インフラ開発、国防イニシアティブ、または高度な科学研究などのミッションクリティカルな目標を危険にさらす。
- Prevent Idle Licenses with Open iT: With Gartner reporting that 2025 will see significant increases in software spending, federal agencies must prioritize maximizing the value of their software investments. This entails implementing measures to ensure licenses are optimally utilized and remain accessible, especially when previous users are no longer part of the organization.
- Open iT は、エンジニアリングや特殊アプリケーションに大きく依存している政府機関に対し、ライセンス使用状況を追跡・監視し、これらの資産から最大限の価値を引き出していることを確認するための実証済みのソリューションを提供しています。それだけでなく、Open iTのソリューションは、従業員の不適切な離職慣行による遊休ライセンスのリスクを軽減するのにも役立ちます。
- User-Level Tracking: Enhancing License Accessibility: Open iT enables agencies to monitor software license usage at an individual user level, providing detailed insights into who is using specific applications, how often they are being accessed, and whether the usage aligns with organizational objectives.
- ユーザレベルのトラッキングは、従業員の離職時に重要になります。離職者に割り当てられたライセンスを特定することで、エージェンシーはこれらのリソースを迅速に取り戻すことができます。このプロセスは、ライセンスがアイドルになるのを防ぎ、アクティブなユーザへの効率的な再割り当てを保証することで、無駄を削減し、生産性を向上させます。
- License Harvesting: Automating Reclamation: ライセンスの収集 leverages advanced software tools to automatically detect and reclaim inactive licenses. When a license remains unused for a defined period, the system flags it as inactive and reclaims it, making it available for reassignment. This proactive approach ensures optimal utilization of limited license resources while minimizing the risk of over-provisioning or unnecessary expenditures.
- 従業員が適切なオフボーディングを受けずに退職した場合、Open iT は、アイドル ライセンスのリスクにプロアクティブに対処します。このシステムは、ライセンスのアクティビティを継続的に監視し、あらかじめ定義された期間にわたってアクティブでないライセンスに自動的にフラグを付けます。非アクティブを検出すると、Open iT 、ユーザのワークステーションに通知を送信し、ライセンスの必要性を確認するよう促します。割り当てられた期間内に応答がない場合、システムはアプリケーションを一時停止し、再割り当てのためにライセンスを取り戻します。
- Industry Experience and Expertise: As a GSA-certified software vendor of license management solutions, Open iT brings decades of experience working with government organizations managing large engineering license portfolios, including NASA and the Jet Propulsion Laboratory. By addressing complex licensing challenges, Open iT has helped these organizations optimize their software assets and contribute to their critical mission objectives.
不適切なオフボーディングによって引き起こされるアイドルライセンスは、予算を圧迫するだけでなく、生産性を阻害し、重要な政府プロジェクトやイニシアチブを遅延させます。Open iTユーザーレベルの追跡や自動ライセンスハーベスティングなどの堅牢な機能により、すべてのソフトウェア 資産が完全に活用され、政府業務の成功に直接貢献します。
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