- Dans le cadre des procédures de départ au sein de l'administration, des licences inutilisées peuvent subsister lorsque les employés ou prestataires qui quittent l'administration ne font pas l'objet d'une suppression complète de leurs droits d'accès.
- Les licences inutilisées entraînent des coûts et présentent des risques en matière de conformité et de sécurité pour les organismes du secteur public.
- La gestion des licences logicielles permet d'atténuer ces risques en assurant le suivi de l'utilisation, en récupérant les licences et en améliorant la gouvernance.
Lorsqu’un fonctionnaire fédéral ou un prestataire quitte son poste, le processus de départ gère les questions d’identité et d’accès ; cependant, les licences logicielles qu’il a utilisées restent souvent inactives, et l’administration continue de les payer. Ces licences inutilisées engendrent des coûts ainsi que des risques en matière de conformité et de sécurité, qui s’amplifient au gré du renouvellement annuel des effectifs dans le secteur public. La gestion des licences logicielles aide les administrations à atténuer ces risques en assurant le suivi de l’utilisation, en récupérant les licences liées aux utilisateurs ayant quitté l’organisme et en améliorant la gouvernance sous-jacente au processus de départ, comblant ainsi le fossé entre la politique et la pratique.
L'intégration des employés dans les agences gouvernementales américaines a longtemps été entravée par l'inefficacité, la fragmentation des protocoles et l'absence de procédures normalisées. Ces difficultés ne se limitent pas à des retards administratifs, mais laissent souvent des licences inutilisées, ce qui expose les organismes à des risques de non-conformité, à des coûts opérationnels élevés et à une gestion inefficace des licences. Pour l'ingénierie et les applications spécialisées - des outils essentiels pour les opérations gouvernementales - de telles perturbations ont des conséquences considérables.
30% des licences logicielles dans tous les secteurs d'activité restent inutilisées en raison de mauvaises pratiques d'intégration.
- Pourquoi les licences inutilisées se produisent-elles lorsque les ingénieurs quittent le service public ? Une grande majorité (77% ) des DSI des administrations régionales et locales affirment que les départs de fonctionnaires, en particulier ceux occupant des postes dans les domaines de l'informatique et de l'ingénierie, posent problème, car leur service est tenu d'effacer toute trace numérique de leur passage. Lorsque des ingénieurs fédéraux, des informaticiens ou des prestataires quittent la fonction publique — que ce soit dans le cadre d'un départ à la retraite prévu, d'une démission volontaire ou d'un licenciement sans préavis —, ils laissent souvent derrière eux un enchevêtrement incontrôlé d'identifiants actifs et de licences logicielles.
- Une mauvaise intégration des employés laisse souvent des licences logicielles attribuées à d'anciens utilisateurs, ce qui entraîne un gaspillage important. Les organismes publics peuvent perdre des millions par an, des études montrant que jusqu'à 30 % des licences, tous secteurs confondus, restent inutilisées en raison d'un suivi et d'une gestion inadéquats.
- Ces licences inutilisées continuent d'engendrer des coûts sans apporter la moindre valeur à l'organisation, tandis que le personnel actif est incapable d'accéder aux outils essentiels liés à ces actifs non surveillés. Les inefficacités découlant de ce problème compromettent les objectifs critiques de la mission, tels que le développement des infrastructures, les initiatives de défense nationale ou la recherche scientifique avancée.
- Évitez les licences inutilisées grâce à Open iT : Selon Gartner, l'année 2025 devrait connaître une évolution significative augmentation des dépenses en logiciels, les agences fédérales doivent s'attacher en priorité à optimiser la valeur de leurs investissements logiciels. Cela implique de mettre en œuvre des mesures visant à garantir une utilisation optimale des licences et à en assurer l'accessibilité, en particulier lorsque les anciens utilisateurs ne font plus partie de l'organisation.
- Open iT fournit aux agences gouvernementales fortement dépendantes de l'ingénierie et des applications spécialisées des solutions éprouvées pour suivre et contrôler l'utilisation des licences et s'assurer qu'elles tirent le meilleur parti de ces actifs. En outre, les solutions d'Open iT peuvent également aider les organisations à atténuer les risques liés aux licences inutilisées en raison de mauvaises pratiques d'intégration des employés.
- Suivi au niveau de l'utilisateur : améliorer l'accessibilité des licences : Open iT permet aux agences de surveiller l'utilisation des licences logicielles au niveau de chaque utilisateur, en fournissant des informations détaillées sur les personnes qui utilisent des applications spécifiques, la fréquence à laquelle celles-ci sont consultées et si cette utilisation correspond aux objectifs de l'organisation.
- Le suivi au niveau de l'utilisateur devient critique lors de l'intégration d'un employé. En identifiant les licences attribuées au personnel qui quitte l'entreprise, les agences peuvent rapidement récupérer ces ressources. Ce processus empêche les licences de devenir inactives et garantit leur réaffectation efficace à des utilisateurs actifs, réduisant ainsi le gaspillage et améliorant la productivité.
- Récupération des licences : automatisation de la réappropriation : Collecte de licences exploite des outils logiciels avancés pour détecter automatiquement les licences inactives et les récupérer. Lorsqu'une licence reste inutilisée pendant une période définie, le système la signale comme inactive et la récupère, la rendant ainsi disponible pour une réaffectation. Cette approche proactive garantit une utilisation optimale des ressources limitées en matière de licences, tout en minimisant le risque de surprovisionnement ou de dépenses inutiles.
- Lorsqu'un employé quitte le service public sans avoir suivi une procédure d'intégration appropriée, Open iT prend en charge de manière proactive le risque de licences inactives. Le système surveille en permanence l'activité des licences et signale automatiquement celles qui sont restées inactives pendant une période prédéfinie. Lorsqu'il détecte une inactivité, Open iT envoie une notification au poste de travail de l'utilisateur, l'invitant à confirmer qu'il a besoin de la licence. Si aucune réponse n'est reçue dans le délai imparti, le système suspend l'application et récupère la licence pour la réaffecter.
- Expérience et expertise dans le secteur : En tant que fournisseur de logiciels certifié GSA spécialisé dans les solutions de gestion des licences, Open iT apporte plusieurs décennies d’expérience acquise auprès d’organismes publics chargés de gérer d’importants portefeuilles de licences d’ingénierie, notamment la NASA et le Jet Propulsion Laboratory. En relevant des défis complexes en matière de gestion des licences, Open iT a aidé ces organismes à optimiser leurs actifs logiciels et à contribuer à la réalisation de leurs objectifs de mission essentiels.
Les licences inutilisées en raison d'une mise hors service inadéquate grèvent non seulement les budgets, mais perturbent également la productivité, retardant ainsi d'importants projets et initiatives gouvernementaux. Les fonctionnalités robustes d'Open iT, telles que le suivi au niveau de l'utilisateur et la récolte automatisée des licences, garantissent que chaque actif logiciel est pleinement utilisé, contribuant ainsi directement au succès des opérations gouvernementales.
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