- Dans le cadre des procédures de départ au sein de l'administration, des licences inutilisées peuvent subsister lorsque les employés ou prestataires qui quittent l'administration ne font pas l'objet d'une suppression complète de leurs droits d'accès.
- Les licences inutilisées entraînent des coûts et présentent des risques en matière de conformité et de sécurité pour les organismes du secteur public.
- La gestion des licences logicielles permet d'atténuer ces risques en assurant le suivi de l'utilisation, en récupérant les licences et en améliorant la gouvernance.
Lorsqu’un fonctionnaire fédéral ou un prestataire quitte son poste, le processus de départ gère les questions d’identité et d’accès ; cependant, les licences logicielles qu’il a utilisées restent souvent inactives, et l’administration continue de les payer. Ces licences inutilisées engendrent des coûts ainsi que des risques en matière de conformité et de sécurité, qui s’amplifient au gré du renouvellement annuel des effectifs dans le secteur public. La gestion des licences logicielles aide les administrations à atténuer ces risques en assurant le suivi de l’utilisation, en récupérant les licences liées aux utilisateurs ayant quitté l’organisme et en améliorant la gouvernance sous-jacente au processus de départ, comblant ainsi le fossé entre la politique et la pratique.
L'intégration des employés dans les agences gouvernementales américaines a longtemps été entravée par l'inefficacité, la fragmentation des protocoles et l'absence de procédures normalisées. Ces difficultés ne se limitent pas à des retards administratifs, mais laissent souvent des licences inutilisées, ce qui expose les organismes à des risques de non-conformité, à des coûts opérationnels élevés et à une gestion inefficace des licences. Pour l'ingénierie et les applications spécialisées - des outils essentiels pour les opérations gouvernementales - de telles perturbations ont des conséquences considérables.
30% des licences logicielles dans tous les secteurs d'activité restent inutilisées en raison de mauvaises pratiques d'intégration.
- Pourquoi les licences inutilisées se produisent-elles lorsque les ingénieurs quittent le service public ? A vast majority (77% )of state and local government CIOs say that workers exiting government service, particularly those from IT and engineering roles, are problematic as their office is required to clean their digital trail. When federal engineers, IT personnel, or contractors leave government service—whether through planned retirements, voluntary resignations, or abrupt terminations—they often leave behind an unmanaged web of active credentials and software licenses.
- Une mauvaise intégration des employés laisse souvent des licences logicielles attribuées à d'anciens utilisateurs, ce qui entraîne un gaspillage important. Les organismes publics peuvent perdre des millions par an, des études montrant que jusqu'à 30 % des licences, tous secteurs confondus, restent inutilisées en raison d'un suivi et d'une gestion inadéquats.
- Ces licences inutilisées continuent d'engendrer des coûts sans apporter la moindre valeur à l'organisation, tandis que le personnel actif est incapable d'accéder aux outils essentiels liés à ces actifs non surveillés. Les inefficacités découlant de ce problème compromettent les objectifs critiques de la mission, tels que le développement des infrastructures, les initiatives de défense nationale ou la recherche scientifique avancée.
- Prevent Idle Licenses with Open iT: With Gartner reporting that 2025 will see significant increases in software spending, federal agencies must prioritize maximizing the value of their software investments. This entails implementing measures to ensure licenses are optimally utilized and remain accessible, especially when previous users are no longer part of the organization.
- Open iT fournit aux agences gouvernementales fortement dépendantes de l'ingénierie et des applications spécialisées des solutions éprouvées pour suivre et contrôler l'utilisation des licences et s'assurer qu'elles tirent le meilleur parti de ces actifs. En outre, les solutions d'Open iT peuvent également aider les organisations à atténuer les risques liés aux licences inutilisées en raison de mauvaises pratiques d'intégration des employés.
- User-Level Tracking: Enhancing License Accessibility: Open iT enables agencies to monitor software license usage at an individual user level, providing detailed insights into who is using specific applications, how often they are being accessed, and whether the usage aligns with organizational objectives.
- Le suivi au niveau de l'utilisateur devient critique lors de l'intégration d'un employé. En identifiant les licences attribuées au personnel qui quitte l'entreprise, les agences peuvent rapidement récupérer ces ressources. Ce processus empêche les licences de devenir inactives et garantit leur réaffectation efficace à des utilisateurs actifs, réduisant ainsi le gaspillage et améliorant la productivité.
- License Harvesting: Automating Reclamation: Collecte de licences leverages advanced software tools to automatically detect and reclaim inactive licenses. When a license remains unused for a defined period, the system flags it as inactive and reclaims it, making it available for reassignment. This proactive approach ensures optimal utilization of limited license resources while minimizing the risk of over-provisioning or unnecessary expenditures.
- Lorsqu'un employé quitte le service public sans avoir suivi une procédure d'intégration appropriée, Open iT prend en charge de manière proactive le risque de licences inactives. Le système surveille en permanence l'activité des licences et signale automatiquement celles qui sont restées inactives pendant une période prédéfinie. Lorsqu'il détecte une inactivité, Open iT envoie une notification au poste de travail de l'utilisateur, l'invitant à confirmer qu'il a besoin de la licence. Si aucune réponse n'est reçue dans le délai imparti, le système suspend l'application et récupère la licence pour la réaffecter.
- Industry Experience and Expertise: As a GSA-certified software vendor of license management solutions, Open iT brings decades of experience working with government organizations managing large engineering license portfolios, including NASA and the Jet Propulsion Laboratory. By addressing complex licensing challenges, Open iT has helped these organizations optimize their software assets and contribute to their critical mission objectives.
Les licences inutilisées en raison d'une mise hors service inadéquate grèvent non seulement les budgets, mais perturbent également la productivité, retardant ainsi d'importants projets et initiatives gouvernementaux. Les fonctionnalités robustes d'Open iT, telles que le suivi au niveau de l'utilisateur et la récolte automatisée des licences, garantissent que chaque actif logiciel est pleinement utilisé, contribuant ainsi directement au succès des opérations gouvernementales.
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