- Le suivi des actifs informatiques aide les dirigeants à identifier les facteurs de coûts et à comprendre comment les ressources de l'entreprise sont réellement utilisées.
- Des données historiques précises sur les licences logicielles peuvent faciliter l'établissement du budget, la planification des futurs investissements informatiques et la définition des priorités technologiques.
- Les rapports sur le parc informatique permettent de réduire les coûts élevés liés aux licences, de faciliter les négociations avec les fournisseurs et d'obtenir le soutien des services financiers grâce à la refacturation et à la sensibilisation aux coûts.
Un contrôleur pose au responsable informatique une question d’une simplicité trompeuse avant l’élaboration du budget de l’année prochaine : quels logiciels l’entreprise a-t-elle réellement utilisés cette année, et lesquels a-t-elle simplement payés ? En l’absence d’une démarche rigoureuse de suivi des actifs, la réponse se résume à un haussement d’épaules et à une estimation — et le budget qui en découle repose sur la même base. Le suivi des actifs informatiques met en évidence les facteurs de coût, fournit des indicateurs historiques permettant des prévisions plus pertinentes et donne au service des achats des arguments solides lors des négociations avec les fournisseurs. Le système de refacturation qui vient s'y ajouter renforce le soutien de la direction financière en rendant la consommation visible là où les décisions de dépenses sont réellement prises.
La gestion des actifs ne consiste pas seulement à réduire les coûts informatiques. Il s'agit également d'identifier les facteurs de coûts et d'aider les chefs d'entreprise à comprendre comment les actifs sont utilisés, afin de gérer et d'utiliser plus efficacement les ressources de l'entreprise et de réduire les coûts.
Plus une entreprise est grande et plus les applications et systèmes logiciels deviennent complexes et coûteux, plus elle a intérêt à mettre en œuvre une solution de gestion des actifs.
Les systèmes informatiques sont souvent perçus comme des investissements coûteux, mais leur gestion systématique permet de réduire les coûts informatiques et d'accroître la valeur de chaque actif informatique.
La voie de la reprise économique est peut-être en marche, mais la demande de réduction des coûts persistera toujours. Le changement est inévitable dans les environnements informatiques complexes et offre la possibilité d'améliorer les performances des actifs informatiques afin de répondre aux demandes concurrentes de réduction des coûts et d'amélioration de la qualité.
Les 3 raisons pour lesquelles vous devez suivre vos actifs informatiques sont les suivantes :
- Pour améliorer la budgétisation et la planification des futurs investissements informatiques. Par exemple, vous pouvez utiliser des indicateurs historiques précis relatifs à l'utilisation des licences logicielles afin d'évaluer la manière dont les logiciels existants sont utilisés. Disposer d'une vue d'ensemble de vos actifs peut vous aider à planifier et à hiérarchiser les technologies nécessaires à la réalisation de vos objectifs métier, ainsi qu'à mettre en place la combinaison adéquate d'outils logiciels et technologiques pour atteindre ces objectifs.
- Pour réduire le coût des licences logicielles onéreuses. Utilisez les rapports informatiques pour maîtriser les dépenses et limiter le risque de litiges avec les fournisseurs. Au lieu de payer un forfait d'entreprise, négociez avec votre fournisseur des tarifs de licence plus bas et optez pour des contrats de paiement à l'utilisation, basés sur l'utilisation réelle du logiciel.
- Obtenir le soutien du service financier en faveur de l'informatique. Utiliser les rapports pour favoriser la collaboration entre l'informatique et les métiers et établir des partenariats afin de mettre en place des bonnes pratiques au sein de l'entreprise. Sensibiliser aux coûts en mettant en place un système de refacturation, et utiliser les rapports pour informer chaque service du coût réel des services informatiques.
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