- Die Nachverfolgung von IT-Ressourcen hilft Führungskräften dabei, Kostentreiber zu identifizieren und zu verstehen, wie die Ressourcen des Unternehmens tatsächlich genutzt werden.
- Genaue historische Daten zur Softwarelizenzierung können die Budgetierung, die Planung künftiger IT-Investitionen und die Priorisierung von Technologien verbessern.
- IT-Bestandsberichte können hohe Lizenzkosten senken, Verhandlungen mit Anbietern erleichtern und durch Kostenverrechnung und Kostenbewusstsein die Unterstützung der Finanzabteilung sichern.
Ein Controller stellt dem IT-Leiter im Vorfeld des Budgets für das nächste Jahr eine auf den ersten Blick einfache Frage: Welche Software hat das Unternehmen in diesem Jahr tatsächlich genutzt, und für welche hat es lediglich bezahlt? Ohne eine konsequente Bestandserfassung ist die Antwort ein Achselzucken und eine Vermutung – und das darauf aufbauende Budget basiert auf derselben Grundlage. Die Nachverfolgung von IT-Anlagen deckt die Kostentreiber auf, liefert historische Kennzahlen für intelligentere Prognosen und verschafft der Beschaffung Argumente gegenüber den Anbietern. Ein zusätzliches Chargeback-System stärkt die Unterstützung durch die Finanzabteilung, indem es den Verbrauch dort sichtbar macht, wo die Ausgabenentscheidungen tatsächlich getroffen werden.
Bei der Vermögensverwaltung geht es nicht nur um die Senkung der IT-Kosten. Es geht auch darum, Kostentreiber zu identifizieren und den Geschäftsführern zu helfen, zu verstehen, wie die Anlagen genutzt werden, um die Ressourcen des Unternehmens effektiver zu verwalten und zu nutzen und die Kosten zu senken.
Je größer ein Unternehmen ist und je komplexer und teurer Softwareanwendungen und -systeme werden, desto mehr profitiert eine Organisation von der vollständigen Implementierung einer Asset-Management-Lösung.
IT-Systeme werden oft als kostspielige Investitionen wahrgenommen, aber eine systematische Verwaltung dieser Systeme trägt dazu bei, die IT-Kosten zu senken und den Wert der einzelnen IT-Anlagen zu steigern.
Der Weg zum wirtschaftlichen Aufschwung mag vorgezeichnet sein, aber die Forderung nach Kostensenkung wird immer bestehen bleiben. Veränderungen sind in komplexen IT-Umgebungen unvermeidlich und bieten die Möglichkeit, die Leistung von IT-Ressourcen zu verbessern, um den konkurrierenden Anforderungen nach Kostensenkung und Qualitätssteigerung gerecht zu werden.
Die 3 Gründe, warum Sie Ihre IT-Assets verfolgen müssen, sind:
- Zur Verbesserung der Budgetierung und Planung künftiger IT-Investitionen. So können Sie beispielsweise anhand präziser historischer Kennzahlen zur Nutzung von Softwarelizenzen bewerten, wie die vorhandene Software genutzt wird. Ein Überblick über Ihre Ressourcen kann Ihnen dabei helfen, die zur Erreichung Ihrer Geschäftsziele erforderlichen Technologien zu planen und zu priorisieren, und Ihnen dabei unterstützen, die richtige Kombination aus Software und Technologie-Tools bereitzustellen, um Ihre Ziele zu erreichen.
- Um die Kosten für teure Softwarelizenzen zu senken. Nutzen Sie IT-Berichte, um die Ausgaben unter Kontrolle zu bringen und das Risiko von Rechtsstreitigkeiten mit Anbietern zu verringern. Anstatt eine feste Unternehmensgebühr zu zahlen, verhandeln Sie mit Ihrem Anbieter niedrigere Softwarelizenzgebühren und nutzen Sie nutzungsabhängige Vereinbarungen, die sich nach der tatsächlichen Nutzung der Software richten.
- Um die Unterstützung der Finanzabteilung für die IT zu gewinnen. Nutzen Sie Berichte, um die Zusammenarbeit zwischen IT und den Fachabteilungen zu fördern, und arbeiten Sie gemeinsam daran, Best Practices im Unternehmen zu etablieren. Schaffen Sie Kostenbewusstsein durch die Einführung von Kostenverrechnungen und nutzen Sie Berichte, um die einzelnen Abteilungen über die tatsächlichen Kosten von IT-Dienstleistungen aufzuklären.
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