La transition du gouvernement américain vers une infrastructure et des applications basées sur le cloud s'est considérablement accélérée. Toutefois, un récent rapport du Government Accountability Office (GAO) met en évidence les difficultés importantes liées aux pratiques restrictives des fournisseurs en matière de licences logicielles.
Ces restrictions empêchent les agences fédérales d'exploiter pleinement les solutions basées sur le cloud, ce qui entraîne des dépassements de coûts inutiles, une réduction de l'efficacité opérationnelle et une utilisation sous-optimale des ressources. En l'absence d'une approche structurée pour atténuer ces contraintes, les organismes publics risquent de voir leurs coûts et leur efficacité opérationnelle augmenter encore.
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Le coût des licences restrictives sur les investissements fédéraux dans l'informatique en nuage
D'ici à 2025, les agences fédérales devraient consacrer 8,3 milliards de dollars à l'informatique dématérialisée, y compris les dépenses liées aux licences de logiciels. Malgré ces dépenses considérables pour des investissements à haut risque, de nombreuses agences se heurtent à des obstacles persistants dans l'optimisation de leurs stratégies d'adoption de l'informatique dématérialisée.
Pendant des années, la migration et l'utilisation efficaces de l'informatique en nuage sont restées une priorité non réalisée en raison des contraintes de licence imposées par les fournisseurs. Le GAO a constaté que les licences logicielles restrictives ont eu un impact négatif sur de nombreuses agences fédérales, notamment le ministère de la justice (DOJ), le ministère des transports (DOT), le ministère des anciens combattants (VA), l'administration nationale de l'aéronautique et de l'espace (NASA) et l'administration de la sécurité sociale (SSA).
Le GAO a mis en évidence six principales pratiques restrictives en matière de licences logicielles qui contribuent à l'inefficacité de l'adoption de l'informatique dématérialisée par le gouvernement fédéral :
- Obligation de racheter des licences : Les fournisseurs obligent les agences à racheter des licences logicielles existantes pour le déploiement en nuage, ce qui augmente le coût total de possession.
- Supplément inter-cloud : Des frais supplémentaires sont imposés lorsque le logiciel est déployé sur une infrastructure en nuage autre que celle du fournisseur.
- Frais de migration vers l'informatique dématérialisée : Les agences encourent des frais de conversion excessifs lors de la transition des licences sur site vers des environnements en nuage.
- Infrastructure en nuage privilégiée par le fournisseur : Les fournisseurs de logiciels exigent des agences qu'elles déploient leurs applications exclusivement dans leur propre écosystème en nuage, ou les incitent à le faire, ce qui renforce le verrouillage du fournisseur.
- Coûts de rapatriement des données : Les agences doivent payer des frais pour retrouver l'accès à leurs propres données en cas de résiliation de contrat, ce qui limite la portabilité des données.
- Restrictions en matière d'interopérabilité : Les fournisseurs de clouds privés sur site interdisent l'intégration de logiciels tiers, ce qui renforce encore la dépendance à l'égard des fournisseurs.
Un triple déficit d'orientation, de gouvernance et d'expertise
Bien que le gouvernement américain se soit résolument engagé dans la voie de l'adoption de l'informatique dématérialisée, de nombreuses agences fédérales ne disposent pas d'un cadre structuré leur permettant d'identifier, d'analyser et d'atténuer de manière proactive les pratiques restrictives en matière d'octroi de licences logicielles.
Pendant des années, la migration et l'utilisation efficaces de l'informatique en nuage sont restées une priorité non réalisée en raison des contraintes de licence imposées par les fournisseurs.
Absence d'attribution de responsabilités
Le Government Accountability Office (GAO) a mis en évidence un problème crucial : aucune des agences examinées n'avait pleinement assumé la responsabilité de la gestion des pratiques restrictives en matière d'octroi de licences. Cette absence de contrôle entraîne :
- un manque de coordination dans l'acquisition de logiciels et dans les négociations contractuelles, ce qui augmente la probabilité que les agences acceptent des conditions défavorables.
- Une application incohérente des politiques, créant une exposition inégale aux restrictions imposées par le fournisseur dans les différents départements.
- Des opportunités de renégociation proactive des licences ont été manquées, obligeant les agences à procéder à des renouvellements coûteux sans explorer pleinement d'autres structures d'octroi de licences.
La gestion des licences restrictives n'est pas une priorité
De nombreuses agences n'accordent pas la priorité à la gestion des pratiques restrictives en matière d'octroi de licences, souvent pour les raisons suivantes :
- Les efforts de migration vers l'informatique en nuage se concentrent principalement sur la modernisation de l'infrastructure plutôt que sur l'optimisation des accords de licence.
- Sensibilisation limitée aux risques financiers et opérationnels associés aux pratiques restrictives des fournisseurs.
- Manque d'outils spécialisés et d'expertise au sein des équipes chargées des achats informatiques pour évaluer les contraintes liées aux licences à un niveau granulaire.
En conséquence, les agences adoptent une approche réactive plutôt que proactive, et n'identifient souvent les problèmes liés aux licences restrictives que lorsque des dépassements budgétaires ou des inefficacités opérationnelles surviennent.
Pénurie de personnel informatique qualifié
La pénurie croissante de personnel informatique qualifié capable de gérer efficacement les actifs logiciels basés sur l'informatique en nuage ne fait qu'aggraver le problème. De nombreuses agences ne disposent pas de gestionnaires de biens logiciels ni de spécialistes des licences possédant l'expertise nécessaire :
- Interpréter les accords de licence complexes et découvrir les restrictions cachées.
- Effectuer une analyse granulaire de l'utilisation afin de déterminer les structures de licence optimales.
- Garantir la conformité avec les politiques fédérales en matière d'acquisition de logiciels tout en obtenant des conditions de vente souples et rentables.
Sans ces compétences spécialisées, les agences s'appuient sur des processus manuels et fragmentés pour le suivi et l'optimisation des licences de logiciels, ce qui augmente le risque de non-conformité, d'inefficacité opérationnelle et de dépenses inutiles.
Une approche à deux volets : Gestion des licences de logiciels et services gérés SAM
En tant que fournisseur certifié par la GSA de solutions de gestion des licences logicielles (SLM) et de services gérés SAM, Open iT aide les agences fédérales à gérer les licences logicielles restrictives et à reprendre le contrôle des dépenses liées à l'informatique dématérialisée.
Gestion des licences logicielles : Optimisation basée sur les données
La gestion des licences logicielles (SLM) permet aux agences d'avoir une vision granulaire et en temps réel de l'utilisation des licences logicielles :
- Analyser les schémas d'utilisation réels pour différencier les licences critiques de celles qui sont sous-utilisées.
- Identifier et éliminer les licences redondantes ou excessives afin d'éviter les dépenses inutiles.
- Optimiser les stratégies d'approvisionnement en alignant les achats de licences sur la demande réelle plutôt que sur des surestimations.
- Suivre le respect des accords de licence pour éviter les frais imprévus ou les pénalités en cas d'utilisation excessive.
- Soutenir une planification rentable de la migration vers le cloud en déterminant quelles licences doivent être transférées, consolidées ou supprimées.
En s'appuyant sur les solutions SLM avancées d'Open iT, les agences peuvent maximiser la valeur de leurs investissements logiciels existants tout en réduisant les dépenses inutiles liées à des modèles de licence restrictifs.
Services gérés SAM : Conformité continue et expertise en matière de négociation avec les fournisseurs
Alors que le SLM fournit aux agences des outils de prise de décision basés sur des données, les services gérés SAM offrent l'expertise et le soutien permanents nécessaires pour appliquer les politiques, gérer les relations avec les fournisseurs et garantir la conformité. Les principaux avantages sont les suivants
- Gouvernance proactive des licences: Contrôle continu des accords de licence de logiciels afin d'identifier à temps les restrictions potentielles imposées par le fournisseur.
- Analyse des contrats avec les fournisseurs et aide à la négociation: Veiller à ce que les agences négocient des conditions de licence souples et rentables et éviter le verrouillage des fournisseurs.
- Préparation aux audits et réduction des risques: Aider les agences à se préparer aux audits des fournisseurs et à réduire l'exposition aux violations de la conformité.
- Mise en œuvre automatisée des politiques: Mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de gestion du cycle de vie des actifs logiciels, y compris les renouvellements de licences, les résiliations et les réaffectations.
- Contrôle stratégique des coûts et prévisions: Fournir des analyses prédictives pour aider les agences à anticiper les tendances en matière de dépenses logicielles et optimiser les stratégies d'approvisionnement à long terme.
S'affranchir des licences logicielles restrictives
En l'absence d'une responsabilité claire, de politiques structurées et d'une expertise spécialisée, les agences fédérales resteront vulnérables aux pièges financiers et opérationnels des licences logicielles restrictives. Pour relever ces défis, il faut adopter une approche systématique, fondée sur des données, qui permette d'identifier, d'analyser et d'atténuer les pratiques restrictives tout en garantissant la conformité et la rentabilité.
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