Fini l'oisiveté : Récupérer et réattribuer les licences sous-utilisées

[0:01] Nix : Bonjour, bon après-midi et bonsoir à tous. Bienvenue au webinaire d’Open iT intitulé « Idle No More : récupérer et réaffecter les licences sous-utilisées ». Je m’appelle Nix et je serai votre animateur aujourd’hui. Au cours des 20 prochaines minutes, notre intervenant vous aidera à identifier le gaspillage de licences et vous montrera comment transformer les licences sous-utilisées en actifs productifs.

[0:23] Vous découvrirez des stratégies claires et concrètes pour réduire vos coûts, optimiser la valeur de vos licences et adapter leur utilisation aux besoins réels de votre entreprise. N’hésitez pas à nous envoyer vos questions via la fenêtre « Questions-Réponses » située en haut de votre écran. Nous y répondrons à l’issue de la session principale. Si nous ne parvenons pas à traiter toutes les questions en direct, ne vous inquiétez pas. Nous vous répondrons par e-mail ou sur LinkedIn. Passons maintenant à une brève présentation de notre intervenant d’aujourd’hui.

[0:46] En tant qu'architecte de solutions, Sagi s'est donné pour mission d'obtenir des résultats qui apportent une valeur ajoutée à ses clients. Fort d'une grande expérience dans la gestion de la relation client, il a travaillé avec des clients de renom issus de nombreux secteurs d'activité, qu'il a aidés à atteindre leurs objectifs en optimisant leurs investissements logiciels. Accueillons chaleureusement Sagi.

[1:08] Sagi : Merci beaucoup. Bienvenue à ce webinaire. Chez Open iT, notre service offre plusieurs atouts. Commençons par là. Nous veillons à ce que vous disposiez à tout moment de toutes les licences nécessaires et que vous soyez en conformité. Vous pouvez ainsi planifier efficacement l’avenir et établir vos budgets, réduire vos coûts de licences et éviter les dépenses imprévues.

[1:38] Nous vous aidons à optimiser vos ressources en matière de licences en les rendant plus flexibles grâce à une meilleure utilisation des ressources. Nous vous offrons une visibilité sur l'utilisation réelle par utilisateur, service, application ou selon tout autre critère d'agrégation de votre choix. Enfin, vous pouvez justifier vos achats et la réduction de vos licences en réalisant des économies basées sur l'utilisation réelle.

[2:06] Aujourd'hui, nous allons donc nous pencher sur quelques indicateurs analysés par l'un de nos clients dans le cadre de ses efforts d'optimisation visant à réduire la consommation de licences, notamment en matière de récupération de licences, de temps d'inactivité des utilisateurs et d'optimisation globale des modes d'utilisation.

[2:33] Murphy Oil est aujourd'hui un client important dans le secteur du pétrole et du gaz. L'entreprise était confrontée à un défi particulier : elle avait besoin d'une vue d'ensemble, à l'échelle de l'entreprise, de ses actifs informatiques et de ses applications d'ingénierie. Plus précisément, elle souhaitait disposer d'une vue d'ensemble de l'utilisation des logiciels d'exploration géoscientifique.

[2:55] Murphy Oil a utilisé les niveaux 1, 2 et 3 de son infrastructure existante pour détecter dans un premier temps toute utilisation abusive des licences logicielles, identifier les utilisateurs inactifs et repérer toute utilisation inappropriée des applications.

[3:14] Deuxièmement, ils ont mis en œuvre avec succès des méthodes de recensement et de récupération des licences afin d’optimiser automatiquement l’utilisation de leurs logiciels existants, ce qui s’est traduit par une réduction des coûts de 1,4 million de dollars au terme des deux premières années de mise en œuvre d’Open iT. Ils ont ainsi indiqué qu’Dès la première année de mise en œuvre, ils avaient pu s’appuyer sur les rapports pour prendre des décisions éclairées concernant l’ensemble du portefeuille de logiciels de leur entreprise.

[3 h 50] Voyons donc ce qu’ils ont utilisé et comment ils s’y sont pris.

[3:58] Nous commencerons par présenter la solution à trois niveauxde LicenseAnalyzer™, dont le premier niveau permet de générer des analyses basées sur l’utilisation des licences, c’est-à-dire les emprunts et les restitutions de licences, et de mettre en évidence diverses tendances ainsi que des indicateurs clés de performance (KPI) importants relatifs à l’utilisation des licences. Il s’agit tout d’abord de déterminer dans quelle mesure et avec quelle efficacité les pools de licences sont utilisés, afin de déterminer si le portefeuille est sous-utilisé, surutilisé ou s’il est peut-être parfaitement équilibré.

[4:34] Le niveau deux permet de comprendre les habitudes d'utilisation des utilisateurs. Concrètement, que font réellement les utilisateurs avec les licences une fois qu'elles ont été retirées du serveur ? Il fournit une analyse comparant l'utilisation active et inactive des différentes licences.

[4:54] La prochaine étape logique est donc le niveau trois, qui consiste à récupérer les licences inactives qui restent inutilisées sur l’ordinateur de l’utilisateur et à les réintégrer dans le parc de licences, ce qui permet une récupération automatique des licences inutilisées et réduit considérablement l’impression d’utilisation de ces licences.

[5:21] Passons au niveau deux et voyons comment nous surveillons l'utilisation réellement active et comment nous établissons des rapports sur les licences inactives.

[5:33] Alors, qu’en est-il réellement de mes licences ? Le niveau 1 permet tout d’abord à votre organisation d’avoir un aperçu de l’inventaire des licences, c’est-à-dire des licences qui ont été achetées et installées sur votre système. Il indique ensuite la tendance de votre consommation de licences simultanées en fonction des licences qui quittent le serveur et de celles qui y reviennent.

[6:02] On constate ici qu'il semble que nous ayons vraiment eu besoin de davantage de licences au fil du temps, ce qui nous a amenés à en acheter de plus en plus, car l'utilisation ne cessait d'augmenter.

[6:17] Mais lorsque l'on passe au niveau deux, on constate généralement une tout autre réalité. D'après les habitudes d'utilisation des utilisateurs, on observe que beaucoup d'entre eux laissent l'application inactive pendant de longues périodes au cours de la journée. Or, nos besoins en licences seraient en réalité bien moindres si chacun n'utilisait les licences qu'en cas de besoin et réduisait au minimum les périodes d'inactivité.

[6:47] Voici le véritable graphique de l'utilisation active, qui permet de comprendre que si les utilisateurs gèrent correctement leur licence, nous aurons en réalité besoin de bien moins de licences que ce dont nous disposons actuellement, et cette fausse impression d'avoir besoin de plus de licences disparaîtra alors.

[7:12] Mais comment cela fonctionne-t-il ? Comment savoir si un utilisateur utilise ou non la licence de l'application ? Eh bien, pour le niveau 1, nous avions besoin d'une vue d'ensemble claire du serveur. Nous avons donc installé un composant client directement sur le serveur de licences. Mais pour le niveau 2, nous avons besoin d'une analyse plus ciblée des habitudes d'utilisation des utilisateurs.

[7:34] Nous prenons donc le même client et l’installons cette fois-ci sur le poste de travail de l’utilisateur final. Cela nous permet d’obtenir une vision plus précise de ce que l’utilisateur fait réellement avec la licence qu’il a empruntée. Open iT suit divers indicateurs. Le processus de l’application peut impliquer des opérations de lecture et d’écriture sur le disque, l’utilisation du processeur ou de la mémoire, ou encore l’activité de l’utilisateur avec l’application, comme les clics sur le clavier ou la souris.

[8:06] Et pour déterminer si l'utilisateur interagit avec l'application, nous avons besoin de ce composant client. Cela nous permet de vérifier si l'application exécute une opération ou si l'utilisateur est en train d'interagir avec elle.

[8 h 20] Une question revient souvent : que se passe-t-il si un utilisateur n'utilise pas réellement l'application, mais que celle-ci est en train d'effectuer une tâche ? Peut-être qu'elle exécute une simulation ou un calcul qui prend beaucoup de temps sans que l'utilisateur n'interagisse réellement avec l'application. Dans ce cas, Open iT la considérera-t-il comme inactive ?

[8:42] Eh bien, non. Open iT sait qu’elle est active même si l’utilisateur n’est pas là. Prenons ce cas de figure. Nous avons un utilisateur qui a cliqué un peu avec la souris, tapé un peu sur le clavier, mais qui est ensuite parti. La courbe s’aplatit. Peut-être est-il parti en réunion, peut-être est-il rentré chez lui, peut-être est-il toujours devant son poste de travail mais n’utilise-t-il pas activement cette application.

[9 h 07] On constate qu’il a laissé l’application en marche pour effectuer une tâche, car le processus mobilise la puissance du processeur, lit et écrit sur le disque et consomme de la mémoire. Open iT sait donc que l’application est active. Ce n’est que lorsque tout s’arrête que Open iT commence à compter le temps d’inactivité.

[9:28] Open iT propose ensuite divers rapports sur l'utilisation active par rapport à l'utilisation inactive, par application et par utilisateur, au fil du temps, selon les besoins.

[9 h 43] Voici un exemple d'un tel rapport fourni par l'un de nos clients. Il présente tout d'abord l'évolution de l'utilisation active par rapport à l'utilisation inactive au fil du temps ; on constate ainsi que la part d'inactivité s'élève en moyenne à environ 44 % sur l'ensemble de la période d'utilisation, ce qui est très significatif.

[10:04] À cela s’ajoute la tendance en matière d’efficacité qui nous montre que, sur les 21 licences disponibles, nous n’en avons en réalité pas besoin d’autant que nous le pensons, puisque la 21e licence n’a été utilisée qu’environ un jour sur l’ensemble de l’année. Il en va de même pour les 20e et 19e licences. On constate qu’elles ont en réalité été très peu utilisées, ce qui signifie qu’elles sont superflues. Pour disposer d’un système de licences optimisé, nous n’aurons besoin que d’environ 16 licences au lieu de 20, car au fil du temps, nous pouvons constater que certaines licences sont empruntées mais ne sont pas réellement utilisées.

[10:56] Comment pouvons-nous donc remédier à cela ? Comment nous assurer que personne ne garde une licence inactive trop longtemps ? Imaginons qu’un utilisateur s’absente pendant un long moment. Il a laissé l’application ouverte sans effectuer aucune opération. Au bout d’un délai prédéfini, son application sera suspendue et la licence sera réintégrée dans le pool afin que d’autres utilisateurs puissent en profiter.

[11:29] Cela permet d'optimiser automatiquement l'utilisation des licences afin qu'elle corresponde à l'utilisation active réelle telle qu'elle apparaît dans les rapports, car cela garantit que personne ne laisse son application ouverte sans rien faire. Nous disposons en outre de fonctionnalités de reporting performantes qui vous permettent de visualiser l'ensemble des utilisations actives, inactives et suspendues, offrant ainsi une vue d'ensemble complète des schémas d'utilisation des licences une fois celles-ci attribuées.

[12:02] Comment pouvons-nous donc récupérer et réaffecter ces licences à grande échelle au sein de nos différentes équipes ? Eh bien, nous devrons tout d’abord identifier les utilisateurs dont les licences restent inutilisées depuis longtemps, puis déterminer s’il s’agit d’un problème majeur au sein de l’entreprise.

[12:26] Si nous constatons effectivement qu’un grand nombre d’utilisateurs sont inactifs, cela nuit au bon déroulement du travail. Nous définirons alors des seuils intelligents pour la récupération des licences, en précisant en gros la durée pendant laquelle les utilisateurs sont autorisés à rester inactifs avant que la licence ne soit récupérée.

[12:49] Dès que le système Open iT identifie des utilisateurs ayant dépassé le seuil fixé, il affiche une notification à leur intention. S’ils ne réagissent pas, cela signifie qu’ils n’utilisent pas activement l’application ou qu’ils ne se trouvent peut-être même pas à proximité de leur poste de travail. Le système Open iT peut alors récupérer automatiquement leurs licences dans le pool de licences et suspendre leur application.

[13 h 20] Désormais, les licences peuvent donc être réattribuées à d'autres utilisateurs qui en ont réellement besoin, ce qui facilite le transfert des licences des utilisateurs inactifs vers les utilisateurs actifs et permet d'améliorer la disponibilité des licences pour tout le monde.

[13 h 41] Maintenant que nous comprenons les niveaux 1, 2 et 3 et leur fonctionnement, découvrons quelques témoignages de clients qui ont tiré profit de l'utilisation de nos modules d'optimisation.

[13 h 57] Aio Arrow, une entreprise du secteur aéronautique, a mis en œuvre les niveaux 1 et 3 en deux phases : le niveau 1 a été déployé en premier, ce qui a permis de réduire les coûts de 40 %, puis une réduction supplémentaire de 14 % a été obtenue après la mise en œuvre du niveau 3 et la récupération des licences inutilisées. L'entreprise s'est ainsi assurée non seulement de réduire le nombre de licences achetées, mais aussi de maintenir cette réduction grâce aux fonctionnalités de récupération automatique des licences du niveau 3.

[14 h 35] Ils ont tout d’abord analysé les données d’utilisation quotidiennes et hebdomadaires de leurs utilisateurs, afin d’identifier les différents schémas et tendances de consommation de leurs applications. Ils ont ensuite examiné de plus près le nombre de licences dont ils avaient réellement besoin après avoir mis en place un système de recensement des licences. Ils ont ainsi déterminé quelles applications étaient les plus sollicitées, comment elles étaient utilisées par les utilisateurs finaux et, enfin, le nombre de licences dont ils avaient réellement besoin en fonction de tous ces paramètres.

[15 h 17] Jetons un coup d’œil à un autre témoignage client qui illustre une situation similaire, mais de manière plus spectaculaire. Il s’agit d’une grande entreprise du secteur des matières premières qui a pu mettre en place diverses règles de récupération afin d’optimiser l’utilisation de ses licences, en s’appuyant sur les données métier fournies par Open iT.

[15 h 40] Ils ont constaté que leur consommation de licences ne cesse d'augmenter au fil du temps et que les utilisateurs se plaignent souvent de ne pas pouvoir obtenir de licence lorsqu'ils en ont besoin, ce qui oblige le service des achats à acquérir sans cesse davantage de licences, comme le montre la ligne bleue ascendante.

[16:04] Mais en examinant la consommation réelle, c'est-à-dire l'utilisation active simultanée et en excluant les sessions inactives, ils ont en fait constaté que leur consommation diminuait au fil du temps, comme le montre la courbe en rouge. En résumé, ils ont compris que l’augmentation constante de leur consommation de licences était trompeuse et ne s’expliquait pas réellement par un nombre croissant d’utilisateurs utilisant l’application, mais par un nombre croissant d’utilisateurs laissant l’application inactive, ce qui les a incités à mettre en œuvre la fonctionnalité de récupération de licences de niveau 3, suspendant toute application laissée inactive pendant plus d’une heure et réduisant ainsi considérablement les besoins en licences.

[16 h 56] Cela leur a ainsi permis de réduire les coûts liés aux licences, tout en offrant à leurs utilisateurs une plus grande disponibilité de ces licences, garantissant ainsi que chacun dispose d’une licence lorsqu’il en a besoin. Ils ont indiqué que, pour un seul logiciel, ils avaient pu réaliser une économie de 639 000 dollars sur une licence à l’utilisation, simplement en identifiant les différentes sessions inactives — dont la plupart duraient 4 heures ou plus — parmi les licences à l’utilisation utilisées.

[17 h 43] Et voilà. Je vous invite maintenant à me poser toutes les questions que vous pourriez avoir. Allez-y.

[17 h 52] Nix : Merci, Sagi, pour cette présentation très instructive. Nous avons toute une série de questions intéressantes qui nous attendent. Passons sans plus attendre à la séance de questions-réponses.

[18 h 07] Bon, nous avons une question. Avez-vous déjà remarqué ce qui explique généralement que des licences restent inutilisées, notamment dans le domaine de l'ingénierie ?

[18:19] Sagi : Eh bien, il existe de nombreuses façons de procéder, de nombreuses options. Parfois, les utilisateurs conservent des licences même s’ils n’ont pas l’intention de les utiliser tout de suite, « au cas où », comme on dit, pensant qu’ils en auront peut-être besoin plus tard, et ils les laissent simplement sur leur poste de travail pour éviter de devoir se disputer les licences par la suite.

[18 h 47] Une autre raison pourrait être qu’ils laissent l’application tourner au ralenti pendant des heures d’affilée, même pendant la nuit. Peut-être se sont-ils simplement déconnectés d’une machine virtuelle et ignorent-ils que, même après s’être déconnectés, l’application continue de fonctionner et de consommer cette licence.

[19 h 08] Cela dépend donc vraiment des habitudes de travail de chacun. Certains s'absentent simplement pour une réunion, font une pause, ou rentrent peut-être chez eux à la fin de la journée en oubliant de l'éteindre. Il existe donc de nombreuses possibilités.

[19 h 26] Nix : Il y a aussi une autre question ici, Sagi. Elle vient de Rhonda. Est-ce que cela permet de savoir qui possède des licences d'abonnement qui ne sont pas utilisées ?

[19:36] Sagi : Oui, vous pouvez non seulement identifier les licences simultanées, mais aussi les licences par abonnement, les licences nominatives et les licences à l’utilisation, et vérifier si elles sont réellement utilisées, quand elles le sont, mais aussi à quelle date elles ont été utilisées pour la dernière fois. Ainsi, vous pouvez avoir une licence par abonnement pour John, mais constater que John n’a pas utilisé cette licence depuis peut-être deux mois. Peut-être que Jean n’en a pas besoin, peut-être qu’il ne fait plus partie de l’entreprise, peut-être qu’il a quitté le projet. De cette manière, vous pouvez réaffecter les licences de manière plus efficace avec les licences par abonnement.

[20:18] En ce qui concerne ces licences par abonnement, il se peut que certains utilisateurs les utilisent, mais les laissent inactives pendant longtemps, ce qui ne justifie pas le maintien d'une licence par abonnement. Elles pourraient peut-être simplement être intégrées à un pool de licences flottantes, si vous êtes en mesure d'en créer un.

[20 h 38] Nix : Passons à la question suivante. Elle est anonyme. Comment les entreprises parviennent-elles à dégager des rendements solides simplement en surveillant les licences inutilisées ? Est-ce vraiment courant ?

[20:51] Sagi : Oui. En général, on constate une réduction des coûts comprise entre 15 et 30 %, mais cela dépend vraiment des habitudes d’utilisation. Si certains utilisateurs s'approprient une licence et la conservent pendant des heures d'affilée, vous gagnerez en efficacité en utilisant les rapports sur les licences inactives et en récupérant ces licences. En revanche, si les habitudes montrent qu'elles restent inactives pendant quelques minutes à la fois ou seulement une heure à la fois, les gains seront un peu plus modestes. Cela dépend donc vraiment des cas, mais on observe généralement des réductions comprises entre 15 % et même 30 %.

[21 h 35] Nix : Et une autre question : si une équipe commence tout juste à se pencher sur la question d'une meilleure gestion des licences, par quoi devrait-elle commencer ?

[21 h 46] Sagi : Donc, comme nous l’avons dit lors du webinaire, commencez par observer les tendances. Comment les utilisateurs s’en servent-ils ? L’utilisent-ils pendant longtemps ? Passeront-ils beaucoup de temps dessus ? Peut-être ne s’y attardent-ils que quelques jours. Ensuite, vous approfondissez votre analyse. Vous constatez que les utilisateurs s’y connectent et l’utilisent pendant environ quatre ou cinq heures.

[22:15] Vous pouvez mieux gérer ces licences en déterminant leur temps d'inactivité et en évaluant s'il est nécessaire de mettre en place une récupération des licences. Parfois, vous constaterez que le temps d'inactivité est gérable. Il peut s'agir de 30 minutes à la fois. Si vous examinez la moyenne, vous constatez qu’elle se situe autour de 30 ou 40 minutes, ce qui est acceptable car cela signifie que cela fait partie de leur flux de travail. Ils travaillent dessus, lancent une simulation, y reviennent ensuite, et cela ne pose aucun problème.

[22:47] Mais il m’est arrivé, au cours de mes dix années d’expérience, de voir des cas où les utilisateurs savent très bien qu’ils n’auront pas de licence. Ils arrivent le matin et disent : « Ouais, j’ai une licence. Oh mon Dieu, je vais garder cette licence toute la journée. Je ne vais pas la lâcher parce que, que je l’utilise ou pas, je m’en fiche. On n’a jamais assez de licences. On me refuse toujours l’accès et je suis obligé de rester les bras croisés. »

[23:20] Donc oui, tout d’abord, examinez les données ; ensuite, si vous constatez qu’elles sont correctes, passez à l’action : commencez par un seuil de récupération modéré, c’est-à-dire que si une licence reste inactive pendant 1 heure ou 1 heure et demie, vous pouvez la récupérer, mais ensuite, vous pouvez passer à des seuils plus stricts et, par exemple, récupérer la licence au bout de 30 minutes.

[23:47] Et la meilleure façon de s'y prendre est de sensibiliser les utilisateurs, d'envoyer différentes notes de service, d'organiser des formations, bref, de leur faire comprendre que l'utilisation qu'ils font de la licence perturbe souvent le travail des autres.

[24:07] Nix : Et nous avons une question complémentaire de Rhonda. Le temps d'inactivité ne signifie pas que l'ordinateur est inactif, mais uniquement que cette application en particulier l'est. C'est bien ça ?

[24:16] Sagi : Exactement. Cela signifie que ce processus précis, cette application, ne fonctionne pas. Elle ne fait rien. Elle ne reçoit aucun clic. Elle n’utilise ni le processeur, ni la mémoire. Elle peut être en arrière-plan ou au premier plan, peu importe. Elle ne reçoit aucune interaction, ni de la part du processeur, ni de la part de l'utilisateur, rien. L'utilisateur peut donc se trouver sur le même poste de travail, mais être occupé à autre chose.

[25:00] Nix : Et pour finir, une autre question : est-ce compliqué de faire fonctionner ces outils avec d’autres gestionnaires de licences, comme le DSLS, et pas seulement avec FlexLM ?

[25:12] Sagi : D’accord, c’est une bonne idée. Donc, pour FlexLM, on procède en gros à une suppression de licence (LM remove). Nous envoyons une commande au serveur pour lui dire : « Hé, reprends la licence », et de notre côté, nous suspendons l’application. Avec le DSLS, il y a un signal de pulsation : cela signifie que le serveur de licences reçoit un signal de pulsation de la part de l’application à intervalles réguliers, qui varient selon l’application — cela peut être toutes les minutes, toutes les 5 secondes ou toutes les 5 minutes, selon l’application.

[25:46] Ce que nous faisons, c'est simplement la suspendre sur le poste de travail de l'utilisateur final. Une fois suspendue, elle n'envoie plus de signal de présence. Et dès que le serveur DSLS ne reçoit plus ce signal, il sait qu'il doit retirer automatiquement la licence. En gros, nous la gelons d'un côté et laissons le serveur faire son travail. Cela prend généralement 1 minute. Le temps le plus long que j'ai observé est de 5 minutes.

[26:14] Nix : Je pense que cela conclut notre session de questions-réponses. Merci pour ces réponses très pertinentes. Et merci encore, Sagi. Merci également à tous ceux qui se sont joints à nous aujourd'hui. Ce webinaire a été enregistré et un lien vous sera envoyé par e-mail d'ici peu.

[26:29] Vous trouverez également nos derniers articles de blog. Scannez les codes QR affichés à l'écran ou rendez-vous dans la rubrique « Ressources » de notre site web. Nous vous proposons également une consultation gratuite de 30 minutes avec un consultant en solutions d'entreprise d'Open iT. Si vous êtes prêt à explorer les possibilités d'optimisation des licences dans votre environnement, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées affichées à l'écran et suivez-nous sur les réseaux sociaux (Open iT, Inc.) pour rester informé.

[27:07] Encore une fois, je suis Nix, votre animateur du jour. Merci et prenez soin de vous.