アイドル・ノー・モア未使用ライセンスの回収と再割り当て

[0:01] ニックス：皆さん、おはようございます、こんにちは、そしてこんばんは。「Open iT」主催のウェビナー『Idle No More：活用されていないライセンスの再取得と再配分』へようこそ。私はニックスと申します。本日、司会を務めさせていただきます。これから20分間、講師がライセンスの無駄を明らかにし、活用されていないライセンスを有効な資産に変える方法をご説明します。

[0:23]コスト削減、価値の回復、そしてライセンスの利用状況を実際のビジネスニーズに合わせるための、明確で実践的な戦略を学べます。画面上部のQ&Aパネルから、ご質問を気軽にお送りください。本セッション終了後に回答させていただきます。ライブ配信中にすべての質問にお答えできない場合でも、ご安心ください。メールやLinkedInを通じて後日フォローアップいたします。それでは、本日の講演者について簡単にご紹介いたします。

[0:46]ソリューション・アーキテクトとして、サギにはクライアントに付加価値をもたらす成果を生み出すという一つの使命があります。顧客関係管理（CRM）の分野で豊富な経験を持つ彼は、さまざまな業界の著名なクライアントと協力し、ソフトウェア への投資効果を最大化することで、クライアントが目標を達成できるよう支援してきました。それでは、サギを温かくお迎えしましょう。

[1:08] サギ：ありがとうございます。それでは、ウェビナーへようこそ。Open iT では、いくつかの価値提案を提供しています。まずはそこから始めましょう。当社は、お客様が常に適切なライセンスを保有し、コンプライアンスを遵守できるよう保証します。これにより、将来に向けた効果的な計画や予算策定が可能になり、ライセンスコストの削減や予期せぬコストの発生を防ぐことができます。

[1:38]当社は、リソースの活用を最適化することで、ライセンスリソースの俊敏性を高め、その最適化を支援します。ユーザー別、部門別、アプリケーション別、あるいはお客様が希望する任意の集計単位ごとに、実際のアクティブ利用状況を可視化します。そして最終的に、実際の利用状況に基づいたコスト削減を実現することで、ライセンスの購入や削減の正当性を立証することが可能になります。

[2:06]そこで本日は、ライセンスの回収、ユーザーのアイドル時間、および利用パターンの全体的な最適化を通じてライセンス消費量を削減するための最適化取り組みにおいて、当社のお客様の一人が分析したいくつかの指標について見ていきます。

[2:33]マーフィー・オイル社は、石油・ガス業界における大口顧客です。同社には独特な課題がありました。IT資産やエンジニアリング用アプリケーションについて、全社的な管理視点からの把握が必要だったのです。具体的には、地球科学探査用ソフトウェア「ソフトウェア 」の利用状況の全体像を把握する必要がありました。

[2:55]マーフィー・オイル社は、既存のインフラストラクチャにおいてレベル1、2、3を活用し、ソフトウェア ライセンスの不正使用の有無を最初に特定するとともに、非アクティブなユーザーや、管理が不適切なアプリケーションの使用状況を洗い出しました。

[3:14]第二に、同社は既存のソフトウェア の利用状況を自動的に最適化するため、ライセンスの収集および回収手法を成功裏に導入しました。その結果、Open iT の導入から2年間で140万ドルのコスト削減を実現し、導入初年度にはレポートを活用して、自社のソフトウェア ポートフォリオ全体について情報に基づいた意思決定を行うことができたと述べています。

[3:50]それでは、彼らが何を使い、どのように使ったのかを見ていきましょう。

[3:58]まずは、LicenseAnalyzer™の3段階構成のソリューションについてご説明します。第1段階では、ライセンスの使用状況（チェックアウトやチェックインなど）に基づいて分析データを生成し、ライセンス使用に関するさまざまな傾向や重要なKPIを導き出します。まず、ライセンスプールがどの程度、またどの程度効率的に利用されているかを把握し、ポートフォリオが「利用不足」か「利用過剰」か、あるいは「適正な水準」にあるかを判断します。

[4:34]レベル2では、ユーザーの利用パターンを把握することができます。つまり、サーバーからライセンスをチェックアウトした後、ユーザーが実際にそのライセンスをどのように利用しているのかがわかります。さまざまなライセンスについて、アクティブな利用と非アクティブな利用の分析結果を提供します。

[4:54]さて、次の論理的なステップはレベル3です。これは、ユーザーのマシン上にただ放置されている未使用のライセンスを回収し、それらをプールに戻すことで、未使用ライセンスの自動回収を可能にし、これらのライセンスの使用率を劇的に低減させることを意味します。

[5:21]それでは、レベル2について詳しく見ていき、実際のアクティブ利用状況をどのように監視し、未使用のライセンスについてどのようにレポートを作成するのかを確認していきましょう。

[5:33]では、私のライセンスの状況は実際にはどうなっているのでしょうか？レベル1では、まず組織のライセンスインベントリ、つまり購入され、システムにインストールされたライセンスの状況を把握できます。次に、サーバーから解放されたライセンスやサーバーに戻ってきたライセンスに基づいて、同時使用ライセンスの使用状況の傾向を示します。

[6:02]ここを見ればわかるように、時間の経過とともにライセンスがさらに必要になってきたようで、利用が拡大し続けるにつれて、私たちはますます多くのライセンスを購入せざるを得なくなりました。

[6:17]しかし、レベル2を起動してみると、通常はまったく異なる実態が明らかになります。ユーザーの利用パターンを見ると、日中は多くのユーザーがアプリケーションを長時間放置していることがわかります。もし全員が、必要な時だけライセンスを使用し、非アクティブ状態を最小限に抑えていれば、実際に必要なライセンス数ははるかに少なくて済むはずです。

[6:47]ここに示されているのは、実際のアクティブ利用状況を示すグラフです。これを見れば、ユーザーがライセンスを適切に管理していれば、実際には現在保有しているライセンス数よりもはるかに少ないライセンスで済むことが理解でき、ライセンスがもっと必要だという誤った認識は基本的に解消されます。

[7:12]しかし、それはどのように実現されるのでしょうか？ユーザーがアプリケーションのライセンスを使用しているかどうかを、どうすれば判別できるのでしょうか？さて、レベル1では、サーバーの状況を明確に把握する必要がありました。そこで、ライセンスサーバー自体にクライアントコンポーネントを設置しました。しかし、レベル2では、ユーザーの利用パターンをより詳細に分析する必要があります。

[7:34]そこで、同じクライアントをエンドユーザーのワークステーションに配置します。これにより、ユーザーがチェックアウトしたライセンスを実際にどのように使用しているかについて、より詳細な情報を得ることができます。「Open iT 」は、さまざまな指標を追跡します。アプリケーションプロセスがディスクへの読み書きを行っていたり、プロセッサやメモリを使用していたりする場合だけでなく、キーボードやマウスのクリックといった、アプリケーションでのユーザーの操作状況も追跡します。

[8:06]また、ユーザーがアプリケーションを操作しているかどうかを判断するためには、そこにクライアントコンポーネントが必要です。そして、アプリケーションが何かを実行しているか、あるいはユーザーが操作を行っているかを確認します。

[8:20]さて、よく聞かれる質問として、ユーザーが実際にアプリケーションを使用していないにもかかわらず、アプリケーションが何か処理を行っている場合はどうなるのか、ということがあります。たとえば、ユーザーが実際にアプリケーションを操作していない状態で、シミュレーションや計算など、時間がかかる処理が実行されている場合です。では、Open iT はこれを「非アクティブ」と判定するのでしょうか？

[8:42]いえ、そうではありません。「Open iT 」は、ユーザーが不在であっても、アプリケーションがアクティブであることを認識しています。例えば、次のようなケースを考えてみましょう。あるユーザーが、マウスを少しクリックし、キーボードも少し操作しましたが、その後、その場を離れてしまいました。グラフの線が横ばいになります。会議に出たのかもしれませんし、帰宅したのかもしれません。あるいは、まだワークステーションの前にいるものの、このアプリケーションを積極的に使用していないだけかもしれません。

[9:07]このプロセスは、プロセッサの処理能力を消費し、ディスクへの読み書きを行い、メモリを消費しているため、ユーザーがアプリケーションを離れて何か他の作業をしていることがわかります。したがって、Open iT は、このプロセスがアクティブであることを認識しています。すべての処理が停止して初めて、Open iT はアイドル時間の計測を開始します。

[9:28]さらに、Open iT では、アプリケーション別、ユーザー別、経時変化など、必要なレポートに応じて、アクティブな利用状況と非アクティブな利用状況に関するさまざまなレポートを提供します。

[9:43]こちらが、お客様からいただいたそのようなレポートの一例です。まず、時間の経過に伴うアクティブ利用と非アクティブ利用の推移が示されていますが、利用時間全体を通じて非アクティブ利用の割合は平均で約44％となっており、これは非常に大きな割合です。

[10:04]さらに、21件のライセンスのうち、実際には私たちが考えているほど多くのライセンスは必要ないことを示す効率性の傾向もこれに重ねて考えることができます。というのも、21番目のライセンスは1年間を通じてわずか1日ほどしか使用されていなかったからです。 20番目や19番目のライセンスについても同様です。実際にはほとんど使用されておらず、つまり冗長であると言えます。ライセンスシステムを最適化するためには、20ライセンスではなく約16ライセンスで十分です。というのも、時間の経過とともに、チェックアウトされているものの実際には使用されていないライセンスが見つかるからです。

[10:56]では、これをどのように軽減すればよいでしょうか？ ライセンスが長期間放置されないようにするにはどうすればよいでしょうか？ 例えば、あるユーザーが長時間離席し、アプリケーションを開いたまま何も処理していない状態だとします。その場合、あらかじめ設定された時間が経過すると、そのユーザーのアプリケーションは一時停止され、ライセンスはプールに戻され、他のユーザーが利用できるようになります。

[11:29]これにより、アプリケーションを開いたまま何も操作していない状態がなくなるため、レポート上の実際のアクティブ利用状況に合わせてライセンスの使用量が自動的に最適化されます。また、アクティブ、非アクティブ、および一時停止中の利用状況をすべて表示する強力なレポート機能を備えており、ライセンスがチェックアウトされた後の利用パターンを包括的に把握することができます。

[12:02]では、各チームにおいて、どのようにして大規模にリソースを回収・再配分すればよいのでしょうか？ まず、ライセンスを長期間未使用のままにしているユーザーを特定し、それが組織全体にとって重大な問題であるかどうかを把握する必要があります。

[12:26]もし実際に多くのユーザーがアイドル状態にあることが判明した場合、それはワークフローの妨げとなります。そこで、ライセンスの回収について適切な閾値を設定し、基本的に、ユーザーがアイドル状態になってからライセンスを回収するまでの許容時間を定義することにします。

[12:49]「Open iT 」システムがしきい値を超えたユーザーを検出すると、そのユーザーに対して通知ポップアップが表示されます。ユーザーが応答しない場合、そのユーザーはアプリケーションを積極的に使用していないか、あるいはワークステーションのそばにすらいない可能性があるため、「Open iT 」システムは自動的にそのユーザーのライセンスをライセンスプールに回収し、アプリケーションを凍結します。

[13:20]これにより、ライセンスを実際に必要としている他のユーザーに再割り当てできるようになり、利用していないユーザーから利用しているユーザーへのライセンスの円滑な移行が促進され、すべてのユーザーにとってライセンスの利用可能性が高まります。

[13:41]レベル1、2、3とその仕組みについて理解できたところで、当社の最適化モジュールを活用して成果を上げたお客様の成功事例をいくつかご紹介しましょう。

[13:57]航空業界のAio Arrow社は、レベル1とレベル3を2段階に分けて導入しました。まずレベル1を導入し、40％のコスト削減を実現した後、レベル3を導入して未使用ライセンスを回収することで、さらに14％のコスト削減を達成しました。これにより、購入するライセンスの数を削減するだけでなく、レベル3の自動ライセンス回収機能を活用して、その状態を維持できるようになりました。

[14:35]まず、ユーザーの日次および週次での実際の利用状況を把握し、アプリケーションごとの利用パターンや傾向の違いを明らかにしました。その後、ライセンスハーベスティングを導入した上で、実際に必要なライセンス数をより詳細に分析しました。その結果、どのアプリケーションに最も多くのライセンスが必要か、エンドユーザーによる利用状況、そしてこれらのすべての要素を踏まえた上で、実際に必要なライセンス数が判明しました。

[15:17]同様の事例でありながら、より劇的な展開を見せた別の顧客成功事例を簡単にご紹介しましょう。これは、Open iTのビジネスインプットに基づいて、ライセンス利用を最適化するためのさまざまな回収ルールを設定することに成功した大手コモディティ企業です。

[15:40]彼らは、ライセンスの使用量が時間の経過とともに常に増加していることを確認しました。また、ユーザーからは「必要な時にライセンスが取得できない」という不満が頻繁に寄せられており、その結果、青い線が上昇しているように見える通り、調達部門は常にますます多くのライセンスを購入せざるを得ない状況になっています。

[16:04]しかし、実際の使用量、つまりアクティブな同時使用数を指し、アイドル状態のセッションを除外して見ると、赤で示されているように、時間の経過とともに使用量が減少していることが判明しました。 つまり、彼らは、ライセンス使用量が絶えず増加しているという状況は誤った表示であり、実際にはアプリケーションを利用するユーザーが増えたためではなく、アプリケーションをアイドル状態で放置するユーザーが増えたことが原因であると突き止めました。そこで、レベル3のライセンス回収機能の導入を決定し、1時間以上アイドル状態が続いているアプリケーションをすべて停止させることで、ライセンスの必要量を劇的に削減することにしたのです。

[16:56]これにより、ライセンスコストを削減できるだけでなく、ユーザーがライセンスをより利用しやすくなり、必要なときに誰もがライセンスを利用できるようになります。同社によると、ソフトウェア 製品1つについてだけでも、従量課金制ライセンスの使用状況を確認し、セッションの大部分が4時間以上も放置されていたアイドルセッションを特定しただけで、従量課金制ライセンス1つにつき639,000ドルのコスト削減を実現できたとのことです。

[17:43]以上です。それでは、皆さんから私への質問があれば、どうぞお聞かせください。どうぞ、どうぞ。

[17:52] ニックス：サギさん、洞察に満ちたプレゼンテーションをありがとうございました。素晴らしい質問がいくつか寄せられています。さっそく質疑応答に入りましょう。

[18:07]さて、ここで一つ質問があります。特にエンジニアリング分野において、ライセンスがそのまま使われずに放置されてしまう原因が何なのか、気づいたことはありますか？

[18:19] サギ：そうですね、これについてはさまざまな方法や選択肢があります。ユーザーの中には、今すぐ使うつもりはなくても、「万が一に備えて」――いわゆる「後で必要になるかもしれない」という理由で――ライセンスを保持し、後でライセンスの取り合いにならないように、ワークステーションにそのまま残しておく場合もあります。

[18:47]もう一つの理由としては、夜通し何時間もアイドル状態で放置していることが考えられる。おそらく、仮想マシンからログアウトしただけで、ログアウトしてもアプリケーションは引き続き実行されており、ライセンスを消費し続けていることを知らないのだろう。

[19:08]ですから、結局はユーザーの作業フロー次第ですね。中には、会議のために席を外したり、休憩に行ったり、あるいは一日の終わりに帰宅したまま電源を切るのを忘れてしまう人もいるでしょう。ですから、選択肢はたくさんあります。

[19:26] ニックス：サギ、ここにもう一つ質問があります。ロンダさんからのものです。「これを使えば、使用されていないサブスクリプションライセンスを誰が持っているのかを特定できるのでしょうか？」

[19:36] サギ：はい、同時利用ライセンスだけでなく、サブスクリプションライセンス、指名ライセンス、従量課金型ライセンスについても確認でき、実際に使用されているかどうか、いつ使用されたかだけでなく、最後に使用されたのはいつかを確認することもできます。たとえば、ジョン用のサブスクリプションライセンスがあるとしても、ジョンが2ヶ月ほどそのライセンスを使用していないことがわかるかもしれません。 ジョンにはそのライセンスが必要ないのかもしれませんし、もう会社を辞めているか、プロジェクトを離れたのかもしれません。このようにして、サブスクリプション型のライセンスであれば、より効果的にライセンスを再割り当てすることができます。

[20:18]さて、サブスクリプションライセンスについては、利用はしているものの、長期間放置されたままになり、サブスクリプションライセンスが必ずしも必要とされないケースもあるかもしれません。もしフローティングライセンスプールを設定できるのであれば、それらをそこに含めてもよいかもしれません。

[20:38] ニックス：次に、もう1つ質問があります。匿名からの質問です。「企業は、使われていないライセンスを監視するだけで、どのようにして確実な収益を上げているのでしょうか。それは本当に一般的なことですか？」

[20:51] サギ：はい。通常、15～30％程度のコスト削減が見込めますが、実際には利用パターンによって異なります。 ライセンスを取得したまま何時間も放置し続けるユーザーがいる場合は、アイドル状態のライセンスに関するレポートを活用し、それらのライセンスを回収することで、効率をさらに高めることができます。しかし、利用パターンが数分単位や1時間単位でアイドル状態になる程度であれば、その効果は多少控えめになります。ですから、状況によって異なりますが、15％から最大で30％程度のコスト削減が見込めます。

[21:35] Nix：もう1つ質問ですが、チームがライセンス管理の改善に取り組み始めたばかりの場合、まず何から手をつけるべきでしょうか？

[21:46] サギ：では、ウェビナーでもお話しした通り、まずは利用パターンを見てみましょう。ユーザーはどのように利用しているのでしょうか？長時間利用しているのでしょうか？それとも、長時間閲覧しているのでしょうか？あるいは、数日間だけ閲覧しているのかもしれません。そこからさらに深く分析してみると、ユーザーが閲覧して利用しているのは、おそらく4～5時間程度であることがわかります。

[22:15]これらのライセンスのアイドル時間を把握し、ライセンスハーベスティングを実施する必要があるかどうかを確認することで、ライセンス管理をより適切に行うことができます。場合によっては、アイドル時間が許容範囲内であることがわかることもあります。1回あたり30分程度かもしれません。 平均値を確認してみると、30分や40分程度であることがわかりますが、これはワークフローの一部であることを意味するため、問題ありません。彼らは作業を行い、シミュレーションを実行し、またその作業に戻ってきますが、それで問題ありません。

[22:47]でも、私が10年の経験の中で実際に目にしたケースだと、ユーザーは自分がライセンスを持てないことを分かっているんです。朝来ては、「ああ、ライセンス手に入れたよ。うわっ、このライセンス、今日一日ずっと持っておくぞ。 これ、手放さないよ。使っても使わなくても、どうでもいいから。ライセンスはいつも足りないんだ。いつも拒否されて、ただ手をこまねいて待たなきゃいけないんだ。」

[23:20]そうですね、まずデータを確認し、次にそれが正しいと確認できたら行動に移します。最初は控えめな回収閾値から始めます。つまり、1時間や1時間半アイドル状態が続いた場合にそのライセンスを回収できるようにするのです。その後、より厳しい閾値に移行し、例えば30分アイドル状態が続いた時点でライセンスを回収するように設定します。

[23:47]これに対処する最善の方法は、ユーザーへの啓発活動を行い、さまざまな通知や研修を通じて、彼らが利用しているライセンスが多くの場合、他の人の業務の妨げになっていることを理解してもらうことです。

[24:07] ニックス：ロンダさんから追加の質問が寄せられています。アイドル時間とは、コンピュータ全体がアイドル状態にあるということではなく、その特定のアプリだけがアイドル状態にあるということですね。合っていますか？

[24:16] サギ：その通りです。つまり、この特定のプロセス、このアプリケーションは動作していないということです。何も行っていません。クリックも受け付けていません。CPUもメモリも使用していません。バックグラウンドにあっても、フォアグラウンドにあっても、関係ありません。 プロセッサからもユーザーからも、何の操作も受け付けていません。何も反応していないのです。つまり、ユーザーは同じワークステーションにいるかもしれませんが、別の作業をしている可能性があります。

[25:00] Nix：そして最後に、FlexLMだけでなく、DSLSのような他のライセンスマネージャーとこれらのツールを連携させるのは難しいかどうか、という質問もあります。

[25:12] サギ：なるほど、それは良い方法ですね。FlexLMの場合、基本的には「LM remove」を実行します。 サーバーにコマンドを送信して、「ライセンスを回収してください」と指示し、一方でアプリケーションを一時停止させます。DSLSにはハートビート機能があり、つまりライセンスサーバーはアプリケーションからハートビートを受信します。その間隔はアプリケーションによって異なりますが、1分ごと、5秒ごと、5分ごとなど、アプリケーション次第です。

[25:46]私たちが実施するのは、エンドユーザーのワークステーション上でライセンスを一時停止させるだけです。一時停止されると、ハートビートは送信されなくなります。その後、DSLSサーバーがハートビートを受信しなくなると、自動的にライセンスを取り消すようになっています。つまり、一方の側でライセンスを凍結し、あとはサーバーに処理を任せるわけです。通常、この処理には1分ほどかかります。私がこれまで見た中で最も時間がかかったのは5分でした。

[26:14] ニックス：これで質疑応答のセッションは終了となります。皆様、丁寧なご回答をありがとうございました。サギさん、改めて感謝申し上げます。また、本日ご参加いただいた皆様、ありがとうございました。本ウェビナーは録画されており、まもなくメールにてリンクをお送りいたします。

[26:29]最新のブログ記事も公開しています。画面に表示されているQRコードをスキャンするか、当社のウェブサイトにある「リソース・ブログ」ページをご覧ください。また、Open iT のビジネスソリューションコンサルタントによる30分間の無料相談も実施しています。ご自身の環境におけるライセンス最適化について検討したいとお考えの方は、画面に表示されている連絡先からご連絡ください。さらに、最新情報を入手するには、ソーシャルメディアで「Open iT, Inc.」をフォローしてください。

[27:07]改めて、今日の司会を務めるニックスです。ありがとうございました。どうかお気をつけて。