Não se pode mais ficar ocioso: Recuperar e reatribuir licenças subutilizadas

[0:01] Nix: Bom dia, boa tarde e boa noite a todos. Bem-vindos ao webinar da Open iT intitulado «Idle No More: Recuperação e reatribuição de licenças subutilizadas». Chamo-me Nix e serei o vosso anfitrião hoje. Nos próximos 20 minutos, o nosso orador irá ajudá-los a identificar o desperdício de licenças e mostrar-vos como transformar licenças subutilizadas em ativos ativos.

[0:23] Irá adquirir estratégias claras e práticas para reduzir custos, recuperar valor e alinhar a utilização das suas licenças com as necessidades reais da empresa. Não hesite em enviar as suas perguntas através do painel de perguntas e respostas na parte superior do ecrã. Responderemos a todas após a sessão principal. Se não for possível responder a todas as perguntas em direto, não se preocupe. Entraremos em contacto por e-mail ou LinkedIn. Agora, uma breve apresentação do orador de hoje.

[0:46] Na qualidade de arquiteto de soluções, o Sagi tem uma missão: proporcionar resultados que acrescentem valor aos seus clientes. Com vasta experiência em gestão de relações com clientes, já trabalhou com clientes de renome de diversos setores, ajudando-os a atingir os seus objetivos através da maximização dos seus investimentos em software. Vamos dar as boas-vindas ao Sagi.

[1:08] Sagi: Muito obrigado. Então, sejam bem-vindos ao webinar. Na Open iT, o nosso serviço oferece algumas propostas de valor. Vamos começar por aí. Asseguramos que a vossa empresa esteja sempre em conformidade e com todas as licenças em dia. Que possam planear eficazmente o futuro e os orçamentos, reduzir os custos com licenças e evitar custos inesperados.

[1:38] Ajudamos a otimizar os seus recursos de licenças, tornando-os mais ágeis através de uma melhor utilização dos mesmos. Proporcionamos visibilidade sobre a utilização ativa real por utilizador, departamento, aplicação ou qualquer outra agregação que deseje. E, por fim, poderá justificar as suas aquisições e a redução de licenças, conseguindo evitar custos com base na utilização real.

[2:06] Assim, hoje iremos analisar alguns indicadores analisados por um dos nossos clientes no âmbito dos seus esforços de otimização para reduzir o consumo de licenças, nomeadamente no que diz respeito à recuperação de licenças, aos períodos de inatividade dos utilizadores e à maximização global dos padrões de utilização.

[2:33] A Murphy Oil é um grande cliente no setor do petróleo e do gás. A empresa enfrentava um desafio específico: precisava de uma visão global, a nível da empresa, dos seus ativos de TI e das suas aplicações de engenharia. Mais concretamente, precisava de uma visão geral da utilização do software de exploração geocientífica.

[2:55] A Murphy Oil utilizou os níveis 1, 2 e 3 na sua infraestrutura existente para, em primeiro lugar, detetar qualquer utilização indevida de licenças de software, identificar utilizadores inativos e qualquer utilização mal gerida das aplicações.

[3:14] Em segundo lugar, implementaram métodos eficazes de recolha e recuperação de licenças, com o objetivo de otimizar automaticamente a utilização do software existente, o que resultou numa redução de custos de 1,4 milhões de dólares após os primeiros dois anos de implementação do Open iT, tendo afirmado que, logo no primeiro ano de implementação, conseguiram utilizar os relatórios para tomar decisões informadas sobre o portfólio global de software da empresa.

[3:50] Vamos então ver o que utilizaram e como o fizeram.

[3:58] Começaremos por apresentar a visão geral da solução em três níveisdo LicenseAnalyzer™, em que o primeiro nível permite gerar análises com base na utilização das licenças — ou seja, nos registos de retirada e devolução de licenças —, gerando várias tendências e indicadores-chave de desempenho (KPI) importantes sobre a utilização das licenças. Em primeiro lugar, averiguamos em que medida e com que eficácia os conjuntos de licenças estão a ser utilizados, indicando se o portfólio está subutilizado, sobreutilizado ou, talvez, posicionado de forma ideal.

[4:34] O nível dois permite compreender os padrões de utilização dos utilizadores. Ou seja, o que é que os utilizadores fazem, na prática, com as licenças depois de as terem obtido do servidor? Fornece uma análise da utilização ativa em comparação com a inativa em diferentes licenças.

[4:54] Ora, o próximo passo lógico é o nível três, ou seja, recuperar as licenças inativas que se encontram paradas no computador do utilizador e devolvê-las ao conjunto de licenças, permitindo a recuperação automática das licenças não utilizadas e reduzindo drasticamente a perceção de utilização dessas licenças.

[5:21] Vamos aprofundar o nível dois e descobrir como monitorizar a utilização ativa real e elaborar relatórios sobre licenças inativas.

[5:33] Então, o que se passa realmente com as minhas licenças? O nível um começa por dar à sua organização uma visão geral do inventário de licenças, ou seja, das licenças que foram adquiridas e instaladas no seu sistema. Em seguida, indica a tendência do consumo de licenças simultâneas com base nas licenças que saem e regressam ao servidor.

[6:02] Como se pode ver aqui, parece que, com o passar do tempo, fomos precisando de mais licenças, o que nos levou a adquirir cada vez mais licenças, à medida que a utilização continuava a crescer.

[6:17] No entanto, ao ativar o nível dois, o que se revela é, normalmente, uma história completamente diferente. Com base nos padrões de utilização dos utilizadores, podemos constatar que muitos deles mantêm a aplicação em modo inativo durante muito tempo ao longo do dia. E as nossas necessidades em termos de licenças seriam, na verdade, muito menores se todos utilizassem as licenças apenas quando necessário e reduzissem ao mínimo o tempo de inatividade.

[6:47] Apresentamos aqui a verdadeira linha de utilização ativa, que permite compreender que, se os utilizadores gerirem corretamente as suas licenças, precisaremos, na prática, de muito menos licenças do que as que temos, e a falsa sensação de que são necessárias mais licenças desaparece.

[7:12] Mas como é que isso se faz? Como podemos saber se um utilizador está a utilizar a licença da aplicação ou não? Bem, para o nível um, precisávamos de uma visão clara do servidor. Por isso, colocámos um componente cliente no próprio servidor de licenças. Mas, para o nível dois, precisamos de uma análise mais detalhada dos padrões de utilização dos utilizadores.

[7:34] Assim, pegamos no mesmo cliente e, agora, instalamo-lo na estação de trabalho do utilizador final. Desta forma, podemos obter uma visão mais detalhada do que o utilizador está realmente a fazer com a licença que retirou. O Open iT monitoriza vários indicadores. O processo da aplicação pode estar a ler e a escrever no disco, a utilizar o processador ou a memória, ou mesmo a registar a atividade do utilizador com a aplicação, como clicar no teclado ou no rato.

[8:06] E para determinar se o utilizador está a interagir com a aplicação, precisamos desse componente do cliente. E verificamos se a aplicação está a executar alguma coisa ou se, talvez, o utilizador está a interagir.

[8:20] Ora, uma questão que surge frequentemente é: e se um utilizador não estiver, de facto, a utilizar a aplicação, mas esta estiver a realizar alguma ação? Talvez esteja a executar uma simulação ou um cálculo que demora muito tempo, sem que o utilizador esteja, de facto, a interagir com a aplicação. Bem, será que o Open iT a considerará inativa?

[8:42] Bem, não. O Open iT sabe que está ativo mesmo que o utilizador não esteja presente. Vejamos este caso. Temos um utilizador que clicou um pouco com o rato, digitou um pouco no teclado, mas depois foi-se embora. A linha fica plana. Talvez tenha ido a uma reunião, talvez tenha ido para casa, talvez ainda esteja na estação de trabalho, mas não esteja a utilizar ativamente esta aplicação.

[9:07] Vemos que ele saiu da aplicação para fazer outra coisa, uma vez que o processo consome recursos do processador, lê e grava no disco e consome memória. Por isso, o Open iT sabe que está ativo. Só quando tudo ficar parado é que o Open iT começa a contar o tempo de inatividade.

[9:28] O Then Open iT disponibiliza vários relatórios sobre a utilização ativa versus inativa por aplicação e por utilizador ao longo do tempo, consoante o relatório que for necessário.

[9:43] E eis um exemplo de um relatório deste tipo fornecido pelo nosso cliente. Primeiro, mostra-nos a comparação entre a utilização ativa e a inativa ao longo do tempo, onde podemos ver que a inatividade atinge, em média, cerca de 44 % do tempo total de utilização, o que é muito significativo.

[10:04] Depois, podemos acrescentar a isso a tendência de eficiência, que nos mostra que, do total de 21 licenças, na verdade não precisamos de tantas licenças como pensamos, uma vez que a 21.ª licença só foi utilizada durante cerca de um dia em todo o ano. O mesmo se aplica à 20.ª e à 19.ª licença. Verificamos que, na realidade, estas foram muito pouco utilizadas, o que significa que são redundantes; para termos um sistema de licenciamento otimizado, precisaremos apenas de cerca de 16 licenças em vez de 20, uma vez que, ao longo do tempo, podemos constatar que as licenças são ativas, mas não são realmente utilizadas.

[10:56] Então, como podemos mitigar isso? Como podemos garantir que ninguém fique com as licenças inativas durante demasiado tempo? Digamos que temos um utilizador que se ausentou durante muito tempo. Deixou a aplicação aberta, sem estar a processar nada. Bem, após um período de tempo predefinido, a sua aplicação será suspensa e a licença voltará para o conjunto de licenças disponíveis para outras pessoas utilizarem.

[11:29] Isto otimiza automaticamente o consumo de licenças para corresponder à utilização ativa real apresentada nos relatórios, uma vez que garante que ninguém deixa a aplicação aberta sem estar a fazer nada. Além disso, dispomos de funcionalidades robustas de relatórios para lhe mostrar toda a utilização ativa, inativa e suspensa, proporcionando uma visão completa dos padrões de utilização das licenças após estas terem sido atribuídas.

[12:02] Então, como é que podemos recuperar e reatribuir licenças em grande escala nas nossas várias equipas? Bem, primeiro teremos de identificar os utilizadores que têm as suas licenças inativas há muito tempo e, em seguida, determinar se isso constitui um problema grave na organização.

[12:26] Se verificarmos que muitos utilizadores estão, de facto, inativos, isso acaba por prejudicar o fluxo de trabalho. Vamos definir limites inteligentes para a recuperação de licenças, definindo basicamente o período de tempo durante o qual permitimos que os utilizadores permaneçam inativos antes de recuperarmos essa licença.

[12:49] Assim que o sistema Open iT detetar utilizadores que tenham ultrapassado o limite, exibirá uma notificação para esses utilizadores. E se estes não responderem, isso significa que não estão a utilizar ativamente a aplicação ou que podem nem sequer estar junto à estação de trabalho, o que permite ao sistema Open iT recuperar automaticamente as suas licenças para o conjunto de licenças e bloquear a aplicação.

[13:20] Assim, agora as licenças podem ser redistribuídas a outros utilizadores que realmente delas necessitem, contribuindo para uma transição suave das licenças de utilizadores inativos para utilizadores ativos e proporcionando uma maior disponibilidade de licenças para todos.

[13:41] Agora que já compreendemos os níveis 1, 2 e 3 e como funcionam, vamos dar uma vista de olhos a algumas histórias de sucesso de clientes que beneficiaram da utilização dos nossos módulos de otimização.

[13:57] A Aio Arrow, do setor da aviação, implementou os níveis um e três em duas fases, tendo o nível um sido implementado em primeiro lugar, o que proporcionou uma redução de custos de 40%, com uma redução adicional de 14% após a implementação do nível três e a recuperação de licenças ociosas, garantindo não só a redução do número de licenças adquiridas, mas também a manutenção dessa situação através das funcionalidades de recuperação automática de licenças do nível três.

[14:35] Primeiro, descobriram o que a utilização dos seus utilizadores realmente revela, numa base diária e semanal, identificando os diferentes padrões e tendências de consumo das suas aplicações. Em seguida, analisaram mais aprofundadamente quantas licenças necessitavam efetivamente após a implementação da recolha de licenças. Descobriram quais as aplicações que exigiam mais licenças, como eram utilizadas pelos utilizadores finais e, por fim, quantas licenças necessitavam efetivamente com base em todos os parâmetros.

[15:17] Vamos dar uma vista de olhos rápida a outra história de sucesso de um cliente, que apresenta um caso semelhante, mas mais marcante. Trata-se de uma grande empresa do setor das matérias-primas que conseguiu definir várias regras de recuperação para otimizar a utilização das suas licenças com base nas recomendações comerciais da Open iT.

[15:40] Verificaram que o consumo de licenças tem vindo a aumentar ao longo do tempo e que os utilizadores se queixam frequentemente de não conseguirem obter uma licença quando precisam, o que obriga o departamento de aquisições a comprar cada vez mais licenças, como se pode observar pelo aumento da linha azul.

[16:04] Mas, ao analisar o consumo real de utilização — ou seja, a utilização simultânea ativa, excluindo quaisquer sessões inativas —, descobriram que o consumo diminui ao longo do tempo, como se pode ver a vermelho. Basicamente, perceberam que o aumento constante do consumo de licenças era apresentado de forma enganosa e não se devia, na realidade, a um maior número de utilizadores a utilizar a aplicação, mas sim a um maior número de utilizadores com a aplicação inativa, o que os levou a ativar a funcionalidade de otimização de licenças do nível 3, suspendendo qualquer aplicação que permanecesse inativa durante mais de uma hora e reduzindo drasticamente a necessidade de licenças.

[16:56] Desta forma, permitindo-lhes reduzir os custos de licenciamento, mas também proporcionando aos seus utilizadores uma maior disponibilidade dessas licenças, garantindo que todos tenham uma licença quando precisarem. Afirmaram que, só num único produto de software, conseguiram uma poupança de 639 000 dólares numa licença de pagamento por utilização, simplesmente identificando as diferentes sessões inativas — na maioria das quais duravam 4 horas ou mais — com as licenças de pagamento por utilização que estavam a ser utilizadas.

[17:43] E é tudo. Gostaria de abrir o espaço para quaisquer perguntas que possam ter para mim. Portanto, podem começar.

[17:52] Nix: Obrigado, Sagi, pela tua apresentação tão esclarecedora. Temos algumas perguntas excelentes preparadas. Vamos passar logo à sessão de perguntas e respostas.

[18:07] Então, temos uma pergunta. Já repararam no que costuma fazer com que as licenças fiquem por aí sem serem utilizadas, especialmente na área da engenharia?

[18:19] Sagi: Bem, há muitas formas, muitas opções para isto. Ora, por vezes, os utilizadores mantêm as licenças mesmo que não tencionem utilizá-las de imediato, só por precaução, como se costuma dizer, caso venham a precisar delas mais tarde, e simplesmente deixam-nas na estação de trabalho para não terem de disputar licenças mais tarde.

[18:47] Outra razão poderá ser o facto de deixarem o sistema a funcionar em modo inativo durante horas a fio, mesmo durante a noite. Talvez tenham apenas saído de uma máquina virtual e não saibam que, mesmo depois de terem saído, a aplicação continua a funcionar, continuando a consumir essa licença.

[19:08] Por isso, depende mesmo do fluxo de trabalho de cada utilizador. Alguns simplesmente, sabes, afastam-se para uma reunião, fazem uma pausa ou talvez simplesmente vão para casa no final do dia e esquecem-se de o desligar. Por isso, há muitas opções.

[19:26] Nix: Há também outra pergunta aqui, Sagi. É da Rhonda. Isto ajuda a descobrir quem tem licenças de subscrição que não estão a ser utilizadas?

[19:36] Sagi: Sim, também é possível encontrar não só licenças simultâneas, mas também licenças por subscrição, licenças nominativas e licenças de pagamento por utilização, e verificar se estão realmente a ser utilizadas, quando são utilizadas, mas também é possível ver quando foi a última vez que foram utilizadas. Assim, pode ter uma licença por subscrição para o João, mas percebe que o João não utilizou a licença há talvez dois meses. Talvez o João não precise dela, talvez já não faça parte da empresa, talvez tenha saído do projeto. Desta forma, pode reatribuir as licenças de forma mais eficaz com as licenças baseadas em subscrição.

[20:18] No que diz respeito a essas licenças por subscrição, é possível que as pessoas as utilizem, mas depois as deixem inativas durante muito tempo, não sendo necessária uma licença por subscrição. Talvez possam simplesmente fazer parte de um conjunto de licenças flutuantes, caso seja possível criar um.

[20:38] Nix: A seguir, temos outra pergunta. É anónima. Como é que as empresas estão a obter retornos sólidos apenas ao monitorizar licenças ociosas? Isso é realmente comum?

[20:51] Sagi: Sim. Normalmente, observamos uma redução de custos entre 15 % e 30 %, mas isso depende realmente dos padrões de utilização. Se tiver utilizadores que adquirem uma licença e a mantêm ativa durante horas a fio, obterá uma maior eficiência se utilizar relatórios de licenças inativas e se recuperar essas licenças. Mas se os padrões mostrarem que ficam inativas durante alguns minutos de cada vez ou apenas uma hora de cada vez, então a redução será um pouco mais modesta. Portanto, depende realmente do caso, mas podemos observar uma redução que varia entre 15% e até 30%.

[21:35] Nix: E outra pergunta: se uma equipa está a começar agora a pensar em gerir melhor as licenças, o que é que deve fazer em primeiro lugar?

[21:46] Sagi: Então, tal como dissemos no webinar, comece por analisar os padrões. Como é que as pessoas estão a utilizar a aplicação? Estão a utilizá-la durante muito tempo? Estão a explorá-la durante muito tempo? Talvez estejam a explorá-la durante alguns dias. Depois, analise mais a fundo. Verá que os utilizadores estão a explorá-la e a utilizá-la talvez durante quatro ou cinco horas.

[22:15] Pode gerir melhor estas licenças ao averiguar o seu tempo de inatividade e verificar se, de facto, é necessário implementar a recuperação de licenças. Por vezes, irá constatar que o tempo de inatividade é razoável. Pode ser de 30 minutos de cada vez. Se analisar a média, verá que esta ronda os 30 ou 40 minutos, o que não constitui problema, pois significa que faz parte do fluxo de trabalho deles. Trabalham nisso, executam uma simulação, voltam a ela e isso é normal.

[22:47] Mas se vires casos como os que eu próprio testemunhei nos meus 10 anos de experiência, em que os utilizadores sabem que não vão ter uma licença. Chegam de manhã e dizem: «Sim, consegui uma licença. Meu Deus, agora vou ficar com esta licença o dia todo. Não vou largá-la porque, quer a use, quer não, não me interessa. Nunca temos licenças suficientes. Estou sempre a ser recusado e tenho de ficar de braços cruzados.»

[23:20] Então, sim, em primeiro lugar, analisa os dados; em segundo lugar, se verificares que estão corretos, age: começa com um limiar de recolha modesto, ou seja, se estiveres inativo durante 1 hora ou 1 hora e meia, podes recolher essa licença; mas, depois disso, podes passar para limiares mais agressivos e, por exemplo, se forem 30 minutos, a licença é recolhida.

[23:47] E a melhor forma de abordar esta questão é sensibilizar os utilizadores, enviar vários comunicados e organizar formações, para que fiquem a saber que, em muitos casos, a licença que estão a utilizar está a interferir com o trabalho de outras pessoas.

[24:07] Nix: E temos uma pergunta complementar da Rhonda. O tempo de inatividade não significa que o computador esteja inativo, mas apenas que essa aplicação em particular está inativa. Está correto?

[24:16] Sagi: Exato. Significa que este processo específico, esta aplicação, não está a funcionar. Não está a fazer nada. Não está a receber quaisquer cliques. Não utiliza a CPU, não utiliza a memória. Pode estar em segundo plano, pode estar em primeiro plano, não importa. Não está a receber qualquer interação, nem do processador, nem do utilizador, nada. Por isso, o utilizador pode estar na mesma estação de trabalho, mas a fazer outra coisa.

[25:00] Nix: E, por último, outra pergunta: será que é complicado fazer com que estas ferramentas funcionem com outros gestores de licenças, como o DSLS, e não apenas com o FlexLM?

[25:12] Sagi: Muito bem, essa é boa. Então, no caso do FlexLM, basicamente fazemos uma remoção da licença (LM remove). Enviamos um comando ao servidor e dizemos-lhe: «Ei, recupera a licença», e, por outro lado, suspendemos a aplicação. No caso do DSLS, existe um «heartbeat», o que significa que o servidor de licenças recebe um sinal de «heartbeat» da aplicação a cada — depende da aplicação —, mas pode ser a cada minuto, a cada 5 segundos, a cada 5 minutos, dependendo da aplicação.

[25:46] E o que fazemos é simplesmente suspendê-la na estação de trabalho do utilizador final. E, uma vez suspensa, deixa de enviar o sinal de vida. E da próxima vez que o servidor DSLS não receber o sinal de vida, sabe que deve revogar a licença automaticamente. Basicamente, congelamo-la numa das extremidades e deixamos o servidor tratar do resto. Normalmente demora 1 minuto. O tempo máximo que já vi foi de 5 minutos.

[26:14] Nix: E acho que isto encerra a nossa sessão de perguntas e respostas. Obrigado por estas respostas tão ponderadas. E obrigado mais uma vez, Sagi. E obrigado a todos os que se juntaram a nós hoje. Este webinar foi gravado e, em breve, será enviado um link para o vosso e-mail.

[26:29] Temos também os nossos artigos mais recentes no blogue. Leia os códigos QR no ecrã ou aceda à secção «Blogues» na nossa página web. Estamos também a oferecer uma consulta gratuita de 30 minutos com um consultor de soluções empresariais da Open iT. Por isso, se estiver pronto para explorar a otimização de licenças no seu ambiente, entre em contacto através dos dados de contacto apresentados no ecrã e siga-nos na Open iT, Inc. nas redes sociais para se manter atualizado.

[27:07] Mais uma vez, sou o Nix, o vosso apresentador de hoje. Obrigado e fiquem bem.