SolidWorks: Estrategias Inteligentes para Ahorros en 2025

[0:02] Alfonso: Buenos días y buenas tardes a todos. Gracias por acompañarnos en el seminario web de hoy titulado «SolidWorks: estrategias inteligentes para ahorrar en 2025». Mi nombre es Be Sánchez y seré vuestra anfitriona hoy. Las principales empresas de ingeniería, diseño y fabricación utilizan SolidWorks para sus proyectos; sin embargo, gestionar de forma eficaz las licencias y los costes del software puede resultar complicado. En este seminario web, el ingeniero de preventa de Open iT , Alfonso Villanueva, profundizaráen cómo podemos obtener visibilidad sobre el uso de las licencias y tomar decisiones fundamentadas y rentables con datos del mundo real. Antes de comenzar, les invito a todos a enviar sus preguntas por correo electrónico a webinars@openit.com. También estamos supervisando nuestra sección de preguntas y respuestas, donde más adelante nuestro ponente responderá a algunas de ellas; y si no tenemos la oportunidad de responder a todas, nos pondremos en contacto por correo electrónico para ofreceros las respuestas. Nuestro ponente es ingeniero de preventa con amplia experiencia en la optimización de software de ingeniería técnica e industrial. Reside en Querétaro y es un consultor de alto nivel con una vasta experiencia en licencias de software, administración de tecnología y gestión de activos de TI. Es un líder contrastado con una combinación única de responsabilidades en pequeñas y grandes empresas, y con una gran pasión por crear negocios de éxito. Actualmente colabora con el equipo de ventas como experto técnico para ofrecer la mejor solución a los clientes en materia de licencias de software. Señoras y señores, les damos la bienvenida a Alfonso Villanueva.

[1:50] Muchas gracias, bbl. Bienvenidos a todos en esta jornada en la que exploraremos cómo optimizar nuestra suite de productos de SolidWorks. Bueno, empecemos de una vez: el programa de hoy consiste en hablar un poco sobre las licencias de SolidWorks; veremos algunos ejemplos que hemos tomado de nuestros propios clientes y, al final, veremos cuáles son las estrategias de optimización de nuestro software de ingeniería técnica o industrial.

[2:15] Y bien, SolidWorks, como les comentaba, es una suite de productos que se utiliza en todo el mundo en las áreas de ingeniería de diseño y en otros ámbitos de nuestros negocios, y que se gestiona con diferentes tipos de licencias; algunas de ellas pueden ser licencias de red, licencias independientes o los nuevos modelos de suscripción en la nube; los plazos pueden ser licencias perpetuas, de 12 meses o, incluso, para proyectos pequeños, de tres meses. Hoy nos centraremos en las licencias concurrentes de red y también las independientes, es decir, aquellas que son para un solo usuario o para un solo ordenador. En los ejemplos veremos algunos precios que hemos obtenido de Internet y nos centraremos principalmente en las versiones Standard, Professional y Premium de SolidWorks, así como en el coste de mantenimiento que supone renovar estas licencias año tras año.

[3:33] Pasemos directamente a nuestro ejemplo del primer cliente: se trata de una empresa que cuenta con diferentes servidores en distintos países, donde tiene almacenadas las licencias de SolidWorks. Estamos realizando una simulación global para responder a la pregunta de por qué, en algunos casos, mis usuarios o los ingenieros se quejan de que no tienen acceso a las licencias, y también para identificar oportunidades de cómo reasignarlas o incluso si podríamos obtener ahorros en este ámbito. En definitiva, a través de los informes de Open iT podemos realizar mapas para simular qué pasaría si tuviéramos un único servidor global que diera servicio a nuestros usuarios, y eso es lo que estamos viendo en pantalla: aquí vemos los nombres de las aplicaciones que tenemos en todos los servidores, ya reunidas en un solo lugar, y vemos que hay 29, 4 y 11 licencias, dependiendo del tipo de aplicación. Si nos fijamos en el uso que han tenido estas licencias durante el último año, vemos que, en realidad, el uso ha sido escaso; las aplicaciones que tienen 29 licencias disponibles nos muestra que solo se han utilizado nueve; en el caso de algunas que tienen 11, el máximo de uso en todo el año fue de cinco. En fin, ¿qué pasa con esta información? Nos damos cuenta de que no debería haber denegaciones; mis usuarios deberían estar trabajando sin problemas.

[5:00] Entonces, si nos fijamos en el caso de los rechazos, aquí es donde nos damos cuenta de que, para dos aplicaciones en concreto —SolidWorks y Office Premium—, tenemos un número muy elevado de rechazos: 277 400 en el otro caso. Así pues, vamos a analizar por qué ocurre esto. Muy bien, si consultamos un informe de uso en tiempo real de estas licencias, analizamos SolidWorks y nos damos cuenta de que, en este informe, vemos que hay una cantidad de licencias que han sido reservadas; es decir, el usuario reserva una, dos o tres licencias y estas quedan asignadas a él de forma fija, de modo que otros usuarios no pueden utilizarlas. Si observamos el tiempo de uso, en algunos casos vemos que la reserva se realizó hace hasta 20 horas y la licencia sigue ocupada por una sola persona. ¿Qué ocurre? Es posible que, cuando alguien quiera acceder a este software, el sistema le responda que no hay licencias disponibles. Así pues, aquí tenemos ya uno de los puntos que hay que revisar pero ¿quiénes son o en qué área se encuentran? ¿En qué departamento? Podemos ver la información accediendo a los datos de Active Directory, donde ya nos proporcionaría el nombre del usuario, el departamento, su correo electrónico… en definitiva, la información necesaria para que podamos enviarle un correo y solicitarle que libere esas licencias. La información, como les digo, es de clientes reales; por eso todos los datos personales aparecen en gris.

[6:56] Muy bien, ya tenemos aquí una lista de las personas que tienen licencias ocupadas todo el tiempo; entonces, ¿qué ocurre con la tendencia de uso? Sabemos que, en la línea negra, tenemos 29 licencias disponibles en todo momento y que el uso, en la línea azul, siempre está por debajo; tiene sus altibajos, y cuando más se han utilizado las licencias, han sido pocas en comparación con el número máximo de licencias que tenemos, pero en la línea roja es donde aparecen estas denegaciones y es aquí donde recibimosla llamada, el correo o el mensaje de texto diciendo: «No puedo acceder a SolidWorks, quiero hacer algo y no me deja». Pero, ¿por qué ocurre esto? Vamos a seguir analizando otro de los informes que se utilizan mucho: el de eficiencia de las licencias, que nos indica la cantidad de horas que acumulan los diferentes números de licencias activas. Vemos que, cuando hay una licencia activa, llega a casi 8.000 horas de uso en este periodo de un año; cuando tenemos cinco licencias activas, la cifra baja y solo acumulan un poco más de 2.000 horas, y así vamos una por una hasta llegar al máximo, que son las 16 licencias que se utilizaron durante todo el año; estas tienen muy, muy poco uso. La tabla nos indica que estas 16 licencias solo ocuparon un 0,2 % del tiempo total en el que estuvieron activas, por lo que algo más está sucediendo aquí y eso explica por qué mis usuarios están recibiendo estos mensajes de denegación.

[8:34] Seguimos explorando y vamos a ver el comportamiento de uso, es decir, cómo están utilizando el software mis ingenieros y mis diseñadores. En este informe de mapa de calor se nos muestran los días de la semana y las horas del día, por lo que podemos ver exactamente cuántas licencias se están utilizando en cada uno de estos recuadros. Por ejemplo, el comportamiento habitual nos indica que los ingenieros empiezan a trabajar a las 2 de la madrugada y terminan más o menos a las 3:34 de la tarde Recordad que se trata de diferentes países, por lo que tienen diferentes husos horarios; por eso, a veces los gráficos se desplazan un poco. En otras palabras, nos damos cuenta de que se trata de un uso normal: no hay mucho uso fuera del horario laboral; sin embargo, sí detectamos que hay usuarios a los que llamamos «campers», es decir, que ocupan licencias y nunca las liberan, y estamos hablando de cinco, seis, siete u ocho licencias, en algunos casos, que permanecen ocupadas todo el día. Lo que pasa es que, cuando el usuario quiere trabajar —alguien que no tenga ninguna reservada—, empieza a ver los rechazos y nos dice: «Bueno, aquí lo vemos: el viernes a las 9 de la mañana hubo 18 rechazos», es decir, intentaron entrar y el sistema les dijo: «No hay licencias, no hay licencias».

[10:13] Bueno, sigamos analizando el tema; vamos a entrar un poco más en detalle. Ahora vamos a ver usuario por usuario: al acceder a este informe, nos muestra la lista de usuarios, nos indica el número máximo de licencias que se están utilizando, el tiempo que lleva en uso la licencia y la columna de denegaciones. Aquí ya vemos que algunos han tenido 3, 16, 37 y 12 denegaciones, y vamos a ver por qué está sucediendo esto. Si nos lo planteamos, nos preguntamos: «¿Tendré que comprar más licencias?», pero si el máximo es de 16 y tengo 29, no, eso no tiene sentido. ¿Puede ser otra cosa? Bueno, quizá haya proyectos nuevos y se esté utilizando más el software. Entonces podemos hacer este informe en el que, según el tiempo de uso, vamos viendo el cambio mes a mes; es decir, de enero a febrero hubo un aumento de 29; en marzo bajó un poco y así vamos uno por uno y nos damos cuenta de que esto ocurrió en 2023; en 2024 no ha habido tantos cambios radicales: ha habido un incremento del 10 % (de 28 a 5) y algunas reducciones del 4 % (de 9 a 4), así que la situación está un poco estable. Por lo tanto, no debería haber denegaciones aquí y tampoco debería comprar más licencias; de hecho, nos sobran.

[11:54] Si entramos en detalle sobre cuántos usuarios están utilizando el software, aquí vemos mes a mes el número de usuarios distintos que acceden; vemos que no es un cambio drástico, no es como para determinar si me estoy quedando sin licencias, así que podemos ir analizando toda esta información: son puntos críticos que hay que analizar para determinar si realmente necesito comprar o no, o qué es lo que está pasando. Ahora bien, lo que hemos visto hasta el momento eran todos los servidores agrupados como si fueran uno solo; vamos al detalle, servidor : si me centro únicamente en un servidor, y no en todos, nos damos cuenta de que tiene menos licencias asignadas. Así, vemos que, por ejemplo, para SolidWorks, este servidor tiene 10 licencias; en este momento, tiene ocho en uso, una reservada y queda una licencia libre. Puede ser que, si llegan dos usuarios a utilizar SolidWorks, a uno de ellos se le deniegue el acceso. De ahí surge el problema que tenía esta empresa: un servidor con pocas licencias, pero muchos usuarios.

[13:32] Entonces seguimos analizando los detalles y nos damos cuenta del tiempo de uso de estas licencias; se ve relativamente normal: tres horas, dos horas, una hora… Solo hay una persona que tiene la licencia reservada, pero solo la ha estado utilizando durante dos días hasta ahora, así que esto sí es un uso más o menos normal de las licencias cuando utilizamos reservas. Pero bueno, ahora vamos a comparar la tendencia global con la tendencia de un único servidor; aquí nos dice bueno, en este servidor hay 10 licencias y el gráfico de uso sí nos indica que, en muchas ocasiones y durante muchos periodos de tiempo, estamos al límite de licencias; aquí está el problema: cuando mis usuarios —que son muchos— quieren acceder a la licencia de SolidWorks, les aparece el error de denegación, que es lo que se ve aquí en las columnas rojas; así que ya estamos viendo qué está pasando. Esto nos da una indicación de que, quizás, en lugar de tener un servidor por cada cada país, podríamos agruparlos todos en uno solo, consolidando todas las licencias para que estén disponibles y mis usuarios puedan acceder a ellas.

[15:03] Y bien, otra cosa que podemos analizar es el detalle de los usuarios ocasionales y los usuarios expertos; es decir, los usuarios expertos son aquellos que utilizan el software prácticamente todos los días y durante mucho tiempo, así que aquí ordenamos el informe de manera que nos muestre a los que menos uso hacen, que son este grupo de la parte superior, y vemos que no tienen ni una hora de uso, tienen muy poco tiempo acumulado y que la última vez que utilizaron la licencia fue hace 40 días hace 38 o 31 días; por lo tanto, a estos usuarios los podemos clasificar como usuarios ocasionales: sí utilizan el software, pero muy, muy poco; y en la parte inferior ya tenemos usuarios que acumulan más horas —170, 30, 50— y hace muy pocos días que lo han utilizado; esto nos puede servir para determinar si a estos usuarios les puedo dejar la licencia actual, cambiarla a otro modelo más económico o incluso determinar si son personas que ya no están en la organización o se han cambiado a otro departamento, y podemos reasignar las licencias.

[16:34] Y, en resumen, el problema de este cliente era que tenía varios servidores con distintos números de licencias y algunos de ellos ya estaban al 100 % de utilización. Al final, lo que hicieron fue consolidar los servidores que tenían menos licencias en uno solo y, de esta forma, lograron una eficiencia de trabajo mucho mayor.

[16:56] Pasemos al caso de otra empresa, otro cliente de Open iT , en el que se preguntaban cómo podrían ahorrar: «Estamos pagando mucho por el software; tengo diferentes tipos de licencias, así que me gustaría reasignarlas si es posible». Entonces, el primer punto es lograr la visibilidad que tenemos en este informe: ya vemos que tenemos diferentes aplicaciones en diferentes versiones —la versión profesional y la Premium—, la cantidad de licencias que compramos y la cantidad de usuarios, y vemos el primer punto interesante: el uso máximo de estas licencias también está por debajo de la cantidad que adquirimos. Para el primero, Cam Standard, compramos 50 licencias y, en este periodo de agosto a septiembre, solo se utilizaron 17 de ellas; para otro producto, cero: nadie lo utilizó este mes. Y así vamos, uno por uno, identificando qué es lo que está sucediendo.

[18:09] Si observamos la tendencia de uso, aquí vemos en rojo el número de licencias disponibles para la versión Premium y la tendencia de uso; así pues, si miramos el gráfico, lo máximo que se han utilizado han sido seis licencias, como veíamos, siempre muy por debajo del número de licencias que los usuarios están consumiendo en la versión Premium, que, de hecho, ya vimos al principio que es una de las más caras. Si nos fijamos en el número de horas que están utilizando este software, nos damos cuenta de que, cuando hay una licencia se acumularon 24 horas aquí, pero cuando se utilizaron seis, el uso fue mucho menor: solo 1,8 horas este mes. Esto nos indica que hay suficientes licencias disponibles; de hecho, el informe nos sugiere que podríamos reducir las 17 licencias disponibles a seis para cubrir el 100 % de la demanda, o incluso ir más allá y reducirlas a cuatro licencias, cubriendo el 99 % de la demanda; es decir, estaríamos cubriendo toda esta parte del gráfico, todas estas horas, y no habría ningún problema con los usuarios.

[19:36] Pero bueno, vamos a continuar con el análisis; veamos ahora qué ocurre mes a mes: hay un informe que nos indica día a día la cantidad de licencias que se utilizan a cada hora del día; así pues, durante agosto de 2024 sí hubo usuarios que utilizaron algunas licencias de forma continua; puede que se trate de «Campers», que son los usuarios que las reservaron o que encendieron su ordenador el lunes y, hasta 15 días después, apagaron la máquina y liberaron la licencia. Esto también nos indica que hubo un proyecto en el que tuvieron que trabajar todos esos días; ¿por qué? Porque al final llega un momento en que las cifras bajan a cero y el uso de estas licencias se ve más normal, pero esto fue en agosto. En septiembre también podemos ver que el uso ya es un poco más regular: se concentra entre las 7 de la mañana y las 7 de la tarde, más o menos; ese es el uso de este producto. Muy bien, si lo vemos semana a semana, también nos damos cuenta de que, efectivamente, su uso habitual es de las 8 de la mañana a las 7 de la tarde, aproximadamente, y vemos que se utilizan muchas de las licencias que tenemos disponibles; esta es para la versión estándar. En la versión estándar nos indica que tenemos 50 disponibles y el máximo ha sido de 26, por lo que también tenemos la oportunidad de reducir este número de licencias.

[21:24] Y bien, ahora vamos a traducir todo esto en cifras, porque, recordad, el objetivo empresarial de esta empresa era ahorrar; así que, si vamos sumando los costes de cada uno de los productos de SolidWorks, nos damos cuenta de que algunos ya están incluidos en las versiones estándar, Premium o profesional; por lo tanto, los que realmente nos suponen un coste son estos tres que están en medio —la versión estándar, la profesional y la Premium—. Ponemos aquí los datos de disponibilidad máxima en uso y ahora podemos calcular el ahorro siel 100 % de la disponibilidad; es decir, en la versión Premium tengo 17 disponibles, pero si lo reduzco a seis, simplemente con este cambio ahorraríamos aproximadamente 92 000; en la versión profesional, 57 000; y en la versión estándar, 100 000. Así que, con este sencillo cambio, ya tenemos un ahorro de un cuarto de millón. Si lo hacemos aún más agresivo —reduciendo la disponibilidad al 99 % de la demanda, reducimos aún más nuestras licencias y ahora podemos alcanzar un ahorro potencial de casi 300 000. Esto fue lo que más gustó a esta empresa: el coste de haber adquirido Open iT se triplicó en cuanto al retorno de la inversión, por lo que resultó muy interesante para ellos.

[23:05] Si nos centramos ahora únicamente en el mantenimiento de las licencias, hacemos el mismo ejercicio: en lugar de incluir los costes de adquisición de las nuevas, incluimos los costes de mantenimiento año tras año. El primer año, al reducir el número de licencias, se pueden ahorrar 50 000; el segundo año, 100 000,000, y así sucesivamente año tras año. No, este no sería el ahorro que supondría simplemente renovar las licencias que realmente necesitan; este sería el ahorro potencial para la licencia anual, si la compran por 12 meses. Hacemos lo mismo: analizamos el uso, cuántas tenemos, cuántas podemos reducir y, en este caso, serían 166.000 lo que podría ahorrar esta empresa.

[23:56] Y bien, para concluir, vamos a ver las estrategias de optimización. Entonces, ¿qué hicimos en los dos casos, los dos ejemplos que hemos visto hoy, en cuanto a las licencias de red? Identificamos aquellas que no se utilizan, lo que llamamos «uso cero». También vimos a aquellas personas que llevan mucho tiempo utilizando las mismas licencias, los «campers»; y tenemos también a los que tienen más de una licencia asignada. Vemos qué ocurre con los rechazos; ya descubrimos que la mayoría de los servidores funcionaban bien, solo había uno o dos que presentaban estos rechazos; también observamos las tendencias de uso, medimos el estado de todo el software y pudimos reasignar estos servidores de tal forma que el cliente no tuvo que comprar más licencias, como tenía pensado inicialmente. Otras cosas que se podrían haber hecho con ellos es medir el tiempo de actividad e inactividad del software, es decir, la interacción directa del usuario con el equipo, para saber si esa licencia que se abrió a las 9 de la mañana la utilizó todo el día o simplemente la usó una hora y después la dejó abierta sin actividad; y, de ser así, el siguiente nivel, la siguiente optimización que se podría haber llevado a cabo, es recuperar automáticamente esa licencia que estaba inactiva. Estos son los tres niveles de Open iT de los que ya hemos hablado en diferentes seminarios web. Ahora, en cuanto a las licencias individuales, tanto para los usuarios que tienen una suscripción en la nube como para los que tienen una licencia individual en su ordenador —es lo mismo—, identificamos los días en que las utilizan, detectamos a los usuarios ocasionales y a los expertos, y observamos sus horarios de uso; es decir, si nos damos cuenta de que la utilizan a medianoche y, en realidad, el usuario no está ahí, significa que están haciendo un uso ineficiente de esta licencia. De este modo, podemos aplicar otras métricas para llegar a conclusiones que nos permitan definir qué hay que hacer: comprar más, reducir mis licencias, consolidar mis servidores… Incluso podemos saber si cambiar el contrato a global o a local, o para los usuarios que utilizan diferentes de estas aplicaciones, ver una por una qué licencia ocupan realmente; es posible que tenga 20 licencias Premium para 20 usuarios que solo utilizan la parte estándar, así que ahí cambiamos la licencia para ellos, modificamos el contrato y conseguimos reasignar las licencias Premium a los usuarios expertos que realmente las necesitan.

[26:58] Muy bien, llegamos a la sección de preguntas. Gracias por tu presentación, Alfonso. La verdad es que sí tengo algunas preguntas de nuestros asistentes y, mira, la primera sería: aunque a cualquier empresa le interesa ahorrar en el presupuesto, ¿será posible que, con Open iT , pueda disponer de datos sobre el uso, el número de usuarios y los tipos de licencia en caso de que se realice una auditoría de SolidWorks? Muy buena pregunta. Sí, todo lo que hemos visto nos ha mostrado informes sobre quiénes utilizan la licencia, cuántos usuarios tenemos y qué tipos de licencia que están utilizando; así que todo esto nos proporciona la base para presentar un buen informe en caso de que tengamos que pasar por una auditoría. Ya no estamos a ciegas, ya tenemos visibilidad de lo que está pasando con nuestro software y todos estos informes nos resultan de gran utilidad; y aquí es donde el asesoramiento de Open iT ayuda a las empresas también en estos casos.

[28:04] La segunda pregunta es: ¿podrías explicarnos un poco más cómo se consiguen estos ahorros con las licencias? Y, en cualquier caso, si tenemos que adquirir su solución, es decir, no sería lo mismo ahorrar en SolidWorks pero pagar por Open iT . Ah, vale, sí, aquí estamos hablando del retorno de la inversión. Sí, hay un coste por las licencias de Open iT , pero al ver los ahorros que podemos conseguir con cada tipo de software, estos son mucho mayores, en algunos casos hasta un 400 % en comparación con el coste de Open iT . Para esto tendríamos que consultar a un experto en ventas, pero sí, todos nuestros clientes nos dicen que han conseguido un ahorro en sus presupuestos superior a lo que costó Open iT.

[29:06] Muy bien, perfecto. Gracias una vez más, Alfonso, por compartir tus ideas y responder a estas preguntas. ¿Tienes alguna palabra, unas palabras de despedida para nuestros asistentes? Pues sí, gracias. Por favor, contactad con nosotros; estamos en la oficina de Open iT en Querétaro o también en nuestra oficina principal en Houston; simplemente enviadnos un correo electrónico, puede ser hoy mismo a webinars@openit. Estaremos encantados de atenderles para cualquier duda e incluso pueden escanear este código QR para disfrutar de una consulta gratuita de 30 minutos con nuestros expertos sobre cualquier duda que tengan respecto a su licencia de ingeniería técnica o industrial. Vale, pues un breve recordatorio de que este seminario web está grabado y la grabación se enviará a su dirección de correo electrónico corporativa registrada. Una vez más, soy su anfitriona. Muchas gracias y nos vemos en el próximo. Gracias, Alfonso. Gracias a todos, buenos días, buenos días.