SolidWorks: Estratégias Inteligentes para Economizar em 2025

[0:02] Alfonso: Bom dia e boa tarde a todos. Obrigada por se juntarem a nós no webinar de hoje, intitulado «SolidWorks: estratégias inteligentes para poupanças em 2025». Chamo-me Be Sánchez e serei a vossa anfitriã hoje. As principais empresas de engenharia, design e fabrico utilizam o SolidWorks nos seus projetos; no entanto, gerir eficazmente as licenças e os custos do software pode revelar-se complicado. Neste webinar, o engenheiro de pré-venda da Open iT, Alfonso Villanueva irá aprofundar a forma como podemos obter visibilidade sobre a utilização das licenças e tomar decisões informadas e rentáveis com dados do mundo real. Antes de começarmos, convido todos a enviar as vossas perguntas por e-mail para webinars@openit.com. Também estamos a acompanhar a nossa secção de perguntas e respostas, onde, mais tarde, o nosso orador responderá a algumas perguntas; caso não tenhamos oportunidade de responder a todas, entraremos em contacto por e-mail para lhes fornecer as respostas. O nosso apresentador é engenheiro de pré-venda com vasta experiência na otimização de software de engenharia técnica e industrial, formado em Querétaro. É um consultor de alto nível com vasta experiência em licenciamento de software, gestão de tecnologia e gestão de ativos de TI, sendo um líder comprovado com uma combinação única de responsabilidades em pequenas e grandes empresas e com uma paixão por construir negócios de sucesso. Atualmente, colabora com a equipa de vendas como especialista técnico para oferecer a melhor solução aos clientes no âmbito do licenciamento de software. Senhoras e senhores, damos as boas-vindas a Alfonso Villanueva.

[1:50] Muito obrigado, bbl. Sejam todos bem-vindos neste dia em que vamos explorar como podemos otimizar o nosso conjunto de produtos SolidWorks. Bem, vamos começar logo: a agenda de hoje consiste em falar um pouco sobre o licenciamento do SolidWorks, veremos alguns exemplos retirados dos nossos próprios clientes e, no final, veremos quais são as estratégias de otimização do nosso software de engenharia técnica ou industrial.

[2:15] Bem, o SolidWorks, como lhes dizia, é um conjunto de produtos utilizado em todo o mundo nas áreas de engenharia de conceção e noutras áreas dos nossos negócios, e é gerido através de diferentes tipos de licenças; algumas delas podem ser licenças de rede, licenças independentes ou os novos modelos de subscrição na nuvem; os prazos podem ser licenças perpétuas, de 12 meses ou, para projetos de menor dimensão, até três meses; hoje iremos centrar-nos em licenças de rede simultâneas e também independentes — aquelas destinadas a um único utilizador ou a um único computador. Nos exemplos, veremos alguns preços que obtivemos na Internet e iremos centrar-nos principalmente nas versões Standard, Professional e Premium do SolidWorks, bem como na manutenção que estas licenças exigem ano após ano.

[3:33] Vamos passar diretamente ao nosso exemplo do primeiro cliente: trata-se de uma empresa que possui, em diferentes países, vários servidores onde estão alojadas as licenças do SolidWorks. Estamos a realizar uma simulação global para responder à questão de por que razão, em alguns casos, os meus utilizadores ou os engenheiros se queixam de não terem acesso às licenças e também para identificar oportunidades de como reatribuí-las ou até mesmo se poderíamos obter poupanças nesta área. Em suma, através dos relatórios do Open iT, podemos fazer mapear para fazer uma simulação: e se tivéssemos um único servidor global a servir os nossos utilizadores? É isso que estamos a ver no ecrã. Aqui vemos os nomes das aplicações que temos em todos os servidores, já reunidas num único local, e verificamos que existem 29, 4 e 11 licenças, dependendo do tipo de aplicação. Se analisarmos a utilização destas licenças no último ano, verificamos que, na realidade, a utilização foi reduzida: as aplicações que têm 29 licdisponíveis nos mostra que apenas foram utilizadas nove; para algumas que têm 11, o máximo de utilização ao longo do ano foi de cinco. Em suma, o que acontece com esta informação? Percebemos que não deveria haver recusas; os meus utilizadores deveriam estar a trabalhar sem problemas.

[5:00] Então, se analisarmos o caso das recusas, é aqui que nos apercebemos de que, para duas aplicações em particular — o SolidWorks e o Office Premium —, temos um número muito elevado de recusas: 277 400 no outro caso. Vamos, portanto, explorar por que razão isto acontece. Muito bem, se consultarmos um relatório de utilização em tempo real destas licenças, analisarmos o SolidWorks e nos apercebermos de que, neste relatório, vemos que há um número de licenças que foram reservadas — ou seja, o utilizador reserva uma, duas ou três licenças, que ficam então fixas para ele, de modo que outros utilizadores não as podem utilizar. Se observarmos o tempo de utilização, vemos que, em alguns casos, a reserva durou até 20 horas e a licença continua ocupada por uma única pessoa. O que acontece é que é possível que alguém que queira aceder a este software receba a resposta do sistema de que não há licenças disponíveis. Assim, temos aqui já um dos pontos que é necessário rever Mas quem são eles ou em que área se encontram? Em que departamento? Podemos ver essa informação acedendo aos dados do Active Directory, onde já nos seriam fornecidos o nome do utilizador, o departamento, o e-mail… enfim, a informação necessária para que possamos enviar-lhe um e-mail e solicitar que liberte essas licenças. A informação, como lhes digo, é de clientes reais; é por isso que todos os dados pessoais estão a cinzento.

[6:56] Muito bem, já temos aqui uma lista das pessoas cujas licenças estão sempre ocupadas. Então, o que se passa com a tendência de utilização? Sabemos que, na linha preta, temos 29 licenças disponíveis em permanência e que a utilização, na linha azul, está sempre abaixo disso, com os seus altos e baixos, em que, mesmo nos momentos de maior utilização, o número de licenças utilizadas tem sido reduzido em comparação com o número máximo de licenças de que dispomos. Mas é na linha vermelha que aparecem estas recusas e é aqui que recebemosa chamada, o e-mail ou a mensagem de texto a dizer: «Não consigo aceder ao SolidWorks, quero fazer algo e não me deixa.» Mas por que é que isto acontece? Vamos continuar a explorar outro dos relatórios mais utilizados: o de eficiência das licenças, que nos indica a quantidade de horas acumuladas pelos diferentes números de licenças ativas. Vemos, então, que, quando há uma licença ativa, esta chega a quase 8 000 horas de utilização neste período de um ano; quando temos cinco licenças ativas, esse valor diminui e acumulam apenas um pouco mais de 2 000 horas. E assim vamos, uma a uma, até ao ponto máximo, que são as 16 licenças que foram utilizadas ao longo do ano, e estas têm muito, muito pouca utilização. A tabela indica-nos que estas 16 licenças ocuparam apenas 0,2% do tempo total em que estiveram ativas; portanto, algo mais está a acontecer aqui, razão pela qual temos estas recusas por parte dos meus utilizadores.

[8:34] Continuamos a explorar e vamos ver o padrão de utilização, ou seja, como é que os meus engenheiros e designers estão a utilizar o software. Neste relatório de mapa de calor, são apresentados os dias da semana e as horas do dia, pelo que podemos ver exatamente quantas licenças estão a ser utilizadas em cada um destes quadros. Por exemplo, o padrão normal indica-nos que os engenheiros começam a trabalhar às 2 da manhã e terminam, mais ou menos, às 34 da tarde lembrem-se de que são países diferentes, pelo que têm horários diferentes; é por isso que, por vezes, os gráficos desfasam-se um pouco. Por outras palavras, percebemos que se trata de uma utilização normal — não há muita utilização fora do horário de trabalho — mas, no entanto, detetamos que há utilizadores a quem chamamos «Campers», ou seja, que ocupam licenças e nunca as libertam; estamos a falar de cinco, seis, sete ou oito licenças, em alguns casos, que ficam ocupadas o dia todo. O que o que acontece é que, quando o utilizador quer trabalhar — alguém que não tenha licenças reservadas —, começa a ver as recusas e diz-nos: «Bem, aqui vamos ver que na sexta-feira, às 9 da manhã, houve 18 recusas», ou seja, tentaram entrar e o sistema disse-lhes: «Não há licenças, não há licenças.»

[10:13] Bem, vamos continuar a explorar o motivo. Vamos aprofundar um pouco mais os detalhes e, agora, vamos ver utilizador por utilizador. Quando acedemos a este relatório, ele apresenta-nos a lista de utilizadores, indica-nos o número máximo de licenças que estão a ser utilizadas, o tempo decorrido desde o início da utilização da licença e a coluna das recusas. Aqui, já observamos alguns que tiveram 3, 16, 37 e 12 recusas, e vamos ver por que razão é que isto está a acontecer. Se analisarmos, podemos perguntar-nos: será que preciso de comprar mais licenças? Mas se o máximo é 16 e eu tenho 29, não, isso não faz sentido. Não, pode ser outra coisa. Bem, talvez haja novos projetos e o software esteja a ser mais utilizado. Então, podemos fazer este relatório onde, de acordo com o tempo de utilização, vamos observando a variação mês a mês; ou seja, de janeiro a fevereiro houve um aumento para 29; em março, baixou um pouco e assim vamos avançando, um por um, e percebemos que isto aconteceu em 2023; em 2024 não houve tantas alterações radicais — houve um aumento de 28,5%, ou seja, 10%, e algumas reduções de 9,4%; portanto, está um pouco estável. Assim, não deveria haver recusas aqui, nem deveria comprar mais licenças; temos, na verdade, licenças a mais.

[11:54] Se entrarmos em pormenor sobre quantos utilizadores estão a utilizar o software, vemos aqui, mês a mês, o número de utilizadores distintos que acedem ao sistema; verificamos que não é um número drástico, não é suficiente para determinar se estou a ficar sem licenças; assim, podemos analisar toda esta informação – são pontos críticos que é preciso analisar para determinar se realmente preciso de comprar ou não, ou o que se passa. Até agora, o que vimos foram todos os servidores agrupados como se fossem um só; vamos entrar em pormenor, servidor : se me concentrar apenas num servidor — e não em todos —, percebemos que este tem menos licenças atribuídas. Assim, vemos que, por exemplo, no caso do SolidWorks, este servidor tem 10 licenças; neste momento, oito estão em uso, uma está reservada e resta uma licença livre. Pode acontecer que, se dois utilizadores vierem utilizar o SolidWorks, um deles tenha o acesso recusado. É daí que surge o problema que esta empresa enfrentava: um servidor tinha poucas lic, mas muitos utilizadores.

[13:32] Então, continuamos a analisar os detalhes e vamos percebendo o tempo de utilização destas licenças, o que parece relativamente normal: 3 horas, 2 horas, uma hora... Há apenas uma pessoa que tem a licença reservada, mas que, até ao momento, só a tem utilizado durante dois dias. Portanto, isto é, de certa forma, um padrão normal de utilização das licenças quando recorremos a reservas. Mas, bem, agora vamos comparar a tendência global com a tendência de um único servidor. Aqui diz-nos bem, neste servidor temos 10 licenças e o gráfico de utilização indica-nos, de facto, que, muitas vezes e durante muitos períodos de tempo, estamos no limite de licenças. Então, aqui está o problema: quando os meus utilizadores — que são muitos — querem aceder à licença do SolidWorks, recebem o erro de recusa, que é o que aparece aqui nas colunas vermelhas. Assim, já estamos a perceber o que se passa; isto dá-nos um indicador de que, talvez, em vez de termos um servidor por país, cada país, poderíamos agrupá-los todos num único, consolidando todas as licenças de forma a que estejam disponíveis para que os meus utilizadores possam aceder.

[15:03] E bem, outra coisa que podemos explorar é a distinção entre utilizadores ocasionais e utilizadores experientes; ou seja, quem são os utilizadores experientes? São aqueles que utilizam o software praticamente todos os dias e durante muito tempo. Assim, organizámos o relatório de forma a que nos apresente aqueles que menos utilizam o software — este grupo na parte superior — e vemos que não têm nem uma hora de utilização, têm muito pouco tempo acumulado e que a última vez que acederam à licença foi há 40 dias há 38 ou 31 dias; assim, podemos classificar estes utilizadores como utilizadores ocasionais — sim, utilizam o software, mas muito, muito pouco — e, na parte inferior, temos já utilizadores que têm mais horas acumuladas (170, 30, 50) e que o utilizaram há muito poucos dias; isto pode servir-nos para determinar se podemos manter estes utilizadores com a licença atual, alterá-la para outro modelo mais económico ou até mesmo determinar se são pessoas que já não estão na organização ou se mudaram para outro departamento, podendo assim reatribuir as licenças.

[16:34] Bem, em conclusão, para este cliente, o problema era que tinha vários servidores com números diferentes de licenças e alguns deles já estavam a 100% de utilização. No final, o que fizeram foi consolidar os servidores com menos licenças num único e, desta forma, conseguiram uma eficiência de trabalho muito superior.

[16:56] Passemos ao caso de outra empresa, outro cliente da Open iT, que se questionava sobre como poderia poupar: «Estamos a pagar muito pelo software; tenho diferentes tipos de licenças e, por isso, gostaria de as reatribuir, se possível». Assim, o primeiro ponto é obter a visibilidade que temos neste relatório: já vemos que temos diferentes aplicações em diferentes versões — a versão profissional e a Premium —, a quantidade de licenças que adquirimos e o número de utilizadores, e observamos o primeiro ponto interessante: o uso máximo destas licenças também está abaixo da quantidade que adquirimos. Para o primeiro Cam Standard, comprámos 50 licenças e, neste período de agosto a setembro, utilizaram apenas 17 delas; para outro produto, zero — ninguém o utilizou neste mês — e assim vamos, um por um, identificando o que está a acontecer.

[18:09] Se observarmos a tendência de utilização, vemos aqui a vermelho o número de licenças disponíveis para a versão Premium e a tendência de utilização; assim, se olharmos para o gráfico, vemos que o máximo que utilizaram foram seis licenças — como sempre observámos, este valor fica muito aquém do número de licenças que os utilizadores estão a consumir na versão Premium, que, de facto, já vimos no início que é uma das mais caras. Se analisarmos o número de horas que estão a utilizar este software, percebemos que, quando há uma licença, acumularam-se 24 horas de utilização aqui; mas quando utilizaram seis, a utilização foi muito menor — foram apenas 1,8 horas neste mês. Isto indica-nos, portanto, que há licenças suficientes disponíveis; aliás, o relatório sugere que podemos reduzir de 17 licenças disponíveis para seis, para cobrir 100% da procura, ou podemos ir mais longe e reduzir para quatro licenças, cobrindo 99% da procura; ou seja, estaríamos a cobrir toda esta parte do gráfico, todas estas horas, e não haveria qualquer problema com os utilizadores.

[19:36] Mas vamos continuar com a análise. Vamos ver agora o que acontece mês a mês. Há um relatório que nos indica, dia a dia, a quantidade de licenças utilizadas a cada hora do dia. Assim, durante o mês de agosto de 2024, houve de facto utilizadores que utilizaram algumas licenças durante todo o tempo. Podem ser os «Campers», que são os utilizadores que as reservaram ou que ligaram o computador na segunda-feira e só 15 dias depois desligaram a máquina e libertaram a licença. Aqui também nos pode indicar que houve um projeto em que tiveram de trabalhar todos esses dias. Porquê? Porque, no final, chega um momento em que desce para zero; o uso destas licenças já parece mais normal. Mas isto foi em agosto; em setembro, também podemos ver que o uso já é um pouco mais regular, concentrando-se no horário das 7 da manhã às 7 da tarde, mais ou menos. É assim que se utiliza este produto. Muito bem, se analisarmos semana a semana, também percebemos que, de facto, a sua utilização normal é das 8 da manhã às 7 da tarde, aproximadamente, e vemos que utilizam muitas das licenças que temos disponíveis. Esta é para a versão padrão; na versão padrão, indica-nos que temos 50 disponíveis e o máximo foi de 26; portanto, também temos a oportunidade de reduzir esta quantidade de licenças.

[21:24] E bem, agora vamos traduzir tudo isto em números, porque, lembrem-se, o objetivo de negócio desta empresa era poupar; assim, se formos colocando os custos de cada um dos produtos da SolidWorks, percebemos que alguns já estão incluídos nas versões padrão, Premium ou profissional; portanto, na realidade, os que nos custam são estes três que se situam entre a versão padrão, a profissional e a Premium. Colocamos aqui os dados de disponibilidade máxima em uso e podemos agora calcular as poupanças se100% da disponibilidade; ou seja, na versão Premium tenho 17 disponíveis, mas se reduzir para seis, simplesmente com esta alteração, pouparíamos aproximadamente 92 000; na versão profissional, 57 000; e na versão padrão, 100 000. Assim, com esta simples alteração, já temos uma poupança de um quarto de milhão. Se formos ainda mais agressivos, a poupança pode chegar aos 99% da procura, reduzimos ainda mais as nossas licenças e agora podemos atingir uma poupança potencial de quase 300 000. Foi isto que mais agradou a esta empresa: o custo de aquisição do Open iT triplicou o retorno do investimento, pelo que foi algo muito interessante para eles.

[23:05] Se continuarmos a analisar agora apenas a manutenção das licenças, fazemos o mesmo exercício: em vez de considerar os custos de aquisição das novas licenças, consideramos os custos de manutenção ano após ano. No primeiro ano, ao reduzir o número de licenças, podem poupar 50 000; no segundo ano, 100 000,000 e assim sucessivamente, ano após ano. Esta não seria a poupança resultante apenas da renovação das licenças de que realmente necessitam; esta seria a poupança potencial para a licença anual, caso a adquiram por 12 meses. Fazemos o mesmo: analisamos a utilização, quantas temos, quantas podemos reduzir e, neste caso, seriam 166 000 que esta empresa poderia poupar.

[23:56] E bem, para concluir, vamos ver as estratégias de otimização. Então, o que fizemos nos dois casos, nos dois exemplos que vimos hoje, em relação às licenças de rede: identificámos aquelas que não são utilizadas — o que chamamos de «uso zero» —; também vimos as pessoas que têm licenças em uso há muito tempo, os «Campers»; temos também aqueles que têm mais do que uma licença em uso; verificamos o que se passa com as recusas; já descobrimos que a maioria dos servidores estava bem, apenas havia um ou dois que apresentavam essas recusas. Vimos também as tendências de utilização, medimos o estado de todo o software e, a partir daí, pudemos reatribuir esses servidores de forma a que o cliente não tivesse de comprar mais licenças, como inicialmente tinha planeado. Outras coisas que se poderiam ter feito com eles incluem medir o tempo de atividade e inatividade do software — ou seja, a interação direta do utilizador com a máquina — para saber se aquela licença que foi aberta às 9 da manhã a utilizou durante todo o dia ou se simplesmente a utilizou durante uma hora e depois a deixou aberta sem atividade; e, nesse caso, o próximo nível, a próxima otimização que se poderia ter feito, seria recolher automaticamente essa licença que estava inativa. Estes são os três níveis do Open iT, sobre os quais já falámos em diferentes webinars. Agora, no que diz respeito às licenças individuais — quer os utilizadores estejam por subscrição na nuvem ou por licença individual na sua máquina, é a mesma coisa identificamos os dias em que as utilizam, detetamos utilizadores ocasionais e utilizadores experientes, analisamos os seus horários de utilização; ou seja, se percebermos que a utilizam à meia-noite e, na verdade, o utilizador não está presente, isso significa que estão a ser ineficientes na utilização desta licença. Assim, podemos aplicar várias outras métricas para chegar a conclusões que nos permitam definir o que temos de fazer: comprar mais, reduzir as nossas licenças, consolidar os nossos servidores; podemos até saber se devemos alterar o contrato para global ou local, ou, para os utilizadores que utilizam aplicações diferentes destas, ver, uma a uma, que licença ocupam realmente. É possível que tenha 20 licenças Premium para 20 utilizadores que só utilizam a versão padrão; nesse caso, fazemos a alteração da licença para eles, alteramos o contrato e conseguimos reatribuir as licenças Premium aos utilizadores experientes que realmente precisam delas.

[26:58] Muito bem, chegámos à secção de perguntas. Obrigado pela tua apresentação, Alfonso. A verdade é que tenho algumas perguntas dos nossos participantes e, veja, a primeira seria: embora qualquer empresa queira poupar no orçamento, será possível, com o Open iT, ter evidências da utilização, do número de utilizadores e dos tipos de licença, no caso de uma auditoria da SolidWorks? Muito boa pergunta. Sim, tudo o que vimos mostrou-nos relatórios sobre quem utiliza a licença, quantos utilizadores temos e que tipos de licenças estão a utilizar. Portanto, tudo isto dá-nos as bases para apresentar um bom relatório, caso venhamos a ter uma auditoria. Já não estamos no escuro, já temos visibilidade do que se passa com o nosso software e todos estes relatórios são-nos muito úteis. É aqui que a consultoria da Open iT ajuda as empresas também nestes casos.

[28:04] A segunda pergunta é: poderia falar-nos um pouco mais sobre como se conseguem estas poupanças com as licenças? De qualquer forma, temos de adquirir a vossa solução; ou seja, não seria a mesma coisa poupar no SolidWorks mas pagar pelo Open iT? Ah, bem, sim, estamos a falar aqui do retorno do investimento. Sim, há um custo com as licenças do Open iT, mas, ao ver as poupanças que podemos conseguir para cada tipo de software, estas são muito maiores — em alguns casos, até 400% em comparação com o custo do Open iT. Para isso, teríamos de consultar um especialista em vendas, mas todos os nossos clientes nos dizem que conseguiram poupanças nos seus orçamentos superiores ao custo do Open iT.

[29:06] Muito bem, perfeito. Obrigado mais uma vez, Alfonso, por partilhar as tuas ideias e responder a estas perguntas. Tens alguma palavra, algumas palavras de despedida para os nossos participantes? Pois sim, obrigado. Por favor, contactem-nos; estamos no escritório da Open iT em Querétaro ou também no nosso escritório principal em Houston. Basta enviar-nos um e-mail, ainda hoje, para webinars@openit. Teremos todo o prazer em ajudá-los com qualquer dúvida. Podem também digitalizar este código QR para marcar uma consulta gratuita de 30 minutos com os nossos especialistas sobre qualquer dúvida que tenham relativa à vossa licença de engenharia técnica ou industrial. Muito bem, um lembrete rápido de que este webinar está a ser gravado e que a gravação será enviada para o vosso endereço de e-mail corporativo registado. Mais uma vez, sou a vossa anfitriã. Muito obrigada e até ao próximo. Obrigada, Alfonso. Obrigada a todos, bom dia, bom dia.