Cómo controlar la complejidad de las licencias de Autodesk

[0:00] Lynn: Todos los asistentes se encuentran en modo de solo escucha. Buenos días a todos y bienvenidos al seminario web de ITAM de Open iT , «Cómo dominar la complejidad de vuestras licencias de Autodesk». Me llamo Lynn Weiss, trabajo en ITAM y voy a ser la moderadora y presentadora del seminario web de hoy. Como es habitual, hay algunas cuestiones logísticas que tratar antes de empezar. Las líneas de todos están silenciadas, excepto, por supuesto, las de nuestros ponentes. Así que, si tenéis alguna pregunta para nuestro ponente, por favor, escribidla en el chat o en la ventana de preguntas. Esperamos que, si nos queda tiempo suficiente al final de la sesión, podamos responder a esas preguntas; de lo contrario, le remitiré la información a Carl y nos aseguraremos de que las responda por correo electrónico una vez finalizado el evento. Y para quien esté interesado, Open iT pondrá a disposición de todos los interesados un PDF de la presentación. Por supuesto, os enviarán información al respecto una vez finalizado el evento para que podáis obtener esa copia.

[1:19] Para poner en marcha la sesión, una de las cosas que queremos hacer es presentarles primero a nuestro ponente, Carl Leweke. Es el gestor de cuentas de Open iT, Incorporated, y lleva más de 26 años trabajando en el sector del petróleo y el gas, donde ha desempeñado diversas funciones. Su experiencia en el sector abarca principalmente la gestión de cuentas relacionadas con aguas profundas y servicios de cable, lo que incluye la planificación de operaciones, los contratos, el análisis de mercado, la elaboración de previsiones, el análisis de cuentas, las relaciones con los clientes, la facturación y los pagos. Aprovecha su amplio conocimiento de las operaciones marítimas en aguas profundas para asesorar a los clientes sobre cómo utilizar tecnologías como los sistemas de medición por software, optimizar el uso de las aplicaciones y maximizar el valor de los activos y la productividad de los usuarios. Así que, para dar comienzo al seminario web, voy a activar el micrófono de Carl y le voy a pedir que comience la presentación.

[2:13] Carl: Muy bien, gracias por la presentación, Lynn. Buenos días a todos. Como has dicho, soy Carl Leweke, de Open iT , y quiero daros la bienvenida al seminario web de ITAM de hoy, titulado «Cómo dominar la complejidad de las licencias de Autodesk». Así pues, en nombre de Open iT , también me gustaría dar las gracias a ITAM por organizar estos seminarios web que nos ayudan a explorar áreas de interés actual en la gestión de TI. Y, por supuesto, la amplia presencia del software de Autodesk en todo el mundo, junto con algunos cambios recientes en las licencias, parece haber suscitado un mayor interés por este tipo de temas relacionados con las licencias, especialmente en el caso de Autodesk. Así que agradezco a todos su asistencia.

[2:58] Y hoy vamos a hablar de cómo gestionar los cambios en las licencias de Autodesk que se han producido, diría yo, durante el último año más o menos, quizá algo más de un año, dependiendo de la parte del mundo en la que os encontréis. Pero, básicamente, el objetivo es ofrecer a vuestras organizaciones información sobre cómo gestionar mejor estos cambios, comprendiendo las opciones disponibles y adaptándolas a vuestra organización concreta mediante el uso de la medición de software. Así pues, en este seminario web analizaremos los distintos tipos de licencias de Autodesk y algunas de las ventajas e inconvenientes de cada una. Intentaremos, además, destacar algunas estrategias para tomar decisiones mejor fundamentadas cuando sea necesario introducir cambios en estas políticas de licencias, especialmente a la luz de los cambios que Autodesk ha introducido en sus propios esquemas de licencias. Este seminario web resultará de interés para cualquiera que gestione licencias de Autodesk, sobre todo si no se conoce con claridad el uso global actual de las licencias de Autodesk. También puede servir como guía para implementar mejores prácticas de gestión de Autodesk. Así pues, analizaremos en profundidad algunos casos prácticos, mostraremos ejemplos de informes y podrás ver cómo puedes utilizar las herramientas de medición y optimización del uso del software. Estos recursos son valiosos para cualquiera que negocie, adquiera o gestione licencias de Autodesk, y concluiremos con un repaso de las opciones estándar y las recomendaciones para elegir los mejores planes de suscripción o combinaciones de modelos de licencia para una empresa concreta.

[4:27] Básicamente, lo que tenemos es que Autodesk anunció, como ya he mencionado, cambios a nivel mundial en su política de licencias allá por 2015, y a estas alturas ya ha eliminado prácticamente por completo las licencias perpetuas para su software. Y sus actuales ofertas de suscripción siguen permitiendo el acceso a una amplia variedad de productos que comparten licencias flotantes, muchas de las cosas que antes eran posibles con las licencias perpetuas tradicionales con las que todo el mundo estaba bastante familiarizado. Así pues, Autodesk presentó esto como un cambio gradual con un sinfín de ventajas para los clientes, y está claro que hay mucho más en juego que las simples ventajas para los clientes. Pero, en realidad, en todo el panorama del software, a medida que crecen Internet y la computación en la nube, existe un interés creciente por parte de los proveedores de software en pasar todo su software a un modelo de venta similar, y normalmente esto supone una alternativa a lo que ha sido tradicionalmente la propiedad directa del software. Y las ventajas de ello para los proveedores de software incluyen obtener una fuente de ingresos más estable y predecible, lo que en realidad se traduce en una mayor rentabilidad a largo plazo para ellos, siempre y cuando puedan seguir consiguiendo que los usuarios renueven sus suscripciones.

[5:42] Así pues, desde el punto de vista del cliente, Autodesk destaca que ofrece mayor flexibilidad y una mejor relación calidad-precio. Sin embargo, a mucha gente le preocupaba mucho la percepción de un aumento de precios, lo que generó escepticismo sobre quién se beneficiaría más: ¿los usuarios o Autodesk? Además, en cuanto a los cambios constantes que se producen con las aplicaciones en la nube, que se actualizan periódicamente, mucha gente se está acostumbrando a ellos y los acepta cada vez mejor, si pensamos en los teléfonos móviles y las aplicaciones que salen al mercado continuamente. Ese concepto de cambio continuo, de actualización y mejora constantes, probablemente se acepta un poco más ahora que hace unos años. Así que, en realidad, tras el impacto inicial, creo que el mundo simplemente tendrá que adaptarse al nuevo entorno.

[6:37] Por supuesto, cuando se anunciaron los cambios, los clientes tenían muchas preguntas e inquietudes, y expresaron muchas de ellas en los foros en línea. Por su parte, Autodesk elaboró unos documentos de preguntas frecuentes muy completos para informar a los clientes y disipar sus inquietudes. Así que hay mucha información útil en la web sobre el inicio de este proceso. Pero, en definitiva, como ya he mencionado, ya no hay licencias perpetuas. Así pues, a nivel global, no es posible añadir más licencias perpetuas a ningún plan perpetuo ni a ningún plan perpetuo heredado que pueda tener alguien. No obstante, el uso de las licencias perpetuas heredadas puede continuar y seguirá haciéndolo tal y como lo hacía antes, siempre y cuando se mantenga la suscripción de mantenimiento. Las actualizaciones y la asistencia técnica en el marco de ese tipo de suscripciones de mantenimiento seguirán estando disponibles. Pero si esa suscripción de mantenimiento caduca en algún momento, el derecho a recibir actualizaciones y mejoras se extingue para siempre junto con ese contrato perpetuo.

[7:32] Y Autodesk ha dado garantías firmes de que los planes de mantenimiento se mantendrán durante lo que ellos denominan «un futuro previsible». Pero también hay que reconocer que es probable que Autodesk incentive la rescisión voluntaria de los contratos de mantenimiento perpetuo ofreciendo descuentos en los nuevos tipos de suscripción. No creo que quieran mantener ambos modelos más tiempo del necesario, simplemente por cuestiones de costes por su parte. Y, por supuesto, cabe destacar que los costes iniciales de las suscripciones son menores, pero que, a largo plazo, estas acaban resultando más caras para los usuarios habituales. La flexibilidad para reducir la capacidad y adaptar el software a los cambios en el uso es mucho mayor en entornos en la nube o de suscripción. Además, muchos de los planes de suscripción que se lanzan actualmente incluyen lo que se conoce como «créditos en la nube», lo que permite satisfacer algunas necesidades específicas que pueden requerir una gran potencia de cálculo. Aprovechan el entorno escalable de la nube y están pensados para tareas como el renderizado de imágenes de diseños con calidad fotográfica o la realización de simulaciones de software que requieren un uso intensivo de recursos.

[8:56] Para echar un vistazo a lo que ofrecen ahora en comparación con lo que ofrecían antes, aquí tenéis un resumen de las opciones de licencia de software. Hasta hace muy poco, por supuesto, ya no era posible comprar el software directamente con licencias perpetuas. En lugar del modelo perpetuo, ahora hay productos independientes que pueden ofrecerse mediante suscripción para ordenadores de sobremesa, o bien mediante modelos de licencia por plazos, disponibles anualmente o trimestralmente. Y la transición de la propiedad del software con licencias perpetuas a las licencias basadas en suscripción permite a Autodesk innovar y mejorar continuamente sus suscripciones de software de sobremesa y sus ofertas en la nube, integrándolas con sus servicios en la nube. Esto nos remite al modelo de aplicaciones de software que cambian rápida y constantemente, y al hecho de que los usuarios parecen haberse adaptado bastante bien y haber adoptado este tipo de esquema. Pero es importante comprender cómo las capacidades de la nube pueden encajar en las necesidades generales a largo plazo de una organización de cara al futuro. Así pues, estos cambios ya se han puesto en marcha.

[10:09] Así que, en algún momento, será necesario hacer los ajustes necesarios y seguir adelante. Y tras muchas dudas, preocupaciones y recelos expresados en los foros en línea, al final ya es un hecho. Es hora de seguir adelante e intentar adoptar una perspectiva lo más optimista posible, averiguando cómo sacar el máximo partido a los nuevos modelos. Y la tendencia del sector, como ya he mencionado, hace probable que otros proveedores de software sigan este mismo patrón a la hora de introducir cambios en las licencias, alejándose de las licencias perpetuas.

[10:39] En resumen, si quieres adquirir uno de los productos de software afectados por este cambio, prácticamente tendrás que comprar una nueva licencia de suscripción. Y para aquellos que tengan licencias perpetuas, es importante mantenerse al día con los planes de mantenimiento para poder conservar la inversión inicial que se realizó para adquirir dicha licencia. Así que aún quedan muchas opciones disponibles. Hay opciones independientes, opciones de licencias flotantes concurrentes en red, Autodesk 360, que es su opción basada en la nube; sigue habiendo muchas suscripciones a paquetes de software, y también hay disponibles algunas opciones de acuerdos empresariales, denominadas «Multiflex» o «Flex». Multiflex es una especie de licencia de «megasuite», o los acuerdos Token Flex, que utilizan algo llamado «tokens en la nube», y estos se emplean para pagar el software según un modelo de «pago por uso». Y, como he mencionado, los créditos en la nube se pueden utilizar para simulaciones y cosas por el estilo, para adquirir tiempo de cálculo en línea con el fin de realizar tareas que requieran gran potencia de cálculo. Además, su oferta en la nube incluye algunas opciones gratuitas bastante interesantes, que permiten la colaboración y el almacenamiento en la nube, a menudo de forma gratuita. Probablemente, esto ayudará a Autodesk a fomentar la adopción de estos servicios en la nube.

[12:18] Por lo tanto, comprender los patrones de uso actuales y las implicaciones económicas de cada una de estas opciones será fundamental para elegir los modelos de licencia adecuados y determinar una combinación de licencias que ofrezca la mejor solución. Así pues, por un lado está el mantenimiento de los acuerdos perpetuos heredados; por otro, siguen existiendo las suscripciones de software individuales y los paquetes de suites; y, por supuesto, también están las opciones para empresas.

[12:42] Así que voy a hablar muy brevemente para aquellos que puedan estar involucrados en los acuerdos empresariales de Autodesk. Básicamente, existen las dos opciones que acabo de mencionar y serán los directivos de la empresa quienes las negocien para dar con la mejor fórmula para cada organización en particular. Así pues, la opción Flex ofrece un uso universal, mientras que Multiflex permite el uso universal de prácticamente todo el software que desarrolla Autodesk, aunque esta capacidad tiene un coste muy elevado. Y para negociar un acuerdo adecuado y ventajoso para vuestra empresa, es importante comprender cómo se utilizan los productos de Autodesk en toda la organización. Esa es, en realidad, la única forma de negociar un precio justo para un sistema de licencias Multiflex directamente con la propia Autodesk. Y, por supuesto, los usuarios de las filiales tendrán acceso a las combinaciones de software que necesiten. No obstante, tendrán que calcular su uso para, en caso de que utilicen la opción Token Flex, determinar cuántos tokens necesitan y planificar su uso a lo largo del año.

[13:56] Así pues, la transición de las licencias perpetuas a las de suscripción no supone necesariamente un gran problema, pero lo que sí resulta ser un gran problema es no saber cómo llevar a cabo esa transición con los análisis adecuados. Por eso, a la hora de planificar la adquisición de software, es necesario revisar las licencias de forma analítica para determinar cuántas licencias se están utilizando, con qué frecuencia, de qué tipo son y cuándo se utilizan. Además, las herramientas de medición y optimización de software pueden resultar extremadamente útiles para determinar si conviene aumentar o reducir el número de licencias de un software concreto. Las empresas que no gestionen sus niveles de licencias de software basándose en algún tipo de medición del uso se encontrarán en desventaja competitiva en el futuro frente a aquellas que estén adoptando de forma proactiva medidas de optimización. Por lo tanto, dicha medición va a ser un componente clave de cara al futuro para la gestión de las licencias de Autodesk y la gestión del software en general.

[15:09] Según un estudio reciente de Gartner, el 90 % de las organizaciones que implementan herramientas de gestión de software pueden esperar un ahorro medio en software de alrededor del 30 %. Y si tenemos en cuenta el gasto total medio en software de la mayoría de las organizaciones, resulta bastante sencillo tomar una decisión sobre el retorno de la inversión basándose en eso. Además, según Gartner, para 2019 esta adopción de herramientas de análisis habrá dado lugar a una reducción de aproximadamente un 30 % en el gasto empresarial en licencias. Así pues, la gestión de licencias es una tendencia que las empresas ya reconocen como una fuente de ahorro fundamental. Y si lo analizamos con un poco más de detalle, veremos cómo funciona el mecanismo de optimización de licencias.

[15:52] Así pues, hay varias formas de obtener valor empresarial a partir de un seguimiento exhaustivo, y esto puede variar de una organización a otra en función de las fortalezas y debilidades relativas de cada empresa. Sin duda, es necesario comprender el uso desde todos los ángulos para avanzar hacia una mayor eficiencia, en la que las licencias se mantengan en un nivel adecuado. Y, francamente, el cumplimiento normativo es un factor muy importante a la hora de conseguir los niveles adecuados de licencia, especialmente si se tienen en cuenta las cantidades en dólares que implican algunas de las auditorías que se llevan a cabo y los ajustes resultantes para intentar ponerse al día con lo que se debe a una determinada empresa de software. Estoy seguro de que cualquiera que trabaje en TI está bastante familiarizado con todo esto. Pero, además de las diversas ventajas financieras, hay otras consideraciones, como la eficiencia de los empleados —asegurarse de que dispongan de lo necesario para realizar su trabajo de forma eficiente—, la elaboración proactiva de presupuestos, el reembolso interno o el «showback», para que las distintas áreas de una organización puedan comprender el valor de su software específico y cuánto les costaría si tuvieran que pagarlo, o incluso, en ocasiones, cobrarles por ello. Y todo ello puede, de hecho, fomentar un comportamiento más eficiente cuando se implementa. Además, si en su organización se producen denegaciones de licencias, es importante comprender cuándo ocurren y por qué. Toda esta información puede resultar útil para una amplia gama de directivos si comprenden el valor de la medición y lo que esta puede aportarles. Podrían ser responsables de TI, gestores de activos, e incluso directivos de alto nivel, como el director de sistemas de información (CIO), el director técnico (CTO) o el director financiero (CFO).

[17:37] Veamos, pues, la visión más simplificada de la gestión de las licencias. Lo que vemos en la parte superior es simplemente la cantidad de licencias adquiridas, y podemos observar que, con el tiempo, esta ha ido aumentando. Así pues, muchas veces, sin herramientas de análisis, lo único que sabemos realmente es que quizá hayamos tenido algunos rechazos de vez en cuando que hacen que nuestros usuarios se quejen o digan que no pueden realizar su trabajo correctamente. Pero sin un análisis y una comprensión de las licencias reales, es difícil entender qué está pasando. Si nos fijamos en la línea azul, en realidad se trata de una lista de licencias activadas, y podemos ver por qué, en un par de ocasiones diferentes, se superó el límite de licencias. El número total de licencias activadas se acercaba mucho al número total de licencias disponibles. Pero lo que también podemos deducir de esto es que no ocurría con mucha frecuencia y que el uso medio estaba, de hecho, bastante por debajo del nivel de licencias disponible.

[18:34] Por eso, es muy importante entender esto. También podemos ver que, tras la segunda compra de licencias de software —que les llevó hasta las 290—, hacia el final en realidad nunca necesitaron hacer esa compra. Apenas superaron en ningún momento el límite anterior de su nivel de licencias de software y, prácticamente, todas esas licencias fueron un desperdicio de recursos. Por eso, es muy importante saber cuántas licencias se han utilizado.

[19:03] Pero, en realidad, para dar un paso más allá hay que saber, cuando se comprueba una licencia, si se está utilizando activamente o no. Eso es lo que mostramos aquí con la línea roja: el uso activo real. Y eso se determina comprobando si alguien tiene un proceso en segundo plano que haya iniciado con un software concreto o si está utilizando activamente el teclado o el ratón de su ordenador en relación con esa aplicación. Al tener esto en cuenta, lo que vemos es que la curva azul nunca bajó de las cien licencias activadas, ni siquiera por las noches, los fines de semana, los días festivos ni en ningún otro momento. Así pues, se puede observar que es poco probable que hubiera más de cien personas durante todo ese tiempo con licencias que se estuvieran utilizando activamente. Y cuando se observa cuántas personas tienen realmente ese software en funcionamiento en su ordenador —lo que muestra la línea roja—, se aprecia que esa cifra los fines de semana, que son los momentos de menor actividad, se aproxima de hecho a cero en muchos casos, o que, en cualquier caso, nunca cae por debajo de 50 cuando la actividad es realmente bastante alta.

[20:08] Esto no es más que una demostración de cómo se pueden cuantificar los ahorros reales en el coste de las licencias. Según las necesidades estimadas, la última diapositiva mostraba que se había llegado a un total de 290 licencias. En realidad, solo se utilizaban unas 145 licencias activas simultáneas como máximo. Así pues, en este caso, la diferencia es de aproximadamente el 50 % o 145 licencias. Si consideramos que se trata de una licencia relativamente asequible —no de una aplicación de ingeniería de gama alta ni nada por el estilo—, a 5.000 dólares por licencia, el ahorro anual sigue rondando los tres cuartos de millón de dólares. Así pues, desde ese punto de vista, el retorno de la inversión puede ser realmente significativo si se comprende y se gestiona adecuadamente el uso de las licencias con algunas herramientas.

[21:09] Lo que vemos aquí es una serie de resúmenes de informes de licencias de Autodesk. Este es uno bastante sencillo. Optimizar en función del uso real, como hemos mostrado antes, es una especie de «santo grial», pero incluso unos análisis sencillos pueden ser de gran ayuda. Se trata de un informe sencillo que muestra el inventario de software de Autodesk y los paquetes disponibles, lo que puede ser un buen punto de partida para la gestión de licencias. En esta vista se muestran, en concreto, los paquetes disponibles por día y se incluye información específica de cada producto, como los tipos de licencia. También hay información sobre el equipo y el sistema operativo, lo que permite hacerse una idea rápida de qué software está disponible, dónde se ejecuta y con qué frecuencia.

[21:59] A modo de breve caso práctico, tomemos como ejemplo una empresa de ingeniería que carecía de una visión global del uso de sus licencias en toda la organización. Como consecuencia, no tenían ni idea de qué tipos de licencias se estaban utilizando. Esta organización en concreto contaba con una combinación de licencias vinculadas a un nodo específico para estaciones de trabajo y licencias flotantes que podían activarse a través de la red. Al realizar un análisis, descubrieron que había casos en los que se obtenía una licencia flotante en una estación de trabajo que ya contaba con una licencia vinculada a un nodo concreto. Así, gracias a una planificación adecuada y a la implantación de controles, pudieron gestionar mejor sus costes de licencias basándose en esa información.

[22:31] Así pues, más allá de los simples informes de inventario, siempre resulta interesante ver qué se está utilizando. Y estos son los tipos de informes que se pueden generar fácilmente y que resumen el uso. En este caso, se muestra por meses. Pero hay que tener en cuenta que los paquetes se desglosan en funciones o en los módulos individuales que contienen, y esta información sobre la correspondencia entre módulos y funciones ofrece una perspectiva importante a la que, de otro modo, quizá no se tendría fácil acceso. Con solo observar qué paquetes se están descargando y comprender en qué consisten, se llega a un punto en el que se pueden entender mejor las funciones concretas que se están utilizando con mayor frecuencia.

[23:19] Como es obvio, aquí también se muestran las características del módulo «raw». A veces estas no se detallan si no se dispone de algo que las asocie directamente. Por lo tanto, los datos también se pueden exportar y representar gráficamente en Excel de diversas formas. Hoy en día hay infinidad de formas de representar gráficamente la información, pero este es un sencillo gráfico de barras que muestra las diez funciones de Autodesk más utilizadas por horas de uso. De hecho, este gráfico recoge datos de diferentes versiones del mismo tipo de software, como, por ejemplo, Building Design Suite o AutoCAD. Pero puedes mostrar las diferentes versiones por separado o combinarlas para ver qué funciones se utilizan más.

[24:10] Como ya se ha mencionado, hay varias formas diferentes de mostrar los datos. Una de las que utilizamos con frecuencia en Open iT se llama, de hecho, Microsoft Power BI; es la herramienta de inteligencia empresarial de Microsoft y ofrece la elaboración de informes sin complicaciones. Además, gracias a su interfaz, se puede integrar con el software Open iT para crear de forma eficiente gráficos con calidad de presentación y aptos para la dirección. Aquí se muestra un panel de control que resume los usuarios únicos por módulo y paquete, seguido de un desglose de los usuarios únicos diarios por módulo, que se ve en el gráfico de la parte inferior. Los datos también se pueden filtrar fácilmente por días laborables frente a fines de semana; como se puede ver en la parte derecha, se pueden seleccionar los periodos y diferentes filtros para determinar cómo se mostrarán esos datos.

[24:58] A diferencia del último panel de control, este es bastante similar, pero se centra en el número de usuarios. En un análisis estándar de licencias, este panel se centra más en las licencias disponibles y en las que están en uso. De nuevo, se desglosa por módulo y por porcentaje de uso de las licencias disponibles en un gráfico muy claro, similar a un velocímetro. Además, muestra patrones diarios o a largo plazo. En este caso, el gráfico de la parte inferior muestra un patrón a más largo plazo, pero aún así se puede ver el uso entre semana y durante el fin de semana, y eso se representa gráficamente en función del número total de licencias disponibles, así como una línea que muestra el máximo de licencias que se han llegado a utilizar. Así que aquí mismo resulta bastante fácil ver que tenemos un exceso de licencias para este paquete en concreto.

[25:45] Así pues, otro uso de este tipo de herramientas de inteligencia empresarial es representar gráficamente los datos por ubicación geográfica o según otras características organizativas, como el departamento o el país. Y esto puede ser relevante: si hay un gran número de personas en una zona determinada que utilizan un paquete de software concreto, comprender ese uso puede revelar su impacto en la gestión global de las licencias. Si se están utilizando muchas licencias en una ubicación concreta, a veces es posible identificar patrones de uso ineficientes simplemente al observar que un mismo usuario ha obtenido varias licencias en una zona determinada. De este modo, también se pueden identificar ese tipo de patrones de uso ineficientes.

[26:34] Tal y como se ha señalado anteriormente al hablar de los acuerdos empresariales, Autodesk ofrece la opción de utilizar su software mediante un sistema especial de medición y pago conocido como «Token Flex». Con Token Flex, se adquiere una cantidad determinada de tokens y, a continuación, todo el uso del software de Autodesk se paga mediante esos tokens, que se deducen automáticamente de lo que viene a ser una especie de cuenta bancaria de tokens. Las diferentes aplicaciones tienen distintos costes de uso. Por ello, comprender las implicaciones económicas del sistema Token Flex no resulta necesariamente sencillo a la hora de realizar una planificación a largo plazo. Sin embargo, si se dispone de datos históricos sobre los costes de uso y los patrones de uso, es posible simular los costes de uso con Token Flex en una situación hipotética con fines de planificación. Así, en este caso, los usuarios se clasifican según los que más utilizan el servicio, en función del tiempo transcurrido de uso, así como por el número de licencias de Autodesk en uso simultáneo; además, el tercer patrón muestra una proyección del coste de uso y cómo se traduciría en tokens. Esto puede resultar muy útil para la planificación si existe la posibilidad de que se cambie al sistema de licencias Token Flex.

[27:51] Y aquí tenemos otro caso práctico interesante. En esta ocasión se trata de un fabricante de automóviles. Estaban interesados o barajando la posibilidad de pasarse a Token Flex como opción de licencia empresarial. Sin embargo, los responsables estaban muy preocupados por cómo tomar una decisión fundamentada sobre el número de tokens que debían adquirir. Y hay algunas implicaciones relacionadas con el hecho de que los tokens tienen una vida útil limitada y de que hay que comprarlos en paquetes al por mayor. Por eso, acertar desde el principio con la compra para todo el año es bastante importante, para no comprar de más para ese año ni tener que adquirir una gran cantidad de licencias a mitad de año y que parte de esos tokens adicionales del plan de licencias caduquen antes de ser utilizados. Así pues, al conocer el uso anterior, pudimos plasmar ese historial de uso en los costes de los tokens, y ellos pudieron seguir adelante con la evaluación de las ventajas del contrato «Token Flex» frente a sus otras opciones.

[29:03] Por lo tanto, disponer de informes que permitan gestionar eficazmente los derechos de uso es, por supuesto, otro aspecto importante a tener en cuenta en la gestión de licencias de software. Y los informes que muestran datos como los días transcurridos desde el último uso de distintos usuarios pueden resultar útiles para determinar si realmente sigue siendo necesario mantener los derechos de uso para un usuario concreto y un software determinado. Además, es posible ajustar las listas de acceso de vez en cuando, lo que puede resultar realmente importante, sobre todo si se dispone de licencias de usuario designado, en las que se ha asignado una licencia para el uso exclusivo de una persona concreta y es necesario revisar periódicamente si sigue necesitando ese uso exclusivo de la licencia o no. Además, si se lleva a cabo de forma sistemática a lo largo del tiempo, se reduce el número de usuarios que podrían suponer un riesgo durante una auditoría de software. Y al añadir información sobre el tiempo transcurrido de uso durante un intervalo determinado, además de conocer los días transcurridos desde el último uso, se obtiene una visión más clara del perfil del usuario para determinar sus derechos de acceso.

[30:14] Aquí tenemos datos de una empresa dedicada a la gestión de la fiabilidad de activos; hemos generado e incluido algunos informes de muestra basados en el uso real de sus licencias de Autodesk, con el fin de analizar su uso actual y ayudarles en sus iniciativas de TI, incluida la optimización de los costes de software. Se trata solo de un par de ejemplos de cómo Open iT puede revisar los datos de un entorno en nuestro gestor de licencias. Fíjense aquí que, si vuelven atrás y revisan las fechas, lo interesante es que, en realidad, son más de las 18:00 horas de un lunes y no hay ningún usuario, salvo este señor Gibson, que tiene un par de licencias de AutoCAD —dos, para ser exactos— activadas desde el viernes por la noche. Así pues, resulta algo interesante saber si realmente las utilizó durante el fin de semana, ya que podría ser un indicio de un uso ineficiente de las licencias.

[31:07] Si analizamos con más detalle los datos recopilados durante un periodo de dos semanas, se observa qué software tiene mayor demanda. Lo que podemos ver aquí es que AutoCAD 2014 y AutoCAD 2015 no se están utilizando tanto, pero algunos de los paquetes más recientes registran una utilización del 100 %. Del mismo modo, las suites de diseño de productos no se han utilizado mucho en general, pero algunas de las suites de diseño de plantas están registrando un uso muy intensivo. Este es el tipo de información que hace posible —y que realmente es necesario conocer— dejar de lado el software que no se utiliza y, tal vez, destinar ese presupuesto a reforzar algunos de los elementos más utilizados. Y realmente no es posible comprender esto sin algún tipo de medición del uso. Así que, solo como nota, hay que tener en cuenta que esto abarca un periodo de tiempo relativamente corto, y normalmente es necesario adoptar una perspectiva a más largo plazo para tomar decisiones definitivas. Pero es un buen indicador de cómo se puede entender qué es lo que más se utiliza y qué es lo que apenas se utiliza.

[32:19] Así pues, al analizar en este caso el uso de uno de los paquetes de AutoCAD en una línea temporal, se observa que la licencia se utiliza al máximo no solo de forma puntual, sino que ocurre casi todos los días de cada semana laboral. Por lo tanto, lo que podemos constatar es que, además de lo que ya sabíamos —que ese paquete concreto de AutoCAD se utilizaba de forma intensiva—, podemos deducir que podría existir una necesidad real de licencias adicionales basándonos en el análisis de los patrones de uso semanales que aquí se observan.

[32:51] Esto es diferente, aunque similar, pero se refiere a la propia Product Design Suite Premium. Y esta línea temporal muestra que, durante un periodo de dos semanas, al igual que en el caso anterior, el uso ha sido relativamente escaso. Así pues, en términos generales, aunque al principio parezca que hay un uso muy intenso, este no duró mucho tiempo. Por eso es importante comprender que, si se observa una utilización del 100 % durante un periodo de tiempo determinado, hay que analizar con qué frecuencia se produce realmente esa utilización del 100 %. Este tipo de gráficos resultan muy útiles para entenderlo y, en este caso concreto, sería recomendable analizar a más largo plazo si existían necesidades adicionales para esta Product Design Suite en particular.

[33:48] Y al analizar la utilización de las licencias, es posible determinar con qué eficiencia se está haciendo uso del número de licencias. Y ahí es donde este tipo de gráficos —lo que estamos mostrando aquí es un histograma de licencias— puede resultar muy útil. Este histograma muestra el tiempo que han estado en uso distintas cantidades de licencias. Y lo que llama la atención aquí es el tiempo relativamente elevado durante el cual se utilizan todas o casi todas las licencias, mientras que los rangos intermedios —los 20, los 30 y los 40 que preceden a ese— no se utilizan con tanta frecuencia. Esto indica que, tal y como habíamos visto en el gráfico con una utilización casi total casi todos los días de la semana, podemos observar que o bien se han solicitado muy pocas licencias, o bien se han solicitado casi todas. Por lo tanto, es importante comprender la eficiencia en la utilización de las licencias disponibles.

[34:43] Por el contrario, este es un histograma de la otra suite de aplicaciones, Design Premium, y lo que podemos observar aquí es que la mayor parte del uso total corresponde a un número relativamente pequeño de licencias. Y dado que el histograma se mantiene relativamente plano por encima de, digamos, el número 13, esto indica que el número de licencias que representan la mayor parte del uso es inferior a 13. Por lo tanto, podría haber la posibilidad de obtener algún ahorro reduciendo el número de licencias en este caso, si se consigue controlar el tiempo total durante el que se utilizan algunas de esas licencias con un número más elevado.

[35:18] Así que esto no es más que otra representación gráfica basada en colores del número máximo de licencias en uso; en este caso, se basa en los días de la semana y las 24 horas del día, dispuestas horizontalmente. Los colores vivos —amarillos, naranjas y rojos— indican un uso elevado y, por ese motivo, se suele denominar «mapa de calor». Es muy fácil identificar rápidamente las horas concretas del día o los días de la semana en los que hay más actividad. Y cabe destacar aquí, al igual que en el gráfico de barras que hemos visto anteriormente, que prácticamente todos los días laborables, durante el horario laboral, todas las licencias alcanzan el máximo de 72. También podemos ver aquí que, fuera del horario laboral y durante los fines de semana, hay licencias que no se utilizan, por lo que el número desciende drásticamente. Así pues, la gente devuelve las licencias de forma bastante constante cuando no las está utilizando. Pero incluso si nos fijamos en el horario fuera de horario laboral o en los fines de semana, el sábado y el domingo siguen teniendo 11 licencias en uso constante. Por lo tanto, resulta algo dudoso que 11 o 12 licencias estén realmente en uso constante durante los fines de semana. Así que probablemente haya algunas personas que, en cierto modo, se quedan con esas licencias de forma permanente. Y podría ser posible reducir el número de licencias necesarias. Si esas 11 licencias están constantemente en uso y no se utilizan durante los periodos de mayor actividad, es posible que ese uso máximo de 72 licencias no sea exacto; es posible que algunas de esas licencias simplemente estén activas y en uso, pero sin utilizarse.

[37:01] Este es otro mapa de calor que abarca todo el mes de julio. De nuevo, podemos observar que el patrón se ajusta bastante a lo esperado, con una caída drástica en el uso de las licencias durante el periodo del 4 de julio, así como en algunos fines de semana y fuera del horario laboral. Sin embargo, aquí podemos ver que un número significativo de licencias nunca se registran fuera del horario laboral ni durante los fines de semana. Aunque parece que durante el fin de semana festivo se registraron prácticamente todas las licencias, podría haber aquí un pequeño margen para reducir el número de licencias.

[37:38] Así pues, además de revisar informes y presentaciones históricos, también resulta útil poder configurar unos paneles de control que envíen alertas en tiempo real basadas en la información actual. Esto lleva la comprensión y la gestión de las licencias a una dimensión proactiva. De hecho, Open iT ofrece alertas sobre un uso elevado de licencias o un porcentaje alto de uso de las mismas cuando se está a punto de agotar todas las licencias en uso, así como sobre el uso prolongado de las mismas. Por ejemplo, si hay alguien que lleva varios días con una licencia asignada, o si varios usuarios están utilizando varias instancias de la misma licencia al mismo tiempo, estas alertas permitirán intervenir, garantizar un uso más eficiente de las licencias y, de hecho, evitar crisis de disponibilidad cuando nos acerquemos al punto en el que todas las licencias estén asignadas y los usuarios estén buscando activamente licencias para poder trabajar.

[38:43] Así pues, gracias a la posibilidad de configurar diversas alertas estándar, como cuando la utilización de las licencias se acerca al 100 %, es posible reducir el número de denegaciones que se producen al alcanzarse el límite máximo de licencias en uso. Y, por supuesto, a quienes sacan más de una licencia les llamamos «acaparadores de licencias». Así pues, se pueden configurar alertas para cuando alguien tenga más de un número determinado de licencias, por ejemplo, más de cinco licencias de un software concreto sacadas al mismo tiempo. También hay alertas para situaciones como la caída de los servidores de licencias, la caducidad de las licencias y cosas por el estilo.

[39:19] En resumen, los recientes cambios de Autodesk exigen que se evalúen cuidadosamente las ventajas y los inconvenientes de las licencias. Ahora es posible sopesar la flexibilidad de las opciones en la nube y de suscripción frente al ahorro a largo plazo que tradicionalmente han ofrecido las licencias perpetuas, así como la importancia de cumplir los acuerdos de licencia de las licencias perpetuas para preservar esa inversión. Además, se trata de encontrar la combinación adecuada: si se dispone de licencias perpetuas y es necesario añadir licencias adicionales, incorporar algunas de las opciones más recientes para dar con la combinación que mejor se adapte a cada empresa en su situación concreta. Por eso, « Open iT » (Gestión de licencias) también cuenta con un sólido historial a la hora de generar ahorro y rentabilidad de la inversión a través de la gestión de licencias, especialmente en situaciones en las que las circunstancias externas han obligado a una organización a cambiar. Esto puede deberse a que el negocio vaya al alza o a la baja, y a ser capaz de comprender cómo está cambiando el uso y cómo las licencias deben adaptarse a ese cambio. O simplemente a adaptarse a los cambios de Autodesk, a las novedades más recientes en su oferta. No comprender esto puede dar lugar a un desperdicio de recursos y a un uso ineficiente de las licencias. Y tratar de tomar las mejores decisiones sobre cómo configurar nuevas licencias sin comprender los patrones de uso tradicionales y las opciones disponibles va a resultar muy difícil.

[41:00] Para resumir, hay muchas piezas en este rompecabezas y es importante saber en qué centrarse y cómo realizar los análisis necesarios para comprender el uso de las licencias y lograr un posicionamiento óptimo de las mismas, así como poder negociar eficazmente las nuevas licencias cuando surjan esas oportunidades. Con esto concluye la presentación. Me gustaría aprovechar este momento para dar las gracias a todos y, si alguien tiene alguna pregunta, estaremos encantados de responderla lo mejor que podamos.

[41:33] Lynn: Gracias, Carl. Tenemos aquí algunas preguntas interesantes. La primera es interesante porque estoy segura de que podrás dar una respuesta muy rápida. Pero esta pregunta se centra en lo siguiente: ¿sabes cómo define Autodesk el valor del modelo de suscripción para una organización que tiene un modelo de gestión de activos descentralizado? Por lo tanto, la capacidad de aprovechar los activos no utilizados es, literalmente, inexistente. ¿Cómo aborda Autodesk ese problema? Sé cómo lo abordarías tú desde el punto de vista de la herramienta, pero ¿cómo vende Autodesk en esos entornos?

[42:13] Carl: Puede que me haya perdido la primera parte, ¿tiene eso que ver con las ofertas de suscripción y en la nube? Vale, sí. ¿Cómo pueden afirmar que se trata de una herramienta valiosa para ellos y de un modelo de licencia útil cuando no tienen forma de saber cuántas realmente necesitan, ya que no existe una gestión centralizada de activos? Sí, creo que, para hacer eso, no estoy seguro de que Autodesk vaya a ayudar realmente a la gente. Así que no estoy seguro de poder responder en nombre de Autodesk sobre ese tema en concreto. Entender el uso y las suscripciones en la nube y las suscripciones para estaciones de trabajo, así como las licencias flotantes, y comprender todo eso en su conjunto, por supuesto que va a ser muy importante. No disponen necesariamente de un sistema centralizado para hacerlo. Así que realmente se necesita algo para comprender todos esos diversos aspectos. Si se tienen licencias flotantes, así como licencias vinculadas a un nodo, habrá que implementar algún tipo de herramienta propia para hacerlo, y muchas veces eso puede implicar instalar un agente en varios ordenadores de sobremesa para saber qué está pasando allí. Así que, si no se registran las licencias flotantes, no hay forma de hacer un seguimiento de lo que están haciendo, y por eso hemos desarrollado algunas de nuestras soluciones: para ayudar a la gente en esa situación concreta. Ahora bien, si tienes renovaciones periódicas de configuraciones en la nube o de tipo suscripción sin comprenderlo, hay que reconocer que va a ser muy difícil. Y no creo que Autodesk vaya a ser de gran ayuda para comprender el uso específico de tu organización en ese contexto.

[44:07] Lynn: Vale, claro. Es de gran ayuda, porque probablemente no te vayan a echar mucha mano con eso. Quiero decir que, en mi opinión, lo verían como una oportunidad para vender más productos, potencialmente.

[44:14] Carl: Sí, quiero decir que quieren ser flexibles y esas ofertas en la nube ofrecen cierta flexibilidad, porque si compras algo, no te quedas atado a ello para siempre. Así que no estás adquiriendo esos activos de gran valor como activos permanentes. Por lo tanto, si llegas a la conclusión de que necesitas cambiar, es mucho más fácil hacerlo. Determinar los criterios para definir ese cambio necesario es otra cuestión.

[44:46] Lynn: Bien, al pasar de un modelo perpetuo a uno de suscripción, o al pasar de lo que tienen actualmente a cualquier tipo de licencia basada en la nube o en suscripción, ¿qué es lo que más echan en falta o no han tenido en cuenta, según tu experiencia con los clientes, y en lo que tú puedes ayudarles?

[45:01] Carl: Sí, hay varias cosas ahí. Creo que incluí un par de nuestros mejores casos prácticos. Uno de ellos es, sin duda, el de las licencias vinculadas a un nodo; ese fue realmente uno de nuestros grandes éxitos. Quiero decir que no ocurre muy a menudo, pero si tienes licencias vinculadas a un nodo además de licencias flotantes, es importante comprender cómo se utilizan. O si tienes software antiguo que está infrautilizado —y esto nos remite a algunos de nuestros otros informes y ejemplos—, si puedes determinar qué tipos de software se utilizan intensamente, o si tienes paquetes que contienen determinadas funciones o módulos y parece que ese módulo concreto se está activando solo para usar una función específica del mismo, puedes averiguar si todos los módulos con esa función concreta parecen estar siendo muy utilizados. Entonces, quizá puedas prescindir de los paquetes que contienen elementos que no necesitas y optar por una licencia de menor coste que, aunque incluya menos funciones, ofrezca más de aquello que más utilizas. Por lo tanto, comprender el uso desde ese punto de vista es bastante importante, al igual que entender los tipos de licencias que tienes, cómo se están utilizando y si se están utilizando de manera eficiente. Y, por supuesto, no quiero volver a entrar en detalle sobre los procesos de préstamo prolongados ni sobre la frecuencia con la que se alcanza el límite máximo de licencias prestadas, pero sin duda esos factores también se tienen en cuenta.

[46:43] Lynn: Sí, la presentación incluía muchos gráficos interesantes sobre las capacidades de generación de informes, lo cual fue fantástico; son aspectos que la gente debería tener en cuenta. Otra pregunta que planteó alguien es: ¿puede Open iT comprobar de forma nativa el uso en la nube de los productos de Autodesk?

[46:52] Carl: Así que la única forma de comprobar el uso de los servicios en la nube es tener un agente instalado en un ordenador y analizar desde allí la actividad del navegador web. Pero esto también tiene algunas limitaciones, porque se puede configurar para comprobar un tipo concreto de navegador, pero hay numerosos tipos de navegadores que hay que supervisar. Y eso es un problema un poco complicado. No es imposible hacerlo y también hay algunas formas de lograrlo simplemente analizando el tráfico de red y identificando cuándo se produce parte de ese tráfico. Pero tampoco es muy fácil de llevar a cabo. Así que hay algunas cosas que se pueden hacer para intentar controlar mejor lo que ocurre con el uso de la nube, pero no es necesariamente una solución al 100 % por el simple hecho de serlo. Y puede que, con el tiempo, nuestra capacidad en este ámbito vaya aumentando; es algo en lo que seguimos intentando mejorar nuestra capacidad y comprensión para dar con buenas soluciones que ayuden a la gente. En este momento, sin duda, existen algunas limitaciones al respecto.

[48:06] Lynn: De acuerdo. Según tu experiencia, en cuanto a los niveles de ahorro, cuando te reúnes con un cliente por primera vez y este va a implementar la solución, ¿qué tipos de ahorro y qué nivel de ahorro suelen obtener las empresas? Y, por supuesto, sé que esto depende del tamaño de la organización, pero, en general, ¿puedes facilitarnos alguna estadística sobre cuándo empiezan a medir el uso de las aplicaciones de Autodesk?

[48:29] Carl: Sí, así que, en muchos casos, a la hora de intentar calcular un valor medio, recurrimos a algunas de las empresas de consultoría informática para obtener esas estadísticas. No siempre somos capaces de hacer un seguimiento preciso de esos datos. Por eso, recurro al estudio de Gartner, que muestra que la mayoría de las empresas registran una reducción de costes de alrededor del 30 % y que esperan que, de media, en los próximos dos o tres años se produzca un ahorro medio del 30 %, o más bien una reducción media del 30 % en el gasto total en software, simplemente como resultado de la implementación de herramientas que ayudan a hacer un uso más eficiente de las licencias. Así que, de nuevo, obviamente varía mucho: hay empresas que han ahorrado mucho más del 30 %, hay otras que han ahorrado menos que eso, sin duda, y depende de su eficiencia, también de algunas de sus dinámicas internas, y de su capacidad para introducir cambios o, a veces, de su disposición a hacerlo en función de la información que reciben. Pero barajamos ese 30 % como una cifra media bastante buena.

[49:40] Lynn: De acuerdo. En cuanto a la herramienta en sí, ¿cuánto tiempo suele llevar, y repito que esto es a título orientativo, implementarla?

[49:48] Carl: La implementación de nuestra herramienta puede realizarse realmente muy, muy rápido. A veces, la configuración se puede completar en un día más o menos; otras veces, hay que hacer algunos ajustes para que todo funcione correctamente, y esto varía de un entorno a otro. Pero, en realidad, la configuración inicial de nuestra solución es muy rápida; suele tardar aproximadamente un día, aunque en realidad puede llevar solo unas pocas horas. Es decir, he visto cómo la configuraban en tan solo unas horas y conseguían que la mayor parte funcionara. A veces hay que hacer algunos ajustes a lo largo de los días para resolver algunos aspectos que quizá no se reconocieron en la instalación inicial, pero es rápido.

[50:34] Lynn: De acuerdo. Aparte de ese plazo de implementación tan breve, hay varias preguntas aquí que plantean una duda similar: ¿qué opinas si alguien se dirigiera a su jefe y le dijera «Creo que necesitamos implementar una herramienta para supervisar y medir nuestro consumo»? ¿Qué le dirías que debería incluir su lista de ahorro y beneficios?

[51:07] Carl: Bueno, yo he pasado por muchas de esas situaciones, pero la verdad es que se trata de una cuestión multidimensional que no hemos abordado en profundidad en esta presentación en concreto. Sin embargo, hay que comprender el uso de las licencias, entender en ocasiones los patrones de flujo de trabajo y saber qué software utilizan las personas que realizan su trabajo de forma más eficaz. La respuesta obvia es que hay que saber qué licencias se están utilizando y cuáles no, y ajustar el número de licencias a las necesidades reales. La cuestión de la auditoría, sin duda, surge con bastante frecuencia; si hay personas que se encuentran en situaciones de incumplimiento y quizá no se dan cuenta de ello, eso también supone una ventaja muy importante y de gran valor.

[52:01] Lynn: Vale, estamos revisando eso, y creo que el resto lo pueden extraer de la propia presentación de diapositivas, porque tenías muchas diapositivas diferentes con mucha información útil y probablemente puedan interpretarla para elaborar su propio informe de ahorro. Así que creo que ya hemos respondido a la mayoría de las preguntas. Hay un par de ellas aquí que son muy detalladas y creo que sería mejor responderlas por correo electrónico, así que te las guardaré, Carl, para que les eches un vistazo más tarde. Así que creo que, llegados a este punto, quiero dar por concluida la sesión. Quiero dar las gracias a todos por participar en el seminario web de hoy, especialmente a Carl, nuestro ponente. Y, como he dicho, todas las preguntas pendientes, o si tenéis preguntas adicionales, podéis dirigirlas a Carl a su correo electrónico, que aparece aquí; podéis enviarlas a ITAM y nosotros se las reenviaremos; o, si las habéis escrito en la ventana de chat, obviamente él las recibirá. La grabación de este evento estará disponible probablemente a principios de la semana que viene en la página web de ITAM para aquellos que sean miembros de ITAM. Recordad también que Open iT se pondrá en contacto con vosotros si estáis interesados en una copia en PDF de la presentación, ya que contiene mucha información interesante. Y, de nuevo, gracias a todos; con esto concluye la presentación de hoy. Gracias a todos por participar. Hasta pronto.