Bändigen Sie die Komplexität Ihrer Autodesk-Lizenzierung

[0:00] Lynn: Alle Teilnehmer befinden sich im reinen Hörmodus. Guten Tag allerseits und herzlich willkommen zum Open iT ITAM-Webinar zum Thema „Die Komplexität Ihrer Autodesk-Lizenzen in den Griff bekommen“. Mein Name ist Lynn Weiss, ich arbeite bei ITAM und werde heute als Moderatorin und Gastgeberin des Webinars fungieren. Wie üblich gibt es zunächst einige organisatorische Hinweise, bevor wir loslegen. Die Mikrofone aller Teilnehmer sind stummgeschaltet, außer natürlich die unserer Referenten. Wenn Sie also Fragen an unseren Referenten haben, geben Sie diese bitte entweder im Chat oder im Fragenfenster ein. Sofern wir am Ende der Sitzung genügend Zeit haben, werden wir hoffentlich auf diese Fragen eingehen können; andernfalls werde ich die Informationen an Carl weiterleiten und dafür sorgen, dass er sie nach Ende der Veranstaltung per E-Mail beantwortet. Und für alle Interessierten: Open iT wird allen Interessierten eine PDF-Datei der Präsentation zur Verfügung stellen. Selbstverständlich erhalten Sie nach Ende der Veranstaltung entsprechende Informationen, damit Sie diese Kopie erhalten können.

[1:19] Um nun mit dem Programm zu beginnen, möchten wir Ihnen zunächst unseren Referenten, Carl Leweke, vorstellen. Er ist Kundenbetreuer bei Open iT, Incorporated, und seit über 26 Jahren in verschiedenen Funktionen in der Öl- und Gasbranche tätig. Seine Branchenerfahrung umfasst vor allem die Betreuung von Tiefsee- und Wireline-Kunden, einschließlich Betriebsplanung, Vertragswesen, Marktanalyse, Prognosen, Kundenanalyse, Kundenbeziehungen, Abrechnung und Zahlungsverkehr. Er nutzt sein umfassendes Verständnis von Offshore-Tiefsee-Betrieb, um Kunden dabei zu beraten, wie sie Technologien wie Software-Messsysteme einsetzen, die Anwendungsnutzung optimieren und den Wert ihrer Anlagen sowie die Produktivität ihrer Nutzer maximieren können. Um das Webinar nun in Gang zu bringen, schalte ich Carls Mikrofon ein und bitte ihn, mit der Präsentation zu beginnen.

[2:13] Carl: Okay, vielen Dank für die Einführung, Lynn. Guten Morgen an alle. Wie Sie bereits gesagt haben, bin ich Carl Leweke von Open iT und möchte Sie herzlich zum heutigen ITAM-Webinar begrüßen, bei dem es darum geht, die Komplexität der Autodesk-Lizenzierung in den Griff zu bekommen. Im Namen von Open iT möchte ich mich daher auch bei ITAM dafür bedanken, dass diese Webinare veranstaltet werden, um uns dabei zu helfen, aktuelle Themen im Bereich des IT-Managements zu erörtern. Und natürlich scheinen die weltweite Verbreitung von Autodesk-Software sowie einige kürzlich erfolgte Änderungen bei den Lizenzbedingungen zu einem gesteigerten Interesse an solchen Themen rund um die Lizenzierung geführt zu haben, insbesondere im Zusammenhang mit Autodesk. Ich freue mich daher sehr über Ihre Teilnahme.

[2:58] Und heute werden wir uns mit dem Umgang mit den Änderungen bei den Autodesk-Lizenzen befassen, die im Laufe des letzten Jahres – oder vielleicht auch etwas länger, je nachdem, in welchem Teil der Welt Sie sich befinden – stattgefunden haben. Im Grunde geht es jedoch darum, Ihren Unternehmen Einblicke zu vermitteln, wie diese Änderungen besser bewältigt werden können – indem Sie die verschiedenen Optionen verstehen und diese mithilfe von Software-Metering an die spezifischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpassen. In diesem Webinar werden wir daher die verschiedenen Lizenztypen von Autodesk sowie einige der jeweiligen Vor- und Nachteile besprechen. Schließlich werden wir versuchen, einige Strategien aufzuzeigen, mit denen Sie fundiertere Entscheidungen treffen können, wenn Änderungen an diesen Lizenzstrukturen erforderlich sind – insbesondere angesichts der Änderungen in den Lizenzmodellen von Autodesk. Dieses Webinar ist für alle von Interesse, die sich mit der Verwaltung von Autodesk-Lizenzen befassen, insbesondere wenn Sie derzeit keinen genauen Überblick über die gesamte Autodesk-Lizenznutzung in Ihrem Unternehmen haben. Es kann auch als Leitfaden für die Umsetzung besserer Autodesk-Verwaltungspraktiken dienen. Wir werden uns also konkret mit einigen Fallstudien befassen, Beispiele für Berichte zeigen und Ihnen veranschaulichen, wie Sie Tools zur Erfassung und Optimierung der Softwarenutzung einsetzen können. Diese sind für alle von großem Nutzen, die über Autodesk-Lizenzen verhandeln, diese erwerben oder verwalten. Abschließend geben wir einen Überblick über die Standardoptionen und Empfehlungen zur Auswahl der besten Abonnementmodelle oder Kombinationen von Lizenzmodellen für ein bestimmtes Unternehmen.

[4:27] Im Grunde genommen hat Autodesk, wie bereits erwähnt, bereits 2015 weltweit Änderungen an seinem Lizenzmodell angekündigt und die unbefristeten Lizenzen für seine Software mittlerweile so gut wie vollständig abgeschafft. Und ihre aktuellen Abonnementangebote ermöglichen weiterhin den Zugriff auf eine große Vielfalt an Produkten über gemeinsam genutzte Floating-Lizenzen – vieles davon war zuvor bereits mit den traditionellen unbefristeten Lizenzen möglich, mit denen jeder bestens vertraut war. Autodesk hat dies also als schrittweisen Wandel mit einer Vielzahl von Vorteilen für die Kunden angepriesen, und offensichtlich steckt weit mehr dahinter als nur Vorteile für die Kunden. Aber tatsächlich in der gesamten Softwarelandschaft, mit dem Wachstum des Internets und des Cloud-Computings, besteht ein zunehmendes Interesse seitens der Softwareanbieter daran, ihre gesamte Software auf ein ähnliches Vertriebsmodell umzustellen, und in der Regel ist dies eine Alternative zum traditionellen vollständigen Softwarebesitz. Zu den Vorteilen für die Softwareanbieter gehört eine stabilere, besser vorhersehbare Einnahmequelle, die sich für sie tatsächlich in einer höheren langfristigen Rentabilität niederschlägt – solange sie die Kunden dazu bewegen können, ihre Abonnements zu verlängern.

[5:42] Aus Kundensicht wirbt Autodesk also damit, dass das Unternehmen mehr Flexibilität und ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Viele Menschen waren jedoch sehr besorgt über die wahrgenommene Preiserhöhung, was zu Skepsis darüber führte, wer am meisten davon profitieren würde – die Nutzer oder Autodesk. Zudem gewöhnen sich viele Menschen zunehmend an den ständigen Wandel, der mit regelmäßig aktualisierten Cloud-Anwendungen einhergeht – ein Phänomen, das sie aus der Welt der Mobiltelefone und der ständig neu erscheinenden Apps bereits kennen und akzeptieren. Dieses Konzept des ständigen Wandels, der kontinuierlichen Aktualisierung und Verbesserung, wird heute wahrscheinlich etwas besser akzeptiert als noch vor einigen Jahren. Ich denke also, dass sich die Welt nach dem anfänglichen Schock einfach an die neue Situation anpassen muss.

[6:37] Als die Änderungen bekannt gegeben wurden, hatten die Kunden natürlich viele Fragen und Bedenken, die sie zum Großteil in den Online-Foren äußerten. Autodesk hat daraufhin einige sehr fundierte FAQ-Dokumente erstellt, um die Kunden aufzuklären und ihre Bedenken auszuräumen. Es gibt also im Internet wirklich viele gute Informationen zu Beginn dieses Prozesses. Aber letztendlich läuft es, wie ich bereits erwähnt habe, darauf hinaus, dass es keine unbefristeten Lizenzen mehr gibt. Weltweit ist es also nicht mehr möglich, weitere unbefristete Lizenzen zu bestehenden unbefristeten oder älteren unbefristeten Abonnements hinzuzufügen, die jemand möglicherweise noch besitzt. Die Nutzung älterer unbefristeter Lizenzen kann jedoch wie bisher fortgesetzt werden und wird auch weiterhin so funktionieren, solange das Wartungsabonnement aufrechterhalten wird. Updates und Support im Rahmen dieser Wartungsabonnements werden weiterhin verfügbar sein. Sollte dieses Wartungsabonnement jedoch jemals auslaufen, erlischt mit dieser unbefristeten Vereinbarung auch der Anspruch auf Updates und Verbesserungen endgültig.

[7:32] Und Autodesk hat nachdrücklich versichert, dass die Wartungsverträge auf das, was sie als „absehbare Zukunft“ bezeichnen, fortgeführt werden. Es muss jedoch auch berücksichtigt werden, dass Autodesk wahrscheinlich Anreize für die freiwillige Kündigung unbefristeter Wartungsverträge schaffen wird, indem es den Kunden Preisnachlässe auf die neueren Abonnementmodelle gewährt. Ich glaube nicht, dass das Unternehmen beide Modelle länger als nötig beibehalten will – allein schon aus Kostengründen. Und es ist natürlich bemerkenswert, dass die Anschaffungskosten für Abonnements zwar geringer sind, diese für Langzeitnutzer aber letztendlich teurer werden. Die Flexibilität, die Software an veränderte Nutzungsbedingungen anzupassen oder zu reduzieren, ist in Cloud- oder Abonnementumgebungen wesentlich einfacher. Bei vielen der derzeit angebotenen Abonnementmodelle stehen zudem sogenannte Cloud-Gutschriften zur Verfügung, die den besonderen Anforderungen gerecht werden, die unter Umständen eine sehr hohe Rechenleistung erfordern. Dabei wird die skalierbare Umgebung der Cloud genutzt; diese Gutschriften sind beispielsweise für das Rendern von Entwürfen in Fotoqualität oder für rechenintensive Softwaresimulationen vorgesehen.

[8:56] Um einen Überblick darüber zu geben, was das Unternehmen derzeit im Vergleich zu früher anbietet, sehen Sie hier die verschiedenen Optionen für Softwarelizenzen. Seit kurzem ist es natürlich nicht mehr möglich, die Software mit unbefristeten Lizenzen direkt zu erwerben. Anstelle des Modells mit unbefristeten Lizenzen gibt es nun eigenständige Produkte, die als Abonnements für Desktops oder als befristete Lizenzmodelle mit jährlicher oder vierteljährlicher Laufzeit erhältlich sind. Der Übergang vom Softwarebesitz mit unbefristeten Lizenzen hin zu abonnementbasierten Lizenzen ermöglicht es Autodesk, seine Desktop-Abonnements und Cloud-Angebote kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu verbessern, indem sie in die Cloud-Dienste des Unternehmens integriert werden. Dies geht zurück auf das Modell von Software-Apps, die sich schnell und ständig weiterentwickeln, sowie auf die Tatsache, dass sich die Nutzer offenbar recht gut daran angepasst und diese Art von Modell angenommen haben. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, wie sich Cloud-Fähigkeiten in die langfristigen Gesamtanforderungen eines Unternehmens einfügen können. Diese Veränderungen sind also bereits Realität.

[10:09] Irgendwann wird es also notwendig sein, die Anpassungen vorzunehmen und weiterzumachen. Und nach viel Kopfzerbrechen, Besorgnis und Befürchtungen, die in den Online-Foren geäußert wurden, ist die Sache letztendlich beschlossene Sache. Es ist an der Zeit, weiterzumachen und zu versuchen, eine möglichst optimistische Herangehensweise zu wählen und herauszufinden, wie man die neuen Modelle am besten zu seinem Vorteil nutzen kann. Und das Branchenmuster, wie ich bereits erwähnt habe, lässt vermuten, dass andere Softwareanbieter wahrscheinlich demselben Muster folgen werden, wenn es um Lizenzänderungen weg von unbefristeten Lizenzen geht.

[10:39] Zusammenfassend lässt sich also sagen: Wenn Sie eines der von dieser Änderung betroffenen Softwareprodukte erwerben möchten, müssen Sie so gut wie sicher eine neue Abonnementlizenz kaufen. Und für diejenigen mit unbefristeten Lizenzen ist es wichtig, Ihre Wartungsverträge auf dem neuesten Stand zu halten, damit Sie den früheren Vorab-Investitionsbetrag, der für den Kauf dieser Lizenz getätigt wurde, erhalten können. Es gibt also nach wie vor zahlreiche Optionen. Es gibt Einzelplatzlizenzen, Lizenzen mit gleichzeitiger Netzwerknutzung (Floating-Lizenzen), „Autodesk 360“ als cloudbasierte Option, zahlreiche Suite-Abonnements sowie verschiedene Optionen im Rahmen von Unternehmensverträgen, die als „Multiflex“- oder „Flex“-Verträge bezeichnet werden. „Multiflex“ ist eine Art Mega-Suite-Lizenzierung oder „Token Flex“-Verträge, die sogenannte Cloud-Token nutzen; diese dienen dazu, die Software nach dem Prinzip „Pay-as-you-go“ bzw. „Pay-per-Use“ zu bezahlen. Und wie bereits erwähnt, können die Cloud-Guthaben für Simulationen und Ähnliches verwendet werden, um online Rechenzeit zu erwerben und so leistungsintensive Anwendungen durchzuführen. Außerdem bietet Autodesk im Rahmen seines Cloud-Angebots einige kostenlose Optionen an, die recht interessant sind und die Zusammenarbeit sowie Cloud-Speicher ermöglichen, die oft kostenlos zur Verfügung stehen. Dies wird Autodesk wahrscheinlich dabei helfen, die Akzeptanz dieser Cloud-Dienste zu fördern.

[12:18] Daher ist es wichtig, die aktuellen Nutzungsmuster und die damit verbundenen Kosten für jede dieser Optionen zu verstehen, um die richtigen Lizenzmodelle zu finden und eine Kombination von Lizenzen zu ermitteln, die die beste Lösung darstellt. Da gibt es natürlich die Fortführung bestehender unbefristeter Verträge, es gibt nach wie vor einzelne Software-Abonnements und Suite-Pakete sowie natürlich auch die Unternehmensoptionen.

[12:42] Ich möchte nun kurz etwas für diejenigen sagen, die möglicherweise mit den Autodesk-Unternehmensverträgen zu tun haben. Im Grunde gibt es die beiden Optionen, die ich gerade erwähnt habe, und diese werden größtenteils von der Unternehmensleitung ausgehandelt, um die beste Lösung für die jeweilige Organisation zu finden. „Flex“ bietet also eine universelle Nutzung, „Multiflex“ bietet eine universelle Nutzung für nahezu jede Software, die Autodesk herstellt, ist für diese Möglichkeit jedoch sehr kostspielig. Um eine angemessene, vorteilhafte Vereinbarung für Ihr Unternehmen auszuhandeln, ist es wichtig zu verstehen, wie das Unternehmen Autodesk-Produkte unternehmensweit nutzt. Und das ist wirklich der einzige Weg, um mit Autodesk selbst einen fairen Preis für ein „Multiflex“-Lizenzsystem auszuhandeln. Und natürlich haben Nutzer in Tochtergesellschaften je nach Bedarf Zugriff auf die entsprechenden Softwarekombinationen. Sie müssen jedoch weiterhin ihren Nutzungsumfang ermitteln, um – falls sie die „Token Flex“-Option nutzen – festzustellen, wie viele Token sie benötigen, und ihre Nutzung für das gesamte Jahr zu planen.

[13:56] Der Übergang von einer unbefristeten Lizenz zu einem Abonnement ist also nicht unbedingt ein großes Problem, doch was sich tatsächlich als großes Problem herausstellt, ist das Unverständnis darüber, wie dieser Übergang mithilfe geeigneter Analysen gestaltet werden kann. Bei der Planung des Softwarekaufs muss daher die Lizenzierung analytisch überprüft werden, um festzustellen, wie viele Lizenzen genutzt werden, wie oft sie genutzt werden, welche Arten genutzt werden und wann sie genutzt werden. Zudem können Tools zur Software-Nutzungserfassung und -Optimierung äußerst hilfreich sein, um zu entscheiden, ob die Lizenzbestände für eine bestimmte Software aufgestockt oder reduziert werden sollten. Unternehmen, die ihre Softwarelizenzbestände nicht auf der Grundlage einer Nutzungserfassung verwalten, werden künftig im Wettbewerb gegenüber denen im Nachteil sein, die tatsächlich proaktiv Optimierungsmaßnahmen ergreifen. Daher wird eine solche Nutzungserfassung künftig eine Schlüsselkomponente für die Verwaltung von Autodesk-Lizenzen und das Softwaremanagement im Allgemeinen sein.

[15:09] Laut einer aktuellen Gartner-Studie können 90 % der Unternehmen, die Software-Management-Tools einsetzen, mit durchschnittlichen Einsparungen bei den Softwarekosten von etwa 30 % rechnen. Betrachtet man die durchschnittlichen Gesamtausgaben für Software in den meisten Unternehmen, fällt es ziemlich leicht, auf dieser Grundlage eine Entscheidung über die Rentabilität der Investition zu treffen. Und laut Gartner wird der Einsatz von Analysetools bis 2019 zu einem Rückgang der Lizenzausgaben in Unternehmen um etwa 30 % geführt haben. Das Lizenzmanagement ist also ein Trend, den Unternehmen bereits als Quelle wesentlicher Einsparungen erkennen. Und wenn wir etwas genauer hinschauen, werden wir sehen, wie die Mechanismen der Lizenzoptimierung funktionieren.

[15:52] Es gibt also eine Reihe von Möglichkeiten, wie wir durch eine detaillierte Nutzungserfassung geschäftlichen Nutzen erzielen können, und diese können von Unternehmen zu Unternehmen variieren, je nach den jeweiligen Stärken und Schwächen des jeweiligen Unternehmens. Sicherlich ist es notwendig, die Nutzung aus allen Blickwinkeln zu verstehen, um eine höhere Effizienz zu erreichen, bei der die Lizenzierung auf einem angemessenen Niveau liegt. Und Compliance ist, offen gesagt, ebenfalls ein sehr wichtiger Aspekt bei der Erreichung eines angemessenen Lizenzierungsniveaus, insbesondere wenn man die finanziellen Beträge betrachtet, die bei einigen der durchgeführten Audits eine Rolle spielen, sowie die daraus resultierenden Nachzahlungen, um die ausstehenden Zahlungen an ein bestimmtes Softwareunternehmen zu begleichen. Ich bin mir sicher, dass jeder, der im IT-Bereich tätig ist, damit bestens vertraut ist. Doch neben den verschiedenen finanziellen Vorteilen gibt es noch weitere Aspekte zu berücksichtigen, wie etwa die Effizienz der Mitarbeiter – sicherzustellen, dass sie über alles verfügen, was sie benötigen, um ihre Arbeit effizient zu erledigen –, proaktive Budgetierung sowie interne Cost-Back- oder Showback-Verfahren, damit verschiedene Bereiche eines Unternehmens den Wert ihrer jeweiligen Software nachvollziehen können und erkennen, was es kosten würde, wenn sie dafür bezahlen müssten, oder ihnen die Kosten in manchen Fällen sogar tatsächlich in Rechnung gestellt werden. Und diese Maßnahmen können tatsächlich zu effizienterem Verhalten führen, wenn sie umgesetzt werden. Und wenn es in Ihrem Unternehmen zu Lizenzverweigerungen kommt, ist es wichtig zu verstehen, wann und warum diese auftreten. All diese Informationen können für ein breites Spektrum von Führungskräften nützlich sein, wenn sie den Wert der Nutzungsmessung und deren Nutzen für sie verstehen. Das können IT-Manager, Asset-Manager oder sogar Führungskräfte auf C-Level sein, wie CIO, CTO und CFOs.

[17:37] Werfen wir also einen Blick auf die vereinfachteste Sichtweise der Lizenzverwaltung. Oben sehen wir lediglich die Anzahl der erworbenen Lizenzen, und wir können erkennen, dass diese im Laufe der Zeit gestiegen ist. Ohne Analyse-Tools wissen wir oft nur, dass es vielleicht ab und zu zu Zugriffsverweigerungen kommt, die unsere Nutzer dazu veranlassen, sich zu beschweren oder zu sagen, dass sie ihre Arbeit nicht ordnungsgemäß erledigen können. Aber ohne Analysen und ein Verständnis der tatsächlichen Lizenzsituation ist es schwierig zu verstehen, was vor sich geht. Wenn wir uns also die blaue Linie ansehen – das ist eigentlich eine Liste der ausgeliehenen Lizenzen –, können wir erkennen, warum die Lizenzbelegung bei einigen Gelegenheiten tatsächlich angestiegen ist. Die Gesamtzahl der ausgeliehenen Lizenzen stieß fast an die Gesamtzahl der verfügbaren Lizenzen heran. Daraus lässt sich aber auch erkennen, dass dies nicht wirklich oft vorkam und dass die durchschnittliche Nutzung tatsächlich deutlich unter dem dortigen Lizenzniveau lag.

[18:34] Das zu verstehen, ist also ziemlich wichtig. Wir können auch sehen, dass sie nach dem zweiten Kauf von Softwarelizenzen, durch den sie auf 290 kamen, gegen Ende diesen Kauf eigentlich gar nicht mehr gebraucht hätten. Sie lagen so gut wie nie über der vorherigen Grenze ihres Softwarelizenzniveaus, und so gut wie alle diese Lizenzen waren verschwendete Ressourcen. Es kann also durchaus wichtig sein, zu verstehen, welche Lizenzen tatsächlich genutzt wurden.

[19:03] Um jedoch wirklich den nächsten Schritt zu machen, muss man verstehen, ob eine Lizenz, wenn sie ausgeliehen ist, auch aktiv genutzt wird oder nicht. Genau das zeigen wir hier mit der roten Linie: die tatsächliche aktive Nutzung. Dazu wird ermittelt, ob jemand entweder einen Hintergrundprozess mit einer bestimmten Software gestartet hat oder ob Tastatur oder Maus seines Computers aktiv mit dieser Anwendung verbunden sind. Anhand dieser Informationen lässt sich erkennen, dass die blaue Kurve tatsächlich nie unter hundert ausgeliehene Lizenzen gefallen ist – und das gilt für Nächte, Wochenenden, Feiertage und alle anderen Zeiten. Man sieht also, dass es unwahrscheinlich ist, dass es während dieser gesamten Zeit mehr als hundert Personen gab, deren Lizenzen aktiv genutzt wurden. Und wenn man anhand der roten Linie betrachtet, wie viele Personen die Software tatsächlich auf ihrem Computer nutzen, sieht man, dass diese Zahl an den Wochenenden – die dort die Tiefpunkte darstellen – in vielen Fällen tatsächlich gegen Null geht oder zumindest nie unter 50 fällt, selbst wenn die Aktivität recht hoch ist.

[20:08] Dies ist also nur eine Veranschaulichung, wie sich konkrete Einsparungen bei den Lizenzkosten in Dollar und Cent darstellen lassen. Ausgehend von den geschätzten Anforderungen zeigte die letzte Folie, dass die Anzahl der Lizenzen auf insgesamt 290 anstieg. Tatsächlich wurden jedoch höchstens etwa 145 aktive Lizenzen gleichzeitig genutzt. In diesem Fall ergibt sich also eine Differenz von etwa 50 % bzw. 145 Lizenzen. Wenn wir davon ausgehen, dass es sich um eine relativ preisgünstige Lizenz handelt – also nicht um eine hochspezialisierte Engineering-Anwendung oder Ähnliches –, und den Preis mit 5.000 Dollar pro Lizenz ansetzen, ergibt sich dennoch eine Einsparung von fast einer Dreiviertelmillion Dollar im Jahr. Aus dieser Perspektive kann der ROI also wirklich beträchtlich sein, wenn man die Lizenznutzung mit Hilfe entsprechender Tools versteht und richtig verwaltet.

[21:09] Was wir hier also sehen, ist eine Reihe von Zusammenfassungen der Autodesk-Lizenzberichte, die wir nun durchgehen werden. Dies hier ist nur ein Beispiel, das relativ einfach gehalten ist. Die Optimierung auf Basis der tatsächlichen Nutzung, wie wir sie zuvor gezeigt haben, ist so etwas wie der „Heilige Gral“, aber schon einfache Analysen können sehr hilfreich sein. Dies ist also lediglich ein einfacher Bericht, der den Bestand an verschiedener Autodesk-Software und die verfügbaren Pakete aufzeigt – und das kann ein guter Ausgangspunkt für das Lizenzmanagement sein. In dieser Ansicht werden insbesondere die nach Tagen aufgeschlüsselten verfügbaren Pakete angezeigt, zusammen mit produktspezifischen Informationen einschließlich der Lizenztypen. Außerdem gibt es Angaben zu Host und Betriebssystem, um sich schnell einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Software verfügbar ist, wo sie ausgeführt wird und wie oft.

[21:59] Hier ein kurzes Fallbeispiel: Ein Ingenieurbüro hatte keinen unternehmensweiten Überblick über seine Lizenznutzung. Daher wusste man dort nicht, welche Arten von Lizenzen tatsächlich genutzt wurden. Dieses Unternehmen verfügte sowohl über node-locked Lizenzen für Workstations als auch über Floating-Lizenzen, die über das Netzwerk ausgecheckt werden konnten. Wie sich herausstellte, stellten sie nach einer Analyse fest, dass es Fälle gab, in denen eine Floating-Lizenz auf einer Workstation ausgecheckt wurde, auf der bereits eine node-locked-Lizenz vorhanden war. So konnten sie mit etwas Planung und entsprechenden Kontrollmaßnahmen ihre Lizenzkosten auf dieser Grundlage besser verwalten.

[22:31] Über einfache Bestandsberichte hinaus ist es immer interessant zu sehen, was tatsächlich genutzt wird. Und genau das sind die Arten von Berichten, die sich leicht erstellen lassen und die Nutzung zusammenfassen. In diesem Fall wird die Darstellung nach Monaten gegliedert. Beachten Sie jedoch, dass die Pakete in Funktionen oder die darin enthaltenen einzelnen Module unterteilt sind, und diese Zuordnung von Modulen zu Funktionen liefert wichtige Erkenntnisse, die sonst möglicherweise nicht ohne Weiteres verfügbar wären. Allein durch die Betrachtung, welche Pakete ausgecheckt werden, und durch das Verständnis, woraus diese Pakete bestehen, gelangt man zu einem besseren Verständnis der einzelnen Funktionen, die am aktivsten genutzt werden.

[23:19] Offensichtlich werden hier auch die Funktionen des Raw-Moduls angezeigt. Manchmal werden diese nicht ausdrücklich genannt, wenn man keine Möglichkeit hat, diese Funktionen direkt zuzuordnen. Die Daten können also auch exportiert und in Excel auf verschiedene Arten grafisch dargestellt werden. Heutzutage gibt es unzählige Möglichkeiten, Daten grafisch darzustellen, aber dies ist ein einfaches Balkendiagramm, das lediglich die zehn meistgenutzten Autodesk-Funktionen nach Nutzungsstunden zeigt. Dabei werden tatsächlich verschiedene Versionen derselben Softwareart erfasst, zum Beispiel die Building Design Suite oder AutoCAD. Sie können die verschiedenen Versionen jedoch entweder separat oder zusammengefasst anzeigen, um zu verdeutlichen, welche Funktionen am häufigsten genutzt werden.

[24:10] Wie bereits erwähnt, gibt es eine Reihe verschiedener Möglichkeiten, Daten darzustellen. Eine davon, die wir bei Open iT häufig nutzen, heißt Microsoft Power BI – das Business-Intelligence-Tool von Microsoft, das eine nahtlose Berichterstellung ermöglicht. Dank seiner Benutzeroberfläche lässt es sich nahtlos in die Open-iT-Software integrieren, um auf effiziente Weise Grafiken in Präsentations- und Managementqualität zu erstellen. Hier sehen Sie ein Dashboard, das die einzelnen Nutzer nach Modul und Paket zusammenfasst, gefolgt von einer Aufschlüsselung der täglichen einzelnen Nutzer nach Modul – das ist die Grafik ganz unten. Die Daten lassen sich auch ganz einfach nach Wochentagen und Wochenenden aufschlüsseln, wie Sie dort auf der rechten Seite sehen können. Sie können die Zeiträume und verschiedene Filter auswählen, um zu bestimmen, wie die Daten dargestellt werden sollen.

[24:58] Im Gegensatz zum letzten Dashboard ist dieses hier zwar recht ähnlich, konzentriert sich jedoch auf die Anzahl der Nutzer. Bei einer Standard-Lizenzanalyse befasst sich dieses Dashboard eher mit den verfügbaren und den genutzten Lizenzen. Auch hier erfolgt die Aufschlüsselung nach Modulen und der prozentualen Auslastung der verfügbaren Lizenzen, dargestellt in einem übersichtlichen Diagramm im Tachometer-Stil. Außerdem werden sowohl tägliche als auch langfristige Muster dargestellt. In diesem Fall zeigt das Diagramm unten ein längerfristiges Muster, aber man kann dennoch die Nutzung an Wochentagen und am Wochenende erkennen. Diese wird als Funktion der Gesamtzahl der verfügbaren Lizenzen dargestellt, ergänzt durch eine Linie, die die höchste jemals erreichte Anzahl an gleichzeitig genutzten Lizenzen anzeigt. Hier lässt sich also recht leicht erkennen, dass wir für dieses spezielle Paket etwas überlizenziert sind.

[25:45] Eine weitere Anwendungsmöglichkeit dieser Art von Business-Intelligence-Tools besteht darin, Daten nach geografischem Standort oder nach anderen organisatorischen Merkmalen wie Abteilungen oder Ländern grafisch darzustellen. Und dies kann von Bedeutung sein: Wenn in einem bestimmten Gebiet eine große Anzahl von Mitarbeitern eine bestimmte Software-Suite nutzt, kann das Verständnis dieser Nutzung Aufschluss über deren Auswirkungen auf die gesamte Lizenzierung geben. Wenn an einem bestimmten Standort viele Lizenzen genutzt werden, lassen sich manchmal verschwenderische Nutzungsmuster erkennen, indem man einfach feststellt, dass mehrere Lizenzen von ein und demselben Nutzer in einem bestimmten Gebiet ausgeliehen wurden. So können Sie auch diese Art von verschwenderischen Nutzungsmustern identifizieren.

[26:34] Wie bereits im Zusammenhang mit Unternehmensvereinbarungen erwähnt, bietet Autodesk die Möglichkeit, seine Software auf Basis eines speziellen Abrechnungs- und Zahlungsmodells zu nutzen, das als „Token Flex“ bekannt ist. Bei „Token Flex“ wird eine bestimmte Anzahl von Token erworben, mit denen anschließend die gesamte Softwarenutzung von Autodesk bezahlt wird; diese werden automatisch von einer Art „Token-Guthabenkonto“ abgezogen. Die Nutzungskosten variieren je nach Anwendung. Daher ist es nicht unbedingt einfach, die Kostenauswirkungen des „Token Flex“-Systems zu durchschauen, wenn man versucht, eine langfristige Planung zu erstellen. Verfügt man jedoch über historische Nutzungskosten und Nutzungsmuster, lassen sich die Nutzungskosten unter „Token Flex“ für Planungszwecke in einer hypothetischen Situation simulieren. In diesem Fall werden die Nutzer anhand der Nutzungsdauer sowie der Anzahl der gleichzeitig genutzten Autodesk-Lizenzen als Top-Nutzer eingestuft; das dritte Muster zeigt zudem eine Prognose der Nutzungskosten und deren Umrechnung in Token. Dies kann für die Planung sehr nützlich sein, falls die Möglichkeit besteht, dass Sie auf die „Token Flex“-Lizenzierung umsteigen.

[27:51] Und hier ist eine weitere interessante Fallstudie. Diesmal handelt es sich um einen Automobilhersteller. Das Unternehmen war daran interessiert bzw. prüfte die Möglichkeit, auf „Token Flex“ als Unternehmenslizenzierungsoption umzusteigen. Die Führungskräfte waren jedoch sehr unsicher, wie sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen sollten, wie viele Token sie kaufen sollten. Dabei spielen einige Aspekte eine Rolle: Token haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer, und sie müssen in Großpaketen erworben werden. Daher ist es wichtig, gleich zu Beginn die richtige Kaufentscheidung für ein Jahr zu treffen, damit man weder zu viele Token für dieses Jahr kauft noch mitten im Jahr eine große Menge an Lizenzen nachkaufen muss – mit dem Risiko, dass ein Teil dieser zusätzlichen Lizenz-Token im Rahmen des Lizenzplans abläuft, bevor sie genutzt werden können. Auf der Grundlage der bisherigen Nutzungsdaten konnten wir also deren bisherigen Verbrauch in Token-Kosten umrechnen, und sie waren tatsächlich in der Lage, die Vorteile des „Token Flex“-Vertrags im Vergleich zu ihren anderen Optionen zu bewerten.

[29:03] Die Verfügbarkeit von Berichten für ein effektives Nutzungsrechtsmanagement ist daher natürlich auch ein wichtiger Aspekt beim Lizenzmanagement von Software. Und Berichte, die beispielsweise die Tage seit der letzten Nutzung für verschiedene Benutzer anzeigen, können hilfreich sein, um festzustellen, ob die Nutzungsrechte für einen bestimmten Benutzer und eine bestimmte Software tatsächlich noch benötigt werden. Zudem ist es möglich, Zugriffslisten von Zeit zu Zeit anzupassen. Dies kann besonders wichtig sein, wenn Sie über benutzergebundene Lizenzen verfügen, bei denen eine Lizenz einer bestimmten Person zur exklusiven Nutzung zugewiesen wurde und von Zeit zu Zeit überprüft werden muss, ob diese Person die exklusive Nutzung der Lizenz noch benötigt oder nicht. Wird dies zudem über einen längeren Zeitraum hinweg konsequent durchgeführt, reduziert es die Anzahl der Nutzer, die bei einem Software-Audit potenziell ein Risiko darstellen könnten. Durch das Hinzufügen von Informationen zur verstrichenen Nutzungszeit über einen festgelegten Zeitraum sowie durch die Ermittlung der Tage seit der letzten Nutzung erhält man Einblicke in das Profil eines Nutzers, um dessen Zugriffsrechte festzulegen.

[30:14] Hier sehen Sie also Daten eines Unternehmens für Anlagenzuverlässigkeitsmanagement. Wir haben einige Beispielberichte erstellt und beigefügt, die auf der tatsächlichen Anwendungsnutzung ihrer Autodesk-Lizenzen basieren, um die aktuelle Nutzung zu analysieren und sie bei ihren IT-Initiativen – einschließlich der Optimierung der Softwarekosten – zu unterstützen. Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Open iT Daten für eine Umgebung in unserem Lizenzmanager auswerten kann. Beachten Sie hier: Wenn Sie zurückgehen und die Daten nachverfolgen, ist es interessant, dass es tatsächlich nach 18:00 Uhr an einem Montag ist und es außer diesem Herrn Gibson hier keine Nutzer gibt, der seit Freitagabend zwei AutoCAD-Lizenzen ausgeliehen hat – genau genommen sogar zwei. Ob er diese nun tatsächlich über das Wochenende genutzt hat, ist durchaus interessant und könnte ein Hinweis auf eine verschwenderische Nutzung von Lizenzen sein.

[31:07] Wenn wir uns die über einen Zeitraum von zwei Wochen erfassten Daten etwas genauer ansehen, lässt sich erkennen, welche Software am stärksten nachgefragt wird. Wie wir hier sehen können, werden AutoCAD 2014 und AutoCAD 2015 nicht besonders intensiv genutzt, während einige der neueren Pakete eine Auslastung von 100 % aufweisen. Ebenso wurden Produktdesign-Suiten insgesamt nicht stark genutzt, während einige der Anlagenplanungs-Suiten eine sehr hohe Auslastung aufweisen. Und genau diese Art von Informationen macht es erst möglich – man muss diese Informationen wirklich kennen –, um ungenutzte Software aus dem Bestand zu entfernen und die dafür vorgesehenen Mittel vielleicht in die Aufstockung einiger der stärker genutzten Produkte umzuverteilen. Ohne eine Art von Nutzungserfassung ist es wirklich nicht möglich, dies zu verstehen. Dazu sei noch angemerkt, dass sich dies auf einen relativ kurzen Zeitraum bezieht und es in der Regel notwendig ist, eine etwas längerfristige Perspektive einzunehmen, um endgültige Entscheidungen zu treffen. Aber es ist ein guter Anhaltspunkt dafür, wie man erkennen kann, was am häufigsten genutzt wird und was kaum genutzt wird.

[32:19] Betrachtet man also in diesem Fall die Nutzung eines der AutoCAD-Pakete auf einer Zeitachse, so lässt sich erkennen, dass die Lizenzen nicht nur in begrenztem Umfang, sondern fast an jedem Tag jeder Arbeitswoche voll ausgelastet sind. Wir sehen also, dass zusätzlich zu dem, was wir bereits wussten – nämlich dass dieses bestimmte AutoCAD-Paket intensiv genutzt wurde –, aufgrund der hier ersichtlichen wöchentlichen Nutzungsmuster möglicherweise tatsächlich ein Bedarf an zusätzlichen Lizenzen besteht.

[32:51] Das hier ist also etwas anderes – ähnlich, aber für die eigentliche „Product Design Suite Premium“. Und diese Zeitleiste zeigt, dass über einen Zeitraum von zwei Wochen, ähnlich wie beim vorherigen Beispiel, die Nutzung tatsächlich relativ gering ist. Im Gesamtbild betrachtet sieht es zwar zu Beginn so aus, als gäbe es eine sehr intensive Nutzung, doch diese hielt nicht sehr lange an. Daher ist es wichtig zu verstehen: Wenn man über einen bestimmten Zeitraum eine Auslastung von 100 % sieht, muss man wissen, wie häufig diese 100-prozentige Auslastung tatsächlich auftritt. Solche Diagramme sind sehr hilfreich, um das zu verstehen, und in diesem Fall sollte man wirklich einen längerfristigen Blick darauf werfen, ob zusätzlicher Bedarf für diese spezielle „Product Design Suite“ bestand.

[33:48] Anhand der Lizenzauslastung lässt sich feststellen, wie effizient die Lizenzen genutzt werden. Und genau hier können solche Darstellungen – wie das hier gezeigte Lizenzhistogramm – sehr nützlich sein. Dieses Histogramm zeigt also, wie lange verschiedene Anzahlen von Lizenzen im Einsatz waren. Bemerkenswert ist hier, dass alle oder fast alle Lizenzen über einen relativ langen Zeitraum genutzt werden, während der mittlere Bereich – also die 20er, 30er und 40er – davor nicht so häufig genutzt wird. Dies deutet darauf hin, dass – wie wir bereits in der Grafik mit der fast vollständigen Auslastung an fast jedem Tag der Woche gesehen haben – entweder nur sehr wenige Lizenzen ausgeliehen sind oder fast alle Lizenzen ausgeliehen sind. Daher ist es wichtig, die Auslastungseffizienz der verfügbaren Lizenzen zu verstehen.

[34:43] Im Gegensatz dazu sehen wir hier ein Histogramm für die andere Anwendungssuite, „Design Premium“, und wie wir hier erkennen können, entfällt der Großteil der Gesamtnutzung auf eine relativ geringe Anzahl von Lizenzen. Und da das Histogramm oberhalb von etwa der Zahl 13 relativ flach verläuft, deutet dies darauf hin, dass die Anzahl der Lizenzen, auf die der Großteil der Nutzung entfällt, unter 13 liegt. Es besteht möglicherweise die Chance, hier Einsparungen zu erzielen, indem die Anzahl der Lizenzen reduziert wird – vorausgesetzt, Sie können den Gesamtzeitraum ermitteln, in dem einige dieser Lizenzen mit höherer Nutzungshäufigkeit tatsächlich genutzt werden.

[35:18] Das hier ist also eine weitere, farbbasierte grafische Darstellung der maximalen Anzahl der genutzten Lizenzen, wobei in diesem Fall die Wochentage und die 24 Stunden des Tages horizontal angeordnet sind. Die leuchtenden Farben – Gelb, Orange und Rot – weisen auf eine hohe Nutzung hin, weshalb diese Darstellung gemeinhin als „Heatmap“ bezeichnet wird. Es ist sehr einfach, schnell die spezifischen Stunden eines Tages oder die Wochentage zu identifizieren, an denen die Auslastung am höchsten ist. Bemerkenswert ist hier – ähnlich wie bei dem zuvor gezeigten Balkendiagramm –, dass an fast jedem Werktag während der Geschäftszeiten alle Lizenzen bis zur Gesamtzahl von 72 ausgelastet sind. Wir können hier auch sehen, dass nach Feierabend und am Wochenende Lizenzen ungenutzt bleiben und die Zahl drastisch sinkt. Die Nutzer geben die Lizenzen also tatsächlich ziemlich konsequent zurück, wenn sie sie nicht nutzen. Doch selbst wenn man sich die Zeiten nach Feierabend oder an den Wochenenden ansieht, sind samstags und sonntags immer noch 11 Lizenzen ständig in Gebrauch. Es ist daher etwas zweifelhaft, dass an den Wochenenden wirklich ständig 11 oder 12 Lizenzen genutzt werden. Es gibt also wahrscheinlich einige Personen, die diese Lizenzen gewissermaßen dauerhaft „besetzen“. Und möglicherweise lässt sich die Anzahl der benötigten Lizenzen reduzieren. Wenn diese 11 Lizenzen während der Spitzenzeiten ständig ausgeliehen und nicht genutzt werden, ist die maximale Auslastung von 72 Lizenzen möglicherweise nicht korrekt – einige dieser Lizenzen sind vielleicht einfach nur ausgeliehen, werden aber nicht genutzt.

[37:01] Das ist also eine weitere Heatmap, die den gesamten Monat Juli abdeckt. Auch hier konnten wir feststellen, dass das Muster weitgehend den Erwartungen entspricht: Die Nutzung der Lizenzen geht im Zeitraum um den 4. Juli sowie an einigen Wochenenden und außerhalb der Geschäftszeiten drastisch zurück. Allerdings lässt sich hier erkennen, dass eine beträchtliche Anzahl von Lizenzen außerhalb der Geschäftszeiten oder an Wochenenden nie eingecheckt wird. Auch wenn es so aussieht, als hätten wir am Feiertagswochenende eine nahezu vollständige Eincheckrate der Lizenzen erreicht, besteht hier möglicherweise noch ein gewisser Spielraum für eine Reduzierung der Lizenzen.

[37:38] Neben der Überprüfung historischer Berichte und Präsentationen ist es daher auch nützlich, Dashboards einrichten zu können, die auf der Grundlage aktueller Informationen in Echtzeit Warnmeldungen ausgeben. Dadurch wird das Verständnis und die Verwaltung von Lizenzen in eine proaktive Dimension verlagert. Open iT bietet daher Warnmeldungen bei hoher Lizenzauslastung oder einem hohen Prozentsatz der Lizenzauslastung, wenn sich die Anzahl der ausgeliehenen Lizenzen dem Limit nähert, sowie bei längerer Ausleihedauer von Lizenzen. Wenn beispielsweise jemand eine Lizenz bereits seit mehreren Tagen ausgeliehen hat oder wenn mehrere Benutzer gleichzeitig dieselbe Lizenz nutzen, ermöglichen diese Benachrichtigungen ein Eingreifen, sorgen für eine effizientere Lizenznutzung und verhindern tatsächlich Nutzungskrisen, wenn wir uns dem Punkt nähern, an dem alle Lizenzen ausgeliehen sind und die Mitarbeiter aktiv nach Lizenzen suchen, um ihre Arbeit fortsetzen zu können.

[38:43] Dank der Möglichkeit, verschiedene Standardwarnmeldungen einzurichten – beispielsweise bei einer Lizenzauslastung von fast 100 % –, lässt sich die Anzahl der Ablehnungen reduzieren, die auftreten, wenn die maximale Anzahl an ausgeliehenen Lizenzen erreicht ist. Und natürlich bezeichnen wir diejenigen, die mehr als eine Lizenz ausleihen, als „Lizenzhamsterer“. Sie können also Warnmeldungen einrichten, wenn jemand mehr als eine bestimmte Anzahl von Lizenzen besitzt, beispielsweise mehr als fünf Lizenzen einer bestimmten Software, die gleichzeitig ausgeliehen sind. Außerdem gibt es Warnmeldungen für Fälle wie den Ausfall von Lizenzservern, das Ablaufen von Lizenzen und Ähnliches.

[39:19] Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass die jüngsten Änderungen bei Autodesk eine sorgfältige Abwägung der Vor- und Nachteile der verschiedenen Lizenzmodelle erfordern. Dabei gilt es, die Flexibilität von Cloud- und Abonnementoptionen gegen die langfristigen Einsparungen abzuwägen, die traditionell mit unbefristeten Lizenzen verbunden sind, sowie zu berücksichtigen, wie wichtig es ist, die Lizenzvereinbarungen für unbefristete Lizenzen einzuhalten, um diese Investition zu sichern. Zudem geht es darum, die richtige Kombination zu finden: Wenn Sie über unbefristete Lizenzen verfügen und zusätzliche Lizenzen benötigen, können Sie einige der neueren Optionen einbeziehen, um eine Kombination zu finden, die für das jeweilige Unternehmen in seiner spezifischen Situation am besten geeignet ist. Open iT kann zudem auf eine langjährige Erfolgsgeschichte bei der Erzielung von Einsparungen und der Steigerung der Kapitalrendite durch Lizenzmanagement zurückblicken, insbesondere in Situationen, in denen einem Unternehmen durch äußere Umstände Veränderungen aufgezwungen wurden. Das kann sowohl bei steigendem als auch bei sinkendem Geschäftsvolumen der Fall sein – dabei geht es darum, zu verstehen, wie sich die Nutzung verändert und dass sich die Lizenzierung entsprechend anpassen muss. Oder einfach nur, sich in den Änderungen von Autodesk zurechtzufinden, also den Änderungen an den aktuell verfügbaren Angeboten. Wenn man das nicht versteht, kann dies zu verschwendeten Ressourcen und einer ineffizienten Lizenznutzung führen. Und der Versuch, die besten Entscheidungen für die Einrichtung neuer Lizenzen zu treffen, ohne die traditionellen Nutzungsmuster und die verfügbaren Optionen zu kennen, wird sehr schwierig sein.

[41:00] Um das Ganze hier noch einmal zusammenzufassen: Dieses Puzzle besteht aus vielen Einzelteilen, und es ist wichtig zu verstehen, worauf man sich konzentrieren muss und wie man die Analysen durchführt, um die Lizenznutzung zu erfassen, eine optimale Lizenzpositionierung zu erreichen und neue Lizenzen effektiv aushandeln zu können, wenn sich entsprechende Gelegenheiten ergeben. Damit ist die Präsentation beendet. An dieser Stelle möchte ich mich bei allen bedanken. Sollte jemand Fragen haben, gehen wir diese gerne so gut wie möglich mit Ihnen durch.

[41:33] Lynn: Danke, Carl. Wir haben hier ein paar gute Fragen. Die erste ist interessant, weil du darauf sicher eine wirklich schnelle Antwort parat hast. Sie lautet: Weißt du, wie Autodesk den Wert des Abonnementmodells für ein Unternehmen definiert, das über ein dezentrales Asset-Management-Modell verfügt? In einem solchen Fall ist die Möglichkeit, ungenutzte Assets zu nutzen, buchstäblich nicht gegeben. Wie geht Autodesk mit diesem Problem um? Ich weiß aus Ihrer Sicht als Tool-Anbieter, wie Sie das angehen würden, aber wie vermarktet Autodesk seine Lösungen in solchen Umgebungen?

[42:13] Carl: Vielleicht habe ich den ersten Teil verpasst – bezieht sich das auf die Abonnement- und Cloud-Angebote? Okay, ja. Wie begründen sie, dass dies ein wertvolles Tool für sie und ein wertvolles Lizenzmodell ist, obwohl sie gar nicht feststellen können, wie viele Lizenzen sie tatsächlich benötigen, da es kein zentralisiertes Asset-Management gibt? Ja, ich glaube, was das angeht, bin ich mir nicht sicher, ob Autodesk den Anwendern dabei wirklich helfen wird. Ich bin mir also nicht sicher, ob ich zu diesem speziellen Thema wirklich für Autodesk antworten könnte. Es wird natürlich sehr wichtig sein, die Nutzung sowie die Cloud-Abonnements, die Workstation-Abonnements und auch die Floating-Lizenzen zu verstehen und all das im Zusammenhang zu betrachten. Sie verfügen nicht unbedingt über ein zentralisiertes System, um das zu bewerkstelligen. Man braucht also wirklich eine Lösung, um all diese verschiedenen Aspekte zu überblicken. Wenn man sowohl Floating-Lizenzen als auch Node-Locked-Lizenzen hat, muss man dafür eine eigene Lösung implementieren, und oft bedeutet das, dass man tatsächlich einen Agenten auf einer Reihe von Desktop-Computern installieren muss, um zu verstehen, was dort vor sich geht. Wenn also keine Floating-Lizenzen ausgecheckt werden, gibt es keine Möglichkeit, die Aktivitäten nachzuverfolgen – und genau deshalb haben wir einige unserer Lösungen entwickelt: um Anwendern in dieser speziellen Situation zu helfen. Wenn nun regelmäßig Verlängerungen von Cloud- oder Abonnement-Modellen anstehen, ohne dass man den Überblick darüber hat, wird es zugegebenermaßen sehr schwierig. Und ich glaube nicht, dass Autodesk dabei unbedingt viel dazu beitragen wird, die Nutzung in Ihrem individuellen Unternehmen zu verstehen.

[44:07] Lynn: Okay, klar. Das hilft schon sehr, denn dabei werden sie dir wahrscheinlich nicht allzu viel helfen. Ich meine, aus meiner Sicht würden sie das eher als Gelegenheit sehen, möglicherweise mehr Produkte zu verkaufen.

[44:14] Carl: Ja, ich meine, sie wollen flexibel sein, und diese Cloud-Angebote bieten tatsächlich eine gewisse Flexibilität, denn wenn man etwas kauft, ist man nicht für immer daran gebunden. Man erwirbt diese teuren Ressourcen also nicht als dauerhafte Anlage. Wenn man also feststellt, dass eine Änderung notwendig ist, lässt sich diese viel einfacher umsetzen. Die Festlegung einer Grundlage für die Erarbeitung dieser notwendigen Änderung ist ein anderes Thema.

[44:46] Lynn: Okay, wenn es um den Wechsel von einem unbefristeten Modell zu einem Abonnement geht – oder um den Wechsel von ihrer derzeitigen Lösung zu einer beliebigen Cloud- oder abonnementbasierten Lizenz –, was sind Ihrer Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden die wichtigsten Aspekte, die ihnen entgehen oder die sie nicht bedacht haben und bei denen Sie ihnen helfen können?

[45:01] Carl: Ja, da sind also ein paar Dinge dabei. Ich glaube, ich habe dort einige unserer besten Fallstudien aufgeführt. Eine davon ist auf jeden Fall der Fall, dass man über node-gebundene Lizenzen verfügt – das war wirklich eine unserer großen Erfolgsgeschichten. Ich meine, das kommt zwar nicht oft vor, aber wenn man sowohl node-gebundene als auch Floating-Lizenzen hat, ist es wichtig, deren Nutzung zu verstehen. Oder wenn man ältere Software hat, die nicht ausreichend genutzt wird – und das knüpft an einige unserer anderen Berichte und Beispiele an –, kann man feststellen, welche Arten von Software intensiv genutzt werden, oder wenn man Pakete hat, die bestimmte Funktionen oder Module enthalten, bei denen es so aussieht, als würde dieses bestimmte Modul nur ausgeliehen werden, um eine bestimmte Funktion davon zu nutzen, dann kann man erkennen, ob alle Module mit einer bestimmten Funktion intensiv genutzt werden. Dann können Sie möglicherweise von den Paketen abkommen, die Dinge enthalten, die Sie nicht benötigen, und vielleicht zu einer kostengünstigeren Lizenz wechseln, die zwar weniger Funktionen bietet, dafür aber mehr von dem enthält, was Sie am häufigsten nutzen. Es ist also ziemlich wichtig, die Nutzung aus diesem Blickwinkel zu verstehen – ebenso wie die Art der Lizenzen, über die Sie verfügen, wie diese genutzt werden und ob sie effizient genutzt werden. Und natürlich möchte ich nicht noch einmal ausführlich auf das Thema „lange Ausleihfristen“ und die Frage eingehen, wie oft Sie die Gesamtzahl der ausgeliehenen Lizenzen voll ausschöpfen – aber diese Faktoren spielen natürlich ebenfalls eine Rolle.

[46:43] Lynn: Ja, die Präsentation enthielt viele anschauliche Grafiken zu den Berichtsfunktionen, was wirklich fantastisch war – genau das, worauf man achten sollte. Eine weitere Frage, die gestellt wurde, lautete: Kann Open iT die Cloud-Nutzung von Autodesk-Produkten nativ überprüfen?

[46:52] Carl: Die einzige Möglichkeit, die Nutzung von Cloud-Diensten zu überprüfen, besteht also darin, tatsächlich einen Agenten auf einem Computer zu installieren und von dort aus die Aktivitäten im Webbrowser zu überwachen. Das birgt allerdings auch einige Einschränkungen, denn man kann das System vielleicht so einrichten, dass es einen bestimmten Browsertyp überwacht, aber es gibt zahlreiche verschiedene Browsertypen, die überwacht werden müssen. Das ist also ein etwas heikles Problem. Es ist nicht unmöglich, und es gibt auch einige Möglichkeiten, dies zu erreichen, indem man einfach den Netzwerkverkehr analysiert und erkennt, wann bestimmte Vorgänge stattfinden. Das ist allerdings auch nicht ganz einfach. Es gibt also einige Maßnahmen, mit denen man versuchen kann, einen besseren Überblick über die Cloud-Nutzung zu gewinnen, aber es ist nicht unbedingt eine 100-prozentige Lösung, einfach so. Möglicherweise werden unsere Fähigkeiten in diesem Bereich im Laufe der Zeit zunehmen – wir arbeiten weiterhin daran, unsere Kompetenzen und unser Verständnis auszubauen, um gute Lösungen zu entwickeln, die den Anwendern helfen. Derzeit gibt es hier sicherlich noch einige Einschränkungen.

[48:06] Lynn: Okay. Aus Ihrer Erfahrung heraus: Welche Einsparungen – sowohl hinsichtlich der Art als auch der Höhe – sind für Unternehmen typisch, wenn Sie zum ersten Mal bei einem Kunden vorstellig werden und dieser die Lösung implementieren will? Mir ist natürlich bewusst, dass dies von der Größe des Unternehmens abhängt, aber können Sie uns generell einige Zahlen nennen, sobald Unternehmen damit beginnen, die Nutzung von Autodesk-Anwendungen zu erfassen?

[48:29] Carl: Ja, also greifen wir in vielen Fällen, wenn wir versuchen, einen Durchschnittswert zu ermitteln, tatsächlich auf einige der IT-Beratungsunternehmen zurück, um diese Statistiken zu erhalten. Wir sind nicht unbedingt in der Lage, diese genau nachzuverfolgen. Deshalb greife ich wieder auf die Gartner-Studie zurück, die zeigt, dass die meisten Unternehmen eine Kostensenkung von etwa 30 % verzeichnen und davon ausgehen, dass sich dies in den nächsten zwei bis drei Jahren im Durchschnitt auf 30 % Einsparungen oder tatsächlich auf eine durchschnittliche Senkung der gesamten Softwareausgaben um 30 % belaufen wird – allein durch den Einsatz von Tools, die eine effizientere Nutzung von Lizenzen ermöglichen. Es gibt natürlich große Unterschiede: Wir haben Unternehmen, die weit mehr als 30 % eingespart haben, und wir haben natürlich auch Unternehmen, die weniger eingespart haben. Das hängt von ihrer Effizienz, von einigen ihrer internen Dynamiken sowie von ihrer Fähigkeit ab, Veränderungen vorzunehmen – oder manchmal auch von ihrer Bereitschaft, auf der Grundlage der erhaltenen Informationen Änderungen vorzunehmen. Aber wir gehen von 30 % als einem recht guten Durchschnittswert aus.

[49:40] Lynn: Okay. Wenn man sich Ihr Tool selbst ansieht: Wie lange dauert es in der Regel – und das ist natürlich eine subjektive Einschätzung –, das Tool zu implementieren?

[49:48] Carl: Die Implementierung unseres Tools kann wirklich sehr, sehr schnell erfolgen. Manchmal ist die Konfiguration in etwa einem Tag erledigt, manchmal sind ein paar kleine Anpassungen nötig, damit alles richtig funktioniert – das ist von Umgebung zu Umgebung unterschiedlich. Aber die Ersteinrichtung unserer Lösung geht wirklich sehr schnell, dauert in der Regel etwa einen Tag und kann sogar in nur wenigen Stunden erledigt sein. Ich habe schon erlebt, dass die Einrichtung in nur wenigen Stunden abgeschlossen war und das meiste bereits funktionierte. Manchmal sind im Laufe der Tage noch ein paar Anpassungen nötig, um Dinge zu regeln, die bei der Erstinstallation vielleicht nicht erkannt wurden, aber es geht schnell.

[50:34] Lynn: Okay. Abgesehen von diesem kurzen Implementierungszeitraum gibt es hier eine Reihe von Fragen, die alle auf dasselbe hinauslaufen: Was würden Sie jemandem sagen, der zu seinem Chef geht und sagt: „Ich glaube, wir sollten ein Tool einführen, um unseren Verbrauch zu überwachen und zu messen“ – welche Einsparungen und Vorteile würden Sie ihm als Checkliste nennen?

[51:07] Carl: Ich meine, ich habe schon viel davon miterlebt, aber es handelt sich wirklich um eine vielschichtige Frage, auf die wir in dieser speziellen Präsentation nicht vollständig eingegangen sind. Dazu gehört das Verständnis der Lizenznutzung, das Verständnis von Arbeitsabläufen und die Frage, welche Software von den Mitarbeitern genutzt wird, die ihre Arbeit am effektivsten erledigen. Die naheliegende Antwort ist, dass man versteht, welche Lizenzen genutzt werden und welche nicht, und dass man seine Lizenzierung optimal anpasst. Die Frage nach dem Audit taucht sicherlich recht häufig auf; wenn Mitarbeiter in Situationen geraten, in denen sie gegen die Compliance-Vorgaben verstoßen und sich dessen möglicherweise nicht bewusst sind, ist das ebenfalls ein sehr wichtiger und wertvoller Vorteil.

[52:01] Lynn: Okay, das sehen wir uns gerade an, und ich denke, den Rest können sie der Präsentation selbst entnehmen, denn du hattest dort viele verschiedene Folien mit zahlreichen nützlichen Informationen, und die können sie wahrscheinlich in ihren eigenen Sparbericht einfließen lassen. Ich glaube also, wir haben die meisten Fragen abgearbeitet. Es gibt hier noch ein paar sehr detaillierte Fragen, die meiner Meinung nach besser per E-Mail beantwortet werden sollten; ich werde sie daher für dich aufbewahren, Carl, damit du sie dir später ansehen kannst. Ich denke, an dieser Stelle möchte ich nun zum Abschluss kommen. Ich möchte mich bei allen für die Teilnahme am heutigen Webinar bedanken, insbesondere bei Carl, unserem Referenten. Und wie gesagt: Alle verbleibenden Fragen – oder falls Sie weitere Fragen haben – können Sie an Carl unter seiner hier angegebenen E-Mail-Adresse richten, Sie können sie an ITAM senden, und wir werden sie weiterleiten, oder wenn Sie sie in das Chat-Fenster eingegeben haben, wird er diese natürlich erhalten. Die Aufzeichnung dieser Veranstaltung wird voraussichtlich Anfang nächster Woche auf der ITAM-Website für ITAM-Mitglieder zur Verfügung stehen. Denken Sie auch daran, dass Open iT sich bei Ihnen melden wird, falls Sie an einer PDF-Kopie der Präsentation interessiert sind, da diese viele wertvolle Informationen enthält. Nochmals vielen Dank an alle – damit ist die heutige Präsentation beendet. Vielen Dank für Ihre Teilnahme. Bis bald.