Dominar a Complexidade do seu Licenciamento de Autodesk

[0:00] Lynn: Todos os participantes estão no modo «apenas ouvir». Bom dia a todos e bem-vindos ao webinar da Open iT sobre ITAM, «Como dominar a complexidade do seu licenciamento Autodesk». Chamo-me Lynn Weiss, sou da ITAM e serei a moderadora e anfitriã do webinar de hoje. Como de costume, algumas questões logísticas antes de começarmos. As ligações de todos estão em silêncio, exceto, claro, as dos nossos oradores. Por isso, se tiverem alguma pergunta para o nosso apresentador, por favor, insiram-na no chat ou na janela de perguntas. Esperamos que, se tivermos tempo suficiente no final da sessão, possamos responder a essas perguntas; caso contrário, encaminharei a informação para o Carl e asseguraremos que ele lhes responda por e-mail após o término do evento. E para quem estiver interessado, a Open iT disponibilizará um PDF da apresentação a todos os interessados. É claro que vos enviarão informações sobre isso após o término do evento, para que possam obter essa cópia.

[1:19] Para dar início aos trabalhos, uma das coisas que queremos fazer é, em primeiro lugar, apresentar-vos o nosso orador, Carl Leweke. Ele é gestor de contas na Open iT, Incorporated, e trabalha no setor do petróleo e do gás há mais de 26 anos, tendo desempenhado diversas funções. A sua experiência no setor inclui, principalmente, a gestão de contas relacionadas com operações em águas profundas e serviços de cabos, incluindo planeamento de operações, contratos, análise de mercado, previsões, análise de contas, relações com clientes, faturação e pagamentos. Recorre ao seu vasto conhecimento sobre operações offshore em águas profundas para aconselhar os clientes sobre como utilizar tecnologias como a medição por software, otimizar a utilização das aplicações e maximizar o valor dos ativos e a produtividade dos utilizadores. Assim, para dar início ao webinar, vou ativar o microfone do Carl e convidá-lo a iniciar a apresentação.

[2:13] Carl: Muito bem, obrigado pela apresentação, Lynn. Bom dia a todos. Como disseste, sou o Carl Leweke, da Open iT, e quero dar-vos as boas-vindas ao webinar de hoje da ITAM, «Domar a complexidade do licenciamento da Autodesk». Assim, em nome da Open iT, gostaria também de agradecer à ITAM por organizar estes webinars, que nos ajudam a explorar áreas de interesse atual na gestão de TI. E, claro, a presença generalizada do software da Autodesk em todo o mundo, bem como algumas alterações recentes nas políticas de licenciamento, parecem ter suscitado um interesse crescente neste tipo de temas relacionados com o licenciamento, especialmente no que diz respeito à Autodesk. Por isso, agradeço a presença de todos.

[2:58] E hoje vamos debater a gestão das alterações no licenciamento da Autodesk que ocorreram ao longo, digamos, do último ano, ou talvez um pouco mais de um ano, dependendo da região do mundo em que se encontram. Mas, basicamente, o objetivo é proporcionar às vossas organizações uma visão sobre como estas alterações podem ser melhor geridas, através da compreensão das opções disponíveis e da sua adaptação à vossa organização específica, com recurso à medição de software. Assim, neste webinar, iremos discutir os vários tipos de licenciamento da Autodesk e algumas das vantagens e desvantagens de cada um. Tentaremos, por fim, destacar algumas estratégias para tomar decisões mais informadas quando forem necessárias alterações nestas políticas de licenciamento, especialmente à luz das alterações introduzidas pela Autodesk nos seus esquemas de licenciamento. Este webinar será de interesse para qualquer pessoa que gere o licenciamento da Autodesk, particularmente se a vossa utilização global atual das licenças da Autodesk não for muito bem compreendida. Pode também servir como orientação para implementar melhores práticas de gestão da Autodesk. Assim, vamos analisar em profundidade alguns estudos de caso, mostrar alguns exemplos de relatórios e será possível ver como pode utilizar ferramentas de medição e otimização da utilização de software. Estas são valiosas para quem estiver a negociar, adquirir ou gerir o licenciamento da Autodesk, e vamos concluir com uma revisão das opções padrão e recomendações para escolher os melhores planos de subscrição ou combinações de esquemas de licenciamento para uma determinada empresa.

[4:27] Basicamente, o que temos é que a Autodesk anunciou planos, como mencionei, de alterações a nível mundial no seu sistema de licenciamento já em 2015, e, neste momento, já eliminou praticamente por completo o licenciamento perpétuo para o seu software. E as suas ofertas de subscrição atuais continuam a permitir o acesso a uma grande variedade de produtos que partilham licenças flutuantes, muitas das funcionalidades que anteriormente eram possíveis com o licenciamento perpétuo tradicional, com o qual todos estavam bastante familiarizados. Assim, a Autodesk apresentou isto como uma mudança gradual com inúmeros benefícios para os clientes e, claramente, há muito mais em jogo do que apenas benefícios para os clientes. Mas, na verdade, em todo o panorama do software, à medida que a Internet e a computação em nuvem crescem, verifica-se um interesse crescente por parte dos fornecedores de software em fazer a transição de todo o seu software para um modelo de vendas semelhante, e normalmente isto é uma alternativa ao que tem sido a tradicional propriedade total do software. E os benefícios disso para os fornecedores de software incluem a obtenção de um fluxo de receitas mais estável e previsível, o que, na verdade, se traduz numa maior rentabilidade a longo prazo para eles, desde que consigam continuar a fazer com que as pessoas renovem as suas subscrições.

[5:42] Assim, do ponto de vista do cliente, a Autodesk destaca que oferece maior flexibilidade e melhor relação qualidade-preço. No entanto, muitas pessoas ficaram bastante preocupadas com o aumento de preço percebido, o que gerou ceticismo quanto a quem iria beneficiar mais: os utilizadores ou a própria Autodesk. Além disso, muitas pessoas estão a familiarizar-se cada vez mais com as mudanças constantes — aquelas que ocorrem quando se tem aplicações na nuvem que são atualizadas regularmente — e a aceitá-las melhor, se pensarmos nos telemóveis e nas aplicações que surgem constantemente. Esse conceito de mudança contínua, de atualização e melhoria constantes, é provavelmente um pouco mais aceite do que era há alguns anos. Por isso, na verdade, depois do choque inicial, acho que o mundo vai simplesmente ter de se adaptar ao novo ambiente.

[6:37] Por isso, claro, quando as alterações foram anunciadas, os clientes tiveram muitas perguntas e preocupações, e expressaram muitas delas nos fóruns online. E, por parte da Autodesk, foram criados alguns documentos de perguntas frequentes (FAQ) muito completos para informar os clientes e dissipar as preocupações. Por isso, há realmente muita informação útil na Internet sobre o início deste processo. Mas, no fundo, como mencionei, já não existem licenças perpétuas. Assim, a nível global, não é possível adicionar mais licenças perpétuas a quaisquer planos perpétuos ou planos perpétuos antigos que alguém possa ter. No entanto, a utilização das licenças perpétuas antigas pode continuar e continuará tal como antes, desde que a subscrição de manutenção seja mantida. As atualizações e o suporte ao abrigo desse tipo de subscrições de manutenção continuarão disponíveis. Mas se essa subscrição de manutenção vier a caducar, a elegibilidade para atualizações e melhorias cessa para sempre com esse contrato perpétuo.

[7:32] E a Autodesk deu garantias firmes de que os planos de manutenção serão mantidos naquilo a que chamam de «futuro previsível». Mas também é preciso reconhecer que a Autodesk provavelmente irá incentivar a rescisão voluntária dos contratos de manutenção perpétua, oferecendo descontos nos novos tipos de subscrições. Não creio que queiram manter ambos os modelos por mais tempo do que o estritamente necessário, simplesmente por questões de custos da sua parte. E é, naturalmente, de salientar que os custos iniciais das subscrições são menores, mas, para os utilizadores de longa data, as subscrições acabam por sair mais caras. A flexibilidade para reduzir a escala e ajustar o software às mudanças de utilização é muito maior em ambientes na nuvem ou de subscrição. Além disso, muitos dos planos de subscrição lançados atualmente incluem os chamados «créditos na nuvem», que permitem dar resposta a necessidades específicas que possam exigir uma capacidade computacional elevada. Estes créditos tiram partido do ambiente escalável da nuvem e destinam-se a tarefas como a renderização de imagens de projetos com qualidade fotográfica ou a simulações de software intensivas.

[8:56] Então, só para compararmos o que oferecem agora com o que ofereciam antes, eis uma visão geral das opções de licenciamento de software. Até muito recentemente, claro, já não era possível comprar o software diretamente com licenças perpétuas. E, em vez do modelo perpétuo, existem produtos autónomos que podem ser baseados em subscrição para computadores de secretária, ou podem ser modelos de licenciamento por período, disponíveis anualmente ou trimestralmente. E a transição da propriedade do software com licenciamento perpétuo para o licenciamento baseado em subscrição permite à Autodesk inovar e melhorar continuamente as suas subscrições de software para computadores de secretária e as suas ofertas na nuvem, integrando-as com os seus serviços na nuvem. E isso remete para o modelo de aplicações de software que estão a mudar rápida e constantemente, e para o facto de as pessoas parecerem ter-se adaptado bastante bem e adotado esse tipo de esquema. Mas é importante compreender como as capacidades da nuvem se podem enquadrar nas necessidades globais a longo prazo de uma organização no futuro. Portanto, estas mudanças já estão em vigor.

[10:09] Por isso, a dada altura, vai ser necessário fazer os ajustes e seguir em frente. E depois de toda a ansiedade, preocupação e apreensão que foram expressas nos fóruns online, no fim de contas, o assunto está decidido. É hora de seguir em frente e tentar adotar uma perspetiva o mais otimista possível, descobrindo como tirar o máximo partido dos novos modelos. E a tendência do setor, como já referi, sugere que outros fornecedores de software provavelmente seguirão este mesmo padrão nas alterações de licenciamento, afastando-se do modelo perpétuo.

[10:39] Resumindo, se quiser adquirir um dos produtos de software afetados por esta alteração, terá praticamente de adquirir uma nova licença de subscrição. E, para quem possui licenças perpétuas, é importante manter os planos de manutenção em dia, para que possa preservar o investimento inicial que fez na aquisição dessa licença. Portanto, ainda existem muitas opções disponíveis. Existem opções autónomas, opções de licenças flutuantes simultâneas em rede, o Autodesk 360, que é a opção baseada na nuvem, ainda há muitas subscrições de pacotes de software e também estão disponíveis algumas opções de acordos empresariais, denominadas Multiflex ou acordos Flex. O Multiflex é uma espécie de licenciamento de mega-suíte, ou os acordos Token Flex, que utilizam algo chamado «tokens na nuvem», e estes são utilizados para pagar o software numa base de «pagar à medida que se utiliza» (pay-as-you-go). E, como mencionei, os créditos na nuvem podem ser utilizados para simulações e coisas do género, para adquirir tempo de computação online, a fim de executar algumas opções de alto desempenho. Além disso, a oferta de nuvem inclui algumas opções gratuitas bastante interessantes, que permitem colaboração e armazenamento na nuvem, muitas vezes disponíveis sem custos. E isso provavelmente ajudará a Autodesk a promover a adoção destes serviços na nuvem.

[12:18] Por isso, compreender os padrões de utilização atuais e as implicações em termos de custos para cada uma destas opções será importante para definir os esquemas de licenciamento adequados e determinar uma combinação de licenças que resulte na melhor solução. Assim, há, naturalmente, a manutenção de contratos perpétuos antigos, continuam a existir subscrições de software individuais e pacotes de suites, e, claro, também as opções empresariais.

[12:42] Vou falar muito rapidamente para quem possa estar envolvido nos acordos empresariais da Autodesk. Basicamente, existem as duas opções que acabei de mencionar e estas serão negociadas, na sua maioria, pelos responsáveis da empresa, de forma a definir o melhor esquema para cada organização em particular. Assim, o Flex oferece utilização universal; o Multiflex oferece utilização universal de praticamente todo o software que a Autodesk produz, mas é muito dispendioso para essa capacidade. E, para negociar um contrato adequado e vantajoso para a vossa empresa, é importante compreender como a empresa utiliza os produtos da Autodesk a nível de toda a organização. E essa é, na verdade, a única forma de negociar um valor justo para um sistema de licenças Multiflex diretamente com a própria Autodesk. E, claro, os utilizadores em ambientes de subsidiárias terão acesso às combinações de software conforme necessário. Continuarão, no entanto, a ter de calcular a sua utilização para, caso utilizem a opção Token Flex, determinarem quantos tokens necessitam e planearem a sua utilização ao longo do ano.

[13:56] Assim, a transição do modelo perpétuo para o de subscrição não é necessariamente um grande problema, mas o que acaba por se revelar um grande problema é não compreender como efetuar essa transição com as análises adequadas. Por isso, ao planear a aquisição de software, o licenciamento tem de ser analisado de forma analítica para determinar quantas licenças estão a ser utilizadas, com que frequência, que tipos e em que momentos. Além disso, as ferramentas de medição e otimização de software podem ser extremamente úteis para determinar se se deve aumentar ou diminuir o número de licenças para um determinado software. E as empresas que não estiverem a gerir os seus níveis de licenciamento de software com base numa medição do uso ficarão, no futuro, em desvantagem competitiva face àquelas que estão efetivamente a adotar otimizações de forma proativa. Por isso, essa medição será um componente fundamental no futuro para a gestão do licenciamento da Autodesk e da gestão de software em geral.

[15:09] Assim, de acordo com um estudo recente da Gartner, 90% das organizações que implementam ferramentas de gestão de software podem esperar uma poupança média de cerca de 30% nas despesas com software. E, tendo em conta a despesa média total com software da maioria das organizações, é bastante fácil tomar uma decisão sobre o retorno do investimento com base nisso. E, segundo a Gartner, até 2019, esta adoção de ferramentas analíticas terá resultado numa redução de cerca de 30% nas despesas com licenças empresariais. Portanto, a gestão de licenças é uma tendência que as empresas já reconhecem como uma fonte de poupanças essenciais. E, ao analisarmos um pouco mais de perto, veremos como funciona o mecanismo de otimização de licenças.

[15:52] Portanto, há várias formas de obter valor empresarial a partir de uma medição aprofundada, e isso pode variar de organização para organização, dependendo dos pontos fortes e fracos relativos de cada empresa. É, sem dúvida, necessário compreender a utilização sob todos os ângulos para avançar rumo a uma maior eficiência, em que o licenciamento se situe num nível adequado. E a conformidade é, francamente, uma consideração muito importante para se alcançarem níveis de licenciamento adequados, especialmente quando se analisam os montantes em dólares envolvidos em algumas das auditorias realizadas e os ajustamentos resultantes para tentar regularizar o que é devido a uma determinada empresa de software. Tenho a certeza de que qualquer pessoa envolvida em TI está bastante familiarizada com estas questões. Mas, para além das várias vantagens financeiras, há outras considerações, como a eficiência dos colaboradores — garantir que dispõem do que precisam para desempenhar as suas funções de forma eficiente —, a elaboração proativa de orçamentos, o chargeback ou showback interno, para que as várias áreas de uma organização possam compreender o valor do seu software específico e quanto custaria se tivessem de pagar por ele, ou, por vezes, cobrar-lhes efetivamente por esse uso. E estas medidas podem, de facto, promover comportamentos mais eficientes quando são implementadas. E se a sua organização estiver a enfrentar recusas de licenças, é importante compreender quando e por que razão isso está a acontecer. Toda esta informação pode ser útil para um vasto leque de gestores, desde que compreendam o valor da medição e o que esta lhes pode proporcionar. Podem ser gestores de TI, gestores de ativos e até mesmo gestores de topo, como o CIO, o CTO e o CFO.

[17:37] Vamos então dar uma vista de olhos à visão mais simplista da gestão de licenças. O que podemos ver na parte superior é apenas a quantidade de licenças adquiridas, e podemos constatar que, ao longo do tempo, esse número tem vindo a aumentar. Muitas vezes, sem ferramentas de análise, tudo o que realmente sabemos é que, por vezes, temos algumas recusas que levam os nossos utilizadores a queixarem-se ou a dizerem que não conseguem realizar o seu trabalho adequadamente. Mas, sem alguma análise e compreensão das licenças efetivas, é difícil perceber o que se passa. Se olharmos para a linha azul, essa é, na verdade, uma lista de licenças em uso, e podemos ver por que razão as posições de licenciamento aumentaram em algumas ocasiões diferentes. O número total de licenças em uso estava a aproximar-se bastante do número total de licenças disponíveis. Mas o que também podemos ver a partir disto é que isso não ocorria com muita frequência e que a utilização média estava, na verdade, bastante abaixo do nível de licenciamento indicado.

[18:34] Por isso, é muito importante compreender isto. Também podemos ver que, após a segunda aquisição de licenças de software — que os levou a atingir as 290 —, no final, eles nunca chegaram a precisar de fazer essa aquisição. Quase nunca ultrapassaram o limite anterior do seu nível de licenças de software e, na prática, todos esses recursos foram desperdiçados. Por isso, compreender as licenças que foram utilizadas pode ser bastante importante.

[19:03] Mas, na verdade, avançar para o próximo nível implica compreender, quando uma licença é ativada, se está a ser utilizada ativamente ou não. É isso que mostramos aqui na linha vermelha: a utilização ativa real. E isso é feito determinando se alguém tem um processo em segundo plano que iniciou com um determinado software ou se está ativamente a utilizar o teclado ou o rato do seu computador em conjunto com essa aplicação. E, ao compreender isso, o que podemos ver é que a curva azul nunca desceu abaixo das cem licenças ativas, e isso inclui noites, fins de semana, feriados e tudo o resto. Assim, pode ver-se que é improvável que houvesse mais de cem pessoas durante todo esse tempo com licenças a serem utilizadas ativamente. E quando se observa, através da linha vermelha, quantas pessoas têm realmente esse software a realizar alguma ação no computador, percebe-se que esse número aos fins de semana — que são os pontos mais baixos —, na verdade, aproxima-se de zero em muitos casos, ou, pelo menos, nunca desce abaixo de 50 quando a atividade é realmente bastante elevada.

[20:08] Trata-se, portanto, apenas de uma demonstração de como se pode compreender a poupança real em termos de valor monetário nas licenças. Assim, com base nas necessidades identificadas, o último slide mostrou que o número total de licenças ascendeu a 290. Na realidade, só tinham cerca de 145 licenças ativas simultâneas, no máximo. Portanto, neste caso, trata-se de uma diferença de cerca de 50% ou 145 licenças. Portanto, se considerarmos que se trata de uma licença relativamente acessível — não um aplicativo de engenharia de ponta nem nada do género —, a 5 000 dólares por licença, ainda assim estamos a falar de uma poupança de quase três quartos de milhão de dólares por ano. Assim, do ponto de vista do retorno sobre o investimento (ROI), pode ser realmente significativo compreender e gerir adequadamente a utilização das licenças com algumas ferramentas.

[21:09] O que vemos aqui é uma série de resumos de relatórios de licenças da Autodesk. Este é apenas um exemplo bastante simples. A otimização com base na utilização real, que mostrámos anteriormente, é uma espécie de «Santo Graal», mas mesmo algumas análises simples podem ajudar bastante. Trata-se, portanto, de um relatório simples que apresenta o inventário de vários softwares da Autodesk e os pacotes disponíveis, o que pode ser um bom ponto de partida para a gestão de licenças. Nesta vista, mostra-se, em particular, os pacotes disponíveis por dia e inclui informações específicas do produto, incluindo os tipos de licença. Existem também informações sobre o anfitrião e o sistema operativo, para se ter uma compreensão rápida de que software está disponível, onde está a ser executado e com que frequência.

[21:59] Apenas como um breve estudo de caso, eis uma empresa de engenharia que não dispunha de uma visão global do uso das suas licenças a nível da organização. E, como resultado, não faziam ideia dos tipos de licenças que estavam a ser utilizadas. Esta organização em particular tinha uma combinação de licenças ligadas a um nó específico para estações de trabalho, bem como licenças flutuantes que podiam ser obtidas através da rede. Afinal, depois de realizarem algumas análises, descobriram que havia casos em que uma licença flutuante estava a ser utilizada numa estação de trabalho que já possuía uma licença vinculada a um nó específico. Assim, com algum planeamento e controlo, conseguiram gerir melhor os seus custos de licenciamento com base nisso.

[22:31] Assim, para além dos relatórios simples do tipo inventário, é sempre interessante ver o que está a ser utilizado. E estes são os tipos de relatórios fáceis de gerar que podem resumir a utilização. Neste caso, a apresentação é por mês. Mas note-se que os pacotes são desagregados em funcionalidades ou nos módulos individuais que contêm, e esta informação sobre a correspondência entre módulos e funcionalidades fornece uma visão importante que, de outra forma, poderia não estar facilmente disponível. Basta observar quais os pacotes que estão a ser utilizados e compreender em que consistem esses pacotes para se chegar a um ponto em que é possível compreender melhor as funcionalidades individuais que estão a ser utilizadas de forma mais ativa.

[23:19] É óbvio que as funcionalidades do módulo «raw» também são apresentadas aqui. Por vezes, estas não são explicitadas se não se dispor de algo que as mapeie diretamente. Assim, os dados também podem ser exportados e representados graficamente no Excel de várias formas diferentes. Hoje em dia, há inúmeras formas de representar dados graficamente, mas este é um gráfico de barras simples que mostra apenas as dez funcionalidades mais utilizadas da Autodesk, por horas de utilização. Na verdade, isto permite acompanhar diferentes versões do mesmo tipo de software, por exemplo, o Building Design Suite ou o AutoCAD. Mas pode-se mostrar as diferentes versões separadamente ou combinadas, para ver quais as funcionalidades mais utilizadas.

[24:10] Como já foi referido, existem várias formas diferentes de apresentar dados. Uma delas, que utilizamos frequentemente na Open iT, chama-se Microsoft Power BI; trata-se da ferramenta de inteligência empresarial da Microsoft, que permite a criação de relatórios de forma integrada. A sua interface pode ser integrada no software da Open iT para a criação eficiente de gráficos com qualidade de apresentação e adequados para a gestão. O que se vê aqui é apenas um painel que resume os utilizadores únicos por módulo e pacote, seguido de uma repartição dos utilizadores únicos diários por módulo, no gráfico que se encontra na parte inferior. Assim, os dados também podem ser facilmente segmentados por dias da semana versus fins de semana; como se pode ver ali do lado direito, é possível selecionar os períodos e diferentes filtros para definir a forma como esses dados serão apresentados.

[24:58] Ao contrário do painel anterior, este é bastante semelhante, mas centra-se no número de utilizadores. Numa análise padrão de licenças, este painel centra-se mais nas licenças disponíveis e nas licenças em utilização. Mais uma vez, apresenta uma desagregação por módulo e a percentagem de utilização das licenças disponíveis num gráfico apelativo, semelhante a um velocímetro. Além disso, mostra padrões diários ou de longo prazo. Neste caso, o gráfico na parte inferior apresenta um padrão de longo prazo, mas ainda é possível ver a utilização durante a semana e ao fim de semana, representada graficamente em função do número total de licenças disponíveis, bem como uma linha que indica o número máximo de licenças que já estiveram em utilização. Assim, é bastante fácil perceber aqui que temos um excesso de licenças para este pacote específico.

[25:45] Assim, outra aplicação deste tipo de ferramentas de inteligência empresarial consiste em representar graficamente os dados por localização geográfica ou por outras características organizacionais, como o departamento ou o país. E isto pode ser relevante: se houver um elevado número de utilizadores numa determinada área a utilizar um determinado pacote de software, compreender essa utilização pode revelar o seu impacto no licenciamento global. Se estiverem a utilizar muitas licenças num local específico, por vezes é possível identificar padrões de utilização ineficientes simplesmente ao verificar que várias licenças foram ativadas pelo mesmo utilizador numa determinada área. Assim, também é possível identificar esses tipos de padrões de utilização ineficientes.

[26:34] Assim, tal como referido anteriormente na discussão sobre os acordos empresariais, a Autodesk oferece a opção de utilizar o seu software com base num sistema especial de medição e pagamento conhecido como Token Flex. Com o Token Flex, adquire-se uma determinada quantidade de tokens e, em seguida, toda a utilização do software da Autodesk é paga através desses tokens, que são automaticamente deduzidos do que equivale a uma espécie de conta bancária de tokens. Cada aplicação tem custos de utilização diferentes. Consequentemente, compreender as implicações de custo do sistema Token Flex não é necessariamente simples quando se tenta fazer um planeamento a longo prazo. No entanto, se dispuser de dados históricos sobre custos e padrões de utilização, os custos de utilização no âmbito do Token Flex podem ser simulados numa situação hipotética para efeitos de planeamento. Assim, neste caso, os utilizadores são classificados de acordo com os utilizadores mais ativos, com base no tempo de utilização decorrido, bem como no número de licenças da Autodesk em utilização simultânea; além disso, o terceiro padrão apresenta uma projeção do custo de utilização e como este se relacionaria com os tokens. Isto pode ser muito útil para o planeamento, caso exista a possibilidade de mudar para o licenciamento Token Flex.

[27:51] E eis outro estudo de caso interessante. Desta vez, trata-se de um fabricante automóvel. Estavam interessados ou a analisar a possibilidade de migrar para o Token Flex como opção de licenciamento empresarial. No entanto, os gestores estavam muito apreensivos quanto à forma de tomar uma decisão informada sobre o número de tokens a adquirir. E há algumas implicações relacionadas com o facto de os tokens terem uma validade limitada e de ser necessário adquiri-los em pacotes a granel. Por isso, acertar logo na quantidade certa para um ano é bastante importante, para que não se compre em excesso para esse ano nem se tenha de adquirir uma quantidade avultada de licenças a meio do ano, correndo o risco de parte desses tokens adicionais desse plano de licenciamento expirar antes de serem utilizados. Assim, com base na compreensão do uso anterior, conseguimos traduzir esse histórico de utilização em custos de tokens, e eles puderam, de facto, avançar com a avaliação dos benefícios do contrato «Token Flex» em comparação com as suas outras opções.

[29:03] Assim, dispor de relatórios que permitam uma gestão eficaz dos direitos de utilização é, naturalmente, também um aspeto importante na gestão de licenças de software. E os relatórios que mostram dados como o número de dias desde a última utilização por parte de vários utilizadores podem ser eficazes para determinar se os direitos de utilização ainda são realmente necessários para um determinado utilizador e um determinado software. É possível ajustar as listas de acesso periodicamente, o que pode ser realmente importante, especialmente no caso de licenças de utilizador nomeado, em que uma licença foi atribuída para utilização exclusiva por uma determinada pessoa e que talvez precise de ser revista de vez em quando, para verificar se essa pessoa ainda necessita dessa utilização exclusiva da licença ou não. Além disso, quando feito de forma consistente ao longo do tempo, reduz o número de utilizadores que poderiam constituir um risco durante uma auditoria de software. E, ao adicionar informações sobre o tempo decorrido de utilização num intervalo definido, bem como ao compreender os dias desde a última utilização, proporciona uma visão do perfil de um utilizador para determinar os seus direitos de acesso.

[30:14] Aqui estão, então, dados relativos a uma empresa de gestão da fiabilidade de ativos; gerámos e incluímos alguns relatórios de amostra com base na utilização real das licenças da Autodesk, com o objetivo de analisar a sua utilização atual e ajudar nas suas iniciativas de TI, incluindo a otimização dos custos de software. Trata-se apenas de alguns exemplos de como o Open iT pode analisar dados de um ambiente no nosso gestor de licenças. Reparem que, se voltarem atrás e acompanharem as datas, o que é interessante aqui é que, na verdade, já passa das 18h00 de uma segunda-feira e não há utilizadores, exceto este Sr. Gibson, que tem algumas licenças do AutoCAD — duas, na verdade —, que estão em uso desde sexta-feira à noite. Por isso, o facto de ele as ter utilizado durante o fim de semana é algo interessante e pode ser um indício de utilização ineficiente das licenças.

[31:07] Assim, ao analisarmos mais detalhadamente os dados recolhidos ao longo de um período de duas semanas, fica evidente qual o software com maior procura. O que podemos constatar aqui é que o AutoCAD 2014 e o AutoCAD 2015 não estão a ser utilizados de forma tão intensiva, mas alguns dos pacotes mais recentes registam uma utilização de 100%. Da mesma forma, as suites de design de produtos não têm sido muito utilizadas em geral, mas algumas das suites de design de instalações estão a registar uma utilização muito intensa. E este é o tipo de informação que torna possível — e que é realmente necessário conhecer — afastar-se do software não utilizado e, talvez, redirecionar esses gastos para reforçar alguns dos itens mais utilizados. E não é realmente possível compreender isto sem algum tipo de medição de utilização. Por isso, convém referir que isto abrange um período de tempo relativamente curto e que, normalmente, é necessário adotar uma perspetiva de longo prazo para tomar decisões finais. Mas é uma boa indicação de como se pode compreender o que está a ser mais utilizado e o que não está a ser utilizado de todo.

[32:19] Assim, ao analisarmos neste caso a utilização de um dos pacotes do AutoCAD numa linha temporal, verifica-se que a utilização plena da licença não ocorre apenas de forma limitada, mas sim quase todos os dias de cada semana de trabalho. Portanto, além do que já sabíamos anteriormente — que esse pacote específico do AutoCAD estava a ser amplamente utilizado —, podemos constatar que poderá, de facto, existir a necessidade de licenças adicionais, com base na compreensão dos padrões de utilização semanais aqui observados.

[32:51] Portanto, isto é diferente, embora semelhante, mas refere-se à própria Product Design Suite Premium. E este gráfico temporal mostra que, ao longo de um período de duas semanas, à semelhança do anterior, se verifica, na verdade, uma utilização relativamente reduzida. Assim, numa perspetiva mais ampla, embora nas fases iniciais pareça haver uma utilização muito intensa, isso não se prolongou por muito tempo. Por isso, é importante compreender que, se estiver a observar uma utilização de 100% durante um determinado período de tempo, é necessário perceber com que frequência essa utilização de 100% ocorre efetivamente. Este tipo de gráficos é muito útil para compreender isso e, neste caso, seria realmente aconselhável analisar a longo prazo se existiam necessidades adicionais para este «Product Design Suite» específico.

[33:48] E ao compreender a utilização das licenças, é possível determinar com que eficiência o número de licenças está a ser utilizado. E é aí que este tipo de gráfico — o que estamos a mostrar aqui é um histograma de licenças — pode revelar-se bastante útil. Este histograma mostra, portanto, o tempo durante o qual diferentes quantidades de licenças estiveram em uso. E o que se destaca aqui é o período de tempo relativamente longo em que todas ou quase todas as licenças estão a ser utilizadas, enquanto que a faixa intermédia — os intervalos de 20, 30 e 40 — que antecede esse período, não é utilizada com tanta frequência. O que indica que, tal como vimos no gráfico com uma utilização quase total em quase todos os dias da semana, podemos constatar que ou são muito poucas as licenças em uso ou quase todas as licenças estão em uso. Por isso, é importante compreender a eficiência da utilização das licenças disponíveis.

[34:43] Em contrapartida, este é um histograma relativo ao outro pacote de aplicações, o Design Premium, e o que podemos observar aqui é que a maior parte da utilização total é abrangida por um número relativamente pequeno de licenças. E, uma vez que o histograma é relativamente plano acima, digamos, do número 13, isso indica que o número de licenças responsáveis pela maior parte da utilização é inferior a 13. Pode haver a possibilidade de obter algumas poupanças através da redução do número de licenças aqui, se conseguir controlar o tempo total durante o qual algumas dessas licenças com quantidades mais elevadas estão a ser utilizadas.

[35:18] Trata-se, portanto, de mais uma representação gráfica baseada em cores do número máximo de licenças em utilização e, neste caso, está organizada horizontalmente de acordo com os dias da semana e as 24 horas do dia. As cores vivas — amarelos, laranjas e vermelhos — indicam uma elevada utilização e, por essa razão, é comum referir-se a ela como um mapa de calor. É muito fácil identificar rapidamente as horas específicas dos dias ou os dias da semana em que há maior afluência. E é de salientar aqui, à semelhança do que vimos anteriormente no gráfico de barras, que praticamente todos os dias úteis, durante o horário de expediente, todas as licenças atingem o limite máximo de 72. E também podemos ver aqui que, fora do horário de expediente e aos fins de semana, há licenças que não são utilizadas, pelo que o número desce drasticamente. Assim, as pessoas estão, de facto, a devolver as licenças de forma bastante consistente quando não as estão a utilizar. Mas mesmo se olharmos para o período após o horário de expediente ou aos fins de semana, o sábado e o domingo continuam a ter 11 licenças constantemente em uso. Por isso, é um pouco duvidoso que 11 ou 12 licenças estejam realmente em uso constante aos fins de semana. Portanto, provavelmente há algumas pessoas que estão, de certa forma, a «acampar» nessas licenças de forma permanente. E talvez seja possível reduzir o número de licenças necessárias. Se essas 11 licenças estiverem constantemente retiradas e não forem utilizadas durante os períodos de pico, então esse uso máximo de 72 licenças pode não ser preciso; algumas dessas licenças podem simplesmente estar abertas e retiradas, mas não utilizadas.

[37:01] Este é, portanto, outro mapa de calor que abrange todo o mês de julho. Mais uma vez, podemos ver que o padrão é praticamente o esperado, com a utilização das licenças a diminuir drasticamente durante o período do 4 de julho, bem como em alguns fins de semana e fora do horário de expediente. No entanto, podemos constatar aqui que um número significativo de licenças nunca é registado fora do horário de expediente ou aos fins de semana. Embora pareça que tenhamos chegado a um registo quase total das licenças durante o fim de semana prolongado, pode haver aqui alguma margem para reduzir o número de licenças.

[37:38] Assim, para além de analisar relatórios e apresentações históricos, também é útil poder configurar painéis que emitam alertas em tempo real com base em informações atualizadas. E isto leva a compreensão e a gestão das licenças para uma dimensão proativa. Na verdade, o Open iT fornece alertas em caso de utilização elevada de licenças ou de uma percentagem elevada de utilização de licenças quando se está a aproximar do limite de licenças em uso, bem como em caso de utilização prolongada das licenças. Por exemplo, se houver alguém que tenha uma licença em uso há vários dias, ou se as pessoas estiverem a utilizar várias instâncias da mesma licença ao mesmo tempo, estes alertas permitirão uma intervenção, uma utilização mais eficiente das licenças e, na verdade, evitarão crises de utilização quando nos estivermos a aproximar do ponto em que todas as licenças estão em uso e as pessoas estiverem ativamente à procura de licenças para trabalhar.

[38:43] Assim, com a possibilidade de configurar vários alertas padrão, como a utilização de licenças a aproximar-se dos 100%, é possível reduzir o número de recusas que ocorrem quando se atinge o limite máximo de licenças em uso. E, claro, chamamos às pessoas que retiram mais do que uma licença de «acumuladores de licenças». Assim, pode definir alertas para o caso de alguém ter mais do que um determinado número de licenças, por exemplo, mais de cinco licenças de um determinado software retiradas ao mesmo tempo. Existem também alertas para situações como servidores de licenças em baixo, expiração de licenças e coisas do género.

[39:19] Resumindo, com as recentes alterações da Autodesk, é necessário avaliar cuidadosamente as vantagens e desvantagens do licenciamento. Torna-se assim possível ponderar a flexibilidade das opções na nuvem e por subscrição com as poupanças a longo prazo que tradicionalmente têm estado disponíveis com as licenças perpétuas, bem como a importância de cumprir os acordos de licença das licenças perpétuas para preservar esse investimento. Além disso, trata-se de encontrar a combinação certa: se tiver licenças perpétuas e precisar de adicionar licenças adicionais, pode incorporar algumas das opções mais recentes para encontrar a combinação que melhor se adapta a cada empresa na sua situação específica. Assim, o Open iT também tem um sólido historial na geração de poupanças e retorno do investimento através da gestão de licenças, especialmente em situações em que a mudança foi imposta a uma organização por circunstâncias externas. Isso pode corresponder a um crescimento ou a um declínio do negócio, sendo importante compreender como a utilização está a mudar e como o licenciamento precisa de se adaptar a essa evolução. Ou simplesmente acompanhar as alterações da Autodesk, as mudanças no que está disponível mais recentemente. Não compreender isso pode resultar em desperdício de recursos e numa utilização ineficiente das licenças. E tentar tomar as melhores decisões sobre como configurar um novo sistema de licenciamento sem compreender os padrões de utilização tradicionais e as opções disponíveis será muito difícil.

[41:00] Para concluir, há muitas peças neste quebra-cabeças e é importante compreender em que nos devemos concentrar e como realizar as análises necessárias para compreender a utilização das licenças e alcançar um posicionamento ideal das mesmas, bem como sermos capazes de negociar eficazmente as novas licenças quando essas oportunidades surgirem. E assim termina a apresentação. Gostaria de aproveitar este momento para agradecer a todos e, se alguém tiver alguma dúvida, teremos todo o prazer em esclarecê-la da melhor forma possível.

[41:33] Lynn: Obrigada, Carl. Temos aqui algumas boas perguntas. A primeira é interessante porque tenho a certeza de que consegues dar uma resposta muito rápida. Mas esta pergunta incide sobre o seguinte: sabes como é que a Autodesk define o valor do modelo de subscrição para uma organização que tem um modelo de gestão de ativos descentralizado? Por isso, a capacidade de aproveitar ativos não utilizados é, literalmente, inexistente. Como é que a Autodesk aborda essa questão? Sei, da perspetiva da sua ferramenta, como é que a resolveria, mas como é que a Autodesk comercializa os seus produtos nesses ambientes?

[42:13] Carl: Bem, talvez me tenha escapado a primeira parte, mas isso está relacionado com as ofertas de subscrição e na nuvem? Está bem, sim. Como é que eles afirmam que esta é uma ferramenta valiosa para eles e um modelo de licenciamento vantajoso, quando não têm forma de determinar quantas licenças realmente precisam, uma vez que não existe uma gestão centralizada de ativos? Sim, acho que, para fazer isso, não tenho a certeza de que a Autodesk vá realmente ajudar as pessoas nessa questão. Por isso, não sei se poderia realmente responder em nome da Autodesk sobre esse tema específico. Compreender a utilização, as subscrições na nuvem e as subscrições de estações de trabalho, bem como as licenças flutuantes, e compreender tudo isso em conjunto, claro que vai ser muito importante. Eles não têm necessariamente um sistema centralizado para fazer isso. Por isso, é realmente necessário ter algo para compreender todos esses vários aspetos. Se tiver licenças flutuantes, bem como licenças bloqueadas por nó, vai ter de implementar algum tipo de ferramenta própria para o fazer e, muitas vezes, isso pode envolver a instalação de um agente em vários computadores de secretária, a fim de perceber o que se passa lá. Portanto, se não estiverem a utilizar licenças flutuantes, não há forma de acompanhar o que estão a fazer, e é por isso que criámos algumas das nossas soluções: para ajudar as pessoas nessa situação específica. Ora, se tiver renovações regulares de configurações do tipo «na nuvem» ou por subscrição sem compreender isso, vai ser, reconhecidamente, muito difícil. E não creio que a Autodesk vá necessariamente ajudar muito a compreender a utilização específica da sua organização nesse contexto.

[44:07] Lynn: Está bem, claro. Ajuda bastante, porque provavelmente não te vão ajudar muito com isso. Quero dizer, na minha opinião, eles veriam isso como uma oportunidade de, potencialmente, vender mais produtos.

[44:14] Carl: Sim, quer dizer, eles querem ser flexíveis e existe alguma flexibilidade nessas ofertas na nuvem, porque se comprares algo, não ficas preso a isso para sempre. Portanto, não estás a adquirir esses ativos de elevado valor como ativos permanentes. Assim, se decidires que precisas de mudar, é muito mais fácil fazê-lo. Determinar uma base para definir essa mudança necessária é outra questão.

[44:46] Lynn: Muito bem, ao fazer a transição de um modelo perpétuo para um modelo de subscrição, ou ao mudar do que têm atualmente para qualquer tipo de licença na nuvem ou baseada em subscrição, quais são, na sua experiência com os clientes, alguns dos aspetos mais importantes que lhes escapam ou que não tiveram em conta e em que os pode ajudar?

[45:01] Carl: Sim, há algumas coisas aí. Acho que incluí alguns dos nossos melhores estudos de caso. Um deles é, sem dúvida, o caso das licenças com restrição por nó; essa foi, de facto, uma das nossas grandes histórias de sucesso. Quer dizer, não é muito comum, mas se tiver licenças com restrição por nó, bem como licenças flutuantes, é importante compreender a forma como são utilizadas. Ou se tiver software mais antigo que está a ser subutilizado — e isto remete para alguns dos nossos outros relatórios e exemplos —, se conseguir determinar que tipos de software estão a ser intensamente utilizados, ou se tiver pacotes que contenham determinadas funcionalidades ou módulos, e parecer que esse módulo específico está a ser selecionado apenas para utilizar uma determinada funcionalidade do mesmo, pode perceber se todos os módulos com essa funcionalidade específica parecem estar a ser intensamente utilizados. Nesse caso, poderá optar por abandonar os pacotes que contêm funcionalidades de que não necessita e talvez optar por uma licença de custo mais baixo, que inclua menos funcionalidades, mas mais daquilo que utiliza com maior frequência. Por isso, compreender a utilização dessa perspetiva é bastante importante, assim como compreender os tipos de licenças de que dispõe, a forma como estas estão a ser utilizadas e se estão a ser utilizadas de forma eficiente. E, claro, não quero voltar a abordar todo o tema da compreensão dos checkouts prolongados e da frequência com que atinge o limite máximo de licenças totalizadas, mas esses fatores também foram tidos em conta.

[46:43] Lynn: Sim, a apresentação incluiu muitos gráficos interessantes no que diz respeito às capacidades de geração de relatórios, o que foi fantástico — são aspetos que as pessoas devem ter em conta. Outra pergunta que alguém colocou foi: o Open iT consegue verificar o uso na nuvem dos produtos da Autodesk de forma nativa?

[46:52] Carl: Portanto, a única forma de verificar a utilização de serviços na nuvem é ter, de facto, um agente instalado num computador e, a partir daí, perceber o que se passa com a atividade do navegador. Mas isso também tem algumas limitações, porque é possível configurá-lo para verificar apenas um tipo de navegador, mas existem inúmeros tipos de navegadores que precisam de ser monitorizados. E isso é um problema um pouco delicado. Não é impossível fazê-lo e também existem algumas formas de o fazer apenas através da análise do tráfego de rede e da identificação do momento em que parte desse tráfego ocorre. Mas isso também não é muito fácil de fazer. Portanto, há algumas medidas que podem ser tomadas para tentar compreender melhor o que se passa com a utilização da nuvem, mas não é necessariamente uma solução a 100%, simplesmente porque sim. E pode ser que, com o tempo, tenhamos uma capacidade crescente nessa área; é algo em que continuamos a tentar desenvolver a nossa capacidade e compreensão para encontrar boas soluções que ajudem as pessoas. Neste momento, existem certamente algumas limitações nesse sentido.

[48:06] Lynn: Muito bem. Com base na sua experiência, que níveis de poupança, quando se dirige a um cliente pela primeira vez e este vai implementar a solução, que tipos de poupança e que nível de poupança são habituais para as empresas? E, claro, sei que isto depende da dimensão da organização, mas, em geral, pode dar-nos algumas estatísticas sobre quando é que começam a monitorizar as aplicações da Autodesk?

[48:29] Carl: Sim, por isso, na verdade, recorremos, em muitos casos, ao tentar chegar a um valor médio, a algumas das empresas de consultoria em TI para tentar obter essas estatísticas. Não conseguimos necessariamente acompanhar esses dados com precisão. Por isso, recorro ao estudo da Gartner que mostra que a maioria das pessoas está a registar uma redução de cerca de 30% nos custos e que espera que, nos próximos dois a três anos, isso se traduza numa poupança média de 30%, ou, na verdade, numa redução média de 30% na despesa total com software, apenas como resultado da implementação de ferramentas que ajudam a utilizar as licenças de forma mais eficiente. Portanto, mais uma vez, obviamente que isso varia muito: temos empresas que pouparam muito mais do que 30%, temos empresas que pouparam menos do que isso, sem dúvida, e isso depende da sua eficiência, de algumas das suas dinâmicas internas também, e da sua capacidade de efetuar mudanças ou, por vezes, da sua disposição para o fazer com base na informação que recebem. Mas consideramos os 30% como um valor médio bastante razoável.

[49:40] Lynn: Muito bem. Analisando a vossa ferramenta em si, quanto tempo demora, normalmente — e, mais uma vez, isto é uma estimativa —, a implementar a ferramenta?

[49:48] Carl: A implementação da nossa ferramenta pode, de facto, ser muito, muito rápida. Por vezes, a configuração pode ser concluída num dia ou assim; outras vezes, é necessário fazer alguns ajustes para que tudo funcione corretamente, e isso varia de ambiente para ambiente. Mas, na verdade, a configuração inicial da nossa solução é muito rápida, normalmente demora cerca de um dia, podendo até levar apenas algumas horas. Quer dizer, já vi casos em que a configuração foi feita em apenas algumas horas e a maior parte do sistema ficou a funcionar. Por vezes, são necessários alguns ajustes ao longo dos dias para resolver alguns aspetos que talvez não tenham sido reconhecidos na instalação inicial, mas é rápido.

[50:34] Lynn: Está bem. Para além desse prazo de implementação rápido, há aqui várias perguntas que levantam uma questão semelhante: o que achas que aconteceria se alguém fosse ter com o seu chefe e dissesse «Acho que precisamos de implementar uma ferramenta para monitorizar e medir a nossa utilização»? O que lhes dirias que seria a lista de poupanças e benefícios?

[51:07] Carl: Quer dizer, já passei por muitas dessas situações, mas, na verdade, trata-se de uma questão multidimensional que não abordámos em profundidade nesta apresentação em particular. Mas há, por um lado, a compreensão da utilização das licenças e, por outro, a compreensão, por vezes, dos padrões de fluxo de trabalho e de qual o software que está a ser utilizado pelas pessoas que estão a realizar o trabalho de forma mais eficaz. A resposta óbvia é que se compreenda quais as licenças que estão a ser utilizadas e quais as que não estão, e que se obtenha o dimensionamento adequado para o seu licenciamento. A questão da auditoria surge certamente com bastante frequência; se as pessoas se encontram em situações em que estão em incumprimento e podem não se aperceber disso, esse é também um benefício muito importante e de grande valor.

[52:01] Lynn: Muito bem, estamos a analisar isso, e penso que o resto eles podem extrair da própria apresentação de slides, porque tinha lá muitos slides diferentes com muita informação útil e provavelmente conseguirão interpretá-la para o seu próprio relatório de poupanças. Por isso, penso que já abordámos a maioria das questões. Há aqui algumas que são muito detalhadas e acho que seria melhor respondê-las por e-mail, por isso vou guardá-las para que o Carl as analise mais tarde. Acho que, neste momento, quero encerrar a sessão. Quero agradecer a todos pela participação no webinar de hoje, especialmente ao Carl, o nosso orador. E, como disse, todas as perguntas restantes, ou se tiverem perguntas adicionais, podem enviá-las ao Carl para o seu e-mail aqui indicado, podem enviá-las para a ITAM e nós encaminhá-las-emos, ou, se as tiverem escrito na janela de chat, obviamente que ele as receberá. A gravação deste evento ficará disponível, provavelmente no início da próxima semana, no site da ITAM para os membros da ITAM. Lembrem-se também de que a Open iT entrará em contacto convosco se estiverem interessados numa cópia em PDF da apresentação, pois contém muita informação útil. Mais uma vez, obrigado a todos e isto conclui a apresentação de hoje. Obrigado a todos pela participação. Até logo.