- Il est difficile de mesurer la productivité des employés, car les responsables doivent avoir une bonne compréhension de l'utilisation des applications, du temps consacré à chaque tâche, des schémas de flux de travail et des contraintes liées à la confidentialité des données.
- Des rapports tels que les cartes thermiques d'utilisation des licences, l'utilisation des licences par utilisateur, les graphiques d'efficacité des licences et la comparaison entre les temps d'activité et d'inactivité peuvent aider les responsables à mieux comprendre le comportement de leur équipe.
- L'article recommande de bien connaître ses collaborateurs, de soutenir leur formation et d'encourager leur autonomie, tout en utilisant les outils de reporting de manière responsable afin de trouver un juste équilibre entre transparence et confiance.
Un responsable souhaite savoir si son équipe est productive. Pour y répondre honnêtement, il faut disposer de données sur l’utilisation des applications, des tendances relatives à la durée des tâches, d’une visibilité sur les flux de travail et d’une analyse minutieuse des limites en matière de confidentialité des données — une vue d’ensemble qu’aucun tableau de bord ne peut à lui seul fournir de manière claire. Les cartes thermiques d’utilisation des licences, l’utilisation des licences par utilisateur, les graphiques d’efficacité des licences et le temps d’activité par rapport au temps d’inactivité offrent aux responsables un cadre de référence pour la discussion. Les conseils prodigués dans cet article s’accompagnent d’une mise en garde qu’il convient de garder à l’esprit : connaître ses collaborateurs, soutenir leur formation et encourager leur autonomie restent plus efficaces que n’importe quel outil de reporting utilisé de manière autoritaire, et la visibilité la plus utile est celle qui renforce la confiance plutôt que de générer une lassitude face à la surveillance.
La productivité des employés est l'une des choses les plus compliquées à gérer. Elle joue un rôle si important dans la survie de l'entreprise, mais en même temps, c'est un phénomène tellement normal et quotidien que nous le ressentons à peine en arrière-plan. Jusqu'à ce que quelque chose de grand, d'audacieux et de lourd commence à peser sur tout et sur tous.
Pour les responsables de l'ingénierie, l'une des rares raisons pour lesquelles la productivité des employés n'est pas si facile à gérer est que personne ne sait vraiment comment la mesurer. Il y a tellement d'aspects et d'éléments en jeu qu'il est difficile de trouver une mesure et une formule raisonnables. Combien de temps consacrent-ils à une tâche spécifique ? Quelle est leur efficacité dans le traitement des demandes ? Il faut également tenir compte des éventuels problèmes de confidentialité des données et de la conformité aux lois sur la protection des données, telles que le GDPR. Il y a beaucoup de questions à poser, et la plus importante est peut-être "où trouver les réponses" ?
Indépendamment de ces défis, il est toujours très important d'analyser les performances des employés. Un outil qui aidera les responsables de l'ingénierie à suivre la productivité des employés sera une aubaine. Voici quelques conseils simples pour garder un œil sur la productivité des employés.
Connaître ses employés
Dans un monde parfait, il existerait une méthode ou une formule géniale pour gérer correctement les personnes et suivre efficacement leur productivité. En réalité, tout se résume à l'essentiel : connaître son personnel sur le bout des doigts. Ayez une représentation et une idée précises des personnes dont vous vous occupez et de leurs capacités. Suivez leurs schémas de travail. Une carte thermique de l'utilisation des licences peut être utile pour suivre l'activité de l'équipe. Elle doit présenter une vue d'ensemble des jours et heures de la semaine les plus chargés en termes d'utilisation et de retrait de licences, afin de vous permettre de comprendre comment vos collaborateurs se déplacent et à quel moment ils sont les plus productifs. L'utilisation des licences par utilisateur est un autre rapport qui peut fournir des informations sur le temps qu'un membre de l'équipe consacre à une tâche spécifique. Complétés par le tableau d'efficacité des licences, qui donne un aperçu de la durée d'utilisation simultanée d'un certain nombre de licences, ces rapports vous donneront une idée des compétences de chaque individu et de leur efficacité dans la gestion des tâches. Ils vous permettront également de savoir s'ils possèdent les connaissances nécessaires pour utiliser les différentes applications logicielles, ce qui est essentiel dans toute équipe d'ingénierie et de conception. C'est pourquoi il est important de disposer d'un outil de reporting capable de vous donner une idée précise de la manière dont vos employés travaillent, des applications logicielles qu'ils utilisent, du temps qu'ils consacrent à chaque application, du moment de la journée où ils utilisent chacune d'entre elles, ainsi que d'autres questions pertinentes.
Figure 1 Carte thermique des heures hebdomadaires
Figure 2 Tableau d'efficacité des licences
Cela va de pair avec la connaissance approfondie de vos collaborateurs. Une fois que vous aurez établi le profil de vos employés, vous saurez où ils se distinguent et quelles sont leurs faiblesses. Il est également important que vous fassiez sentir à vos employés qu'ils sont appréciés et qu'on s'occupe bien d'eux, afin qu'ils donnent le meilleur d'eux-mêmes dans toutes les tâches qu'ils accomplissent. Investir dans vos collaborateurs les rendra plus productifs, non seulement en leur apportant davantage de connaissances et de compétences, mais ils se sentiront également plus valorisés et, par conséquent, plus inspirés et motivés au travail.
Encourager l'indépendance
S'il est important de suivre l'ensemble des activités de chaque employé afin de garantir et d'analyser leur productivité, il est également essentiel que chaque manager sache quand se retirer. L'une des choses qui fera ressortir la productivité et la créativité de vos employés est de leur donner le sentiment que vous leur faites confiance et que vous leur donnez l'autonomie et l'indépendance nécessaires pour décider quand, où et comment ils feront leur propre travail. Il peut être très utile de disposer des outils adéquats qui vous fourniront les rapports dont vous avez besoin pour analyser les activités de vos employés. Un aperçu du temps actif et du temps inactif par utilisateur vous donnera une vue d'ensemble des données montrant l'utilisation active et inactive d'une application par les utilisateurs. Ces types de rapports vous donneront, à vous et à vos employés, l'espace dont vous avez tous deux besoin pour accomplir vos tâches correctement et efficacement. Dans le même temps, vous obtiendrez un rapport précis des réalisations de vos employés et du temps qu'ils ont passé au travail, des applications qu'ils ont utilisées au cours de la journée et de la durée de leur utilisation. Il permet de trouver un équilibre dans la gestion de vos collaborateurs, en leur donnant le temps et l'espace qu'ils méritent, mais aussi la supervision dont ils ont besoin pour être performants et faire leur travail de la manière la plus efficace possible. Bien entendu, si nécessaire, votre outil doit pouvoir masquer les noms des utilisateurs conformément aux lois sur la confidentialité des données ou aux politiques internes de l'entreprise qui doivent être respectées.
Figure 3 Actif ou inactif
