L'essor de l'informatique fantôme a été propulsé par la consumérisation des technologies de l'information, où les utilisateurs téléchargent et utilisent de plus en plus d'applications et de services non officiels pour faciliter leur travail. Dans les secteurs qui dépendent fortement de l'ingénierie et des applications spécialisées, cela inclut l'utilisation de logiciels piratés et d'applications obsolètes qui ont été retirées des portefeuilles de licences. Cette aisance croissante avec la technologie a entraîné une augmentation de l'utilisation non autorisée de logiciels et d'applications non approuvés au sein des entreprises.
La gestion efficace des licences de logiciels est désormais reconnue comme une stratégie clé pour atténuer les risques associés à l'informatique parallèle. Cette approche permet non seulement d'assurer la conformité, mais aussi d'améliorer la sécurité globale de l'organisation face à l'évolution des tendances informatiques.
Qu'est-ce que le Shadow IT ?
L'informatique fantôme désigne la pratique consistant à utiliser du matériel, des logiciels ou toute autre ressource informatique au sein d'une entreprise sans l'approbation explicite ou la connaissance du service informatique de l'organisation. Ce phénomène est devenu de plus en plus courant sur les lieux de travail modernes, car les employés recherchent souvent des outils et des applications qu'ils jugent plus conviviaux ou plus efficaces que ceux officiellement approuvés par leur entreprise.
Les exemples d'informatique parallèle sont variés et peuvent inclure des activités relativement bénignes comme l'utilisation de Google Drive pour la collaboration au lieu d'un outil approuvé par l'organisation comme Slack, ou la communication via Skype alors que le canal officiel désigné par la direction est Microsoft Teams.
7 Principaux moteurs du Shadow IT
Un nombre impressionnant d'entreprises (52 % ) considèrent que l'informatique fantôme est un problème important qui a un impact sur leurs activités. En outre, on estime que les logiciels non autorisés et les applications SaaS (Software as a Service) absorbent 30 à 40 % du budget informatique d'une entreprise. Ces dépenses considérables sont souvent attribuées à l'acquisition et au déploiement rapides et faciles d'applications fantômes, qui évitent les processus d'approvisionnement habituels.
Pour atténuer et gérer efficacement l'informatique fantôme, il est essentiel que les organisations se penchent sur les causes profondes de son apparition.
1. Amélioration de la productivité et de l'efficacité
L'informatique fantôme apparaît souvent parce que les employés et même les cadres supérieurs recherchent des outils plus efficaces ou plus conviviaux que ceux fournis par leur organisation. Les travailleurs privilégient souvent les gains de productivité immédiats par rapport aux risques potentiels à long terme, surtout si ces outils semblent améliorer les performances ou rationaliser les processus.
2. Réduction des coûts
Dans certains cas, l'utilisation de logiciels ou de services non autorisés peut être considérée comme une mesure d'économie, surtout si elle permet d'éviter les processus d'acquisition longs et souvent coûteux associés aux canaux informatiques officiels.
3. Contourner la bureaucratie et les retards
L'informatique fantôme peut apparaître comme une réponse à la lenteur et à la lourdeur des processus des départements informatiques traditionnels. Les cadres supérieurs peuvent soutenir ou fermer les yeux sur les pratiques de l'informatique fantôme afin d'éviter les retards bureaucratiques, en particulier dans les situations de forte pression où le temps est un facteur important.
4. Satisfaction et autonomie des employés
Permettre aux employés de choisir leurs outils peut stimuler le moral et la satisfaction au travail. Les employeurs peuvent penser qu'en donnant à leurs équipes la liberté de choisir leurs logiciels, ils les responsabilisent et favorisent un environnement de travail plus dynamique et innovant.
5. Manque de sensibilisation
Parfois, les employeurs, même au niveau de la direction, peuvent ne pas comprendre pleinement les risques potentiels associés à l'informatique fantôme, tels que les vulnérabilités en matière de sécurité, les violations de données et les problèmes de non-conformité. Ce manque de sensibilisation peut conduire à une attitude plus permissive à l'égard de ces pratiques.6.
6. Ressources informatiques insuffisantes
Dans les organisations où le département informatique manque de ressources ou d'expertise dans les nouvelles technologies, les employés et même les cadres supérieurs peuvent trouver dans l'informatique parallèle un moyen nécessaire pour combler les lacunes dans les capacités informatiques et répondre aux besoins spécifiques des départements.
7. Répondre à des besoins spécifiques
Certaines tâches ou projets spécialisés peuvent nécessiter des outils spécialisés ou avancés qui ne font pas partie de l'offre informatique standard. Dans ce cas, les employeurs peuvent avoir recours à des solutions informatiques fantômes qui répondent spécifiquement à ces exigences uniques.
Applications d'ingénierie de l'ombre : Rare, mais ça arrive
Les industries disposant de vastes portefeuilles de licences d'ingénierie, telles que l'industrie manufacturière, l'énergie, la construction, l'aérospatiale et la défense, appliquent généralement des politiques strictes en matière d'utilisation des logiciels. Malgré cela, des cas d'informatique parallèle peuvent se produire, même parmi les ingénieurs :
- L'utilisation de logiciels piratés, qui ne sont pas seulement non autorisés mais peuvent également être illégaux.
- L'utilisation de versions de logiciels obsolètes qui ont été officiellement supprimées par le service informatique de l'organisation.
Dans les deux cas, l'utilisation du logiciel devient non autorisée, ce qui présente des risques importants.
Si les organisations de ces secteurs ne parviennent pas à limiter les applications d'ingénierie de l'ombre, les conséquences peuvent être importantes. Il s'agit notamment de la perte de contrôle des actifs informatiques, de l'augmentation des risques de sécurité dus à l'utilisation d'applications vulnérables et non sécurisées, de mauvaises configurations, d'infractions aux accords de licence et de problèmes de conformité.
L'utilisation non autorisée de logiciels d'ingénierie constitue une menace non seulement pour l'intégrité des systèmes informatiques, mais aussi pour le cadre juridique et opérationnel de l'organisation.
Gestion des licences de logiciels vs. logiciels d'ingénierie de l'ombre
La gestion des licences logicielles joue un rôle crucial dans la stratégie de lutte contre les applications d'ingénierie de l'ombre. Bien que ces solutions ne détectent pas directement les applications non autorisées, elles peuvent identifier des scénarios potentiels d'informatique parallèle en analysant les divergences entre différents ensembles de données. Ce processus implique souvent une analyse sophistiquée des données, qui peut nécessiter l'expertise de spécialistes externes, afin de localiser et de traiter efficacement les applications fantômes.
Les fournisseurs de solutions de gestion des licences logicielles, tels qu'Open iT, offrent une surveillance complète en contrôlant l'utilisation des logiciels à la fois au niveau du gestionnaire de licences et au niveau du poste de travail. Cette visibilité à deux niveaux permet aux entreprises de détecter les schémas d'utilisation, les comportements des utilisateurs et d'autres paramètres essentiels liés à l'utilisation des licences logicielles.
Ce contrôle détaillé permet d'identifier et d'atténuer les cas potentiels d'informatique parallèle, de garantir que tous les logiciels utilisés sont autorisés, à jour et conformes aux accords de licence, et donc de maintenir l'intégrité et la sécurité des opérations informatiques.
Atténuer l'informatique fantôme grâce à la gestion des licences logicielles
Amélioration de la surveillance: une meilleure visibilité permet d'identifier et d'analyser les tendances d'utilisation. Cela aide les organisations à comprendre comment les différentes applications logicielles sont utilisées et à optimiser ces outils pour une valeur maximale.
Élaboration et mise en œuvre d'une politique: L'établissement et l'application de politiques claires en matière d'utilisation et d'acquisition de logiciels peuvent freiner la croissance de l'informatique fantôme. Ces politiques doivent être soutenues par de solides pratiques de gestion des licences logicielles afin d'en garantir le respect et la conformité légale.
Audits réguliers et contrôles de conformité: La réalisation d'audits et de contrôles de conformité systématiques contribue à prévenir l'utilisation non autorisée des logiciels. Les audits permettent aux organisations d'encourager l'utilisation de licences autorisées dans toute l'entreprise.
Mise à disposition d'outils appropriés: Pour empêcher les employés de recourir à l'informatique fantôme, les organisations doivent s'assurer de la disponibilité d'outils logiciels adéquats et officiellement approuvés qui répondent à leurs besoins.
S'attaquer à l'informatique fantôme en améliorant l'expérience de l'utilisateur
Les organisations doivent reconnaître que les risques de l'informatique parallèle, notamment en termes de sécurité, de conformité et d'intégrité des données, sont généralement inférieurs aux avantages perçus. Souvent, l'informatique parallèle résulte de la frustration des employés face aux applications officielles. Pour y remédier, il est essentiel que les organisations sélectionnent des applications qui correspondent à leurs objectifs et qui améliorent l'expérience et l'efficacité des utilisateurs.
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