Les universités sont de grandes consommatrices de logiciels sous licence tels qu'AutoCAD, MATLAB, Ansys et SOLIDWORKS. Les applications d'ingénierie sont très répandues dans les laboratoires de recherche, et certaines font même partie du programme d'études des étudiants en sciences, en mathématiques et en ingénierie. Une bonne gestion des licences logicielles est essentielle, non seulement pour réduire les coûts et assurer la conformité, mais aussi pour favoriser l'innovation et la recherche sans entraves juridiques.
Cette diversité d'utilisateurs finaux indique des niveaux variables d'utilisation des licences au sein de l'institution. Par conséquent, un système complet de suivi des licences logicielles devrait être un élément non négociable de votre liste de contrôle des achats. Voici les cinq meilleures pratiques de gestion des licences logicielles adaptées aux universités :
Améliorer la visibilité grâce à un outil complet de gestion des licences logicielles
Avec des centaines de membres du personnel et des milliers d'étudiants qui utilisent plusieurs applications à des fins différentes, il peut être difficile de consolider l'utilisation de toutes les licences de manière efficace et efficiente. Cela est d'autant plus vrai pour les institutions académiques qui utilisent une combinaison de serveurs de licences et de différents modèles de licences logicielles.
En outre, certains utilisateurs ont recours à l'emprunt de licences, ce qui peut constituer un angle mort lors de l'examen des schémas d'utilisation. Avec la bonne solution et des informations fiables, vous pouvez vous appuyer sur votre programme SLM existant et obtenir une meilleure visibilité sur qui utilise quelle licence, quand, où et comment.
Le suivi des licences logicielles devient primordial, étant donné que le nombre de licences et l'utilisation des logiciels d'ingénierie varient d'un département à l'autre. Ils varient également en fonction de la personne qui les utilise - il peut s'agir d'un étudiant, d'un chercheur, d'un employé à temps plein ou d'un employé à temps partiel. Une source unique de vérité avec des données granulaires vous facilitera la vie lorsque vous identifierez vos générateurs de coûts, vos centres de coûts, vos rapports de facturation et vos modèles d'allocation.
Intégrer l'utilisation des licences pour une meilleure optimisation des licences logicielles
La plupart des universités ont leurs propres systèmes ERP et BI. Une solution adéquate de gestion des licences logicielles vous permettra d'exporter en toute transparence les données vers l'application de votre choix. Il est ainsi plus facile pour tout utilisateur de générer les rapports dont il a besoin dans le format le plus adapté à ses objectifs.
Suivre et réduire les coûts des licences logicielles
Bien qu'il s'agisse de l'un des avantages les plus évidents du suivi de l'utilisation des licences logicielles, il est facile de sous-estimer les économies que l'on peut réaliser en identifiant les modules inutilisés, les applications sous-utilisées et les licences dupliquées. Cependant, c'est au moment de l'analyse et de la présentation des données que la magie opère. Grâce à des rapports personnalisés, en temps réel, les universités peuvent traduire l'optimisation de l'utilisation de leurs licences logicielles en valeur monétaire.
Assurer la conformité des licences logicielles
Une solution complète de gestion des licences logicielles aide les universités à mieux gérer les logiciels sous licence en s'assurant que l'utilisation est conforme aux accords de licence logicielle de leurs fournisseurs. Le système aidera les institutions à suivre les différents types de licences logicielles et leur date d'expiration. Il permet également des configurations qui permettent aux administrateurs de donner la priorité à certains groupes d'utilisateurs par rapport à d'autres.
Améliorer les processus et la sécurité
Grâce à l'optimisation des licences logicielles, les universités peuvent également améliorer leurs processus internes et leur sécurité. LicenseAnalyzer fournit une vue de l'utilisation des licences sur une base quotidienne, mensuelle ou trimestrielle, ce qui facilite la répartition des données entre les différents départements. De cette façon, les institutions peuvent facilement identifier les licences ou les fonctionnalités inutilisées ou rarement utilisées. Ils peuvent utiliser ces données pour introduire des changements dans le programme d'études : vous découvrirez peut-être que les étudiants utilisent massivement une application alors qu'ils devraient déjà étudier un autre logiciel.
Open iT pour les universités
Open iT est un partenaire de confiance de différentes organisations, y compris des universités, pour suivre, analyser et optimiser leur utilisation de logiciels, de cloud et de SaaS. L'entreprise propose une solution complète : outre une solution complète de gestion des licences logicielles, nous offrons un support client fiable 24/5 à nos clients dans le monde entier et des services soutenus par des experts de l'industrie. Nous proposons également une tarification spéciale pour les universités.
