Partie 1 : Boîtes à outils MathWorks : Comment optimiser dans n'importe quel modèle de licence

[0:00] Mae : Bonjour à tous et bienvenue à la première session de notre série de webinaires intitulée « Les boîtes à outils MathWorks : comment optimiser votre utilisation quel que soit le modèle de licence ». Je m’appelle Mae et je suis votre animatrice aujourd’hui. Notre intervenante, Malou Albendia, va nous rejoindre d’ici quelques instants. Avant de commencer, j’encourage tout le monde à poser des questions : il vous suffit de les soumettre et Malou y répondra lors de la session de questions-réponses de sa présentation. Si nous n’avons pas l’occasion de répondre à toutes les questions, soyez assurés que nous les transmettrons à Malou et que nous vous contacterons par e-mail ou via LinkedIn pour y répondre.

[0:39] Forte de 10 ans d’expérience dans le secteur des logiciels, Malou occupe actuellement le poste d’architecte de solutions au sein du bureau norvégien d’Open iT. Elle possède une solide expertise en développement logiciel, en développement de solutions d’intelligence économique, en analyse de données, ainsi qu’en gestion et optimisation des actifs logiciels. Elle aime également voyager et a récemment découvert les merveilles de l’Espagne. Malou est toujours prête à relever le défi d’aider les entreprises à atteindre leurs objectifs d’optimisation logicielle dans divers secteurs d’activité tels que l’ingénierie, l’énergie, l’automobile, l’industrie manufacturière, l’aérospatiale, et bien d’autres encore. Mesdames et messieurs, voici Malou Albendia.

[1:17] Malou : Merci Mae pour cette présentation, et merci à tous de vous joindre à nous aujourd’hui et de nous consacrer un peu de votre temps. Il s’agit du premier volet de notre série de webinaires consacrés à l’optimisation des licences MathWorks, et notre programme est le suivant : tout d’abord, une introduction aux licences MathWorks, puis nous aborderons les stratégies d’optimisation en fonction du type de licence, ainsi que quelques exemples concrets tirés de l’expérience de nos clients.

[1:51] Commençons donc. MathWorks propose les types de licences suivants à ses clients professionnels : licence individuelle, licence par ordinateur désigné, licence réseau par utilisateur nommé, licence par utilisateur simultané et licence au prorata. La licence individuelle est liée à un utilisateur spécifique et ne doit pas être partagée avec d’autres personnes. Ainsi, si vous avez sept utilisateurs comme c’est le cas ici, vous aurez besoin de sept licences individuelles. Les utilisateurs peuvent activer la licence sur quatre ordinateurs au maximum, mais ils ne peuvent pas utiliser le produit sur plus de deux ordinateurs simultanément. Par conséquent, lorsque nous établissons un rapport d’utilisation pour ce type de licence, nous devons compter le nombre d’utilisateurs uniques.

[2:41] Le type de licence suivant est appelé « ordinateur désigné ». Un ordinateur désigné est lié à une machine spécifique, n’est-ce pas ? Ainsi, contrairement à la licence individuelle évoquée tout à l’heure, qui est liée à l’utilisateur, celle-ci est liée à l’ordinateur. Cela signifie que mes sept utilisateurs peuvent se partager la licence installée sur un seul ordinateur, mais pas simultanément. Vous pouvez réattribuer la licence à un autre ordinateur, que ce soit de manière temporaire ou permanente, jusqu’à quatre fois au cours d’une période de 12 mois. Et lorsqu’il s’agit d’établir un rapport, nous devons compter le nombre unique d’ordinateurs, n’est-ce pas, puisqu’il s’agit d’une licence « ordinateur désigné » ? Dans mon cas précis, même si sept utilisateurs utilisent mes licences MathWorks, je ne dispose que de quatre licences liées à un ordinateur spécifique ; c’est donc ce nombre que nous devrons comptabiliser lors de la déclaration de ce type de licence.

[3:48] Le type suivant s’appelle « utilisateur réseau ». Il s’apparente à la licence individuelle dans la mesure où l’on compte également le nombre d’utilisateurs uniques. La différence réside dans le fait qu’ici, on utilise un gestionnaire de licences pour gérer ces dernières, d’où la mention « réseau » dans le nom. Le gestionnaire de licences permet aux utilisateurs d’extraire une licence, puis de la gérer lorsqu’elle est restituée. Vous définissez qui doit avoir accès à l’aide de fichiers de licence ou d’options. Dans notre cas, je devrai répertorier dans mes fichiers d’options ces sept utilisateurs dont je dispose si je souhaite qu’ils accèdent aux licences via le gestionnaire de licences. De plus, le gestionnaire de licences rend l’activation superflue. Il y a un moment, nous avons parlé de la licence individuelle, que vous pouvez activer sur un maximum de quatre ordinateurs. Ici, vous n’avez pas besoin de procéder à l’activation. Nous pouvons installer l’application sur autant d’ordinateurs ou de machines que nos utilisateurs en utilisent, mais il suffit simplement de configurer l’application pour qu’elle pointe vers le gestionnaire de licences. Un utilisateur est également autorisé à utiliser le produit sur deux machines au maximum simultanément. Ainsi, si un utilisateur a besoin d’utiliser l’application sur une troisième machine, il doit fermer l’application sur la deuxième machine qu’il utilise déjà ; il doit restituer la licence avant de pouvoir en retirer une autre, sinon l’accès lui sera refusé. Vous pouvez également réattribuer la licence à d’autres utilisateurs ; vous pouvez la modifier dans les fichiers d’options, de manière temporaire ou non, jusqu’à quatre fois au cours d’une période de 12 mois.

[5:31] Le type suivant est appelé « licence concurrente ». Il s’agit également d’une licence réseau, qui utilise le gestionnaire de licences. Mais au lieu de compter le nombre d’utilisateurs uniques, il faudra compter le nombre d’utilisateurs qui utilisent les licences simultanément. Dans ce cas, nous aurons donc besoin d’un nombre de licences inférieur au nombre d’utilisateurs. Mes sept utilisateurs, par exemple, peuvent se partager une seule licence s’ils ne l’utilisent jamais en même temps. Si le nombre de licences disponibles est atteint, la prochaine personne qui tentera d’obtenir la licence se verra refuser l’accès. C’est donc le gestionnaire de licences qui se charge de toutes ces limitations à notre place. Vous ne pouvez pas dépasser le nombre de licences mises à votre disposition, sous peine de vous voir refuser l’accès.

[6:25] Le type suivant s'appelle « utilisateur au prorata » ; il est réservé aux clients professionnels de MathWorks. Il s'agit essentiellement d'une licence nominative, mais au lieu de compter automatiquement un utilisateur comme un utilisateur à part entière — vous vous souvenez sans doute que nous avons parlé de la licence individuelle, où l'on compte immédiatement un utilisateur comme un utilisateur à part entière, et de la licence nominative, où l'on compte également immédiatement un utilisateur comme tel —, celle-ci est calculée au prorata. Nous utiliserons donc l’équivalent en utilisateur complet en fonction du temps écoulé cumulé au cours des 12 derniers mois. Si vous jetez un œil au petit tableau ci-contre, par exemple, si un utilisateur a utilisé MATLAB pendant 33 heures, ce qui se situe dans cette tranche au cours de la période de 12 mois, cet utilisateur ne sera comptabilisé qu’à hauteur de 38 % d’un utilisateur complet. Si cet utilisateur utilise des boîtes à outils pendant 33 heures, il sera alors comptabilisé comme représentant 75 % d’un utilisateur complet. Quant à MATLAB et Simulink, si vous les utilisez moins de sept heures, cela ne sera pas comptabilisé ; il faudra 128 heures ou plus pour être comptabilisé comme un utilisateur complet.

[8 h 00] Ce modèle de licence par utilisateur au prorata peut également utiliser le gestionnaire de licences. Je dis « peut » car certains de nos clients disposent d’un mélange de solutions MathWorks compatibles avec le gestionnaire de licences, ainsi que de licences autonomes, de licences réseau individuelles et de licences pour ordinateurs désignés ; mais globalement, ils ont conclu un contrat d’entreprise avec MathWorks prévoyant ce modèle de licence par utilisateur au prorata. Ainsi, même s’ils utilisent le gestionnaire de licences, il n’y a pas de limite imposée au nombre de licences disponibles à l’utilisation. Le nombre de licences disponibles sera simplement arbitraire, généralement très élevé. Vous êtes autorisé à utiliser autant de licences MathWorks que nécessaire. Je pense que c’est le principe, et qu’au terme de cette période de 12 mois, vous recevrez simplement une facture indiquant la quantité que vous avez consommée. Cela nécessite donc un suivi rigoureux et il faut s’assurer que vous n’utilisez que la quantité nécessaire.

[9 h 15] Aujourd’hui, il est très courant de combiner différents types de licences, et je recommande d’ailleurs de le faire. C’est très rentable si c’est bien géré. Voici donc quelques règles empiriques très rapides. Premièrement, les licences nominatives doivent être réservées aux utilisateurs intensifs. Même si les licences « utilisateur nommé » sont moins chères que les licences « utilisateurs simultanés », si elles ne sont pas utilisées, si vous en avez acheté un grand nombre et qu'elles restent inutilisées, vous dépensez alors tellement que cela revient plus cher que de simplement partager une licence « utilisateurs simultanés ». Deuxièmement, les utilisateurs intensifs devraient disposer de licences « utilisateur nommé ». Imaginons, par exemple, que toutes vos licences soient de type « utilisateurs simultanés » et que vous ayez de nombreux utilisateurs intensifs qui en ont besoin la plupart du temps, plusieurs jours par semaine, plusieurs heures par jour. Pour s’assurer de disposer de ces licences, ils vont donc commencer à les réserver. Il en résulte que vous vous retrouvez avec un droit d’utilisateur nommé, car ils l’utilisent comme une licence nominative, mais que vous payez le prix d’une licence concurrente. Troisièmement, les licences concurrentes doivent être partagées entre les utilisateurs occasionnels. Si vous avez de nombreux utilisateurs qui ont besoin de licences mais pas souvent, ils devraient disposer de licences concurrentes et les partager. Idéalement, vous devriez donc combiner des licences nominatives pour les utilisateurs intensifs et des licences concurrentes pour les utilisateurs occasionnels. Il existe bien sûr d’autres règles, et vous pouvez vous en écarter en fonction de différents facteurs tels que les politiques internes, les SLA et d’autres éléments. N’hésitez pas à contacter certains de nos consultants commerciaux ; vous les trouverez sur notre site web, ils sont très accessibles.

[11:09] Processus d’optimisation. Il faut tout d’abord définir des objectifs. S’agit-il d’un ajustement des effectifs, d’une consolidation ou de la productivité des utilisateurs ? Dans la plupart des cas, c’est une combinaison de plusieurs facteurs. Ensuite, souhaitons-nous optimiser en fonction de la durée d’utilisation, c’est-à-dire des connexions et déconnexions, ou de l’ouverture et de la fermeture des applications ? Ou bien voulons-nous nous baser sur l’utilisation active réelle ? On peut donc imaginer disposer de licences disponibles – c’est ce que vous possédez – et d’une part d’utilisation. Comptez-vous simplement le nombre d’utilisateurs qui ouvrent l’application, ou souhaitez-vous savoir s’ils l’utilisent réellement de manière active ? Nous devons donc définir cela comme objectif, car les actions suivantes que nous devrons mener devront répondre aux objectifs que nous avons fixés. Deuxièmement, il faut bien comprendre votre contrat de licence et ses subtilités. Utilisons-nous les bons indicateurs pour le reporting ? Existe-t-il des mesures d’optimisation que nous ne sommes pas autorisés à prendre ? Nous avons travaillé avec un client dont le contrat avec MathWorks stipule expressément qu’il ne peut pas utiliser une autre application pour suspendre ou mettre fin à des sessions inactives. Nous ne pouvons pas le faire. Nous savons qu’il y a beaucoup d’inactivité, mais nous ne pouvons procéder ni à la résiliation ni à la suspension des applications inactives. Nous avons donc mis en place une autre procédure que nous appelons le « plafonnement des utilisateurs », car celle-ci est autorisée, et je pourrai vous montrer plus tard comment nous avons procédé. Cela nous permet toutefois d’optimiser le fonctionnement malgré les applications inactives.

[12:54] Troisièmement, il va de soi que nous devons collecter des données, et c’est pourquoi j’ai mentionné qu’il fallait fixer des objectifs dès le départ. En effet, si nous souhaitons, par exemple, collecter des données ou fonder notre optimisation sur des données d’activité, nous devons alors collecter des données provenant de chacun des postes de travail. Nous devons savoir s’ils sont réellement actifs ou non, et pour cela, nous devons examiner ce qui se passe réellement sur le poste de travail. Mais si nous avons défini l’objectif et que nous disons, par exemple, que nous souhaitons optimiser en fonction de l’utilisation en temps réel, alors, surtout si vous ne disposez que d’applications réseau, nous pouvons nous contenter de collecter des données sur les serveurs de licences uniquement. Quatrièmement, il s’agit de consolider les données. Nous souhaitons les regrouper dans une vue centrale unique, afin de tout avoir sous les yeux. Si vous disposez de plusieurs serveurs de licences, nous souhaitons les regrouper dans une seule vue ; si vous disposez de données sur les postes de travail, nous devrons les combiner, nous devons les consolider. Nous devons mettre en œuvre certains mappages ou certaines normalisations. Puis analyser les données au regard de votre contrat et de vos objectifs. Ainsi, si vous disposez d’une licence réseau par utilisateur nommé, nous devons établir un rapport sur le nombre d’utilisateurs distincts ; si vous disposez d’une licence concurrentielle, nous devons établir un rapport sur le nombre maximal d’utilisateurs simultanés. Ensuite, pour les objectifs d’optimisation, nous devrons peut-être simuler le passage à un autre contrat, le transfert d’utilisateurs d’une licence par utilisateur nommé vers une licence concurrentielle, et effectuer quelques simulations. Et enfin, bien sûr, il s’agit de mettre en œuvre les mesures à prendre issues de notre analyse. Nous avons travaillé avec certains clients qui savaient ce qu’il fallait faire, mais qui ont échoué sur la dernière étape : la mise en œuvre effective. Il est vraiment essentiel de pouvoir mettre en œuvre les mesures à prendre pour que notre processus d’optimisation porte ses fruits.

[15:07] La collecte des données à la fois sur les serveurs de licences et les postes de travail dépend, premièrement, du statut de la licence (active ou inactive, ou simplement en cours d’exécution). Deuxièmement, du type de licences dont vous disposez. Ainsi, si vous avez des licences réseau, des licences réseau par utilisateur désigné ou des licences simultanées, il suffit de collecter les données auprès des gestionnaires de licences, c’est-à-dire des serveurs de licences. Mais si vous disposez de licences autonomes, comme celles liées à un ordinateur spécifique ou à un utilisateur individuel, vous devez également collecter des données sur les postes de travail. Nous devons également nous assurer de pouvoir collecter les données correctes. MathWorks propose de nombreuses boîtes à outils, qui sont généralement coûteuses. Pour les serveurs de licences, il est facile de collecter à la fois les données relatives aux applications (MATLAB et Simulink) et à toutes les boîtes à outils, car FlexNet fournit simplement les informations d’utilisation dans l’état des licences. En revanche, pour les licences autonomes, ce n’est pas aussi simple. Mais chez Open iT, nous sommes en mesure de le faire. Je pense que nous sommes le seul fournisseur capable de vous fournir des détails sur l’utilisation des boîtes à outils pour les applications autonomes. Il est bien sûr facile de simplement mesurer l’activité de matlab.exe : tout le monde peut voir que vous exécutez MATLAB depuis tant de temps. Mais MATLAB intègre de nombreuses boîtes à outils : peut-être utilisez-vous la Control System Toolbox, ou encore la Deep Learning Toolbox. Nous aimerions savoir si vous les utilisez réellement, en particulier si vous disposez de licences autonomes, que vous avez attribuées à un utilisateur spécifique, par exemple, ou si vous les avez installées sur un ordinateur désigné. Vous aimeriez savoir si ces boîtes à outils sont réellement utilisées ou non, car elles sont très coûteuses. Vous avez besoin d’une licence pour la boîte à outils, vous payez pour cela ; vous avez également besoin d’une licence pour MATLAB, et peut-être aussi pour Simulink et d’autres boîtes à outils. Il est donc essentiel de pouvoir analyser la situation à ce niveau de détail. Chez Open iT, nous sommes en mesure de le faire, en vous fournissant ce niveau d’informations tant pour les applications MathWorks compatibles avec le gestionnaire de licences que pour les applications MathWorks autonomes.

[17:49] Passons maintenant aux défis liés à la collecte de données. La collecte de données est importante, mais elle n’est pas toujours facile. Il y a quelque temps, nous avons évoqué le fait qu’il n’est pas toujours possible de collecter ce niveau de détail, même si vous en avez besoin. Un autre défi réside dans l’existence de réseaux cloisonnés. Bien sûr, nous devons d’abord avoir une visibilité sur l’ensemble de l’utilisation, sur tout ce dont vous disposez et sur la manière dont vous l’utilisez. Mais vous pouvez alors être pris au dépourvu. Prenons l’exemple d’un réseau cloisonné : nous devons tout de même collecter les données provenant de ces réseaux, même si vous ne pouvez pas les envoyer automatiquement vers un serveur central. Il faut simplement collecter les données, puis les transférer manuellement via une clé USB ou un autre support ; c’est la seule solution. Comme il est vraiment important de le faire, nous devons disposer d’une visibilité aussi grande que possible. En ce qui concerne le télétravail, nous devons décider comment collecter les données et peut-être mettre en place certaines politiques. Exigeons-nous de nos utilisateurs qu’ils se connectent à distance à leurs postes de travail au bureau ? Il serait plus facile de collecter les données de cette manière, car il suffirait d’installer les clients sur les postes de travail. Ou bien leur permettons-nous d’utiliser leurs ordinateurs portables personnels, d’y installer les clients, puis leur demandons-nous de se connecter à notre VPN au moins une fois par semaine afin que les clients puissent envoyer des données au serveur ? Si toutes vos licences sont en réseau, les utilisateurs devront de toute façon se connecter au serveur ; nous pourrons ainsi obtenir les données d’utilisation à partir du serveur de licences. Ce sera plus simple pour nous, car il suffira de collecter les données sur le serveur. Mais vous devrez peut-être également collecter des données depuis les postes de travail si vous disposez de licences individuelles ou liées à un ordinateur spécifique, ou lorsque nous commencerons à distinguer les données actives des données inactives, car nous en aurons besoin. Un autre cas de figure se présente lorsque les utilisateurs commencent à « emprunter » des licences en raison de la possibilité de se déconnecter du serveur. Nous pourrions vouloir savoir avec certitude s’ils utilisent activement les applications ou non, ce qui implique de collecter des données depuis les postes de travail.

[20:16] Consolidation des données. Les données provenant de plusieurs serveurs de licences, y compris ceux qui sont isolés, doivent être fusionnées et consolidées. Pour les utilisateurs nommés, ce serait simple : il suffirait de compter le nombre d’utilisateurs uniques. Mais imaginons, par exemple, que vous ayez des utilisateurs simultanés : nous devons traiter les données de manière à pouvoir déterminer la véritable simultanéité. En effet, si vous disposez d’un serveur 1 et d’un serveur 2 et que vous avez un contrat de licence simultanée, il ne serait pas correct de simplement additionner les licences. Il faut déterminer s’ils utilisent réellement les licences en même temps. Il faut ensuite mettre en œuvre certains mécanismes de mise en correspondance. Les données provenant des postes de travail et des serveurs de licences doivent également être consolidées, car elles proviennent de sources différentes. Il est possible qu’elles ne correspondent pas d’emblée. Il faut donc procéder à un étiquetage et à une normalisation des données. Chez Open iT, nous sommes en mesure de nous en charger pour vous.

[21:34] Bon, passons maintenant aux détails sur la manière dont nous pouvons optimiser le nombre d’utilisateurs simultanés. Tout d’abord, bien sûr, nous devons collecter les données de tous les gestionnaires de licences dont nous disposons. La visibilité est très importante. Chez Open iT, nous sommes en mesure de collecter ces données et de les consolider sur un serveur unique, comme c'est le cas ici pour MathWorks, comme vous pouvez le voir à l'écran. Vous pouvez effectuer une analyse détaillée au niveau de l'application, qu'il s'agisse de MATLAB ou des boîtes à outils, puis au niveau de l'utilisateur. Les données sont disponibles à la fois en temps réel et sous forme d'historique, ce qui vous offre plusieurs moyens d'optimiser les licences. Les données en temps réel peuvent servir à corriger certains comportements, et j’y reviendrai plus tard. Vous pouvez ensuite analyser les données historiques. Par exemple, ici, vous savez que vous disposez de 200 licences et, en examinant le pic maximal d’utilisateurs simultanés, vous constatez que 176 ont été utilisées. Vous pourriez alors vous dire : « Je peux réduire les 200 licences disponibles à 176. » Mais ce n’est qu’une mesure parmi d’autres. Si nous ajoutons un autre élément d’information au rapport et que nous nous demandons : « Mais pendant combien de temps ces licences ont-elles été utilisées ? », eh bien, ces 176 licences n’ont été utilisées simultanément que pendant 0,08 heure, soit 0 % du temps total. Dans 99 % des cas, nous n’utilisons que 156 licences. Ainsi, en fonction du SLA que vous avez mis en place en interne, si vous pouvez tolérer un certain temps d’attente ou de refus, 156 licences peuvent constituer le nombre de licences disponibles, ou 144 si votre SLA s’applique à 95 % du temps. Je précise simplement que cela nécessiterait bien sûr une renégociation, ou peut-être que vous cesseriez de renouveler les licences pour celles qui ne sont pas utilisées, ou encore que vous pourriez vous en servir pour définir un SLA en interne.

[24:04] Impliquer les utilisateurs dans cette démarche d’optimisation peut avoir un impact très positif. Nous examinons donc ici les détails relatifs aux utilisateurs. Nous pouvons voir la date de leur dernière utilisation de l’application, le nombre de jours écoulés depuis cette dernière utilisation, le temps écoulé, ainsi que le nombre de licences qu’ils utilisent par heure et par jour. Certains comportements des utilisateurs doivent être gérés, comme par exemple lorsque des utilisateurs conservent une licence pendant une période prolongée, supérieure à ce qui est nécessaire (48 heures ou plus), sans l'utiliser, ou lorsqu'ils utilisent plusieurs licences simultanément. Nous devons essayer de les en informer. Il est bien sûr possible qu'ils aient simplement oublié. Mais en procédant ainsi, en impliquant les utilisateurs, nous devons veiller à bien communiquer l’objectif de notre démarche : il ne s’agit pas de jouer les « Big Brother », mais simplement de gérer les ressources et de limiter le gaspillage. Lorsque l’utilisateur comprend cela, il se montre très disposé à coopérer. Chez Open iT, certains de nos clients ont réussi à atteindre un taux d’efficacité de 99 % en impliquant les utilisateurs, en définissant des politiques et en les alertant et informant.

[25:28] En ce qui concerne la licence individuelle et l'ordinateur désigné, il faut à nouveau examiner l'utilisation de ces boîtes à outils individuelles et déterminer, par exemple : « Est-ce que vous utilisez cet outil ? » Si vous ne l'utilisez pas, nous pourrons peut-être le réattribuer. N'oubliez pas que vous pouvez réattribuer ou réaffecter ces licences jusqu'à quatre fois au cours d'une période de 12 mois.

[25:54] Bon, je vais maintenant aborder la question des utilisateurs au prorata. Je le rappelle : le calcul au prorata repose sur ce tableau ; un utilisateur peut correspondre à un utilisateur complet ou à une fraction d’utilisateur. La visibilité est bien sûr très importante : il faut pouvoir voir qui a utilisé quoi et quand. Ainsi, au lieu d’attendre un rapport du fournisseur, nous devrions disposer d’informations à jour sur l’utilisation que vous avez déjà consommée. En effet, il s’agit d’un système de paiement à l’utilisation et, au bout de 12 mois, vous recevrez une facture, mais pendant que vous consommez, vous ne savez pas combien vous avez déjà dépensé. Il est donc important de pouvoir disposer de ces informations immédiatement. Chez Open iT, nous proposons des rapports prêts à l’emploi qui vous présentent ces applications, et vous pouvez également inclure des centres de coûts ou d’autres groupes si vous souhaitez voir comment l’utilisation est répartie. Nous pouvons ensuite y associer les coûts correspondants afin que vous puissiez réellement voir combien vous dépensez, non seulement en termes d’utilisation, mais aussi en termes de coût financier réel.

[27:12] Nous pouvons appliquer les mêmes principes dont nous avons parlé tout à l’heure. Il faut éviter les sessions multiples, car notre système se base sur le temps d’utilisation : imaginez que vous disposiez de deux licences en même temps, vous utiliserez alors deux heures de licence au lieu d’une seule. C’est ce que nous souhaitons éviter. Vous pouvez avertir les utilisateurs, car nous disposons de données d’utilisation en temps réel ; nous pouvons les informer, et surtout si vous leur expliquez ce que nous faisons, ils se montreront très coopératifs. Nous le savons par expérience. Il faut également éviter les sessions inutilement longues. Les cartes thermiques sont également disponibles d’emblée ; ici, par exemple, vous pouvez voir que les utilisateurs se contentent de « retirer » la licence sans la « restituer » par la suite. Nous devons gérer ces sessions prolongées.

[28:12] Je vais maintenant passer directement à ce rapport-ci. Il s’agit d’une comparaison côte à côte montrant l’impact sur les coûts de l’exclusion des longues sessions. À gauche, nous avons simplement l’utilisation sans aucun filtrage. À droite, nous avons simulé ce qui se passerait si nous empêchions les longues sessions. Au final, nous pouvons réaliser une économie de 28 % en filtrant l’utilisation en dehors des heures de pointe. Ainsi, si nous parvenons à limiter les longues sessions et à contrôler certains comportements, comme l’utilisation simultanée de plusieurs licences, nous pouvons réaliser des économies substantielles. Et cela vaut non seulement pour les utilisateurs facturés au prorata, mais aussi pour les licences simultanées et d’autres types de licences.

[29:10] Le double comptage est un autre problème. Comme nous examinons des serveurs regroupés, il est possible qu’un utilisateur soit compté deux fois. Prenons l’exemple de Deborah, qui utilise la boîte à outils de contrôle depuis ces deux serveurs. Si l’on ne considère chacun de ces serveurs que séparément, on risquerait de la compter comme 1,19 utilisateur au lieu de la compter comme un seul utilisateur à part entière. Il est donc important de pouvoir regrouper différentes sources et différents serveurs au sein d’un seul et même serveur de licences centralisé.

[29:47] Nous en arrivons maintenant à une optimisation dont j’ai parlé il y a quelque temps. Nous travaillons avec ce client, qui n’est pas autorisé à mettre en œuvre des optimisations telles que la récupération automatique des licences, le gel des applications ou leur fermeture automatique. Nous finissons donc par utiliser les fichiers d’options pour limiter le nombre d’utilisateurs, car ces fichiers permettent de définir un nombre maximal de licences disponibles pour une fonctionnalité. Cela permet ainsi de limiter le nombre de licences qu’un groupe d’utilisateurs peut obtenir. Nous consultons le rapport d’efficacité des licences et nous nous en servons pour définir ce plafonnement par utilisateur ; nous sommes ainsi en mesure de leur fournir le script permettant de modifier automatiquement les fichiers d’options. Bien sûr, cela nécessite l’intervention d’un service professionnel pendant cette période, car il s’agit d’une procédure d’optimisation différente.

[30:53] Bon, voilà, ma présentation est terminée. Je suis maintenant prêt à répondre à vos questions si nous avons encore le temps.

[30:59] Mae : Oui, merci beaucoup Malou pour cette présentation très instructive. Oui, nous sommes ravis que notre public s’intéresse autant à notre webinaire d’aujourd’hui et que nous ayons reçu des questions via optimize@openit.com. Compte tenu du temps dont nous disposons, je vais donc me contenter de te poser une seule question, la voici : Open iT peut-il extraire les détails des licences à partir des fichiers de licence, notamment les licences disponibles, leur date d’expiration et leur type, ou s’agit-il d’une saisie manuelle ?

[31:50] Malou : Bonjour, d’accord, désolée. Open iT lit les fichiers de licence, il n’est pas nécessaire de saisir les informations manuellement. Si vous disposez de plusieurs types de licence sur un même contrat (licence par utilisateur, licence réseau, licence concurrente), nous pouvons les distinguer. Nous collectons également les informations sur les actifs, qui peuvent servir, par exemple, à établir un recoupement avec vos factures. Les dates d’expiration des licences sont enregistrées et vous pouvez également configurer des alertes pour être averti des renouvellements à venir, par exemple.

[32:29] Mae : Merci, et oui, nous avons le temps pour une dernière question. Nous avons un contrat d’entreprise avec MathWorks, nous disposons de plusieurs serveurs de licences et nous avons encore des licences autonomes. Comment Open iT gère-t-il ce type de configuration ?

[32:43] Malou : Nous devons donc collecter des données à la fois auprès des serveurs de licences et des postes de travail qui disposent encore de licences autonomes. Nous devons ensuite regrouper ces données à l'aide des mécanismes de mise en correspondance d'Open iT. Une fois cette opération effectuée, nous disposerons d'une vue d'ensemble de l'utilisation sur l'ensemble des serveurs et des postes de travail, et nous pourrons alors utiliser les rapports existants, les rapports prêts à l'emploi, à des fins d'analyse.

[33:15] Mae : Merci beaucoup. Voilà, notre webinaire touche à sa fin. Merci beaucoup, Malou.

[33:22] Malou : Merci Mae, et merci à tous d'être avec nous.

[33:30] Mae : Je tiens également à remercier tous nos participants d’avoir rejoint notre webinaire aujourd’hui. Je vous rappelle brièvement que ce webinaire est enregistré et qu’il vous sera envoyé par e-mail ; nous le mettrons également en ligne sur notre site web, accompagné de la présentation de Malou. Comme il s’agit d’une série de webinaires en deux parties, j’en profite pour vous inviter à notre deuxième session, le 27 juillet, intitulée « Mettre en œuvre une stratégie de réduction des coûts pour vos boîtes à outils MathWorks ». Vous pouvez vous inscrire via le lien affiché à l’écran ou vous rendre sur la page LinkedIn d’Open iT pour plus d’informations. Si vous avez des questions supplémentaires concernant cette session ou la suivante, n’hésitez pas à les envoyer à optimize@openit.com. Je profite également de cette occasion pour vous inviter à écouter notre podcast, « Talk IT at SAM », dédié à l’ingénierie, disponible sur Spotify, Amazon Music, Apple Podcasts et Google Podcasts. Si vous avez des demandes, des suggestions ou des commentaires, n’hésitez pas à nous écrire à l’adresse podcast@openit.com. Nous vous donnons rendez-vous lors de la prochaine session. Je suis Mae, votre animatrice du jour. Merci et prenez soin de vous.