Webinar "Transformando Dados de Uso de Open iT em Ideias Aplicáveis

[1:58] Noemí: Buenos días a todos, bienvenidos al webinar de hoy titulado Transformando datos de uso de Open iT en ideas aplicables. Mi nombre es Noemí Morales, directora de Open iT Latinoamérica, y el día de hoy seré su anfitriona. El día de hoy reconoceremos algunos puntos aplicables. Antes de comenzar permítame recordarles que se les anima a hacer preguntas. Nuestro seminario web se transmite en vivo por lo que pueden enviar sus preguntas a webinars@openit.com y con gusto les responderemos durante la sesión de preguntas y respuestas. Si no tenemos la oportunidad de responder todas las preguntas nos comunicaremos por correo electrónico o a través de LinkedIn para responder todas sus preguntas.

[2:56] Analicemos los puntos relevantes de esta presentación: el consumo general, cumplimiento y costos, desempeño del equipo y comparación presupuestaria, el consumo de cartera y racionalización de la inversión. Nuestro presentador es ingeniero en preventas y cuenta con una sólida formación en implementación de software colaborativo, amplia experiencia en licenciamiento de software, administración de sistemas y desarrollo web. Obtuvo su título de ingeniero en sistemas electrónicos en el Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey, el cual lo ha equipado con una carrera en consultoría de TI desde 1998. Actualmente colabora con el equipo de ventas como experto técnico para ofrecer la mejor solución para nuestros clientes. Cuando no es administrador de software en soluciones de TI disfruta de sus pasatiempos como la fotografía en blanco y negro y viajar con su familia. Con todos ustedes Alfonso Villanueva, ingeniero en preventas en Open iT Latinoamérica.

[4:08] Alfonso: Hola, muy buenos días. Gracias Noemí por la presentación. Es un gusto estar con ustedes. Gracias por su tiempo. El día de hoy estaremos hablando acerca de cómo aprovechar los datos de uso de las licencias de software que tenga nuestra organización. Todos sabemos que el tener datos es importante pero lo que es mucho más importante es poder extraer información que sea útil para nosotros. Es por eso que mediante el uso de Open iT capturamos información de la nube, de servidores de licencias, de los equipos de los usuarios, en fin, todo esto para poder tener información que nos permita ayudarnos en el proceso de la toma de decisiones. Entonces vamos directamente a la demostración en vivo.

[5:03] Muy bien. Una vez que tenemos una gran base de datos de información del uso de las licencias podemos hacer, mediante herramientas de inteligencia de negocios, diferentes reportes o lo que llamamos aquí tableros. Este que estoy mostrando es uno de los tableros más usados tanto por Open iT como por nuestros clientes y nos permite ver de un vistazo global la información del estado de las licencias. Podemos ver las aplicaciones que tienen más uso, podemos ver tendencias día por día, qué tanto se está utilizando de licencias, podemos filtrarlo, cambiar por ejemplo Autodesk, nos va a decir cómo se están comportando mis usuarios, los tiempos de uso por día de lunes a domingo y la hora. Entonces para esta aplicación en particular vemos que tenemos 500 licencias disponibles, sin embargo el uso es mucho menor, lo más que se está usando son 193, en otro día tenemos 215 pero no llegamos al tope de las 500. Este es un punto que podemos revisar para optimizar.

[6:23] En la siguiente vemos que los usuarios normalmente están trabajando de 7 de la mañana a 6 de la tarde, ese es un horario típico de trabajo. Sin embargo tenemos datos a las 7, 8, 9 de la noche donde hay todavía cientos de licencias en uso. Tenemos que revisar este punto para ver si efectivamente están las personas trabajando ahí, incluso los sábados y domingos que pues la verdad creo que sería muy improbable. Aquí lo que podemos hacer es preguntarnos si realmente están en sus máquinas o si están trabajando desde su casa. Y si no pues empezar a decirles que es necesario que vayan cerrando sus aplicaciones. Quizás sea oportunidad para darles una capacitación o mediante Open iT enviarles alertas donde les diga que por favor cierren sus aplicaciones.

[7:28] En la parte de abajo tenemos otro mapa donde nos dice cuándo los usuarios han sido denegados para usar cierta aplicación. Lo normal es ver algo por el estilo que sean puros ceros y quizás alguna vez una denegación, dos. Si vemos más entonces quiere decir que algo está pasando, que quizás nuestro servidor de licencias no esté funcionando, hay algún problema de configuración, en fin. Entonces todo esto lo vamos a estar viendo durante este webinar.

[8:01] Si me voy al detalle por usuarios podemos ver ya la lista de todos los usuarios que están registrados en nuestros servidores de licencias, el máximo de uso, es decir cuántas licencias han tomado, y las horas acumuladas de trabajo. Vamos a filtrar para ver usuarios que estén trabajando en Autodesk. Busco mi servidor de licencias, lo selecciono y la lista cambia. Entonces todos los que están en la columna del centro son los que están trabajando en productos de Autodesk. Puedo seleccionar alguno de ellos y ver cómo lo está usando. En la parte del mapa azul igual como lo veíamos antes, el horario de trabajo va de 7 de la mañana a 6, 7 de la tarde aproximadamente. Pero yo tengo que saber si realmente usan el software eficientemente.

[9:04] Seleccionamos alguno de ellos y nos va a dar la información de cómo este usuario en particular utiliza el software. Aquí está ya nuestra pantalla y vemos que trabaja a ciertas horas constantemente, prácticamente el mes de febrero, marzo también, pero hubo un punto en marzo donde él tiene una licencia tomada todo el tiempo. Esto tenemos que cuestionarnos si es normal, quizás está haciendo alguna simulación en algún software, o si es una aplicación como AutoCAD pues bueno, hay que ver si el usuario simplemente dejó la máquina encendida todos estos días.

[9:52] Vemos algún otro usuario para ver su comportamiento de uso. Y aquí me aparece que este usuario en particular tiene siempre una licencia, dos licencias, tres licencias. Entonces hay que optimizar este punto, hablar con el usuario o quizás investigar qué tipo de aplicación está usando para que él requiera tener siempre una licencia abierta. Porque resulta que hay usuarios que llegan el lunes, encienden su máquina y ya no la apagan. ¿Por qué? Porque quizás saben que si la apagan o cierran la aplicación al día siguiente ya no van a tener licencias y van a necesitar hablar con alguien de sistemas. En fin, ya conocen este proceso.

[10:41] ¿Qué más podemos ver? Si quiero ver detalles a nivel de las denegaciones, tenemos este otro tablero donde ya me da la lista de usuarios que tenemos y si en algún momento hubo problemas con esas licencias podemos analizar qué está pasando aquí. Aquí estamos viendo el mes de abril y vemos que hubo un tiempo en que hubo más de una, dos denegaciones. Selecciono yo este día, esta hora, y aquí veo los usuarios que tuvieron problemas y el error que les arrojó la aplicación al querer tomar una licencia. Entonces si la vemos más a detalle nos dice línea errónea de servidor. ¿Qué sucede? Que algo está mal en la configuración del servidor de licencias, es por eso que hubo muchas denegaciones. Quizás se le estaba dando mantenimiento al servidor, se cambió el archivo de la licencia o el archivo de opciones, algo que hay que revisar un poquito más a detalle, pero fue el único punto en el tiempo en el que hubo muchas denegaciones. Si vemos más abajo continúan los ceros, lo más seguro es que haya sido algún mantenimiento aquí.

[12:02] Muy bien. ¿Qué más podemos analizar con nuestros datos? Si nos vamos a otros tableros nos damos cuenta que no solo puedo ver la eficiencia, el uso, la medición de aplicaciones que tengan servidores de licencias. Aquí estamos viendo un tablero que mide aplicaciones que solo se instalan en las máquinas de los usuarios, que tienen una licencia propia ya sea en un archivo en su máquina o ya codificado dentro del software. También podemos ver las aplicaciones que utilizan llaves, por ejemplo USB, o las que conocemos como dongles. ¿Qué me permite ver este tablero? Por un lado me dice el porcentaje de las que tienen números seriales contra las que no tienen, nos dice el gráfico de uso, cuánto se está usando, las que tienen dongle o las que tienen simplemente un número serial, y vemos que día con día anda alrededor de 24, 92, 33 licencias en uso y las que tienen llave de hardware solamente cuatro.

[13:23] En la parte de abajo vemos una especie de inventario, nos da un listado por fechas de los equipos de los usuarios con el usuario que entró a ese equipo y sus números seriales. Entonces esto nos puede servir para controlar las instalaciones de las aplicaciones, cuántos tienen llaves de hardware, cuántos no, y qué aplicaciones están utilizando como vemos en la parte derecha, y saber los tiempos de uso. No solo medimos aplicaciones que utilizan servidores de licencias sino también aplicaciones independientes. Podemos crear un tablero similar para ver qué aplicaciones que están en la nube se están usando, los tiempos de uso, los usuarios, el nombre de la aplicación, en fin.

[14:14] Pero vayamos a algo más interesante. Vamos a analizar dos casos para dos organizaciones diferentes. La primera organización tenía Autodesk como principal software de ingeniería. Entonces ellos están divididos en 11 países y cada país tenía un contrato regional. La duda que ellos tenían es ¿qué pasaría si me cambio del contrato regional, es decir que cada país tiene su propio contrato, o me voy a un contrato global donde puedo utilizar las licencias en cualquier parte del mundo? ¿Qué se hizo aquí? Se empezó a analizar por ejemplo reportes de usuarios, cuáles son las aplicaciones que más se usan, cuáles servidores son los que tienen más carga mes con mes. Aquí podemos por ejemplo, febrero, tenemos el servidor de Estados Unidos acumuló solo 659 horas, otro servidor de Estados Unidos 47,000 horas, Gran Bretaña 8,900, en fin, podemos ver este listado y darnos una idea de qué está pasando con el uso de las licencias. Lo puedo filtrar por días, por semanas, en fin.

[15:41] Aquí lo más interesante que resaltamos es que Estados Unidos es el país que tiene más consumo. Si seleccionamos algún punto en el tiempo nos dice que el servidor utilizó 112 licencias. Si nos vamos a otro gráfico, en este caso Gran Bretaña utilizó 12 y Estados Unidos 88. Siempre es Estados Unidos el que más uso tiene. ¿Para qué nos pudiera servir este gráfico? De entrada nos puede dar una idea de cómo distribuir los costos internamente. Recibimos la factura del fabricante y en muchos casos lo que hacemos es dividirla entre 10 porque son los países que tengo y cada quien paga esa parte. Pero aquí ya vemos que Estados Unidos es quien más consume y otros países son los que menos. Francia consumió una licencia en este caso. Podemos hacer este chargeback o contracargo de forma más equitativa, el que más consume paga más.

[16:47] Muy bien. Veamos qué más se hizo aquí. Se realizó este otro tablero que le llamamos análisis. Lo que resalta más es este gráfico de la derecha que nos dice que en todo el año se consumieron 86 licencias en todos los países, sin embargo compramos 112 licencias. Enseguida podemos darnos cuenta que aquí hay oportunidad para optimizar, quizás pueda reducir el número de licencias ya que vimos que en todo un año solo se usó el 76% de estas. También podemos ver las licencias que quedan por servidor, Estados Unidos tenemos 51 licencias, Alemania 48, en fin, cada país nos va diciendo en su servidor el uso de estas.

[17:45] Vamos a ver ahora otro análisis que es por grupos. Este es un reporte que solicitó la dirección, ellos querían básicamente saber qué país consume más, es decir el que le cuesta más a la organización, cuáles son las aplicaciones que más uso tienen. Pero vemos el gráfico del medio y nos damos cuenta otra vez de forma muy sencilla y visual que Estados Unidos es el que gasta más, seguido de Bélgica, Austria y los demás países. Aquí podemos también ver el gráfico de máximo de uso de licencias, vamos día por día viendo qué está sucediendo y es lo que ya sabemos, Estados Unidos es el que más consume.

[18:36] Vamos guardando en mente toda esta información que tenemos. Ahora lo que puedo hacer es un análisis del tipo de licencias. Yo tengo mi contrato por país pero en cada país tenemos diferentes tipos de licencias: licencias que son de red, licencias de múltiples usuarios por equipo, o licencias de un solo usuario. Y estas son las gráficas que nos demuestran cuántas hay de cada tipo o región. Para usuarios independientes o standalone tenemos 69, para los que son de multiusuario 44, y licencias de red hay 63. Del lado derecho vemos los equipos en los que está instalada la aplicación. De inmediato decimos AutoCAD 2008, esta ya no es soportada por el fabricante, entonces podemos ver qué equipos tenemos que actualizar o incluso pudiera tratarse de equipos que ya no utilizan AutoCAD. Entonces es momento de desinstalar estas aplicaciones en estos equipos y estandarizar todos a una sola versión, AutoCAD 2023, 2024.

[19:51] ¿Qué otra cosa puedo ver? Podemos ver los paquetes de software que se utilizan más, en este caso nos dice AutoCAD 2014, también tengo que actualizar todas estas máquinas, y así nos vamos una por una.

[20:07] Muy bien. Ya que tenemos toda esta información ahora nos vamos a la pregunta más importante, el escenario ¿qué pasa si? ¿Qué pasa si yo me cambio de un contrato de licenciamiento local a uno global? Lo que hicimos en este gráfico fue sumar el total de consumo de licencias y nos da 112, y pasarlo a este gráfico donde vemos el total de licencias que tenemos, 112, y el total de consumo por país. Apenas se distingue pero cada color representa un país, arriba está Estados Unidos, ya sabemos que es el que más consume. Pero la línea roja es la respuesta a la pregunta ¿qué pasaría si yo me cambio de un contrato local a global? Al cambiarnos a un contrato global, aunque la licencia es un poquito más cara, por los datos que ya vimos de uso, tiempos, en fin, nos da la línea roja. Si nos damos cuenta siempre está debajo del máximo de licencias. Entonces ahora tenemos ya la respuesta: si te cambias a otro contrato puedes tener un ahorro de entre 15 y 17% anual, y es algo que la organización ya debe de considerar. Sin embargo ya tiene los datos que validan esta toma de decisiones.

[21:46] Muy bien. Vamos ahora al segundo caso. Esta es otra organización que tiene licenciamiento por consumo de software, por tokens como le decimos aquí. La gran ventaja es que podemos incluir datos de precios, de costos, a nuestras licencias. Cada token puede tener cierto costo dependiendo del tipo de aplicación, hay aplicaciones que consumen un token, otras que consumen tres, cuatro, dependiendo su uso. De inmediato podemos tener este visual del centro donde nos dice tu contrato fue por 5 millones que equivalen a cierta cantidad de tokens y al día de hoy llevas consumido un millón. Lo que vemos del lado derecho es ese consumo mes con mes, noviembre, diciembre, en la barra verde nos va mostrando lo que tienes disponible y claro mes con mes debe ir bajando. La raya roja nos dice el consumo que han hecho los usuarios, va creciendo, creciendo, creciendo cada vez más. Y vemos el análisis de uso o consumo diario de estos tokens, vemos que en general va a la baja, es decir mis usuarios van consumiendo menos tokens cada día que pasa.

[23:15] Pero no nos debemos quedar ahí, debemos analizar qué pasa por ejemplo en este periodo de tiempo en el que hubo muy bajo consumo. Si vemos las fechas pues fue de diciembre a enero, quizás fue el periodo de vacaciones cuando vamos a visitar a la familia, etcétera, y bajó el uso de las aplicaciones. Vuelve a subir cuando regresamos y sigue bajando poco a poco. Lo que sucedió con esta baja es que esta compañía trabaja por proyectos, se termina un proyecto, baja el consumo, arranca otro proyecto y vuelve a subir. Entonces tenemos que estar continuamente viendo las tendencias de consumo de estas aplicaciones.

[24:03] Muy bien. Al final lo que tenemos con esto es que podemos hacer la pregunta ¿qué pasa si me cambio a otro contrato? El fabricante nos dice que actualmente tienes este contrato donde estás gastando $1.9 millones de dólares al día, pero si te cambias a uno donde te ofrezco la posibilidad de que los primeros 15 minutos de uso de una aplicación no te los cobre, tenemos ya un ahorro significativo del 12.5%. En fin, podemos ver con toda la información que vimos, yo sé que es mucha, pero nos da una gran idea del poder de tener estos datos capturados y poder analizarlos usando estas herramientas de inteligencia de negocios. Muy bien, creo que es tiempo para las preguntas.

[25:03] Noemí: Muchas gracias Alfonso por esta presentación perspicaz. Estoy segura de que tenemos algunas preguntas y hemos recibido algunas de webinars@openit.com de nuestra audiencia. La primera es ¿necesito comprar una licencia de Power BI?

[25:23] Alfonso: La verdad es que no. Si tú quieres desarrollar o diseñar estos tableros necesitas solamente la versión de escritorio. Pero la desventaja es que no lo puedes compartir en la organización. Como sabemos Power BI tiene un portal web donde tú publicas estos tableros y los demás los pueden ver, ahí sí requieres comprar una licencia empresarial.

[25:46] Noemí: Perfecto. Una vez que estoy conectado con el servidor de Open iT ¿necesito crear las relaciones para los datos o tablas como SQL?

[25:53] Alfonso: Ah no. Esa es la ventaja de usar Analysis Server que viene incluido con Open iT. Ya todas las relaciones, las tablas, los datos, categorías, en fin, ya están predefinidos para que tú te concentres en diseñar tu reporte y quede listo.

[26:19] Noemí: Okay. Ah, no tenemos Power BI, nuestra empresa usa Spotfire. ¿Conectar a los datos es igual que con Power BI?

[26:27] Alfonso: Básicamente sí. Necesitas solamente instalar un plugin en Spotfire que te conecta con Analysis Server y una vez que lo tienes es lo mismo, te aparecen datos, categorías, y ya te enfocas en hacer tu reporte.

[26:43] Noemí: Okay. ¿Hay algún cargo por usar esta funcionalidad de generación de informes de Open iT?

[26:52] Alfonso: No. Ya está incluido desde el nivel uno de LicenseAnalyzer™. Lo único que tienes que hacer es configurar tu cliente de Power BI, o de Tableau, incluso hasta en Excel puedes tener acceso a estos datos. No hay ningún cargo.

[27:07] Noemí: Okay, pues muchísimas gracias por todas las preguntas que enviaron y esto concluye nuestro webinar. Gracias Alfonso Villanueva y a todos nuestros asistentes. Si tienen alguna pregunta para nuestro presentador no duden en enviarle un correo electrónico a avillanueva@openit.com. Visite nuestro website en openit.com para programar una demostración y obtener más información sobre nuestras soluciones. También podrán encontrar nuestros más recientes blogs como Cómo crear reportes personalizados con LicenseAnalyzer™ y Power BI, así como De datos a decisiones, aprovechando el uso histórico de integración de Power BI y Tableau. Si tienen preguntas, consultas, comentarios sobre este seminario web conéctense con nosotros enviando un correo electrónico a webinars@openit.com. Estamos encantados de ayudarlos en su viaje de optimizar su software. Siempre actualizando, síganos en redes sociales. Gracias, hasta luego.