O Departamento de Eficiência Governamental (DOGE) afirmou recentemente que muitas agências federais possuem mais licenças de software do que funcionários - muitasdas quais permanecem sem uso. Isto não é apenas um desperdício; destaca uma oportunidade perdida para a otimização do software governamental em escala.
Sem supervisão centralizada, visibilidade de uso ou uma estratégia clara de otimização, as agências correm o risco de gastar demais, subutilizar os ativos e não cumprir a legislação. Uma abordagem moderna e orientada por dados para a otimização de software governamental pode ajudar as agências a reduzir o desperdício, melhorar a postura de cibersegurança e realinhar os recursos de TI para prioridades de missão crítica.
Este artigo descreve o custo da otimização falhada, os obstáculos que as agências enfrentam e as medidas práticas que podem tomar para promover uma mudança mensurável.
O custo das oportunidades perdidas na otimização de software
Os dados são alarmantes - um relatório do Government Accountability Office (GAO) concluiu que apenas duas das 24 principais agências federais tinham políticas sólidas de gestão de licenças de software. Consequentemente, as agências compram frequentemente licenças em excesso, pagam por software não utilizado ou violam inconscientemente os requisitos de conformidade, incorrendo em penalizações substanciais.
No Departamento de Defesa (DoD), uma análise revelou uma subutilização significativa de ferramentas licenciadas - contribuindo para uma perda de produtividade estimada em 2,5 mil milhões de dólares. A NASA enfrentou problemas semelhantes. Sem uma estrutura de otimização centralizada, a agência perdeu 35 milhões de dólares em valor devido a não conformidade e software ocioso ligado a operações de missão crítica.
Estes casos não são excepções - reflectem um desafio que afecta todo o sistema. Sem uma otimização proactiva do software governamental, as agências continuarão a desperdiçar dinheiro dos contribuintes e a ficar aquém das normas modernas de eficiência informática.
As licenças de software não são apenas ferramentas operacionais - são activos estratégicos. A sua otimização é fundamental para a responsabilidade fiscal, a resiliência da cibersegurança e a prontidão da missão.
O que a otimização eficaz de software permite
- Poupança de custos: A eliminação de licenças não utilizadas, a consolidação de software redundante e a negociação de contratos de fornecedores mais inteligentes podem recuperar milhões em despesas federais.
- Conformidade melhorada: Evitar penalizações e garantir o cumprimento dos acordos de licenciamento reduz os riscos financeiros e legais.
- Segurança reforçada: As licenças de software desactualizadas ou não utilizadas podem expor as agências a ameaças cibernéticas.
- Recursos de TI optimizados: Informações precisas sobre a utilização de software permitem que as agências atribuam recursos de forma eficaz.
Embora os benefícios sejam claros, alcançá-los nem sempre é simples - muitas agências ainda enfrentam vários obstáculos que as impedem de alcançar uma gestão eficaz das licenças de software.
O que está a impedir as agências de optimizarem o software
- Acordos de licenciamento complexos: As agências debatem-se frequentemente com a decifração dos intrincados termos dos fornecedores, o que resulta em compras excessivas ou subutilização.
- Falta de supervisão centralizada: A aquisição de software ocorre frequentemente em silos, com departamentos individuais a atuar de forma independente e sem visibilidade total da utilização em toda a empresa.
- Mecanismos de controlo inadequados: Sem ferramentas automatizadas, os organismos não podem avaliar com exatidão a utilização das licenças, o que conduz a despesas desnecessárias.
- Evolução dos cenários de TI: A transição para a computação em nuvem e para modelos baseados em subscrição traz novos desafios à gestão e otimização dos activos de software.
Como as agências podem acelerar a otimização do software
As agências federais devem atuar de forma decisiva para quebrar o ciclo de desperdício de software. As estratégias que se seguem podem ajudar as agências a recuperar o controlo e a realizar investimentos em software mais inteligentes:
Implementar uma estrutura de gerenciamento de licenças centralizada
Uma estratégia unificada de gestão de activos de software é vital. As agências devem criar uma autoridade central para supervisionar a aquisição de licenças, o acompanhamento da utilização e a otimização contínua.
Tirar partido da automatização para um acompanhamento em tempo real
O controlo manual consome muito tempo e é propenso a erros. As agências devem implementar sistemas automatizados que ofereçam informações em tempo real sobre a utilização do software, revelando oportunidades de redução de custos e de melhoria da conformidade.
Realizar auditorias regulares e revisões de licenças
As auditorias periódicas permitem que as agências identifiquem licenças não utilizadas, mantenham a conformidade e renegociem acordos com fornecedores para se alinharem com as necessidades reais de software.
Formar as equipas de TI e de aprovisionamento
Uma força de trabalho bem informada é crucial. A formação das equipas sobre as melhores práticas de gestão de activos de software ajuda-as a tomar decisões de compra baseadas em dados e a evitar despesas desnecessárias.
Adotar uma abordagem "Cloud-Smart
À medida que o software baseado na nuvem se torna mais prevalecente, as agências devem avaliar rigorosamente os modelos de licenciamento em termos de custo-eficácia e escalabilidade. Pagar apenas pelo que é utilizado, em vez de manter licenças estáticas não utilizadas, é essencial para modernizar a infraestrutura federal de TI.
O papel da política na otimização do software governamental
A legislação proposta, como a Lei SAMOSA (Strengthening Agency Management and Oversight of Software Assets), procura impor uma supervisão e responsabilidade mais rigorosas nas despesas com software. Se for aprovada, obrigará à apresentação de relatórios detalhados sobre a aquisição, utilização e otimização de licenças de software, garantindo que o dinheiro dos contribuintes é gasto de forma judiciosa.
Porque é que os fornecedores com certificação GSA são essenciais para a otimização de software
Uma abordagem eficaz para as agências federais reforçarem a sua gestão de licenças de software é a parceria com fornecedores aprovados pela GSA, especializados na otimização de licenças. Empresas como a Open iT fornecem ferramentas avançadas e conhecimentos especializados para ajudar as agências:
- Obter uma visibilidade abrangente da utilização de software e dos riscos de conformidade
- Identificar e eliminar o desperdício de despesas com software
- Otimizar os contratos de licença na nuvem e no local para os alinhar com as necessidades reais
- Automatizar a preparação de relatórios e auditorias para garantir a conformidade regulamentar
Porque é que chegou o momento de otimizar o software governamental
As agências federais não podem continuar a tratar a gestão de licenças de software como uma preocupação administrativa. Cada dólar perdido com licenças não utilizadas ou mal geridas é um dólar desviado das prioridades críticas da missão.
Para avançar, as agências devem:
- Reforçar a supervisão através de políticas e processos
- Adotar ferramentas que proporcionem visibilidade da utilização em tempo real
- Promover a responsabilização entre departamentos
Não se trata apenas de uma preocupação informática - é uma questão de responsabilidade fiscal, eficiência operacional e confiança pública. O caminho para eliminar o desperdício de software começa agora - com decisões informadas e acções mensuráveis.
A Open iT, um fornecedor de gestão de licenças de software certificado pela GSA, é especializada em rastreamento avançado, análise e otimização de ativos de software técnico e de engenharia. Ao concentrar-se nas principais aplicações de engenharia - tais como CAD, PLM, CAE, BIM, CAM, gémeo digital e ferramentas de modelação de dados - a Open iT equipa as organizações com uma visibilidade profunda da utilização de software, ajudando-as a reduzir custos desnecessários e a aumentar a eficiência operacional.
Com mais de 25 anos de experiência na indústria, a Open iT tem fornecido consistentemente soluções comprovadas a empresas da Fortune 500 e a sectores de missão crítica, incluindo engenharia, energia, automóvel, fabrico, aeroespacial, defesa e governo...
