- Bei der Beendigung von Verträgen im öffentlichen Dienst können ungenutzte Lizenzen zurückbleiben, wenn ausscheidende Mitarbeiter oder Auftragnehmer nicht vollständig aus dem System entfernt werden.
- Ungenutzte Lizenzen bergen für Organisationen des öffentlichen Sektors Risiken in Bezug auf Kosten, Compliance und Sicherheit.
- Das Softwarelizenzmanagement trägt dazu bei, diese Risiken zu mindern, indem es die Nutzung nachverfolgt, Lizenzen zurückfordert und die Governance verbessert.
Wenn ein Bundesbediensteter oder Auftragnehmer aus dem Dienst ausscheidet, regelt der Offboarding-Workflow die Identitäts- und Zugriffsverwaltung – doch die von ihnen genutzten Softwarelizenzen bleiben oft als ungenutzte Berechtigungen bestehen, für die die Behörde weiterhin bezahlt. Ungenutzte Lizenzen verursachen Kosten, Compliance- und Sicherheitsrisiken, die sich angesichts der jährlichen Personalfluktuation im öffentlichen Sektor noch verstärken. Das Softwarelizenzmanagement hilft Behörden dabei, diese Risiken zu mindern, indem es die Nutzung nachverfolgt, Lizenzen von ausgeschiedenen Nutzern zurückfordert und die Steuerung des Offboarding-Prozesses verbessert – und so die Lücke zwischen Richtlinie und Praxis schließt.
Das Offboarding von Mitarbeitern in US-Behörden wurde lange Zeit durch Ineffizienz, fragmentierte Protokolle und das Fehlen standardisierter Verfahren behindert. Diese Herausforderungen gehen über administrative Verzögerungen hinaus und führen häufig dazu, dass Lizenzen ungenutzt bleiben - was für die Behörden Risiken in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften, überhöhte Betriebskosten und eine ineffektive Lizenzverwaltung bedeutet. Für technische und spezialisierte Anwendungen, die für die Arbeit der Behörden von entscheidender Bedeutung sind, haben solche Unterbrechungen weitreichende Folgen.
30% der Softwarelizenzen in verschiedenen Branchen bleiben aufgrund schlechter Offboarding-Praktiken ungenutzt.
- Warum gibt es ungenutzte Lizenzen, wenn Ingenieure aus dem Staatsdienst ausscheiden? Eine überwältigende Mehrheit (77% ) der CIOs von Landes- und Kommunalverwaltungen geben an, dass Mitarbeiter, die aus dem öffentlichen Dienst ausscheiden – insbesondere solche aus IT- und Ingenieursberufen –, ein Problem darstellen, da ihre Dienststelle verpflichtet ist, ihre digitalen Spuren zu beseitigen. Wenn Ingenieure, IT-Mitarbeiter oder Auftragnehmer des Bundes den öffentlichen Dienst verlassen – sei es durch geplante Pensionierungen, freiwillige Kündigungen oder plötzliche Entlassungen –, hinterlassen sie oft ein unkontrolliertes Geflecht aus aktiven Zugangsdaten und Softwarelizenzen.
- Bei unsachgemäßem Ausscheiden von Mitarbeitern werden Softwarelizenzen häufig ehemaligen Benutzern zugewiesen, was zu einer erheblichen Verschwendung führt. Behörden können jährlich Millionen verlieren. Studien zeigen, dass branchenübergreifend bis zu 30 % der Lizenzen aufgrund unzureichender Verfolgung und Verwaltung ungenutzt bleiben.
- Diese ungenutzten Lizenzen verursachen weiterhin Kosten, ohne dem Unternehmen einen Nutzen zu bringen, während aktive Mitarbeiter nicht auf wichtige Tools zugreifen können, die mit diesen nicht überwachten Ressourcen verbunden sind. Die daraus resultierenden Ineffizienzen gefährden unternehmenskritische Ziele wie die Entwicklung der Infrastruktur, nationale Verteidigungsinitiativen oder die wissenschaftliche Spitzenforschung.
- Verhindern Sie ungenutzte Lizenzen mit Open iT: Gartner geht davon aus, dass es im Jahr 2025 zu erheblichen Anstieg der Softwareausgaben… müssen Bundesbehörden der Maximierung des Nutzens ihrer Softwareinvestitionen Priorität einräumen. Dies erfordert die Umsetzung von Maßnahmen, die sicherstellen, dass Lizenzen optimal genutzt werden und weiterhin zugänglich bleiben, insbesondere wenn ehemalige Nutzer nicht mehr zur Organisation gehören.
- Open iT bietet Behörden, die in hohem Maße auf technische und spezielle Anwendungen angewiesen sind, bewährte Lösungen zur Verfolgung und Überwachung der Lizenznutzung, um sicherzustellen, dass sie den größtmöglichen Nutzen aus diesen Ressourcen ziehen. Darüber hinaus können die Lösungen von Open iT Organisationen dabei helfen, die Risiken ungenutzter Lizenzen aufgrund schlechter Personalabgänge zu minimieren.
- Nachverfolgung auf Benutzerebene: Verbesserung des Lizenzzugangs: Mit Open iT können Behörden die Nutzung von Softwarelizenzen überwachen auf der Ebene einzelner Benutzer, wodurch detaillierte Einblicke darüber gewonnen werden, wer bestimmte Anwendungen nutzt, wie oft auf diese zugegriffen wird und ob die Nutzung mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.
- Die Nachverfolgung auf Benutzerebene ist beim Ausscheiden von Mitarbeitern von entscheidender Bedeutung. Durch die Identifizierung von Lizenzen, die ausscheidenden Mitarbeitern zugewiesen wurden, können die Behörden diese Ressourcen umgehend zurückfordern. Dieser Prozess verhindert, dass Lizenzen ungenutzt bleiben, und gewährleistet ihre effiziente Neuzuweisung an aktive Benutzer, wodurch die Verschwendung verringert und die Produktivität erhöht wird.
- Lizenzrückgewinnung: Automatisierung der Rückgewinnung: Lizenz-Harvesting nutzt fortschrittliche Softwaretools, um inaktive Lizenzen automatisch zu erkennen und freizugeben. Wenn eine Lizenz über einen festgelegten Zeitraum hinweg ungenutzt bleibt, kennzeichnet das System sie als inaktiv und gibt sie frei, sodass sie für eine Neuzuweisung zur Verfügung steht. Dieser proaktive Ansatz gewährleistet eine optimale Auslastung begrenzter Lizenzressourcen und minimiert gleichzeitig das Risiko einer Überbelegung oder unnötiger Ausgaben.
- Wenn ein Mitarbeiter aus dem öffentlichen Dienst ausscheidet, ohne sich einem ordnungsgemäßen Offboarding zu unterziehen, geht Open iT proaktiv gegen das Risiko von ungenutzten Lizenzen vor. Das System überwacht kontinuierlich die Lizenzaktivität und kennzeichnet automatisch Lizenzen, die über einen vordefinierten Zeitraum inaktiv waren. Wenn Open iT eine Inaktivität feststellt, sendet es eine Benachrichtigung an den Arbeitsplatz des Benutzers und fordert ihn auf, seinen Bedarf an der Lizenz zu bestätigen. Erfolgt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens keine Antwort, setzt das System die Anwendung aus und fordert die Lizenz zur Neuzuweisung zurück.
- Branchenerfahrung und Fachkompetenz: Als GSA-zertifizierter Softwareanbieter für Lizenzmanagement-Lösungen verfügt Open iT über jahrzehntelange Erfahrung in der Zusammenarbeit mit staatlichen Organisationen, die umfangreiche Portfolios an Engineering-Lizenzen verwalten, darunter die NASA und das Jet Propulsion Laboratory. Durch die Bewältigung komplexer Lizenzierungsprobleme hat Open iT diesen Organisationen dabei geholfen, ihre Software-Assets zu optimieren und zur Erreichung ihrer entscheidenden Missionsziele beizutragen.
Ungenutzte Lizenzen, die durch unsachgemäßes Offboarding verursacht werden, belasten nicht nur die Budgets, sondern stören auch die Produktivität und verzögern wichtige Projekte und Initiativen der Regierung. Die robusten Funktionen von Open iT, wie z. B. die Nachverfolgung auf Benutzerebene und das automatische Sammeln von Lizenzen, stellen sicher, dass jedes Software-Asset vollständig genutzt wird, und tragen so direkt zum Erfolg der Behördenarbeit bei.
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