Die Erneuerung von Softwarelizenzen ist ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen befasst, ob einmal im Jahr oder öfter. Es ist leicht, dies als Routineaufgabe zu betrachten, aber es kann eine große Chance sein, Geld zu sparen und klügere Entscheidungen zu treffen.
Die Anbieter bringen oft ihre eigenen Preispakete, Sonderangebote und Nutzungsberichte mit, die ihre Seite der Vereinbarung unterstützen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie jede Lizenzverlängerung gut vorbereitet angehen - mit den richtigen Daten, klaren Zielen und einer intelligenten Strategie.
In diesem Artikel werden fünf wichtige Strategien vorgestellt, mit denen Sie mehr aus jeder Lizenzverlängerung herausholen können:
Sie werden auch sehen, wie Aibel, ein globales Energieunternehmen, diese Ideen nutzte, um seine Lizenzplanung zu verbessern und mit Open iT eine Nutzungseffizienz von über 99 % zu erreichen.
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens können kluge Entscheidungen zur Erneuerung der Software heute zu großen Einsparungen in der Zukunft führen.
DEMO: Vorbereiten, nicht reagieren!
Strategie Nr. 1: Überprüfen Sie historische Nutzungstrends vor der Erneuerung
Nehmen Sie sich vor jeder Software-Erneuerung die Zeit, historische Trends in der Nutzung zu untersuchen. Verlassen Sie sich nicht auf die aktuelle Mitarbeiterzahl oder den Vertrag vom letzten Jahr, sondern schauen Sie sich echte Daten an.
Sie können Open iT-Berichte verwenden, um zu erkunden:
- Welche Anwendungen und Funktionen werden am meisten (und am wenigsten) genutzt?
- Nutzungsmuster nach Nutzer, Abteilung und Standort
- Tägliche, wöchentliche und saisonale Nutzungsspitzen
- welche Lizenzen ständig ungenutzt oder nicht ausgelastet sind
Ein Blick in die Vergangenheit ist die Vorbereitung auf die Zukunft. Und bei der Softwarelizenzierung kommt diese Zukunft schnell. Je besser Ihre Nutzungsdaten sind, desto besser sind Ihre Entscheidungen zur Lizenzverlängerung.
Für weitere Prognosemöglichkeiten können Sie sich informieren:
- LizenzPrädiktor - zur Vorhersage von Nutzungstrends auf der Grundlage historischer Muster
- LizenzPlaner - zur Anpassung des Lizenzangebots an Personal- und Projektänderungen
Möchten Sie die Nutzungsmuster in Aktion sehen? Sehen Sie sich die Demo an: Open iT Berichte: License Usage Heatmap - eine Möglichkeit, um zu visualisieren, wann und wie Ihre Lizenzen im Laufe der Zeit genutzt werden.
Strategie Nr. 2: Verwendung von Effizienz- und Ablehnungsberichten zur Steuerung von Verlängerungen
Wenn es an der Zeit ist, die Softwarelizenz zu erneuern, sollten zwei Fragen Ihre Entscheidungen leiten:
- Nutzen wir unsere Lizenzen effizient?
- Wird unseren Nutzern der Zugriff auf die von ihnen benötigten Tools verwehrt?
Open iT's LicenseAnalyzer™Level 1 hilft bei der Beantwortung beider Fragen. Er bietet einen klaren Einblick in Nutzungsspitzen, Lizenzsättigung und Benutzerverweigerungen, sodass Sie intelligentere und ausgewogenere Entscheidungen treffen können.
Sie können es verwenden, um:
- Ermitteln Sie, wie viele Lizenzen benötigt werden, um 95 % oder 99 % der Nachfrage zu decken.
- Verfolgen Sie, wann und wo und wie oft Lizenzen verweigert werden
- Erkennen von zu wenig und zu viel genutzten Lizenzen
Diese Daten helfen Ihnen, unnötige Kosten zu sparen und gleichzeitig Störungen des Arbeitsablaufs zu vermeiden. Außerdem stärken sie Ihre Position, wenn Sie mit Anbietern über die Verlängerung von Softwarelizenzen verhandeln.
Geführte Demos finden Sie hier:
Open iT-Berichte: Lizenz-Effizienz-Diagramm - Messen Sie dieNutzung anhand von Schwellenwerten, um die Anzahl der Lizenzen richtig zu bemessen.
Open iT-Berichte: Lizenzverweigerung - Erfahren Sie,wie Sie Probleme beim Lizenzzugang erkennen und lösen können, bevor sie die Produktivität beeinträchtigen.
Die besten Entscheidungen zur Erneuerung von Lizenzen werden getroffen, wenn man beide Seiten betrachtet: was funktioniert und wo die Benutzer feststecken.
Ungenutzte Lizenzen? Sie sind ein Risiko für die Erneuerung. Besuchen Sie unser Webinar "Nie wieder Leerlauf: Rückforderung und Neuzuweisung ungenutzter Lizenzen", um zu erfahren, wie Sie ungenutzte Ressourcen vor Ihrem nächsten Erneuerungszyklus zurückfordern und neu zuweisen können. Hier ist Ihre Einladung zur Aufzeichnung.
Open iT | Webinar On-Demand
Nie wieder Leerlauf: Rückforderung und Neuzuteilung ungenutzter Lizenzen
Strategie #3: Alarme für das Ablaufen von Lizenzen und lange Check-Outs einstellen
Das Verpassen des Ablaufdatums von Lizenzen oder die Möglichkeit, Lizenzen zu lange aufzubewahren, kann zu Ablehnungen, Verschwendung und übereilten Entscheidungen zur Lizenzverlängerung führen. Diese Probleme sind leicht zu übersehen, bis sie anfangen, Störungen zu verursachen.
Richten Sie automatische Warnmeldungen ein, um Problemen zuvorzukommen und Verhaltensweisen zu verfolgen, die sich auf die Erneuerungsplanung auswirken.
Verwenden Sie Warnungen, um:
- Verfolgen Sie den Ablauf von Lizenzen und lassen Sie sich benachrichtigen, wenn diese ablaufen.
- Erkennen von lang andauernden oder ungenutzten Lizenzabrechnungen
- Benutzer benachrichtigen, wenn die Nutzung bestimmte Schwellenwerte überschreitet
- Erkennen von Mustern, die zu Verweigerungen oder unnötigem Horten von Lizenzen führen
Diese Erkenntnisse unterstützen einen saubereren, präziseren Lizenzverlängerungsprozess, der auf der Nutzung und nicht auf Vermutungen basiert.
Kunden Spotlight: Aibels Lizenzerneuerung
Aibel, ein weltweit tätiges Energiedienstleistungsunternehmen, stellte fest, dass seine Lizenzen auch während der Ausfallzeiten verbraucht wurden. Mit LicenseAnalyzer™ Level 3 und Analyse-Serverwurden Warnmeldungen, Lizenzerfassung und Dashboard-basierte Berichte implementiert, um die ungenutzte Nutzung aufzudecken und zu korrigieren.
Durch die Schaffung von Transparenz und die Förderung der Verantwortlichkeit der Benutzer konnte das tägliche Lizenzverhalten verbessert und eine Effizienz der Lizenznutzung von über 99 % erreicht werden.
Die Geschichte von Aibel ist ein klares Beispiel dafür, wie datengesteuerte Entscheidungen zu intelligenteren, nachhaltigeren Softwarelizenzverlängerungen führen können.
Möchten Sie die ganze Geschichte von Aibel lesen? Lesen Sie: 'Nutzung von Nutzungsdaten zur Lizenzoptimierung und besseren Verhandlung mit Anbietern".
Strategie Nr. 4: Kostenerstattung zur Anpassung der Kosten an die Nutzung nutzen
Wenn ein Team die Software nutzt, aber ein anderes dafür bezahlt, ist es schwierig, faire und fundierte Entscheidungen über die Erneuerung von Softwarelizenzen zu treffen. Ein Chargeback-Modell hilft, indem es die Kosten den Gruppen zuweist, die die Lizenzen tatsächlich nutzen.
Dieser Ansatz hilft Ihnen:
- Verteilen Sie die Lizenzkosten auf die richtigen Teams
- Förderung eines verantwortungsvollen Nutzungsverhaltens
- Budgets und Softwarebedarf transparenter machen
- Untermauern Sie die Erneuerungsplanung mit nutzungsbasierten Daten
Durch die Verknüpfung von Lizenzkosten und tatsächlichem Bedarf unterstützt Chargeback intelligentere Softwareerneuerungsgespräche und trägt dazu bei, Verschwendung vor dem nächsten Lizenzerneuerungszyklus zu reduzieren.
Möchten Sie mehr über die Einführung von Rückvergütungen für die Softwarenutzung erfahren? Besuchen Sie unsere Seite über IT-Chargebacks
Strategie #5: Anpassen der Lizenztypen an die tatsächlichen Nutzerbedürfnisse
Nicht alle Benutzer benötigen dieselbe Art von Zugang, und nicht alle Lizenzen sollten dasselbe kosten. Die Abstimmung des richtigen Lizenztyps auf das tatsächliche Verhalten jedes Nutzers ist eine der effektivsten Möglichkeiten, die Kosten zu senken und die Ergebnisse der Lizenzerneuerung zu verbessern.
Die Überprüfung der Nutzungsmuster hilft Ihnen dabei:
- Zuweisung von Vollzugriffslizenzen für Vielnutzer
- Verschieben Sie gelegentliche oder seltene Nutzer in gemeinsame oder gleichzeitige Pools
- Evaluierung von Pay-per-Use- oder Token-Modellen für flexible Nachfrage
- Passen Sie Ihren Mix von Lizenztypen vor den Verhandlungen zur Lizenzverlängerung an
Wenn Sie die Lizenztypen auf die tatsächliche Arbeitsweise der Mitarbeiter abstimmen, vermeiden Sie, dass Sie für einen Zugang bezahlen, den niemand braucht, und stellen sicher, dass die richtigen Benutzer immer das bekommen, was sie brauchen.
Dies ist auch der Punkt, an dem die Planung der Software-Erneuerung strategischer wird. Anstatt nur das zu erneuern, was Sie bereits haben, können Sie Ihr Lizenzmodell so umstrukturieren, dass es besser zu Ihrer Belegschaft und Arbeitsbelastung passt.
Letzter Gedanke: Vorbereiten, nicht Reagieren
Die Erneuerung von Softwarelizenzen belohnt nicht Reaktivität, sondern Bereitschaft. Durch die Überprüfung historischer Nutzungstrends, die Verwendung von Effizienz- und Verweigerungsberichten, die Einstellung von Warnmeldungen für das Auslaufen von Lizenzen und das Check-out-Verhalten, die Anpassung der Kosten an die tatsächliche Nutzung und die Abstimmung der Lizenztypen auf den tatsächlichen Bedarf der Benutzer schaffen Sie die Voraussetzungen für intelligentere Lizenzverlängerungen.
Jede der fünf Strategien in diesem Leitfaden kann schrittweise umgesetzt werden, aber zusammen bilden sie einen Prozess, der nicht nur kosteneffizient, sondern auch skalierbar und zukunftssicher ist. Ob Sie nun fünf oder fünfzig Tools verwalten, die richtigen Daten machen den Unterschied.
Open iT kann Ihr Partner bei der Umwandlung von Software-Erneuerungen in strategische Gewinne sein. Vereinbaren Sie eine Demo oder lassen Sie sich von einem Mitarbeiter anrufen, um zu erfahren, wie.
Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo und entwickeln Sie eine zukunftssichere Strategie zur Lizenzverlängerung.
