5 wirksame Strategien, um bei Software-Erneuerungen stark zu sein 

Die Verlängerung von Softwarelizenzen ist ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen auseinandersetzen muss, sei es einmal im Jahr oder häufiger. Man neigt leicht dazu, dies als Routineaufgabe zu betrachten, doch es kann eine hervorragende Gelegenheit sein, Geld zu sparen und klügere Entscheidungen zu treffen.

Anbieter legen häufig ihre eigenen Preispakete, Sonderangebote und Nutzungsberichte vor, um ihre Position in den Verhandlungen zu untermauern. Deshalb ist es wichtig, dass Sie bei jeder Lizenzverlängerung gut vorbereitet sind – mit den richtigen Daten, klaren Zielen und einer durchdachten Strategie.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf wichtige Strategien vor, mit denen Sie bei jeder Lizenzverlängerung mehr herausholen können:

• Überprüfen Sie historische Nutzungstrends, bevor Sie verlängern
• Effizienzberichte und Ablehnungen als Richtschnur für Erneuerungen verwenden
• Alarme für das Ablaufen von Lizenzen und lange Check-Outs einstellen
• Verwenden Sie Chargeback, um die Kosten an die Nutzung anzupassen
• Anpassen des Lizenztyps an die tatsächlichen Benutzerbedürfnisse

Außerdem erfahren Sie, wie Aibel, ein weltweit tätiges Energieunternehmen, diese Ideen genutzt hat, um seine Lizenzplanung zu verbessern und mit Open iT eine Auslastung von über 99 % zu erreichen.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens können kluge Entscheidungen bei der Software-Verlängerung heute zu erheblichen Einsparungen morgen führen.

DEMO: Vorbereiten, nicht reagieren!

Strategie Nr. 1: Überprüfen Sie die bisherigen Nutzungstrends, bevor Sie verlängern

Nehmen Sie sich vor jeder Software-Verlängerung Zeit, um die bisherigen Nutzungstrends zu analysieren. Verlassen Sie sich nicht auf die aktuelle Mitarbeiterzahl oder den Vertrag des Vorjahres, sondern stützen Sie sich auf konkrete Daten.

Mit den Open iT-Berichten können Sie Folgendes untersuchen:

• Welche Anwendungen und Funktionen werden am meisten (und am wenigsten) genutzt?
• Nutzungsmuster nach Nutzer, Abteilung und Standort
• Tägliche, wöchentliche und saisonale Nutzungsspitzen
• welche Lizenzen ständig ungenutzt oder nicht ausgelastet sind

Nur wer aus der Vergangenheit lernt, kann sich auf die Zukunft vorbereiten. Und im Bereich der Softwarelizenzierung kommt diese Zukunft schnell näher. Je besser Ihre Nutzungsdaten sind, desto fundierter sind Ihre Entscheidungen zur Lizenzverlängerung.

Wenn Sie weitere Prognosefunktionen nutzen möchten, können Sie folgende Optionen erkunden:

• LizenzPrädiktor – zur Prognose von Nutzungstrends auf der Grundlage historischer Muster
• LizenzPlaner – zur Abstimmung des Lizenzbestands auf Veränderungen in der Belegschaft und bei Projekten

Möchten Sie Nutzungsmuster in der Praxis sehen? Sehen Sie sich die Demo an: Open iT Reports: Heatmap zur Lizenznutzung – eine Möglichkeit, zu visualisieren, wann und wie Ihre Lizenzen im Laufe der Zeit genutzt werden.

Strategie Nr. 2: Nutzen Sie Effizienz- und Ablehnungsberichte als Orientierungshilfe bei Vertragsverlängerungen

Wenn es an der Zeit ist, Ihre Softwarelizenzen zu verlängern, sollten Sie sich bei Ihrer Entscheidung von zwei Fragen leiten lassen:

1. Nutzen wir unsere Lizenzen effizient?

2. Wird unseren Nutzern der Zugriff auf die von ihnen benötigten Tools verwehrt?

Open iT’s LicenseAnalyzer™Level 1 hilft bei der Beantwortung beider Fragen. Er bietet einen klaren Überblick über Nutzungsspitzen, Lizenzauslastung und Zugriffsverweigerungen, sodass Sie fundiertere und ausgewogenere Entscheidungen treffen können.

Damit können Sie:

• Ermitteln Sie, wie viele Lizenzen erforderlich sind, um 95 % bzw. 99 % des Bedarfs zu decken
• Verfolgen Sie, wann und wo und wie oft Lizenzen verweigert werden
• Erkennen von zu wenig und zu viel genutzten Lizenzen

Anhand dieser Daten können Sie unnötige Kosten einsparen und gleichzeitig Störungen im Arbeitsablauf vermeiden. Außerdem stärken sie Ihre Verhandlungsposition bei der Verlängerung von Softwarelizenzen mit Anbietern.

Geführte Demos finden Sie hier:

Open iT-Berichte: Lizenz-Effizienz-Diagramm - Messen Sie dieNutzung anhand von Schwellenwerten, um die Anzahl der Lizenzen richtig zu bemessen.

Open iT Reports: Lizenzablehnungen– Erfahren Sie, wie Sie Probleme beim Lizenzzugriff erkennen und beheben können, bevor sie sich auf die Produktivität auswirken

Die besten Entscheidungen zur Lizenzverlängerung entstehen, wenn man beide Seiten betrachtet: Was funktioniert und wo stoßen die Nutzer auf Schwierigkeiten.

Ungenutzte Lizenzen? Sie sind ein Risiko für die Erneuerung. Besuchen Sie unser Webinar "Nie wieder Leerlauf: Rückforderung und Neuzuweisung ungenutzter Lizenzen", um zu erfahren, wie Sie ungenutzte Ressourcen vor Ihrem nächsten Erneuerungszyklus zurückfordern und neu zuweisen können. Hier ist Ihre Einladung zur Aufzeichnung.

Strategie Nr. 3: Benachrichtigungen bei Ablauf der Lizenz und bei längerer Ausleihe einrichten

Wenn das Ablaufdatum einer Lizenz übersehen wird oder Nutzern gestattet wird, Lizenzen zu lange zu behalten, kann dies zu Ablehnungen, Verschwendung und übereilten Entscheidungen bei der Lizenzverlängerung führen. Diese Probleme lassen sich leicht übersehen, bis sie zu Störungen führen.

Richten Sie automatische Benachrichtigungen ein, um Probleme frühzeitig zu erkennen und Verhaltensweisen zu verfolgen, die sich auf die Verlängerungsplanung auswirken.

Verwenden Sie Warnungen, um:

• Behalten Sie bevorstehende Lizenzablaufdaten im Blick und lassen Sie sich benachrichtigen
• Lang andauernde oder inaktive Lizenzausleihen erkennen
• Benutzer benachrichtigen, wenn die Nutzung bestimmte Schwellenwerte überschreitet
• Erkennen Sie Muster, die zu Ablehnungen oder unnötigem Horten von Lizenzen führen

Diese Erkenntnisse tragen zu einem übersichtlicheren und präziseren Verfahren zur Lizenzverlängerung bei – einem Verfahren, das auf der tatsächlichen Nutzung basiert und nicht auf Vermutungen.

Kundenporträt: Aibels schnelle Lizenzverlängerung

Aibel, ein weltweit tätiges Energiedienstleistungsunternehmen, stellte fest, dass seine Lizenzen auch während der Stillstandszeiten beansprucht wurden. Mithilfe des LicenseAnalyzer™ Level 3 und Analysis Serverimplementierten sie Warnmeldungen, Lizenzrückgewinnung und Dashboard-basierte Berichterstellung, um ungenutzte Lizenzen aufzudecken und zu korrigieren.

Indem sie für mehr Transparenz sorgten und die Nutzer zur Verantwortung zogen, verbesserten sie das tägliche Lizenzverhalten und erreichten eine Lizenzauslastung von über 99%.

Die Geschichte von Aibel ist ein anschauliches Beispiel dafür, wie datengestützte Entscheidungen zu intelligenteren und nachhaltigeren Verlängerungen von Softwarelizenzen führen können.

Möchten Sie die ganze Geschichte von Aibel lesen? Dann schauen Sie sich das an: „Nutzungsdaten für die Lizenzoptimierung und bessere Verhandlungen mit Anbietern nutzen‘

Strategie Nr. 4: Kosten durch Rückverrechnung an den Verbrauch anpassen

Wenn ein Team die Software nutzt, ein anderes jedoch dafür bezahlt, ist es schwierig, faire oder fundierte Entscheidungen zur Verlängerung von Softwarelizenzen zu treffen. Ein Chargeback-Modell hilft dabei, indem es die Kosten den Gruppen zuordnet, die die Lizenzen tatsächlich nutzen.

Dieser Ansatz hilft Ihnen:

• Verteilen Sie die Lizenzkosten auf die richtigen Teams
• Förderung eines verantwortungsvollen Nutzungsverhaltens
• Budgets und Softwarebedarf transparenter machen
• Untermauern Sie die Erneuerungsplanung mit nutzungsbasierten Daten

Indem die Lizenzkosten an den tatsächlichen Bedarf gekoppelt werden, ermöglicht das Chargeback-Verfahren fundiertere Gespräche über die Software-Verlängerung – und trägt dazu bei, Verschwendung vor dem nächsten Lizenzverlängerungszyklus zu reduzieren.

Möchten Sie mehr über die Umsetzung von Rückverrechnungen für die Softwarenutzung erfahren? Besuchen Sie unsere Seite zum Thema IT-Chargebacks

Strategie Nr. 5: Lizenztypen an die tatsächlichen Bedürfnisse der Nutzer anpassen

Nicht alle Nutzer benötigen denselben Zugriff, und nicht alle Lizenzen sollten gleich viel kosten. Die Zuordnung des richtigen Lizenztyps zum tatsächlichen Nutzungsverhalten jedes einzelnen Nutzers ist eine der wirksamsten Methoden, um Kosten zu senken und die Ergebnisse bei der Lizenzverlängerung zu verbessern.

Die Überprüfung der Nutzungsmuster hilft Ihnen dabei:

• Zuweisung von Vollzugriffslizenzen für Vielnutzer
• Verschieben Sie gelegentliche oder seltene Nutzer in gemeinsame oder gleichzeitige Pools
• Evaluierung von Pay-per-Use- oder Token-Modellen für flexible Nachfrage
• Passen Sie Ihre Mischung aus verschiedenen Lizenztypen vor den Verhandlungen zur Lizenzverlängerung an

Wenn Sie die Lizenztypen an die tatsächlichen Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter anpassen, vermeiden Sie es, für Zugriffsrechte zu bezahlen, die niemand benötigt – und stellen sicher, dass die richtigen Benutzer stets über die benötigten Rechte verfügen.

An dieser Stelle gewinnt auch die Planung von Software-Verlängerungen an strategischer Bedeutung. Anstatt lediglich bestehende Lizenzen zu verlängern, können Sie Ihr Lizenzmodell so umgestalten, dass es besser zu Ihrer Belegschaft und Ihrem Arbeitsaufkommen passt.

Abschließender Gedanke: Bereite dich vor, reagiere nicht nur

Bei der Verlängerung von Softwarelizenzen zählt nicht Reaktivität, sondern Vorbereitetsein. Indem Sie historische Nutzungstrends analysieren, Effizienz- und Ablehnungsberichte nutzen, Warnmeldungen für den Ablauf von Lizenzen und das Ausleihverhalten einrichten, die Kosten an die tatsächliche Nutzung anpassen und die Lizenztypen auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Nutzer abstimmen, schaffen Sie die Voraussetzungen für intelligentere Lizenzverlängerungen.

Jede der fünf Strategien in diesem Leitfaden lässt sich schrittweise umsetzen, doch zusammen bilden sie einen Prozess, der nicht nur kosteneffizient, sondern auch skalierbar und zukunftsfähig ist. Ganz gleich, ob Sie fünf oder fünfzig Tools verwalten – die richtigen Daten machen den entscheidenden Unterschied.

Open iT kann Ihr Partner sein, wenn es darum geht, Software-Verlängerungen in strategische Erfolge zu verwandeln. Vereinbaren Sie eine Demo oder lassen Sie sich von einem unserer Mitarbeiter anrufen, um zu erfahren, wie das funktioniert.

Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo und entwickeln Sie eine zukunftssichere Strategie zur Lizenzverlängerung.