La salida de empleados de las agencias gubernamentales estadounidenses se ha visto obstaculizada durante mucho tiempo por ineficiencias, protocolos fragmentados y la ausencia de procedimientos estandarizados. Estos problemas van más allá de los retrasos administrativos y a menudo dejan licencias sin utilizar, lo que expone a los organismos a riesgos de cumplimiento, costes operativos inflados y una gestión ineficaz de las licencias. En el caso de las aplicaciones de ingeniería y especializadas -herramientas fundamentales para las operaciones gubernamentales-, estas interrupciones tienen consecuencias de largo alcance.
30% de las licencias de software de todos los sectores permanecen inactivas debido a unas prácticas de incorporación deficientes.
¿Por qué las licencias ociosas se producen cuando los ingenieros dejan la Administración?
Una gran mayoría(77% ) de los directores de sistemas de información de las administraciones estatales y locales afirma que los trabajadores que abandonan la administración pública, en particular los que desempeñan funciones de TI e ingeniería, son problemáticos, ya que su oficina debe limpiar su rastro digital. Cuando los ingenieros federales, el personal de TI o los contratistas abandonan la administración pública, ya sea por jubilaciones previstas, dimisiones voluntarias o ceses abruptos, suelen dejar tras de sí una red no gestionada de credenciales activas y licencias de software.
La incorporación inadecuada de empleados suele dejar licencias de software asignadas a antiguos usuarios, lo que supone un desperdicio significativo. Los organismos públicos pueden perder millones al año, y los estudios demuestran que hasta el 30% de las licencias de todos los sectores permanecen inactivas debido a un seguimiento y una gestión inadecuados.
Estas licencias inactivas siguen generando costes sin aportar ningún valor a la organización, mientras que el personal activo no puede acceder a herramientas esenciales vinculadas a estos activos no supervisados. Las ineficiencias derivadas de este problema comprometen objetivos de misión crítica, como el desarrollo de infraestructuras, las iniciativas de defensa nacional o la investigación científica avanzada.
Evitar licencias inactivas con Open iT
Según Gartner, en 2025 se producirá un aumento significativo del gasto en software, por lo que las agencias federales deben dar prioridad a maximizar el valor de sus inversiones en software. Esto implica implementar medidas para garantizar que las licencias se utilizan de forma óptima y siguen siendo accesibles, especialmente cuando los usuarios anteriores ya no forman parte de la organización.
Open iT ofrece a los organismos públicos que dependen en gran medida de aplicaciones especializadas y de ingeniería soluciones probadas para realizar un seguimiento y controlar el uso de licencias y garantizar que obtienen el máximo valor de estos activos. Y no solo eso, las soluciones de Open iTtambién pueden ayudar a las organizaciones a mitigar los riesgos de las licencias inactivas debidas a malas prácticas de incorporación de empleados.
Seguimiento a nivel de usuario: Mejorar la accesibilidad de las licencias
Open iT permite a los organismos supervisar el uso de licencias de software a nivel de usuario individual, proporcionando información detallada sobre quién utiliza aplicaciones específicas, con qué frecuencia se accede a ellas y si el uso se ajusta a los objetivos de la organización.
El seguimiento a nivel de usuario es fundamental durante la salida de un empleado. Al identificar las licencias asignadas al personal saliente, las agencias pueden recuperar rápidamente estos recursos. Este proceso evita que las licencias queden ociosas y garantiza su reasignación eficiente a usuarios activos, reduciendo así los residuos y mejorando la productividad.
Recogida de licencias: Automatización de la recuperación
La recolección de licencias aprovecha herramientas de software avanzadas para detectar y reclamar automáticamente las licencias inactivas. Cuando una licencia permanece sin usar durante un periodo definido, el sistema la marca como inactiva y la reclama, dejándola disponible para su reasignación. Este enfoque proactivo garantiza una utilización óptima de los limitados recursos de licencias, al tiempo que minimiza el riesgo de sobreaprovisionamiento o de gastos innecesarios.
Cuando un empleado abandona la administración pública sin haber sido debidamente dado de baja, Open iT aborda de forma proactiva el riesgo de las licencias inactivas. El sistema supervisa continuamente la actividad de las licencias y marca automáticamente las que han estado inactivas durante un periodo predefinido. Al detectar la inactividad, Open iT envía una notificación a la estación de trabajo del usuario, pidiéndole que confirme su necesidad de la licencia. Si no se recibe respuesta en el plazo previsto, el sistema suspende la aplicación y reclama la licencia para su reasignación.
Experiencia y conocimientos del sector
Como proveedor de software de soluciones de gestión de licencias certificado por la GSA, Open iT aporta décadas de experiencia trabajando con organizaciones gubernamentales que gestionan grandes carteras de licencias de ingeniería, como la NASA y el Jet Propulsion Laboratory. Al abordar los complejos retos de las licencias, Open iT ha ayudado a estas organizaciones a optimizar sus activos de software y contribuir a sus objetivos de misión críticos.
Las licencias ociosas causadas por una baja inadecuada no sólo suponen una carga para los presupuestos, sino que también afectan a la productividad, retrasando importantes proyectos e iniciativas gubernamentales. Open iTLas sólidas funciones de la solución, como el seguimiento a nivel de usuario y la recolección automática de licencias, garantizan que todos los activos de software se utilicen plenamente, lo que contribuye directamente al éxito de las operaciones gubernamentales.
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